L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE             Comment bien choisir un lieu pour un évènement ?           Sébastien ROSSE ...
1 / Cahier des charges de l’évènement, DIALOGUE                                                   L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE D...
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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE          3 / Rechercher un lieu (outils et guides nationaux)           Sébastien ROSSE ...
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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE                    6 / Les critères de choix du lieu / réussir la visite               ...
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L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE                                              en conclusion                         Un l...
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Yolanda Communication présente "Comment bien choisir un lieu pour un évènement ?" Définir le cahier des charges initial avec sens en se posant les bonnes questions, les différents types de lieux, choisir un lieu qui apporte du sens à l'évènement, les principaux guides "papier et web" pour rechercher un lieu, quelques repères simples pour estimer la capacité d'une salle en fonction des principales configurations types, l'évènement éco-responsable, les critères de choix du lieu, réussir sa visite et quelques conseils pratiques.

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Comment bien choisir un lieu pour un évènement ?

  1. 1. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE Comment bien choisir un lieu pour un évènement ? Sébastien ROSSE Directeur, chef de projet EXEMPLE Mob : 06 70 34 02 20 sebastien.rosse@yolanda-communication.com contact Sébastien Rosse - Consultant évènementiel - Yolanda Communication Email : sebastien.rosse@yolanda-communication.com - Tél : 06.70.34.02.20 - web : www.yolanda-communication.commercredi 27 avril 2011
  2. 2. 1 / Cahier des charges de l’évènement, DIALOGUE L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU se poser les bonnes questions Cibler précisément sa recherche et définir un type de lieu Objectif : Définir le sens pour faire consensus « en interne » au moment du choix Sébastien ROSSE ✓ Quel type d’évènement ? (convention, formation, séminaire, assises professionnelles, soirée, lancement de produit, inauguration...) Directeur, chef de projet ✓ Quel(s) objectif(s), le message à retenir ? (informer, débattre, motiver...) EXEMPLE Mob : ✓ Quel public ? Leurs attentes ? 06 70 34 02 20 sebastien.rosse@yolanda-communication.com Interne (cadres, nouveaux salariés...) ou grand public (clients...). ✓ Combien de participants ? Précis ou variable (fourchette mini / maxi) ✓ Quel budget ? (global, par postes, coût / pers...) contact ✓ Quand ? date fixe ou flexible ? (prévoir plusieurs dates pour la recherche) nb : Choix de la date « les jours les plus demandés : mardi et jeudi » ✓ Type de lieu : clé en main ou sur mesure Organisation interne ou appui externe ? Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  3. 3. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 2 / Les différents choix et types de lieux ... Les plus courants (référencés dans les guides) Sébastien ROSSE « classiques » : Les lieux de réunions Directeur, chef de projet congrès, salles de réunions, parcs expo ✓ Palais et centre de ✓ Hôtels avec salles de réunions ✓ Les grands stades EXEMPLE Mob : 06 70 34 02 20 Les grandes écoles : sebastien.rosse@yolanda-communication.com ✓ Amphithéâtres et salles des grandes écoles et universités (ex : Polytechnique, La Sorbonne, Arts et Métiers...) Les lieux de travail / détente : ✓ Hôtels et châteaux « incentives », parcs de loisirs... contact ✓ Bateaux avec croisière (Péniches, Paquebot) Les grandes salles de spectacles et lieux culturels : ✓ Zéniths, salles de spectacles, cinémas, théâtres... Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  4. 4. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 2 / Les différents choix et types de lieux ... Les autres lieux (non référencés dans les guides) Sébastien ROSSE Directeur, chef de projet spectacles et lieux culturels : Les autres salles de ✓ Petites salles de spectacles, cinémas indépendants, théâtres... Bateaux à aménager (Ferry) EXEMPLE Mob : 06 70 34 02 20 sebastien.rosse@yolanda-communication.com Les lieux « festifs » : ✓ Discothèques, bars, restaurants Les universités et autres écoles Les lieux municipaux / publics : contact ✓ Salles municipales, salles des fêtes, gymnases, maisons des associations... Nb : Certaines villes sont très bien équipées et louent aux entreprises Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  5. 5. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 2 / Les différents choix et types de lieux ... Le lieu qui apporte du sens à votre évènement, qui « colle » au public, Objectifs : mobiliser les publics, créer un évènement marquant, du souvenir... Sébastien ROSSE Directeur, chef de projet ✓ Une salle interne ou lieu de travail : (inaugurations, voeux...) Exemples : Usine, nouveaux bureaux, magasin, parking, hall du siège social... EXEMPLE Mob ✓06 70 34 02 20 : Un lieu symbolique (unique, historique...) : sebastien.rosse@yolanda-communication.com des Arts-Forains, Cirque d’hiver, Exemples : Stade de France (coupe du monde 98), Musée Stade Bolaert à Lens... ✓ Un musée, en associant l’évènement a une exposition, un thème... - Jours ou périodes réservées aux évènements d’entreprises (ex : Centre Pompidou, mardi) - Dans certains musées : engagement de mécénat ou de parrainage (ex : Quai Branly) contact Exemple : Evènement RH, (Musée de l’homme - expo Titouan Lamazou « Femmes du monde ») Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  6. 6. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 3 / Rechercher un lieu (outils et guides nationaux) Sébastien ROSSE Les guides de référence : Directeur, chef de projet (annuaires web et papier à commander) Salons, conférences, chartes de qualité, enquêtes ... EXEMPLE Mob : 06 70 34 02 20 sebastien.rosse@yolanda-communication.com Autres guides papier (à commander) : contact Autres sites web (recherche multicritères) : (événements privés et professionnels) Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  7. 7. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 3 / Rechercher un lieu (Ile-de-France) L’office de Tourisme et des Congrès de Paris : Sébastien ROSSE Directeur, chef de projet http://convention.parisinfo.com/fr/ (moteur de recherche, près de 500 adhérents au « club » EXEMPLE tourisme d’affaires) Mob : 06 70 34 02 20 sebastien.rosse@yolanda-communication.com Guide Paris Nord-Est et Seine Saint-Denis : La Villette / La Cité de la Musique / La Cité des Sciences, Paris Nord Villepinte / Le Bourget / Stade de France…. contact http://www.tourisme93.com/ -> Page : Réunions d’affaires Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  8. 8. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 4 / Les configurations types des salles Estimer et calculer la capacité d’une salle de réunion Sébastien ROSSE Directeur, chef de projet/ Classe Cabaret, Théâtres, rang d’école (réunions en Cocktail conférence (tables + chaises) demi-lune) EXEMPLE Mob : 06 70 34 02 20 sebastien.rosse@yolanda-communication.com Types / configurations contact Capacités pour 240 pers 240 pers 400 pers 600 pers 400 m2 (à plat) (0,6 pers / m2) (0,6 pers / m2) (1pers / m2) (1,5 pers / m2) Taille totale du lieu = 2 à 3 fois le nombre de pers en m2 (400 pers : 800 à 1.200 M2) Nb : On peut réserver 10% de l’espace pour la scénographie et la technique Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  9. 9. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 5 / Evènement éco-responsable 1 ) Bilan Carbone transports (calculer et compenser les émissions) Conseil : recueillir les données transports des participants lors de l’invitation Sébastien ROSSE Directeur, ) Réduire l’empreinte écologique du lieu et des prestations... 2 chef de projet Sources d’informations et outils : EXEMPLE Mob : 06 70 34 02 20 http://www.eco-evenement.org/ sebastien.rosse@yolanda-communication.com Objectif : Accompagner la filière événementielle vers une démarche éco-responsable et des événements éco-conçus. http://www.evenementresponsable.fr/ contact Outil pour organisateurs élaboré par l’ADEME : - identifier les postes à forts impacts environnementaux - appréhender des pistes dactions - sauvegarder les résultats Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  10. 10. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 6 / Les critères de choix du lieu Sébastien ROSSE ✓ Situation géographique, accessibilité du lieu (transports en commun...) Directeur, chef de projet Nb : Anticiper les mouvements sociaux dans les transports... ✓ Les hébergements autour du lieu (capacités et disponibilités) Y a-t-il d’autres évènements prévus le jour J dans le quartier ? EXEMPLE Mob : 06 70 34 02 20 sebastien.rosse@yolanda-communication.com ✓ Espaces et prestations proposées ✓ Les références du lieu : clients et autres évènements organisés ✓ Un interlocuteur unique en préparation et le Jour J Conseil et réponses rapides aux questions lors de la préparation et disponibilité lecontact jour J Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  11. 11. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 6 / Les critères de choix du lieu / réussir la visite Faire le parcours d’un participant (idéalement le jour d’un évènement) Sébastien ROSSE ✓ Accueil et projet Directeur, chef devestiaire facile d’accès (les participants n’aiment pas attendre) ✓ Personnel accueillant et souriant ✓ Simplicité des flux circulatoires et la signalétique EXEMPLE Mob : 06 70 34 02 20 sebastien.rosse@yolanda-communication.com ✓ La qualité des espaces : équipements techniques modernes, espaces modulables, insonorisation ... ✓ La qualité des prestations et/ou prestataires (liste des prestataires) ✓ Une restauration de qualité, choix variés (test) contact ✓ La propreté des espaces (visiter les sanitaires !) Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  12. 12. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 6 / Les critères de choix du lieu / réussir la visite Ne pas oublier de vérifier les points suivants : Sébastien ROSSE ✓ Respect des règles Directeur, chef de projet de sécurité, secours et assurances ✓ Fonctionnement du chauffage et de la climatisation Nb : réactivité en cas de forte variation « canicule » ou « grand froid » EXEMPLE Mob : 06 70 34 02 20 ✓ Le confort des chaises (mesurer la largeur : + de 45 sebastien.rosse@yolanda-communication.com cm) ✓ Accessibilité aux personnes à mobilité réduite (rampe, ascenseur) ✓ Connexion internet et moyens de communication contact ✓ Autres aspects logistiques : Réserver 2/3 places de stationnement, peut-on restaurer les équipes sur place ou à proximité ? Vérifier les accès extérieurs, poubelles, encombrants... Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  13. 13. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE 7 / Conseils ✓ Etre attentif aux symboles des formes et couleurs (couleur de la moquette, déco...) Sébastien la lumière du jour en salle plénière (pour les écrans) ✓ Eviter ROSSE Directeur, Une salle équipée d’un variateur lumière est un plus -> chef de projet ✓ Un espace qui permet une scénographie libre (salle à plat, + de 4,5 m sous EXEMPLE plafonds) Mob : 06 70 34 02 20 sebastien.rosse@yolanda-communication.com ✓ Budget : ne pas se fier au seul coût locatif ! Demandez les tarifs et les contraintes imposées pour les prestations annexes, restauration, techniques ... exemple : combien d’agents de sécurités imposés par le lieu ? ✓ Attention aux contraintes du lieu « clé en main » (prestations exclusives) contact -> Les prestataires doivent s’adapter à votre demande et ne pas imposer leurs solutions ! -> Ne pas éliminer un lieu pour un point négatif que l’on peut corriger (exemple : rampe d’accès handicapés...) Yolanda Communication - Avril 2011mercredi 27 avril 2011
  14. 14. L’ÉVÉNEMENT AU SERVICE DU DIALOGUE en conclusion Un livret humouristique sur les évènements d’entreprises Sébastien ROSSE Directeur, chef de projet EXEMPLE Mob : 06 70 34 02 20 sebastien.rosse@yolanda-communication.com contact Sébastien Rosse - Consultant évènementiel - Yolanda Communication Email : sebastien.rosse@yolanda-communication.com - Tél : 06.70.34.02.20 - web : www.yolanda-communication.commercredi 27 avril 2011

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