2. * CONCEPTO DE EFECTIVO
* IMPORTANCIA DEL EFECTIVO
* No se considera efectivo:
Certificados de depósito
Sobregiros bancarios
Cheques posfechados
Anticipos de viajes
* OBJETIVOS DEL CONTROL DEL EFECTIVO
TRATAMIENTO
DEL EFECTIVO
DESEMBOLSOS
COBROS
3. Caja
Se debita por los valores recibidos en billetes,
monedas y/o cheques a la vista en ventas al
contado, cobro de cuentas, etc.
Se acredita por los valores cancelados con
billetes y/o monedas, por los depósitos
realizados en la cuenta bancaria, etc.
El saldo es deudor, constituye los valores que
la empresa dispone en caja a una fecha
determinada
4. Ejemplo:
Junio 10. Se vende mercaderías al contado por $1000,00 además se
recauda el 12% de IVA.
LIBRO
DIARIO
FECHA
DETALLE
Junio 20
-----------------------X--------------------------Caja
Ventas
IVA Ventas
P/r. la venta de mercaderías al
contado
PARCIAL
DEBE
$1.120,00
HABER
$1.000,00
120,00
5. ARQUEO DE CAJA
Las condiciones para que ese examen sea
idóneo son:
Realizarlo en cualquier momento y sin previo
aviso
El delegado debe tener la suficiente
capacidad profesional y moral
El delegado debe estar desprovisto de
prejuicios y poseer suficiente independencia.
El delegado debe tener los documentos
técnicos para practicar el arqueo (actas,
certificado de saldos, etc.)
6. * Dinero encontrado
MONEDA FRACCIONARIA
80 de $0,25
$20,00
53 de $0,50
$26,50
BILLETES
4 de $100,00
50 de $5,00
$400,00
$250,00
CHEQUES
1 Banco Filanbanco
1 Banco del Pacifico
$148,00
$250,00
7. FECHA: Junio 22 de 2013
CUSTODIO: Jorge Naranjo
EMPRESA FAR AWAY
ACTA DE ARQUEO DE CAJA
HORA: 12h00
DELEGADO: Juan Pérez
EFECTIVO
CANTIDAD
DENOMINACIÓN /DETALLE
FRACCIONARIO
80
53
Monedas de $0,25
Monedas de $0,50
BILLETES
4
50
Billetes de $100,00
Billetes de $ 5,00
CHEQUES
1 A LA VISTA
1 POSFECHADO
IMPORTES $
Subtotal
20,00
26,00
46,00
Subtotal
400,00
250,00
650,00
Banco Filanbanco, Cta.201042
Banco del Pacífico, Cta.16207
Subtotal
Total
148,00
250,00
398,00
1.094,50
8. *
COMPROBANTES
FECHA
Total presentado
Saldo contable
Diferencia (faltante)
CONCEPTO
--
IMPORTANTE $
1.094,50
1.100,00
(5,50)
El efectivo y los comprobantes, cuyos valores ascienden a $1.094,50,
fueron contados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción.
(Firma)
CAJERO
(Firma)
DELEGADO
9. * REGISTRO EN EL LIBRO DIARIO DE LAS NOVEDADES ENCONTRADAS EN EL ARQUEO DE
CAJA:
FECHA
CUENTA
200X
JUNIO 22
DEBE
HABER
-1PÉRDIDAS FORTUITAS
5,00
CAJA
5,00
Ref. Por billete falsificado
-2JUNIO 22
CAJA RESTRINGIDA
250,00
CAJA
250,00
Ref. Para registrar cheque posfechado
-3JUNIO 22
ANTICIPO SUELDO
5,50
CAJA
5,50
Ref. Para registro del faltante
Total
260,50
260,50
10. Junio 30. Se realiza el arqueo de caja y se determina los
siguientes saldos:
Saldo según arqueo la caja
Saldo contable (cuenta caja)
Faltante en libros
$15.000,00
$14.000,00
$ 1.000,00
El cajero no reporta un pago realizado
por un cliente de $1.000,00
12. Julio 30. Se realiza el arqueo de caja y se determina los
siguientes saldos:
Saldo contable (cuenta caja)
Saldo según arqueo la caja
Faltante en libros
Sobrante en libros es porque el
cajero no reporto un pago
realizado a un proveedor por
$2.000,00
$12.000,00
$10.000,00
$ 2.000,00
14. Libro caja
Es un libro contable de carácter
obligatorio en el que se registra
cronológicamente el manejo del
dinero efectivo (ingresos y gastos),
realizados
por
la
Institución
Educativa en un determinado
período, con la finalidad de
establecer un equilibrio entre las
entradas y salidas de dinero , así
como retiros con cheque del
banco.
El Libro Caja debe ser
legalizado
previamente
ante un Notario Público y
en su ausencia lo hará Juez
de Paz o la máxima
autoridad de la localidad,
posteriormente
será
firmada por él o los
responsables del manejo
de las cuentas .
15. Caja está
dividido
en dos
partes:
Ingresos (el Debe). Se registran
cronológicamente
las
entradas
provenientes de la venta de bienes
y servicios. Estos ingresos deben
estar sustentados con boletas de
ventas y facturas, que serán re
visados por él o los responsables del
manejo de las cuentas.
En Egresos ( el Haber). Se registran
cronológicamente las salidas o
gastos por la compra de bienes y/o
servicios,
sustentados
con
los
respectivos comprobantes de gastos
como: boletas de ventas y facturas
(en este caso deber tener RUC) o
declaraciones
16. Ejercicio: La Institución Educativa “Nueva Era”, con RUC 10089876541 empieza sus
operaciones del mes de junio de 2013 con un saldo de S/. 2,650.00 que están
depositados en su respectiva Cuenta de Ahorros del Banco..., durante mes de
junio ha tenido el siguiente movimiento financiero:
JUNIO Día 02, se paga la suma de $ 450.00 por la compra de dos pizarras a la
Librería “Despertar” con RUC 12345678923 según Factura 001-00987.
JUNIO 11, se paga la suma de $ 120.00 al Sr. Federico Castello G. Por los servicios
de reparación de SS.HH., según recibo de honorarios 0038.
JUNIO Día 18, se cobra la suma de $ 200.00 por concepto de curso de danzas a
cuatro participantes, según Recibos de Caja Nos. 0025, 0026, 0027 y 0028. 5
JUNIO Día 21, se paga la suma de $ 90.00 a la florería “Los Claveles” por la
compra de un aparato floral por el fallecimiento del profesor del 4° de primaria Sr.
Isaías Aponte Cruz, según factura Nº 001-0031.
JUNIO Día 29, se paga al profesor de Danzas Folklóricas Sr. Juan Díaz Luyo la suma
de
$ 450.00 por sus servicios durante el mes de JUNIO, según Recibo de
Honorarios Nº. 00015.
JUNIO Día 29, el Banco reporta intereses ganados en la cuenta de ahorros la
cantidad de $ 16.50
JUNIO Día 29, se paga la suma de $ 110.00 al Sr. Carlos Domínguez Ramón por
concepto de reparación de la fotocopiadora, según Recibo de Honorarios Nº
10987654101. Día 29, se recibe la suma de $ 180.00 de parte de la Empresa “NN”
por concepto de alquiler de la loza deportiva durante el mes de junio según
Recibo de Caja Nº 00182.
17.
18. El efectivo es uno de los
recursos más valiosos para
cualquier entidad y, por
tanto, uno de los más
codiciados por lo que en
un momento dado puede
ser sustraído ilegalmente
causando serios perjuicios
a la empresa
Evidentemente
cada
empresa, dependiendo de
sus
características
particulares,
empleare
diferente
método
y
procedimientos de control
interno. A continuación
mencionaremos
CONTROL
INTERNO DEL
EFECTIVO
19. ASPECTOS GENERALES QUE
IDEALMENTE DEBE CONTENER UN
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El efectivo debe ser recibido y registrado de manera oportuna y correcta.
Se garantice la exactitud de la información financiera
Se establezcan adecuadas salvaguardas que permitan evitar las perdidas .
Todos los desembolsos deben ser debidamente autorizados y registrados
oportunamente.
Se disponga en todo momento del dinero en efectivo suficiente para las
operaciones de la entidad .
No se mantengan grandes cantidades de efectivo ocioso.
20. Para lograr un adecuado control interno
sobre las operaciones de caja, será necesario
implantar las siguientes normas:
Registrar todos los ingresos en forma inmediata.
Deposito intacto delos ingresos diarios, por un empleado distinto al
cajero y al encargado d las cuentas por cobrar.
Separar el manejo del efectivo del registro contable
No permitir que ninguna persona maneje una operación desde el
principio hasta el fin.
Centralizar tanto como sea posible la recepción del efectivo.
Colocar las cajas registradas de tal forma que los clientes puedan
observar las cantidades registradas.
Efectuar todo los desembolsos en efectivo por medios de cheque, a
excepción por los pagos menores controlados por caja chica.
Establecer la política de afianzar a todos los empleados que manejen
fondos
Efectuar arqueos periódicos y en forma sorpresiva.
Verificar mensualmente que las sumas de los registros auxiliares sea
igual al saldo del mayor.
Elaborar programas de flujo de efectivo para proveer oportunamente
toda la inversión de sobrantes de dinero como la obtención de crédito
para cubrir las necesidades d liquidez.
21.
Archivar en un lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que
amparan los ingresos y los egresos.
No mesclar las entradas diarias de dinero con los fondos fijos de caja.
Todo ingreso y egreso deberá estar debidamente soportado con
documentación comprobatoria autorizada.
En todas las ocasiones que sea rentable, adquirir equipos mecánicos
como cajas registradoras y buenas condiciones para salvaguardar
físicamente el efectivo, como bóvedas o cajas fuertes.
Establecer la política de contar con los niveles mínimos de dinero en
operación.
La correspondencia deberá ser abierta por un empleado responsable
que no tenga acceso a los registros contables y que no esté conectado
a la función de caja.
El empleado encargado de la apertura de la correspondencia
elaborara una lista detallando todo el efectivo, cheque y documentos
recibidos.
Registrar las ventas de contado por medios de maquina registradoras y
recibidos prenumerados.
Verificación diaria de los totales de las máquinas registradoras y otros
instrumentos mecánicos, por otro empleado que no tenga acceso a
caja .
Los activos negociables y otros valores deberán ser custodiados por un
empleado ajeno al cajero. (TOMANDO DE ROMERO L.,1997:57-59)
22. CAJA CHICA
Se debita:
Se acredita:
Emisión de cheque girado para crear e l fondo
Por el valor del incremento del fondo asignado
Disminución del monto de caja chica
Por la cancelación o supresión de caja chica
23. OBJETO DE
CREACIÓN
DEL FONDO
Para toda empresa
resulta
importante
implementar normas
de
control
que
eviten el riesgo de
desfalcos
o
sobrepagos.
ARQUEO DE
CAJA CHICA
Es
un
examen
especial
que
se
hace en cualquier
momento,
precisamente para
verificar la forma en
que
se
está
manejando
este
fondo.
REGISTRO
CONTABLE
CREACIÓN DEL FONDO
REPOSICIÓN DEL FONDO
INCREMENTO DEL FONDO
DISMINUCIÓN DEL FONDO
LIQUIDACIÓN DEL FONDO
24. El fondo debe ser creado con un valor que sea el
adecuado, dependiendo de la necesidad y magnitud de
las operaciones,
Junio 20: Por disposición de la Gerencia de la empresa, se realiza la creación del fondo de caja chica
por $100,00; se emite un cheque a favor de la Secretaria de la empresa.
LIBRO DIARIO
Fecha
Junio
20
Detalle
-----------------------XX-----------------------Caja chica
Bancos
P/r. la creación del fondo de caja
chica, se emite cheque a favor de
la Secretaria de la empresa,
responsable del manejo del fondo.
Parcial
Debe
Haber
$100,00
$100,00
25. Procede la reposición del fondo de caja chica
cuando se ha gastado la cantidad estipulada en el
reglamento de caja chica.
Registro directo: En este caso se registra
directamente en el debe las cuentas de gasto
según informe, y el haber la cuenta bancos
por el valor del cheque emitido.
Junio 29. La persona encargada del manejo del fondo
de caja chica presenta el informe para su reposición
por el periodo comprendido del 21 de junio al 28 de
junio, con el siguiente detalle:
26. Envío de correspondencia
Fotocopias
Compra de suministros de oficina
$ 20,00 más IVA $2.40
$ 20,00 más IVA $2.40
$ 30,00 más IVA $ 3,60
LIBRO DIARIO
Fecha
Junio
29
Detalle
-----------------------XX-----------------------Correspondencia
Fotocopias
Suministros de oficina
IVA compras
Bancos
P/r. la reposición del fondo de caja
chica, por el periodo del 21 de
junio al 28 de junio, según informe.
Parcial
Debe
Haber
$20,00
20.00
30,00
8,40
$78,40
27. Registro alterno. El registro contable
por la reposición del fondo de caja
chica, se realiza mediante dos asientos
contables:
• Al debe se registran las diferentes cuentas de
gasto según informe, y al haber la cuenta caja
chica.
• Por la reposición del fondo, se debita la cuenta
caja chica y se acredita la cuenta bancos por el
valor del cheque emitido.
Ejemplo: Con los datos del 29 de junio, se realiza el registro
contable por la reposición de caja chica, aplicando el
registro alterno.
29. Caja chica
Valor por creación
Valor por reposición
$100,00
$78,40
$78,40
$78,40
Valor por gastos
30. El registro contable por el incremento
del fondo de caja chica es igual que
la creación:
Julio 5. Por decisión de los Directivos de la empresa, se incrementa
el fondo de caja chica en $50,00; se emite un cheque a favor de la
Secretaria de la empresa, responsable del fondo de caja chica.
LIBRO DIARIO
Fecha
Julio 5
Detalle
-----------------------XX-----------------------Caja chica
Bancos
P/r. el incremento del fondo de
caja chica, se emite cheque a
favor de la Secretaria, responsable
del fondo.
Parcial
Debe
Haber
$50,00
$50,00
31. Cuando la disminución del fondo de
caja chica se realiza mediante
depósito a la cuenta bancaria de la
empresa, el registro contable es a la
inversa de su creación o incremento
Julio 10. Por decisión de los Directivos de la empresa, disminuye el
fondo de caja chica $50,00, la responsable del fondo realiza un
depósito en la cuenta corriente de la empresa.
Fecha
Julio 10
LIBRO DIARIO
Detalle
-----------------------XX-----------------------Bancos
Caja chica
P/r la disminución del fondo de
caja chica, la responsable realizara
depósito en la cta. cte. De la
empresa.
Parcial
Debe
Haber
$50,00
$50,00
32. Cuando el fondo de caja chica no está cumpliéndola
finalidad para el que fue creado, los directivos pueden
decidir cerrar o liquidar el fondo.
Julio 20. Se autoriza el cierre del fondo de caja chica, solicitando
a la persona responsable presente los justificativos de los gastos
realizados a la fecha, y la diferencia deposite en el banco. El
monto de caja chica que dispone es de $100,00
Los gastos efectuados son:
Envío de correspondencia
Fotocopias
Compra de suministros de oficina
$10,00 más IVA $1,20
$10,00 más IVA $1,20
$10,00 más IVA $1,20
34. El recibo provisional de caja chica es utilizado por el
responsable del manejo del fondo, para dejar constancia de
los valores entregados al personal que requiere efectuar
gastos con caja chica, una vez realizados los gastos
presentan los justificativos y la diferencia en efectivo, en caso
de existir.
35. El recibo de pago de caja chica es utilizado por la persona responsable del
manejo del fondo para registrar los gastos efectuados con caja chica,
además debe ser legalizado por la persona a quien se le solicito un servicio i
se realizó la compra de un bien. Se adjunta los documentos que justifiquen la
transacción.
36. El formulario para reposición de caja chica es utilizado por la persona
encargada del manejo del fondo para solicitar la reposición del
monto gastado, para lo cual se adjunta los justificativos debidamente
legalizados: en el departamento respectivo precia la reposición se
efectúa la verificación de los documentos.
