• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
 

Fail meja sub kp - januari 2012 pdf

on

  • 2,544 views

 

Statistics

Views

Total Views
2,544
Views on SlideShare
2,544
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf Fail meja sub kp - januari 2012 pdf Document Transcript

    • FAIL MEJA NAMA PEGAWAI MOHAMAD KHIR BIN MAT LAZIM NAMA JAWATAN SETIAUSAHA BAHAGIAN GRED JAWATAN M 54NAMA ORGANISASI KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN NAMA BAHAGIAN BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANTARIKH DIKEMASKINI JANUARI 2012TARIKH DILULUSKAN JANUARI 2012
    • FAIL MEJA TARIKH NAMA PEGAWAI TANDATANGAN KELULUSAN KETUA JABATAN / CATATANKEMASKINI BAHAGIAN TANDATANGAN TARIKH
    • JAWATAN : SETIAUSAHA BAHAGIAN BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANNAMA ORGANISASI : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATANALAMAT ORGANISASI : ARAS 16, NO. 51, PERSIARAN PERDANA, PRESINT 4, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN, 62100, PUTRAJAYA.NO.TEL : 03 – 8891 5300NO FAKS : 03 – 8891 3182LAMAN WEB : http://www.kpkt.gov.my
    • KANDUNGAN FAIL MEJA PERKARA1. Objektif Kementerian2. Objektif Bahagian Khidmat Pengurusan3. Carta Organisasi Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan4. Carta Organisasi Bahagian Khidmat Pengurusan5. Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai Lain6. Peraturan-Peraturan Pentadbiran7. Proses Kerja8. Carta Aliran Kerja9. Senarai Semak10. Senarai Undang-undang Dan Peraturan-peraturan yang digunakan11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai12. Senarai borang-borang Yang digunakan13. Norma Kerja14. Senarai Tugas harian.
    • OBJEKTIF KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATANKementerian mempunyai lima (5) objektif untuk mencapai matlamat di atas:(1) Mewujudkan dan melaksanakan perancangan yang setara untuk seluruh negara dengan memperkukuhkan dan mempergiatkan sistem fizikal, sosial, ekonomi dan alam sekitar di kawasan-kawasan bandar dan luar bandar;(2) Menggalak, memaju dan membimbing Pihak Berkuasa Tempatan menyediakan perkhidmatan bandaran yang bermutu tinggi dan juga kemudahan-kemudahan sosial, rekreasi serta peluang-peluang ekonomi yang seimbang;(3) Memastikan kemajuan perumahan yang sempurna, selesa dan seimbang, lengkap dengan segala kemudahan sosial dan rekreasi;(4) Memastikan keselamatan nyawa dan harta benda melalui perkhidmatan pencegahan dan pengawalan kebakaran dan ancaman dari bahan-bahan berbahaya, penyelamatan semasa kecemasan yang cekap dan berkesan serta peningkatan pengetahuan orang awam terhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya; dan(5) Mewujudkan pembangunan landskap, taman dan rekreasi yang berkualiti secara menyeluruh di seluruh negara bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia negara taman.
    • OBJEKTIF BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN1. Memastikan pengurusan pentadbiran Kementerian meliputi pejabat anggota pentadbiran dan pengurusan tertinggi berdasarkan kepada peraturan- peraturan yang ditetapkan;2. Memastikan tahap keselamatan fizikal, dokumen dan individu di Kementerian dipertingkatkan dan dimantapkan dari masa ke semasa;3. Memastikan pengurusan aset di Kementerian dilaksanakan secara teratur dan berkesan4. Memastikan pengurusan stor dilaksana berdasarkan kepada Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor;5. Menyelaras pengurusan protokol majlis-majlis rasmi Kementerian dan mendokumentasikannya untuk panduan dan rujukan; dan6. Bagi memasti dan melahirkan Pegawai dan Kakitangan yang mempunyai kekuatan rohani, akhlak, intelektual, material, mampu berdikari, berdaya saing, melihat kebudayaan, inovatif serta cekap menangani cabaran semasa secara bijaksana, rasional, praktikal dan damai.
    • CARTA ORGANISASIKEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
    • CARTA ORGANISASIBAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
    • SENARAI TUGASGELARAN JAWATAN : SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANGELARAN PENDEK : SUB (KP)NAMA/TARAF JAWATAN : P.T.D GRED 54BIDANG TUGAS : KHIDMAT PENGURUSANBERTANGGUNGJAWAB KEPADA : TKSU (P)1. Merancang dan menyelaras perbelanjaan semasa Bahagian Khidmat pengurusan dan Pejabat Anggota Pentadbiran berdasarkan peruntukan yang disediakan.2. Mengurus dan menyelaras penyelenggaraan kebersihan pejabat, perkhidmatan kawalan serangga, pembekalan peralatan Hygienic, kemudahan telefon serta keceriaan dan keindahan pejabat.3. Membantu mengendalikan program-program anjuran Kementerian serta program-program luar yang melibatkan Kementerian dilaksanakan dengan teratur bagi memastikan imej Kementerian terpelihara.4. Mengurus perolehan kenderaan rasmi pegawai dan kenderaan Kementerian.5. Mengurus dan memastikan keselamatan fizikal, dalaman dan individu serta keselamatan harta benda pejabat dilaksanakan berdasarkan Arahan Keselamatan yang sedang berkuatkuasa.6. Mengurus penyediaan dan penyewaan pejabat baru serta pelanjutan sewa ruang pejabat Kementerian dan pejabat-pejabat cawangan.7. Memastikan urusan pelanjutan penyewaan ruang pejabat diambil tindakan enam bulan sebelum tempoh tamat.8. Menyelaraskan urusan penyediaan ruang pejabat KPKT dan Jabatan-jabatan dibawahnya di bangunan baru di Pusat Pentadbiran kerajaan Persekutuan, Putrajaya.
    • 9. Menentukan urusan-urusan berkaitan perjawatan, perkhidmatan, tatatertib pegawai dan kakitangan Bahagian Khidmat Pengurusan dilaksanakan selaras dengan peraturan-peraturan dan pekeliling-pekeliling yang sedang berkuatkuasa.10. Menyelaras dan membantu aktiviti Perhimpunan Bulanan peringkat KPKT dan menguruskan semua majlis perayaan dan majlis yang perlu dari masa ke semasa.11. Mengurus peruntukan dan cenderahati untuk lawatan YB Menteri, Timbalan Menteri dan Ketua Setiausaha serta Pegawai-pegawai Kanan KPKT ke luar Negara dan membantu urusan lawatan tetamu luar negara ke Kementerian.12. Mengurus Kenderaan bagi kegunaan pegawai-pegawai Kementerian.13. Sebagai Pegawai Aset Kementerian.14. Sebagai setiausaha Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan peringkat Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan.15. Bertanggungjawab untuk menguruskan pelupusan di KPKT.16. Bertanggungjawab untuk menguruskan perpustakaan KPKT.17. Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.
    • SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN TUGAS PEGAWAI ATASAN TUGAS DAN TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI KUASA YANG DIBERI YANG ADA HUBUNGAN TANGGUNGJAWAB LAIN YANG ADA HUBUNGAN SERTA JENIS HUBUNGANKetua Setiausaha (KSU), 1.Merancang dan menyelaras Penyelaras 1.TSUB(KP)1, TSUB(KP)2,Timbalan Ketua Setiausaha perbelanjaan semasa PPTK,PPT,PTTPengurusan [TKSU (P)] Bahagian Khidmat Membantu melaksanakan Pengurusan dan pejabat perbelanjaan semasa BKP Anggota Pentadbiran dan perabot anggota berdasarkan peruntukan pentadbiran berdasarkan yang disediakan . peruntukan 2.Mengurus dan menyelaras Pelantikan dan 2.TSUB(KP)1, PSU (KP)2 / penyelenggaraan menandatangani perjanjian PTT kebersihan pejabat, Tugas penyelenggaraan perkhidmatan kawalan kemudahan asas pejabat, serangga,pembekalan kemudahan keselamatan peralatan bangunan, kebersihan, hygienic,kemudahan telefon keceriaan dan kemudahan serta keceriaan dan pejabat. keindahan pejabat. 3. Membantu mengendalikan Penyelaras protokol, 3.TSUB(KP)1,TSUB(KP)2, program-program anjuran sambutan dan logistik. PSU (KP) 2,,PPTK,PPT Kementerian serta program- Merangka dan melaksanakan program luar yang persediaan-persediaan yang melibatkan Kementerian diperlukan bagi program- dilaksanakan dengan teratur program anjuran KPKT serta
    • bagi memastikan imej lain-lain Agensi/Kerajaan Kementerian terperlihara. supaya ianya berjalan mengikut perancangan mengikut yang ditetapkan bagi menjaga imej Kementerian. Menyelaras perolehan dan 4.TSUB(KP)1, PSU(KP)3KSU, TKSU(P) 4. Menguruskan perolehan penyelenggaraan PPTK,PPTMenyemak dan Meluluskan kenderaan rasmi pegawai Melaksanakan pembelianperolehan kenderaan. dan kenderaan Kementerian. kenderaan rasmi pegawai dan kenderaan Kementerian berdasarkan kelulusan dan kelayakan 5. Mengurus dan memastikan Penolong Pegawai 5.TSUB(KP), PSU(KP)4, keselamatan fizikal, dalaman Keselamatan Jabatan dan PPT,PTT dan individu serta Urus Setia Jawatankuasa Menyelaras dan keselamatan harta benda Keselamatan dan melaksanakan urusan pejabat dilaksanakan Penyelenggaraan Pejabat kawalan keselamatan berdasarkan Arahan pejabat,kakitangan dan harta Keselamatan yang sedang benda mengikut sepertimana berkuatkuasa. langkah-langkah dan arahan Keselamatan Kerajaan.KSU,TKSU(P) 6. Menguruskan penyediaan Penyelaras 6. TSUB(KP)2, PPTMenyemak dan meluluskan dan penyewaan pejabat baru Membantu dalamperuntukan (sekiranya serta perlanjutan sewa ruang menyediakan keperluanberkaitan pejabat Kementerian dan penyewaan ruang pejabat pejabat-pejabat cawangan. dan memproses permohonan dan mendapatkan kelulusan berdasarkan peruntukan.
    • 7. Memastikan urusan Penyelaras 7. TSUB(KP)1, PSU (KP)2pelanjutan penyewaan ruang Membantu dalam segalapejabat diambil tindakan enam urusan pemantauan sewabulan sebelum tamat tempoh. ruang pejabat dan memastikan tindakan pelanjutan diambil enam bulan sebelum tarikh tamat.8.Menyelaraskan urusan Penyelaras 8. Membantu merancangpenyediaan ruang pejabat urusan penyediaan ruang-KPKT dan Jabatan-Jabatan ruang pejabat dan jabatan-dibawahnya di bangunan baru jabatan KPKT didi Pusat Pentadbiran Kerajaan Putrajaya,mendapatkanPersekutuan, Putrajaya. maklumat-maklumat terkini mengenai perkembangan/kedudukan semasa bangunan KPKT di Putrajaya dan mengadakan perbincangan dari masa ke semasa dengan Bahagian- bahagian/Jabatan KPKT bertujuan memastikan perpindahan mengikut jadual.9.Menentukan urusan-urusan Ketua Bahagian 9. TSUB(KP), PSU(KP)3berkaitan perjawatan, Mengawalselia dan membuatperkhidmatan, tatatertib laporan kepada SUBpegawai dan kakitangan mengenai kedudukanBahagian Khidmat Pengurusan penjawatan,perkhidmatan,dilaksanakan selaras dengan kedudukan displin kakitanganperaturan-peraturan dan dan lain-lain supayapekeliling-pekeliling yang mematuhi pekeliling-sedang berkuatkuasa. pekeliling yang ditetapkan.
    • 10.Menyelaras dan membantu Penyelaras, Urus Setia 10. TSUB(KP) PSU(KP)2, PPPaktiviti Perhimpunan Bulanan Melaksanakan persiapan-Peringkat KPKT dan persiapan dalam menjayakanmenguruskan semua majlis aktiviti perhimpunan bulananperayaan dan majlis yang perlu dan semua jenis perayaandari masa ke semasa. mengikut arahan.11.Menguruskan peruntukan Penyelaras 11.TSUB(KP), PSU (KP) 2dan cenderahati untuk lawatan PPPYB Menteri, Timbalan Menteri Menyediakan kemudahan-dan Ketua Setiausaha serta kemudahan,cenderahati danPegawai-pegawai Kanan KPKT lain-lain bagi melicinkanke luar negara dan membantu urusan orang-orangurusan lawatan tetamu luar Kenamaan dan Pegawainegara ke Kementerian. Atasan KPKT keluar negeri dan sambutan tetamu luar negara ke Kemente rian.12.Menguruskan Kuasa melulus permohonan 12.TSUB(KP), PPT, PTTPengangkutan bagi kegunaan Memastikan kenderaanpegawai-pegawai Kementerian. disediakan bagi pegawai- pegawai KPKT yang memohon untuk tugas diluar pejabat.13. Sebagai Urusetia Setiausaha 13. TSUB(KP) 2, PSU (KP) 1Mensyuarat Jawatankausa Merancang, memproses,Pengurusan Aset Alih memantau pengurusanKerajaan. aset alih dan stor KPKT di Jabatan-jabatan/Bahagian-
    • bahagian KPKT bagi memastikan ianya mengikut prosedur ditetapkan Pekeliling Perbendaharaan Bil.5/2007dan PP/TPS.14. Bertanggungjawab dari segi Penyelaras 14.TSUB(KP), PSU(KP) 2, PPPurusan perwartaan dan Melaksanakan urusanpercetakan KPKT. pewartaan dan percetakan KPKT berjalan mengikut arahan dan menepati masa yang telah ditetapkan. 15. TSUB(KP) 2,PPTK15.Bertanggungjawab Penyelaras, Urusetia Melaksanakan urusanmenguruskan pelupusan KPKT. pelupusan aset alih KPKT berjalan mengikut pekeliling.16.Bertanggungjawab untuk 16. TSUB(KP), PSU(KP)2 Penyelaras PPPmenguruskan perpustakaanKPKT. Memantau dan menyelaras urusan perpustakaan KPKT mengikut keperluan semasa.17. Lain-lain tugas yang diarahdari semasa ke semasa.
    • PROSES KERJA
    • PROSES KERJA: PENDAFTARAN FAIL TERBUKA Pegawai SeksiBIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan1. Tindakan untuk membuka/mendaftarkan fail baru perlu SUB (KP) Akta Arkib sediakan : Negara 2003 Borang Permohonan Daftar Fail ( Lampiran J2 ) (Akta 629) Kertas doket Faharasat Bilangan(Borang Am 89) Pekeliling Kertas doket Faharasat Abjad (Borang Am 89A) Perkhidmatan Kertas minit Bil.5/2007 Tali hijau Kulit fail putih Nombor rujukan fail diberi berdasarkan Kod Kumpulan2. Fungsi : CONTOH : KPKT.A.B – C/D/E = KPKT.BKP.100 – 1/1/1 A = Nama Jabatan/Bahagian/Unit B = Kumpulan Fungsi C =Fungsi D = Aktiviti E = Sub Aktiviti / Transaksi Menerima surat atau arahan lisan daripada pegawai3. untuk membuka fail. PSU(KP)2 PT Semak Buku Daftar Fail untuk memastikan sama ada4. tajuk yang di berikan telah didaftarkan atau tidak.Jika ada, kandungkan surat tersebut. Jika tiada tajuk dalam Buku Daftar Fail, buka Fail baru seperti yang diarahkan. Isi borang Pendaftaran Fail5. Baru ( Lampiran J2 ). Isi Kertas doket Faharasat Bilangan (Borang Am 89) dan masukkan kertas doket didalam binder doket6. mengikut turutan nombor. Senaraikan fail yang baru dibuka ke dalam Buku Daftar Fail dan Sistem Fail di Komputer.7. Fail baru yang telah siap (berserta surat yang telah dikandungkan) di serahkan kepada pegawai berkenaan dan pegawai tersebut mengisi maklumat peminjaman8. fail pada Kad Pergerakan Fail.
    • PROSES KERJA: PENGHANTARAN SURAT TERBUKA EDARAN DALAMANATAU KE LUAR KEMENTERIAN Pegawai Seksi BIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan 1. Terima surat terbuka bersama dengan fail TSUB (KP) 2 Akta Arkib surat tersebut dari pegawai untuk di hantar Negara 2003 kepada pegawai tertentu,jabatan atau (Akta 629) bahagian tertentu sama ada edaran dalaman PSU(KP) 2 atau luar kementerian. Pekeliling Perkhidmatan 2. Catatkan nombor kandungan pada surat Bil.5/2007 tersebut.Jika fail surat tersebut tidak dijumpai,buat sampul kecil dahulu. 3. Buat dua salinan untuk di masukkan ke dalam fail dan fail terapung (float). Manakala salinan untuk orang yang ditujukan surat tersebut tertakluk kepada senarai edaran yang telah dilampirkan pada surat tersebut. 4. Catat bilangan kandungan surat, tarikh penghantaran, nama penerima dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna hitam atau biru untuk surat yang dihantar keluar. 5. Catat tarikh penghantaran, nama penerima, dan tajuk surat berkenaan di dalam buku penghantaran surat jika edaran dalaman kementerian sahaja.Manakala untuk penghantaran keluar kementerian gunakan borang penerimaan surat. 6. Serahkan buku penghantaran surat bersama surat tersebut untuk dihantar oleh Pembantu Am Pejabat (PAP). 7. Jika surat tersebut di alamatkan ke luar kementerian,surat tersebut perlu dihantar melalui pos biasa. jika surat tersebut penting dan perlu tindakan serta-merta,surat berkenaan perlu di fakskan terlebih dahulu dan dihantar melalui tangan iaitu PAP akan menyerahkan sendiri pada orang berkenaan.
    • PROSES KERJA: MEREKOD SURAT-SURAT TERBUKA Pegawai yang Seksi BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang- Dirujuk Undang/ Peraturan 1. Menerima surat-surat dari pegawai-pegawai SUB (KP) Akta Arkib untuk difailkan. Negara 2003 TSUB (KP) 2 (Akta 629) 2. Tentukan fail yang bersesuaian atau berkaitan dengan tajuk surat-surat tersebut. Pekeliling Perkhidmatan 3. Jika surat tersebut ada nombor rujukan Bil.5/2007 fail,masukkan surat dalam fail tersebut. 4. Mencatat bilangan kandungan fail (enclose) di sudut kanan atas surat dan nomborkan kandungan dalam bulatan : Warna hitam atau biru - surat keluar Warna merah - surat masuk 5. Catat tarikh surat, nama agensi penerima dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna hitam atau biru jika surat yang dikeluarkan. 6. Catat tarikh surat, nama agensi pengirim dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna merah jika surat diterima.
    • PROSES KERJA : PERGERAKAN FAIL TERBUKA Pegawai yang SeksiBIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang- Dirujuk Undang/ Peraturan1. Pegawai yang hendak meminjam fail dari Bilik TSUB (KP) 2 Akta Arkib Fail Terbuka hendaklah mengisi maklumat Negara 2003 peminjam pada Kad Pergerakan Fail. (Akta 629)2. Serahkan fail tersebut kepada pegawai Pekeliling berkenaan. Perkhidmatan Bil.5/20073. Menerima semula fail yang dipinjam dan pegawai tersebut mengisi semula maklumat pemulangan fail pada Kad Pergerakan Fail.4. Fail-fail disimpan ke dalam rak mobile khas dan di susun mengikut susunan nombor yang telah disirikan.5. Memantau kehadiran fail-fail aktif dan yang telah tutup sama ada fail-fail tersebut ada di dalam bilik fail atau pada pegawai-pegawai lain.6. Memastikan fail-fail dalam keadaan baik dan selamat berada di dalam bilik
    • PROSES KERJA : PELUPUSAN FAIL TERBUKA Pegawai yang Seksi Undang-BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan1. Asingkan fail-fail lama melebihi 5 tahun SUB (KP) Akta Arkib hingga 10 tahun ke atas mengikut Kod Negara 2003 Kumpulan Fungsi. (Akta 629)2. Dengan menggunakan Borang Arkib 4/07, Pekeliling fail-fail di senarai rekodkan. Perkhidmatan Bil.5/20073. Catat nombor fail,tajuk fail,tarikh surat pertama dalam fail,tarikh surat terakhir Arahan dalam fail dan jumlah kandungan surat Keselamatan dalam fail ke dalam borang tersebut.4. Fail-fail di ikat dengan tali putih, diukur dan dimasukkan ke dalam kotak yang berlabel.5. Kotak-kotak fail dipindahkan sebuah bilik PSU (KP) 2 untuk pemeriksaan fizikal oleh pegawai dari Jabatan Arkib Negara sama ada fail-fail tersebut di simpan di arkib atau di lupuskan.
    • PROSES KERJA: PENDAFTARAN FAIL TERPERINGKAT Pegawai SeksiBIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan Akta Arkib1. Fail-fail terperingkat dibuka mengikut kelas faharasat : SUB (KP) Negara 2003 Terhad (Akta 629) Sulit Rahsia Pekeliling Rahsia Besar Perkhidmatan2. Tindakan untuk membuka/mendaftarkan fail baru perlu Bil.5/2007 sediakan : Borang Pendaftaran Fail Baru ( Lampiran J2 ) Akta Rahsia Kertas doket Faharasat Bilangan (Borang Am Rasmi 1972 89) Kertas minit Arahan Tali hijau Keselamatan Kulit fail Surat3. Nombor rujukan fail diberi berdasarkan perkara- Pekeliling Am perkara berikut : Bil.2/1987 CONTOH : KPKT.A.B – C/D/E = KPKT.BKP.100 – 1/1/1 A = Nama Jabatan/Bahagian/Unit B = Kumpulan Fungsi C = ungsi D = Aktiviti E = Sub Aktiviti / Transaksi4. Menerima surat atau arahan lisan daripada pegawai PSU (KP) 2 untuk membuka fail terperingkat.5. Semak Buku Daftar Fail untuk memastikan sama ada tajuk yang di berikan telah didaftarkan atau tidak.Jika ada, kandungkan surat tersebut.6. Jika tiada tajuk dalam Buku Daftar Fail, buka Fail baru seperti yang diarahkan. Isi borang Pendaftaran Fail Baru ( Lampiran J2 ).7. Isi Kertas doket Faharasat Bilangan (Borang Am 89) dan masukkan kertas doket didalam binder doket mengikut turutan nombor.8. Senaraikan fail yang baru dibuka ke dalam Buku Daftar Fail dan Sistem Fail di Komputer.
    • 9. Fail baru yang telah siap (berserta surat yang telah dikandungkan) di serahkan kepada pegawai berkenaan dan pegawai tersebut mengisi maklumat peminjaman fail pada Kad Pergerakan Fail.
    • PROSES KERJA: PENGHANTARAN SURAT TERPERINGKAT EDARANDALAMAN ATAU KE LUAR KEMENTERIAN Pegawai SeksiBIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan1. Terima surat terperingkat bersama bersama SUB (KP) Akta Arkib fail daripada pegawai untuk di hantar kepada Negara 2003 pegawai tertentu,jabatan atau bahagian tertentu sama ada edaran dalaman atau luar Akta Rahsia kementerian. Rasmi 1972 2. Catatkan nombor kandungan pada surat Arahan tersebut.Jika fail surat tersebut tidak Keselamatan dijumpai,buat sampul kecil dahulu. Pekeliling 3. Buat dua salinan untuk di masukkan ke Perkhidmatan dalam fail dan fail terapung (float). Bil.5/2007 Manakala salinan untuk jabatan / bahagian / pegawai yang ditujukan surat tersebut bergantung kepada senarai edaran/salinan kepada yang telah dilampirkan pada surat tersebut.4. Jika surat edaran dalaman, gunakan sistem PSU (KP) 2 satu sampul sahaja iaitu meterai sampul berkenaan. Manakala surat edaran luar Kementerian, gunakan sistem dua sampul iaitu sampul pertama dimeterai. Kemudian masukkan sampul dimeterai ke dalam sampul lain.5. Guna Borang Penerimaan Surat Terperingkat (Pers.67 – Pin. 3/87) untuk surat edaran luar Kementerian.Manakala surat edaran dalaman, guna Buku Penghantaran Surat Terperingkat.6. Catat bilangan dan nombor fail kandungan surat, tajuk surat, tarikh penghantaran, dan taraf peringkat surat pada borang/buku penghantaran surat.7. Edaran dalaman dan luar Kementerian dihantar melalui tangan sahaja oleh PAP.
    • PROSES KERJA: MEREKOD SURAT-SURAT TERPERINGKAT Pegawai yang Seksi BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang- Dirujuk Undang/ Peraturan 1. Menerima surat-surat dari pegawai-pegawai TSUB (KP)2 Pekeliling untuk difailkan. Perkhidmatan 2. Bil.5/2007 Tentukan tajuk fail yang bersesuaian atau berkaitan dengan tajuk surat tersebut. 3. Jika surat tersebut ada nombor rujukan fail, masukkan surat dalam fail tersebut. 4. Mencatat bilangan kandungan fail (enclose) di sudut kanan atas surat dan nomborkan kandungan dalam bulatan : Warna hitam atau biru - surat 5. keluar Warna merah - surat masuk 6. Catat tarikh surat, nama agensi penerima dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna hitam atau biru jika surat yang dikeluarkan. Catat tarikh surat, nama agensi pengirim dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna merah jika surat diterima.
    • PROSES KERJA: PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT Pegawai SeksiBIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan 1. Pegawai yang hendak meminjam fail dari TSUB (KP)2 Pekeliling Bilik Fail Terperingkat hendaklah mengisi Perkhidmatan maklumat peminjam pada Kad Pergerakan Bil.5/2007 Fail. 2. Serahkan fail tersebut kepada pegawai berkenaan. 3. Menerima semula fail yang dipinjam dan pegawai tersebut mengisi semula maklumat pemulangan fail pada Kad Pergerakan Fail. 4. Fail-fail disimpan ke dalam kabinet besi berpalang / peti besi tatakira dan di susun mengikut susunan nombor yang telah disirikan. 5. Memantau kehadiran fail-fail aktif dan fail tutup sama ada fail-fail tersebut ada di dalam bilik fail atau pada pegawai-pegawai lain. 6. Memastikan fail-fail dalam keadaan baik dan selamat berada di dalam bilik fail terperingkat.
    • PROSES KERJA: PELUPUSAN FAIL-FAIL TERPERINGKAT Pegawai Seksi BIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan 1. Asingkan fail-fail lama melebihi 10-20 tahun SUB (KP) Pekeliling ke atas mengikut kod kumpulan fungsi. Perkhidmatan Bil.5/2007 2. Dengan menggunakan Borang Arkib 4/07, fail-fail di senarai rekodkan. 3. Catat nombor fail,tajuk fail,tarikh surat pertama dalam fail,tarikh surat terakhir dalam fail dan jumlah kandungan surat dalam fail ke dalam borang tersebut. 4. Fail-fail di ikat dengan tali putih, diukur dan dimasukkan ke dalam kotak yang berlabel. 5. Fail-fail di turuntaraf terlebih dahulu sebelum di lupuskan. 6. Kotak-kotak fail dipindahkan sebuah bilik untuk pemeriksaan fizikal oleh pegawai dari Jabatan Arkib Negara sama ada fail-fail tersebut di simpan di arkib atau di lupuskan.
    • PROSES KERJA: PERCETAKAN KAD PENGENALAN KEMENTERIAN Pegawai yang Seksi BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang- Dirujuk Undang/ Peraturan 1. Terima permohonan kad pengenalan SUB (KP) Kementerian daripada pegawai/kakitangan menggunakan Borang Permohonan Kad Pengenalan Kementerian. 2. Rekodkan senarai pemohon di dalam rekod Nombor Siri Kad Pengenalan Kementerian mengikut turutan nombor siri Jabatan / Bahagian. 3. Serahkan gambar-gambar pemohon kepada Pereka untuk di scan. 4. Cetak kad pemohon mengikut format Kad Pengenalan Kementerian yang telah sedia ada. 5. Buat salinan muka hadapan kad-kad yang telah siap dicetak untuk simpanan dalam fail dan diedarkan kepada pemohon beserta surat berkaitan.
    • PROSES KERJA: PENGELUARAN KAD KUASA KEMENTERIAN Pegawai Seksi Undang- BIL PROSES KERJA yang Undang/ meluluskan/ Peraturan Dirujuk 1. Terima permohonan kad kuasa yang telah SUB (KP) Arahan diwartakan daripada Bahagian Pemberi Keselamatan Pinjam Wang dan Pemegang Pajak Gadai dan Bahagian Pengawasan dan Penguatkuasaan, Jabatan Perumahan Negara. 2. Rekodkan senarai pemegang kad kuasa ke dalam Buku Daftar Kad Kuasa Akta Pemegang Pajak Gadai ( Akta 81 ), Akta Pemberi Pinjam Wang 1951 ( Akta 400 ) dan Akta Pemaju Perumahan ( Kawalan Dan Pelesenan 1966 – Pindaan 1988 )mengikut nombor siri ketiga-tiga jenis akta tersebut. 3. Sediakan senarai maklumat pemegang kad kuasa yang memohon beserta gambar dan Pesanan Kerajaan kepada Percetakan Keselamatan Nasional Berhad ( PKNB ) untuk cetakan. 4. Kad Kuasa yang telah siap dicetak diedarkan kepada pemohon beserta surat berkaitan.
    • PROSES KERJA : PERMOHONAN PENYEWAAN/PERLANJUTAN RUANGPEJABAT Pegawai Yang Undang- PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk /Peraturan1. Menerima permohonan dari Bahagian /Jabatan. SUB (KP) Pekeliling Perkhidmatan Bil.5/20072. Kenalpasti keluasan ruang lantai yang diperlukan.3. Keluasan ruang kerja kakitangan dan ruang sokongan boleh rujuk dari Garispanduan Jawatankuasa Kecil Piawaian dan Kos yang dikeluarkan oleh Unit Perancangan Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Malaysia.4. Dapatkan surat tawaran dari pemilik bangunan.5. Melengkapkan enam (6) salinan Borang JRP dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan.6. Borang JRP boleh dimuat turun dari laman web www.bph.jpm.my7. Sertakan pelan lantai ruang pejabat.8. Keluarkan surat permohonan kelulusan penyewaan ruang pejabat baru beserta satu salinan Borang JRP kepada JBPM, JPPH, PPKM di negeri berkenaan seperti berikut dan agensi- agensi tersebut akan mengeluarkan laporan berkenaan dengan ruang pejabat yang dipohon.9. Mengeluarkan surat permohonan kelulusan peruntukan dari Kementerian Kewangan Malaysia dengan menyertakan Borang JRP dan laporan dari JPPH dan PKKKM.
    • Pegawai Yang Undang- PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk /Peraturan10. Mengeluarkan surat permohonan kelulusan ruang dari Unit Perancangan Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri bagi keluasan ruang melebihi 5,000kps atau 11. 465mps dengan menyertakan Borang JRP dan laporan dari JPPH dan PKKKM.11. Kemukakan permohonan kelulusan akhir kepada Urusetia Bahagian Pengurusan Hartanah JPM.
    • PROSES KERJA : PERMOHONAN KENDERAAN KEMENTERIAN (SEWAAN SPANCO) Pegawai Yang Undang- PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk /Peraturan1. Menerima Pesanan Kenderaan Untuk SUB (KP) Pekeliling penggunaan Kementerian/ Jabatan dan JUSA Perbendaharaan Bil.13/1993 ’C’ ke atas.2. Dapatkan justifikasi dengan Jabatan yang ingin menyewa kenderaan sewaan dengan Spanco.3. Hantar surat permohonan dengan mengisi borang Pesanan Kenderaan ke Kementerian Kewangan Malaysia.4. Bagi permohonan kenderaan rasmi JUSA ’C’ ke atas. 4.1 Isi borang Pesanan Kenderaan, pastikan warna kenderaan yang dikehendaki. 4.2 Hantar surat ke Kementerian Kewangan memohon kenderaan tunggu sedia sebelum mendapat kenderaan baru. 4.3 Hantar surat ke Kementerian Kewangan bersama borang Pesanan Kenderaan ke Kementerian Kewangan Malaysia. 4.4 Urusan kad minyak dengan mendapatkan kelulusan jumlah kelayakkan minyak daripada KSU / TKSU (P).5. Pengambilan kenderaan baru dengan Spanco Sdn. Bhd.6. Pastikan kenderaan dalam keadaan yang baik.7. Pastikan segala kerosakan dibaiki di workshop Spanco8. Proses bagi pembelian kenderaan untul dibeli oleh JUSA ’C’ ke atas semasa bersara.
    • Pegawai Yang Undang- PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk /Peraturan9. Pastikan bila seorang JUSA ’C’ ke atas akan bersara.10. isi borang pembelian ke atas sebelum bersara.11. Hantar borang tersebut ke Kementerian Kewangan.12. Dapat kelulusan daripada Kementerian Kewangan untuk pembelian kereta tersebut.13. Syarat-syarat dan borang bagi pembelian kenderaan seperti pertukaran alamat di insuran daripad Spanco Sdn. Bhd.14. Hantar balik segala borang-borang yang diisi kepada Spanco SDn. Bhd.15. Pastikan kenderaan yang akan dibeli oleh JUSA ’C’ adalah di dalam keadaan yang baik.
    • PROSES KERJA : MENYELIA PEMANDU-PEMANDU KEMENTERIAN Pegawai Yang Undang- PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk /Peraturan1. Menyelia Senarai tugas pemandu dan SUB (KP) Pekeliling memastikan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Perbendaharaan Bil.2/1980 Tahun 1980 mengenai penggunaan, PSU (KP) 3 pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan. Pekeliling PTT(KP) Perkhidmatan2. Menerima tempahan kenderaan dari pegawai Bil.12/2007 dan kakitangan.3. Menyemak permohonan dan memberi maklumbalas mengenai tempahan kenderaan.4. Menyelia jadual bertugas pemandu dan memastikan pemandu-pemandu menjalankan tugas mengikut jadual.5. Menyemak Buku Log Kenderaan setiap pemandu dan menandatangani arahan menjalankan tugas.6. Memastikan kenderaan sentiasa bersih selepas digunakan dan di simpan di tempat letak kereta khas Kementerian.
    • PROSES KERJA : MENYELARAS KAD PERAKAM WAKTU Pegawai Undang- PROSES KERJA Yang Undang Meluluskan / /Peraturan Dirujuk1. Menyediakan Kad Perakam Waktu yang SUB (KP) Surat kosong dan mencukupi. PSU (KP) 3 Pekeliling Am Bil.11/19812. Semak nama-nama dari senarai Kad PTT(KP) Perakam Waktu bagi menentukan sama Pekeliling ada perubahan bertukar/berhenti Kemajuan kerja/bersara. Pentadbiran Awam3. Beri nombor kepada tiap-tiap kad perakam waktu.4. Hantar Kad Perakam Waktu kepada Ketua Kerani untuk dimasukkan ke dalam Kad Perakam Eaktu pada awal bulan.5. Menerima laporan harian, mingguan dan bulanan dari pegawai bertugas.6. Mengambil tindakan pertukaran Kad Perakam Waktu dari kuning ke hijau/merah.
    • PROSES KERJA : PEMBAYARAN URUSAN TUNTUTAN BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN PEGAWAI YANG SEKSI UNDANG-BIL PROSES KERJA MELULUSKAN / UNDANG DIRUJUK PERATURAN1. Menerima tuntutan daripada pegawai SUB (KP) Arahan dan kakitangan Bahagian Khidmat Perbendaharaan Pengurusan. TSUB (KP) Pekeliling2. Memastikan semua tuntutan yang Perbendaharaan diterima lengkap dan semua Bil.4/1992 dokumen yang dilampirkan telah disahkan. Pekeliling Perbendaharaan3. Menyerahkan tuntutan tersebut Bil.6/1994 kepada PPTK(KP) dan PTT(KP) untuk disemak sebelum diserahkan Pekeliling kepada TSUB(KP). Perbendaharaan Bil.3/20024. Merekod tuntutan tersebut ke dalam buku vot Bahagian Khidmat Pekeliling Pengurusan. Perbendaharaan Bil.6/20045. Membuat satu salinan tuntutan untuk difailkan.6. Rekod di dalam buku untuk dihantar ke kewangan.
    • PROSES KERJA : URUSAN PENYEDIAAN BORANG P1BIL PROSES KERJA Pegawai Yang Seksi Undang- Meluluskan / Undang/Peraturan Dirujuk • Arahan1. Menerima sebutharga dari pembekal SUB (KP) Perbendaharaan dan Borang P1 (pink & hijau) yang telah – Tatacara lengkap diisi oleh pegawai yang terlibat. Perolehan Bekalan,2. Memastikan semua maklumat telah TSUB (KP) Perkhidmatan dan lengkap disi seperti no. rujukan fail, Kerja tajuk, amaun, nama & alamat pembekal, tarikh keluar & tarikh bekalan • Pekeliling disempurnakan serta baki OS. Perbendaharaan3. Merekod nama syarikat dan amaun di PPTK (KP) • Surat Pekeliling dalam buku vot Bahagian Khidmat Perkhidmatan Pengurusan. • Arahan Pegawai4. Menyerahkan Borang P1 kepada Pengawal PPTK(KP)P, TSUB(KP) & SUB(KP) untuk ditandatangani.5. Membuat satu salinan Borang P 1 untuk difailkan. Rekod di dalam buku untuk dihantar ke6. kewangan.
    • PROSES KERJA : WARAN UDARA Pegawai Yang Seksi Undang-BIL PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk Peraturan1. Terima permohonan waran udara SUB (KP) Surat pekeliling (dalam / luar negara) Perbendaharaan TSUB (KP) 2 Bil.19/19722. Memastikan waran yang diterima lengkap diisi dengan : Surat pekeliling • Nama penumpang Perbendaharaan • Destinasi Perjalanan Bil.10/1986 • Tarikh / masa • Tujuan perjalanan • Maklumat tempahan3. Memastikan permohonan yang dibuat berdasarkan kelayakan tambang yang telah ditetapkan.4. Menyerahkan kepada PPTK(KP) dan TSUB(KP) untuk ditandatangan dan rekod di dalam buku vot.5. Fotostat satu salinan dan dihantar ke Bahagian Kewangan.
    • PROSES KERJA : SYARIKAT PERKHDMATAN (PERJANJIAN) DAN BIL-BIL UTILITI PEGAWAI YANG SEKSI UNDANG-BIL PROSES KERJA MELULUSKAN / UNDANG DIRUJUK PERATURAN Syarikat Perkhidmatan1. Menerima bil bulanan daripada SUB (KP) • Arahan syarikat perkhidmatan. Perbendaharaa TSUB (KP) 2 n – Tatacara2. Memastikan perjanjian syarikat Perolehan terbabit belum tamat tempoh. Bekalan, Perkhidmatan3. Meyerahkan kepada TSUB(KP) dan Kerja untuk ditandatangan. • Pekeliling4. Merekod dalam buku vot dan Perbendaharaa membuat satu salinan untuk dihantar n ke bahagian Kewangan. • Surat Pekeliling Bil Utiliti Perkhidmatan1. Menerima sebarang bil-bil utiliti seperti bil telefon, bil elektrik • Arahan Pegawai kementerian dan bil air daripada Pengawal pegawai dan kakitangan bahagian Khidmat Pengurusan.2. Menyerahkan bil-bil tersebut kepada PPT(KP) untuk disahkan dan rekod kedalam buku vot.3. Buat dua salinan dan dapatkan tandatangan TSUB(KP) dan rekod ke dalam buku untuk dihantar ke bahagian Kewangan.
    • AKTIVITI: PROSES KERJA PELANTIKAN PEGAWAI ASET Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima surat/memo pencalonan nama Pegawai SUB (KP) Pek. Perb. Aset daripada Jabatan/Bahagian. Bil. 5/2007 2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan TSUB (KP)1 Pegawai Aset kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal 3 Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan ditandatangani 4 Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan Pegawai Aset kepada Ketua Setiausaha 5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama Pegawai Aset 6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama Pegawai Aset, terus ke proses 7. 6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus Setia untuk dapatkan calon Pegawai Aset yang lain 7 Ketua Setiausaha menandatangani surat pelantikan Pegawai Aset 8 Terima minit dan surat pelantikan Pegawai Aset 9 Sediakan surat makluman kepada Jabatan/ Bahagian 10 Dapatkan tandatangan pegawai 11 Kemukakan surat pelantikan Pegawai Aset kepada Ketua Jabatan/Bahagian 12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • AKTIVITI: PROSES KERJA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima aset samada secara perolehan atau SUB (KP) sumber lain TSUB (KP) 2 2 Semak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul 3 Aset berkenaan diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya; 4 Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan seperti berikut: ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji” 5 Sediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan setelah disemak dan diperiksa 6 Borang KEW.PA-1 hendaklah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan 7 Kemuka Borang KEW.PA-1 dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal 8 Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian 9 Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
    • AKTIVITI: PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima aset bersama-sama dengan punca SUB/TSUB II Pek. Perb. maklumat Bil. 5/2007 2 Tentukan kumpulan aset mengikut:- PPTK a) Harta modal b) Inventori 3 Sediakan dengan lengkap dan tepat maklumat aset ke dalam PT a) Daftar Harta Modal KEW.PA-2 b) Daftar Inventori KEW.PA-3 3a Masukkan juga maklumat ke dalam Sistem PT Maklumat Aset dan Inventori (SMART) 4 Semak Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar PPTK Inventori KEW.PA-3 5 Sahkan dengan menandatangani Daftar Harta SUB/TSUB II Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3 6 Cop pengesahan pendaftaran dilakukan ke atas TSUB II dokumen punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan dengan catatan seperti berikut: ‘Telah direkodkan pada ……(tarikh). Nombor siri pendaftaran aset …. (seperti nombor pada daftar)’ 7 Kemaskinikan PT a) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan b) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. 8 Semak senarai yang telah dikemaskinikan PPTK a) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan b) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. 9 Labelkan nombor siri pendaftaran berserta PT perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset.
    • Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan10 Tempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan. PT11 Semak aset yang dilebelkan dan ditempatkan PPTK adalah sama seperti di dalam Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-312 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7). PT13 Semak Senarai Aset (KEW.PA-7) PPTK14 Sahkan dan tandatangan Senarai Aset (KEW.PA- SUB/TSUB II 7)15 Simpan daftar aset.ke dalam fail kulit keras di PT dalam kabinet berkunci
    • PROSES KERJA : PELANTIKAN PEGAWAI PEMERIKSA Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima pencalonan nama Pegawai Pemeriksa SUB/TSUB II Pek. Perb. Aset Bil. 5/2007 2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan PPTK/ Pegawai Pemeriksa Aset kepada Ketua PT Setiausaha selaku Pegawai Pengawal 3. Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan SUB ditandatangani 4. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan PT Pegawai Pemeriksa Aset kepada Ketua Setiausaha 5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama KSU Pegawai Pemeriksa Aset 6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama KSU Pegawai Pemeriksa Aset, terus ke proses 7. 6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus SUB/TSUB II Setia untuk dapatkan calon Pegawai Pemeriksa Aset yang lain 7 Ketua Setiausaha menandatangani surat KSU pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset 8 Terima minit dan surat pelantikan Pegawai PPTK Pemeriksa Aset 9 Sediakan surat makluman kepada pegawai PT melalui Ketua Jabatan/ Bahagian 10 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/ PPTK 11 Kemukakan surat pelantikan Pegawai Pemeriksa PT Aset kepada pegawai melalui Ketua Jabatan/ Bahagian 12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat Jab/Bhg pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • PROSES KERJA : PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Keluarkan arahan supaya Pegawai Pemeriksa SUB/TSUB II Pek. Perb. mengadakan pemeriksaan aset Bil. 5/2007 2 Sediakan jadual pemeriksaan aset PPTK 3 Sediakan memo dan maklumkan jadual PT pemeriksaan aset kepada Pegawai Pemeriksa yang telah dilantik dan Ketua Jab./Bhg yang akan dilawati oleh Pegawai Pemeriksa. 4. Semak memo dan tandatangan SUB/TSUB II 5 Serah memo kepada Pegawai Pemeriksa untuk PT laksanakan pemeriksaan. 6 Terima Laporan Pemeriksaan Harta Modal TSUB(KP) II KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Urusetia Pemeriksaan Aset 7 Teliti Laporan Pemeriksaan Harta Modal PPTK KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 8 Minta penjelasan lanjut, jika perlu PPTK 9 Sediakan memo/surat kepada Ketua Jabatan/ PT Bahagian, maklumkan mengenai kedudukan aset yang telah diperiksa. 10 Serahkan memo/surat kepada Jab/Bhg yang PT berkenaan. 11 Sediakan minit bebas dan ulasan untuk Pegawai PPTK Pengawal 12 Teliti minit bebas serta ulasan mengenai laporan SUB(KP) pemeriksaan aset KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 kepada KSU serta tandatangan
    • Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan13 Bagi pemeriksaan aset yang dibuat pada hujung SUB(KP) tahun, kemukakan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada KSU.14 Kemukakan minit bebas, laporan KEW.PA-10, PT KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 dan ulasan untuk makluman KSU.15 Teliti dan tandatangan KEW.PA-12 KSU16 Sediakan surat untuk kemukakan KEW.PA-12 PT kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya17 Semak dan tandatangan surat SUB(KP)18 Kemukakan surat ke Perbendaharaan PT
    • PROSES KERJA : PELANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima pencalonan nama Lembaga Pemeriksa SUB/TSUB II Pek. Perb. Pelupusan Bil. 5/2007 2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan PPTK Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua PT Setiausaha selaku Pegawai Pengawal 3. Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan SUB ditandatangani 4. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan PT Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua Setiausaha 5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama KSU Lembaga Pemeriksa Pelupusan 6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama KSU Lembaga Pemeriksa Pelupusan, terus ke proses 7. 6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus SUB/TSUB II Setia untuk dapatkan calon Lembaga Pemeriksa Pelupusan yang lain 7 Ketua Setiausaha menandatangani surat KSU pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan mengikut format KEW.PA-15 8 Terima minit dan surat pelantikan Lembaga PPTK Pemeriksa Pelupusan yang telah ditandatangani daripada Ketua Setiausaha 9 Sediakan surat makluman kepada pegawai PT melalui Jabatan/ Bahagian 10 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/ PPTK 11 Kemukakan surat pelantikan Lembaga PT Pemeriksa Pelupusan melalui Ketua Jab/Bhg 12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat Jab/Bhg pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • PROSES KERJA : PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Kenal pasti aset yang perlu dilupuskan PPTK/PTT/ Pek. Perb. PT/Jab/Bhg Bil. 5/2007 2 Dapatkan PEP KEW.PA-16, jika perlu. PPTK/ Jab/Bhg 3 Sediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17 PT/ seperti berikut:- Jab/Bhg a) Keterangan aset b) Kuantiti c) Tarikh pembelian d) Tempoh digunakan/disimpan e) Nilai Perolehan Asal f) Nilai Semasa 4 Kemukakan permohonan kepada Urus Setia TSUB II Pelupusan 5 Semak KEW.PA-17 dan PEP KEW.PA-16 jika PPTK ada/perlu 6 Sediakan memo kepada Lembaga Pemeriksa PPTK supaya melaksanakan pemeriksaan pelupusan PT 7 Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa L.Pemeriksa 8 Lembaga Pemeriksa melengkapkan dan L.Pemeriksa menandatangani KEW.PA-17 9 Lembaga Pemeriksa kemukakan KEW.PA-17 L.Pemeriksa kepada Urus Setia Pelupusan 10 Urus setia menyemak KEW.PA-17 dan pastikan PPTK dokumen sokongan berikut disertakan:- a) PEP bagi aset mekanikal/peralatan teknikal/perkakasan komputer b) Justifikasi Jabatan bagi syor kaedah tukar beli, tukar barang
    • Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan c) Laporan Kemalangan bagi kenderaan terlibat dengan kemalangan d) Gambar aset, jika perlu e) Surat permohonan daripada Kementerian/ Jabatan/Pertubuhan bagi kaedah hadiah/ pindahan 11 Jika laporan lengkap, terus ke proses 12 PPTK11a Jika laporan tidak lengkap, dikembalikan kepada SUB/TSUB II Lembaga Pemeriksa 12 Urus setia menentukan Kuasa Melulus PPTK 13 Urus setia menyemak bidang Kuasa Melulus PPTK 14 Kemukakan kepada Perbendaharaan jika: i) Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000 ii) Syor kaedah pelupusan hadiah, pindah persekutuan ke negeri, tukar beli, tukar barang atau kaedah lain yang tidak dinyatakan dalam TPA.14(a) i) Sediakan surat kepada Perbendaharaan dan PPTK/ dokumen sokongan PT ii) Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II14(b) Kemukakan kepada Perbendaharaan PT
    • Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 15 Kemukakan kepada Ketua Setiausaha jika: Nilai perolehan asal kurang daripada RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan kurang daripada RM500,00015(a) i) Sediakan minit bebas kepada Ketua PPTK Setiausaha dan dokumen sokongan PT ii) Dapatkan tandatangan pegawai SUB15(b) Kemukakan kepada Ketua Setiausaha PT 16 Terima keputusan daripada Perbendaharan/ SUB/TSUB II Ketua Setiausaha /PPTK 17 Jika pelupusan diluluskan, terus ke proses 19. PPTK 18 Jika pelupusan tidak diluluskan, laporan PPTK dikembalikan kepada Urus setia Pelupusan untuk mendapatkan maklumat lanjut. 19 Maklumkan keputusan kepada pemohon PPTK 20 Laksanakan pelupusan mengikut keputusan PPTK/ Jab/ Bhg 21 Jika keputusan menyatakan aset berkenaan PT/ dimusnahkan, sediakan Sijil Penyaksian Jab/ Bhg Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) 22 Sediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan PT/ (KEW.PA-19) Jab/ Bhg
    • Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan23 Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Jab/Bhg Melulus (Perbendaharaan/KSU) berserta :- a) Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan b) Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah. c) Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah24 Kemaskini rekod daftar aset. PT/ Jab/Bhg25 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/ Jab/Bhg26. Simpan daftar aset PT/ Jab/Bhg
    • PROSES KERJA : PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima pencalonan nama pegawai bagi SUB/TSUB II Pek. Perb. menganggotai Jawatankuasa Penyiasat Bil. 5/2007 Kehilangan Aset Alih Kerajaan 2 Semak dan pastikan pegawai yang akan dilantik PPTK menganggotai Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada: (i) Pegawai tersebut tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian/unit yang sama (ii) Pegawai tersebut berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; dan (iii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai yang lebih kanan sebagai Pengerusi. 3 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan PPTK Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih PT Kerajaan (KEW.PA-29) kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal 4. Kemukakan minit bebas surat pelantikan SUB Jawatankuasa Penyiasat kepada pegawai untuk semakan dan ditandatangani 5. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan PT kepada Ketua Setiausaha 6 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama KSU Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan 7 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama KSU Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan, terus ke proses 8. 7a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus SUB/TSUB II Setia untuk dapatkan calon Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan yang lain
    • Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan8 Ketua Setiausaha menandatangani surat KSU pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan mengikut format KEW.PA-299 Terima minit dan surat pelantikan Jawatankuasa PPTK Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan10. Sediakan surat makluman kepada pegawai PT melalui Jabatan/ Bahagian11 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/ PPTK12 Kemukakan surat pelantikan Jawatankuasa PT Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan kepada pegawai melalui Ketua Jabatan/Bahagian13 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat Jab/Bhg pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • PROSES KERJA : KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Pegawai melaporkan kehilangan dengan serta Pegawai / Pek. Perb. merta kepada Ketua Jabatan. Ketua Bil. 5/2007 Jabatan/Bhg 2 Ketua Jabatan/pegawai yang berkenaaan Pegawai / melaporkan segera kehilangan kepada Polis Ketua dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan Jabatan/Bhg diketahui. 3 Ketua Jabatan sediakan Laporan Awal KEW.PA- Ketua 28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh Jabatan/Bhg kehilangan 4 Ketua Jabatan kemukakan kepada Urus Setia Ketua Kehilangan dan Hapus Kira, Laporan Awal Jabatan/Bhg KEW.PA-28 dan salinan Laporan Polis 5 Urus setia terima Laporan Awal dan salinan SUB/TSUB II Laporan Polis 5a Urus Setia menyemak Laporan Awal dan salinan PPTK Laporan Polis 6 Cadangkan sekurang-kurang dua (2) nama bagi SUB/TSUB II menganggotai Jawatankuasa Penyiasat 7 Sediakan minit bebas kepada Ketua Setiausaha PPTK selaku Pegawai Pengawal memaklumkan PT mengenai kehilangan tersebut dan cadangan nama Jawatankuasa Penyiasat 7a Dapatkan tandatangan pegawai SUB 7b Serah minit bebas kepada Ketua Setiausaha PT 8 Sediakan juga surat kepada Ketua Setiausaha PT Perbendaharaan 8a Dapatkan tandatangan pegawai SUB
    • Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan9a Kemukakan kepada Ketua Setiausaha PT Perbendaharaaan, Laporan Awal dan salinan Laporan polis9b Hantar salinan surat tersebut kepada PT k) Akauntan Negara ii) Ketua Audit Negara iii) Wakil tempatan Ketua Audit Negara10 Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal KSU melantik Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan format KEW.PA-29.11 Jawatankuasa Penyiasat menjalankan siasatan. J/Kuasa Penyiasat12 Jawatankuasa Penyiasat menyedia dan J/Kuasa mengemukakan kepada Urusetia dalam tempoh Penyiasat dua (2) bulan dari tarikh perlantikan dokumen berikut: a) Laporan Akhir KEW.PA-30 b) Dokumen sokongan i) Salinan Daftar Harta Modal/Daftar Inventori ii) Salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori iii) Gambar lokasi kejadian (jika perlu) iv) Dokumen lain yang berkaitan13 Urus setia menyemak Laporan Akhir berserta PPTK dokumen sokongan14 Jika Laporan akhir lengkap, terus ke proses 14 PPTK14a Laporan yang tidak lengkap dikembalikan kepada PPTK Jawatankuasa Penyiasat.15 Sediakan minit bebas kepada Ketua Setiausaha PPTK PT
    • Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan16 Kemukakan Laporan Akhir yang lengkap kepada SUB Ketua Setiausaha untuk mendapatkan syor dan ulasan.17 Ketua Setiausaha meneliti Laporan Akhir. KSU18 Setelah berpuas hati dengan hasil siasatan, terus KSU ke proses 18.18a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus KSU Setia untuk siasatan semula.19 Ketua Setiausaha hendaklah:- KSU (a) Memberi syor dan ulasan; dan (b) Meluluskan hapus kira jika:- (i) Nilai perolehan asal kurang daripada PP 5/2005 RM50,000 setiap satu atau jumlah Para 38.2 keseluruhan kurang daripada RM500,000 dan tidak melibatkan aset di proses 19(b); dan (ii) Tidak melibatkan soal kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.20 Kemukakan ke Perbendaharaan jika:- (a) Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 PP 5/2005 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi Para 38.1 RM500,000;
    • Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan (b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT tanpa mengira nilai perolehan asalnya; iaitu (i) Telefon bimbit; (ii) Walkie-Talkie; (iii) Kamera Digital; (iv) Kamera Video; (v) Komputer Riba; (vi) Palmtop / Pocket PC; (vii) Personal Digital Assistant (PDA) (viii) LCD Projector; (ix) Pemain CD/DVD; dan (x) Smartphone. (c) Melibatkan soal kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.21 Sediakan surat kepada Perbendaharaan dan PPTK/PT dokumen sampingan seperti berikut: a) Laporan Akhir KEW.PA-30 dengan syor dan ulasan KSU; b) Dokumen sokongan i) Salinan Daftar Harta Modal/Daftar Inventori; ii) Salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori; iii) Gambar lokasi kejadian (jika perlu); iv) Dokumen lain yang berkaitan21a Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II21b Kemukakan kepada Perbendaharaan PT22 Jika mendapat kelulusan daripada PPTK Perbendaharaan, terus ke proses 23.
    • Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan22a Jika Perbendaharaan memerlukan penjelasan lanjut, permohonan dikembalikan kepada Pegawai Pengawal/Urus setia23 Perbendaharaan memaklumkan keputusan SUB/TSUB II kepada Pegawai Pengawal/Urus setia.24 Sediakan surat keputusan kepada PT Jabatan/Bahagian yang berkenaan.25 Jabatan/Bahagian laksanakan keputusan dengan Jab/Bhg tindakan berikut:- (a) Catatkan kelulusan Hapus kira dalam Daftar Harta Modal/Daftar Inventori; (b) Sediakan Sijil Hapus kira Aset Alih Kerajaan KEW.PA-31; dan (c) Syor surcaj/tatatertib jika ada, hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kelulusan Perbendaharaan.26 Jabatan/Bahagian kemukakan Sijil Hapus kira Jab/Bhg Aset Alih Kerajaan KEW.PA-31 kepada Urus setia27 Sediakan surat kepada Perbendaharaan PT PPTK27a Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II (i) kemukakan Sijil Hapus kira kepada PT Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan; dan (ii) memaklumkan kedudukan tindakan surcaj/tatatertib (jika ada).
    • PROSES KERJA: PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKANNASIONAL Seksi Undang- Pegawai YangBil. Proses Kerja Undang/ Meluluskan/ Dirujuk Peraturan 1. Terima Pesanan kerja percetakan. SUB (KP) 1. Surat Pekeliling 2. Hubungi Jabatan/Bahagian Mengenai Perbendahara peruntukan kewangan. an Bil. 10 Tahun 1993 3. Berbincang mengenai spesifikasi percetakan. 2. Tambahan SUS/YBM Pertama 4. Membuat rekabentuk. SUS/YBTM kepada Surat Peg-Peg. KPKT Pekeliling 5. Membuat mockup. Perbendahara an Bil. 10 6. Hubungi Pegawai Percetakan Nasional Tahun 1993. untuk menetapkan tarikh perbincangan. 3. Surat 7. Berbincang dengan Pegawai Pekeliling Am Percetakan Nasional. Bil. 10 Tahun 1990. 8. Terima sebutharga pesanan dari Percetakan Nasional. 4. Pekeliling Perbendahara 9. Buat pesanan percetakan. an Bil. 9 Tahun 1994.10. Minta keluarkan borang P1.11. Terima pruf pertama.12. ‘Edit’ pruf pertama.13. Serah pruf pertama kepada
    • Jabatan/Bahagian yang membuat pesanan untuk disemak. SUS/YBM14. Hantar pruf peertama kepada SUS/YBTM Percetakan Nasional dan pohon pruf Pejabat KSU kedua. Peg-Peg. KPKT15. Terima pruf kedua.16. ‘Edit’ pruf kedua.17 Serah pruf kedua kepada Jabatan/Bahagian berkenaan untuk disemak.18. Hantar pruf kedua kepada Percetakan Nasional dan beri kebenaran/ kelulusan untuk dibuat percetakan.19 Terima penerbitan yang siap di cetak.20. Bekalan penerbitan kepada Jabatan/Bahagian berkenaan.
    • PROSES KERJA : PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKANSWASTA Pegawai Yang Seksi Undang-Bil. Proses Kerja Meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan 1. Terima Pesanan kerja percetakan. SUB (KP) 1. Surat Pekeliling Perbendaha 2. Hubungi Jabatan/Bahagian mengenai raan Bil. 10 peruntukan kewangan. Tahun 1993 3. Berbincang mengenai spesifikasi TKSU 2. Tambahan percetakan. SUS/YBM Pertama SUS/YBTM kepada 4. Membuat rekabentuk. Peg-Peg. KPKT Surat Pekeliling 5. Membuat mockup. Perbendaha raan Bil. 10 6. Hubungi Syarikat Percetakan Swasta untuk Tahun menetapkan tarikh perbincangan. 1993. 7. Berbincang dengan Syarikat Percetakan 3. Surat Swasta. Pekeliling Am Bil. 10 8. Pohon sebutharga dari Syarikat Percetakan Tahun Swasta. 1990. 9. Minta PT(KP)2 keluarkan borang P1. SUS/YBM 4. Pekeliling SUS/YBTM Perbendaha10. Buat pesanan percetakan. Pejabat KSU raan Bil. 9 Peg-Peg. KPKT Tahun11. Terima pruf pertama. 1994.12. ‘Edit’ pruf pertama.
    • 13. Serah pruf pertama kepada Jabatan/Bahagian yang membuat pesanan untuk disemak.14. Hantar pruf pertama kepada Syarikat Percetakan Swasta dan pohon pruf kedua15. Terima pruf kedua. TKSU16. ‘Edit’ pruf kedua. SUS/YBM SUS/YBTM17 Serah pruf kedua kepada Jabatan/Bahagian Pejabat KSU berkenaan untuk disemak. Peg-Peg. KPKT18. Hantar pruf kedua kepada Syarikat Percetakan Swasta dan beri kebenaran/ kelulusan untuk dibuat percetakan.19 Terima penerbitan yang siap di cetak.20. Bekalan penerbitan kepada Jabatan/Bahagian berkenaan.
    • PROSES KERJA: TUGAS PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKAN DALAMAN Pegawai Yang Seksi Undang-Bil. Proses Kerja Meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan 1. Terima Pesanan kerja percetakan. SUB (KP) 2. Hubungi Jabatan/Bahagian mengenai peruntukan kewangan. 3. Berbincang mengenai spesifikasi percetakan. SUS/YBM SUS/YBTM 4. Membuat rekabentuk. 5. Membuat mockup. 6. Membuat setting 7. Semak pruf pertama 8. Semak pruf kedua 9. Mengenalpasti bahan-bahan percetakan10. Membuat percetakan dengan mesin ‘off set’11. Menjilid12. Mengedar13. Menyerahkan percetakan yang telah siap kepada Jabatan/Bahagian.
    • PROSES KERJA : PENGURUSAN BILIK MESYUARAT Pegawai Yang Seksi Undang-Bil. Proses Kerja Meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan1. Terima Borang permohonan Tempahan Bilik Mesyuarat.2. Semak tarikh pengguna.3. Beri kelulusan untuk kegunaan Bilik Mesyuarat berkenaan.4. Jika sekiranya tarikh tempahan bercanggah, i. Beri keutamaan kepada satu pemohonan. ii. Hubungi pemohon untuk menetapkan Bilik Mesyuarat yang akan digunakan.5. Sediakan jadual tempatan bilik.6. Mengemas dan mengatur bilik.7. Peralatan :- i. a. Pastikan peralatan yang dipohon dalam keadaan baik. b. Menyediakan semua peralatan yang dipohon. c. Mengendalikan peralatan audio- visual.
    • ii. a. Terima borang permohonan pinjaman. b. Menyediakan semua peralatan yang dipohon. c. Tentukan peralatan dalam keadaan baik sebelum diserahkan. d. Beri kelulusan pinjaman. e. Tentukan peralatan dalam keadaan baik apabila dikembalikan.8. Mengemaskan dan membersihkan bilik mesyuarat setelah digunakan.
    • CARTA ALIRAN
    • CARTA ALIRAN PERGERAKAN FAIL TERBUKA DAN TERPERINGKAT Pegawai hendak meminjam fail Fail Terperingkat Fail Terbuka Kad Pergerakan Fail di isi oleh Pegawai Kad Pergerakan Fail di isi oleh Pegawai Dan diserahkan semula pada Pegawai Kerani RekodDan diserahkan semula pada Pendaftar Rahsia Fail yang di minta di serahkan pada pegawaiJika fail TERHAD dan SULIT, fail dilitupi dengan sampul kecil dan di serahkan pada pegawai Jika fail yang di pinjam di serahkan pada Jika fail RAHSIA dan RAHSIA BESAR, pegawai lain, pegawai dikehendaki Salinan dokumen yang di minta sahaja memberitahu kerani fail dan mengemaskini diserahkan pada pegawai semula Kad Pergerakan Fail. Salinan kemudian di kembalikan dan di rincih Fail di pulangkan semula, Kad Pergerakan fail di isi semula oleh Pegawai untuk pemulangan fail Jika fail yang di pinjam di serahkan pada pegawai lain, pegawai dikehendaki mengisiSlip Transit sekiranya tidak melalui Pendaftar Rahsia Berhenti Fail di pulangkan semula, Kad Pergerakan faildi isi semula oleh Pegawai untuk pemulangan fail
    • CARTA ALIRAN PENGHANTARAN SURAT TERBUKA Terima surat bersama fail dari pegawai Surat edaran dalaman Kementerian Surat edaran ke Luar Kementerian Catatkan nombor kandungan pada surat Catatkan nombor kandungan pada surat Buat 2 (dua) salinan. Satu salinan untuk fail Buat 2 (dua) salinan. Satu salinan untuk fail dan satu salinan untuk fail timbul ( float ) dan satu salinan untuk fail timbul ( float ) Jika ada senarai edaran, buat salinanJika ada senarai edaran, buat salinan mengikut jumlah senarai edaran mengikut jumlah senarai edaran Taip alamat surat dan Catatkan maklumat penghantaran tampal pada sampul suratpada Borang Penghantaran Surat dan pada Buku (Am 109-pin.3/82) Catatkan maklumat penghantaran pada Borang Penghantaran SuratSerahkan pada PAP untuk di hantar melalui tangan Jika alamat surat sekitar Kuala Lumpur, PAP akan menghantar melalui tangan. Jika alamat luar Kuala Lumpur, isi Borang Pos Laju untuk di pos. Berhenti Serahkan surat pada PAP untuk penghantaran
    • CARTA ALIRAN MEREKOD SURAT TERBUKA DAN TERPERINGKAT Terima surat daripada pegawai Surat Terperingkat Surat Terbuka Surat yang diterima daripada Surat Jabatan/ Bahagian masing-masing Luar Kementerian atau dari Jabatan/ Untuk dihantar keluar Bahagian/Unit dalam Kementerian Tentukan fail yang sesuai dan taraf Tentukan fail yang sesuai dan taraf keselamatan surat dengan perkara surat keselamatan surat dengan perkara surat Catatkan nombor kandungan pada Catatkan nombor kandungan pada bulatan merah atas sebelah kanan surat bulatan biru atas sebelah kanan surat Dengan dakwat merah Dengan dakwat hitam atau biru Catatkan tarikh surat, nama penghantar , Catatkan tarikh surat, penerima , dan tarikh di kandungkan pada kertas minit dan tarikh di hantar pada kertas minit Berhenti
    • CARTA ALIRAN PERGERAKAN FAIL TERBUKA DAN TERPERINGKAT Pegawai hendak meminjam fail Fail Terperingkat Fail Terbuka Kad Pergerakan Fail di isi oleh Pegawai Kad Pergerakan Fail di isi oleh Pegawai Dan diserahkan semula pada Pegawai Kerani RekodDan diserahkan semula pada Pendaftar Rahsia Fail yang di minta di serahkan pada pegawai Jika fail TERHAD dan SULIT, fail dilitupi dengan sampul kecil dan di serahkan pada pegawai Jika fail yang di pinjam di serahkan pada Jika fail RAHSIA dan RAHSIA BESAR, pegawai lain, pegawai dikehendaki Salinan dokumen yang di minta sahaja memberitahu kerani fail dan mengemaskini diserahkan pada pegawai semula Kad Pergerakan Fail. Salinan kemudian di kembalikan dan di rincih Fail di pulangkan semula, Kad Pergerakan fail di isi semula oleh Pegawai untuk pemulangan fail Jika fail yang di pinjam di serahkan pada pegawai lain, pegawai dikehendaki mengisi Slip Transit sekiranya tidak melalui Pendaftar Rahsia Berhenti Fail di pulangkan semula, Kad Pergerakan fail di isi semula oleh Pegawai untuk pemulangan fail
    • CARTA ALIRAN PELUPUSAN FAIL TERBUKA DAN TERPERINGKAT Terima arahan dari pegawai untuk membuat pelupusan Pelupusan Fail Terperingkat Pelupusan Fai TerbukaFail-fail had umurnya melebihi 10-20 tahun ke atas Fail-fail had umurnya melebihi 5 Di asingkan mengikut taraf keselamatanya. hingga 10 tahun di asingkan Fail-fail di susun mengikut Fail-fail di susun mengikut kod kumpulan fungsi kod kumpulan fungsi Catat maklumat yang di kehendaki Catat maklumat yang di kehendaki Dalam Borang Arkib 4/07 bagi setiap fail Dalam Borang Arkib 4/07 bagi setiap failProses turuntaraf bagi fail-fail terperingkat yang Fail-fail yang telah di kenalpasti untuk dilupuskan telah di kenalpasti untuk dilupuskan. Di ikat secara bundle dan di masukkan ke dalam Kotak yang di labelkan. Permohonan Pelupsan dan Borang Arkib 4/07 Dihantar ke Arkib untuk mendapatkan kelulusan Permohonan Pelupsan dan Borang Arkib 4/07 Dihantar ke Arkib untuk mendapatkan kelulusan Berhenti
    • CARTA ALIRAN PENDAFTARAN FAIL TERPERINGKAT Terima surat atau arahan beserta Borang Permohonan Dartaf Fail baru Rujuk Doket Faharasat Nombor Ada fail Jika tiada , buka fail baru. Pastikan Borang Lampiran J2 di sahkan oleh Pegawai Rekod Jabatan. Kandungkan surat dalam fail Tentukan taraf keselamatan Tentukan kod kumpulan fungsiCatitkan tarikh dan nama pegawaiPada Kad Pergerakan Fail Tuliskan nama dan nombor rujukan fail di atas fail Litupi fail dengan sampul kecil Dan edar fail kepada pegawai Masukkan nama fail baru pada Buku Daftar fail dan Senarai Fail di kpmputer Berhenti Catitkan tarikh dan nama pegawai Pada kertas doket faharasat Am 89 Catitkan tarikh dan nama pegawai Pada Kad Pergerakan Fail Berhenti
    • CARTA ALIRAN PENGHANTARAN SURAT TERPERINGKAT Terima surat bersama fail dari pegawaiSurat edaran dalaman Kementerian Surat edaran ke Luar KementerianCatatkan nombor kandungan pada surat Catatkan nombor kandungan pada suratBuat 2 (dua) salinan. Satu salinan untuk fail Buat 2 (dua) salinan. Satu salinan untuk fail dan satu salinan untuk fail timbul ( float ) dan satu salinan untuk fail timbul ( float ) Jika ada senarai edaran, buat salinan Jika ada senarai edaran, buat salinan mengikut jumlah senarai edaran mengikut jumlah senarai edaran Sistem Dua Sampul digunakanSistem Satu Sampul digunakan Catatkan maklumat penghantaran pada Borang ( Pers.67-Pin.3/87)Catatkan maklumat penghantaranpada Borang ( Pers.67-Pin.3/87) Jika alamat surat sekitar Kuala Lumpur, PAP akan menghantar melalui tangan.Serahkan pada PAP untuk di hantar melalui tangan Jika alamat luar Kuala Lumpur, isi Borang Pos Laju untuk di pos. Serahkan surat pada PAP untuk penghantaran Berhenti
    • CARTA ALIRAN PERMOHONAN PENYEWAAN RUANG PEJABAT BARU 1. Kenalpasti ruang 2. Dapatkan surat tawaran sewa dari pemilik bangunan Melengkapkan Borang JRP dan - Borang boleh dimuat turun ditandatangani oleh Ketua Jabatan (diisi dalam 6 salinan ) dari laman web www.bph.jpm.my Memohon laporan mengenai ruang yang hendak disewa dari agensi berikut : - Agensi di negeri-negeri 1. Jabatan Penilaian dan berkaitan Perkhidmatan Harta (JPPH) - Sertakan sesalinan borang JRP 2. Jabatan Bomba dan bagi setiap agensi Penyelamat (JPBM) - Sertakan pelan lantai ruang 3. Pejabat Ketua Keselamatan pejabat Kerajaan Komen dari JPPH Lulus seperti kadar sewa Lulus dengan komen mencadangkan yang ditawarkan pemilik kadar sewa diturunkan mengikut harga pasaran yang ditetapkan oleh JPPH Draf perjanjian sew a dari pemilik bangunan untuk komen Penasihat Undang- Bincang semula dengan pemilik Undang bangunan tentang komen JPPH 1. Mohon kelulusan peruntukan dari Kementerian Kewangan Malaysia Pemilik bangunan mengeluarkan surat tawaran baru mengikut kadar sewa yangMohon 2. Mohon kelulusan ruang dari Unit dicadangkan oleh JPPHpertimbangansemula Perancangan Ekonomi, JPM (bagi keluasan >5,000 kps shj ) Tidak Lulus Lulus Kemukakan permohonan kepada Urusetia Bahagian Pengurusan Hartanah JPM dengan menyertakan dokumen-dokumen seperti di Lampiran I Senarai Semak JRP yang disertakan untuk kelulusan. Tandatangan Perjanjian Penyewaan Kerja-kerja ubahsuai ruang pejabat (jika perlu )
    • PERMOHONAN KENDERAAN KEMENTERIAN (SEWAAN SPANCO) Menerima Pesanan kenderaan untuk penggunaan Kementerian/Jabatan dan JUSA C ke atas Dapatkan justifikasi dengan Jabatan yang ingin memohon kenderaan sewaan dengan SpancoKemukakan semulakepada Perbendaharaan Menghantar Pesanan kepada Perbendaharaan - Memastikan warna kenderaan yang dipohon Kelulusan dari Perbendaharaan YaMemerlukan maklumattambahan Menerima surat kelulusan dari Perbendaharaan Mengambil kenderaan dari Spanco Sdn Bhd Uruskan kad minyak dengan mendapat kelulusan jumlah kelayakan minyak daripada KSU
    • CARTA ALIRAN : MENYELIA PEMANDU-PEMANDUKEMENTERIAN Terima arahan dari pegawai atau Pembantu Tadbir Tinggi Pastikan borang Permohonan kenderaan KPKT Telah diisi 3 hari sebelum tarikh perjalanan Serahkan resit-resit tol, minyak dan Borang Permohonan Kenderaan kepada Pegawai Yang berkenaan Tandatangan Buku log di ruang yang telah ditetapkan
    • CARTA ALIRAN PENYELANGGARAAN KAD PERAKAM WAKTU Sediakan Kad perakam waktu yang kosong Semak nama-nama dari Daftar Kad Perakam Waktu Beri nombor pada Kad Perakam Waktu Masukkan kad-kad Perakam Waktu ke rak pada hujung bulan Menerima laporan mingguan dan bulanan KPW dari Pegawai bertugas Semak laporan berkenaan dan hantar sesalinan kepada KSU, TKSU dan PBA Ada melanggar peraturan KPW sebanyak 3 kali atau lebih TidakSimpan Ya Pegawai Bertugas mengambil tindakan yang selanjutnya mengikut Arahan Pentadbiran Bil. 1 Tahun 1992
    • CARTA ALIRAN URUSAN TUNTUTAN Terima Bil Cop Tarikh Terima Semak : • Borang tuntutan telah lengkap diisi dan disahkan • No.akaun, nama dan alamat bank penerima bayaran • Amaun yang dituntut • Tuntutan mengikut kelayakan yang telah ditetapkan Rekod dalam buku vor dan dapatkan tandatangan BRO Semakan kali kedua untuk mamastikan semua maklumat dan dokumen yang dilampirkan telah lengkap Rekod dalam buku despatch mengikut jenis tuntutan Fotostat 2 salinanTuntutan asal dan satu salinanhantar ke Bahagian Kewangan 1 salinan untuk fail
    • CARTA ALIRAN URUSAN P1 Terima sebutharga daripada pembekal / pegawai (Beserta Borang Pesanan ‘Pink’) Sediakan P1 Isikan maklumat seperti berikut : • Nombor rujukan fail • Tajuk • Amaun • Nama dan alamat pembekal • Tarikh keluar dan tarikh bekalan • Baki OS Rekod dalam buku vot Hantar untuk tandatangan BRO Rekod dalam buku vot Sertakan sebutharaga atau kelulusan aset / khas (jika berkaitan) Rekod dalam buku despatch fotostatP1 asal hantar ke Bahagian 1 salinan untuk fail Kewangan
    • CARTA ALIRAN PERMOHONAN WARAN UDARA Terima borang permohonan waran udara daripada pegawai Bahagian Khidmat Pengurusan termasuk Pejabat Anggota Pentadbiran Pastikan maklumat diisi dengan lengkap oleh pemohon seperti : • Nama Penumpang • Destinasi Perjalanan • Tarikh dan Masa • Tujuan Perjalanan • Maklumat tempahan Pastikan permohonan yang dibuat berdasarkan kelayakan tambang yang ditetapkan Serahkan kepada PPTK(KP) dan TSUB(KP) untuk tandatangan dan buku vot fotostatP1 asal hantar ke Bahagian 1 salinan untuk fail Kewangan
    • CARTA ALIRAN URUSAN PEMBAYARAN SYARIKAT PERKHIDMATAN DAN BIL-BIL UTILITI Menerima bil bulanan daripada pembekal atau pihak yang menuntut Pastikan perjanjian belum tamat tempoh dan jumlah amaun dalam perjanjian sama dengan inbois Pastikan perjanjian belum tamat tempoh dan jumlah amaun dalam perjanjian sama dengan inbois Rekod dalam buku vot bahagian Khidmat Pengurusan Hantar untuk tandatangan BRO dan sahkan bil Rekod dalam buku despatch dan fotostat 2 salinanBil asal dan salinan hantar ke 1 salinan untuk fail Bahagian Kewangan
    • CARTA ALIRAN PELANTIKAN PEGAWAI ASET Terima pencalonan nama Pegawai Aset daripada Jabatan/Bahagian Sediakan minit bebas dan surat pelantikan Pegawai Aset kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan ditandatanganiDapatkan namadaripada Jabatan/ Kemukakan minit bebas kepada KetuaBahagian Setiausaha Tidak Puas hati? Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama Pegawai Aset Ya Ketua Setiausaha menandatangani surat pelantikan Pegawai Aset Terima minit dan surat pelantikan Pegawai Aset Sediakan surat makluman kepada Jabatan/ Bahagian Dapatkan tandatangan pegawai Kemukakan surat pelantikan Pegawai Aset kepada Ketua Jabatan/Bahagian Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • CARTA ALIRAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN Terima aset samada secara perolehan atau sumber lain Semak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yangCatatkan pada diterima adalah betuldokumen penghantaranseperti berikut: Aset berkenaan diperiksa, dikira,‘‘Diterima dengan diukur, ditimbang atau diuji sertasyarat ianya disahkan merta sebelum disahkankemudian secara penerimaannya;diperiksa, dikira, diukur, Tidak Semuaditimbang atau diuji” telah diperiksa? Ya Ada Ya perselisihan/ Sediakan Borang Laporan kerosakan? Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan setelah disemak dan diperiksa Tidak Borang KEW.PA-1 hendaklah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan Kemuka Borang KEW.PA-1 dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal; Pastikan aset diterima berserta Surat Jaminan daripada pembekal Pastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
    • CARTA ALIRANPENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN Terima aset bersama-sama dengan punca maklumat Tentukan kumpulan aset mengikut:- a) Harta modal b) Inventori Sediakan dengan lengkap dan tepat maklumat aset ke dalam a) Daftar Harta Modal KEW.PA-2 b) Daftar Inventori KEW.PA-3 Masukkan juga maklumat ke dalam Sistem Maklumat Aset dan Inventori (SMART) Semak Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3 Sahkan dengan menandatangani Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3 Cop pengesahan pendaftaran dilakukan ke atas dokumen punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan Kemaskinikan a) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan b) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. Semak senarai yang telah dikemaskinikan a) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan b) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset. Tempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan. Semak aset yang dilebelkan dan ditempatkan adalah sama seperti di dalam Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3 A
    • CARTA ALIRANPENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN (SAMBUNGAN) A Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7). Semak Senarai Aset (KEW.PA-7) Sahkan dan tandatangan Senarai Aset (KEW.PA-7) Simpan daftar aset.ke dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci
    • CARTA ALIRAN PELANTIKAN PEGAWAI PEMERIKSA Terima pencalonan nama Pegawai Pemeriksa Aset daripada Jabatan/Bahagian Sediakan minit bebas dan surat pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan ditandatanganiDapatkan namadaripada Jabatan/ Kemukakan minit bebas kepada KetuaBahagian Setiausaha Tidak Puas hati? Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama Pegawai Pemeriksa Aset Ya Ketua Setiausaha menandatangani surat pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset Terima minit dan surat pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset Sediakan surat makluman kepada Jabatan/ Bahagian Dapatkan tandatangan pegawai Kemukakan surat pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset kepada Ketua Jabatan/Bahagian Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • CARTA ALIRAN PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN Keluarkan arahan supaya Pegawai Pemeriksa mengadakan pemeriksaan aset Sediakan jadual pemeriksaan aset Sediakan memo dan maklumkan jadual pemeriksaan aset kepada Pegawai Pemeriksa Semak memo dan tandatangan Serah memo kepada Pegawai Pemeriksa untuk laksanakan pemeriksaan. Terima Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 Teliti Laporan Pemeriksaan Harta ModalDapatkan KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaanpenjelasan Inventori KEW.PA-11lanjut Tidak Minta penjelasan lanjut, jika perlu Puas hati? Ya Sediakan memo/surat kepada Ketua Jabatan/ Bahagian, maklumkan mengenai kedudukan aset yang telah diperiksa. Serahkan memo/surat kepada Jab/Bhg yang berkenaan. Sediakan minit bebas dan ulasan untuk Pegawai Pengawal Teliti minit bebas serta ulasan kepada KSU serta tandatangan A
    • CARTA ALIRANPEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN (SAMBUNGAN) A Bagi pemeriksaan aset yang dibuat pada hujung tahun, kemukakan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada KSU. Kemukakan minit bebas, laporan KEW.PA- 10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 dan ulasan untuk makluman KSU. Teliti dan tandatangan KEW.PA-12 Sediakan surat untuk kemukakan KEW.PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya Semak dan tandatangan surat Kemukakan surat ke Perbendaharaan
    • CARTA ALIRAN PELANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA Terima pencalonan nama Lembaga Pemeriksa Pelupusan daripada Jabatan/Bahagian Sediakan minit bebas dan surat pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan ditandatanganiDapatkan namadaripada Jabatan/ Kemukakan minit bebas kepada KetuaBahagian Setiausaha Tidak Puas hati? Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama Lembaga Pegawai Pemeriksa Pelupusan Ya Ketua Setiausaha menandatangani surat pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Terima minit dan surat pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Sediakan surat makluman kepada Jabatan/ Bahagian Dapatkan tandatangan pegawai Kemukakan surat pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua Jabatan/Bahagian Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • CARTA ALIRAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Kenalpasti aset yang perlu dilupuskan Dapatkan PEP KEW.PA-16, jika perlu Sediakan maklumat aset dalam Borang Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA- 17 Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa Lembaga Pemeriksa melengkapkan Laporan Lembaga Pemeriksa dan tandatangan Kemukakan Laporan LembagaKembalikan kepada PemeriksaLembaga Pemeriksa kepada Urus setia Pelupusan Tidak Urusetia menyemak laporan dan pastikan Lengkap? dokumen sokongan disertakan YaSemak bidang Kuasa Melulus: Tentukan Kuasa MelulusKemukakan kepadaPerbendaharaanNilai perolehan asal >RM50,000 Kemukakan kepada Ketua Setiausaha setiap satu atau Nilai perolehan asal <RM50,000 setiap jumlah keseluruhan satu atau jumlah keseluruhan >RM500,000. Lulus? <RM500,000.Syor kaedah pelupusan Perbendaharaan/KSU menyemak dan hadiah, pindah Tidak membuat keputusan persekutuan ke negeri, tukar beli, tukar barang atau Ya Kembalikan kepada Urus Setia untuk kaedah lain yang tidak maklumat lanjut dinyatakan dalam TPA. A
    • CARTA ALIRANPELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN (SAMBUNGAN) A Maklumkan keputusan kepada pemohon Laksanakan pelupusan mengikut keputusan Sediakan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) (jika syor aset dimusnahkan) Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19 Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus dan dokumen lain. Kemaskini daftar rekod
    • CARTA ALIRAN PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT Terima pencalonan nama pegawai bagi menganggotai Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih KerajaanDapatkan nama Semak kedudukan calon yangdaripada Jabatan/ menganggotai Jawatankuasa PenyiasatBahagian Tidak Mengikut syarat? Ya Sediakan minit bebas dan surat pelantikan Jawatankuasa Penyiasat untuk semakan pegawai dan ditandatangani Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan kepada Ketua Setiausaha Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan kepada Ketua Setiausaha Tidak Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama Puas hati? Jawatankuasa Penyiasat Ya Menandatangani surat pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan mengikut format KEW.PA-29 Sediakan surat makluman kepada pegawai melalui Jabatan/ Bahagian Kemukakan surat pelantikan Jawatankuasa Penyiasat kepada pegawai melalui Ketua Jabatan/Bahagian Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • CARTA ALIRAN KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Laporkan kehilangan serta merta kepada Ketua Jabatan Laporkan segera kepada Polis dalam masa 24 Jam Ketua Jabatan sediakan Laporan Awal KEW.PA-27 dan kemuka kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan Pegawai Pengawal lantik J/kuasa Penyiasatan KEW.PA-28 J/kuasa Penyiasatan menjalankan siasatan J/kuasa Penyiasatan sediakan Laporan AkhirKembalikan kepada KEW.PA-29 dan kemukakan kepada Urus setiaJ/Kuasa Penyiasat Tidak Lengkap? Urus setia semak Laporan Akhir Ya Urus setia kemukakan Laporan Akhir kepadaKembalikan kepada Urus Pegawai Pengawal untuk syor dan ulasan.setia untuk siasatansemula Pegawai Pengawal meneliti Laporan Akhir. Tidak Puas hati? Ya a) Berikan syor dan ulasan di Laporan Akhir b) Luluskan Hapus Kira jika di bawah bidang kuasanya. Kemukakan Laporan Akhir kepada Kembalikan kepada Perbendaharaan Pegawai Pengawal /Urus setia untuk maklumat lanjut Perbendaharaan membuat pertimbangan dan keputusan Tidak Lulus? Ya A
    • CARTA ALIRANKEHILANGAN DAN HAPUS KIRA (SAMBUNGAN) A Maklumkan keputusan kepada Pegawai Pengawal/Urus setia Kementerian/Jabatan laksanakan keputusan Kemukakan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 kepada Perbendaharaan
    • CARTA ALIRAN URUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKAN NASIONAL Terima pesanan kerja untuk percetakan Hubungi Pen.Peg. Tadbir/Ketua kerani/Bahagian/Jabatan mengenai peruntukanperuntukan Berbincang mengenai spesifikasi Buat rekabentuk Buat ‘mock-up’ Hubungi Percetakan Nasional untuk menetapkan tarikh perbincangan Berbincang dengan Percetakan Nasional Terima Borang Sebutharga pesanan percetakan Keluarkan borang P1
    • Terima pruf pertamaSemak pruf pertama‘Edit’ pruf pertamaHantar pruf pertama kepada pencetak dan pohon prufkeduaTerima pruf kedua ‘Edit pruf kedua Semak pruf kedua Beri kelulusan untuk dicetakPenerimaan penerbitan yang siap dicetak Penyerahan penerbitan
    • CARTA ALIRAN URUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKAN SWASTA Terima pesanan kerja untuk percetakan Hubungi Pen.Peg. Tadbir/Ketua kerani/Bahagian/Jabatan mengenai peruntukan Berbincang mengenai spesifikasi Buat rekabentuk Buat ‘mock-up’ Hubungi Syarikat Percetakan Swasta untuk menetapkan tarikh perbincangan Berbincang dengan Syarikat Percetakan Swasta Dapatkan Sebutharga Keluarkan borang P1 Terima pruf pertama
    • ‘Edit’ pruf pertamaSemak pruf pertamaHantar pruf pertama kepada pencetak dan pohon prufkeduaTerima pruf kedua‘Edit’ pruf keduaSemak pruf keduaBeri kelulusan untuk dicetakPenerimaan penerbitan yang siap dicetakPenyerahan penerbitan
    • CARTA ALIRAN URUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKAN DALAMAN Terima pesanan kerja untuk percetakan Hubungi Pen.Peg. Tadbir/Ketua kerani/Bahagian/Jabatan mengenai peruntukan kewangan. Berbincang mengenai spesifikasi percetakan Buat rekabentuk Buat ‘mock-up’ Semakan pruf pertama Semakan pruf kedua Mengenalpasti bahan-bahan percetakan Membuat percetakan Pengedaran/penyerahan penerbitan
    • CARTA ALIRAN URUSAN PEKELILING/SURAT PEKELILING Terima pekeliling/surat pekeliling Semak pekeliling/surat pekeliling Cukup salinan Keluarkan surat edaran Tulis dalam buku dispatch untuk pengedaran/tanda terima Pengedaran Simpan satu salinan folder Sediakan senarai pekeliling/surat pekeliling yang diedarkan tiap-tiap 4 bulan Edarkan senarai
    • CARTA ALIRAN BAGI MENYELARASKEBERSIHAN/KECERIAN/PENYELENGGARAAN DAN JADUAL PENGGUNAAN BILIK-BILIK MESYUARAT KEMENTERIAN Terima borang permohonan Semak tarikh penggunaan Tempahan bercanggah Hubungi Jabatan / Bahagian lain yang mempunyai bilik mesyuarat Kelulusan penggunaan bilik Sediakan jadual tempahan Mengemas dan mengatur bilik mesyuaratTentukan peralatan yang dipohon dalam Terima borang permohonan pinjamankeadaan baikSediakan peralatan Semakan tarikh penggunaan peralatanMengendalikan perlatan Beri kelulusan pinjamanAudio-visualMengemas dan membersihkan bilikmesyuarat Tentukan peralatan dalam keadaan baik Serahkan peralatan Tentukan peralatan yang di kembalikan dalam keadaan baik Simpan peralatan
    • SENARAI SEMAK
    • SENARAI SEMAK PENDAFTARAN FAIL TERPERINGKAT BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN1. Terima surat atau arahan lisan daripada pegawai untuk membuka fail terperingkat yang baru. Semak taraf peringkat surat sama ada Rahsia/2. Sulit/ Terhad. Semak daripada Buku Rekod Daftar Fail sama3. ada tajuk fail baru telah didaftarkan atau tidak.4. Jika ada tajuk fail telah didaftarkan masukkan surat ke dalam fail dengan memberi kandungan.5. Jika tajuk fail tiada di dalam Buku Daftar Fail, Borang Lampiran J2 diisi dan fail baru dibuka dengan memberi tajuk yang sesuai beserta nombor fail mengikut turutan nombor siri yang sedia di dalam doket.6. Masukkan kertas faharasat nombor dan abjad fail baru ke dalam doket dan susun dalam binder.7. Surat-surat yang telah dikandungkan diedarkan kepada pegawai-pegawai yang berkenaan dengan mencatitkan gelaran nama pegawai pada doket nombor.
    • SENARAI SEMAK PENGHANTARAN SURAT TERPERINGKAT EDARAN DALAMAN ATAU KE LUAR KEMENTERIAN BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN1. Terima surat terperingkat bersama dengan fail surat dari pegawai untuk di hantar kepada pegawai tertentu,jabatan atau bahagian tertentu sama ada edaran dalaman atau luar kementerian.2. Catatkan nombor kandungan pada surat tersebut. Jika fail surat tersebut tidak dijumpa, buat sampul kecil dahulu.3. Buat dua salinan untuk di masukkan ke dalam fail dan fail terapung (float). Manakala salinan untuk jabatan / bahagian / pegawai yang ditujukan surat tersebut bergantung kepada senarai edaran yang telah dilampirkan pada surat tersebut.4. Sistem Satu Sampul bagi edaran dalaman sahaja manakala Sistem Dua Sampul bagi edaran luar Kementerian.5. Guna Borang Penerimaan Surat Terperingkat (Pers.67 – Pin. 3/87) untuk surat edaran luar Kementerian. Manakala surat edaran dalaman, guna Buku Penghantaran Surat Terperingkat.6. Catat tarikh penghantaran, nama penerima, dan tajuk surat, tarikh penghantaran dan taraf peringkat surat di dalam buku / borang penghantaran surat.7. Serahkan buku / borang penghantaran surat bersama surat tersebut untuk dihantar oleh Pembantu Am Pejabat (PAP).
    • SENARAI SEMAK MEREKOD SURAT-SURAT TERPERINGKAT BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN1. Menerima surat-surat dari pegawai-pegawai untuk difailkan.2. Tentukan tajuk fail yang bersesuaian atau berkaitan dengan tajuk surat tersebut.3. Jika surat tersebut ada nombor rujukan fail, masukkan surat dalam fail tersebut.4. Mencatat bilangan kandungan fail (enclose) di sudut kanan atas surat dan nomborkan kandungan dalam bulatan : Warna hitam atau biru - surat keluar Warna merah - surat masuk5. Catat tarikh surat, nama agensi penerima dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna hitam atau biru jika surat yang dikeluarkan.6. Catat tarikh surat, nama agensi pengirim dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna merah jika surat diterima.
    • SENARAI SEMAK PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN1. Pegawai yang hendak meminjam fail dari Bilik Fail Terperingkat hendaklah mengisi maklumat peminjam pada Kad Pergerakan Fail.2. Serahkan fail tersebut kepada pegawai berkenaan.3. Menerima semula fail yang dipinjam dan pegawai tersebut mengisi semula maklumat pemulangan fail pada Kad Pergerakan Fail.4. Fail-fail disimpan ke dalam kabinet besi berpalang / peti besi tatakira dan di susun mengikut susunan nombor yang telah disirikan.5. Memantau kehadiran fail-fail aktif dan fail tutup sama ada fail-fail tersebut ada di dalam bilik failatau pada pegawai-pegawai lain.6. Memastikan fail-fail dalam keadaan baik dan selamat berada di dalam bilik fail terperingkat.
    • SENARAI SEMAK PELUPUSAN FAIL TERPERINGKAT BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN1. Asingkan fail-fail lama melebihi 10-20 tahun ke atas mengikut kod kumpulan fungsi.2. Dengan menggunakan Borang Arkib 4/07, fail-fail di senarai rekodkan. Catat nombor fail,tajuk fail,tarikh surat3. pertama dalam fail,tarikh surat terakhir dalam fail dan jumlah kandungan surat dalam fail ke dalam borang tersebut.4. Fail-fail di ikat dengan tali putih, diukur dan dimasukkan ke dalam kotak yang berlabel.5. Fail-fail di turun taraf terlebih dahulu sebelum di lupuskan.6. Kotak-kotak fail dipindahkan sebuah bilik untuk pemeriksaan fizikal oleh pegawai dari JabatanArkib Negara sama ada fail-fail tersebut di simpan di arkib atau di lupuskan.
    • SENARAI SEMAK PERCETAKAN KAD PENGENALAN KEMENTERIAN BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN1. Terima permohonan kad pengenalan Kementerian daripada pegawai/kakitangan menggunakan Borang Permohonan Kad Pengenalan Kementerian.2. Rekodkan senarai pemohon di dalam rekod Nombor Siri Kad Pengenalan Kementerian mengikut turutan nombor siri Jabatan / Bahagian.3. Serahkan gambar-gambar pemohon kepada Pereka untuk di scan.4. Cetak kad pemohon mengikut format Kad Pengenalan Kementerian yang telah sedia ada. Buat salinan muka hadapan kad-kad yang5. telah siap dicetak untuk simpanan dalam fail dan diedarkan kepada pemohon beserta surat berkaitan.
    • SENARAI SEMAK PERCETAKAN KAD KUASA KEMENTERIAN BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN1. Terima permohonan kad kuasa yang telah diwartakan daripada Bahagian Pemberi Pinjam Wang danPemegang Pajak Gadai dan Bahagian Pengawasan dan Penguatkuasaan, Jabatan Perumahan Negara.2. Rekodkan senarai pemegang kad kuasa ke dalam Buku Daftar Kad Kuasa Akta Pemegang Pajak Gadai ( Akta 81 ), Akta Pemberi Pinjam Wang 1951 ( Akta 400 ) dan Akta Pemaju Perumahan ( Kawalan Dan Pelesenan 1966 – Pindaan 1988 ) mengikut nombor siri ketiga-tiga jenis akta tersebut.3. Sediakan senarai maklumat pemegang kad kuasa yang memohon beserta gambar dan Pesanan Kerajaan kepada Percetakan Keselamatan Nasional Berhad ( PKNB ) untuk cetakan.4. Kad Kuasa yang telah siap dicetak diedarkan kepada pemohon beserta surat berkaitan.
    • SENARAI SEMAK : PERMOHONAN PENYEWAAN/PERLANJUTAN RUANGPEJABATBIL TINDAKAN TANDA(/) CATATAN1. Menerima permohonan dari Bahagian /Jabatan.2. Kenalpasti keluasan ruang lantai yang diperlukan.3. Keluasan ruang kerja kakitangan dan ruang sokongan boleh rujuk dari Garispanduan Jawatankuasa Kecil Piawaian dan Kos yang dikeluarkan oleh Unit Perancangan Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Malaysia.4. Dapatkan surat tawaran dari pemilik bangunan. Melengkapkan enam (6) salinan Borang JRP5. dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan. Borang JRP boleh dimuat turun dari laman web6. www.bph.jpm.my7. Sertakan pelan lantai ruang pejabat.8. Keluarkan surat permohonan kelulusan penyewaan ruang pejabat baru beserta satu salinan Borang JRP kepada JBPM, JPPH, PPKM di negeri berkenaan seperti berikut dan agensi-agensi tersebut akan mengeluarkan laporan berkenaan dengan ruang pejabat yang dipohon.9. Mengeluarkan surat permohonan kelulusan peruntukan dari Kementerian Kewangan Malaysia dengan menyertakan Borang JRP dan laporan dari JPPH dan PKKKM.10. Mengeluarkan surat permohonan kelulusan ruang dari Unit Perancangan Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri bagi keluasan ruang melebihi 5,000kps atau 465mps dengan menyertakan Borang JRP dan laporan dari JPPH dan PKKKM.11. Kemukakan permohonan kelulusan akhir kepada Urusetia Bahagian Pengurusan Hartanah JPM.
    • SENARAI SEMAK : PERMOHONAN KENDERAAN KEMENTERIAN (SEWAANSPANCO)BIL TINDAKAN TANDA(/) CATATAN1. Menerima Pesanan Kenderaan Untuk penggunaan Kementerian/ Jabatan dan JUSA ’C’ ke atas.2. Dapatkan justifikasi dengan Jabatan yang ingin menyewa kenderaan sewaan dengan Spanco.3. Hantar surat permohonan dengan mengisi borang Pesanan Kenderaan ke Kementerian Kewangan Malaysia.4. Bagi permohonan kenderaan rasmi JUSA ’C’ ke atas. 4.1 Isi borang Pesanan Kenderaan, pastikan warna kenderaan yang dikehendaki. 4.2 Hantar surat ke Kementerian Kewangan memohon kenderaan tunggu sedia sebelum mendapat kenderaan baru. 4.3 Hantar surat ke Kementerian Kewangan bersama borang Pesanan Kenderaan ke Kementerian Kewangan Malaysia. 4.4 Urusan kad minyak dengan mendapatkan kelulusan jumlah kelayakkan minyak daripada KSU / TKSU (P).5. Pengambilan kenderaan baru dengan Spanco Sdn. Bhd. 5.1 Pastikan kenderaan dalam keadaan yang baik. 5.2 Pastikan segala kerosakan dibaiki di workshop Spanco.6. Proses bagi pembelian kenderaan untuk dibeli
    • oleh JUSA ’C’ ke atas semasa bersara.7. Pastikan bila seorang JUSA ’C’ ke atas akan bersara.8. Isi borang pembelian ke atas sebelum bersara.9. Hantar borang tersebut ke Kementerian Kewangan.10. Dapat kelulusan daripada Kementerian Kewangan untuk pembelian kereta tersebut.11. Syarat-syarat dan borang bagi pembelian kenderaan seperti pertukaran alamat di insuran daripad Spanco Sdn. Bhd.12. Hantar balik segala borang-borang yang diisi kepada Spanco SDn. Bhd.13. Pastikan kenderaan yang akan dibeli oleh JUSA ’C’ adalah di dalam keadaan yang baik.
    • SENARAI SEMAK : MENYELIA PEMANDU-PEMANDU KEMENTERIANBIL TINDAKAN TANDA(/) CATATAN1. Menyelia Senarai tugas pemandu dan memastikan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1980 mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan.2. Menerima tempahan kenderaan dari pegawai dan kakitangan.3. Menyemak permohonan dan memberi maklumbalas mengenai tempahan kenderaan.4. Menyelia jadual bertugas pemandu dan memastikan pemandu-pemandu menjalankan tugas mengikut jadual.5. Menyemak Buku Log Kenderaan setiap pemandu dan menandatangani arahan menjalankan tugas.6. Memastikan kenderaan sentiasa bersih selepas digunakan dan di simpan di tempat letak kereta khas Kementerian.
    • SENARAI SEMAK : MENYELARAS KAD PERAKAM WAKTUBIL TINDAKAN TANDA(/) CATATAN1. Menyediakan Kad Perakam Waktu yang kosong dan mencukupi.2. Semak nama-nama dari senarai Kad Perakam Waktu bagi menentukan sama ada perubahan bertukar/berhenti kerja/bersara.3. Beri nombor kepada tiap-tiap kad perakam waktu.4. Hantar Kad Perakam Waktu kepada Ketua Kerani untuk dimasukkan ke dalam Kad Perakam Waktu pada awal bulan.5. Menerima laporan harian, mingguan dan bulanan dari pegawai bertugas.6. Mengambil tindakan pertukaran Kad Perakam Waktu dari kuning ke hijau/merah.
    • SENARAI SEMAK BAGI PEMBAYARAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA DAN TUNTUTAN PERJALANANBIL TINDAKAN TANDA CATATAN1. Menerima tuntutan daripada pegawai dan kakitangan Bahagian Khidmat Pengurusan.2. Memastikan semua tuntutan yang diterima lengkap dan semua dokumen yang dilampirkan telah disahkan.3. Menyerahkan tuntutan tersebut kepada PPTK(KP) dan PTT(KP) untuk disemak sebelum diserahkan kepada TSUB(KP).4. Merekod tuntutan tersebut ke dalam buku vot Bahagian Khidmat Pengurusan.5. Membuat satu salinan tuntutan untuk difailkan.6. Rekod di dalam buku untuk dihantar ke kewangan.
    • SENARAI SEMAK BAGI PENYEDIAAN P1BIL TINDAKAN TANDA CATATAN1. Terima sebutharga daripada pemebekal atau pegawai yang disertakan dengan borang pesanan (pink)2. Isi semua maklumat seperti : • Nombor rujukan fail • Tajuk • Amaun • Nama dan alamat pembekal • Tarikh keluar dan tarikh bekalan • Baki OS3. Rekod nama syarikat dan amaun di dalam buku vot.4. Menyerahkan kepada TSUB(KP) untuk tandatangan BRO.5. Sertakan sebutharga atau kelulusan aset / khas (jika berkaitan).6. Rekod dan fotostat satu salinan untuk dihantar ke Bahagian Kewangan.
    • SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN WARAN UDARABIL TINDAKAN TANDA CATATAN1. Terima permohonan waran udara (dalam / luar negara)2. Memastikan waran yang diterima lengkap diisi dengan : • Nama penumpang • Destinasi Perjalanan • Tarikh / masa • Tujuan perjalanan • Maklumat tempahan3. Memastikan permohonan yang dibuat berdasarkan kelayakan tambang yang telah ditetapkan.4. Menyerahkan kepada PPTK(KP) dan TSUB(KP) untuk ditandatangan dan rekod di dalam buku vot.5. Fotostat satu salinan dan dihantar ke Bahagian Kewangan.
    • SENARAI SEMAK BAGI PEMBAYARAN SYARIKAT PERKHIDMATAN DAN BIL-BIL UTILITIBIL TINDAKAN TANDA CATATAN Syarikat Perkhidmatan1. Menerima bil bulanan daripada syarikat perkhidmatan.2. Memastikan perjanjian syarikat terbabit belum tamat tempoh.3. Meyerahkan kepada TSUB(KP) untuk ditandatangan.4. Merekod dalam buku vot dan membuat satu salinan untuk dihantar ke bahagian Kewangan. Bil Utiliti1. Menerima sebarang bil-bil utiliti seperti bil telefon, bil elektrik kementerian dan bil air daripada pegawai dan kakitangan2. bahagian Khidmat Pengurusan.3. Menyerahkan bil-bil tersebut kepada PPT(KP) untuk disahkan dan rekod kedalam buku vot.4. Buat dua salinan dan dapatkan tandatangan TSUB(KP) dan rekod ke dalam buku untuk dihantar ke bahagian Kewangan.
    • SENARAI SEMAK PELANTIKAN PEGAWAI ASETBil Tindakan Tanda ( ) Catatan 1 Terima pencalonan nama Pegawai Aset daripada Jabatan/Bahagian 2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan Pegawai Aset kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal3. Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan ditandatangani4. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan Pegawai Aset kepada Ketua Setiausaha 5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama Pegawai Aset 6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama Pegawai Aset, terus ke proses 7.6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus Setia untuk dapatkan calon Pegawai Aset yang lain 7 Ketua Setiausaha menandatangani surat pelantikan Pegawai Aset 8 Terima minit dan surat pelantikan Pegawai Aset 9 Sediakan surat makluman kepada Jabatan/ Bahagian10 Dapatkan tandatangan pegawai11 Kemukakan surat pelantikan Pegawai Aset kepada Ketua Jabatan/Bahagian12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • SENARAI SEMAK PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAANBil Tindakan Tanda (√) Catatan 1 Terima aset samada secara perolehan atau sumber lain 2 Semak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul 3 Aset berkenaan diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya; 4 Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan seperti berikut: ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji” 5 Sediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan setelah disemak dan diperiksa 6 Borang KEW.PA-1 hendaklah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan 7 Kemuka Borang KEW.PA-1 dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal 8 Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian 9 Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
    • SENARAI SEMAK PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAANBil Tindakan Tanda (√) Catatan 1 Terima aset bersama-sama dengan punca maklumat 2 Tentukan kumpulan aset mengikut:- a) Harta modal b) Inventori 3 Sediakan dengan lengkap dan tepat maklumat aset ke dalam a) Daftar Harta Modal KEW.PA-2 b) Daftar Inventori KEW.PA-33a Masukkan juga maklumat ke dalam Sistem Maklumat Aset dan Inventori (SMART) 4 Semak Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3 5 Sahkan dengan menandatangani Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3 6 Cop pengesahan pendaftaran dilakukan ke atas dokumen punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan dengan catatan seperti berikut: ‘Telah direkodkan pada ……(tarikh). Nombor siri pendaftaran aset …. (seperti 7 nombor pada daftar)’ Kemaskinikan a) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA- 4 dan b) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. 8 Semak senarai yang telah dikemaskinikan a) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA- 4 dan b) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. 9 Labelkan nombor siri pendaftaran berserta perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset.10 Tempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan.
    • Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan11 Semak aset yang dilebelkan dan ditempatkan adalah sama seperti di dalam Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-312 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7).13 Semak Senarai Aset (KEW.PA-7)14 Sahkan dan tandatangan Senarai Aset (KEW.PA-7)15 Simpan daftar aset.ke dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci
    • SENARAI SEMAK PELANTIKAN PEGAWAI PEMERIKSABil Tindakan Tanda (√) Catatan 1 Terima pencalonan nama Pegawai Pemeriksa Aset daripada Jabatan/Bahagian 2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal3. Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan ditandatangani4. Kemukakan minit bebas kepada Ketua Setiausaha 5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama Pegawai Pemeriksa Aset 6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama Pegawai Pemeriksa Aset, terus ke proses 7.6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus Setia untuk dapatkan calon Pegawai Pemeriksa Aset yang lain 7 Ketua Setiausaha menandatangani surat pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset 8 Terima minit dan surat pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset 9 Sediakan surat makluman kepada Jabatan/ Bahagian10 Dapatkan tandatangan pegawai11 Kemukakan surat pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset kepada Ketua Jabatan/Bahagian12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAANBil Tindakan Tanda ( ) Catatan 1 Keluarkan arahan supaya Pegawai Pemeriksa mengadakan pemeriksaan aset 2 Sediakan jadual pemeriksaan aset 3 Sediakan memo dan maklumkan jadual pemeriksaan aset kepada Pegawai Pemeriksa yang telah dilantik dan Ketua Jab./Bhg yang akan dilawati oleh Pegawai Pemeriksa. 4. Semak memo dan tandatangan 5 Serah memo kepada Pegawai Pemeriksa untuk laksanakan pemeriksaan. 6 Terima Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Urusetia Pemeriksaan Aset 7 Teliti Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 8 Minta penjelasan lanjut, jika perlu 9 Sediakan memo/surat kepada Ketua Jabatan/ Bahagian, maklumkan mengenai kedudukan aset yang telah diperiksa.10 Serahkan memo/surat kepada Jab/Bhg yang berkenaan.11 Sediakan minit bebas dan ulasan untuk Pegawai Pengawal12 Teliti minit bebas serta ulasan mengenai laporan pemeriksaan aset KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 kepada KSU serta tandatangan
    • Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan13 Bagi pemeriksaan aset yang dibuat pada hujung tahun, kemukakan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada KSU.14 Kemukakan minit bebas, laporan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 dan ulasan untuk makluman KSU.15 Teliti dan tandatangan KEW.PA-1216 Sediakan surat untuk kemukakan KEW.PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya17 Semak dan tandatangan surat18 Kemukakan surat ke Perbendaharaan
    • SENARAI SEMAK PELANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSABil Tindakan Tanda ( ) Catatan 1 Terima pencalonan nama Lembaga Pemeriksa Pelupusan daripada Jabatan/Bahagian 2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal 3. Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan ditandatangani 4. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua Setiausaha 5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama Lembaga Pemeriksa Pelupusan 6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama Lembaga Pemeriksa Pelupusan, terus ke proses 7.6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus Setia untuk dapatkan calon Lembaga Pemeriksa Pelupusan yang lain 7 Ketua Setiausaha menandatangani surat pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan 8 Terima minit dan surat pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan 9 Sediakan surat makluman kepada Jabatan/ Bahagian10 Dapatkan tandatangan pegawai11 Kemukakan surat pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua Jabatan/Bahagian12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • SENARAI SEMAK PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan 1 Kenal pasti aset yang perlu dilupuskan 2 Dapatkan PEP KEW.PA-16, jika perlu. 3 Sediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17 seperti berikut:- a) Keterangan aset b) Kuantiti c) Tarikh pembelian d) Tempoh digunakan/disimpan e) Nilai Perolehan Asal f) Nilai Semasa 4 Kemukakan permohonan kepada Urus Setia Pelupusan 5 Semak KEW.PA-17 dan PEP KEW.PA-16 jika ada/perlu 6 Sediakan memo kepada Lembaga Pemeriksa supaya melaksanakan pemeriksaan pelupusan 7 Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa 8 Lembaga Pemeriksa melengkapkan dan menandatangani KEW.PA-17 9 Lembaga Pemeriksa kemukakan KEW.PA-17 kepada Urus Setia Pelupusan 10 Urus setia menyemak KEW.PA-17 dan pastikan dokumen sokongan berikut disertakan:- a) PEP bagi aset mekanikal/peralatan teknikal/perkakasan komputer b) Justifikasi Jabatan bagi syor kaedah tukar beli, tukar barang c) Laporan Kemalangan bagi kenderaan terlibat dengan kemalangan
    • Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan d) Gambar aset, jika perlu e) Surat permohonan daripada Kementerian/ Jabatan/Pertubuhan bagi kaedah hadiah/ pindahan 11 Jika laporan lengkap, terus ke proses 1211a Jika laporan tidak lengkap, dikembalikan kepada Lembaga Pemeriksa 12 Urus setia menentukan Kuasa Melulus 13 Urus setia menyemak bidang Kuasa Melulus 14 Kemukakan kepada Perbendaharaan jika: i) Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000 ii) Syor kaedah pelupusan hadiah, pindah persekutuan ke negeri, tukar beli, tukar barang atau kaedah lain yang tidak dinyatakan dalam TPA.14(a) i) Sediakan surat kepada Perbendaharaan dan dokumen sokongan ii) Dapatkan tandatangan pegawai14(b) Kemukakan kepada Perbendaharaan 15 Kemukakan kepada Ketua Setiausaha jika: Nilai perolehan asal kurang daripada RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan kurang daripada RM500,00015(a) i) Sediakan minit bebas kepada Ketua Setiausaha dan dokumen sokongan ii) Dapatkan tandatangan pegawai
    • Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan15(b) Kemukakan kepada Ketua Setiausaha 16 Terima keputusan daripada Perbendaharan/ Ketua Setiausaha 17 Jika pelupusan diluluskan, terus ke proses 19. 18 Jika pelupusan tidak diluluskan, laporan dikembalikan kepada Urus setia Pelupusan untuk mendapatkan maklumat lanjut. 19 Maklumkan keputusan kepada pemohon 20 Laksanakan pelupusan mengikut keputusan 21 Jika keputusan menyatakan aset berkenaan dimusnahkan, sediakan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) 22 Sediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19) 23 Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus (Perbendaharaan/KSU) berserta :- a) Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan b) Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah. c) Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah 24 Kemaskini rekod daftar aset. 25 Dapatkan tandatangan pegawai26. Simpan daftar aset
    • SENARAI SEMAK PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASATBil Tindakan Tanda ( ) Catatan 1 Terima pencalonan nama pegawai bagi menganggotai Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan 2 Semak dan pastikan pegawai yang akan dilantik menganggotai Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada: (i) Pegawai tersebut tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian/unit yang sama (ii) Pegawai tersebut berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; dan (iii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai yang lebih kanan sebagai Pengerusi. 3 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-29) kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal 4. Kemukakan minit bebas kepada pegawai untuk semakan dan ditandatangani 5. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan kepada Ketua Setiausaha 6 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan 7 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan, terus ke proses 8.7a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus Setia untuk dapatkan calon Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan yang lain
    • Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan8 Ketua Setiausaha menandatangani surat pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan mengikut format KEW.PA-299 Terima minit dan surat pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan10. Sediakan surat makluman kepada pegawai melalui Jabatan/ Bahagian11 Dapatkan tandatangan pegawai12 Kemukakan surat pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan kepada pegawai melalui Ketua Jabatan/Bahagian13 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat pelantikan kepada pegawai berkenaan
    • SENARAI SEMAK KEHILANGAN DAN HAPUSKIRABil Tindakan Tanda ( ) Catatan 1 Dapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal/Inventori 2 Dapatkan Laporan Awal KEW.PA-28 daripada Ketua Jabatan 3 Kemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal 4 Uruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format KEW.PA-29 5 Dapatkan hasil siasatan polis 6 Dapatkan Laporan Akhir KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat 7 Kemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal 8 Semak dan pastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur 9 Kemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum diperolehi10 Maklumkan keputusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan kemaskini rekod daftar aset11 Maklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya12 Dapatkan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 daripada Ketua Jabatan dan kemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan hapus kira
    • Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan13 Dapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan maklumkannya kepada Perbendaharaan14 Sedia dan kemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib KEW.PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
    • SENARAI SEMAK BAGI PERCETAKAN MELALUI PERCETAKAN NASIONALTINDAKAN TANDA (√) CATATAN 1. Tanya peruntukan kewangan 2. Buat rekabentuk 3. Buat mockup 4. Berbincang dengan Percetakan Nasional 5. Dapatkan borang sebutharga pesanan percetakan 6. Buat pesanan percetakan 7. Tentukan pesanan tempahan dikeluarkan 8. Dapatkan pruf pertama 9. ‘Edit’ pruf pertama 10. Serahkan pruf pertama kepada Bahagian/Jabatan 11. Tentukan pruf pertama disemak 12. Terima pruf pertama dari Bahagian/Jabatan 13. Hantar pruf pertama kepada percetakan dan pohon pruf kedua 14. Terima pruf kedua 15. ‘Edit’ pruf kedua 16. Serahkan pruf kedua kepada Bahagian/Jabatan 17. Tentukan pruf kedua disemak 18. Terima pruf kedua
    • 19. Hantar pruf kedua kepada pencetak dan beri kebenaran/kelulusan untuk dicetak20. Terima penerbitan yang siap dicetak21. Serah penerbitan kepada Bahagian/Jabatan
    • SENARAI SEMAK BAGI PERCETAKAN MELALUI PERCETAKAN SWASTATINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Tanya peruntukan kewangan 2. Buat rekabentuk 3. Buat mockup 4. Berbincang dengan Percetakan Nasional 5. Dapatkan borang sebutharga pesanan percetakan 6. Buat pesanan percetakan 7. Tentukan pesanan tempahan dikeluarkan 8. Dapatkan pruf pertama 9. ‘Edit’ pruf pertama 10. Serahkan pruf pertama kepada Bahagian/Jabatan 11. Tentukan pruf pertama disemak 12. Terima pruf pertama dari Bahagian/Jabatan 13. Hantar pruf pertama kepada percetakan dan pohon pruf kedua 14. Terima pruf kedua 15. ‘Edit’ pruf kedua 16. Serahkan pruf kedua kepada Bahagian/Jabatan 17. Tentukan pruf kedua disemak 18. Terima pruf kedua
    • 19. Hantar pruf kedua kepada pencetak dan beri kebenaran/kelulusan untuk dicetak20. Terima penerbitan yang siap dicetak21. Serah penerbitan kepada Bahagian/Jabatan
    • SENARAI SEMAK BAGI PERCETAKAN MELALUI PERCETAKAN DALAMANTINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Tanya peruntukan kewangan 2. Buat rekabentuk 3. Buat mockup 4. Buat setting 5. Semak pruf pertama 6. Semak pruf kedua 7. Sediakan bahan-bahan untuk percetakan:- Kertas untuk kulit Kertas untuk isi kandung Master Ink Plate Kerja percetakan Menyusun/menjilid Pengedaran/penyerahan penerbitan
    • SENARAI SEMAK BAGI URUSAN PEKELILING/SURAT PEKELILINGTINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Terima pekeliling/Surat pekeliling 2. Semak pekeliling/Surat pekeliling 3. Buat salinan Pekeliling/Surat Pekeliling 4. Susun/menjilid 5. Sediakan surat 6. Sediakan senarai edaran dalam buku dispatch 7. Edarkan KSU TKSU (D) TKSU (P) KP/JBPM KP/JPBD KP/JLN KP/JKT P/TTPR KP/JPN KP/JPSPN SUB ( I ) SUB ( Pemb ) SUB ( Kew ) SUB ( D ) SUB ( PWG )
    • SUB ( SM ) KUAD LA/KPKT SUB ( TM ) SUB ( Kor ) SUSK/YBM SUSK/YBTM Penolong Pegawai Tadbir Ketua Kerani8. Simpan dalam folder9. Sediakan senarai Pekeliling/Surat pekeliling yang diedarkan setiap 4 bulan10. Edarkan senarai
    • SENARAI SEMAK BAGI URUSAN BAGI MENYELARASKEBERSIHAN/KECERIAN/PENYELENGGARAAN DAN JADUAL PENGGUNAANBILIK-BILIK MESYUARAT KEMENTERIANTINDAKAN TANDA ( ) CATATAN 1. Terima borang permohonan 2. Semak tarikh penggunaan 3. Pastikan bilik mana yang dipohon a. Bilik Mesyuarat Utama b. Bilik Mesyuarat Gerakan c. Bilik Mesyuarat Gerakan 2 d. Bilik Pameran e. Bilik Mawar 4. Jika tarikh tempahan bercanggah i) Tentukan pemohon yang layak menggunakan bilik ii) a) Hubungi Penolong Pegawai Tadbir JKT b) Hubungi Ketua Kerani Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan 5.Beri kelulusan penggunaan bilik 6.Mengemas dan mengatur bilik 7.Tentukan alat-alat audio visual yang diperlukan dalam keadaan baik i) a) Overhead Projector b) P.A System c) Slide Projector d) T.V
    • e) Video Player f) Video camera g) Camera h) Screen i) LCD ii) Tentukan peralatan lain yang diperlukan dalam keadaan baik/bilangan mencukupi a) Meja b) Kerusi c) White Board d) Name Plate e) Laser Pointer f) White Board Marker8. Mengemas dan membersihkan Bilik Mesyuarat selepas digunakan
    • SENARAI UNDANG-UNDANG PERATURAN-PERATURAN1. Buku Arahan Keselamatan2. Arahan Perkhidmatan3. Surat Pekeliling Am4. Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa5. Arahan Perbendaharaan yang berkuatkuasa6. Pekeliling Perkhidmatan7. Pekeliling Perbendaharaan8. Akta Ahli Parlimen9. Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 – Tatacara Pengurusan AsetAlih10. Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2009 – Tatacara Pengurusan Stor11. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam.
    • NORMA KERJABIL JENIS KERJA MASA JUMLAH UNIT DIAMBIL YANG BOLEH DIJALANKAN SEMINGGU #1. Menyedia Minit Bebas Pelantikan Pegawai 30 Minit Aset, Pegawai Pemeriksa Aset Alih, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Pemeriksa.2. Menyemak Minit Mesyuarat. 45 Minit3. Menyemak dan meluluskan Borang P1 5 Minit untuk urusan pengeluaran Pesanan Kerajaan (LO).4. Meyediakan Minit Bebas permohonan 30 Minit Pelupusan Aset.5. Memantau prestasi kawalan keselamatan 60 Minit (berjadual).6. Memantau prestasi perbelanjaan BKP 30 Minit melalui laporan BV551 yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan dan Perolehan.7. Menyemak dan meluluskan bil-bil semasa, 5 Minit tuntutan bayaran balik dan tuntutan perjalanan untuk diproses.8. Menyemak dan meluluskan permohonan 5 minit Waran Penerbangan Udara bagi Anggota Pentadbiran/Pengurusan Tertinggi/Penjawat Awam BKP.9. Memantau kebersihan pejabat (berjadual) 60 Minit10. Memantau kedudukan semasa stok di Stor 45 Minit Utama (berjadual)11. Menyemak dan mengesahkan Laporan 10 Minit Tahunan Aset12. Menyemak dan mengesahkan laporan 10 minit Pengurusan stor
    • SENARAI TUGAS HARIANNAMA :JAWATAN :TARIKH : BIL TUGAS SAYA HARI INI CATATAN