Les 19 bibliothèques universitaires du Québec (BUQ) ont décidé de se doter d’une nouvelle structure de gouvernance autonome. La présentation en expose les défis. Loubna GHAOUTI
Jabes 2010 - Session plénière "Conseil d'OCLC pour la politique d'utilisation...ABES
Jabes 2010 - Session plénière "Conseil d'OCLC pour la politique d'utilisation des notices" - Raymond Bérard, directeur de l'Abes, dans le cadre des Journées Abes 2010
LIBSENSE : Renforcer la Science Ouverte en AfriqueBessem Aamira
Bréve description de l'initiative Libsense et retour sur son éxperience pour l'implémentation des principes de la science ouverte dans le continent Africain
Journées ABES 2014 - 21 mai 2014 - Les Actualités de l'ABES. Coordonnées par Camille Dumont et Isabelle Mauger Perez, conçues par une équipe du Département des Services aux Réseaux (DSR) et présentées par Isabelle Martin, François Mistral, Ilhem Addoun (et la voix off mystère ;-). Ces Actus "spécial 20 ans" sont agrémentées d'un coup d’œil dans le rétro grâce à la frise chronologique conçue spécifiquement à l'occasion des Journées.
Pour plus d'informations, consulter en complément les commentaires : http://fr.slideshare.net/abesweb/jabes14-commentaires-actualitsabes
Jabes 2010 - Session plénière "Conseil d'OCLC pour la politique d'utilisation...ABES
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Journées ABES 2014 - 21 mai 2014 - Les Actualités de l'ABES. Coordonnées par Camille Dumont et Isabelle Mauger Perez, conçues par une équipe du Département des Services aux Réseaux (DSR) et présentées par Isabelle Martin, François Mistral, Ilhem Addoun (et la voix off mystère ;-). Ces Actus "spécial 20 ans" sont agrémentées d'un coup d’œil dans le rétro grâce à la frise chronologique conçue spécifiquement à l'occasion des Journées.
Pour plus d'informations, consulter en complément les commentaires : http://fr.slideshare.net/abesweb/jabes14-commentaires-actualitsabes
Le contexte gouvernemental, les nouvelles technologies et le besoin accru d'utilisation de diverses données géographiques provenant de multiples sources font en sorte que les ministères et leurs organismes partenaires se tournent maintenant vers de nouvelles façons de faire en information géographique, pour le plus grand bénéfice de tous. Le recours au partenariat pour l'acquisition et la production d'information géographique figure parmi ces nouvelles pratiques que la Direction générale de l'information géographique du ministère des Ressources naturelles et de la Faune a développé ces dernières années avec les autres ministères et intervenants régionaux. La présentation élaborera notamment sur les types d'ententes, les modes de recrutement des partenaires et de financement ainsi que sur le rôle des différents intervenants de ces partenariats en photographie aérienne, en géodésie et en cartographie. Elle présentera également des exemples de partenariats novateurs et structurants pour les utilisateurs d'information géographique. Les échanges et l'accès à une information géographique de qualité nécessite une organisation à même d'assurer une bonne coopération entre tous les acteurs pour éviter la duplication des efforts.
Présentation réalisée auprès des élèves Conservateurs de l'ENSSIB en juin 2013.
Etude de faisabilité d'une plateforme collaborative dédiée à l'innovation à la BPI.
Réalisée en 2013 par Caroline BROUSSE dans le cadre du Mastère spécialisé "Conseil et ingénierie en organisation" au Conservatoire des Arts et métiers de Paris (obtenu en octobre 2014).
Presentation Mission innovation Bpi à l'Enssib le 11/09/13Caroline Brousse
Présentation de la mission "Etude de faisabilité de la création d'une plateforme collaborative dédiée à l'innovation en lecture publique" réalisée en 2013
Jabes 2011 - Session plénière 17 mai "OCLC - orientations stratégiques", Eric Van Lubeek, directeur général OCLC Europe Moyen-Orient et Afrique, dans le cadre des Journées Abes 2011
Journée d'étude "Evolutions des catalogues, évolutions des métiers, ce qui va changer dans nos établissements" le 29 mars 2013, proposée par le CRFCB en collaboration avec l'ABF Midi-Pyrénées
Depuis plusieurs années l’évolution des catalogues, l’arrivée de RDA, l’implémentation des FRBR alimentent les débats. Au-delà du jargon et des débats de spécialistes, il y a de vraies questions pour les bibliothèques, des enjeux importants pour l’avenir, des décisions qu’il convient d’anticiper et de préparer.
Cette journée a pour objectif de rappeler la réalité derrière des mots parfois abscons, souvent lointains, de souligner ce qui va changer dans nos établissements et les questions que soulèvent ces changements certes longs, parfois encore en instance mais auxquels tous les établissements devront demain se préparer...
Pour les universités et instituts du Sud, les bouleversements de l'IST ouvrent des perspectives nouvelles : la littérature scientifique devient plus accessible et la production scientifique de l’organisme peut être diffusée plus facilement, grâce aux mouvements du Libre Accès et de la Science Ouverte, et aux développement de technologies de l’information basées sur des logiciels libres.
Marc Goovaerts met en application ce nouveau paradigme dans différents projets de coopération Nord-Sud-Sud, en portant une attention particulière à l’interopérabilité, aux métadonnées et aux identifiants uniques.
Marc Goovaerts, bibliothécaire à l’Université de Hasselt (Belgique), coordonne depuis 20 ans divers projets de coopération financés par le programme IODE de l’UNESCO (https://www.iode.org/) et VLIR-UOS (https://www.vliruos.be/en) avec des bibliothèques et instituts du Sud. Deux récents projets de coopération avec 5 universités cubaines serviront d’exemple.
Jabes 2008 - Session sponsor : Le partenariat public/privé dans les projets d...ABES
Session sponsor : Le partenariat public/privé dans les projets de numérisation de masse : étude de cas - Mary Sauer-Games, Arnaud Delivet, ProQuest, dans le cadre des Journées Abes 2008
Cette communication a pour but de mettre les jalons d’un plaidoyer en faveur de l’intégration de la littéracie de l’information dans les services qu’offrent les bibliothèques francophones du Sud. Raja FENNICHE, Institut Supérieur de Documentation, Université de la Manouba (Tunisie)
Depuis près de 60 ans, SDM développe, exploite et diffuse des contenus informationnels facilitant le travail de catalogage des bibliothèques et centres de documentation. Une analyse qualitative étant réalisée pour chaque notice par ses professionnels de l’information reconnus à travers la francophonie, CHOIXMÉDIA et REPÈRE sont des alliés importants en matière de veille documentaire, de recherche d’information neutre et validée, de démocratisation des savoirs et d’enrichissement continu. De ce fait, ils sont fréquemment utilisés dans le cadre de processus de prise de décision, d’influence, de formation continue et de partage des connaissances.
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Depuis plusieurs années l’évolution des catalogues, l’arrivée de RDA, l’implémentation des FRBR alimentent les débats. Au-delà du jargon et des débats de spécialistes, il y a de vraies questions pour les bibliothèques, des enjeux importants pour l’avenir, des décisions qu’il convient d’anticiper et de préparer.
Cette journée a pour objectif de rappeler la réalité derrière des mots parfois abscons, souvent lointains, de souligner ce qui va changer dans nos établissements et les questions que soulèvent ces changements certes longs, parfois encore en instance mais auxquels tous les établissements devront demain se préparer...
Pour les universités et instituts du Sud, les bouleversements de l'IST ouvrent des perspectives nouvelles : la littérature scientifique devient plus accessible et la production scientifique de l’organisme peut être diffusée plus facilement, grâce aux mouvements du Libre Accès et de la Science Ouverte, et aux développement de technologies de l’information basées sur des logiciels libres.
Marc Goovaerts met en application ce nouveau paradigme dans différents projets de coopération Nord-Sud-Sud, en portant une attention particulière à l’interopérabilité, aux métadonnées et aux identifiants uniques.
Marc Goovaerts, bibliothécaire à l’Université de Hasselt (Belgique), coordonne depuis 20 ans divers projets de coopération financés par le programme IODE de l’UNESCO (https://www.iode.org/) et VLIR-UOS (https://www.vliruos.be/en) avec des bibliothèques et instituts du Sud. Deux récents projets de coopération avec 5 universités cubaines serviront d’exemple.
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Cette communication a pour but de mettre les jalons d’un plaidoyer en faveur de l’intégration de la littéracie de l’information dans les services qu’offrent les bibliothèques francophones du Sud. Raja FENNICHE, Institut Supérieur de Documentation, Université de la Manouba (Tunisie)
Depuis près de 60 ans, SDM développe, exploite et diffuse des contenus informationnels facilitant le travail de catalogage des bibliothèques et centres de documentation. Une analyse qualitative étant réalisée pour chaque notice par ses professionnels de l’information reconnus à travers la francophonie, CHOIXMÉDIA et REPÈRE sont des alliés importants en matière de veille documentaire, de recherche d’information neutre et validée, de démocratisation des savoirs et d’enrichissement continu. De ce fait, ils sont fréquemment utilisés dans le cadre de processus de prise de décision, d’influence, de formation continue et de partage des connaissances.
Wikipédia et les bibliothèques … oui, vous avez bien lu, Wikipédia et les bibliothèques ! Depuis plus de 20 ans, le projet encyclopédie de Wikipédia a changé nos manières de fonctionner avec les questions de référence. Des petites bibliothèques publiques de quartier aux grandes bibliothèques nationales, les possibilités d’exploiter Wikipédia et ses projets frères (Wikidata, Wikimédia Commons, Wikisource, Wikilivres, etc) sont énormes. Cette présentation vise à vous offrir un survol d’exemples de projets Wikimédia et bibliothèques qui contribuent au mouvement de l’équité des savoirs afin de vous donner des idées que vous pouvez ramener dans vos bibliothèques. Nous parlerons de plusieurs projets Wikimédia dont Wikipédia, Wikimédia Commons, Wikidata, Wikisource et Wikilivres.
Gallica est la bibliothèque numérique de la BnF et de ses partenaires et présente plus de dix millions de documents, essentiellement en langue française. Quels enjeux gouvernent la diffusion d’un patrimoine numérique en français ? Comment une bibliothèque numérique collective participe de la visibilité de la francophonie sur le web ? quelle stratégie partenariale est engagée ?
L’intention du discours est d’illustrer les possibilités que les bibliothèques et les archives peuvent considérer dans leurs efforts pour communiquer leur importance aux utilisateurs, les subventionneurs et les agences gouvernementales. La présentation introduit La Bibliothèque Numérique des Caraïbes (dit dLOC) et son modèle d’opération. Elle inclut une discussion de l’initiative, Redynamiser dLOC, un projet concentré sur le tissu social entre dLOC et ses partenaires.
Mémorandum 2024 de l’AAFB : comment mobiliser archivistes, politiques et citoyens ? Sarah LESSIRE, Clara BEAUDOUX et Marie-Laurence DUBOIS, Association des archivistes francophones de Belgique (AAFB) (Belgique)
Cette communication présente une expérience de l’Association pour la promotion des sciences de l’information documentaire en Côte d’Ivoire (APSID-CI). Il s’agit d’un plaidoyer auprès de la Commission d’accès à l’information d’intérêt public et du document public (CAIDP) et du Bureau UNesco d’Abidjan en vue de sensibiliser les archivistes et documentalistes pour une meilleure gestion et diffusion des informations par les organismes publics.
L’objectif de notre présentation est d’expliciter les notions d’advocacy et lobbying et d’analyser leur impact sur le monde professionnel, ainsi que présenter des acteur·ice·s qui participent à l’advocacy et au lobbying en Suisse. En tant qu’anciennes membres du programme Newcomer de Bibliosuisse, nous voulons mettre en parallèle notre compréhension de l’environnement suisse avec les retours d’expériences présentés au WLIC de Dublin en été 2022.
En Côte d’Ivoire, l’élément déclencheur tant au niveau de la compréhension que de la mise en oeuvre de la recommandation de l’UNESCO sur la Science Ouverte a été le projet de la Bibliothèque Virtuelle de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique, lancé en 2016 dans le contexte de la mutualisation des ressources documentaires pour améliorer l’accès à l’information scientifique. Elle constitue le premier outil de plaidoyer en faveur de la science ouverte en Côte d’Ivoire.
À une époque, la création des bibliographies disciplinaires pour faciliter la découverte des collections d’une bibliothèque universitaire était au centre du travail des bibliothécaires de référence. Peut-être cru comme une affaire du passé, le travail de bibliothécaire-bibliographe pourrait renaître. Dans un premier temps, cette conférence présentera le travail autour de la création de la Bibliographie en écriture inclusive et le Guide en écriture inclusive des Bibliothèques de l’Université McGill. Les participant·es verront également d’autres exemples de bibliographies spécialisées créées dans des universités québécoises. Finalement, la question de l’importance des bibliographies spécialisées pour soutenir la recherche, l’apprentissage et la découverte de ressources documentaires sera abordée.
Nous allons présenter le chemin parcouru à l’Université de Moncton pour intégrer l’enseignement des compétences informationnelles (CI) dans les cours obligatoires de 1ère année, ainsi que les résultats des analyses effectuées auprès d’un échantillon de 200+ personnes étudiantes, et des bibliothécaires impliqués dans l’enseignement.
Les milieux documentaires au cœur de la société apprenante. Marie GRÉGOIRE, Mathieu THUOT-DUBÉ et Pascale GRENIER, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)(Québec)
résentation des travaux ayant mené à la création du Programme francophone des autorités de noms, son organisation et les règles de contribution au fichier d’autorités en français Canadiana.
La présentation montrera comment les bibliothèques suisses font valoir au travers de BiblioWeekend leur place auprès des politiques, des médias et du grand public. Il s’agira également de montrer qu’une telle manifestation est l’occasion, pour les bibliothécaires, de concrétiser certains principes et valeurs figurant dans le Code d’éthique de Bibliosuisse.
L’intelligence client en bibliothèque : une stratégie portée vers la décision. Jean-François GAUVIN, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (Québec)
Cette communication explique le rôle que peuvent jouer les méthodes qualitatives dans l’évaluation des effets des bibliothèques sur leurs usagers. Elle présente les résultats issus d’un groupe de discussion qui s’est réuni à la bibliothèque de Sotteville-lès-Rouen afin de définir les valeurs sociales et économiques de la bibliothèque.
Les Bibliothèques outils d’intégration et de vivre-ensemble, leviers incontournables pour un véritable développement économique, social et culturel des États africains en contexte sociétal instable. Simon KOUDJAM YAMENI et Chantal MOUKOKO, Université de Douala (Cameroun)
En France, le développement des technologies et la recomposition des territoires ont suscité des réflexions critiques et de nouveaux questionnements sur le sens même du métier de bibliothécaire. L’étude proposée permet de connaître les sentiments qui traversent les bibliothécaires (satisfactions, revendications et/ou critiques) dans leur participation aux projets culturels, de croiser leurs regards sur la valeur socioculturelle de leurs bibliothèques de lecture publique et d’avoir leurs ressentis sur les évolutions possibles des activités de plaidoyer existantes.
En mars 2023, l’Université de Moncton (Nouveau-Brunswick, Canada) a lancé son premier dépôt institutionnel, ScriptoriUM, à la suite de plusieurs années de lobbying et de sensibilisation de la part de la bibliothèque universitaire. Nous allons présenter notre processus d’implantation qui a pris cinq ans, en passant par le choix de la plateforme, les étapes de l’implantation, les rôles des intervenants institutionnels, les consultations effectuées et les collaborations à l’interne et à l’externe.
Plus de Association Internationale Francophone des Bibliothécaires et Documentalistes (20)
La BU et la diffusion des connaissances : implantation d’un dépôt institution...
Un nouveau partenariat pour les bibliothèques universitaires du Québec, Loubna GHAOUTI
1. La création du Partenariat :
un nouveau chapitre des
BUQ s’écrit
AIFBD – 16 août 2023
Loubna Ghaouti, Vice-présidente du PBUQ
Directrice de la Bibliothèque
Université Laval
3. Collaborer
pour se dépasser
Notre partenariat: des fondements solides!
Valoriser les
engagements
institutionnels
durables
Les usagers
au cœur des
décisions
Réconcilier
l’intérêt
institutionnel et
l’intérêt collectif
Collaboration • Confiance • Audace • Engagement
4. Projet dans lequel il était esquissé :
• une cartographie de systèmes types;
• une offre de services mutualisée;
• le potentiel d’une stratégie de
conservation partagée;
comme retombées éventuelles
de la réalisation de ce projet.
Un guichet unique
• Bilingue
• Offrant une expérience usager enrichie, conviviale et efficace
Une plateforme partagée
• Reposant sur l’utilisation des technologies émergentes
• Ouvrant la voie à la création d’un environnement
véritablement multilingue
Une infrastructure collective
• Intégrant plusieurs systèmes périphériques
• Permettant une mutualisation progressive de certains
processus et services
Un accès simplifié
• Aux collections imprimées
• À la constitution progressive d’une collection numérique
Plateforme partagée de services :
la vision du projet initial (2015-2017)
5. Réalisation des trois axes des orientations stratégiques 2017-2020 du Sous-comité des bibliothèques (SCB)
et amorce d’une démarche collective pour identifier les éléments de la cartographie à déployer
2019 2020
2019-2020
Gestion des données
de recherche
Données géospatiales Plateforme partagée de services
GDR – GT sur la gestion
des données de recherche
Comités de gouvernance et de
coordination GéoIndex
Répondants locaux PPS
DEXUS – Interface usager
GTAD – Accès à la documentation
LACÉ – Licences Acquisition Collections Électroniques
6. Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB
Achat en commun Découvrabilité
DCBU – Développement
des collections Comité de gouvernance RVM
Répondants locaux PPS
DEXUS – Interface usager
Implantation de responsabilité locale
PFAN
Programme francophone
des autorités de noms
Comité directeur
Comité des normes du PFAN
2020-2021
2020 2021
7. Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB
2020 2022
Développement d’un outil
de visualisation et
d’exploitation des données
statistiques des BUQ
Mise en valeur
des ressources
et services,
collaboration
IPAD – Indicateurs de
performance et les aides
à la décision Implantation de
responsabilité locale
2020-2022
LibGuides
Gestion
de places
et des espaces
Implantation de
responsabilité locale
LibCal
Prêt entre
bibliothèques
(PEB)
Répondants locaux PPS
GTAD – Accès à la documentation
et ses sous-groupes :
Développement, Tipasa et
Implantation
et prêt réseau
8. Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB
2022 2023
Stratégie de conservation partagée
Groupe d’experts GG
Groupe des répondants GG
2022-2023
Analyse
des collections
Protocole d’entente sur le
Programme de conservation
partagée des collections
imprimées
Analyse d'affaires pour
la conversation partagée
des collections
Groupe de travail sur la
conservation des collections
Groupe de travail sur la
conservation des collections
9. Élargissement de l’offre de services mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2020-2023 du SCB
2022 2023
Soutien au libre accès et à la science ouverte
2022-2023
Passerelle OJS/Érudit
pour les revues
savantes québécoises
Offre de service pour le
soutien pour les services des
bibliothèques aux revues
savantes
Fonds de soutien à la publication
de monographies savantes en
libre accès avec les presses
universitaires québécoises
Comité de soutien
aux revues savantes
Groupe de travail
10. Élargissement de l’offre de service mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2022-2023 du SCB
2022 2023
Soutien à l’enseignement et à l’apprentissage
2022-2023
Service d’édition et de diffusion de
manuels de cours et choix d’une
passerelle de diffusion
Demande de financement –
Service partagé de dépôt de ressources
éducatives libres (REL)
Groupe de travail au soutien à la publication
de manuels de cours libres (GT-PML)
Comité de gestion des opérations du PBUQ
11. Élargissement de l’offre de service mutualisée en concordance
avec les orientations stratégiques 2022-2023 du SCB
2022 2023
2022-2023
Service de prêt
libre-service hybride
et RFID
Module GéoPhoto et
Numérisation des photographies
aériennes du MERN et de BAnQ
Diffusion en données liées
et RVMFAST
Implantation de
responsabilité locale
Comités de gouvernance et de
coordination GéoIndex Comité de gouvernance RVM
12. Le Partenariat, c’est 18 bibliothèques
qui s’organisent, qui créent, qui livrent des projets communs novateurs
au bénéfice des usagers
de la communauté universitaire du Québec.
PBUQ
14. Le PBUQ…
ce sont des projets, des activités, mais, avant tout,
des idées mises de l’avant par des personnes!
Participant(e)s à l’atelier de démarrage du projet de plateforme partagée de services
6 septembre 2018
15. Un « ADN » de collaboration
Dans un écosystème vivant, vibrant et stimulant !
16. Comment expliquer la formule du succès
du Partenariat ?
PBUQ 2022 = CCED x 18
X (55 ac + 1 500 E + 18 db + 25 GT
+ 10k hrs + 218 M GT + 10.4 M
+ 322 rcp-cgo + 393 r sc-bib + 10 mes)
17. Ingrédients de cette formule de succès
• 55 ans de collaboration et d’évolution
• 1500 employé(e)s
• 18 directeurs(-trices) de bibliothèques
• 25 groupes de travail formés de volontaires à même les établissements
• + ou - 218 personnes membres des groupes de travail
• 10 000 heures par année de travail de la part des membres de ces groupes
• 10,4 M$ de subvention pour le projet PPS et les projets de la cartographie
• 322 réunions de comité de pilotage/comité de gestion des opérations
• 393 réunions du Sous-comité des bibliothèques du BCI
18. Des expertises reconnues au sein du Partenariat
• CAPO : Comité d'amélioration des produits OCLC
• CCC : Conseil consultatif du catalogue collectif de BAC
• CGO : Comité de gestion des opérations du PBUQ
• GCP : Groupe sur la conservation partagée des collections
• CTB : Groupe de travail sur les technologies en bibl.
• DCBU : Développement des collections des bibliothèques
universitaires québécoises
• DEXUS : Découverte et expérience usager
• EDS-PBUQ : Équipe de soutien du PBUQ
• FPPS : Forum de la PPS
• FS-ESLA : Fonds de soutien aux éditions savantes en libre accès
• GDR : Groupe de travail sur la gestion des données de recherche
• GéoIndex : Comités de gouvernance et de coordination
• GTAD : Groupe de travail sur l’accès à la documentation
• GTCOM : Groupe de travail Communications
• GTCC : Conservation des collections
• GTDP : Groupe de travail sur le développement des personnels
• GTTRD : Groupe de travail sur le traitement des ressources
documentaires
• IPAD : Indicateurs de performance et les aide à la décision
• LACÉ : Licences Acquisitions Collections électronique
• PFAN : Programme francophone des autorités de noms
• PML : Publication de manuels libres
• RVM : Comités de gouvernance et de coordination
• SBR : Soutien des bibliothèques aux revues savantes
• SCB : Sous-comité des bibliothèques
19. 5
PBUQ – Outils de
collaboration, de gestion
et de communication
1
2
3
4
Fonction 2
Préservation des documents et accessibilité
Fonction 1
Travail en équipe
Fonction 3
Communication spontanée
Fonction 4
Gestion de projet
Fonction 5
Communications internes et externes
Les outils collaboratifs
20. Conditions de succès du Partenariat
• Alignement de la vision et des valeurs
• Alignement des objectifs d'affaires
• Gouvernance efficace et des résultats mesurables
• Leadership collaboratif
• Création de valeur
• Planification conjointe des dossiers d'affaires
• Confiance et implication visant les gains mutuels
• Flexibilité transformative
• Compétence collaborative
• État d'esprit collaboratif
22. Été 2020 – Contexte favorable à une grande réflexion sur l’avenir
Fin de la
subvention
en mars 2023
Création du Comité ad hoc sur la gouvernance
Mandat : Proposer une structure de gestion et de gouvernance du Partenariat
des BUQ en mode opérationnel une fois la subvention échue
Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec
1er septembre 2023 -
Mutualisation au-delà
de la PPS
Intensité et volume
d’affaires élevés
Des missions
différentes entre le
PBUQ et le BCI
Un besoin de
simplification dans
la gestion et la
gouvernance
Manque de capacité du
BCI à soutenir les
activités du PBUQ
Un partenariat organisationnel structurel et pérenne, formellement
constitué, sous le contrôle des établissements est devenu nécessaire.
23. Balisage
Comment les regroupements
similaires se gouvernent-ils
et fonctionnent-ils?
Septembre 2021 – Rapport d’étape
Scénario 1 : PBUQ formalisé avec un Contrat de service avec le BCI
Scénario 2 : OBNL avec Contrat de service avec un établissement
Scénario 3 : PBUQ formalisé par une Entente avec un établissement mandataire
Sondage
Vision, identité et perspectives
Que souhaitent les directions
des BUQ pour le Partenariat?
Atelier
Directions des BUQ
Quels sont les scénarios
de gouvernance et de
fonctionnement possibles?
Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec
1er septembre 2023 -
Printemps 2021 – Qui sommes-nous? Quelle gouvernance souhaite-t-on?
Comment veut-on fonctionner?
24. Analyse des possibilités d’avenir – Printemps 2021
1 – BCI+Bulle 2 – OBNL 3 – Entente
• Les BUQ sont liées par une entente.
• Le PBUQ a un lien de gouvernance formel
avec le BCI.
• Les procédures du BCI doivent être en
phase avec les modalités opérationnelles et
permettre d’atteindre les objectifs du
PBUQ.
• Les services administratifs sont fournis par
le BCI.
• Les membres de l’équipe de soutien
(incluant le directeur ou la directrice) ont
un lien d’emploi avec le BCI.
• Le PBUQ a une existence juridique.
• Le PBUQ est autonome dans sa
gouvernance.
• Les modalités opérationnelles sont définies
par les établissements membres (GOO) de
manière autonome.
• Les services administratifs sont fournis par
un établissement ou des entreprises
privées.
• Les membres de l’équipe de soutien
(incluant le directeur ou la directrice) ont
un lien d’emploi avec le PBUQ (l’OBNL).
• Les BUQ sont liées par une entente.
• Le PBUQ a un lien de gouvernance formel
avec un établissement.
• Les modalités opérationnelles doivent être
en conformité avec celles de
l’établissement mandataire.
• Les services administratifs sont fournis par
l’établissement mandataire.
• Les membres de l’équipe de soutien
(incluant le directeur ou la directrice) ont
un lien d’emploi avec l’établissement
mandataire.
25. 3 scénarios possibles
Scénario 2 (OBNL)
• Gouvernance souple et autonome
• Opportunités de développement
• Coûts très raisonnables
Scénario 3 (Entente) – SCENARIO RETENU
• Appui de l’établissement mandataire –L’Université de Montréal (UdeM)
Le scénario 1 (BCI+Bulle) s’écarte des ambitions du PBUQ
• Différence de mission et d’échelle
• Difficulté à se développer
• Nombreux risques
26. Chantier 1 – Entente avec le mandataire
Pourquoi? Formaliser la relation entre le PBUQ et l’établissement mandataire, l’Université
de Montréal (UdeM)
Quoi? Une entente formelle, signée d’une part par l’UdeM et d’autre part par les
19 membres du PBUQ, qui précise:
- La nature des services offerts par l’UdeM
- Les coûts de ces services
- Les responsabilités prises par l’UdeM au nom du PBUQ
Vers le futur PBUQ : une importante transition
Chantier 2 – Constitution du PBUQ
Pourquoi? Formaliser le PBUQ, sa gouvernance, son fonctionnement.
Quoi? Rédiger et approuver les statuts et règlements du PBUQ, qui contiennent notamment:
- La vision, la mission, les valeurs, les principes directeurs
- Les membres
- Les instances, leur rôle
- Les mécanismes de prise de décision et de financement
27. Chantier 3 – Fonctionnement
Pourquoi? Établir l’équipe de soutien et le budget de fonctionnement du PBUQ
Quoi? - Descriptions de fonctions des membres de l’équipe de soutien au 1er mai 2023
- Directeur ou directrice du PBUQ
- Budget de fonctionnement 2023-2024
Vers le futur PBUQ: une importante transition
Chantier 4 – Migration
Pourquoi? Transférer les activités et le personnel du PBUQ du BCI vers l’UdeM
Quoi? - Ressources humaines
- Contrats, licences, ententes
- Comptabilité
- Informatique et outils de travail
- Documentation
Quand ? - Migration à terminer pour septembre 2023
28. Assemblée des membres
Vice-recteurs(-trices) responsables des bibliothèques
Prise de décision
Opérations
Vers le futur PBUQ : une nouvelle gouvernance
Comité de direction
Directeurs(-trices) des bibliothèques
Comité de gestion des opérations
Quelques directeurs(-trices) des BUQ et directeur(-trice) PBUQ
Équipe de soutien
Direction du PBUQ
Comités et Groupes de travail Inter-établissements
30. Transition, héritage du BCI, gestion de changement
• Enjeux légaux et humains du transfert des activités, services et ressources au
mandataire (l’UdeM)
• Taille et diversité des établissements –Processus de prise de décision et poids des
établissements
• Gouvernance en partie imposée
• Risque de la double ligne hiérarchique (PBUQ – BCI)
• Gestion de changement avec les équipes locales pour s’assurer du confort de tous à
suivre un véhicule rapide qui a bouleversé les façons de faire
• Capacité d’accepter de parler aux différentes instances d’une seule voix en priorisant
l’intérêt commun
Des défis de transition…
31. En adéquation avec les besoins du PBUQ :
• Mise en place d’une nouvelle équipe de soutien permanente avec une direction générale
• Nouvelles orientations stratégiques 2024-2027
• Plus de marge de manœuvre pour le développement du partenariat
• Une plus grande agilité opérationnelle et administrative permettant de se centrer sur les services
• Un contexte favorable à la croissance et à l’évolution des activités et services mutualisés
• Une plus grande capacité à prendre des décisions et à initier des projets pour des services
mutualisés
• Une gestion matricielle, avec une approche décentralisée, misant sur les expertises dans les
établissements
• Une meilleure gestion du risque par la mise en commun, la collaboration et le partage
Le PBUQ, une position commune, une seule voix, qui a offert à la tribune des BUQ de
démontrer que toute action de concertation comme la nôtre, est une forme singulière et
engageante de plaidoyer pour les bibliothèques, en démontrant leur pertinence, leur efficacité
et leur impact.
Des leviers de développement à haut potentiel
Une gestion matricielle, avec une approche décentralisée, misant sur les expertises dans les établissements;
Après 55 ans, le sous-comité des bibliothèques quitte le BCI et forme le Partenariat des bibliothèques universitaires du Québec (PBUQ)
ELEMENTS DECLENCHEURS
Plusieurs éléments déclencheurs ont pavé le chemin de la réflexion vers cette révision de la structure de gestion et de gouvernance du PBUQ. De manière globale, la situation actuelle ne répond plus aux besoins présents et futurs du partenariat. Le PBUQ d’aujourd’hui est à l’étroit au sein de la structure intégrée au BCI, avec une capacité limitée en regard de l'augmentation de son volume d’activités, des procédures inadaptées pour ses besoins et une gouvernance double compte tenu de son évolution stratégique et opérationnelle.
INTENSITE
Les activités du PBUQ sont sur une lancée fulgurante, des développements majeurs ont eu lieu depuis les 5 dernières années. Le total de la valeur financière des activités et services collaboratifs du PBUQ a crû significativement, il s’élève aujourd’hui à plus de 18 millions de dollars par année, un budget provenant des cotisations des bibliothèques et de la subvention du MES qui prendra fin en 2023. Le PBUQ continuera à progresser avec des projets de mutualisation d’achats, de services et de développements technologiques, qui donneront lieu à une offre de services pérenne. Il ne s’agit donc pas d’une évolution éphémère, mais d'une vision de développement et de déploiement à long terme.
Avec l’intensité et le volume d'affaires élevés du PBUQ et le degré sans précédent de mise en commun, les moyens de soutien du BCI sont de plus en plus limités et il devient nécessaire de revoir la structure de gestion et de gouvernance afin de se doter des moyens et des leviers nécessaires pour réaliser cette vision d’avenir.
Des missions différentes entre le PBUQ et le BCI
Il apparaît assez rapidement au partenariat une certaine inadéquation de mission entre le PBUQ et le BCI. Fondamentalement, leurs missions diffèrent et cette différence a été fortement mise en exergue, encore plus, depuis les dernières années avec l'augmentation du volume des activités.
Concertation, est le maître mot du BCI, mutualisation est celui du PBUQ : le PBUQ est une unité très opérationnelle dans un univers consultatif et d'échange. Il permet la mutualisation de services des bibliothèques universitaires du Québec. Il a donc un important volet opérationnel, alors que le BCI est organisme centré sur la concertation, un forum d’échanges, avec un volet opérationnel mineur par rapport à sa mission première.
Étant imputable des services rendus à la communauté universitaire du Québec, le niveau de collaboration et de mutualisation du PBUQ commande une structure formelle, pérenne et plus autonome. Les BUQ doivent pouvoir compter sur un niveau d’autonomie équivalent à celui qu’ils occupent dans leurs établissements étant donné que ce mandat de livraison de services fait déjà partie de leurs responsabilités et de la délégation qu’il leur ait octroyée dans leur institution. Le PBUQ devient cet organe stratégique de développement et le bras opératoire pour les services mutualisés. Il est ainsi nécessaire de se doter des moyens conséquents et faire évoluer la structure qui permettra aux directions des bibliothèques d'opérer avec agilité et reddition dans le cadre légitime de leurs responsabilités.
Un besoin de simplification dans la gestion et la gouvernance
Dans cet écosystème où les BUQ ont un volume d'affaires imposant de 18 millions de dollars, une offre opérationnelle délocalisée et régulière, des projets de développement, la gestion d’une équipe à temps complet, la concertation avec 19 directions de bibliothèques et plus de 200 membres impliqués dans les comités et groupes de travail, un des facteurs de succès sine qua none de cette entreprise réside en la mise en place d’une direction forte et claire du PBUQ.
De par la structure organisationnelle et décisionnelle du BCI, le SCB maintient des liens avec plusieurs tables et comités. Ces liens étroits et soutenus se sont certes avérés déterminants et nécessaires dans le cheminement du projet et du partenariat, mais énergivores en termes de charge de travail et de délais. Le circuit de prise de décisions étant plus plus long, le SCB doit faire des présentations plus fréquentes à plusieurs instances (affaires académiques, recherche, affaires administratives, comité exécutif et conseil d’administration), impliquant plusieurs validations. Ce contexte de double hiérarchie et de structures parallèles nécessite le déploiement d’importants efforts répétés par les directions des BUQ, au sein de leur établissement et du BCI.