Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

materi surat - menyurat

2,057 views

Published on

Published in: Education, Technology, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

materi surat - menyurat

  1. 1. PART 12 BENTUK PROCEDURE SURAT MENYURATTIPE DOKUMEN KANTORDokumen yang umum digunakan di kantor : a. Surat tamu Surat untuk tamu di tempat tinggal Surat untuk keberangkatan tamu Surat tamu yang akan datang b. Catatan pelanggan Surat registrasi Daftar urut tamu Kartu catatan tamu c. Masukan dan keluaran responden Surat Faximile Memo d. Reports Tamu yang mungkin datang hari ini Tamu yang mungkin berangkat hari ini Tamu di hotel Daftar tak terlihat Pembatalan daftar tamu penting Daftar fasilitas tamu VIP Daftar group Tidur di luar e. Pesanan acara banquet f. Catatan keuangan Tagihan Kwitansi
  2. 2. PEMROSESAN DOCUMENUntuk memproses dokumen secara efisien, yakinkan : Teliti,cermat Jelas Tepa waktuFaktor yang berhubungan dengan pemrosesan dokumenMenerima dan mengirim dokumen a) Foto kopi b) Layanan surat menyurat c) Menerima dan mengirim dokumenKami lebih menerima dokumen masuk untuk Tamu di tempat tinggal Tamu yang siap meniggalkan hotel Tamu yang dimasa akan datang Staff hotelMengirim dokumen Opsi mengirim dokumen termasuk : Surat Fax Surat elektronikMenerima dan mengirim dokumen A. Menerima dokumen : Cek daftar tamu Tulis nomor kamar di dokumen Telpon tamu di kamarnya untuk pengecekan Jikan tamu tidak berada di kamar kirimkan pesan untuk menginformasi tamu bahwa Ada dokumen masuk B. Untuk tamu yang siap meniggalkan hotel Lihat di file surat terusan alama terusan yang ditinggalkan tamu pada saat keberangkatan Kirim dokumen ke tamu dengan benar Jika tidak ada alamat terusan yang ditinggal, kirim kembali melalui kantor pos. C. Untuk tamu dimasa yang akan datang Cek daftar kedatangan tamu Cantumkan surat di kartu registrasi mereka Masukkan file di file kedatangan Berikan pada tamu saat datangi D. Untuk staff hotel : Stempel tanggal
  3. 3. Penyortir Distribusi MENGIRIM DOKUMENSurat : a. Harus dinilai dan ditimbang untuk menyakinkan materai charge dengan benar b. Kumpulkan tagihan kartu post yang dikirimkan oleh tamu c. Setiap dept. Surat – menyurat harus mencatat untuk diberikan ke dep. Akuntansi maksudnya bisa d. Ditagihkankan ke dept. Yang terkait e. Setiap bukti kartu pos untuk pendaftaran harus disimpan dan direkam di hotel sistem sebagai bukti postingFax : a. Konfirmasi no fax tamu b. Konfirmasi sejumalah pembayaran dan metode pembayarannya ( cash atau dialihkan ke kamar ) c. Kirim fax d. Fax yang asli kembalikan ke tamu. Jika tamu sudah berangkat, dokumen masukkan ke amplop e. Tamu dengan nama dan nomor kamar dan berikan kepada pengantar untuk diantar ke kamar tamu f. Posting transaksinya g. Keluarkan bukti pembayaran ke tamuE-mail 1. New : Buka e-mail Ketik alamat e-mail Ketik judul Ketik pesan Klik send untuk mengirim 2. Membalas Buka e-mai Baca email Respon e-mail
  4. 4. PT. AIS AMRU BLK #1-10, BEDOK NORTH SINGAPORERe : surat jaminanTo : reservation managerTRISAKTI HOTELJL.IKPN tanah kusir, bintaroTelp. ( 021 ) 7377738-40 ( hunting )Website : http://www.stptrisakti.ac.ide-mail : info@trisakti.ac.idjakartaYang terhormat bapak / ibu menindaklanjuti perjanjian kontrak antara kami dengan akomdasi disini setelahnya akandiberitahukan ke tamu kami untuk tinggal di hotel trisakti. Identitas tamu adalah :name : Mr. Li jin YuanPosition : president directorDate of arrival : April, 2nd 2008Lenght of stay : 3 nightsRoom type : 1 suite Selama tinggal disana kami menjamin, room + American Breakfast, Laundry, dan minuman nonalcoholic akan dibayar oleh perusahaan kamiTerimakasaih atas kerja samanya.Jakarta, April 1st 2008Sincerely yoursMs. Endangsecretary

×