Sistem fail & surat menyurat

54,445 views

Published on

http://www.pendidik2u.my

Published in: Education
0 Comments
12 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
54,445
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
22
Actions
Shares
0
Downloads
1,306
Comments
0
Likes
12
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Sistem fail & surat menyurat

  1. 1. PENGURUSAN GERKO SISTEM FAIL DANSURAT MENYURAT Jabatan Kokurikulum Institut Pendidikan Guru Malaysia Kampus Darulaman
  2. 2. SISTEM FAIL
  3. 3. KANDUNGAN• PENGENALAN• TUJUAN• FUNGSI• CIRI-CIRI SISTEM FAIL• PENGELASAN SISTEM FAIL• SURAT MENYURAT
  4. 4. PENGENALANMaksud sistem fail :1. Sistem fail ialah suatu proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama.2. Proses mengklasifikasi , menyusun menyimpandan menyelenggara fail-fail bagi memudahkanpengurusannya apabila di perlukan .
  5. 5. Kenapa sistem fail diperlukan ?TUJUAN • Melicin dan melancarkan perjalanan organisasi. • Satu keperluan untuk menyimpan rekod-rekod, rekod- dokumen- dokumen-dokumen penting organisasi, catatan dan keputusan yang telah dilaksanakan. • Supaya sesuatu rekod mudah dicari apabila diperlukan tanpa membuang masa yang banyak • Menyimpan segala rekod dan dokumen dengan selamat dan rekod tidak hilang. • Mudah disediakan dan disimpan.
  6. 6. FUNGSI• Dapat menambah kecekapan mentadbir dan mengurus sesebuah organisasi dan membuat rujukan apabila diperlukan.
  7. 7. KEGUNAAN SISTEM FAIL MENYIMPAN REKOD MELANCAR KAN URUSANDOKUMEN TIDAK JIMAT MASA HILANG DAN MEMUDAHKAN TENAGAMENINGKATKANKEBERKESANAN MENAMBAH KECEKAPAN
  8. 8. WARNA KULIT FAILTERBUKA - PUTIHTERHAD - PUTIH DAN TERCATAT PERKATAAN TERHADSULIT - HIJAU DAN TERCATAT PERKATAAN SULITRAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG DAN TERCATAT PERKATAANRAHSIARAHSIA - KUNING DAN BERPALANGBESAR MERAH DAN TERCATAT PERKATAAN RAHSIA BESAR
  9. 9. Jenis-jenis Sistem Fail • Akta Rahsia Rasmi 1972 & Arahan Perkhidmatan 1974 • Jenis pengelasan fail iaitu: 1. Rahsia Besar (kuning berpalang merah) *maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan dan belum dibentangkan di dlm parlimen. 2. Rahsia(merah Jambu) *urusan yang berkaitan dgn pembangunan kerajaan 3. Sulit(hijau) *urusan berkaitan pengurusan pentadbiran kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri.C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
  10. 10. 4. Terhad(putih tetapi ditanda/cop perkataan terhad) *fail yg edarannya terhad cthnya di sekolah butiran peribadi staf dianggap sbg maklumat terhad. 5. Terbuka(putih) *fail yg berkaitan dgn pengurusan harian sesebuah jabatan 6. Sampul Kecil(kuning) *fail sementara yg diwujudkan berlandaskan fail yg utama 7. Fail Timbul(putih) *bahan-bahan atau maklumat yg blm diedarkan kepada pegawai-pegawai.C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
  11. 11. PENGELASAN SISTEM FAIL• Pengelasan mengikut abjad• Pengelasan mengikut perkara• Pengelasan mengikut angka• Pengelasan mengikut tempat atau kawasan
  12. 12. CIRI-CIRI SISTEM FAIL1. Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan .2. Sistem fail yang digunakan tidak kompleks atau mudah dikendalikan. Ia mudah difahami dan tidak mengelirukan.3. Sistem yang digunakan perlu sesuai dengan keperluan organisasi. Contohnya sesebuah organisasi memerlukan sistem fail pusat dan sebaliknya.
  13. 13. 4. Sistem fail tersebut boleh diubahsuai jika perlu mengikut kehendak dan keadaan organisasi. Pengubahsuaian berkenaan bermaksud membesar dan mengecilkan sistem fail.5. Sistem fail berkenaan perlu melibatkan kos dan ruang yang seminimum mungkin.6. Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran , kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.
  14. 14. PENGELASAN SISTEM FAIL 3 TAHAP TAHAP TAHAP TAHAPPERTAMA KEDUA KETIGA
  15. 15. TAHAP PERTAMATAJUK-TAJUK-TAJUK BESAR BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA 99 TAJUK UTAMA TAHAP KEDUA TAJUK UTAMA BOLEH DIPECAHKAN SEHINGGA 99 ATAU LEBIH SUBTAJUK TAHAP KETIGA SUBTAJUK BOLED DIPECAHKAN SEHINGGA 99 ATAU LEBIH PERKARA
  16. 16. TAHAP PERTAMA01 ASRAMA02 AUDIT03 HAL EHWAL MURID04 KEMUDAHAN INFRASTUKTUR05 KEWANGAN AN AKAUN06 KOKURIKULUM07 KURIKULUM08 PENTADBIRAN AM SEKOLAH / MAKTAB09 PERHUBUNGAN MASYARAKAT10 PERJAWATAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
  17. 17. TAHAP KEDUACONTOH : KOKURIKULUM06/01 HARI UCAPAN06/02 KELAB SUKAN DAN PERMAINA(PERINGKAT SEKOLAH / MAKTAB )06/03 KOPERASI SEKOLAH06/04 MAJALAH SEKOLAH06/05 PAMERAN DAN PERTANDINGAN06/06 PASUKAN PAKAIAN06/07 PELBAGAI06/08 PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK06/09 PERSATUAN BERASASKAN HOBI / MINAT / KHIDMAT MASYARAKAT06/10 PERSATUAN BERASASKAN PERMAINAN ( LUAR SEKOLAH / MAKTAB )
  18. 18. TAHAP KETIGACONTOH : PERSATUAN BERASASKAN AKADEMIK06/08/001 BAHASA CINA06/08/002 BAHASA INGGERIS06/08/003 BAHASA MALAYSIA06/08/004 ELEKTRONIK06/08/005 GEOGRAFI06/08/006 KAJIAN TEMPATAN06/08/007 MATEMATIK06/08/008 MUZIK06/08/009 PERDAGANGAN06/08/0010 SAINS06/08/0011 SAINS SOSIAL06/08/0012 SENI LUKIS DAN KRAFTANGAN06/08/0013 SEJARAH
  19. 19. PERKARA LAIN MENGENAI SISTEM FAIL SISTEM FAILSAMPUL KECIL KERTAS MINIT PENUTUPAN FAIL
  20. 20. SAMPUL SURAT• Sampul surat adalah fail sementara yang dibuka apabila fail asalnya tidak ditemui.• Fail sementara ini mengandungi satu tajuk sahaja.• Apabila fail berkenaan sudah digunakan , ia hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar dan pegawai berkenaan perlu diberitahu serta merta.• Fail ini tidak aktif
  21. 21. KERTAS MINIT• Mengandungi senarai surat yang masuk dan keluar dengan memberi nombor rujukan• Biasanya menggunakan warna dakwat yang berbeza untuk membezakan surta masuk dan surat keluar• Surat yang diterima dicatatkan dengan dakwat merah pada kertas minit, manakala surat yang dikirimkan keluar ditulis dengan dakwat biru atau hitam
  22. 22. Kertas Minit Urusan perhubungan antara pegawai yang menggunakan fail tersebut.Kegunaana) Merekod surat-surat keluar masuk. Surat Keluar - direkod dengan dakwat biru/hitam, catat penerima surat & tarikh dihantar Surat Masuk - direkod dengan dakwat merah, direkodkan nombor rujukan surat,tarikh & tajuk/perkara surat berserta tarikh dimasukan ke dalam failb) Sebagai rekod rundingan / perbincanganc) Tindakan susulan atas urusan perkara dalam fail C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
  23. 23. Contoh cara menulis kertas minit:• Surat dari…………………………………..bertarikh………………. 20………… Dikandung pada………………………Rujukan No:………………………………• Surat kepada…………………………….bertarikh…………. 20……….. Dikirimkan pada……………………20………….• Nombor turutan hendaklah ditulis di sebelah kiri dalam garisan dan dibulatkan dengan menggunakan pen biasa.• Pada surat yang dikandungkan hendaklah ditulis nombor bilangan kandungan surat di sudut atas sebelah kanan seeperti nombor turutan yang telah dicatatkan dan dibulatkan juga nombor itu.
  24. 24. Contoh Kertas Minit Fail ko-kurikulum (05/03)No No.Ruj. Perkara Tarikh1 SKL/05/03/01 Kebenaran Mengadakan 15 Okt (1) Perkhemahan Puteri Islam SKL 2006 sesi 20072 PPDAS/12/07/ Kelulusan Mengadakan 1 Nov 06 (20) Perkhemahan Puteri Islam SKL 2006 sesi 2007C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
  25. 25. Susunan Fail Fail Mobile Fail MendatarC-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
  26. 26. Fail MenegakC-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
  27. 27. Doket failC-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
  28. 28. SISTEM DOKET• Sistem Doket menunjukkan pergerakan fail yang mudah dikesan di mana-mana pejabat.• Dengan menggunakan sistem ini, fail-fail itu mudah dipanggil pada bila-bila masa diperlukan dalam masa yang singkat terutama sekali jika fail itu diperlukan secara terdesak.• Sistem ini memerlukan satu pendaftaran berpusat yang dinamakan central registry.• Menurut sistem ini borang am 89A digunakan sama ada dibeli ataupun dicetak untuk memenuhi kehendak dan keperluan organisasi.• Tiap-tiap pergerakan fail itu hendaklah dicatatkan melalui pusat pendaftaran untuk didaftarkan pergerakannya. Dengan menggunakan borang Am 89
  29. 29. • Apabila sesebuah fail itu hendak diedarkan, fail yang berkenaan itu hendaklah direkodkan segera dalam doket, Borang Am 89, dengan merujuk kepada senarai fail terlebih dahulu untuk menentukan bahawa fail itu ada dalam senarai itu.• Tuliskan di muka fail kepada siapa fail itu diedarkan, dengan mencatatkan nama pegawai, butir pengedaran dan tarikh dikeluarkan fail itu.• Setelah selesai fail itu digunakan oleh pegawai berkenaan, fail itu pun dikembalikan semula kepada pegawai yang menjaga fail dan ia akan mencatatkan tarikh fail itu dikembalikan kepadanya.
  30. 30. PENUTUPAN FAIL• Sesuatu fail hendaklah ditutup apabila telah mengadungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal.• Setelah ditutup , fail tersebut hendaklah dicatat dengan Jilid l.• Fail baru dibuka dan dicatat dengan Jilid ll.• Nombor rujukan fail yang sama digunakan.• Nombor siri surat menggunakan nombor baru iaitu bermula dengan satu ( 1 ) .
  31. 31. SURATMENYURAT RASMI
  32. 32. SURAT MENYURAT• Salah satu alat perhubungan yang utama dalam kehidupan manusia.• Juga penting dalam sesuatu persatuan.• Dalam sesuatu persatuan, ia dikategorikan sebagai surat rasmi.• Contoh : surat panggilan mesyuarat, memohon lawatan, memanggil ceramah.• Secara khusus, setiap jenis surat rasmi tersebut mempunyai format yang tersendiri. Contoh : Format surat panggilan mesyuarat berbeza dengan surat memohon kerja.• Secara amnya, terdapat persamaan dari segi penulisan dan format surat rasmi tersebut.
  33. 33. FORMAT UMUM DAN PERKARA ASAS DALAM SURAT RASMIBeberapa perkara asas perlu ada dalam sesuatu surat rasmi. Antaranya:• Logo , nama dan alamat Organisasi ( logo jika kepala surat dicetak khusus )• Nama jawatankuasa tertinggi persatuan ( jika perlu atau kepala surat dicetak khusus )• Nombor fail ( rujukan kami dan rujukan tuan )• Tarikh
  34. 34. • Alamat penerima• Mengadap atau pembukaan surat• Perkara ( tujuan surat ditulis )• Kandungan surat (ringkas mungkin, tepat )• Ucapan terima kasih dan penghargaan• Cogan kata ( jika perlu )• Yang menurut perintah atau Yang menjalankan tugas• Tandatangan• Nama dan jawatan
  35. 35. C-TIEY PK3-IPDA07 E-NA
  36. 36. PEJABAT KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIAOffice of Director General of Education MalaysiaARAS 8, BLOK E8Level 8, Block E8KOMPLEKS KERAJAAN PARCEL EGovernment Complex Parcel E,PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN Tel : 03-8884 6077Federal Government Administrative Centre Fax: 03-8889 454862604 PUTRAJAYA Laman Web: http:www.moe.gov.my_____________________________________________________________________ KP (BS – DSR) 8787/008/2/Jld. – (12) 28 Ogos 2006 Semua Pengarah Pelajaran Negeri SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 7/2006 PANDUAN PERBELANJAAN PERUNTUKAN KOKURIKULUM SEKOLAH Surat Pekeliling Ikhtisas ini bertujuan memaklumkan perubahan nama, kadar dan panduan perbelanjaan peruntukan untuk melaksanakan kegiatan kokurikulum di sekolah. 2. Sehubungan itu, nama peruntukan yang diberikan kepada sekolah hendaklah ditukar daripada Peruntukan Kokurikulum/Motivasi/Sukan kepada Peruntukan Kokurikulum.
  37. 37. 3. Kadar baru peruntukan kokurikulum untuk Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan Sekolah Pendidikan Khas yang berkuatkuasa mulai 2006 ini adalah seperti berikut: - Sekolah Rendah i) 151 murid dank e atas - RM 10.00/ seorang ii) 101 murid – 150 murid - RM 1,500.00/sekolah. iii) 51 murid – 100 murid - RM 1,000.00/sekolah iv) 1 murid - 50 murid - RM 500.00/ sekolah - Sekolah Menengah (Harian/SBP/Teknik/Agama/Sukan) - RM 12.00/seorang - Sekolah Pendidikan Khas kekal menggunakan kadar sedia ada iaitu RM5,000.00 bagi Sekolah Rendah dan RM 10,000.00 bagi Sekolah Menengah (Rujukan : Surat Pekeliling Kewangan Bil. 2/2006: Kadar Baru Peruntukan Kokurikulum Kepada Sekolah, Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia, bertarikh 7 Julai 2006 dan berkuatkuasa mulai tahun 2006 ).
  38. 38. 4. Bagi memudahkan pengurusan Peruntukan Kokurikulum dan pembiayaan kegiatan kokurikulum di peringkat sekolah, Panduan Perbelanjaan Berikut hendaklah dipatuhi. 4.1 Kegiatan Kokurikulum Kegiatan kokurikulum yang dirancang dan dilaksanakan hendaklah yang dianjurkan oleh pihak sekolah dan peringkat seterusnya yang diiktiraf oleh Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia. Tempat kegiatan boleh sama ada di dalam atau di luar kawasan sekolah. Peruntukan ini hanyalah untuk membiayai murid-murid berkenaan sahaja. 4.2 Penggunaan Peruntukan Pembelian peralatan untuk aktiviti kokurikulum seperti aktiviti Pasukan Unit Beruniform, aktiviti kelab/persatuan serta aktiviti sukan/permainan. Pembiayaan adalah meliputi urusan makan, minum, penginapan, sewaan, perjalanan, salinan dokumen dan cetakan bahan-bahan edaran. 4.3 Jenis Kegiatan Kegiatan yang boleh dibiayai melalui peruntukan ini ialah: 4.3.1 Kegiatan Kokurikulum, dan 4.3.2 Kegiatan Sokongan Pembentukan, Pemupukan dan Pembangunan Sahsiah Murid.
  39. 39. Nisbah perbelanjaan antara kedua-dua kegiatan ini ialah pada kadar 4 : 1( kokurikulum : sokongan pembentukan, pemupukan dan pembangunan sahsiah).Kegiatan Kokurikulum meliputi kegiatan Pasukan Unit Beruniform, persatuan/kelabdan sukan/permainan yang bercorak untuk semua dan bukan untuk membiayaipengurusan, dan aktiviti untuk kecemerlangan, sukan tahunan dan aktiviti merentasdesa.Antara kegiatan yang boleh dianjurkan termasuk yang bersifat perkhemahan, seminar,kursus, bengkel dan pertandingan. Contoh kegiatan ialah perkhemahan tahunan,pertandingan kawad kaki, kursus kenaikan pangkat ketua platun, pertandinganbolasepak ( antara kelas dan rumah sukan ), kursus pengadilan bolasepak dan lawatansekolah.Kegiatan Sokongan Pembentukan, Pemupukan Dan Pembangunan Sahsiah Muridyang dimaksudkan adalah seperti perkhemahan, seminar, kolokium dan kursuskepimpinan. Contoh kegiatan ini ialah, kursus pemimpin kelab/persatuan,perkhemahan dan seminar kepimpinan murid dan kolokium kecemerlanganpengurusan organisasi tetapi tidak termasuk aktiviti bimbingan dan kaunseling sertakecemerlangan akademik.
  40. 40. 5. Adalah diingatkan bahawa semua perbelanjaan menggunakan peruntukan ini tertakluk kepada syarat dan peraturan kewangan sedia ada dan sedang berkuatkuasa.6. Sila maklumkan kandungan Surat Pekeliling Ikhtisas ini kepada pegawai yang bertanggungjawab di Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan serta Pengetua dan Guru Besar sekolah-sekolah di bawah pentadbiran Y.Bhg. Datuk/Dato’/Tuan/Puan.Sekian, terima kasih.“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”DATO’ Dr. HAJI AHAMAD BIN SIPONKetua Pengarah Pelajaran Malaysia

×