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Archiviazione Digitale Per Lo Studio Professionale

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Le soluzioni di ZEROcarta per l\'Archiviazione Digitale e la Conservazione Sostitutiva dei documenti nello Studio Professionale

Le soluzioni di ZEROcarta per l\'Archiviazione Digitale e la Conservazione Sostitutiva dei documenti nello Studio Professionale


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  • 1. Archiviazione digitale per lo Studio
  • 2. INTRODUZIONE L’azienda Archiviazione digitale La conservazione sostitutiva ZEROcarta Il modello ZEROcarta I servizi di L’archivio digitale Archiviazione digitale Pagina 1
  • 3. L’AZIENDA ZEROcarta si propone come partner per la realizzazione di soluzioni di gestione documentale. Rivolgendosi agli Studi Professionali, ZEROcarta offre soluzioni e servizi di outsourcing di archiviazione digitale, conservazione sostitutiva e dematerializzazione degli archivi storici, offrendo l’opportunità aumentare l’efficienza dello Studio, fornendo nuovi servizi a valore aggiunto ai propri Clienti ZEROcarta nasce dall’esperienza di Imprese attive da anni nel settore e si avvale della collaborazione di primarie Società di software e di servizi informatici. ZEROcarta s.r.l. - Via di Porta Tenaglia 1/3 - 20121 Milano Tel: 0238238765 – Fax: 0245550295 – info@zerocarta.com www.zerocarta.com Archiviazione digitale Pagina 2
  • 4. ARCHIVIAZIONE DIGITALE L’archiviazione digitale dei documenti è un processo effettuato con le modalità previste dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 e consente l’archiviazione dei documenti quali: •Fatture attive e passive •Libro Giornale •Registri IVA •Partitari •Cedolini paga •Dichiarazioni fiscali trasferendoli su supporto digitale così da trasformare gli archivi cartacei in archivi digitali, composti da immagini elettroniche organizzate e corredate da indici di ricerca. Archiviazione digitale Pagina 3
  • 5. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA La conservazione sostitutiva consente l’archiviazione digitale di documenti fiscalmente e giuridicamente rilevanti grazie all’impiego della firma digitale e della marcatura temporale, eliminando la necessità di mantenere in essere le copie cartacee dei documenti. ZEROcarta può eseguire tutti gli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito ed in particolare dal testo unico 445/2000, dalla delibera AIPA 42 del 13/12/2001, dal Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze del 23/01/2004 ed infine dalla delibera CNIPA 11 del 19/02/2004. Archiviazione digitale Pagina 4
  • 6. I VANTAGGI PER LO STUDIO EFFICIENZA - SERVIZIO - FATTURATO Riduzione dei tempi di ricerca e consultazione dei documenti. l’archivio di ogni Cliente è sempre disponibile in linea Drastica riduzione dello spazio destinato ad archivio. l’archivio cartaceo può essere reso al Cliente in formato digitale, offrendo il servizio di Conservazione Sostitutiva Riduzione del consumo di carta, fotocopie, fax I Clienti possono accedere ai loro documenti mediante un semplice collegamento internet Riduzione del rischio di perdita dei documenti i documenti sono archiviati ed organizzati in formato elettronico, con la garanzia di adeguate procedure di back-up Offerta di un servizio innovativo a valore aggiunto ai propri Clienti una nuova opportunità di business per lo Studio Archiviazione digitale Pagina5
  • 7. ZEROcarta IL MODELLO Archivio Acquisizione Archivio Indicizzazione Cartaceo (Scansione) digitale L’esclusivo modello web-based di ZEROcarta offre la massima semplificazione del processo di acquisizione ed archiviazione dei documenti cartacei, riducendo al minimo le attività operative richieste allo Studio, garantendo un elevato livello di servizio. I VANTAGGI DEL MODELLO ZEROcarta •Nessun investimento in strumentazione •Nessun investimento in software •Nessun problema di installazione, manutenzione, aggiornamento Hardware e Software •Indipendenza dal sistema informativo dello Studio •Accessibilità remota multi-utente all’archivio digitale •Semplicità operativa •Avvio immediato dell’attività Archiviazione digitale Pagina 6
  • 8. SERVIZI OFFERTI DA ZEROcarta DEMATERIALIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO STORICO ZEROcarta organizza il prelievo, la scansione, l’indicizzazione dei documenti cartacei dello Studio, producendo un archivio digitale per Cliente, reso su supporto fisico (CD-DVD-HD) o in rete. DIGITALIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI CORRENTI Allo Studio è richiesta esclusivamente la scansione dei documenti cartacei periodici dei Clienti. ZEROcarta completa tutte le fasi successive del processo, aggiornando l’archivio digitale che sarà sempre disponibile via Web a tutte le postazioni di lavoro dello Studio e del Cliente, abilitate all’accesso CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Tutte le soluzioni e le procedure di ZEROcarta consentono l’applicazione degli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito alla conservazione sostitutiva degli archivi digitali in sostituzione degli archivi cartacei TRATTAMENTO ARCHIVI CARTACEI sulla base delle esigenze dello Studio, ZEROcarta procede allo smaltimento dell'archivio cartaceo oppure al deposito presso un magazzino esterno, ovvero alla restituzione al Cliente SOLUZIONI “IN HOUSE” Con la fornitura della soluzione completa installata presso lo Studio che gestirà in proprio l’intero processo di archiviazione digitale dell’archivio corrente. Archiviazione digitale Pagina 7
  • 9. ARCHIVIAZIONE DIGITALE Archiviazione digitale Pagina 8
  • 10. ARCHIVIO DIGITALE: Struttura Archiviazione digitale Pagina 9
  • 11. ARCHIVIO DIGITALE: Raccoglitore Archiviazione digitale Pagina 10
  • 12. ARCHIVIO DIGITALE: Documento Archiviazione digitale Pagina 11
  • 13. NOTE TECNICHE • Accesso protetto da login e password per ogni utente • Profili differenziati per utente in base ai diversi livelli di responsabilità • Hardware e Software specifico per l’archiviazione digitale, tutelato da brevetto • Livelli di sicurezza multipli • Criptazione dei dati per evitarne un utilizzo fraudolento derivante da attacchi dall’esterno • Backup e disaster recovery in outsourcing su base giornaliera Archiviazione digitale Pagina 12
  • 14. SOLUZIONE “IN HOUSE” •ZEROcarta propone un sistema autonomo indipendente pronto all’uso per l’archiviazione elettronica dei documenti comprensivo di : Hardware, server da noi fornito in comodato d’uso dedicato a contenere gli archivi, Software di archiviazione Componenti e moduli di integrazione, e l’archiviazione automatica dagli applicativi aziendali. Servizi: Consulenze, assistenza, Back up. Soluzione offerta con canone mensile omnicomprensivo Archiviazione digitale Pagina 13
  • 15. ZEROcarta VANTAGGI DELLA SOLUZIONE VANTAGGI OPERATIVI • Nessun problema di installazione, sistema pre-testato e pre-collaudato, • Nessun problema di manutenzione ordinaria e straordinaria.( aggiornamenti on-line) • Nessun limite di utenza e/o di funzionalità (postazioni e/o n. documenti “no limit”), • Livelli di sicurezza multipli e criptazione dei dati, • Assistenza rapida e risolutiva (teleassistenza, mail), • Back up in locale presso il cliente e presso nostri data center (opzionale), • Utilizzo immediato del sistema e della soluzione, • Accesso remoto ai Documenti sia intranet che internet (opzionale) VANTAGGI ECONOMICI • Nessun acquisto di licenze, e/o moduli software, hardware,data base, sistemi operativi • Canoni mensili omnicomprensivi • Nessun vincolo temporale in entrata e nessuna penale in uscita - in qualsiasi momento può essere sospeso e disdettato il contratto di utilizzo del servizio, • Certezza del costo aziendale per l’archiviazione, rispetto dei budget aziendali. • Detraibilità fiscale totale del canone. Archiviazione digitale Pagina 14