Gestión documental colaborativa con Alfresco ECM

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Gestión documental colaborativa con Alfresco ECM

  1. 1. Gestión documental colaborativacon Alfresco ECMCésar Capillas <cesar@zylk.net>
  2. 2. Presentación zylk.net es una consultora TIC, que basa su modelo de negocio en el software de código abierto, especializada en desarrollos java open-source. Su actividad se centra en soluciones de portales, gestión documental, inteligencia de negocio y firma digital. Desde 2010 ostenta la presidencia E.S.L.E (Asociación de Empresas de Software Libre de Euskadi) y la vicepresidencia de A.S.O.L.I.F.
  3. 3. Introducción
  4. 4. ¿ Que es Alfresco ? Un conjunto de tecnologías opensource que se utilizan para la gestión del ciclo de vida de un contenido: crear, capturar, guardar, preservar, compartir, versionar, aprobar, publicar y archivar. Permitiendo la gestión de la información no estructurada de una organización. Facilitando el trabajo colaborativo: foros, notificaciones, RSS, blogs, wiki, sitios....
  5. 5. ¿ Qué es Alfresco? Alfresco es un gestor documental empresarial opensource (ECM).
  6. 6. Alfresco en el mercado ECM
  7. 7. Escenario ECM/CMS y productos opensource
  8. 8. ¿ Porqué utilizar productos open-source ? Potencian la innovación utilizando estándares abiertos y reutilizando otros proyectos de software libre. Tienen una mayor flexibilidad y permiten la integración con soluciones de terceros. No son dependientes de una única plataforma. Protegen a los usuarios de los riesgos y desventajas de las soluciones de proveedor único. Aunque software libre no significa software gratuito, en general, implica unos costes de implantación y licencias menores.
  9. 9. Beneficios de Alfresco ECM Alfresco utiliza:  Arquitecturas y plataformas abiertas (java)  Estándares abiertos  Tecnologías opensource (lo mejorcito de otros proyectos de software libre)
  10. 10. Productos de Alfresco Alfresco Explorer Alfresco Share Alfresco Studio
  11. 11. Licencias de Alfresco Alfresco Community:  QA básico  Versiones mayores solamente  Licencia LGPL (sin costes)  Soportada por la comunidad: Wiki, Forum.... Alfresco Enterprise:  Certificado y Garantizado  QA completo  Versiones de mantenimiento  Soportado por Alfresco y partners  Suscripciones anuales por CPU
  12. 12. Licencias de Alfresco Alfresco dixit:  5 veces más rápido que las soluciones tradicionales propietarias.  10 veces más barato que las soluciones tradicionales propietarias.
  13. 13. La interfaz web (Alfresco Explorer)
  14. 14. El cliente colaborativo (Alfresco Share) IMAP
  15. 15. Conceptos básicos
  16. 16. Terminología I: Espacios Similar a carpetas Organización jerárquica Propiedades:  Metadatos  Permisos  Reglas
  17. 17. Terminología II: Contenidos Es lo que contiene un fichero. Información estructurada o no estructurada. Múltiples formatos. Propiedades:  Metadatos  Multidioma  Versionado  Workflow  Contenidos relacionados.
  18. 18. Terminología III: Metadatos Son propiedades de espacios y ficheros adaptados a negocio. Se pueden definir tipos de contenidos a medida Son indexables y buscables! Se pueden extraer del documento  APIs  Via extractores  OCR
  19. 19. Terminología III: Aspectos Los aspectos permiten extender cualquier funcionalidad en Alfresco. Serían algo así como conjuntos de metadatos extendidos y dinámicos aplicables a cualquier tipo o esquema documental.
  20. 20. Terminología IV: Categorías Las categorías permiten que los espacios y documentos sean clasificados en base a una temática de negocio. Son jerárquicas. Sólo las define el administrador Son indexables y buscables via buscador y navegador de categorias
  21. 21. Terminología V: Permisos Los permisos de acceso se definen en los espacios y documentos. Se incorporan usuarios y grupos de usuarios con roles definidos (conjunto de permisos) Los roles y permisos pueden parametrizarse a bajo nivel. Hay 5 roles por defecto.
  22. 22. Características
  23. 23. Características generales de Alfresco Repositorio de documentos:  Un sistema de permisos basado en reglas de control de acceso (ACL).  Integrable en un contexto de empresa (SSO, Directorio Activo)  Escalable, replicable y clusterizable. Indexado automático de documentos y búsquedas. Categorización y control de versiones de contenidos.
  24. 24. Características Control de versiones Búsquedas
  25. 25. Más características ... Modelos personalizados de contenidos  Definición de propiedades y aspectos  Metadatos de negocio Sistemas virtuales de unidad compartida:  CIFS, Webdav, NFS y FTP Edicion online de documentos:  Sharepoint Integración con correo electrónico
  26. 26. Características Emulación de filesystems Integración MS Office
  27. 27. Correo electrónico IMAP
  28. 28. Más características ... Motores de reglas de contenido Workflows personalizados APIs de desarrollo:  Java API, JCR, Javascript API, Webscripts, REST, CMIS.
  29. 29. Desde el punto de vista del usuario: Unidades de red / carpetas compartidas Integración de MS Office Integración de correo electrónico Motores de transformación de contenido  Conversión de DOC a PDF  Conversiones entre formatos de imagenes y multimedia Reglas de negocio  Automatización de las conversiones  Notificaciones automáticas Herramienta colaborativa (Alfresco Share)
  30. 30. Alfresco Share: Previsualizaciones
  31. 31. Clientes móviles Alfresco para iPhone y Android
  32. 32. Desde el punto de vista del administrador Flujos de trabajo (Workflows)  Integración jBPM  Desarrollo de contenido controlado y auditado a través de la creación, revisión, aprobación, lanzamiento regulado, caducidad, retención y archivo. La integración en una arquitectura de empresa  Sistemas de SSO (CAS, NTML) y cadenas múltiples de autenticación a diferentes directorios de usuarios (LDAP, Directorio Activo) Transformadores y extractores
  33. 33. Desde el punto de vista del desarrollador: Integración con portales de empresa  JSR-168 (especificación de portlet 1.0) basado en estándares e integración basada en REST  Repositorios CMIS APIs de desarrollo  Alfresco API  JCR  Servicios web  REST y webscripts  CMIS
  34. 34. Integración con portales de empresaLiferay + Alfresco CMIS Alfresco Portlet
  35. 35. Demo (casos de uso)
  36. 36. Demo Alfresco Características básicas:  Alfresco Explorer / Share  Unidades en red compartidas Características avanzadas:  Caso de uso: Facturación electrónica • Reglas de contenido, tipos de contenidos personalizados y extracción de metadatos.  Caso de uso: Firma digital • Procesos de validación simples. • Firma desde cliente sinadura.  Caso de uso: Indexado con motores OCR
  37. 37. Caso de uso: Unidades de red compartidas  CIFS  Webdav  FTP  NFS  IMAP  REST  Web services
  38. 38. Caso de uso: e-Factura con ef4ktur + Alfresco https://www.ef4ktur.com/ http://www.zylk.net/web/guest/web-2-0/blog/-/blogs/mejorando-ef4ktur%3A-gestion- documental-de-facturas-y-explotacion-de-datos
  39. 39. Reglas de contenido en Alfresco Una regla de contenido permite definir acciones automáticas al subir un determinado contenido (p. ej., una factura), como por ejemplo, extraer metadatos definidos en un tipo de contenido Factura
  40. 40. Extracción de metadatos Hemos definido un tipo de contenido a medida Factura Y los metadatos de negocio se extraerían automaticamente al subir la factura Estarían indexados automáticamente Podrían buscarse en Alfresco, por ejemplo, por CIF del receptor o cualquier otra propiedad definida.
  41. 41. Firma digital con certificados en servidor Util en procesos de validación interna de facturas, contratos, nominas De nuevo con reglas de negocio:  Que firmen con un determinado certificado de software O con workflows diseñados a medida en Alfresco
  42. 42. Firma digital con sinadura en Alfrescohttp://www.zylk.net/web/guest/web-2-0/blog/-/blogs/mas-sobre-el-conector-de-sinadura-y-alfresco
  43. 43. Firma digital con sinadura en Alfresco http://www.sinadura.net/
  44. 44. Motores OCR para indexación También es posible incorporar sistemas de reconocimiento de caracteres en imágenes en los procesos de Alfresco. Una vez subido y reconocido el texto es indexado.http://www.zylk.net/web/guest/web-2-0/blog/-/blogs/integracion-de-ocr-en-alfresco
  45. 45. Motores OCR para indexación  ¡Podemos buscar texto en las imágenes!http://www.zylk.net/web/guest/web-2-0/blog/-/blogs/integracion-ocr-en-alfresco-share
  46. 46. Motores OCR para indexación
  47. 47. Cesar Capillas <cesar at zylk.net> http://www.zylk.net

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