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    nominas nominas Document Transcript

    • Conceptos de la nóminaLas nóminas se confeccionan una vez al mes a cada trabajador de la empresa,el procedimiento que se ha de seguir para su confección es el siguiente:Primero se miran las percepciones salariales y no salariales -retribución enespecie- de cada trabajador para calcular sus descuentos (que luego serestaran en el concepto de deducciones).Cálculo de las bases de cotización por contingencias comunes y la base decotización por contingencias profesionales, también la base de horas extras,etc.De estas bases hay que descontar los siguientes porcentajesContingencias comunes: 4,7% de la Base de Cotización por ContingenciasComunesDesempleo: 1,55 de la Base de Cotización por Contingencias ProfesionalesFormación profesional: 0,1 % de la Base de Cotización por ContingenciasProfesionalesSolo queda calcular la retención fiscal, pago a cuenta del impuesto sobre larenta de las personas físicas IRPF de acuerdo a un porcentaje del totaldevengado anual.Una vez hecho todo este procedimiento, al total devengado se le restan lasdeducciones legales realizadas, que son las contingencias comunes, eldesempleo, la formación profesional y el irpf -(sobre la retribución salarial y enespecie en su caso)- dando como resultado el neto a pagar que percibirá eltrabajador.También se define como el detalle del pago en dinero y/o en especie (poraquello de los vales de despensa) que es registrado por una empresa endocumentos que tienen validez oficial para el pago de impuestos y demás.Tipos de nomina:◘honorarios: la que esta hecha para las personas que son freelancers oindependientes y declaran sus propios impuestos.◘comisiones: Los que solo reciben sueldo por realizar ventas y se llevan unacomisión, en esta el patrón les retiene el impuesto para declararlo a hacienda yya no tienen que hacer una declaración (a menos de que comisionen mas de 300000 anuales).◘sueldos y salarios: Son las más comunes y las que prácticamente todosconocen, estas están hechas con muchos conceptos para deducciones ypercepciones y al final te dan un bruto a pagar.Registro y procedimiento para contabilizar la nómina en AdministraciónExisten pasos fundamentales que son comunes en la mayoría de lasorganizaciones. Uno de esos pasos, que se ejecuta al final de cada período depago, consiste en la preparación de la nómina, debe mostrarlos nombres y remuneraciones de todos los trabajadores. La información que seincluye en ese registro de nómina consiste en el salario autorizado para cadatrabajador y el número de horas trabajadas, tomadas de las tarjetas de tiempo ode documentos similares. Después de separar las horas ordinarias de las
    • extraordinarias, y de aplicar las tarifas apropiadas para cada categoríalaboral se tiene el total del salario devengado. La retención en la fuente, elaporte al seguro social y cualquier otra deducción autorizada por el trabajadorse registran luego del valor devengado para obtener el valor neto. NóminaUna nómina es un recibo individual de salarios, referido a meses naturales. Lapreparación de cheques o de la transferencia bancariade nómina constituye unafunción generalmente separada del mantenimiento de los registros quemuestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados,adiciones de nómina y demás datos relacionados con el personal, que deberánconservarse con el comprobante del abono y los boletines de cotización ala Seguridad Social.es una herramienta imprescindible para cualquier trabajador. Estamosacostumbrados a examinarla todos los meses, pero ¿realmente sabemosinterpretarla? En la mayoría de los casos no, y por eso muchas veces apenaspasamos de comprobar si el salario neto con el ingreso que hemos recibido enel banco.El primer paso para comenzar a comprender la nómina es entender la diferenciaentre el salario bruto y neto. El primero se refiere al montante total que figuraen el contrato del trabajador con todos los complementos salariales,retenciones de IRPF y aportaciones a la Seguridad Social incluidos. El segundo,el salario neto o líquido, es lo que efectivamente recibe cada empleado en sucuenta. Una vez aclarados los conceptos básicos de sueldo neto y fijo esposible avanzar hacia la descripción detallada de lo que es una nómina , suestructura y sus componentes.Con las últimas noticias que dio el Gobierno en cuanto a la ley de medidasurgentes con medidas tributarias presupuestaria y financiera para atajar eldéficit público y que afectan a los contribuyentes respecto a la subida IRPF, yadesde el próximo mes de Febrero. Decíamos los contribuyentes lo notarán cadauno en sus respectivas nóminas del mes de Febrero al ver con la subida deretenciones por IRPF.Las retenciones a la que pueden acceder vía Web de la Agencia Tributaria,señala que dicha regularización no será en Febrero solo, en cambio correrá porlos meses de 2012.Así queda la subida de las rentas del trabajo:-El 0,75% para el primer tramo-El 2% a partir de 17.707,20€ de base liquidable-El 3% a partir de 33.007,20€-El 4% a partir de 53.407,20€-El 5% a partir de 120.000,20€-El 6% a partir de 175.000,20€-El 7% a partir de 300.000,20€,dicho tramo ha sido creado recientemente.
    • Según la definición de la Real Academia de la Lengua (RAE), una nómina esla“relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particular hande percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibido” . Es decir, lanómina es el sistema que utiliza la empresa para mantener un registro con losgastos y rendimientos que genera cada trabajador. Aunque cada compañíaadapta las nóminas a sus necesidades (y sobre todo a su programa informático),todos los modelos de nómina cuentan con una serie de elementos comunes encumplimiento de la normativa del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales (BOE13/1/1995). Y es que las empresas están legalmente obligadas a informar a sustrabajadores sobre la procedencia y distribución de sus sueldo.Así, se puede dividir la nómina en cuatro grandes apartados que serían:Datos informativosPara que sea válida, toda nómina debe reflejar una serie de datosinformativos relativos a la empresa, el trabajador y el periodo de pago.Laempresa debe informar de su nombre, domicilio, CIF y número de inscripciónen la Seguridad Social. (conocido como código de cuenta de cotización). Estosirve para saber quien es realmente el que contrata y paga al trabajador másallá del nombre comercial de la compañía. Por parte del empleadodeberánfigurar su nombre y apellidos, NIF, número de afiliación a la seguridad social,categoría del puesto de trabajo, grupo de cotización, fecha de alta y fecha deantigüedad en la empresa.Además, junto con estos datos, que normalmente figuran en la parte superior dela nómina, también deben aparecer el periodo de liquidación o devengado, esdecir, las fechas cuando comienza el periodo y finaliza, eltotal de días que sepagan y la base de cotización o sueldo bruto sobre el que después sepracticarán las deducciones.El devengo o brutoSi bien esta primera parte de la nómina es importante, no deja de serinformación sobre la empresa. Lo realmente jugoso está a continuación, que esdonde el empresario devengo o salario bruto sobre el que después sepracticarán las deducciones y retenciones (tercer bloque de la nómina). Hayque aclarar que existen dos clases de devengo, los que cotizan a la SeguridadSocial y están sujetos a retenciones y las percepciones no salariales que estánexcluidos de cotización.Toda nómina debe incluir de forma clara y separada ambos tipos de devengo, esdecir, los conceptos por los que se retribuye al trabajador. En el primero deellos ha de figurar el salario base, que se entiende como el sueldo sin aumentosde primas o antigüedad y sin las deducciones fiscales (además es lo que sirvecomo base de cotización para el paro). A este salario base se sumarán despuéslos diferentes complementos salariales:de carácter personales: derivados de la antigüedad, rango, formación… deltrabajadorpor el puesto de trabajo: derivados de su peligrosidad, horario,responsabilidad…por calidad o cantidad de trabajo: derivados de los incentivos por objetivos,puntualidad, horas extraordinarias…
    • de vencimiento periódico superior a un mes: derivados de las pagasextraordinarias, participación en beneficio, complemento de residencia, enespecie (cualquier retribución no dineraria)…Por el contrario están excluidas de cotización y se consideran percepciones nosalariales las dietas de viaje, gastos de transporte, indemnizaciones portraslado, bajas laborales e indemnizaciones.Retenciones y deduccionesEsta es la parte de la nómina que se refiere al dinero que se va restandoalsueldo bruto por diferentes motivos hasta dar con el salario neto(verdiferencias entre salario neto y bruto). Existen una serie de deduccioneslegales básicas y otras que pueden hacer el empresario por ejemplo para el plande pensiones de la empresa. Entre las básicas y que figuran en cualquiernómina se encuentra la retención de IRPF cuyo mínimo se establece en funcióndel rango salarial del empleado en función de unas tablas que anualmenteactualiza el Gobierno. En cualquier caso, el empleado podría ajustar estadeducción a sus necesidades aumentándola por encima del mínimo si loconsiderase necesario.La segunda deducción es la que practica la Seguridad Social y que se divideentre las contingencias comunes (el 4,7% del salario para todos lostrabajadores) y las de desempleo y formación profesional, que varían en funcióndel tipo de contrato (indefinido o temporal)ResumenLa parte final de la nómina es un resumen de las principales cifras que figuranen el resto del documento. Aquí el donde deben determinarse las basesde cotización al Régimen General de la Seguridad Social y los porcentajes porlos que se calculan las cotizaciones por los diferentes conceptos a la SeguridadSocial. Un ejemplo sería el siguiente:En este sentido, BCC se refiere a la base de contingencias comunes, quedespués se utilizará para calcular el paro, en tanto que también aparecen otrosdatos como la base que cotiza al IRPF, el prorrateo de la pagaextraordinaria (PP Extra), las horas extraordinarias de fuerza mayor (BHFuerza), resto de horas extraordinarias (BH Ext Resto) y la base de cotizaciónde contingencias profesionales (BCP) que refleja los casos de enfermedad obaja laboral. A continuación figura el total devengado y el total a deducir, decuja resta se obtiene el líquido a percibir por el trabajador o lo que es lo mismo,su sueldo neto.Ahora que ya sabemos algo más sobre la nómina tendremos una mayorconciencia de como está estructurado nuestro salario y por lo tanto de dondellega y a donde va nuestro dinero. Y para quienes todavía tengan dudasEl encabezamientoEn él deben constar los datos de la empresa y del trabajador. Los de la empresason el nombre o razón social, el domicilio y el número de la Seguridad Social.
    • Los del trabajador son nombre y apellidos, número de afiliación a la SeguridadSocial y, sobre todo, tres datos clave:Categoría profesional: es uno de los elementos más determinantes para elsueldo final, ya que, como veremos más adelante, el salario base depende deella. Para saber si una persona está encuadrada en la categoría que realmentele corresponde, debe comparar las funciones que desarrolla en su puesto conlas descritas para cada categoría en el convenio colectivo de su sector.Puesto de trabajo: indica la tarea que realiza la persona en la empresa. Debido ala distinta valoración de puestos de trabajo que hace cada empresa, dospersonas con idéntica categoría profesional y que trabajen en el mismo sectorpueden tener sueldos diferentes, aunque el salario base sea igual.Antigüedad en la empresa: influye en conceptos como los pluses de antigüedad,los ascensos, los premios o las indemnizaciones en despidos.Lo que recibimosEl segundo bloque dentro de la nómina es el de los devengos, o lo que es lomismo, las cantidades que percibe el trabajador por diferentes conceptos.Hay dos tipos de devengos: los que cotizan a la Seguridad Social (percepcionessalariales, que incluyen el salario base y los complementos salariales) y los queestán excluidos de cotización (percepciones no salariales).El salario base no lo establece la empresa, sino que cada categoría profesionaltiene fijado uno en cada convenio colectivo. Todas las personas que trabajen enempresas regidas por el convenio del sector químico, por ejemplo, y cuyacategoría sea la de auxiliar administrativo, tendrán siempre el mismo salariobase.Lo que marca la diferencia entre sueldos son los complementos salariales.Existen varios tipos:Personales: se derivan de las condiciones del trabajador. Entre ellos están laantigüedad, los conocimientos especiales (idiomas, titulaciones...) y todosaquellos que la empresa quiera incluir para mejorar el sueldo de la persona.Por el puesto de trabajo: son pluses asociados a algunos puestos (porpeligrosidad, por trabajar en horario nocturno, por una responsabilidad especial,etc.).Por calidad/cantidad de trabajo: aquí se incluyen los incentivos por rendimientoo por objetivos conseguidos, los pluses por la puntualidad, las horas extras...De vencimiento periódico superior al mes: bajo este concepto se engloban laspagas extras y las posibles participaciones en los beneficios anuales de laempresa.En especie: todas las percepciones que el trabajador reciba en bienes distintosdel dinero: casa, manutención, etc.En los devengos también deben constar las percepciones de carácterasistencial y acción social de la empresa. No forman parte del salario, perocotizan a la Seguridad Social. Aquí se incluyen todas las ayudas de la empresaal trabajador (ayuda por hijos, permisos nupciales, comedores, ayudas para lacompra de viviendas, créditos...).
    • Llegamos finalmente a las percepciones que no cotizan a la Seguridad Social.Las más habituales son las dietas de viaje, los gastos de locomoción, los plusesde distancia y las indemnizaciones por traslado a otro centro de trabajo. Todasellas se consideran percepciones no salariales.Lo que nos descuentanDe la suma de las cantidades anteriores (salario base, complementos de todotipo, acción social de la empresa y percepciones no salariales) se extrae lacantidad total de nuestra remuneración, que aparece como "total devengado".Pero ésa no es la cantidad que finalmente recibimos, ya que antes se ledescuenta todo lo que hemos de pagar a cuenta del IRPF y a la SeguridadSocial, es decir, las deducciones. No se realizan sobre la cantidad exacta deltotal devengado, sino sobre esa cifra redondeada.La primera deducción se hace a cuenta del IRPF y aparece expresada con untanto por ciento a descontar del total.La segunda deducción, a cuenta de la Seguridad Social, se divide en dosconceptos: contingencias comunes (un 4,70% del salario para todos lostrabajadores) y desempleo y formación profesional (un 1,65% del salario en elcaso de los trabajadores con contrato indefinido y un 1,70% para los que tienencontrato temporal).¿Qué estamos pagando en cada caso? En el primero, la asistencia sanitariapública. En el segundo, las ayudas a las personas sin empleo y las acciones deformación profesional que financia el Estado. Hay otros tipos de deducciones,pero éstas son las que afectan a todos los trabajadores.La cifra final, por tanto, de líquido total a percibir será el resultado de restar al"total devengado" el total de las deducciones. Eso es lo que realmenteganamos.Posibles fraudesEs absolutamente recomendable conservar todas las nóminas. No sólo paraprobar que hemos trabajado, sino para prevenir los efectos de fraudes de lasempresas o errores de la administración.Para ahorrarse pagos a la Seguridad Social, algunas empresas hacen constarindebidamente parte del salario como percepciones excluidas de cotización(dietas, plus de transporte...). A corto plazo, puede parecer beneficioso para eltrabajador, ya que no se le descuenta nada de esas cantidades, pero cuandoéste haya de cobrar del Estado (por enfermedad, paro o jubilación), se veráperjudicado por no haber cotizado. Lo mismo ocurre con el dinero percibido "ennegro", no reflejado en la nómina.Otro posible fraude por parte de la empresa es no dar de alta al trabajador en laSeguridad Social -o darle de baja mientras continúa trabajando en la empresa-para apropiarse de las cantidades que éste cree estar cotizando. Sería unasustracción de dinero al trabajador que éste podría demostrar con sus nóminas.
    • Para resolver dudas, cualquier persona puede llevar su nómina a la Inspecciónde Trabajo y pedir que le informen.INTRODUCCIÓNLas nóminas de pago representan la cantidad entera pagada a todo elexcedente de los empleados al período de contabilización dado. Porque losempleados son muy sensibles a los errores de la nómina de pago o a cualquierirregularidad, los sistemas de la nómina de pago deben asegurar pagos exactosy oportunos. Los expedientes exactos también son requeridos porlas empresas públicas y privadas a nivel nacional y del Estado. Los gastos de lanómina de pago tienen típicamente un impacto significativo en la declaracióndel impuesto y ganancias. Trabajo manual, si es experto o inexperto recibegeneralmente el remuneración en la forma de salarios. Los salarios se indicangeneralmente en términos de un precio por hora, tarifa semanal, o sobre unabase del trabajo a destajo.Es por esta razón que en el curso de esta asignatura hemos estudiado a fondocada uno de los temas exigidos por el programa, en tal sentido hacemos énfasisen la nomina de pago asi como en las leyes que las rigen en nuestro país; de allíel análisis realizado a diferentes artículos de nuestra ley Orgánica del Trabajo yla Ley de seguridad social integral.QUÉ ES UNA NÓMINA DE PAGOEs una la lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les vaa remunerar por los servicios que éstos le prestan al patrón.Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago desueldos o salarios a los trabajadores, así comoproporcionar informacióncontable y estadística, tanto para la empresa comopara el ente encargado de regular las relaciones laborales.La nómina se encuentra fundamentada en partes del contenido del contrato detrabajo, en relación al servicio que deba prestarse y a la remuneración, loscuales se regirán por las siguientes normas:El trabajador estará obligado a desempeñar los servicios que sean compatiblescon sus fuerzas, aptitudes, estado o condición, y que sean del mismo género delos que formen el objeto de la actividad a que se dedique el patrono; yLa remuneración deberá ser adecuada a la naturaleza y magnitud de losservicios y no podrá ser inferior al salario mínimo ni a la que se le pague portrabajos de igual naturaleza en la región y en la propia empresa.Estos detalles ayudan a determinar fácilmente la prestación del servicio yremuneración en aquellos contratos de trabajo donde no hubiese estipulaciónexpresa, situación que se presenta frecuentemente. Diseño de NóminasDe acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe diseñar el modelo de lanómina apropiada, el cual cambiará sustancialmente de una compañía a otra,sujeto a las variaciones de asignaciones, deducciones, acumulativos,determinados por la necesidad de la empresa.Tipos de Nóminas1. Según su Presentación:
    • Nómina Manual: Se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas enempresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen enel mercado,formularios diseñados, por ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be.Formularios de entrada y codificación.Reportes del sistema.Operación del sistema.Archivos del sistema.Programas del sistema.Diseños de perforación o tabulación.Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite,generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto losaportes como los descuentos efectuados en el período a pagar. Para operareste tipo de nómina se debe crear el siguiente tipo de información:Según la Forma de Pago:Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago estáestablecido en ese tiempo.Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.3. Según el Tipo de Personal:Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia.(nómina confidencial).Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, paraefectos de costo, en personal de producción y personal demantenimiento.Partes de la NóminaAsignacionesSueldo o salario.Bono por asistencia.Horas extraordinarias.Suplencias.Vacaciones.Comisiones.Retroactivo.Día de descanso.Bono nocturno.Sobre tiempo en feriados.Permiso remunerado.Prima por matrimonioPrima por hijos.DeduccionesSeguro social.Seguro de paro forzoso.Impuesto sobre la renta.Sindicato.Caja de ahorro.Seguro de hospitalización.
    • Política habitacional.INAVI.INCE.Comedor.Préstamo compañía.Crédito comercial.Otros.¿Cómo elaborar la Nómina?El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia unperíodo de pago. Estos períodos están claramente definidos por la LeyOrgánicadel Trabajo en el Artículo 150 donde se expresa:"El trabajador y el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podráser mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando eltrabajador reciba del patrono alimentación y vivienda".A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratándose deempleados, el pago se realiza quincenalmente.El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con lamagnitud y otras características de la empresa, como si su elaboración serealiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ningunadiferencia entre una técnica y otra.Normas del Control Interno para la NóminaLas normas de control interno que se citarán a continuación, representan lagarantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a laadministración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos.1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:La contratación de personal.El salario a pagarLas deducciones que se realizarán en nómina.Horas extraordinarias y otros pagos especiales.2. El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para laspersonas que:Preparen la nómina.Aprueban nómina.Pagan la nómina.3. Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitancontrolar el tiempo de trabajo.4. En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma quela producción del trabajador pueda ser determinada.5. Debe existir separación de funciones:Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga lanómina.Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.6. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados aldepartamento de nómina.7. El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe deldepartamento respectivo.
    • 8. Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a lostrabajadores.9. El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.10. Cuando la nómina sea pagada con cheque:Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente poruna persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado decuenta bancario.11. Cuando la nómina se paga en efectivo:Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte deempleados o extraños.12. Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el queaparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en elcálculo.13. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por unfuncionario independiente del departamento de nómina.14. Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una personadiferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar unarelación de los mismos al departamento de contabilidad.15. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después deun tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por eseconcepto.16. El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por unfuncionario diferente al que prepara la nómina.17. Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.18. La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona queno pertenezca al departamento de nómina.