1.
OTRA REUNIÓN…VAYA ROLLO!

2.
¿POR QUE ESTAMOS AQUÍ?

3.
REUNIONES POCO EFICACES COMUNICACIÓN A VECES DIFICIL RENTABILIZAR TIEMPO ASUMIR COMPROMISOS FOMENTAR EL TRABAJO EN EQUIPO

4.
REUNION EFICAZ es aquella en que los objetivos han sido claramente definidos y son logrados puntualmente con contribuciones apropiadas y positivas de todos los miembros del equipo <ul><li>Vamos a analizar y potenciar los aspectos clave que afectan a la realización de reuniones eficientes </li></ul><ul><ul><li>Preparación </li></ul></ul><ul><ul><li>Convocatoria </li></ul></ul><ul><ul><li>Celebración </li></ul></ul><ul><ul><li>Acuerdos, compromisos, decisiones </li></ul></ul><ul><ul><li>Seguimiento de los mismos </li></ul></ul>

5.
<ul><li>Planificar para decidir o resolver un problema </li></ul><ul><li>Reunión como instrumento de bien </li></ul><ul><li>Elegir cada miembro como una fuente de recursos </li></ul><ul><li>Prestar atención a los propósitos ocultos </li></ul><ul><li>Hacer que se respete la reunión </li></ul><ul><li>Comenzar bien desde el inicio </li></ul><ul><li>Adoptar un estilo según el propósito </li></ul><ul><li>Pensar en resolver el problema </li></ul><ul><li>Evitar “enfermedades virales” </li></ul><ul><li>Planificar una reunión para obtener resultados </li></ul>DECALOGO REUNIONES EFICACES

6.
POR QUE NOS REUNIMOS <ul><li>Para trasmitir y comprender mensajes </li></ul><ul><li>Para recabar opiniones y hechos concretos </li></ul><ul><li>Para comunicarse con los demás </li></ul><ul><li>Cuando confía en los demás para resolver los problemas y se van a poner en práctica las alternativas y soluciones propuestas </li></ul><ul><li>Para conseguir máxima participación y trabajo en equipo </li></ul>

7.
CUANDO NO REUNIRNOS <ul><li>Necesitamos acciones/soluciones rápidas </li></ul><ul><li>Caso de grupos muy numerosos </li></ul><ul><li>Cuando no le importe mucho lo que piensa la gente de lo que se va a hacer </li></ul><ul><li>Cuando el problema está entre una persona y usted mismo </li></ul><ul><li>Cuando no tenga bien preparada la reunión </li></ul><ul><li>Cuando el asunto no merezca la pena </li></ul><ul><li>Cuando haya mal ambiente y tensión entre la gente del grupo </li></ul>

8.
LAS REUNIONES FRACASAN CUANDO……. <ul><li>Los objetivos no han sido alcanzados, las tareas previstas no se han cumplido </li></ul><ul><li>Los participantes abandonan la reunión con insatisfacción personal </li></ul><ul><li>El clima ha sido pesado y los debates estériles </li></ul><ul><li>Se ha desaprovechado la mayor parte del tiempo </li></ul><ul><li>Han faltado demasiados participantes o los presentes han participado poco </li></ul>

9.
ROLES EN REUNIONES

10.
MODERADOR Facilita el intercambio entre participantes. Obrar para que la reunión sea satisfactoria en todos sus aspectos. El moderador nunca debe aprovechar su situación para otorgarse a si mismo privilegios (de palabra, de tiempo, etc.). <ul><li>CLARIFICANDO. Que todo el mundo comprenda qué se está tratando y entienda todas las intervenciones. </li></ul><ul><li>ASEGURANDO la igualdad entre todos los participantes. </li></ul><ul><li>FOMENTANDO las intervenciones originales y apoyando a quienes las formulan. </li></ul><ul><li>RELACIONANDO las intervenciones entre sí. </li></ul>¿CÓMO?

11.
HOMBRE DEL TIEMPO Es un reloj parlante Gestiona el tiempo y no espera a que haya silencios para recordarlo ¿COMO? <ul><li>Su tono de voz no expresará emociones </li></ul><ul><li>Su papel no es de juzgar ni presionar, lo hace el moderador si es necesario </li></ul><ul><li>Informa del tiempo sin reproches </li></ul>

12.
CENTRADOR Focaliza el desarrollo de la reunión Avisar cuando la reunión se escapa del tema, hay digresiones o perdemos el enfoque. ¿COMO? <ul><li>Debe interrumpir amablemente y anunciar que se está evadiendo del tema </li></ul><ul><li>Es el moderador quien ofrece tratar el tema ulteriormente </li></ul><ul><li>No corta el aire a los participantes, es decir interrumpir cualquier comentario ajeno al tema principal </li></ul><ul><li>Como un buen árbitro de fútbol, deja aportar y sólo aparece si perdemos el enfoque </li></ul>

13.
Recoge las conclusiones o decisiones adoptadas No es obligatorio esperar a que se abandone el tema para apuntar conclusiones (parciales) considera que se podrían olvidar o perder si no lo hiciera En algunas situaciones, puede pedir a algunos participantes que ellos también apunten las conclusiones Se asegura que todo el mundo entiende las conclusiones que escribe y que es conforme, así como mostrarse firme en exigir que se formalicen conclusiones antes de cambiar de tema Si las conclusiones hacen referencia a tareas a cumplir tras la reunión, se asegura de asignar un responsable a cada una y un plazo En un primer momento habrá un Conclusivo y un secretario. Finalizado el entrenamiento ambas funciones se desarrollan por la misma persona CONCLUSIVO

14.
FASE PREVIA <ul><li>PREPARACION </li></ul><ul><ul><ul><li>Definición de temas </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Recogida de información </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Planificación de temas a tratar y timing </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Material, documentación, información </li></ul></ul></ul><ul><li>CONVOCATORIA </li></ul>

15.
FASE PREVIA <ul><li>PREPARACION </li></ul><ul><li>CONVOCATORIA </li></ul><ul><ul><li>Orden del Día </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Celebración </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Invitación </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Contenido </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Compromisos / Colaboraciones </li></ul></ul></ul></ul>

16.
REUNION PRESENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ROLES CREACIÓN DE UN AMBIENTE DE CONFIANZA FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS Explicar el orden del Día. Prioridades de cada tema

17.
REUNION PUNTUALIDAD PREPARACION INFORMACION PREVIA Y REALIZAR TAREAS RESPETO POR LOS PARTICIPANTES No llamadas, no ausentarse de la reunión

18.
REUNION OBJETIVO: Llegar a soluciones o decisiones participativas Participación de los asistentes Actitud WIN – WIN Construimos entre todos

19.
REUNION CADA ASUNTO SE CIERRA CON: DECISIONES / CONCLUSIONES TAREAS: RESPONSABLES Y PLAZOS PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS DE ACCIÓN

20.
REUNION LA REUNIÓN FINALIZA CUANDO SE TRATARON LOS TEMAS DEL ORDEN DEL DIA DECIDIMOS SOBRE ASUNTOS PEDIENTES

21.
FASE POSTERIOR EL ACTA DE LA REUNION INICIA Y MARCA EL DESARROLLO DE ESTA FASE EN UN PLAZO DE MAXIMO TRES DIAS RECOGE: CONTENIDOS DECISIONES PROPUESTAS RESPONSABLES PUNTOS A TRATAR EN LA SIGUIENTE REUNION

22.
FASE POSTERIOR SEGUIR EL CURSO DE LAS DECISIONES TOMADAS INFORMAR A LOS INTERESADOS CONTROLAR LA EJECUCION DE LO PROMETIDO AGRADECER LA COLABORACION EL ACTA TENDRÁ COMO OBJETIVOS

23.
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