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ARXivar per sperlari gestione documentale e dei processi

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Sperlari era alla ricerca di una soluzione per gestire e conservare la grande mole di documenti amministrativi e commerciali prodotti quotidianamente. ARXivar ha soddisfatto a pieno le esigenze aziendali offrendo una soluzione integrata per la gestione documentale, la conservazione sostitutiva e la gestione dei processi mobile

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ARXivar per sperlari gestione documentale e dei processi

  1. 1. Una nostra storia di successo
  2. 2. L’Azienda Sperlari è una delle più importanti aziende dolciarie italiane. Fondata nel 1836 a Cremona, è specializzata nella produzione di caramelle, torrone, torroncini e mostarda. Attualmente l'azienda fa parte del gruppo tedesco Katjes International, specializzato nelle caramelle, già leader di mercato in Belgio e numero due in Francia e in Italia.
  3. 3. L’Azienda 4 stabilimenti produttivi in Italia 500 dipendenti 6 milioni di caramelle prodotte al giorno (nel solo stabilimento di Cremona) 1 miliardo di mandorle e nocciole all’anno per la produzione di torrone
  4. 4. L’Esigenza L’azienda era alla ricerca di una soluzione per gestire e conservare la grande mole di documenti amministrativi e commerciali, prodotti quotidianamente.
  5. 5. L’Esigenza VOLUMI DI DOCUMENTI PRODOTTI ANNUALMENTE 80.000 Fatture Clienti 60.000 DDT Clienti 17.000 Ordini Fornitori 500.000 documenti archiviati nell’arco di tre anni (dal 2011, anno di avviamento del progetto)
  6. 6. La Soluzione 1. Archiviazione dei documenti (automatica e manuale) 2. Gestione automatica delle relazioni tra documenti (fatture attive-bolle) 3. Gestione dei contratti ai clienti e variazione automatica delle security sugli stessi per i cambi di area manager 4. Invio mail automatico degli ordini d’acquisto ai fornitori 5. Conservazione elettronica (in outsourcing) Grazie all’introduzione di ARXivar in azienda è stato possibile gestire con un’unica soluzione:
  7. 7. Gestione Ciclo Attivo | DDT e Fatture MTX Le DDT emesse dal ERP, in formato pdf, vengono archiviate automaticamente in ARXivar tramite spool recognition. Le Fatture Attive (pdf) vengono inviate ad ARXivar complete del loro profilo documentale e si relazionano automaticamente con le DDT.
  8. 8. Archiviazione Manuale L’area manager prende contatto col cliente Scansione dei contratti firmati Il documento, associato manualmente al suo profilo, è memorizzato in Arxivar Il Cliente firma il contratto
  9. 9. Gli sviluppi del progetto In una seconda fase del progetto, si è deciso di implementare la gestione e conservazione documentale con il modulo per la gestione dei processi di ARXivar. Il workflow designer di ARXivar ha permesso di riorganizzare e automatizzare il processo di autorizzazione delle fatture promozionali. Grazie al workflow ARXivar è stato possibile gestire in maniera informatizzata eccezioni, difformità, ed esuberi delle fatture promozionali e coordinare digitalmente il lavoro dei vari settori aziendali coinvolti, dall’amministrazione alle vendite, al back office.
  10. 10. Processo gestito dal workflow
  11. 11. Workflow approvazione fatture promozionali
  12. 12. I Benefici  500.000 documenti archiviati in 3 anni  Recupero spazio destinato ad archivio cartaceo  Accessibilità dei documenti da qualsiasi device, grazie ad ARXivar WEB Portal  Riorganizzazione e automazione dei processi approvativi interni

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