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ARXivar per La Zootecnica Group: Gestione documentale paperless

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Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti che l’azienda gestiva:
Fatture Attive
Documenti di Trasporto
Giornale Bollato
Giornale di Magazzino
Schede Contabili (Partitari)

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ARXivar per La Zootecnica Group: Gestione documentale paperless

  1. 1. Un nostra storia di successo
  2. 2. L’ Azienda La Zootecnica Group distribuisce medicinali veterinari, prodotti ed attrezzature per zootecnia e veterinaria, alimenti ed accessori per animali da compagnia ad allevamenti, ambulatori, cliniche veterinarie, farmacie e grossisti La vendita al Pubblico viene effettuata nei Pet Shop a marchio "Amici Pet&Co." e nei Jump&Ride STORE distribuiti in tutte le filiali I professionisti del settore possono contare sul Cash&Carry della sede di San Donato Milanese, progettato per le loro esigenze.
  3. 3. I numeri di La Zootecnica Group 7 sedi nel Nord Italia 80 dipendenti 3 marchi per 3 aree di business (La Zootecnica, Amici Pet&Co e Jump&Ride STORE)
  4. 4. L’ Esigenza Portare in digitale la gestione e la conservazione a norma dell’ingente mole di documenti che l’azienda gestiva:  Fatture Attive  Documenti di Trasporto  Giornale Bollato  Giornale di Magazzino  Schede Contabili (Partitari)
  5. 5. La soluzione
  6. 6. Archiviazione ciclo attivo I DDT emessi e le Fatture Attive conferiscono automaticamente in formato pdf in ARXivar. Tutti i documenti pdf, originati dall’ERP Dynamics NAV, sono corredati da un file accompagnatorio in formato .txt, che viene utilizzato per generare il profilo documentale.  L’ERP genera il documento pdf con file accompagnatorio txt in una cartella condivisa  SPOOL RECOGNITION monitora la cartella, genera il profilo e archivia il documento in ARXivar Dynamics NAV Spool Recognition Spool Recognition è il modulo che permette di gestire in maniera automatica il ciclo attivo dei documenti aziendali, dall'archiviazione alla spedizione, dalla fascicolazione al reperimento di informazioni di profilo direttamente dall'ERP
  7. 7. Gestione barcode DDT e fatture Attive Dynamics NAV Le DDT e le Fatture Attive sono generate dall’Erp con barcode incorporato. Una volta firmate per accettazione, esse vengono archiviate in ARXivar e ricollegate automaticamente al proprio documento originale. Barcode connector è il modulo che permette di identificare univocamente un documento attraverso il codice barcode, così da poterlo archiviare assegnandolo ad un profilo precedentemente creato 1.L’ERP genera il pdf con barcode incorporato 2.Il documento cartaceo viene firmato per accettazione e dematerializzato 3.Barcode connettor associa il documento al suo profilo originale
  8. 8. Fatturazione PA  Il documento fattura viene trasmesso nel sistema contabile ed inviato al modulo IX di ARXivar già in formato XML  La fattura viene trasmessa al sistema di interscambio  Il SdI effettua i controlli formali  La Fattura PA viene inoltrata all’ente destinatario  L’ufficio destinatario comunica l’esito  Il SdI invia la ricevuta di notifica esito Il modulo IX di ARXivar si pone come intermediazione per la gestione dei flussi da e verso lo SdI Firma digitale della fattura Trasmissione della fattura e ricezione delle notifiche dal SDI Conservazione Elettronica delle fatture
  9. 9. Conservazione elettronica ↓ Archiviazione ottica dei documenti in formato pdf (o formato xml per le fatture PA), completi del proprio profilo documento ↓ Firma digitale dei documenti ↓ Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della marcatura temporale (ove previsto dalla legge) ↓ Generazione di un pacchetto di versamento ↓ Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di archiviazione e apposizione della firma digitale ↓ Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della marcatura temporale ↓ Memorizzazione del pacchetto sulla cartella del server adibita a repository Fatture attive Fatture PA Giornale Bollato Schede contabili Giornale magazzino DDT
  10. 10. Il volume documentale gestito Nei primi 10 mesi del 2016 sono stati gestiti:  77.000 Documenti di Trasporto  58.000 Fatture Clienti
  11. 11. I Benefici  Riduzione degli errori  Miglioramento delle procedure lavorative  Riduzione dei costi di archiviazione delle fatture  Semplificazione del processo di gestione documentale  Conservazione digitale a norma  Centralizzazione informazioni in un unico sistema

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