FAIL MEJA NAMA PEGAWAI          MOHAMAD KHIR BIN MAT LAZIM NAMA JAWATAN             SETIAUSAHA BAHAGIAN GRED JAWATAN      ...
FAIL MEJA TARIKH     NAMA PEGAWAI   TANDATANGAN   KELULUSAN KETUA JABATAN /   CATATANKEMASKINI                            ...
JAWATAN            : SETIAUSAHA BAHAGIAN                     BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANNAMA ORGANISASI    : BAHAGIAN KHID...
KANDUNGAN FAIL MEJA   PERKARA1. Objektif Kementerian2. Objektif Bahagian Khidmat Pengurusan3. Carta Organisasi Kementerian...
OBJEKTIF    KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATANKementerian mempunyai lima (5) objektif untuk mencapai matlamat di ...
OBJEKTIF          BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN1. Memastikan pengurusan pentadbiran Kementerian meliputi pejabat anggota   p...
CARTA ORGANISASIKEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
CARTA ORGANISASIBAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SENARAI TUGASGELARAN JAWATAN                   :   SETIAUSAHA BAHAGIAN                                      KHIDMAT PENGUR...
9. Menentukan urusan-urusan berkaitan perjawatan, perkhidmatan, tatatertib   pegawai dan kakitangan Bahagian Khidmat Pengu...
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN TUGAS PEGAWAI ATASAN             TUGAS DAN          ...
bagi memastikan imej                                        lain-lain    Agensi/Kerajaan                            Kement...
7. Memastikan urusan              Penyelaras     7. TSUB(KP)1, PSU (KP)2pelanjutan penyewaan ruang                        ...
10.Menyelaras dan membantu         Penyelaras, Urus Setia   10. TSUB(KP) PSU(KP)2, PPPaktiviti Perhimpunan Bulanan        ...
bahagian     KPKT      bagi                                                            memastikan ianya mengikut          ...
PROSES KERJA
PROSES KERJA: PENDAFTARAN FAIL TERBUKA                                                                    Pegawai         ...
PROSES KERJA: PENGHANTARAN SURAT TERBUKA EDARAN DALAMANATAU KE LUAR KEMENTERIAN                                           ...
PROSES KERJA: MEREKOD SURAT-SURAT TERBUKA                                                      Pegawai yang       Seksi BI...
PROSES KERJA : PERGERAKAN FAIL TERBUKA                                                        Pegawai yang      SeksiBIL  ...
PROSES KERJA : PELUPUSAN FAIL TERBUKA                                                    Pegawai yang   Seksi Undang-BIL  ...
PROSES KERJA: PENDAFTARAN FAIL TERPERINGKAT                                                                   Pegawai     ...
9.   Fail baru yang telah siap (berserta surat yang telah     dikandungkan) di serahkan kepada pegawai     berkenaan dan p...
PROSES KERJA: PENGHANTARAN SURAT                     TERPERINGKAT     EDARANDALAMAN ATAU KE LUAR KEMENTERIAN              ...
PROSES KERJA: MEREKOD SURAT-SURAT TERPERINGKAT                                                      Pegawai yang      Seks...
PROSES KERJA: PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT                                                     Pegawai         SeksiBIL   ...
PROSES KERJA: PELUPUSAN FAIL-FAIL TERPERINGKAT                                                          Pegawai         Se...
PROSES KERJA: PERCETAKAN KAD PENGENALAN KEMENTERIAN                                                  Pegawai yang     Seks...
PROSES KERJA: PENGELUARAN KAD KUASA KEMENTERIAN                                                  Pegawai      Seksi Undang...
PROSES KERJA       :   PERMOHONAN PENYEWAAN/PERLANJUTAN RUANGPEJABAT                                                      ...
Pegawai Yang     Undang-                PROSES KERJA                         Meluluskan /     Undang                      ...
PROSES KERJA : PERMOHONAN KENDERAAN KEMENTERIAN               (SEWAAN SPANCO)                                             ...
Pegawai Yang     Undang-                PROSES KERJA                          Meluluskan /    Undang                      ...
PROSES KERJA : MENYELIA PEMANDU-PEMANDU KEMENTERIAN                                                 Pegawai Yang      Unda...
PROSES KERJA : MENYELARAS KAD PERAKAM WAKTU                                                Pegawai          Undang-       ...
PROSES KERJA : PEMBAYARAN URUSAN TUNTUTAN BAHAGIAN KHIDMAT               PENGURUSAN                                       ...
PROSES KERJA : URUSAN PENYEDIAAN BORANG P1BIL                PROSES KERJA                   Pegawai Yang         Seksi Und...
PROSES KERJA : WARAN UDARA                                                 Pegawai Yang     Seksi Undang-BIL             P...
PROSES KERJA : SYARIKAT            PERKHDMATAN (PERJANJIAN) DAN BIL-BIL               UTILITI                             ...
AKTIVITI: PROSES KERJA PELANTIKAN PEGAWAI ASET                                                          Pegawai         Se...
AKTIVITI: PROSES KERJA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN                                                           Pegawai    ...
AKTIVITI: PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN                                                          Pegawai    ...
Pegawai       Seksi                                                            Yang      Undang-Bil                     Pr...
PROSES KERJA : PELANTIKAN PEGAWAI PEMERIKSA                                                          Pegawai          Seks...
PROSES KERJA : PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN                                                               Pegawai       ...
Pegawai        Seksi                                                         Yang       Undang-Bil                   Prose...
PROSES KERJA : PELANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA                                                          Pegawai          Seks...
PROSES KERJA : PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN                                                          Pegawai         Seksi...
Pegawai        Seksi                                                                Yang       Undang- Bil                ...
Pegawai        Seksi                                                            Yang       Undang- Bil                    ...
Pegawai         Seksi                                                           Yang        Undang-Bil                    ...
PROSES KERJA : PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT                                                          Pegawai         ...
Pegawai         Seksi                                                          Yang        Undang-Bil                    P...
PROSES KERJA : KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA                                                       Pegawai         Seksi      ...
Pegawai        Seksi                                                          Yang       Undang-Bil                    Pro...
Pegawai         Seksi                                                             Yang        Undang-Bil                  ...
Pegawai        Seksi                                                          Yang       Undang-Bil                    Pro...
Pegawai        Seksi                                                             Yang       Undang-Bil                    ...
PROSES KERJA: PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKANNASIONAL                                                            ...
Jabatan/Bahagian yang membuat      pesanan untuk disemak.                                                 SUS/YBM14.   Han...
PROSES KERJA : PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKANSWASTA                                                   Pegawai Ya...
13.   Serah pruf pertama kepada      Jabatan/Bahagian yang membuat pesanan      untuk disemak.14.   Hantar pruf pertama ke...
PROSES  KERJA:  TUGAS                   PENGURUSAN     PERCETAKAN    MELALUI PERCETAKAN DALAMAN                           ...
PROSES KERJA : PENGURUSAN BILIK MESYUARAT                                                  Pegawai Yang   Seksi Undang-Bil...
ii. a. Terima borang permohonan          pinjaman.          b. Menyediakan semua peralatan          yang dipohon.         ...
CARTA ALIRAN
CARTA ALIRAN PERGERAKAN FAIL TERBUKA DAN TERPERINGKAT                                             Pegawai hendak meminjam ...
CARTA ALIRAN PENGHANTARAN SURAT TERBUKA                                Terima surat bersama fail dari pegawai Surat edaran...
CARTA ALIRAN MEREKOD SURAT TERBUKA DAN TERPERINGKAT                                        Terima surat daripada pegawai  ...
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Fail meja sub kp  - januari 2012 pdf
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Fail meja sub kp - januari 2012 pdf

5,959
-1

Published on

0 Comments
6 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
5,959
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
6
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Fail meja sub kp - januari 2012 pdf

  1. 1. FAIL MEJA NAMA PEGAWAI MOHAMAD KHIR BIN MAT LAZIM NAMA JAWATAN SETIAUSAHA BAHAGIAN GRED JAWATAN M 54NAMA ORGANISASI KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN NAMA BAHAGIAN BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANTARIKH DIKEMASKINI JANUARI 2012TARIKH DILULUSKAN JANUARI 2012
  2. 2. FAIL MEJA TARIKH NAMA PEGAWAI TANDATANGAN KELULUSAN KETUA JABATAN / CATATANKEMASKINI BAHAGIAN TANDATANGAN TARIKH
  3. 3. JAWATAN : SETIAUSAHA BAHAGIAN BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANNAMA ORGANISASI : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATANALAMAT ORGANISASI : ARAS 16, NO. 51, PERSIARAN PERDANA, PRESINT 4, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN, 62100, PUTRAJAYA.NO.TEL : 03 – 8891 5300NO FAKS : 03 – 8891 3182LAMAN WEB : http://www.kpkt.gov.my
  4. 4. KANDUNGAN FAIL MEJA PERKARA1. Objektif Kementerian2. Objektif Bahagian Khidmat Pengurusan3. Carta Organisasi Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan4. Carta Organisasi Bahagian Khidmat Pengurusan5. Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai Lain6. Peraturan-Peraturan Pentadbiran7. Proses Kerja8. Carta Aliran Kerja9. Senarai Semak10. Senarai Undang-undang Dan Peraturan-peraturan yang digunakan11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai12. Senarai borang-borang Yang digunakan13. Norma Kerja14. Senarai Tugas harian.
  5. 5. OBJEKTIF KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATANKementerian mempunyai lima (5) objektif untuk mencapai matlamat di atas:(1) Mewujudkan dan melaksanakan perancangan yang setara untuk seluruh negara dengan memperkukuhkan dan mempergiatkan sistem fizikal, sosial, ekonomi dan alam sekitar di kawasan-kawasan bandar dan luar bandar;(2) Menggalak, memaju dan membimbing Pihak Berkuasa Tempatan menyediakan perkhidmatan bandaran yang bermutu tinggi dan juga kemudahan-kemudahan sosial, rekreasi serta peluang-peluang ekonomi yang seimbang;(3) Memastikan kemajuan perumahan yang sempurna, selesa dan seimbang, lengkap dengan segala kemudahan sosial dan rekreasi;(4) Memastikan keselamatan nyawa dan harta benda melalui perkhidmatan pencegahan dan pengawalan kebakaran dan ancaman dari bahan-bahan berbahaya, penyelamatan semasa kecemasan yang cekap dan berkesan serta peningkatan pengetahuan orang awam terhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya; dan(5) Mewujudkan pembangunan landskap, taman dan rekreasi yang berkualiti secara menyeluruh di seluruh negara bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia negara taman.
  6. 6. OBJEKTIF BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN1. Memastikan pengurusan pentadbiran Kementerian meliputi pejabat anggota pentadbiran dan pengurusan tertinggi berdasarkan kepada peraturan- peraturan yang ditetapkan;2. Memastikan tahap keselamatan fizikal, dokumen dan individu di Kementerian dipertingkatkan dan dimantapkan dari masa ke semasa;3. Memastikan pengurusan aset di Kementerian dilaksanakan secara teratur dan berkesan4. Memastikan pengurusan stor dilaksana berdasarkan kepada Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor;5. Menyelaras pengurusan protokol majlis-majlis rasmi Kementerian dan mendokumentasikannya untuk panduan dan rujukan; dan6. Bagi memasti dan melahirkan Pegawai dan Kakitangan yang mempunyai kekuatan rohani, akhlak, intelektual, material, mampu berdikari, berdaya saing, melihat kebudayaan, inovatif serta cekap menangani cabaran semasa secara bijaksana, rasional, praktikal dan damai.
  7. 7. CARTA ORGANISASIKEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
  8. 8. CARTA ORGANISASIBAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
  9. 9. SENARAI TUGASGELARAN JAWATAN : SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANGELARAN PENDEK : SUB (KP)NAMA/TARAF JAWATAN : P.T.D GRED 54BIDANG TUGAS : KHIDMAT PENGURUSANBERTANGGUNGJAWAB KEPADA : TKSU (P)1. Merancang dan menyelaras perbelanjaan semasa Bahagian Khidmat pengurusan dan Pejabat Anggota Pentadbiran berdasarkan peruntukan yang disediakan.2. Mengurus dan menyelaras penyelenggaraan kebersihan pejabat, perkhidmatan kawalan serangga, pembekalan peralatan Hygienic, kemudahan telefon serta keceriaan dan keindahan pejabat.3. Membantu mengendalikan program-program anjuran Kementerian serta program-program luar yang melibatkan Kementerian dilaksanakan dengan teratur bagi memastikan imej Kementerian terpelihara.4. Mengurus perolehan kenderaan rasmi pegawai dan kenderaan Kementerian.5. Mengurus dan memastikan keselamatan fizikal, dalaman dan individu serta keselamatan harta benda pejabat dilaksanakan berdasarkan Arahan Keselamatan yang sedang berkuatkuasa.6. Mengurus penyediaan dan penyewaan pejabat baru serta pelanjutan sewa ruang pejabat Kementerian dan pejabat-pejabat cawangan.7. Memastikan urusan pelanjutan penyewaan ruang pejabat diambil tindakan enam bulan sebelum tempoh tamat.8. Menyelaraskan urusan penyediaan ruang pejabat KPKT dan Jabatan-jabatan dibawahnya di bangunan baru di Pusat Pentadbiran kerajaan Persekutuan, Putrajaya.
  10. 10. 9. Menentukan urusan-urusan berkaitan perjawatan, perkhidmatan, tatatertib pegawai dan kakitangan Bahagian Khidmat Pengurusan dilaksanakan selaras dengan peraturan-peraturan dan pekeliling-pekeliling yang sedang berkuatkuasa.10. Menyelaras dan membantu aktiviti Perhimpunan Bulanan peringkat KPKT dan menguruskan semua majlis perayaan dan majlis yang perlu dari masa ke semasa.11. Mengurus peruntukan dan cenderahati untuk lawatan YB Menteri, Timbalan Menteri dan Ketua Setiausaha serta Pegawai-pegawai Kanan KPKT ke luar Negara dan membantu urusan lawatan tetamu luar negara ke Kementerian.12. Mengurus Kenderaan bagi kegunaan pegawai-pegawai Kementerian.13. Sebagai Pegawai Aset Kementerian.14. Sebagai setiausaha Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan peringkat Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan.15. Bertanggungjawab untuk menguruskan pelupusan di KPKT.16. Bertanggungjawab untuk menguruskan perpustakaan KPKT.17. Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.
  11. 11. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN TUGAS PEGAWAI ATASAN TUGAS DAN TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI KUASA YANG DIBERI YANG ADA HUBUNGAN TANGGUNGJAWAB LAIN YANG ADA HUBUNGAN SERTA JENIS HUBUNGANKetua Setiausaha (KSU), 1.Merancang dan menyelaras Penyelaras 1.TSUB(KP)1, TSUB(KP)2,Timbalan Ketua Setiausaha perbelanjaan semasa PPTK,PPT,PTTPengurusan [TKSU (P)] Bahagian Khidmat Membantu melaksanakan Pengurusan dan pejabat perbelanjaan semasa BKP Anggota Pentadbiran dan perabot anggota berdasarkan peruntukan pentadbiran berdasarkan yang disediakan . peruntukan 2.Mengurus dan menyelaras Pelantikan dan 2.TSUB(KP)1, PSU (KP)2 / penyelenggaraan menandatangani perjanjian PTT kebersihan pejabat, Tugas penyelenggaraan perkhidmatan kawalan kemudahan asas pejabat, serangga,pembekalan kemudahan keselamatan peralatan bangunan, kebersihan, hygienic,kemudahan telefon keceriaan dan kemudahan serta keceriaan dan pejabat. keindahan pejabat. 3. Membantu mengendalikan Penyelaras protokol, 3.TSUB(KP)1,TSUB(KP)2, program-program anjuran sambutan dan logistik. PSU (KP) 2,,PPTK,PPT Kementerian serta program- Merangka dan melaksanakan program luar yang persediaan-persediaan yang melibatkan Kementerian diperlukan bagi program- dilaksanakan dengan teratur program anjuran KPKT serta
  12. 12. bagi memastikan imej lain-lain Agensi/Kerajaan Kementerian terperlihara. supaya ianya berjalan mengikut perancangan mengikut yang ditetapkan bagi menjaga imej Kementerian. Menyelaras perolehan dan 4.TSUB(KP)1, PSU(KP)3KSU, TKSU(P) 4. Menguruskan perolehan penyelenggaraan PPTK,PPTMenyemak dan Meluluskan kenderaan rasmi pegawai Melaksanakan pembelianperolehan kenderaan. dan kenderaan Kementerian. kenderaan rasmi pegawai dan kenderaan Kementerian berdasarkan kelulusan dan kelayakan 5. Mengurus dan memastikan Penolong Pegawai 5.TSUB(KP), PSU(KP)4, keselamatan fizikal, dalaman Keselamatan Jabatan dan PPT,PTT dan individu serta Urus Setia Jawatankuasa Menyelaras dan keselamatan harta benda Keselamatan dan melaksanakan urusan pejabat dilaksanakan Penyelenggaraan Pejabat kawalan keselamatan berdasarkan Arahan pejabat,kakitangan dan harta Keselamatan yang sedang benda mengikut sepertimana berkuatkuasa. langkah-langkah dan arahan Keselamatan Kerajaan.KSU,TKSU(P) 6. Menguruskan penyediaan Penyelaras 6. TSUB(KP)2, PPTMenyemak dan meluluskan dan penyewaan pejabat baru Membantu dalamperuntukan (sekiranya serta perlanjutan sewa ruang menyediakan keperluanberkaitan pejabat Kementerian dan penyewaan ruang pejabat pejabat-pejabat cawangan. dan memproses permohonan dan mendapatkan kelulusan berdasarkan peruntukan.
  13. 13. 7. Memastikan urusan Penyelaras 7. TSUB(KP)1, PSU (KP)2pelanjutan penyewaan ruang Membantu dalam segalapejabat diambil tindakan enam urusan pemantauan sewabulan sebelum tamat tempoh. ruang pejabat dan memastikan tindakan pelanjutan diambil enam bulan sebelum tarikh tamat.8.Menyelaraskan urusan Penyelaras 8. Membantu merancangpenyediaan ruang pejabat urusan penyediaan ruang-KPKT dan Jabatan-Jabatan ruang pejabat dan jabatan-dibawahnya di bangunan baru jabatan KPKT didi Pusat Pentadbiran Kerajaan Putrajaya,mendapatkanPersekutuan, Putrajaya. maklumat-maklumat terkini mengenai perkembangan/kedudukan semasa bangunan KPKT di Putrajaya dan mengadakan perbincangan dari masa ke semasa dengan Bahagian- bahagian/Jabatan KPKT bertujuan memastikan perpindahan mengikut jadual.9.Menentukan urusan-urusan Ketua Bahagian 9. TSUB(KP), PSU(KP)3berkaitan perjawatan, Mengawalselia dan membuatperkhidmatan, tatatertib laporan kepada SUBpegawai dan kakitangan mengenai kedudukanBahagian Khidmat Pengurusan penjawatan,perkhidmatan,dilaksanakan selaras dengan kedudukan displin kakitanganperaturan-peraturan dan dan lain-lain supayapekeliling-pekeliling yang mematuhi pekeliling-sedang berkuatkuasa. pekeliling yang ditetapkan.
  14. 14. 10.Menyelaras dan membantu Penyelaras, Urus Setia 10. TSUB(KP) PSU(KP)2, PPPaktiviti Perhimpunan Bulanan Melaksanakan persiapan-Peringkat KPKT dan persiapan dalam menjayakanmenguruskan semua majlis aktiviti perhimpunan bulananperayaan dan majlis yang perlu dan semua jenis perayaandari masa ke semasa. mengikut arahan.11.Menguruskan peruntukan Penyelaras 11.TSUB(KP), PSU (KP) 2dan cenderahati untuk lawatan PPPYB Menteri, Timbalan Menteri Menyediakan kemudahan-dan Ketua Setiausaha serta kemudahan,cenderahati danPegawai-pegawai Kanan KPKT lain-lain bagi melicinkanke luar negara dan membantu urusan orang-orangurusan lawatan tetamu luar Kenamaan dan Pegawainegara ke Kementerian. Atasan KPKT keluar negeri dan sambutan tetamu luar negara ke Kemente rian.12.Menguruskan Kuasa melulus permohonan 12.TSUB(KP), PPT, PTTPengangkutan bagi kegunaan Memastikan kenderaanpegawai-pegawai Kementerian. disediakan bagi pegawai- pegawai KPKT yang memohon untuk tugas diluar pejabat.13. Sebagai Urusetia Setiausaha 13. TSUB(KP) 2, PSU (KP) 1Mensyuarat Jawatankausa Merancang, memproses,Pengurusan Aset Alih memantau pengurusanKerajaan. aset alih dan stor KPKT di Jabatan-jabatan/Bahagian-
  15. 15. bahagian KPKT bagi memastikan ianya mengikut prosedur ditetapkan Pekeliling Perbendaharaan Bil.5/2007dan PP/TPS.14. Bertanggungjawab dari segi Penyelaras 14.TSUB(KP), PSU(KP) 2, PPPurusan perwartaan dan Melaksanakan urusanpercetakan KPKT. pewartaan dan percetakan KPKT berjalan mengikut arahan dan menepati masa yang telah ditetapkan. 15. TSUB(KP) 2,PPTK15.Bertanggungjawab Penyelaras, Urusetia Melaksanakan urusanmenguruskan pelupusan KPKT. pelupusan aset alih KPKT berjalan mengikut pekeliling.16.Bertanggungjawab untuk 16. TSUB(KP), PSU(KP)2 Penyelaras PPPmenguruskan perpustakaanKPKT. Memantau dan menyelaras urusan perpustakaan KPKT mengikut keperluan semasa.17. Lain-lain tugas yang diarahdari semasa ke semasa.
  16. 16. PROSES KERJA
  17. 17. PROSES KERJA: PENDAFTARAN FAIL TERBUKA Pegawai SeksiBIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan1. Tindakan untuk membuka/mendaftarkan fail baru perlu SUB (KP) Akta Arkib sediakan : Negara 2003 Borang Permohonan Daftar Fail ( Lampiran J2 ) (Akta 629) Kertas doket Faharasat Bilangan(Borang Am 89) Pekeliling Kertas doket Faharasat Abjad (Borang Am 89A) Perkhidmatan Kertas minit Bil.5/2007 Tali hijau Kulit fail putih Nombor rujukan fail diberi berdasarkan Kod Kumpulan2. Fungsi : CONTOH : KPKT.A.B – C/D/E = KPKT.BKP.100 – 1/1/1 A = Nama Jabatan/Bahagian/Unit B = Kumpulan Fungsi C =Fungsi D = Aktiviti E = Sub Aktiviti / Transaksi Menerima surat atau arahan lisan daripada pegawai3. untuk membuka fail. PSU(KP)2 PT Semak Buku Daftar Fail untuk memastikan sama ada4. tajuk yang di berikan telah didaftarkan atau tidak.Jika ada, kandungkan surat tersebut. Jika tiada tajuk dalam Buku Daftar Fail, buka Fail baru seperti yang diarahkan. Isi borang Pendaftaran Fail5. Baru ( Lampiran J2 ). Isi Kertas doket Faharasat Bilangan (Borang Am 89) dan masukkan kertas doket didalam binder doket6. mengikut turutan nombor. Senaraikan fail yang baru dibuka ke dalam Buku Daftar Fail dan Sistem Fail di Komputer.7. Fail baru yang telah siap (berserta surat yang telah dikandungkan) di serahkan kepada pegawai berkenaan dan pegawai tersebut mengisi maklumat peminjaman8. fail pada Kad Pergerakan Fail.
  18. 18. PROSES KERJA: PENGHANTARAN SURAT TERBUKA EDARAN DALAMANATAU KE LUAR KEMENTERIAN Pegawai Seksi BIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan 1. Terima surat terbuka bersama dengan fail TSUB (KP) 2 Akta Arkib surat tersebut dari pegawai untuk di hantar Negara 2003 kepada pegawai tertentu,jabatan atau (Akta 629) bahagian tertentu sama ada edaran dalaman PSU(KP) 2 atau luar kementerian. Pekeliling Perkhidmatan 2. Catatkan nombor kandungan pada surat Bil.5/2007 tersebut.Jika fail surat tersebut tidak dijumpai,buat sampul kecil dahulu. 3. Buat dua salinan untuk di masukkan ke dalam fail dan fail terapung (float). Manakala salinan untuk orang yang ditujukan surat tersebut tertakluk kepada senarai edaran yang telah dilampirkan pada surat tersebut. 4. Catat bilangan kandungan surat, tarikh penghantaran, nama penerima dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna hitam atau biru untuk surat yang dihantar keluar. 5. Catat tarikh penghantaran, nama penerima, dan tajuk surat berkenaan di dalam buku penghantaran surat jika edaran dalaman kementerian sahaja.Manakala untuk penghantaran keluar kementerian gunakan borang penerimaan surat. 6. Serahkan buku penghantaran surat bersama surat tersebut untuk dihantar oleh Pembantu Am Pejabat (PAP). 7. Jika surat tersebut di alamatkan ke luar kementerian,surat tersebut perlu dihantar melalui pos biasa. jika surat tersebut penting dan perlu tindakan serta-merta,surat berkenaan perlu di fakskan terlebih dahulu dan dihantar melalui tangan iaitu PAP akan menyerahkan sendiri pada orang berkenaan.
  19. 19. PROSES KERJA: MEREKOD SURAT-SURAT TERBUKA Pegawai yang Seksi BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang- Dirujuk Undang/ Peraturan 1. Menerima surat-surat dari pegawai-pegawai SUB (KP) Akta Arkib untuk difailkan. Negara 2003 TSUB (KP) 2 (Akta 629) 2. Tentukan fail yang bersesuaian atau berkaitan dengan tajuk surat-surat tersebut. Pekeliling Perkhidmatan 3. Jika surat tersebut ada nombor rujukan Bil.5/2007 fail,masukkan surat dalam fail tersebut. 4. Mencatat bilangan kandungan fail (enclose) di sudut kanan atas surat dan nomborkan kandungan dalam bulatan : Warna hitam atau biru - surat keluar Warna merah - surat masuk 5. Catat tarikh surat, nama agensi penerima dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna hitam atau biru jika surat yang dikeluarkan. 6. Catat tarikh surat, nama agensi pengirim dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna merah jika surat diterima.
  20. 20. PROSES KERJA : PERGERAKAN FAIL TERBUKA Pegawai yang SeksiBIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang- Dirujuk Undang/ Peraturan1. Pegawai yang hendak meminjam fail dari Bilik TSUB (KP) 2 Akta Arkib Fail Terbuka hendaklah mengisi maklumat Negara 2003 peminjam pada Kad Pergerakan Fail. (Akta 629)2. Serahkan fail tersebut kepada pegawai Pekeliling berkenaan. Perkhidmatan Bil.5/20073. Menerima semula fail yang dipinjam dan pegawai tersebut mengisi semula maklumat pemulangan fail pada Kad Pergerakan Fail.4. Fail-fail disimpan ke dalam rak mobile khas dan di susun mengikut susunan nombor yang telah disirikan.5. Memantau kehadiran fail-fail aktif dan yang telah tutup sama ada fail-fail tersebut ada di dalam bilik fail atau pada pegawai-pegawai lain.6. Memastikan fail-fail dalam keadaan baik dan selamat berada di dalam bilik
  21. 21. PROSES KERJA : PELUPUSAN FAIL TERBUKA Pegawai yang Seksi Undang-BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan1. Asingkan fail-fail lama melebihi 5 tahun SUB (KP) Akta Arkib hingga 10 tahun ke atas mengikut Kod Negara 2003 Kumpulan Fungsi. (Akta 629)2. Dengan menggunakan Borang Arkib 4/07, Pekeliling fail-fail di senarai rekodkan. Perkhidmatan Bil.5/20073. Catat nombor fail,tajuk fail,tarikh surat pertama dalam fail,tarikh surat terakhir Arahan dalam fail dan jumlah kandungan surat Keselamatan dalam fail ke dalam borang tersebut.4. Fail-fail di ikat dengan tali putih, diukur dan dimasukkan ke dalam kotak yang berlabel.5. Kotak-kotak fail dipindahkan sebuah bilik PSU (KP) 2 untuk pemeriksaan fizikal oleh pegawai dari Jabatan Arkib Negara sama ada fail-fail tersebut di simpan di arkib atau di lupuskan.
  22. 22. PROSES KERJA: PENDAFTARAN FAIL TERPERINGKAT Pegawai SeksiBIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan Akta Arkib1. Fail-fail terperingkat dibuka mengikut kelas faharasat : SUB (KP) Negara 2003 Terhad (Akta 629) Sulit Rahsia Pekeliling Rahsia Besar Perkhidmatan2. Tindakan untuk membuka/mendaftarkan fail baru perlu Bil.5/2007 sediakan : Borang Pendaftaran Fail Baru ( Lampiran J2 ) Akta Rahsia Kertas doket Faharasat Bilangan (Borang Am Rasmi 1972 89) Kertas minit Arahan Tali hijau Keselamatan Kulit fail Surat3. Nombor rujukan fail diberi berdasarkan perkara- Pekeliling Am perkara berikut : Bil.2/1987 CONTOH : KPKT.A.B – C/D/E = KPKT.BKP.100 – 1/1/1 A = Nama Jabatan/Bahagian/Unit B = Kumpulan Fungsi C = ungsi D = Aktiviti E = Sub Aktiviti / Transaksi4. Menerima surat atau arahan lisan daripada pegawai PSU (KP) 2 untuk membuka fail terperingkat.5. Semak Buku Daftar Fail untuk memastikan sama ada tajuk yang di berikan telah didaftarkan atau tidak.Jika ada, kandungkan surat tersebut.6. Jika tiada tajuk dalam Buku Daftar Fail, buka Fail baru seperti yang diarahkan. Isi borang Pendaftaran Fail Baru ( Lampiran J2 ).7. Isi Kertas doket Faharasat Bilangan (Borang Am 89) dan masukkan kertas doket didalam binder doket mengikut turutan nombor.8. Senaraikan fail yang baru dibuka ke dalam Buku Daftar Fail dan Sistem Fail di Komputer.
  23. 23. 9. Fail baru yang telah siap (berserta surat yang telah dikandungkan) di serahkan kepada pegawai berkenaan dan pegawai tersebut mengisi maklumat peminjaman fail pada Kad Pergerakan Fail.
  24. 24. PROSES KERJA: PENGHANTARAN SURAT TERPERINGKAT EDARANDALAMAN ATAU KE LUAR KEMENTERIAN Pegawai SeksiBIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan1. Terima surat terperingkat bersama bersama SUB (KP) Akta Arkib fail daripada pegawai untuk di hantar kepada Negara 2003 pegawai tertentu,jabatan atau bahagian tertentu sama ada edaran dalaman atau luar Akta Rahsia kementerian. Rasmi 1972 2. Catatkan nombor kandungan pada surat Arahan tersebut.Jika fail surat tersebut tidak Keselamatan dijumpai,buat sampul kecil dahulu. Pekeliling 3. Buat dua salinan untuk di masukkan ke Perkhidmatan dalam fail dan fail terapung (float). Bil.5/2007 Manakala salinan untuk jabatan / bahagian / pegawai yang ditujukan surat tersebut bergantung kepada senarai edaran/salinan kepada yang telah dilampirkan pada surat tersebut.4. Jika surat edaran dalaman, gunakan sistem PSU (KP) 2 satu sampul sahaja iaitu meterai sampul berkenaan. Manakala surat edaran luar Kementerian, gunakan sistem dua sampul iaitu sampul pertama dimeterai. Kemudian masukkan sampul dimeterai ke dalam sampul lain.5. Guna Borang Penerimaan Surat Terperingkat (Pers.67 – Pin. 3/87) untuk surat edaran luar Kementerian.Manakala surat edaran dalaman, guna Buku Penghantaran Surat Terperingkat.6. Catat bilangan dan nombor fail kandungan surat, tajuk surat, tarikh penghantaran, dan taraf peringkat surat pada borang/buku penghantaran surat.7. Edaran dalaman dan luar Kementerian dihantar melalui tangan sahaja oleh PAP.
  25. 25. PROSES KERJA: MEREKOD SURAT-SURAT TERPERINGKAT Pegawai yang Seksi BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang- Dirujuk Undang/ Peraturan 1. Menerima surat-surat dari pegawai-pegawai TSUB (KP)2 Pekeliling untuk difailkan. Perkhidmatan 2. Bil.5/2007 Tentukan tajuk fail yang bersesuaian atau berkaitan dengan tajuk surat tersebut. 3. Jika surat tersebut ada nombor rujukan fail, masukkan surat dalam fail tersebut. 4. Mencatat bilangan kandungan fail (enclose) di sudut kanan atas surat dan nomborkan kandungan dalam bulatan : Warna hitam atau biru - surat 5. keluar Warna merah - surat masuk 6. Catat tarikh surat, nama agensi penerima dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna hitam atau biru jika surat yang dikeluarkan. Catat tarikh surat, nama agensi pengirim dan tarikh surat dikandungkan ke dalam kertas minit dengan warna merah jika surat diterima.
  26. 26. PROSES KERJA: PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT Pegawai SeksiBIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan 1. Pegawai yang hendak meminjam fail dari TSUB (KP)2 Pekeliling Bilik Fail Terperingkat hendaklah mengisi Perkhidmatan maklumat peminjam pada Kad Pergerakan Bil.5/2007 Fail. 2. Serahkan fail tersebut kepada pegawai berkenaan. 3. Menerima semula fail yang dipinjam dan pegawai tersebut mengisi semula maklumat pemulangan fail pada Kad Pergerakan Fail. 4. Fail-fail disimpan ke dalam kabinet besi berpalang / peti besi tatakira dan di susun mengikut susunan nombor yang telah disirikan. 5. Memantau kehadiran fail-fail aktif dan fail tutup sama ada fail-fail tersebut ada di dalam bilik fail atau pada pegawai-pegawai lain. 6. Memastikan fail-fail dalam keadaan baik dan selamat berada di dalam bilik fail terperingkat.
  27. 27. PROSES KERJA: PELUPUSAN FAIL-FAIL TERPERINGKAT Pegawai Seksi BIL PROSES KERJA yang Undang- meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan 1. Asingkan fail-fail lama melebihi 10-20 tahun SUB (KP) Pekeliling ke atas mengikut kod kumpulan fungsi. Perkhidmatan Bil.5/2007 2. Dengan menggunakan Borang Arkib 4/07, fail-fail di senarai rekodkan. 3. Catat nombor fail,tajuk fail,tarikh surat pertama dalam fail,tarikh surat terakhir dalam fail dan jumlah kandungan surat dalam fail ke dalam borang tersebut. 4. Fail-fail di ikat dengan tali putih, diukur dan dimasukkan ke dalam kotak yang berlabel. 5. Fail-fail di turuntaraf terlebih dahulu sebelum di lupuskan. 6. Kotak-kotak fail dipindahkan sebuah bilik untuk pemeriksaan fizikal oleh pegawai dari Jabatan Arkib Negara sama ada fail-fail tersebut di simpan di arkib atau di lupuskan.
  28. 28. PROSES KERJA: PERCETAKAN KAD PENGENALAN KEMENTERIAN Pegawai yang Seksi BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang- Dirujuk Undang/ Peraturan 1. Terima permohonan kad pengenalan SUB (KP) Kementerian daripada pegawai/kakitangan menggunakan Borang Permohonan Kad Pengenalan Kementerian. 2. Rekodkan senarai pemohon di dalam rekod Nombor Siri Kad Pengenalan Kementerian mengikut turutan nombor siri Jabatan / Bahagian. 3. Serahkan gambar-gambar pemohon kepada Pereka untuk di scan. 4. Cetak kad pemohon mengikut format Kad Pengenalan Kementerian yang telah sedia ada. 5. Buat salinan muka hadapan kad-kad yang telah siap dicetak untuk simpanan dalam fail dan diedarkan kepada pemohon beserta surat berkaitan.
  29. 29. PROSES KERJA: PENGELUARAN KAD KUASA KEMENTERIAN Pegawai Seksi Undang- BIL PROSES KERJA yang Undang/ meluluskan/ Peraturan Dirujuk 1. Terima permohonan kad kuasa yang telah SUB (KP) Arahan diwartakan daripada Bahagian Pemberi Keselamatan Pinjam Wang dan Pemegang Pajak Gadai dan Bahagian Pengawasan dan Penguatkuasaan, Jabatan Perumahan Negara. 2. Rekodkan senarai pemegang kad kuasa ke dalam Buku Daftar Kad Kuasa Akta Pemegang Pajak Gadai ( Akta 81 ), Akta Pemberi Pinjam Wang 1951 ( Akta 400 ) dan Akta Pemaju Perumahan ( Kawalan Dan Pelesenan 1966 – Pindaan 1988 )mengikut nombor siri ketiga-tiga jenis akta tersebut. 3. Sediakan senarai maklumat pemegang kad kuasa yang memohon beserta gambar dan Pesanan Kerajaan kepada Percetakan Keselamatan Nasional Berhad ( PKNB ) untuk cetakan. 4. Kad Kuasa yang telah siap dicetak diedarkan kepada pemohon beserta surat berkaitan.
  30. 30. PROSES KERJA : PERMOHONAN PENYEWAAN/PERLANJUTAN RUANGPEJABAT Pegawai Yang Undang- PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk /Peraturan1. Menerima permohonan dari Bahagian /Jabatan. SUB (KP) Pekeliling Perkhidmatan Bil.5/20072. Kenalpasti keluasan ruang lantai yang diperlukan.3. Keluasan ruang kerja kakitangan dan ruang sokongan boleh rujuk dari Garispanduan Jawatankuasa Kecil Piawaian dan Kos yang dikeluarkan oleh Unit Perancangan Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri Malaysia.4. Dapatkan surat tawaran dari pemilik bangunan.5. Melengkapkan enam (6) salinan Borang JRP dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan.6. Borang JRP boleh dimuat turun dari laman web www.bph.jpm.my7. Sertakan pelan lantai ruang pejabat.8. Keluarkan surat permohonan kelulusan penyewaan ruang pejabat baru beserta satu salinan Borang JRP kepada JBPM, JPPH, PPKM di negeri berkenaan seperti berikut dan agensi- agensi tersebut akan mengeluarkan laporan berkenaan dengan ruang pejabat yang dipohon.9. Mengeluarkan surat permohonan kelulusan peruntukan dari Kementerian Kewangan Malaysia dengan menyertakan Borang JRP dan laporan dari JPPH dan PKKKM.
  31. 31. Pegawai Yang Undang- PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk /Peraturan10. Mengeluarkan surat permohonan kelulusan ruang dari Unit Perancangan Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri bagi keluasan ruang melebihi 5,000kps atau 11. 465mps dengan menyertakan Borang JRP dan laporan dari JPPH dan PKKKM.11. Kemukakan permohonan kelulusan akhir kepada Urusetia Bahagian Pengurusan Hartanah JPM.
  32. 32. PROSES KERJA : PERMOHONAN KENDERAAN KEMENTERIAN (SEWAAN SPANCO) Pegawai Yang Undang- PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk /Peraturan1. Menerima Pesanan Kenderaan Untuk SUB (KP) Pekeliling penggunaan Kementerian/ Jabatan dan JUSA Perbendaharaan Bil.13/1993 ’C’ ke atas.2. Dapatkan justifikasi dengan Jabatan yang ingin menyewa kenderaan sewaan dengan Spanco.3. Hantar surat permohonan dengan mengisi borang Pesanan Kenderaan ke Kementerian Kewangan Malaysia.4. Bagi permohonan kenderaan rasmi JUSA ’C’ ke atas. 4.1 Isi borang Pesanan Kenderaan, pastikan warna kenderaan yang dikehendaki. 4.2 Hantar surat ke Kementerian Kewangan memohon kenderaan tunggu sedia sebelum mendapat kenderaan baru. 4.3 Hantar surat ke Kementerian Kewangan bersama borang Pesanan Kenderaan ke Kementerian Kewangan Malaysia. 4.4 Urusan kad minyak dengan mendapatkan kelulusan jumlah kelayakkan minyak daripada KSU / TKSU (P).5. Pengambilan kenderaan baru dengan Spanco Sdn. Bhd.6. Pastikan kenderaan dalam keadaan yang baik.7. Pastikan segala kerosakan dibaiki di workshop Spanco8. Proses bagi pembelian kenderaan untul dibeli oleh JUSA ’C’ ke atas semasa bersara.
  33. 33. Pegawai Yang Undang- PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk /Peraturan9. Pastikan bila seorang JUSA ’C’ ke atas akan bersara.10. isi borang pembelian ke atas sebelum bersara.11. Hantar borang tersebut ke Kementerian Kewangan.12. Dapat kelulusan daripada Kementerian Kewangan untuk pembelian kereta tersebut.13. Syarat-syarat dan borang bagi pembelian kenderaan seperti pertukaran alamat di insuran daripad Spanco Sdn. Bhd.14. Hantar balik segala borang-borang yang diisi kepada Spanco SDn. Bhd.15. Pastikan kenderaan yang akan dibeli oleh JUSA ’C’ adalah di dalam keadaan yang baik.
  34. 34. PROSES KERJA : MENYELIA PEMANDU-PEMANDU KEMENTERIAN Pegawai Yang Undang- PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk /Peraturan1. Menyelia Senarai tugas pemandu dan SUB (KP) Pekeliling memastikan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Perbendaharaan Bil.2/1980 Tahun 1980 mengenai penggunaan, PSU (KP) 3 pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan. Pekeliling PTT(KP) Perkhidmatan2. Menerima tempahan kenderaan dari pegawai Bil.12/2007 dan kakitangan.3. Menyemak permohonan dan memberi maklumbalas mengenai tempahan kenderaan.4. Menyelia jadual bertugas pemandu dan memastikan pemandu-pemandu menjalankan tugas mengikut jadual.5. Menyemak Buku Log Kenderaan setiap pemandu dan menandatangani arahan menjalankan tugas.6. Memastikan kenderaan sentiasa bersih selepas digunakan dan di simpan di tempat letak kereta khas Kementerian.
  35. 35. PROSES KERJA : MENYELARAS KAD PERAKAM WAKTU Pegawai Undang- PROSES KERJA Yang Undang Meluluskan / /Peraturan Dirujuk1. Menyediakan Kad Perakam Waktu yang SUB (KP) Surat kosong dan mencukupi. PSU (KP) 3 Pekeliling Am Bil.11/19812. Semak nama-nama dari senarai Kad PTT(KP) Perakam Waktu bagi menentukan sama Pekeliling ada perubahan bertukar/berhenti Kemajuan kerja/bersara. Pentadbiran Awam3. Beri nombor kepada tiap-tiap kad perakam waktu.4. Hantar Kad Perakam Waktu kepada Ketua Kerani untuk dimasukkan ke dalam Kad Perakam Eaktu pada awal bulan.5. Menerima laporan harian, mingguan dan bulanan dari pegawai bertugas.6. Mengambil tindakan pertukaran Kad Perakam Waktu dari kuning ke hijau/merah.
  36. 36. PROSES KERJA : PEMBAYARAN URUSAN TUNTUTAN BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN PEGAWAI YANG SEKSI UNDANG-BIL PROSES KERJA MELULUSKAN / UNDANG DIRUJUK PERATURAN1. Menerima tuntutan daripada pegawai SUB (KP) Arahan dan kakitangan Bahagian Khidmat Perbendaharaan Pengurusan. TSUB (KP) Pekeliling2. Memastikan semua tuntutan yang Perbendaharaan diterima lengkap dan semua Bil.4/1992 dokumen yang dilampirkan telah disahkan. Pekeliling Perbendaharaan3. Menyerahkan tuntutan tersebut Bil.6/1994 kepada PPTK(KP) dan PTT(KP) untuk disemak sebelum diserahkan Pekeliling kepada TSUB(KP). Perbendaharaan Bil.3/20024. Merekod tuntutan tersebut ke dalam buku vot Bahagian Khidmat Pekeliling Pengurusan. Perbendaharaan Bil.6/20045. Membuat satu salinan tuntutan untuk difailkan.6. Rekod di dalam buku untuk dihantar ke kewangan.
  37. 37. PROSES KERJA : URUSAN PENYEDIAAN BORANG P1BIL PROSES KERJA Pegawai Yang Seksi Undang- Meluluskan / Undang/Peraturan Dirujuk • Arahan1. Menerima sebutharga dari pembekal SUB (KP) Perbendaharaan dan Borang P1 (pink & hijau) yang telah – Tatacara lengkap diisi oleh pegawai yang terlibat. Perolehan Bekalan,2. Memastikan semua maklumat telah TSUB (KP) Perkhidmatan dan lengkap disi seperti no. rujukan fail, Kerja tajuk, amaun, nama & alamat pembekal, tarikh keluar & tarikh bekalan • Pekeliling disempurnakan serta baki OS. Perbendaharaan3. Merekod nama syarikat dan amaun di PPTK (KP) • Surat Pekeliling dalam buku vot Bahagian Khidmat Perkhidmatan Pengurusan. • Arahan Pegawai4. Menyerahkan Borang P1 kepada Pengawal PPTK(KP)P, TSUB(KP) & SUB(KP) untuk ditandatangani.5. Membuat satu salinan Borang P 1 untuk difailkan. Rekod di dalam buku untuk dihantar ke6. kewangan.
  38. 38. PROSES KERJA : WARAN UDARA Pegawai Yang Seksi Undang-BIL PROSES KERJA Meluluskan / Undang Dirujuk Peraturan1. Terima permohonan waran udara SUB (KP) Surat pekeliling (dalam / luar negara) Perbendaharaan TSUB (KP) 2 Bil.19/19722. Memastikan waran yang diterima lengkap diisi dengan : Surat pekeliling • Nama penumpang Perbendaharaan • Destinasi Perjalanan Bil.10/1986 • Tarikh / masa • Tujuan perjalanan • Maklumat tempahan3. Memastikan permohonan yang dibuat berdasarkan kelayakan tambang yang telah ditetapkan.4. Menyerahkan kepada PPTK(KP) dan TSUB(KP) untuk ditandatangan dan rekod di dalam buku vot.5. Fotostat satu salinan dan dihantar ke Bahagian Kewangan.
  39. 39. PROSES KERJA : SYARIKAT PERKHDMATAN (PERJANJIAN) DAN BIL-BIL UTILITI PEGAWAI YANG SEKSI UNDANG-BIL PROSES KERJA MELULUSKAN / UNDANG DIRUJUK PERATURAN Syarikat Perkhidmatan1. Menerima bil bulanan daripada SUB (KP) • Arahan syarikat perkhidmatan. Perbendaharaa TSUB (KP) 2 n – Tatacara2. Memastikan perjanjian syarikat Perolehan terbabit belum tamat tempoh. Bekalan, Perkhidmatan3. Meyerahkan kepada TSUB(KP) dan Kerja untuk ditandatangan. • Pekeliling4. Merekod dalam buku vot dan Perbendaharaa membuat satu salinan untuk dihantar n ke bahagian Kewangan. • Surat Pekeliling Bil Utiliti Perkhidmatan1. Menerima sebarang bil-bil utiliti seperti bil telefon, bil elektrik • Arahan Pegawai kementerian dan bil air daripada Pengawal pegawai dan kakitangan bahagian Khidmat Pengurusan.2. Menyerahkan bil-bil tersebut kepada PPT(KP) untuk disahkan dan rekod kedalam buku vot.3. Buat dua salinan dan dapatkan tandatangan TSUB(KP) dan rekod ke dalam buku untuk dihantar ke bahagian Kewangan.
  40. 40. AKTIVITI: PROSES KERJA PELANTIKAN PEGAWAI ASET Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima surat/memo pencalonan nama Pegawai SUB (KP) Pek. Perb. Aset daripada Jabatan/Bahagian. Bil. 5/2007 2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan TSUB (KP)1 Pegawai Aset kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal 3 Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan ditandatangani 4 Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan Pegawai Aset kepada Ketua Setiausaha 5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama Pegawai Aset 6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama Pegawai Aset, terus ke proses 7. 6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus Setia untuk dapatkan calon Pegawai Aset yang lain 7 Ketua Setiausaha menandatangani surat pelantikan Pegawai Aset 8 Terima minit dan surat pelantikan Pegawai Aset 9 Sediakan surat makluman kepada Jabatan/ Bahagian 10 Dapatkan tandatangan pegawai 11 Kemukakan surat pelantikan Pegawai Aset kepada Ketua Jabatan/Bahagian 12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat pelantikan kepada pegawai berkenaan
  41. 41. AKTIVITI: PROSES KERJA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima aset samada secara perolehan atau SUB (KP) sumber lain TSUB (KP) 2 2 Semak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul 3 Aset berkenaan diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya; 4 Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan seperti berikut: ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji” 5 Sediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan setelah disemak dan diperiksa 6 Borang KEW.PA-1 hendaklah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan 7 Kemuka Borang KEW.PA-1 dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal 8 Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian 9 Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.
  42. 42. AKTIVITI: PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima aset bersama-sama dengan punca SUB/TSUB II Pek. Perb. maklumat Bil. 5/2007 2 Tentukan kumpulan aset mengikut:- PPTK a) Harta modal b) Inventori 3 Sediakan dengan lengkap dan tepat maklumat aset ke dalam PT a) Daftar Harta Modal KEW.PA-2 b) Daftar Inventori KEW.PA-3 3a Masukkan juga maklumat ke dalam Sistem PT Maklumat Aset dan Inventori (SMART) 4 Semak Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar PPTK Inventori KEW.PA-3 5 Sahkan dengan menandatangani Daftar Harta SUB/TSUB II Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3 6 Cop pengesahan pendaftaran dilakukan ke atas TSUB II dokumen punca maklumat yang berkaitan bagi aset yang telah didaftarkan dengan catatan seperti berikut: ‘Telah direkodkan pada ……(tarikh). Nombor siri pendaftaran aset …. (seperti nombor pada daftar)’ 7 Kemaskinikan PT a) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan b) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. 8 Semak senarai yang telah dikemaskinikan PPTK a) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan b) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5. 9 Labelkan nombor siri pendaftaran berserta PT perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada aset.
  43. 43. Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan10 Tempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan. PT11 Semak aset yang dilebelkan dan ditempatkan PPTK adalah sama seperti di dalam Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-312 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7). PT13 Semak Senarai Aset (KEW.PA-7) PPTK14 Sahkan dan tandatangan Senarai Aset (KEW.PA- SUB/TSUB II 7)15 Simpan daftar aset.ke dalam fail kulit keras di PT dalam kabinet berkunci
  44. 44. PROSES KERJA : PELANTIKAN PEGAWAI PEMERIKSA Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima pencalonan nama Pegawai Pemeriksa SUB/TSUB II Pek. Perb. Aset Bil. 5/2007 2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan PPTK/ Pegawai Pemeriksa Aset kepada Ketua PT Setiausaha selaku Pegawai Pengawal 3. Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan SUB ditandatangani 4. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan PT Pegawai Pemeriksa Aset kepada Ketua Setiausaha 5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama KSU Pegawai Pemeriksa Aset 6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama KSU Pegawai Pemeriksa Aset, terus ke proses 7. 6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus SUB/TSUB II Setia untuk dapatkan calon Pegawai Pemeriksa Aset yang lain 7 Ketua Setiausaha menandatangani surat KSU pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset 8 Terima minit dan surat pelantikan Pegawai PPTK Pemeriksa Aset 9 Sediakan surat makluman kepada pegawai PT melalui Ketua Jabatan/ Bahagian 10 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/ PPTK 11 Kemukakan surat pelantikan Pegawai Pemeriksa PT Aset kepada pegawai melalui Ketua Jabatan/ Bahagian 12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat Jab/Bhg pelantikan kepada pegawai berkenaan
  45. 45. PROSES KERJA : PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Keluarkan arahan supaya Pegawai Pemeriksa SUB/TSUB II Pek. Perb. mengadakan pemeriksaan aset Bil. 5/2007 2 Sediakan jadual pemeriksaan aset PPTK 3 Sediakan memo dan maklumkan jadual PT pemeriksaan aset kepada Pegawai Pemeriksa yang telah dilantik dan Ketua Jab./Bhg yang akan dilawati oleh Pegawai Pemeriksa. 4. Semak memo dan tandatangan SUB/TSUB II 5 Serah memo kepada Pegawai Pemeriksa untuk PT laksanakan pemeriksaan. 6 Terima Laporan Pemeriksaan Harta Modal TSUB(KP) II KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Urusetia Pemeriksaan Aset 7 Teliti Laporan Pemeriksaan Harta Modal PPTK KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 8 Minta penjelasan lanjut, jika perlu PPTK 9 Sediakan memo/surat kepada Ketua Jabatan/ PT Bahagian, maklumkan mengenai kedudukan aset yang telah diperiksa. 10 Serahkan memo/surat kepada Jab/Bhg yang PT berkenaan. 11 Sediakan minit bebas dan ulasan untuk Pegawai PPTK Pengawal 12 Teliti minit bebas serta ulasan mengenai laporan SUB(KP) pemeriksaan aset KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 kepada KSU serta tandatangan
  46. 46. Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan13 Bagi pemeriksaan aset yang dibuat pada hujung SUB(KP) tahun, kemukakan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada KSU.14 Kemukakan minit bebas, laporan KEW.PA-10, PT KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 dan ulasan untuk makluman KSU.15 Teliti dan tandatangan KEW.PA-12 KSU16 Sediakan surat untuk kemukakan KEW.PA-12 PT kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya17 Semak dan tandatangan surat SUB(KP)18 Kemukakan surat ke Perbendaharaan PT
  47. 47. PROSES KERJA : PELANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima pencalonan nama Lembaga Pemeriksa SUB/TSUB II Pek. Perb. Pelupusan Bil. 5/2007 2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan PPTK Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua PT Setiausaha selaku Pegawai Pengawal 3. Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan SUB ditandatangani 4. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan PT Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua Setiausaha 5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama KSU Lembaga Pemeriksa Pelupusan 6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama KSU Lembaga Pemeriksa Pelupusan, terus ke proses 7. 6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus SUB/TSUB II Setia untuk dapatkan calon Lembaga Pemeriksa Pelupusan yang lain 7 Ketua Setiausaha menandatangani surat KSU pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan mengikut format KEW.PA-15 8 Terima minit dan surat pelantikan Lembaga PPTK Pemeriksa Pelupusan yang telah ditandatangani daripada Ketua Setiausaha 9 Sediakan surat makluman kepada pegawai PT melalui Jabatan/ Bahagian 10 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/ PPTK 11 Kemukakan surat pelantikan Lembaga PT Pemeriksa Pelupusan melalui Ketua Jab/Bhg 12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat Jab/Bhg pelantikan kepada pegawai berkenaan
  48. 48. PROSES KERJA : PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Kenal pasti aset yang perlu dilupuskan PPTK/PTT/ Pek. Perb. PT/Jab/Bhg Bil. 5/2007 2 Dapatkan PEP KEW.PA-16, jika perlu. PPTK/ Jab/Bhg 3 Sediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17 PT/ seperti berikut:- Jab/Bhg a) Keterangan aset b) Kuantiti c) Tarikh pembelian d) Tempoh digunakan/disimpan e) Nilai Perolehan Asal f) Nilai Semasa 4 Kemukakan permohonan kepada Urus Setia TSUB II Pelupusan 5 Semak KEW.PA-17 dan PEP KEW.PA-16 jika PPTK ada/perlu 6 Sediakan memo kepada Lembaga Pemeriksa PPTK supaya melaksanakan pemeriksaan pelupusan PT 7 Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa L.Pemeriksa 8 Lembaga Pemeriksa melengkapkan dan L.Pemeriksa menandatangani KEW.PA-17 9 Lembaga Pemeriksa kemukakan KEW.PA-17 L.Pemeriksa kepada Urus Setia Pelupusan 10 Urus setia menyemak KEW.PA-17 dan pastikan PPTK dokumen sokongan berikut disertakan:- a) PEP bagi aset mekanikal/peralatan teknikal/perkakasan komputer b) Justifikasi Jabatan bagi syor kaedah tukar beli, tukar barang
  49. 49. Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan c) Laporan Kemalangan bagi kenderaan terlibat dengan kemalangan d) Gambar aset, jika perlu e) Surat permohonan daripada Kementerian/ Jabatan/Pertubuhan bagi kaedah hadiah/ pindahan 11 Jika laporan lengkap, terus ke proses 12 PPTK11a Jika laporan tidak lengkap, dikembalikan kepada SUB/TSUB II Lembaga Pemeriksa 12 Urus setia menentukan Kuasa Melulus PPTK 13 Urus setia menyemak bidang Kuasa Melulus PPTK 14 Kemukakan kepada Perbendaharaan jika: i) Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000 ii) Syor kaedah pelupusan hadiah, pindah persekutuan ke negeri, tukar beli, tukar barang atau kaedah lain yang tidak dinyatakan dalam TPA.14(a) i) Sediakan surat kepada Perbendaharaan dan PPTK/ dokumen sokongan PT ii) Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II14(b) Kemukakan kepada Perbendaharaan PT
  50. 50. Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 15 Kemukakan kepada Ketua Setiausaha jika: Nilai perolehan asal kurang daripada RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhan kurang daripada RM500,00015(a) i) Sediakan minit bebas kepada Ketua PPTK Setiausaha dan dokumen sokongan PT ii) Dapatkan tandatangan pegawai SUB15(b) Kemukakan kepada Ketua Setiausaha PT 16 Terima keputusan daripada Perbendaharan/ SUB/TSUB II Ketua Setiausaha /PPTK 17 Jika pelupusan diluluskan, terus ke proses 19. PPTK 18 Jika pelupusan tidak diluluskan, laporan PPTK dikembalikan kepada Urus setia Pelupusan untuk mendapatkan maklumat lanjut. 19 Maklumkan keputusan kepada pemohon PPTK 20 Laksanakan pelupusan mengikut keputusan PPTK/ Jab/ Bhg 21 Jika keputusan menyatakan aset berkenaan PT/ dimusnahkan, sediakan Sijil Penyaksian Jab/ Bhg Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18) 22 Sediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan PT/ (KEW.PA-19) Jab/ Bhg
  51. 51. Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan23 Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Jab/Bhg Melulus (Perbendaharaan/KSU) berserta :- a) Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan b) Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah pindahan/hadiah. c) Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 bagi pelupusan kaedah musnah24 Kemaskini rekod daftar aset. PT/ Jab/Bhg25 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/ Jab/Bhg26. Simpan daftar aset PT/ Jab/Bhg
  52. 52. PROSES KERJA : PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Terima pencalonan nama pegawai bagi SUB/TSUB II Pek. Perb. menganggotai Jawatankuasa Penyiasat Bil. 5/2007 Kehilangan Aset Alih Kerajaan 2 Semak dan pastikan pegawai yang akan dilantik PPTK menganggotai Jawatankuasa Penyiasat terdiri daripada: (i) Pegawai tersebut tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian/unit yang sama (ii) Pegawai tersebut berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; dan (iii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai yang lebih kanan sebagai Pengerusi. 3 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan PPTK Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih PT Kerajaan (KEW.PA-29) kepada Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal 4. Kemukakan minit bebas surat pelantikan SUB Jawatankuasa Penyiasat kepada pegawai untuk semakan dan ditandatangani 5. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan PT kepada Ketua Setiausaha 6 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama KSU Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan 7 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama KSU Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan, terus ke proses 8. 7a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus SUB/TSUB II Setia untuk dapatkan calon Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan yang lain
  53. 53. Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan8 Ketua Setiausaha menandatangani surat KSU pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan mengikut format KEW.PA-299 Terima minit dan surat pelantikan Jawatankuasa PPTK Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan10. Sediakan surat makluman kepada pegawai PT melalui Jabatan/ Bahagian11 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/ PPTK12 Kemukakan surat pelantikan Jawatankuasa PT Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan kepada pegawai melalui Ketua Jabatan/Bahagian13 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat Jab/Bhg pelantikan kepada pegawai berkenaan
  54. 54. PROSES KERJA : KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Pegawai Seksi Yang Undang- Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan 1 Pegawai melaporkan kehilangan dengan serta Pegawai / Pek. Perb. merta kepada Ketua Jabatan. Ketua Bil. 5/2007 Jabatan/Bhg 2 Ketua Jabatan/pegawai yang berkenaaan Pegawai / melaporkan segera kehilangan kepada Polis Ketua dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan Jabatan/Bhg diketahui. 3 Ketua Jabatan sediakan Laporan Awal KEW.PA- Ketua 28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh Jabatan/Bhg kehilangan 4 Ketua Jabatan kemukakan kepada Urus Setia Ketua Kehilangan dan Hapus Kira, Laporan Awal Jabatan/Bhg KEW.PA-28 dan salinan Laporan Polis 5 Urus setia terima Laporan Awal dan salinan SUB/TSUB II Laporan Polis 5a Urus Setia menyemak Laporan Awal dan salinan PPTK Laporan Polis 6 Cadangkan sekurang-kurang dua (2) nama bagi SUB/TSUB II menganggotai Jawatankuasa Penyiasat 7 Sediakan minit bebas kepada Ketua Setiausaha PPTK selaku Pegawai Pengawal memaklumkan PT mengenai kehilangan tersebut dan cadangan nama Jawatankuasa Penyiasat 7a Dapatkan tandatangan pegawai SUB 7b Serah minit bebas kepada Ketua Setiausaha PT 8 Sediakan juga surat kepada Ketua Setiausaha PT Perbendaharaan 8a Dapatkan tandatangan pegawai SUB
  55. 55. Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan9a Kemukakan kepada Ketua Setiausaha PT Perbendaharaaan, Laporan Awal dan salinan Laporan polis9b Hantar salinan surat tersebut kepada PT k) Akauntan Negara ii) Ketua Audit Negara iii) Wakil tempatan Ketua Audit Negara10 Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal KSU melantik Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan format KEW.PA-29.11 Jawatankuasa Penyiasat menjalankan siasatan. J/Kuasa Penyiasat12 Jawatankuasa Penyiasat menyedia dan J/Kuasa mengemukakan kepada Urusetia dalam tempoh Penyiasat dua (2) bulan dari tarikh perlantikan dokumen berikut: a) Laporan Akhir KEW.PA-30 b) Dokumen sokongan i) Salinan Daftar Harta Modal/Daftar Inventori ii) Salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori iii) Gambar lokasi kejadian (jika perlu) iv) Dokumen lain yang berkaitan13 Urus setia menyemak Laporan Akhir berserta PPTK dokumen sokongan14 Jika Laporan akhir lengkap, terus ke proses 14 PPTK14a Laporan yang tidak lengkap dikembalikan kepada PPTK Jawatankuasa Penyiasat.15 Sediakan minit bebas kepada Ketua Setiausaha PPTK PT
  56. 56. Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan16 Kemukakan Laporan Akhir yang lengkap kepada SUB Ketua Setiausaha untuk mendapatkan syor dan ulasan.17 Ketua Setiausaha meneliti Laporan Akhir. KSU18 Setelah berpuas hati dengan hasil siasatan, terus KSU ke proses 18.18a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus KSU Setia untuk siasatan semula.19 Ketua Setiausaha hendaklah:- KSU (a) Memberi syor dan ulasan; dan (b) Meluluskan hapus kira jika:- (i) Nilai perolehan asal kurang daripada PP 5/2005 RM50,000 setiap satu atau jumlah Para 38.2 keseluruhan kurang daripada RM500,000 dan tidak melibatkan aset di proses 19(b); dan (ii) Tidak melibatkan soal kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.20 Kemukakan ke Perbendaharaan jika:- (a) Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 PP 5/2005 setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi Para 38.1 RM500,000;
  57. 57. Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan (b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT tanpa mengira nilai perolehan asalnya; iaitu (i) Telefon bimbit; (ii) Walkie-Talkie; (iii) Kamera Digital; (iv) Kamera Video; (v) Komputer Riba; (vi) Palmtop / Pocket PC; (vii) Personal Digital Assistant (PDA) (viii) LCD Projector; (ix) Pemain CD/DVD; dan (x) Smartphone. (c) Melibatkan soal kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam.21 Sediakan surat kepada Perbendaharaan dan PPTK/PT dokumen sampingan seperti berikut: a) Laporan Akhir KEW.PA-30 dengan syor dan ulasan KSU; b) Dokumen sokongan i) Salinan Daftar Harta Modal/Daftar Inventori; ii) Salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori; iii) Gambar lokasi kejadian (jika perlu); iv) Dokumen lain yang berkaitan21a Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II21b Kemukakan kepada Perbendaharaan PT22 Jika mendapat kelulusan daripada PPTK Perbendaharaan, terus ke proses 23.
  58. 58. Pegawai Seksi Yang Undang-Bil Proses Kerja Meluluskan/ Undang Dirujuk Peraturan22a Jika Perbendaharaan memerlukan penjelasan lanjut, permohonan dikembalikan kepada Pegawai Pengawal/Urus setia23 Perbendaharaan memaklumkan keputusan SUB/TSUB II kepada Pegawai Pengawal/Urus setia.24 Sediakan surat keputusan kepada PT Jabatan/Bahagian yang berkenaan.25 Jabatan/Bahagian laksanakan keputusan dengan Jab/Bhg tindakan berikut:- (a) Catatkan kelulusan Hapus kira dalam Daftar Harta Modal/Daftar Inventori; (b) Sediakan Sijil Hapus kira Aset Alih Kerajaan KEW.PA-31; dan (c) Syor surcaj/tatatertib jika ada, hendaklah dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kelulusan Perbendaharaan.26 Jabatan/Bahagian kemukakan Sijil Hapus kira Jab/Bhg Aset Alih Kerajaan KEW.PA-31 kepada Urus setia27 Sediakan surat kepada Perbendaharaan PT PPTK27a Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II (i) kemukakan Sijil Hapus kira kepada PT Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan; dan (ii) memaklumkan kedudukan tindakan surcaj/tatatertib (jika ada).
  59. 59. PROSES KERJA: PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKANNASIONAL Seksi Undang- Pegawai YangBil. Proses Kerja Undang/ Meluluskan/ Dirujuk Peraturan 1. Terima Pesanan kerja percetakan. SUB (KP) 1. Surat Pekeliling 2. Hubungi Jabatan/Bahagian Mengenai Perbendahara peruntukan kewangan. an Bil. 10 Tahun 1993 3. Berbincang mengenai spesifikasi percetakan. 2. Tambahan SUS/YBM Pertama 4. Membuat rekabentuk. SUS/YBTM kepada Surat Peg-Peg. KPKT Pekeliling 5. Membuat mockup. Perbendahara an Bil. 10 6. Hubungi Pegawai Percetakan Nasional Tahun 1993. untuk menetapkan tarikh perbincangan. 3. Surat 7. Berbincang dengan Pegawai Pekeliling Am Percetakan Nasional. Bil. 10 Tahun 1990. 8. Terima sebutharga pesanan dari Percetakan Nasional. 4. Pekeliling Perbendahara 9. Buat pesanan percetakan. an Bil. 9 Tahun 1994.10. Minta keluarkan borang P1.11. Terima pruf pertama.12. ‘Edit’ pruf pertama.13. Serah pruf pertama kepada
  60. 60. Jabatan/Bahagian yang membuat pesanan untuk disemak. SUS/YBM14. Hantar pruf peertama kepada SUS/YBTM Percetakan Nasional dan pohon pruf Pejabat KSU kedua. Peg-Peg. KPKT15. Terima pruf kedua.16. ‘Edit’ pruf kedua.17 Serah pruf kedua kepada Jabatan/Bahagian berkenaan untuk disemak.18. Hantar pruf kedua kepada Percetakan Nasional dan beri kebenaran/ kelulusan untuk dibuat percetakan.19 Terima penerbitan yang siap di cetak.20. Bekalan penerbitan kepada Jabatan/Bahagian berkenaan.
  61. 61. PROSES KERJA : PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKANSWASTA Pegawai Yang Seksi Undang-Bil. Proses Kerja Meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan 1. Terima Pesanan kerja percetakan. SUB (KP) 1. Surat Pekeliling Perbendaha 2. Hubungi Jabatan/Bahagian mengenai raan Bil. 10 peruntukan kewangan. Tahun 1993 3. Berbincang mengenai spesifikasi TKSU 2. Tambahan percetakan. SUS/YBM Pertama SUS/YBTM kepada 4. Membuat rekabentuk. Peg-Peg. KPKT Surat Pekeliling 5. Membuat mockup. Perbendaha raan Bil. 10 6. Hubungi Syarikat Percetakan Swasta untuk Tahun menetapkan tarikh perbincangan. 1993. 7. Berbincang dengan Syarikat Percetakan 3. Surat Swasta. Pekeliling Am Bil. 10 8. Pohon sebutharga dari Syarikat Percetakan Tahun Swasta. 1990. 9. Minta PT(KP)2 keluarkan borang P1. SUS/YBM 4. Pekeliling SUS/YBTM Perbendaha10. Buat pesanan percetakan. Pejabat KSU raan Bil. 9 Peg-Peg. KPKT Tahun11. Terima pruf pertama. 1994.12. ‘Edit’ pruf pertama.
  62. 62. 13. Serah pruf pertama kepada Jabatan/Bahagian yang membuat pesanan untuk disemak.14. Hantar pruf pertama kepada Syarikat Percetakan Swasta dan pohon pruf kedua15. Terima pruf kedua. TKSU16. ‘Edit’ pruf kedua. SUS/YBM SUS/YBTM17 Serah pruf kedua kepada Jabatan/Bahagian Pejabat KSU berkenaan untuk disemak. Peg-Peg. KPKT18. Hantar pruf kedua kepada Syarikat Percetakan Swasta dan beri kebenaran/ kelulusan untuk dibuat percetakan.19 Terima penerbitan yang siap di cetak.20. Bekalan penerbitan kepada Jabatan/Bahagian berkenaan.
  63. 63. PROSES KERJA: TUGAS PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKAN DALAMAN Pegawai Yang Seksi Undang-Bil. Proses Kerja Meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan 1. Terima Pesanan kerja percetakan. SUB (KP) 2. Hubungi Jabatan/Bahagian mengenai peruntukan kewangan. 3. Berbincang mengenai spesifikasi percetakan. SUS/YBM SUS/YBTM 4. Membuat rekabentuk. 5. Membuat mockup. 6. Membuat setting 7. Semak pruf pertama 8. Semak pruf kedua 9. Mengenalpasti bahan-bahan percetakan10. Membuat percetakan dengan mesin ‘off set’11. Menjilid12. Mengedar13. Menyerahkan percetakan yang telah siap kepada Jabatan/Bahagian.
  64. 64. PROSES KERJA : PENGURUSAN BILIK MESYUARAT Pegawai Yang Seksi Undang-Bil. Proses Kerja Meluluskan/ Undang/ Dirujuk Peraturan1. Terima Borang permohonan Tempahan Bilik Mesyuarat.2. Semak tarikh pengguna.3. Beri kelulusan untuk kegunaan Bilik Mesyuarat berkenaan.4. Jika sekiranya tarikh tempahan bercanggah, i. Beri keutamaan kepada satu pemohonan. ii. Hubungi pemohon untuk menetapkan Bilik Mesyuarat yang akan digunakan.5. Sediakan jadual tempatan bilik.6. Mengemas dan mengatur bilik.7. Peralatan :- i. a. Pastikan peralatan yang dipohon dalam keadaan baik. b. Menyediakan semua peralatan yang dipohon. c. Mengendalikan peralatan audio- visual.
  65. 65. ii. a. Terima borang permohonan pinjaman. b. Menyediakan semua peralatan yang dipohon. c. Tentukan peralatan dalam keadaan baik sebelum diserahkan. d. Beri kelulusan pinjaman. e. Tentukan peralatan dalam keadaan baik apabila dikembalikan.8. Mengemaskan dan membersihkan bilik mesyuarat setelah digunakan.
  66. 66. CARTA ALIRAN
  67. 67. CARTA ALIRAN PERGERAKAN FAIL TERBUKA DAN TERPERINGKAT Pegawai hendak meminjam fail Fail Terperingkat Fail Terbuka Kad Pergerakan Fail di isi oleh Pegawai Kad Pergerakan Fail di isi oleh Pegawai Dan diserahkan semula pada Pegawai Kerani RekodDan diserahkan semula pada Pendaftar Rahsia Fail yang di minta di serahkan pada pegawaiJika fail TERHAD dan SULIT, fail dilitupi dengan sampul kecil dan di serahkan pada pegawai Jika fail yang di pinjam di serahkan pada Jika fail RAHSIA dan RAHSIA BESAR, pegawai lain, pegawai dikehendaki Salinan dokumen yang di minta sahaja memberitahu kerani fail dan mengemaskini diserahkan pada pegawai semula Kad Pergerakan Fail. Salinan kemudian di kembalikan dan di rincih Fail di pulangkan semula, Kad Pergerakan fail di isi semula oleh Pegawai untuk pemulangan fail Jika fail yang di pinjam di serahkan pada pegawai lain, pegawai dikehendaki mengisiSlip Transit sekiranya tidak melalui Pendaftar Rahsia Berhenti Fail di pulangkan semula, Kad Pergerakan faildi isi semula oleh Pegawai untuk pemulangan fail
  68. 68. CARTA ALIRAN PENGHANTARAN SURAT TERBUKA Terima surat bersama fail dari pegawai Surat edaran dalaman Kementerian Surat edaran ke Luar Kementerian Catatkan nombor kandungan pada surat Catatkan nombor kandungan pada surat Buat 2 (dua) salinan. Satu salinan untuk fail Buat 2 (dua) salinan. Satu salinan untuk fail dan satu salinan untuk fail timbul ( float ) dan satu salinan untuk fail timbul ( float ) Jika ada senarai edaran, buat salinanJika ada senarai edaran, buat salinan mengikut jumlah senarai edaran mengikut jumlah senarai edaran Taip alamat surat dan Catatkan maklumat penghantaran tampal pada sampul suratpada Borang Penghantaran Surat dan pada Buku (Am 109-pin.3/82) Catatkan maklumat penghantaran pada Borang Penghantaran SuratSerahkan pada PAP untuk di hantar melalui tangan Jika alamat surat sekitar Kuala Lumpur, PAP akan menghantar melalui tangan. Jika alamat luar Kuala Lumpur, isi Borang Pos Laju untuk di pos. Berhenti Serahkan surat pada PAP untuk penghantaran
  69. 69. CARTA ALIRAN MEREKOD SURAT TERBUKA DAN TERPERINGKAT Terima surat daripada pegawai Surat Terperingkat Surat Terbuka Surat yang diterima daripada Surat Jabatan/ Bahagian masing-masing Luar Kementerian atau dari Jabatan/ Untuk dihantar keluar Bahagian/Unit dalam Kementerian Tentukan fail yang sesuai dan taraf Tentukan fail yang sesuai dan taraf keselamatan surat dengan perkara surat keselamatan surat dengan perkara surat Catatkan nombor kandungan pada Catatkan nombor kandungan pada bulatan merah atas sebelah kanan surat bulatan biru atas sebelah kanan surat Dengan dakwat merah Dengan dakwat hitam atau biru Catatkan tarikh surat, nama penghantar , Catatkan tarikh surat, penerima , dan tarikh di kandungkan pada kertas minit dan tarikh di hantar pada kertas minit Berhenti

×