Módulo Seriados

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Presenta como comenzar a desarrollar el Modulo de Seriados de Horizon (ILS)

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Módulo Seriados

  1. 1. Módulo de Seriados Horizon Por Saraí Rodríguez Jiménez Oficina de Sistemas de Información Administración Central Universidad de Puerto Rico
  2. 2. Objetivo <ul><li>Conocer los pasos a seguir para llevar el control y registro de las publicaciones seriadas utilizando el Módulo de Horizon. </li></ul>
  3. 3. Etapas o pasos <ul><li>Creación de un registro bibliográfico para cada título. </li></ul><ul><li>Creación de por lo menos un registro de Item para cada título </li></ul><ul><li>Creación de un registro de copia para cada manifestación del título que tiene la biblioteca (impreso, electrónico, micro, etc) </li></ul>
  4. 4. Etapas o pasos <ul><li>Creación de las predicciones </li></ul><ul><li>Registro del acervo existente </li></ul><ul><li>Registro de los ejemplares que se van recibiendo </li></ul>
  5. 5. Introducción <ul><li>Para propósitos de esta presentación, se presume que el título de revista a ser trabajado ya ha sido ingresado y trabajado en la base de datos. </li></ul>
  6. 6. Registro de Item para la publicación <ul><li>Se recomienda crear por lo menos un Registro de Item para cada título ya que el Registro de Item le da presencia al título en el Catálogo Público. </li></ul><ul><li>Puede crearse un Registro de Item para todo el título, registros de item para cada año o volumen publicado del título o registros de items para cada ejemplar. </li></ul>
  7. 7. Registro de Item <ul><li>El Registro de Item puede ser útil para: </li></ul><ul><ul><li>Obtener datos estadísticos de los items (volúmenes) contenidos en la colección de revistas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Prestar el título utilizando el Módulo de Circulación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Conocer cuánto circulan los volúmenes o ejemplares de la revista. </li></ul></ul><ul><ul><li>Obtener estadísticas de circulación por título y/o volumen. </li></ul></ul>
  8. 8. Busque el título en Horizon y envíelo a Serials Control
  9. 9. Seleccione Serials Control y oprima el botón OK
  10. 10. En la pantalla de Copy, seleccione el botón New
  11. 11. Proceda a llenar todos los encasillados que presenta la pantalla de Edit: Serial Copies
  12. 12. Utilice los ´Codes´ para llenar los espacios que así lo requieran.
  13. 13. Copy Record (Registro de Copia) <ul><li>La información que se incluye en este registro va a ser utilizada para controlar todos los trabajos que se realizan con la publicación. </li></ul><ul><ul><li>Cómo y cuándo se va a reclamar </li></ul></ul><ul><ul><li>A quién se le compra </li></ul></ul><ul><ul><li>Cuándo se renueva </li></ul></ul>
  14. 14. Copy Record (Registro de Copia) Cont… <ul><ul><li>Instrucciones especiales para manejar la publicación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Si la publicación va a circular </li></ul></ul><ul><ul><li>Si se imprimen etiquetas </li></ul></ul><ul><ul><li>Si se hace resumen de acervo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Si se le crea items </li></ul></ul><ul><ul><li>Si los items creados son con o sin barcodes </li></ul></ul><ul><ul><li>Cómo circula, etc. </li></ul></ul>
  15. 15. Ejemplo de un Registro de Copia
  16. 16. Predicción Seleccione el botón Prediction
  17. 17. Si no ha trabajado el título, la pantalla debe aparecer en blanco. Seleccione el botón New
  18. 18. Pantallas utilizadas para hacer la predicción
  19. 19. Predicción : Run <ul><li>Run se refiere a si son los ejemplares regulares de la suscripción o algún otro ejemplar como indice, suplemento, etc. </li></ul><ul><li>Seleccione de los códigos disponibles. Por lo general para el Run se selecciona Main . </li></ul>
  20. 20. Predicción : Appl. Date <ul><li>Escriba el Appl. Date . Esto se refiere a la fecha cuando se van a comenzar a registrar o recibir los ejemplares utilizando el módulo. </li></ul><ul><li>Se puede utilizar la fecha desde el 1ro de enero o cuando comienza un nuevo volumen. </li></ul><ul><li>Oprima OK cuando haya terminado. </li></ul>
  21. 21. Se procede a llenar la pantalla que está al fondo
  22. 22. Información requerida para la pantalla de Prediction
  23. 23. Información requerida para la pantalla de Prediction Esta pantalla ya está alimentada con información registrada en la pantalla anterior y del Copy Record Proceda a completar la información requerida
  24. 24. Información de las pantallas de Prediction Ord. usualmente se comienza con 0 y según se crean otras pantallas similares para el mismo título, se sigue una secuencia numérica en las pantallas subsiguientes. Se crean nuevas pantallas cuando hay excepciones, índices, etc .
  25. 25. Información de las pantallas de Prediction Las fechas Start… y End… se refieren al año natural. Se incluye mes y día en cada encasillado siguiendo el formato que se ilustra. Estas fechas aparecen (por diseño) cuando se abre la ventana.
  26. 26. Información de las pantallas de Prediction Las excepciones se crean cuando la revista se publica con una frecuencia diferente durante algún tiempo del periodo de suscripción. De lo contrario estos encasillados permanecen en blanco
  27. 27. Excepciones a la predicción principal <ul><li>Las excepciones se refieren a periodos cuando el título se publica con una frecuencia diferente. </li></ul>
  28. 28. Información de las pantallas de Prediction Se indican las fechas (mes y día) cuando comienza y termina la excepción. La revista College and research libraries news publica un solo ejemplar durante los meses de julio y agosto.
  29. 29. Información de las pantallas de Prediction Si hubiera otra excepción a la predicción, se selecciona New y… Se registra el nuevo periodo cuando comienza y termina la excepción. De la misma manera se registran otras excepciones seleccionando New
  30. 30. Información de las pantallas de Prediction Indique cuánto va a tardar para reclamar los ejemplares que no llegan e indique si desea que se cree el resumen del acervo. Deje en blanco No. of Rcpts. y Sum of Delays.
  31. 31. Información de las pantallas de Prediction El cronology pattern se selecciona de la lista de códigos Chronology pattern Chronology pattern se refiere a la forma en que se despliega la cronologia en la publicación. El código MonY se utiliza para que se despliegue el mes sin abreviar, escrito en inglés y el año escrito completo
  32. 32. Información de las pantallas de Prediction Para la publicación que estamos considerando indicamos que la frecuencia de la publicación es mensual. Esto es la frecuencia con que se reciben los ejemplares sin considerar las excepciones. Cada mes
  33. 33. Información de las pantallas de Prediction Oprima Page Down para continuar a la próxima pantalla
  34. 34. Información de las pantallas de Prediction En Enum. Pattern se define cómo está enumerada la publicación. Por lo general se refiere a un mismo grupo por lo que el Enum. Group puede no cambiar. Se indica el nivel ( Level) de la enumeración que se está tabajando. En este caso el nivel 1 (primer nivel) de enumeración de la publicación se refiere a volumen. En el Label se escribe exactamente como aparece en la publicación. En este caso el nivel 1 se refiere a Vol.
  35. 35. Información de las pantallas de Prediction En el número de unidades por nivel (No. Units/Level) El nivel 1 de volumen indica que tiene 1 unidad, esto es, que se publica sólo un volumen por periodo. También indica que la enumeración es contínua. En el nivel de volumen se puede dejar sin seleccionar Continuous ya que se presume que los volúmenes se publican de forma contínua.
  36. 36. Información de las pantallas de Prediction En este renglón se indica el tipo de numeración que usa la publicación (números romanos, mayúsculas, etc.)
  37. 37. Información de las pantallas de Prediction Si la publicación tiene volumen y número, se añade un Level 2 (nivel 2) Si la publicación tiene volumen y número, el número sería el nivel 2 (Level 2) Se procede a escribir la etiqueta (Label) del número como aparece en la publicación.
  38. 38. Información de las pantallas de Prediction Si la publicación tiene volumen y número, se añade un Level 2 (nivel 2) Para cada nivel se escribe el número de unidades. El título que estamos trabajando tiene 11 unidades o números En este renglón se indica el tipo de numeración que usa la publicación (números romanos, mayúsculas, etc.)
  39. 39. Información de las pantallas de Prediction Cierre la pantalla
  40. 40. Pruebe la Prediction Pruebe la predicción que acaba de hacer y verifique que está correcta. B
  41. 41. Pruebe la Prediction Verifique que los volúmenes, números, fecha, meses y años coinciden con la publicación que está trabajando
  42. 42. Para modificar la información que se despliega: envíe el registro a Serials Checkin . Seleccione Serials Checkin y oprima el botón OK
  43. 43. Para modificar la información que se despliega: en serials Check In … Oprima el botón Predict para que muestre la información sobre el ejemplar que se va a recibir. y luego seleccione Edit Ejemplar que se espera
  44. 44. Para modificar la información que se despliega: Oprima el botón Predict Edite esta pantalla para que coincida con la información de la publicación. Puede editar el Vol., No., Issue Date, etc. Cierre la pantalla y regrese a la pantalla de predicciones
  45. 45. Excepciones a la predicción principal Las exepciones registradas en esta pantalla deben ser trabajadas (ampliadas) más adelante en una pantalla similar.
  46. 46. Excepciones Desde la pantalla Copy list for Bib … vuelva a seleccionar Prediction
  47. 47. Excepciones En la panatalla Prediction Table for … seleccione New para crear la predicción que corresponde a la excepción.
  48. 48. Excepciones Llene todas las pantallas al igual que para la predicción principal, pero que ahora se refieren a la excepción.
  49. 49. Excepciones Para la excepción el orden sigue la secuencia comenzada en la predicción principal. En la predicción principal se comenzó con 0, para la excepción continúa con 1
  50. 50. Excepciones En Start y End se escribe el periodo de la excepción
  51. 51. Excepciones Si hubiera una excepción a la excepción, se registra aquí, de lo contrario permanece en blanco.
  52. 52. Excepciones Claim Delay puede permanecer igual ya que se refiere al mismo título.
  53. 53. Excepciones El Chronology Pattern cambia siendo que no es una publicación por mes, sino una publicación para dos meses
  54. 54. Excepciones Seleccione de los códigos que se proveen.
  55. 55. Excepciones En este renglón se indica los meses cuando llega la publicación. Se separaron por una diagonal. Indica que llega el 7/8 meses de cada año. Month of (meses) 1 año Year (año)
  56. 56. Excepciones El Enum. Pattern (patrón de enumeración) en la segunda pantalla permanece igual. Cierre la pantalla
  57. 57. Recibo/registro de las publicaciones seriadas Envíe el registro a SerialsCheckin.
  58. 58. Recibo/registro de las publicaciones seriadas Envíen el registro a Serials Check In y oprima OK
  59. 59. Recibo/registro de las publicaciones seriadas Oprima el botón Predict Si la predicción quedó correctamente establecida, debe verse la secuencia, chronología y numeración correctas.
  60. 60. Recibo/registro de las publicaciones seriadas <ul><li>Si la enumeración no coincide, vuelva a al slide No. 40 para registrar información sobre el volumen que tiene en mano. </li></ul>
  61. 61. Registro de Acervo <ul><li>El registro de acervo se trabaja desde la pantalla de Serials Control. </li></ul>
  62. 62. Registro de acervo Envíe el título a Serials Control.
  63. 63. Registro de Acervo Seleccione Sum. of Holdings
  64. 64. Registro de Acervo Muestra el acervo del título que se está trabajando Para crear un registro de acervo seleccione New
  65. 65. Registro de Acervo Escriba el número de línea. Este define el orden en que se va a desplegar el acervo o el orden en que se crea el registro de acervo.
  66. 66. Registro de Acervo En Free Enum . Escriba el rango de volúmenes y números que desea registrar. Utilice Free Chron . Para registrar el rango del periodo cronológico cubierto por los volúmenes y números que registró en el encasillado anterior.
  67. 67. Registro de Acervo Indique a qué Run del título corresponde el acervo que se está registrando. Seleccione el código que corresponde. En la nota puede registrar ejemplares que faltan u otra información de interés al usuario. Cierre la pantalla
  68. 68. Para circular los ejemplares del título Desde la pantalla del Copy List for Bib … seleccione Routing
  69. 69. Para circular los ejemplares del título Seleccione New Route
  70. 70. Para circular los ejemplares del título Indique el número de ruta. El número 1 indica que es la primera (1) ruta de circulación del título.
  71. 71. Para circular los ejemplares del título Describa el grupo a quien circula el título Escriba mensajes para las personas que van a recibir el título. Puede indicar cómo, a quién, cuándo, etc. Cierre
  72. 72. Para circular los ejemplares del título Seleccione New Borrower
  73. 73. Para circular los ejemplares del título Proceda a buscar en el Sistema los nombres de las personas a quienes se les va a circular la publicación y oprima OK . Las personas deben estar registradas en Horizon para que se puedan incluir sus nombres en la ruta de circulación.
  74. 74. Para circular los ejemplares del título Escoja el nombre de entre la lista y oprima OK.
  75. 75. Para circular los ejemplares del título El nombre es añadido a la lista. Cierre la ventana
  76. 76. Para circular los ejemplares del título <ul><li>Cuando se le hace Check In a un ejemplar del título al cual se le creó la ruta de circulación, se imprime una boleta para circular la publicación. </li></ul>

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