Ejecucion del proyecto_roles_y_responsabilidades-20070329

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Ejecucion del proyecto_roles_y_responsabilidades-20070329

  1. 1. Ejecución del proyecto y Roles y responsabilidadesAgenda1. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Ejecución por medio de recursos humanos propios – Su adquisición (incorporación) y desarrollo – Roles, responsabilidades, habilidades, estilos de liderazgo según las distintas etapas del proyecto Ejecución por medio de proveedores y contratistas – Su búsqueda y selección2. Distintos modelos de estructuras organizacionales3. Aseguramiento de la calidad4. Distribución de la información Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 2
  2. 2. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Cumplir con los objetivos del proyecto Reclutar, formar y dirigir a los miembros del equipo Obtener propuestas, seleccionar y dirigir a los proveedores y contratistas, obtener y utilizar recursos Gestionar los riesgos e implementar respuestas al riesgo Establecer y gestionar los canales de comunicación Implementar métodos y normas planificadas Adaptar los cambios aprobados Crear, controlar, verificar y validar los entregables Recoger e implementar las lecciones aprendidas e implementar las actividades de mejora de los procesos aprobados Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 3 Salidas de la ejecución del proyecto Productos entregables Cambios Solicitados Solicitudes implementadas Acciones Preventivas Correctivas Reparación de defectos implementadas Información sobre el proyecto Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 4
  3. 3. Adquirir y desarrollar el equipo del proyecto Adquirir el equipo del proyecto Disponibilidad de recursos Asignaciones de personal al proyecto Desarrollar el equipo del proyecto Evaluación del rendimiento del equipo Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 5Adquirir y desarrollar el equipo del proyecto¿Qué se debe tener en cuenta? Disponibilidad ¿quiénes, cuándo, cómo? Capacidad ¿qué competencias poseen? ¿cuáles se requieren? Experiencia ¿trabajos similares o relacionados? ¿bien o mal? Interés ¿interesados en trabajar en este proyecto? Costos ¿fijos o contratados? ¿cuánto se les pagará? Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 6
  4. 4. Adquirir y desarrollar el equipo del proyecto¿Que otras restricciones limitan las opciones? Estructura de la organización Funcional vs Proyectos vs Matriz (ver más adelante) Convenios colectivos de trabajo Sindicatos o grupos de trabajo Condiciones económicas Congelamiento de las contrataciones Reducción de fondos para capacitación Falta de presupuesto para viajes Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 7 Adquirir y desarrollar el equipo del proyecto Herramientas y técnicas Asignación previa Negociación Con Gerentes funcionales Con Otros Directores de proyecto Adquisición (contratación) Equipos virtuales Equipos en áreas geográficas dispersas Aporte de experiencia especial a equipos dispersos Empleados que trabajan desde sus domicilios Equipos de personas que trabajan en distintos turnos Personas con discapacidad de movilidad Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 8
  5. 5. Desarrollar el equipo del proyecto Mejorar las habilidades Habilidades de dirección Formación vía aulas, tutoría, otros miembros Actividades de desarrollo de equipos Mejorar la confianza y cohesión Establecimiento de reglas básicas Ubicación conjunta Reconocimiento y recompensasIngeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 9Algunas definiciones Autoridad: es el poder concedido a los individuos para que puedan tomar decisiones que otros deben seguir (habitualmente la autoridad la confiere el puesto) Responsabilidad: es el compromiso que adquiere una persona con respecto a la realización satisfactoria de la tarea que se le asigna Obligaciones: constituyen el deber por el cual las personas han de realizar con efectividad las tareas que se les encargan Rol: nombre o identificación que se asigna a quien es responsable de una parte de un proyectoIngeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 10
  6. 6. Roles en los proyectos Gerencia Cliente, sponsor, Oficina de gestión de iniciador o patrocinador proyectos (Project Office) Departamentos Director del proyecto funcionales o de apoyo Equipo del proyecto Otros interesados Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 11Influencia de factores ambientales de la empresaen la definición de roles y responsabilidades Organizativos: organizaciones o departamentos involucrados, acuerdos de trabajo entre ellos, relaciones formales/informales Técnicos: disciplinas/especialidades requeridas, hardware o software especial, desafios en las transiciones entre fases Interpersonales: relaciones entre supervisor-subordinado, relaciones proveedor-cliente, diferencias culturales y lenguaje, niveles de confianza y respeto entre miembros del equipo Logísticos: países, distancias, edificios, husos horarios Políticos: poder informal, alianzas informales, objetivos individuales Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 12
  7. 7. Influencia de activos de los procesos de la empresaen la definición de roles y responsabilidades Plantillas con organigramas del proyecto, con descripciones de cargos y evaluaciones de rendimiento Listas con roles y responsabilidades habituales, listas con competencias y habilidades típicas en un proyecto Programas de capacitación disponibles Normas básicas de funcionamiento de los equipos Enfoques estándar de gestión de conflictos Consideraciones sobre seguridad Programas de incentivos Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 13 Responsabilidades de la Gerencia Durante la iniciación del proyecto Iniciar el proyecto Identificar (o ayudar a identificar) los problemas y necesidades a atender, la justificación del proyecto y el producto a crear Fijar prioridades entre proyectos Colaborar en la identificación de riesgos Asignar rápidamente un adecuado Gerente de Proyecto Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 14
  8. 8. Responsabilidades de la GerenciaDurante la planificación del proyecto Proveer una política y normas de calidad adecuadas Requerir planes realistas y útiles para la ejecución y seguimiento Dictaminar si hay conflicto de prioridades al nivel de la triple restricción Dictaminar si hay conflictos en la adquisición de integrantes del equipo de proyecto Aprobar el plan de gestión del proyecto Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 15Responsabilidades de la GerenciaDurante la ejecución y seguimiento del proyecto Proteger el proyecto de influencias externas negativas y evitar los cambios perjudiciales o negativos Asegurarse que sean alcanzados el mayor rendimiento y los más altos estándares de calidad posibles Resolver conflictos que se extienden más allá del control del Project Manager Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 16
  9. 9. Project Office: Responsabilidades Implementar la metodología de dirección de proyectos Informar y administrar las políticas, procedimientos, informes de control y plantillas de proyectos Ser repositorio y gestionar el riesgo y las oportunidades generales y las interdependencias entre proyectos Coordinar la gestión de comunicaciones entre proyectos Coordinar los estándares de calidad de los proyectos Optimizar el uso de recursos de la organización que serán compartidos por los proyectos Proporcionar información consolidada y una visión empresarial de los proyectos que se desarrollen Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 17Responsabilidades del Director del Proyecto Integrar los componentes del proyecto en un todo que satisfaga las necesidades del cliente Ponerse a cargo del proyecto (no necesariamente de los recursos), ser proactivo (tomar la iniciativa con responsabilidad) y tener la responsabilidad necesaria para lograr llevar a cabo el trabajo (o responsabilizarse por las fallas o el fracaso del proyecto) Liderar y dirigir la planificación del proyecto Ser capaz de lidiar con un alcance, cronograma y presupuesto no realistas y con riesgos y conflictos Asistir al equipo durante la ejecución del proyecto Controlar y evaluar el proyecto y tomar acciones correctivas Entender su responsabilidad profesional Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 18
  10. 10. Responsabilidades del equipo de proyecto Identificar interesados, restricciones, supuestos, riesgos Colaborar con la estimación, la planificación, crear la EDT, identificar dependencias y crear el sistema de control de cambios Ejecutar las tareas planificadas y en particular manejar los stakeholders con los que se relacione Revisar la performance del proyecto y evaluar acciones correctivas Asistir a las reunionesIngeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 19Algunas habilidades y atributos necesariosen un efectivo Director de proyectos Saber escuchar, prestar apoyo, crear confianza Ser organizado, conocer las propias limitaciones Potenciar al resto de la organización Tener habilidad para buscar cooperación y para motivar Tener un liderazgo visible, saber tomar decisiones Poder compartir la experiencia, saber delegar Conocer las competencias de los miembros del equipo Tener conocimientos tecnicos Tener habilidad para comunicarse Saber gestionar los posibles conflictosIngeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 20
  11. 11. Habilidades necesarias en un efectivomiembro del equipo de proyecto No aceptar conceptos sin fundamentarlos Conocer las normas y el orden social Compartir las ideas abiertamente Aceptar nuevos miembros con facilidad Participar equilibradamente Fomentar y aceptar la crítica constructiva Actuar correctamente y no tolerar la falta de éticaIngeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 21 Liderazgo Es el arte de conseguir que otros quieran hacer algo que nosotros estamos convencidos que debe hacerse. Dirigir significa manejar. Liderar significa llevar a alguien a un destino. Liderar NO ES mandar, es persuadir.Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 22
  12. 12. Estilos de liderazgoEl estilo depende de la respuesta a dos preguntas:•¿Puede una persona hacer el trabajo?•¿Quiere una persona asumir la responsabilidad de hacerlo? Directivo Coach Participativo DelegativoDirectivo el seguidor NO PUEDE y NO QUIERECoach el seguidor NO PUEDE y SI QUIEREParticipativo el seguidor SI PUEDE y NO QUIEREDelegación el seguidor SI PUEDE y SI QUIERE Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 23Búsqueda de proveedores / contratistas Entradas Plan de gestión de las adquisiciones Documentos de la adquisición Herramientas y técnicas Publicidad Listas de proveedores / contratistas Conferencias con los oferentes Salidas Propuesta (cotización) Paquete de documentos de la adquisición Lista actualizada de proveedores/contratistas calificados Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 24
  13. 13. Selección de proveedores / contratistasHerramientas y técnicas Sistema de ponderación Estimaciones independientes Sistema de selección Negociación del contrato Sistemas de calificación de proveedores /contratistas Juicio de expertos Técnicas de evaluación de propuestasIngeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 25Selección de proveedores / contratistas –Salidas Proveedores / contratistas seleccionados Contrato propiamente dicho Plan de gestión del contrato Disponibilidad de recursos Actualización del plan de gestión de recursos Cambios solicitadosIngeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 26
  14. 14. Modelos de Estructuras OrganizacionalesModelo funcional Gerencia Ingeniería de Desarrollo Tecnología Producción Software Grupo 1 Metodología y Estándares Grupo 2 QA Grupo 3 Configuration Managment Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 27Modelos de Estructuras OrganizacionalesResponsabilidad de los dos jefesLíder (“jefe”) del proyecto Jefe funcional ¿ Qué hay que hacer ? ¿ Cómo ? ¿ Cuándo ? ¿ Dónde ? ¿ Cuánto dinero se puede ¿ Quién ? gastar ? ¿ Cómo se inserta esta ¿ Cómo va el proyecto ? parte funcional en el proyecto ? Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 28
  15. 15. Modelos de Estructuras OrganizacionalesModelo por proyecto Gerencia Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Desarrollo Desarrollo Desarrollo Implementación Implementación Implementación Soporte Soporte Soporte Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 29Modelos de Estructuras OrganizacionalesModelo por proyecto (+++) Hay un responsable del proyecto (+++) Las interfaces se manejan centralmente (+) Las decisiones son rápidas (+) La moral es alta (---) Hay que armar y desarmar la organización cada vez (---) Hay que establecer políticas, procedimientos... (--) Es mas difícil reclutar, entrenar y retener a la gente Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 30
  16. 16. Modelos de Estructuras OrganizacionalesModelo matricial Gerencia 1-Responsabilidad por el proyecto 2-Responsabilidad funcional Análisis y Codificación e Instalación Soporte Diseño Proyecto 1 1 Proyecto 2 2 Proyecto 3 Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 31Modelos de Estructuras OrganizacionalesModelo matricial (++) Asignación mas flexible de la gente (+) Las ventajas de un híbrido (---) Cada uno tiene dos jefes (-) Es “demasiado” fácil reasignar gente (-) Hay mucha competencia por los recursos (-) Las desventajas de un híbrido Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 32
  17. 17. Aseguramiento de la calidad Es la aplicación de actividades planificadas y sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto emplee todos los procesos necesarios, con el fin de cumplir con los requerimientos Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 33¿Cómo realizar el aseguramiento de la calidad? Supervisar los resultados del proyecto, determinar si cumplen con los estándares de calidad e identificar modos de eliminar los rendimientos insatisfactorios Salidas Mediciones de control de calidad Productos entregables validados Cambios solicitados Acciones preventivas y correctivas recomendadas Reparación de defectos recomendadas y validadas Actualizaciones a la línea base de calidad Actualizaciones del plan de gestión del proyecto y de los activos de los procesos de la organización Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 34
  18. 18. Distribución de la información en los proyectos Poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna, de forma clara, inequívoca y completa, y mantenerla organizadamente Implementar el plan de gestión de las comunicaciones Responder a requerimientos inesperados Asegurarse que la información es entendida Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 35Información del avance y medición delrendimiento Información del avance Registros del proyecto Informes del proyecto Presentaciones del proyecto Retroalimentación de los interesados Medición del rendimiento Informes de rendimiento Proyecciones Cambios solicitados Acciones correctivas recomendadas Actualizaciones de los activos de los procesos de la organización Ingeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 36
  19. 19. PMBOK: Áreas de conocimientoIngeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 37 Fin Ejecución del proyecto y Roles y responsabilidadesIngeniería de Software II Ejecución del proyecto y roles y responsabilidades 38

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