1. Gestión documental colaborativa
con Alfresco ECM
César Capillas <cesar@zylk.net>

2. Presentación
 zylk.net es una consultora TIC, que basa su modelo
de negocio en el software de código abierto,
especializada en desarrollos java open-source.
 Su actividad se centra en soluciones de portales,
gestión documental, inteligencia de negocio y firma
digital.
 Desde 2010 ostenta la presidencia E.S.L.E
(Asociación de Empresas de Software Libre de
Euskadi) y la vicepresidencia de A.S.O.L.I.F.

3. Introducción

4. ¿ Que es Alfresco ?
 Un conjunto de tecnologías opensource que se
utilizan para la gestión del ciclo de vida de un
contenido: crear, capturar, guardar, preservar,
compartir, versionar, aprobar, publicar y archivar.
 Permitiendo la gestión de la información no
estructurada de una organización.
 Facilitando el trabajo colaborativo: foros,
notificaciones, RSS, blogs, wiki, sitios....

5. ¿ Qué es Alfresco?
 Alfresco es un gestor documental empresarial
opensource (ECM).

6. Alfresco en el mercado ECM

7. Escenario ECM/CMS y productos opensource

8. ¿ Porqué utilizar productos open-source ?
 Potencian la innovación utilizando estándares
abiertos y reutilizando otros proyectos de software
libre.
 Tienen una mayor flexibilidad y permiten la
integración con soluciones de terceros.
 No son dependientes de una única plataforma.
 Protegen a los usuarios de los riesgos y desventajas
de las soluciones de proveedor único.
 Aunque software libre no significa software gratuito,
en general, implica unos costes de implantación y
licencias menores.

9. Beneficios de Alfresco ECM
 Alfresco utiliza:
 Arquitecturas y plataformas abiertas (java)
 Estándares abiertos
 Tecnologías opensource (lo mejorcito de otros
proyectos de software libre)

10. Productos de Alfresco
Alfresco Explorer
Alfresco Share
Alfresco Studio

11. Licencias de Alfresco
 Alfresco Community:
 QA básico
 Versiones mayores solamente
 Licencia LGPL (sin costes)
 Soportada por la comunidad: Wiki, Forum....
 Alfresco Enterprise:
 Certificado y Garantizado
 QA completo
 Versiones de mantenimiento
 Soportado por Alfresco y partners
 Suscripciones anuales por CPU

12. Licencias de Alfresco
 Alfresco dixit:
 5 veces más rápido que las soluciones
tradicionales propietarias.
 10 veces más barato que las soluciones
tradicionales propietarias.

13. La interfaz web (Alfresco Explorer)

14. El cliente colaborativo (Alfresco Share)
IMAP

15. Conceptos básicos

16. Terminología I: Espacios
 Similar a carpetas
 Organización
jerárquica
 Propiedades:
 Metadatos
 Permisos
 Reglas

17. Terminología II: Contenidos
 Es lo que contiene
un fichero.
 Información
estructurada o no
estructurada.
 Múltiples formatos.
 Propiedades:
 Metadatos
 Multidioma
 Versionado
 Workflow
 Contenidos
relacionados.

18. Terminología III: Metadatos
 Son propiedades de
espacios y ficheros
adaptados a
negocio.
 Se pueden definir
tipos de contenidos
a medida
 Son indexables y
buscables!
 Se pueden extraer
del documento
 API's
 Via extractores
 OCR

19. Terminología III': Aspectos
 Los aspectos
permiten extender
cualquier
funcionalidad en
Alfresco.
 Serían algo así como
conjuntos de
metadatos
extendidos y
dinámicos
aplicables a
cualquier tipo o
esquema
documental.

20. Terminología IV: Categorías
 Las categorías
permiten que los
espacios y
documentos sean
clasificados en base
a una temática de
negocio.
 Son jerárquicas.
 Sólo las define el
administrador
 Son indexables y
buscables via
buscador y
navegador de
categorias

21. Terminología V: Permisos
 Los permisos de
acceso se definen
en los espacios y
documentos.
 Se incorporan
usuarios y grupos de
usuarios con roles
definidos (conjunto
de permisos)
 Los roles y permisos
pueden
parametrizarse a
bajo nivel.
 Hay 5 roles por
defecto.

22. Características

23. Características generales de Alfresco
 Repositorio de documentos:
 Un sistema de permisos basado en reglas de control de
acceso (ACL).
 Integrable en un contexto de empresa (SSO, Directorio
Activo)
 Escalable, replicable y clusterizable.
 Indexado automático de documentos y
búsquedas.
 Categorización y control de versiones de
contenidos.

24. Características
Control de versiones Búsquedas

25. Más características ...
 Modelos personalizados de contenidos
 Definición de propiedades y aspectos
 Metadatos de negocio
 Sistemas virtuales de unidad compartida:
 CIFS, Webdav, NFS y FTP
 Edicion online de documentos:
 Sharepoint
 Integración con correo electrónico

26. Características
Emulación de filesystems
Integración MS Office

27. Correo electrónico
IMAP

28. Más características ...
 Motores de reglas de contenido
 Workflows personalizados
 API's de desarrollo:
 Java API, JCR, Javascript API, Webscripts,
REST, CMIS.

29. Desde el punto de vista del usuario:
 Unidades de red / carpetas compartidas
 Integración de MS Office
 Integración de correo electrónico
 Motores de transformación de contenido
 Conversión de DOC a PDF
 Conversiones entre formatos de imagenes y multimedia
 Reglas de negocio
 Automatización de las conversiones
 Notificaciones automáticas
 Herramienta colaborativa (Alfresco Share)

30. Alfresco Share: Previsualizaciones

31. Clientes móviles
Alfresco para iPhone y Android

32. Desde el punto de vista del administrador
 Flujos de trabajo (Workflows)
 Integración jBPM
 Desarrollo de contenido controlado y auditado a través de
la creación, revisión, aprobación, lanzamiento regulado,
caducidad, retención y archivo.
 La integración en una arquitectura de empresa
 Sistemas de SSO (CAS, NTML) y cadenas múltiples de
autenticación a diferentes directorios de usuarios (LDAP,
Directorio Activo)
 Transformadores y extractores

33. Desde el punto de vista del desarrollador:
 Integración con portales de empresa
 JSR-168 (especificación de portlet 1.0) basado en
estándares e integración basada en REST
 Repositorios CMIS
 API's de desarrollo
 Alfresco API
 JCR
 Servicios web
 REST y webscripts
 CMIS

34. Integración con portales de empresa
Liferay + Alfresco CMIS
Alfresco Portlet

35. Demo (casos de uso)

36. Demo Alfresco
 Características básicas:
 Alfresco Explorer / Share
 Unidades en red compartidas
 Características avanzadas:
 Caso de uso: Facturación electrónica
• Reglas de contenido, tipos de contenidos
personalizados y extracción de metadatos.
 Caso de uso: Firma digital
• Procesos de validación simples.
• Firma desde cliente sinadura.
 Caso de uso: Indexado con motores OCR

37. Caso de uso: Unidades de red compartidas
 CIFS
 Webdav
 FTP
 NFS
 IMAP
 REST
 Web
services

38. Caso de uso: e-Factura con ef4ktur + Alfresco
https://www.ef4ktur.com/
http://www.zylk.net/web/guest/web-2-0/blog/-/blogs/mejorando-ef4ktur%3A-gestion-
documental-de-facturas-y-explotacion-de-datos

39. Reglas de contenido en Alfresco
 Una regla de contenido permite definir acciones
automáticas al subir un determinado contenido (p.
ej., una factura), como por ejemplo, extraer
metadatos definidos en un tipo de contenido Factura

40. Extracción de metadatos
 Hemos definido un tipo
de contenido a medida
Factura
 Y los metadatos de
negocio se extraerían
automaticamente al
subir la factura
 Estarían indexados
automáticamente
 Podrían buscarse en
Alfresco, por ejemplo, por
CIF del receptor o
cualquier otra propiedad
definida.

41. Firma digital con certificados en servidor
 Util en procesos de
validación interna de
facturas, contratos,
nominas
 De nuevo con reglas de
negocio:
 Que firmen con un
determinado
certificado de
software
 O con workflows
diseñados a medida en
Alfresco

42. Firma digital con sinadura en Alfresco
http://www.zylk.net/web/guest/web-2-0/blog/-/blogs/mas-sobre-el-
conector-de-sinadura-y-alfresco

43. Firma digital con sinadura en Alfresco
http://www.sinadura.net/

44. Motores OCR para indexación
 También es posible
incorporar sistemas de
reconocimiento de
caracteres en imágenes
en los procesos de
Alfresco.
 Una vez subido y
reconocido el texto es
indexado.
http://www.zylk.net/web/guest/web-2-0/blog/-/blogs/integracion-de-ocr-en-alfresco

45. Motores OCR para indexación
 ¡Podemos buscar texto en las imágenes!
http://www.zylk.net/web/guest/web-2-0/blog/-/blogs/integracion-ocr-en-
alfresco-share

46. Motores OCR para indexación

47. Cesar Capillas <cesar at zylk.net>
http://www.zylk.net