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Semana 14

  1. 1. EL OFICIO Es una comunicación que se cursa entre funcionarios, autoridades y representantes deinstituciones públicas o privadas (Otto, 2000). Es un tipo de documento que sirve para comunicardisposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, deinvitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Este documento se utiliza eninstituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas degobierno, entre otras. El oficio es el documento más utilizado en la administración de cualquierorganismo.ESTRUCTURA:1. ENCABEZAMIENTO: a. Membrete.- Indica el nombre de la institución. Se escribe con mayúscula. b. Nomenclatura del Año.- Es el nombre que lleva el año y se ubica en la parte superior del papel, debidamente centrado. c. Lugar y fecha.- Identifica el lugar del remitente. Se ubica según formato. d. Código y Número.- Se escribe después de unos renglones en blanco, desde el margen izquierdo. Va el nombre del documento, la numeración, cargo o dependencia del remitente e institución. e. Destinatario.- Se hace referencia al tratamiento y al nombre, luego la función o cargo que desempeña el destinatario. Según su extensión, puede distribuirse en uno o dos renglones a partir del margen izquierdo; no se utiliza abreviaturas. f. La dirección, lugar a donde se remite el oficio, pudiendo ser muchas veces la misma localidad de remisión, en ese caso se escribe la palabra PRESENTE.- o CIUDAD.- (debidamente subrayado). g. Asunto , se sintetiza el porqué del oficio, es preciso y claro.2. TEXTO: a. Fórmula de apertura.- Es la que encabeza la redacción del texto del oficio. Hay muchas fórmulas de apertura, las más recomendables según normas de redacción son: “De mi especial consideración “; “Tengo el honor de dirigirme a Ud., para...”; se usa cuando se dirige a un superior. “Tengo el agrado dirigirme a usted para hacer de su conocimiento...””Es grato dirigirme a usted…” si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarquía. Seguido del saludo. b. Exposición.- desarrolla el asunto del oficio en forma clara y lo más breve posible, es necesario evitar la grandilocuencia y la redundancia. En las actuales circunstancias nos obligan a ser prácticos, directos y económicos, en función de ahorrar tiempo y esfuerzo. c. Párrafo de cierre: que, como su nombre indica, es un párrafo que se utiliza al finalizar, ejemplo: “Es propicia la oportunidad para testimoniar a Ud., los sentimientos de mi especial consideración y estima personal”; “Me valgo de la oportunidad para testimoniar a Ud., los sentimientos de mi consideración distinguida”, etc.
  2. 2. 3. TÉRMINO: a. Antefirma, El oficio termina con la frase clásica Dios guarde a Ud. o Atentamente, va seguido de una coma. b. Firma, Encima de la línea va la rúbrica y hacia el lado izquierdo de la misma, el sello c. Post firma.- Debajo de la línea punteada se escribe el nombre y apellido del remitente en letras mayúsculas, luego el cargo o función que desempeña. d. Con copia e. Distribución f. Pie de páginaCLASES DE OFICIOS: • OFICIO SIMPLE.- Es el que se dirige a un solo destinatario. • OFICIO MULTIPLE.- Es aquel que con un mismo texto y con la misma numeración se dirige a varios destinatarios. Se usa para enviar cartas o hacer invitaciones. Se deja puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario. El texto se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente. El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.FORMATOS: Se da en función a la ubicación de los datos del encabezamiento.Los formatos A, B y C que se diferencia por.FORMATO A MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN JUNIN UNIDAD DE GESTIÓN LOCAL -CHANCHAMAYO “AÑO ……………………………………………………” La Merced, 20 de noviembre de ….. OFICIO Nº 123-12-DG/UGEL-CHMYO AL : Ing. PLACENTINO GUERRA TURÍN Director del Proyecto Especial “Pichis Palcazu” CIUDAD.- ASUNTO : Invitación a la Inauguración de nuevo local ----------------------------------------------------------------
  3. 3. FORMATO B MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN JUNIN UNIDAD DE GESTIÓN LOCAL -CHANCHAMAYO “AÑO ………………………………………………………” La Merced, 20 de noviembre de……. OFICIO Nº 123-12-DG/ UGEL-CHMYO Señor Ing. PLACENTINO GUERRA TURÍN Director del Proyecto Especial “Pichis Palcazu” CIUDAD.- Asunto: Invitación a la Inauguración de nuevo local. -------------------------------------------------------------------- FORMATO C MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN JUNIN UNIDAD DE GESTIÓN LOCAL -CHANCHAMAYO “AÑO …………………………………………………………..” La Merced, 20 de noviembre de…… OFICIO Nº 123-12-DG/ UGEL-CHMYO SEÑOR : Ing. PLACENTINO GUERRA TURÍN Director del Proyecto Especial “Pichis Palcazu” CIUDAD.- ASUNTO : Invitación a la Inauguración de nuevo local ---------------------------------------------------------------- TAREA ACADÉMICA: 1. ¿Quiénes tienen la facultad de firmar y enviar oficios? 2. Busque modelos de oficios y copie 5 ejemplos de código (interpretado) y destinatario. 3. ¿En que casos varía la fórmula de apertura en el oficio? Diferencie. 4. ¿Cuando se dirige el oficio a un jefe inmediato superior, que fórmula de apertura se recomienda utilizar? 5. Explicar la diferencia entre oficio simple y múltiple. 6. ¿Cuál es la diferencia esencial entre formato A, B, C? 7. Busque modelos de oficios y pegue en los tres estilos diferentes. 8. Redacte dos modelo de oficios en base a los siguientes datos: Primero: Invitando a profesionales a participar como expositor en un Seminario Taller “………….” (Formato A, estilo bloque extremo) Segundo: La UAP requiere de instituciones públicas o privadas para que sus estudiantes realicen prácticas preprofesionales. (Formato B, estilo semibloque)

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