1. UNIVERSIDAD RÒMULO GALLEGOS
DECANATO DE POSTGRADO
DOCTORADO EN CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN
SAN JUAN DE LOS MORROS- ESTADO GUÁRICO
Unidad Curricular:
Eventos Científicos para
la Contextualización Educativa
Facilitador(a): Dra. Nidia Melo

3. Organizar (Concepto)
Evento (concepto)
Eventos Científicos
Clasificación de los Eventos
Pasos para Planificar un Evento
Eventos Internos
Eventos Externos
Organización de Eventos
Eventos y Programas
Formas de Comportarse en un Evento

4. “ Que es organizar?
Coordinar de forma planificada
las actividades de un grupo de
personas, para procurar el logro
de un propósito común, a través
de la división de trabajos y
funciones, y a través de una
jerarquía de autoridades y
responsabilidades” (Martín 2002)
Luz Mijares

5. EVENTO
Es un suceso importante y programado, de
índole social, académica, artística o deportiva;
está motivado por la celebración de algún
acontecimiento o por la divulgación de algún
hecho trascendente. Es una reunión
planificada, de carácter público o privado, que
suele realizarse en el contexto de una
organización o en el entorno de una persona o
de un grupo para compartir alguna
circunstancia especial.
Luz Mijares

6. EVENTO CIENTÍFICO
Es toda actividad académica efectuada
por una o más instituciones dedicadas al
fomento de la Investigación Científica. La
organización y realización de dichos
eventos estará a cargo de un directorio y
miembros de las instituciones
convocantes, los cuales serán los
responsables de su organización, su
planificación y ejecución.
Luz Mijares

7. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Es la asociación de personas
reguladas por un conjunto de
normas en función de un fin
común.
Luz Mijares

8.  Por su Carácter
 Por su Naturaleza
Marvi Fuentes

9. Congresos
Convención Foros
Asambleas Conferencias
Por su
Carácter
Seminarios Paneles
Talleres Simposios
Marvi Fuentes

10. Nacionales
Nacionales
Por Su con participación
Internacionales
Naturaleza Internacional
Marvi Fuentes

11. POR TIPOS:
Institucionales
Empresariales
Religiosos Sociales
Educativos
Marvi Fuentes

12. POR ÁREA DE INTERÉS:
Científicos Económicos
Académicos Políticos Musicales o Recreativos
Deportivos
Marvi Fuentes

13.  Identificar qué tipo de evento o actividad se realizará.
 Determinar los objetivos del evento y lo que se quiere
lograr. Identificar el público a quién va dirigido el evento:
ejemplo: Educación, Salud, Cultura, etc.
Defina sus objetivos y resultados del evento o actividad.
Decidir sobre una fecha y hora para el evento o actividad.
Seleccionar el lugar o espacio físico donde se realizará el
evento. Elija un maestro de ceremonia
Sherly Aponte

14.  Determinar el número de invitados que van asistir al
evento o actividad.
 Seleccionar un Coordinador como responsable
responsable de garantizar la instalación y feliz termino del
evento.
Considerar la posibilidad de establecer asociaciones con
otras organizaciones o personas que puedan ayudar en la
ejecución del evento.
 Considerar el presupuesto para el evento o programa.
 Identificar las fuentes y cantidades de ingresos y gastos
potenciales.
Sherly Aponte

15.  Crear una línea de tiempo del evento.
 Comunicar la línea de tiempo para todos los
involucrados en la planificación o realización del evento.
Determinar el orden en que ocurrirán las actividades en
el evento..
Determinar quien llevará a cabo la ejecución de los
temas del programa.
Imprimir el programa para su distribución y determinar si
es necesario publicarlo.
Sherly Aponte

16. Presentación de los Ponentes/Colaboradores.
Identificar los temas de información para compartir.
 Decidir sobre el marco de tiempo para cada
presentación o discurso.
 Identificar que tipo de equipo se requiere para dicho
evento o actividad.
Evaluar el costo del equipo.
Sherly Aponte

17. Decidir quien será responsable de recoger y entregar el
equipo.
Determinar los materiales necesarios para el evento y
comprarlos.
 Decidir quien será responsable de la
compra, preparación y almacenamiento de los mismos.
 Decidir quién recibirá premios.
Determinar quién será responsable de la compra de los
premios y la presentación de ellos.
Sherly Aponte

18. Relaciones Públicas: identificar el medio por donde se
dará a conocer el evento.
Decidir quien será responsable de la elaboración de los
volantes, invitaciones, prensa, correos electrónicos, etc.
 Decidir quien será el contacto para consultas públicas
sobre el evento o actividad.
 Determinar cuál será el método de comunicación interna
más efectiva para las personas involucradas para
invitarlos a participar.
Tomar en cuenta estos elementos:
Alimentos, Música, Flores, Fotografías, Limpieza, Sillas, Pr
emios,entre otros.
Sherly Aponte

19. Como primer paso, designe a un
administrador que supervise todo •A continuación decida cuál será el tema del
el evento. Esa persona se puede evento:
encargar de todo, o bien, ¿Cuál es su propósito?
supervisar a otros individuos que ¿Qué metas desea usted alcanzar?
se hagan cargo de las distintas ¿Qué impacto quiere llegar a producir?
tareas
•Establezca las fechas límites para los diversos
componentes del evento.
•¿Qué día tendrá que estar terminado el discurso?
•¿En qué fecha se deberán hacer los pedidos de materiales,
como plataforma, sillas, toldos, cables eléctricos y teléfonos?
•¿En qué fechas tienen que estar listas las aprobaciones?
•¿En qué fecha habrá que enviar las invitaciones? . Visite el lugar con un día de
Realice reuniones periódicas con las personas anticipación, por lo menos, y
involucradas en el evento y asegúrese de que las compruebe que todo esté bién
tareas asignadas se lleven a cabo.. dispuesto.
Pablo Velásquez

20. •Prepare un libro de información para el
evento e incluya en él los horarios, la lista
de participantes, los argumentos por
discutir o los discursos, las biografías de
los invitados importantes al acto, un
resumen de asuntos clave, políticos y de
otro tipo, además de artículos de prensa
acerca de esos temas.-
. Celebre una reunión de
•Después del evento, envíe seguimiento con su personal
notas de agradecimiento a los y, como una guía para mejorar
que participaron en él, con el los eventos futuros, escriba un
personal y los personajes clave. breve informe sobre lo que
resultó bién y lo que falló.
Pablo Velásquez

21. Pablo Velásquez

22. Objetivos, Razón Comité Público, Beneficiario
Maritza Mendoza

23. Asistencia
Maritza Mendoza

24. JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ

25. JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ

26. Técnico Sociales
Culturales
JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ

27. Acompañantes
Recreativos y
Deportivo
Específicos
Específicos
JOSÉ ÁNGEL DOMÍNGUEZ

28. Carmen Ziomara García

29. Carmen Ziomara García

30. Fin

31. Fin
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