Este documento trata sobre la implementación de un sistema de gestión documental en la Universidad del Quindío. Presenta una introducción sobre los objetivos de implantar un sistema de gestión documental en las organizaciones. Luego, describe los objetivos generales y específicos del trabajo, así como aspectos clave de los sistemas de gestión documental y los requisitos para su implementación. Finalmente, detalla las fases del proceso de implantación de un sistema de gestión de archivos.

1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
BLANCA HILDA TORRES
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARAUCA, 12 SEPTIEMBRE DE 2014

2. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
BLANCA HILDA TORRES
GRUPO 4
LUZ MARINA ARIAS G.
DOCENTE
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARAUCA, 12 DE SEPTIEMBRE DE 2014

3. INTRODUCCIÓN
Este trabajo tiene como objetivo dar a conocer los aspectos
más importantes en la implantación de un Sistema de Gestión
Documental en las organizaciones.
Visitar una entidad que tenga implementado el Sistema de
Gestión Documental y consultar todo lo referente a su
aplicación desde su creación hasta su desarrollo y
funcionamiento , teniendo en cuenta su seguridad,
confiabilidad, preservación de sus documentos electrónicos.

4. OBJETIVOS
GENERAL
Identificar los aspectos generales acerca de los Sistemas de
Gestión Documental y Sistema Gestor de Archivos, dentro de
las organizaciones.
ESPECÍFICOS
Conocer los aspectos más importantes en la implantación de un
Sistema de Gestión Documental
Identificar las fases para la implantación de un sistema Gestor de
Archivos dentro de una organización.

5. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo de una organización.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones en donde se detallan las operaciones
para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior
de cada entidad, como son Producción, Recepción, Distribución,
Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición final de
los documentos.

6. 2. Defina que es un Sistema de Gestión Documental y que
requisitos se deben tener en cuenta para su implementación.
Qué es un Sistema de Gestión Documental?
Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión
administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la
tramitación y los valores de los documentos, que se destinan a la
planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o
la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo
de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión
eficaz y rentable.

7. Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementación de
un Sistema de Gestión Documental:
1. Requisitos Fundamentales
 Escalabilidad: Es la capacidad que debe tener el sistema para
crecer en el tiempo sin perder la calidad en los servicios .
 Tolerancia: Que funcione aunque se produzcan fallas en
algunos de sus componentes.
 Disponibilidad en varias plataformas de hardware con diferentes
sistemas operativos.
 Que tenga herramientas de desarrollo, en lo posible con
estándares abiertos y que cuente con un buen soporte técnico.

8. Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementación de un
Sistema de Gestión Documental:
2. Requisitos de Entrada de documentos en el sistema
 Que el sistema admita distintos dispositivos de entrada como disco
duro, Cd-rom, DVD, Escáner, con OCR por zonas, fax, moden.
 Que permita distintos formatos de entrada
 Que tenga procedimiento automático de entrada masiva y control
de errores.
3.Requisitos de Indexación de documentos en el sistema
Es importante consultar si el sistema permite indexación manual o
automática.
-

9. Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementación de un
Sistema de Gestión Documental:
4. Requisitos de Almacenamiento de documentos
 Verificar que el sistema documental tenga capacidad de almacenar
documentos digitales como mínimo en su formato original, y en base a
técnicas avanzadas.
 Que el sistema deje seguir una estructura jerarquizada de
almacenamiento y que se pueda configurar para adaptarlo a la
estructura de la entidad.
 Se debe tener conocimiento en la capacidad que tiene el sistema
para almacenar gran volumen de datos, y así tener en cuenta el
sistema de fichero y base de datos actualizada.
 Que permita definir backups o copias de seguridad periódicamente de
bases de datos.
 Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, teniendo en
cuenta criterios de expurgo.

10. Requisitos que se deben tener en cuenta en la Implementación de un
Sistema de Gestión Documental:
5. Requisito de Búsqueda de documentos
6. Requisitos de Visualización de documentos
7. Requisitos de Modificación de documentos
8. Requisitos de Difusión de documentos
9. Requisitos de Integración con los demás sistemas tecnológicos de la
entidad

11. 3. Destaque las fases que se deben tener en cuenta dentro del
proceso de implantación del Sistema de Gestión de Archivos.
 Definición del proyecto
 Diseño de la herramienta
 Implantación
 Formación de usuarios
 Explotación del Sistema
 Acceso web

12. 4. Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión
Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012, en el Artículo 16 habla de las Generalidades del
sistema de gestión documental, donde hace énfasis en que las entidades
públicas deben tener un sistema de gestión documental que les ayude a:
 Organizar los documentos físicos y electrónicos, que contenga sus
metadatos por medio de cuadros de clasificación documental: Esta
actividad es muy importante porque es el punto de partida del proceso,
de esto depende los buenos resultados en el sistema de gestión
documental.
 Fijar plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónico de archivo en las tablas de retención
documental y tablas de valoración documental: Esto nos ayuda a utilizar
la información teniendo en cuenta el ciclo vital del documento y
además permite descongestionar los archivos.
 Hacer procesos de eliminación parcial o completa teniendo en cuenta
los tiempos fijados en las TRD y TVD: Aquí lo importante es ejecutar los
procesos de eliminación es los tiempos establecidos en la TRD y TVD, y
evitar el cumulo de documentos que ya cumplieron con su función.

13.  Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la
información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del
documento: Es importante porque le da confiabilidad y seguridad a
la información que reposan en los archivos y que es la razón de ser
de los mismos.
 Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries: Es fundamental porque sirve
para organizar y conservar los documentos teniendo en cuenta los
criterios archivísticos.
 Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadanía y de la entidad cuando se
necesite: Esto permite conocer que grado de organización de los
archivos y brindar una respuesta ágil y de calidad de la información
que solicitan tanto los ciudadanos como la misma entidad.
 Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en
series y subseries, a largo plazo, independientemente de los
procedimientos tecnológicos utilizados para su creación: Esto
quiere decir que así se utilicen medios tecnológicos no se puede
dejar de utilizar los criterios archivísticos para la organización y
preservación de los documentos.

14. 5. Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión
Documental y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto
2609 Cap. III Art. 17
CARACTERÍSTICA EXPLICACIÓN
CONFORMIDAD Respaldar la gestión de
la información a partir de
los procesos
administrativos de las
entidades.
INTEROPERABILIDAD A lo largo del tiempo,
basado en el principio de
neutralidad tecnológica,
tener en cuenta el uso
de formatos abiertos y
estándares nacionales o
internacionales.
SEGURIDAD Se deben mantener la
información
administrativa en un
entorno seguro.

15. CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN
METADESCRIPCIÓN Se debe tener
Metadatos normalizados,
sean manuales o
automatizados, desde los
mismos sistemas y
aplicativos.
ADICIÓN DE
CONTENIDOS
Agregar nuevos
contenidos a los
documentos, en forma
de metadatos sin que se
altere autenticidad, valor
evidencial e integridad
de los documentos
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENTO
Creación y captura de
documentos debe ser de
fácil manejo para los
usuarios, simple como
sea posible.

16. CARACTERÍSTICAS EXPLICACIÓN
GESTIÓN DISTRIBUIDA Que brinden la
capacidad de importar y
exportar masivamente
documentos como las
series, subseries y
expedientes y metadatos
asociados desde y hacia
otros sistemas de gestión
documental.
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Permite asegurar la
autenticidad, integridad,
inalterabilidad,
accesibilidad,
interpretación y
comprensión de los
documentos, capacidad
de ser procesados y
reutilizados.

17. CARACTERÍSTICAS EXPLICACIÓN
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA El estado permite libre
adopción de tecnologías
teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos
y normativas, de los entes
internacionales idóneos que
ofrezcan los servicios y la
aplicación de las TIC que
garanticen la libre y leal
competencia y que tengan
armonía con el desarrollo
ambiental sostenible.
DISPONIBILIDAD Y ACCESO Permite asegurar la
autenticidad, integridad,
inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y comprensión
de los documentos,
capacidad de ser procesados
y reutilizados.

18. 6. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión
Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es
posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase
final de implantación del mismo.
Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:
ENTIDAD VISITADA: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA REGIONAL
ARAUCA
DIRECCIÓN: Arauca, carrera 20 No. 20-163 Barrio Libertadores

19. FUNCIONARIA ENTREVISTADA: Ledy Hurtado, Coordinadora
Gestión Documental

20. El SENA, viene implementando un Sistema Integrado de Gestión, bajo
las normas internacionales: ISO 9001:2008 para Gestión de Calidad, ISO
14001:2004 para Gestión Ambiental, OHSAS 18001:2007 para Seguridad
y Salud Ocupacional, ISO 27001:2005 para Seguridad de la
Información, y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública
NTCGP 1000:2009.
La gestión documental en todas las Entidades del Estado está
regulada por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y sus
Acuerdos reglamentarios, expedidos por el Archivo General de la
Nación, el Decreto 2509 de 2012, por la cual se reglamenta el Título V
de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437
de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las entidades del Estado, la Directiva
Presidencial 04 de 2012 (Racionalización de trámites y Cero Papel) y los
lineamientos de Gobierno en Línea(Cero Papel y uso de tecnologías
de la información).

21. El SENA con base en normatividad externa se han expedido a nivel
interno las Resoluciones 01726 y 01728 de 2003, 02625 de 2005 y 2340
de 2010 y para la elaboración de documentos se tiene en cuenta las
Normas Icontec para Documentos Comerciales. Dentro del Sistema
Integrado de Gestión, la Gestión Documental es un proceso de
soporte basado en la normatividad archivística vigente.
Las normas que regulan la gestión documental promueven la
racionalización y organización de los documentos de la
Administración Pública y su conservación, la consulta de acuerdo
con los valores que soporten para la cultura, la ciencia, la tecnología
o la historia del país.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Gestión Documental

22. Gestión Documental:
La Administración y el control documental de la Entidad se maneja
en dos instancias:
La documentación Sistema Integrado de Gestión, está a cargo de
la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo- Grupo
de Mejora Continua Institucional; aquella producida por el SENA,
está bajo la responsabilidad de la Secretaría General – Grupo de
Gestión de Documentos, quien a través del Proceso de Gestión
Documental, establece y ejecuta las actividades administrativas y
técnicas, para la planificación, manejo, control y organización de la
documentación, con el propósito de facilitar su administración y
conservación, teniendo en cuenta la normatividad vigente.

23. Actualmente el SENA implementó el Software “Compromiso”
para darle calidad y seguridad a la información de acuerdo a
las necesidades de la entidad.

24. Producción de Documentos:
 Elaboración de Documentos Oficiales
A nivel interno ( Entre dependencias del SENA a nivel nacional)
Las comunicaciones se deben elaborar únicamente por medio
electrónico, a través de la cuenta del correo institucional
grupoadmondocumentos@sena.edu.co o a través de la forma
electrónica Onbase así:
A través de la cuenta grupoadmondocumentos@sena.edu.co
Comunicaciones desde y hacia las dependencias de la Dirección
General.

25. A través de forma electrónica del aplicativo Onbase
Comunicaciones entre dependencias de un mismo Centro o
Regionales y entre Centros y Regionales.
Formulario electrónico de respuesta.

26. Formulario electrónico para crear comunicaciones entre dependencias
de las Regionales y Centro de Formación Profesional.

27. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en
ambientes electrónicos?
El SENA cuenta con los sistemas de validación de documentos:
Firma electrónica con las funciones de autenticar al firmante, asegurar
la integridad del documento firmado y su confidencialidad.
El SENA cuenta con oficina virtual de alta seguridad y confiabilidad
donde el usuario mediante una clave personal ingresa y baja los
certificados debidamente aprobados y registrados en los archivos de
alta seguridad.
Los documentos electrónicos del SENA tienen las siguientes
características: autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad

28. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección
del sistema de Gestión de documentos?
El SENA ha tenido en cuenta para la selección de Gestión de
Documentos el listado maestro de documentos de la entidad el cual
debe ser consultado y utilizado en la última versión siendo responsable
cada uno de los funcionarios en la plataforma COMPROMISO,
herramienta que la entidad dispuso para tal fin.
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el
sistema?
La información es un elemento fundamental de los servicios del SENA,
se ha determinado como proceso estratégico la Gestión de
Tecnología de Información. Actualmente se está implementando
como subsistema del Sistema Integrado de Gestión la seguridad de la
información, basada en asegurar la confidencialidad, integralidad,
disponibilidad y conservación de los datos, registros y la información del
Sena.

29. CONCLUSIONES
Con la realización de este trabajo conocí los aspectos generales
de los Sistemas de Gestión Documental.
Reconocí la importancia de la implementación de un Sistema de
Gestión Documental.
Identifiqué las fases para implementar un Sistema de Gestor de
Archivos en una organización.
También la visita me ayudó a conocer de cerca como funciona
un Sistema de Gestión Documental.

30. WEB GRAFIA
Decreto 2609 de 2012 capítulo III
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5095
8
CARRERO GUTIÉRREZ, Carlos. Un sistema integrado de Gestión e
Información de Archivos. [En línea]. Disponible en:
http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/65_0.pdf [Consultado:
10 de junio de 2014]
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA: Grupo I de
Cátedra. Gestión Documental. Disponible en
http://grupo1aai.blogspot.com/2011/06/unidad-iv-gestion-documental.
html. [Consultado: 15 de junio de 2014]