Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 1
DAFTAR ISIDAFTAR ISIDAFTAR ISIDAFTAR ISI
I. Pokok Pokok Kep...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 3
I. POKOK POKOK KEPEGAWAIAN
A. UMUM
Pegawai Negeri sebagai u...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 5
Pegawai Negeri Sipil (PNS) sendiri terdiri dari : (1) Pegaw...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 7
2. HAK
Agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya ...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Keanggotaan PNS Sebagai Anggota Korpri 9
A. FUNGSI KORPRI
Dalam pasal 6 dinyatakan, b...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Sistem Pembinaan Pegawai Negeri Sipil 11
III. SISTEM PEMBINAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL
U...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Sistem Pembinaan Pegawai Negeri Sipil 13
6) Departemen Kesehatan bertanggung jawab da...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 15
V. FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL
A. PENGERTIAN
Berdasa...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 17
D. TUJUAN
Tujuan penetapan formasi adalah agar satuan...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 19
i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
Faktor kemampuan...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 21
Alur SOP Penyusunan Formasi dari Kementrian PAN dan R...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 23
VI. ANALISIS JABATAN
A. LATAR BELAKANG
Seiring dengan bergulirnya...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 25
ii. Bagaimana cara mengerjakan.
iii. Mengapa tugas itu harus dike...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 27
Contoh pengalaman kerja pada Operator Komputer adalah 1 (satu) ta...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 29
5. Anggota, yaitu pejabat struktural pada masing-masing SKPD yang...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 31
VII. ANALISIS BEBAN KERJA
A. LATAR BELAKANG
Profesionalisme s...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 33
c. Perubahan kualitas SDM;
d. Perbahan organisasi, sistem dan...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 35
a. Menyebarkan formulir isian (Form A1, A2 dan B);
b. Wawanca...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 37
6. Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai be...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Konversi NIP 39
B. DASAR HUKUM
1) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-poko...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Konversi NIP 41
E. KETENTUAN PERALIHAN DAN LAINNYA
1) CPNS yang diangkat setelah berl...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Kartu PNS Elektronik (KPE) 43
IX. KARTU PNS ELEKTRONIK (KPE)
A. SEJARAH
BKN sebagai p...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Kartu PNS Elektronik (KPE) 45
E. BENTUK DAN WARNA
Gambar 1. Desain Tampak Muka KPE Ga...
Manajemen Administrasi Kepegawaian | Dokumen Tata Naskah Kepegawaian 47
Dalam rangka menyusun dokumen tata naskah kepegawa...
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013

39,806

Published on

9 Comments
22 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
39,806
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
6
Actions
Shares
0
Downloads
1,490
Comments
9
Likes
22
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013

  1. 1. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 1 DAFTAR ISIDAFTAR ISIDAFTAR ISIDAFTAR ISI I. Pokok Pokok Kepegawaian ................................................................. 3 II. Keanggotaan PNS Sebagai Anggota Korpri ........................................... 8 III. Sistem Pembinaan Pegawai Negeri Sipil............................................... 11 IV. Mutasi Kepegawaian ..........................................................................14 V. Formasi Pegawai Negeri Sipil..............................................................15 VI. Analisis Jabatan................................................................................. 23 VII. Analisis Beban Kerja ...........................................................................31 VIII. Konversi NIP..................................................................................... 38 IX. Kartu PNS Elektronik (KPE)................................................................ 43 X. Dokumen Tata Naskah Kepegawaian................................................. 46 XI. Buku Penjagaan Administrasi Kepegawaian ........................................ 50 XII. Pengadaan Pegawai Negeri Sipil..........................................................51 XIII. Pengangkatan menjadi CPNS ............................................................. 56 XIV. Pengangkatan CPNS Menjadi PNS...................................................... 59 XV. Mutasi Antar Daerah/Pindah Wilayah Kerja (PWK)............................. 62 XVI. Pendidikan dan Pelatihan Pegawai..................................................... 63 XVII. Administrasi Belajar........................................................................... 67 XVIII. Ujian Dinas ....................................................................................... 72 XIX. Ujian Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah........................................ 75 XX. Pengangkatan dan Pemberhentian Dalam Jabatan Struktural............... 78 XXI. Komisi Kepegawaian Negara dan BAPERJAKAT.................................. 84 XXII. Tunjangan Jabatan............................................................................ 86 XXIII. Pemberhentian dari dan Pengaktifan Kembali dalam Jabatan Organik . 87 XXIV. Pengangkatan dan Pemberhentian Dalam Jabatan Fungsional ............. 89 XXV. Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS ................................................. 97 XXVI. Penilaian Kinerja PNS ........................................................................ 111 XXVII. Penghargaan dan Tanda Jasa Satya Lancana Karya Satya.................... 117 XXVIII. Kenaikan Pangkat PNS...................................................................... 119 XXIX. Peninjauan Masa Kerja (PMK)...........................................................129 XXX. Kenaikan Gaji Berkala (KGB) ............................................................133 XXXI. Penggajian PNS................................................................................135 Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 2 XXXII. Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP) ............................142 XXXIII. Kesejahteraan Pegawai .....................................................................143 XXXIV. BAPERTARUM / TAPERUM PNS ......................................................145 XXXV. KARIS / KARSU PNS.........................................................................150 XXXVI. Kartu Pegawai (KARPEG)..................................................................152 XXXVII. Kartu TASPEN..................................................................................153 XXXVIII. Asuransi Kesehatan (ASKES) ..............................................................154 XXXIX. Cuti Pegawai Negeri Sipil..................................................................157 XL. Disiplin Pegawai Negeri Sipil.............................................................162 XLI. Ijin Perkawinan dan Perceraian bagi PNS...........................................175 XLII. Uji Kesehatan...................................................................................179 XLIII. Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil ................................................. 181 XLIV. Pensiun Pegawai Negeri Sipil ............................................................187 XLV. Tabungan Hari Tua dan Dana Pensiun ..............................................195 XLVI. Audit kepegawaian.......................................................................... 202
  2. 2. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 3 I. POKOK POKOK KEPEGAWAIAN A. UMUM Pegawai Negeri sebagai unsur aparatur negara dan abdi masyarakat, mempunyai peran yang amat penting dalam rangka menciptakan masyarakat madani yang taat hukum, berperadaban modern, demokratis, makmur, adil, dan bermoral tinggi yang menyelenggarakan pelayanan secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan Undang Undang Dasar Tahun 1945. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan yang dicita- citakan oleh bangsa Indonesia. Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut diperlukan Pegawai Negeri Sipil yang berkemampuan melaksanakan tugas secara profesional dan bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan, serta bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme. B. PENGERTIAN PEGAWAI NEGERI 1) Menurut UU Nomor 8 Tahun 1974 jo UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian dijelaskan pengertian Pegawai Negeri Sipil adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas negara lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2) Pegawai Negeri Sipil adalah mereka yang : a. Bekerja pada Departemen, Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND), Sekretariat Lembaga Negara, instansi vertikal di Daerah Provinsi/Kabupaten/ Kota, Kepaniteraan Pengadilan, instansi TNI dan Kepolisian; b. Bekerja pada Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota; c. Diperbantukan atau dipekerjakan pada Daerah Otonom dan organisasi yang menyelenggarakan pelayanan publik lainnya; d. Menyelenggarakan tugas negara lainnya, seperti hakim pada Pengadilan Negeri, Pengadilan Tinggi dan lain sebagainya; e. Gajinya dibebankan pada APBN atau APBD. 3) Pejabat yang berwenang adalah pejabat yang mempunyai kewenangan mengangkat, memindahkan dan memberhentikan Pegawai Negeri berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4) Pejabat yang berwajib adalah pejabat yang karena jabatan atau tugasnya berwenang melakukan tindakan hukum berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku; Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 4 5) Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga tinggi negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar 1945 dan Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh Undang-Undang. Pejabat Negara terdiri atas: a. Presiden dan Wakil Presiden; b. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Majelis Permusyawaratan Rakyat; c. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Dewan Perwakilan Rakyat; d. Ketua, Wakil Ketua, Ketua Muda dan Hakim Agung pada Mahkamah Agung, serta Ketua, Wakil Ketua dan Hakim pada semua Badan Peradilan; e. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Dewan Pertimbangan Agung; f. Ketua, Wakil Ketua dan Anggota Badan Pemeriksa Keuangan; g. Menteri dan jabatan yang setingkat Menteri; h. Kepala Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri yang berkedudukan sebagai Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh, i. Gubernur dan Wakil Gubernur; j. Bupati/Walikota dan Wakil Bupati/Wakil Walikota; dan k. Pejabat Negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang. 6) Jabatan Negeri adalah jabatan dalam bidang eksekutif yang ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan, termasuk didalamnya jabatan dalam kesekretariatan lembaga tertinggi atau tinggi negara dan kepaniteraan pengadilan. 7) Jabatan Karier adalah jabatan struktural dan fungsional yang hanya diduduki Pegawai Negeri Sipil setelah memenuhi syarat yang ditentukan. 8) Jabatan Organik adalah jabatan negeri yang menjadi tugas pokok pada suatu organisasi pemerintah. 9) Manajemen PNS adalah keseluruhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi dan kewajiban kepegawaian, yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan dan pemberhentian. 10) Urutan Pejabat Negara tersebut tidak berarti menunjukkan tingkatan kedudukan dari pejabat tersebut. Pegawai Negeri yang diangkat menjadi Pejabat Negara diberhentikan dari jabatan organiknya selama menjadi Pejabat Negara tertentu tidak kehilangan statusnya sebagai Pegawai Negeri C. JENIS PEGAWAI NEGERI Sebagaimana dinyatakan dalam Undang Undang No. 8 tahun 1974 jo Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian dinyatakan bahwa Pegawai Negeri Sipil terdiri dari : (1) Pegawai Negeri Sipil (PNS); (2) Anggota Tentara Nasional Indonesia (TNI); dan (3) Anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia (POLRI).
  3. 3. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 5 Pegawai Negeri Sipil (PNS) sendiri terdiri dari : (1) Pegawai Negeri Sipil Pusat; dan (2) Pegawai Negeri Sipil Daerah. Pegawai Negeri Sipil Pusat adalah Pegawai Negeri yang gajinya dibebankan kepada Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan bekerja pada Departemen, Lembaga Pemerintah Non Departemen, Kesekretariatan Lembaga Tinggi Negara, Instansi Vertikal di Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota, Kepaniteraan Pengadilan, atau bekerja menyelenggarakan tugas negara lainnya. Pegawai Negeri Sipil Daerah adalah Pegawai Negeri yang bekerja di Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota yang gajinya dibebankan kepada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) dan bekerja pada instansi Pemerintah Daerah, atau dipekerjakan diluar instansi induknya. Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Pegawai Negeri Sipil Daerah dapat diperbantukan di luar instansi induk, dan gajinya dibebankan pada instansi yang menerima perbantuan. D. KEDUDUKAN DAN NETRALITAS PNS PNS berkedudukan sebagai unsur aparatur negara yang bertugas untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional, jujur, adil dan merata dalam penyelenggaraan tugas negara, pemerintahan dan pembangunan (UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian). Dalam rangka mewujudkan profesionalitas PNS sebagai unsur aparatur negara, maka netralitas PNS harus dijaga dari pengaruh semua golongan dan partai politik serta tidak diskriminatif dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Untuk menjamin netralitas PNS maka PNS dilarang menjadi anggota dan/atau pengurus partai politik. Hal ini secara tegas diatur dalam PP Nomor 5 Tahun 1999 jo PP Nomor 12 Tahun 1999 tentang PNS yang menjadi anggota Partai Politik. Dalam menjalankan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya sebagai aparatur negara dan pelayan publik, PNS harus memiliki kebebasan dari pengaruh-pengaruh eksternal (seperti pengaruh dari partai politik tertentu). Ketiadaan pengaruh eksternal ini dimaksudkan agar PNS dapat menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara lebih demokratis sehingga hasil pelaksanaan pekerjaannya tidak hanya menguntungkan salah satu pihak tertentu saja. Hal ini juga dimaksudkan untuk lebih memperjelas garis akuntabilitas PNS. Agar terbebas dari pengaruh eksternal tersebut, secara fungsional dan organisasional PNS harus dijamin hak-hak politiknya, misalnya dalam menentukan pilihan partai politik dalam pemilihan umum. Namun, perlu dibatasi jika yang bersangkutan ikut aktif dalam kepengurusan suatu partai politik baik langsung maupun tidak langsung. Kenetralan (netralitas) PNS merupakan karakter dan bentuk pelayanan yang diberikan oleh PNS kepada pejabat politik manapun, baik dari partai yang berkuasa Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 6 maupun dari partai yang tidak berkuasa. Keberadaan PNS yang netral idealnya tidak akan mengurangi kualitas dari pelayanan yang diberikan kepada semua pejabat politik baik dari politik yang memerintah maupun yang kalah. Mengenai keanggotaan PNS dalam suatu partai politik telah diatur secara tegas dalam PP Nomor 5 Tahun 1959 jo PP Nomor 12 Tahun 1999 tentang Perubahan atas PP Nomor 5 Tahun 1999 tentang PNS yang menjadi Anggota Partai Politik. Adapun inti dari materi dalam PP tersebut adalah: 1) Sebagai aparatur negara, abdi negara, dan abdi masyarakat dalam menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan, maka PNS harus bersikap netral dan menghindari penggunaan fasilitas negara untuk golongan tertentu. Selain itu juga dituntut tidak diskriminatif khususnya dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat; 2) PNS yang telah menjadi anggota atau pengurus parpol pada saat PP ini ditetapkan dianggap telah melepaskan keanggotaan dan/atau kepengurusannya (hapus secara otomatis); 3) PNS yang tidak melaporkan keanggotaan dan/atau kepengurusannya dalam partai politik, diberhentikan tidak dengan hormat sebagai PNS; 4) PNS yang ingin menjadi anggota atau pengurus harus mengajukan permohonan kepada atasan langsungnya. 5) PNS yang mengajukan permohonan sebagai anggota dan/atau pengurus partai politik diberikan uang tunggu selama satu tahun. Dalam satu tahun apabila tetap ingin menjadi anggota atau pengurus partai politik, maka yang bersangkutan diberhentikan dengan hormat dan mendapat hak pensiun bagi yang telah mencapai Batas Usia Pensiun (BUP). E. KEWAJIBAN DAN HAK PNS 1. KEWAJIBAN Setiap Pegawai Negeri Sipil wajib setia dan taat sepenuhnya kepada: 1) Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, Negara dan Pemerintah Indonesia; 2) Menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia; 3) Mentaati segala peraturan perundang-undangan yang berlaku dan melaksanakan tugas kedinasan yang dipercayakan kepadanya dengan penuh pengabdian, kesadaran dan tanggungjawab; 4) Menyimpan rahasia jabatan (Pasal 6 UU Nomor 8 Tahun 1974); 5) Mengucapkan Sumpah/Janji (Pasal 26 UU Nomor 43 Tahun 1999); 6) Mentaati kewajiban dan menjauhkan diri dari larangan sebagaimana ditetapkan dalam Peraturan Disiplin PNS dan peraturan pelaksanaannya.
  4. 4. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Pokok Pokok Kepegawaian 7 2. HAK Agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik dan akuntabel, maka setiap PNS diberikan hak sebagai berikut: 1) Memperoleh gaji yang adil dan layak sesuai dengan beban pekerjaan dan tanggung jawabnya (pasal 7 ayat (1) UU No. 43 Tahun 1999 atau pasal 7 UU No. 8 Tahun 1974); 2) Memperoleh cuti (pasal 8 UU No. 8 Tahun 1974). Cuti PNS sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 24 Tahun 1976, terdiri dari : a. cuti tahunan; b. cuti besar; c. cutu sakit; d. cuti bersalin; e. cuti karena alasan penting; f. cuti di luar tanggungan negara. Yang dimaksud dengan cuti Pegawai Negeri Sipil adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu dan dikeluarkan/diberikan oleh pejabat yang berwenang seperti Pimpinan Lembaga Tertinggi/Negara, Menteri, Jaksa Agung, Kepala Lembaga Pemerintahan Non-Departemen, Pimpinan Sekretariat Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara dan pejabat lain yang ditentukan oleh Presiden. 3) Memperoleh perawatan bagi yang tertimpa kecelakaan dalam dan karena menjalankan tugas kewajiban (Pasal 9 UU Nomor 8 Tahun 1974); 4) Memperoleh tunjangan bagi yang menderita cacat jasmani dan rohani dalam dan karena menjalankan tugas kewajibannya yang mengakibatkan tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan apapun juga; 5) Memperoleh uang duka bagi keluarga PNS yang tewas (Pasal 9 UU Nomor 8 Tahun 1974); 6) Memperoleh pensiun bagi yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan; 7) Menjadi peserta TASPEN, berdasarkan PP Nomor 10 Tahun 1963; 8) Menjadi peserta ASKES, berdasarkan Keputusan Presiden Tahun 1977; 9) Menjadi peserta TAPERUM, berdasarkan KEPRES Nomor 64 Tahun 1994. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Keanggotaan PNS Sebagai Anggota Korpri 8 II. KEANGGOTAAN PNS SEBAGAI ANGGOTA KORPRI Pegawai Republik Indonesia sudah ada sejak kemerdekaan Indonesia diproklamirkan, secara resmi dinyatakan bahwa semua bekas pegawai pemerintah tentara pendudukan Jepang dijadikan pegawai Negara Kesatuan Republik Indonesia. Untuk menghimpun dan membina seluruh Pegawai Republik Indonesia tersebut khususnya di luar kedinasan, pemerintah membentuk satu-satunya wadah yaitu KORPRI. Korps Pegawai Republik Indonesia (KORPRI) dibentuk dengan Keputusan Presiden Nomor 82 Tahun 1971, tanggal 29 Nopember 1971. Tujuannya adalah untuk lebih meningkatkan pengabdian Pegawai Negeri Sipil dalam mengisi kemerdekaan dan pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Langkah berikutnya dalam rangka menyatukan gerak langkah PNS agar tidak terpecah belah adalah dengan ditetapkannya PP Nomor 20 Tahun 1976 tentang Keanggotaan PNS dalam Partai Politik dan Golongan Karya. Dalam penjelasan umum PP tersebut dinyatakan bahwa PNS bukan saja unsur aparatur negara, tetapi juga sebagai abdi negara dan abdi masyarakat, yang hidup di tengah-tengah masyarakat dan bekerja untuk kepentingan masyarakat. Oleh sebab itu dalam melaksanakan pembinaan, PNS bukan saja dilihat dan diperlakukan sebagai aparatur negara tetapi juga harus dilihat dan diperlakukan sebagai warga negara. Dengan demikian maka kesetiaan dan ketaatan PNS sepenuhnya berada di bawah pimpinan pemerintah, agar terjamin kesatuan pimpinan dan garis pimpinan yang jelas dan tegas. Oleh karena itu keanggotaan PNS dalam Partai Politik tidak boleh mengurangi kesetiaan dan ketaatan penuh PNS yang bersangkutan kepada Pancasila, UUD tahun 1945, Negara, dan Pemerintahan, serta tidak boleh mengganggu kelancaran pelaksanaan tugasnya. Pada MUNAS Pertama KORPRI yang diselenggarakan pada tahun 1978 melahirkan doktrin KORPRI yang disebut “BHINNEKA KARYA ABDI NEGARA” yang artinya walaupun anggota KORPRI melaksanakan berbagai bidang dengan jenis karya yang beraneka ragam tetapi tetap dalam rangka pelaksanaan pengabdian kepada bangsa, negara dan masyarakat Indonesia. Memperhatikan kenyataan selama Orde Baru, di mana KORPRI digunakan sebagai kendaraan politik, maka dalam Munas KORPRI terakhir yang dilaksanakan bulan Februari 1999 telah terjadi perubahan orientasi KORPRI. Hal ini tampak dalam perubahan Anggaran Dasar yang telah ditetapkan melalui Keputusan Musyawarah Nasional ke-5 KORPRI Nomor Kep-03/Munas/1999 tentang Perubahan AD/ART KORPRI yang ditegaskan kembali dalam Keputusan Presiden Nomor 26 Tahun 2000 tentang Pengesahan Perubahan Anggaran Dasar KORPRI sebagai pengganti Keppres sebelumnya sebagaimana terdapat dalam Kepres Nomor 63 Tahun 1994 tentang Pengesahan Anggaran Dasar KORPRI. Perubahan mendasar dalam AD/ART KORPRI adalah dalam hal fungsi dan tujuan KORPRI.
  5. 5. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Keanggotaan PNS Sebagai Anggota Korpri 9 A. FUNGSI KORPRI Dalam pasal 6 dinyatakan, bahwa fungsi KORPRI adalah sebagai berikut: 1) Pelopor dalam meningkatkan kesejahteraan dan profesionalisme anggota; 2) Melindungi dan mengayomi para anggota; 3) Penyalur kepentingan para anggotanya; 4) Pendorong dalam meningkatkan taraf hidup sosial ekonomi masyarakat dan lingkungannya; 5) Pelopor dalam menyukseskan program pembangunan nasional; 6) Mitra kerja yang aktif sebagai organisasi pekerja dalam proses pengambilan keputusan dan kebijakan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. B. TUJUAN KORPRI Berdasarkan fungsi di atas, yang menjadi tujuan dibentuknya KORPRI adalah: 1) Mewujudkan pelaksanaan peraturan perundang-undangan Pegawai RI serta menjamin perlindungan hak-hak Pegawai RI guna mencapai ketenangan dan kelangsungan kerja usaha untuk meningkatkan taraf hidup, kecerdasan, dan kesejahteraan Pegawai RI beserta keluarganya; 2) Menghimpun dan menyatukan Pegawai RI untuk mewujudkan rasa setia kawan dan tali persaudaraan antara sesama pegawai RI. C. USAHA-USAHA KORPRI Dalam rangka mencapai tujuan, KORPRI melakukan usaha-usaha sebagai berikut: 1) Meningkatkan peran serta anggota KORPRI dalam pembangunan nasional untuk mewujudkan cita-cita proklamasi 17 Agustus 1945; 2) Memperjuangkan terciptanya dan terlaksananya peraturan perundangan untuk mewujudkan kesejahteraan dan perlindungan hak-hak Pegawai Republik Indonesia pada umumnya dan anggota KORPRI pada khususnya; 3) Mengadakan upaya-upaya untuk mempertinggi mutu pengetahuan, keterampilan bidang pekerjaan dan atau profesi serta kemampuan organisasi; 4) Bekerjasama dengan badan pemerintah dan swasta serta organisasi-organisasi lain didalam dan di luar negeri untuk melaksanakan usaha-usaha yang tidak bertentangan dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga; 5) Memperjuangkan anggota untuk memperoleh kesempatan yang sama dalam mengembangkan karir sesuai dengan kemampuan masing-masing; 6) Membina korps dalam mewujudkan kesatuan pola pikir, ucapan, dan tindakan, serta pengembangan mental dan rohani yang baik. Keanggotaan KORPRI adalah mencakup seluruh Pegawai Republik Indonesia sesuai dengan bidang tugas masing-masing. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Keanggotaan PNS Sebagai Anggota Korpri 10 D. SUSUNAN ANGGOTA KORPRI Susunan organisasi KORPRI secara vertikal adalah sebagai berikut: 1) Tingkat nasional meliputi seluruh wilayah Republik Indonesia yang dipimpin oleh Dewan Pengurus Pusat untuk kemudian disingkat DPP KORPRI; 2) Tingkat provinsi dipimpin oleh Dewan Pengurus Daerah atau DPD KORPRI; 3) Tingkat Kabupaten dipimpin oleh Dewan Pengurus Cabang atau DPC KORPRI; 4) Tingkat Kecamatan dipimpin oleh Dewan Pengurus Anak Cabang atau DPAC; 5) Tingkat desa/kelurahan dipimpin oleh pengurus ranting. E. PANCA PRASETYA KORPRI "Kami anggota KORPS Pegawai Republik Indonesia, adalah insan yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berjanji: 1) Setia dan taat kepada Negara Kesatuan dan Pemerintah Republik Indonesia, yang berdasarkan Panca sila dan Undang-Undang Dasar 1945; 2) Menjunjung tinggi kehormatan bangsa dan negara serta memegang teguh rahasia jabatan dan rahasia negara; 3) Mengutamakan kepentingan negara dan masyarakat di atas kepentingan pribadi dan golongan; 4) Memelihara persatuan dan kesatuan bangsa serta kesetiakawanan KORPS Pegawai Republik Indonesia; 5) Menegakkan kejujuran, keadilan dan disiplin serta meningkatkan kesejahteraan dan profesionalisme.
  6. 6. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Sistem Pembinaan Pegawai Negeri Sipil 11 III. SISTEM PEMBINAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL Untuk menjamin penyelengaraan tugas pemerintahan dan pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna, serta untuk mewujudkan PNS yang profesional, bertanggungjawab, jujur dan adil. Manajemen pembinaan dilakukan berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja. Dalam rangka untuk meningkatkan mutu dan keterampilan serta untuk memupuk kegairahan kerja, kebijaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil yang dilaksanakan mencakup penetapan norma, standar, prosedur, formasi, pengangkatan, pengembangan kualitas sumberdaya PNS, pemindahan, gaji, tunjangan kesejahteraan, pemberhentian, hak, kewajiban dan kedudukan hukum. Untuk menjamin kelancaran penyelenggaraan kebijaksanaan manajemen Pegawai Negeri Sipil, Badan Kepegawaian Negara (BKN) bertugas dan bertanggungjawab terhadap kelancaran penyelenggaraan pembinaan Pegawai Negeri Sipil yang mencakup perencanaan, pengembangan kualitas sumber daya Pegawai Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian, pengawasan dan pengendalian, penyelenggaraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian, mendukung perumusan kebijaksanaan kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil serta memberikan bimbingan teknis kepada unit organisasi yang menangani kepegawaian pada Instansi Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. A. SISTEM PEMBINAAN PEGAWAI NEGERI SIPIL. Pembinaan PNS adalah setiap upaya yang dilakukan oleh instansi terhadap seluruh pegawai, baik yang memangku jabatan struktural maupun fungsional agar dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan harapan instansi. Pembinaan PNS dilaksanakan secara menyeluruh, yaitu pengaturan pembinaan yang berlaku bagi semua PNS Pusat maupun Daerah, untuk menjamin terwujudnya keserasian pembinaan dalam rangka meningkatkan dayaguna dan hasilguna yang sebesar-besarnya. Sistem pembinaan karier bagi Pegawai Negeri Sipil digolongkan dalam 2 (dua) kategori, yaitu pembinaan karir terbuka dan pembinaan karir tertutup selain itu juga dikenal sistem pembinaan berdasarkan prestasi kerja. 1. Sistem Karir Terbuka Suatu sistem kepegawaian dimana untuk menduduki suatu jabatan yang lowong dalam suatu unit organisasi, berlaku untuk setiap warga negara yang memiliki kecakapan, keahlian dan pengalaman yang diperlukan untuk jabatan itu. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Sistem Pembinaan Pegawai Negeri Sipil 12 2. Sistem Karir Tertutup Suatu sistem kepegawaian dimana suatu jabatan yang lowong dalam suatu unit organisasi, hanya dapat diduduki oleh pegawai yang ada dalam organisasi itu tidak boleh diduduki oleh orang dari luar organisasi. Sistem karier tertutup dibagi dalam dua arti, yaitu: 1) Sistem karier tertutup dalam arti Departemen/Lembaga/Provinsi/Kabupaten/ Kota Artinya jabatan yang lowong hanya dapat diduduki oleh pegawai dari Departemen/Lembaga/Provinsi/Kabupaten/Kota setempat, dan tidak boleh diisi oleh pegawai di luar Departemen/Lembaga/Provinsi/Kabupaten/Kota lain. 2) Sistem karier tertutup dalam arti Negara. Artinya jabatan-jabatan yang ada dalam organisasi pemerintah hanya dapat diduduki oleh pegawai yang ada dalam organisasi pemerintah saja. Dalam sistem karier tertutup dalam arti negara, setiap PNS dimungkinkan untuk pindah dari Departemen/Lembaga/ Provinsi/Kabupaten/Kota yang satu ke Departemen/ Lembaga/Provinsi/ Kabupaten/Kota yang lain atau sebaliknya, terutama untuk menduduki jabatan yang bersifat manajerial. 3. Sistem Prestasi kerja Suatu sistem kepegawaian dimana untuk pengangkatan seseorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu jabatan bukan saja didasarkan atas kecakapan, keahlian, pengalamannya tetapi lebih didasarkan pada prestasi kerja yang harus dapat dibuktikan secara nyata. Sesuai dengan ketentuan pasal 12 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, pembinaan Pegawai Negeri Sipil dilaksanakan perpaduan antara sistem prestasi kerja dan sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja. B. INSTANSI YANG TERKAIT DALAM PEMBINAAN PNS Instansi yang secara fungsional terkait dalam Pembinaan Pegawai Negeri Sipil adalah: 1) Presiden Republik Indonesia, sebagai Kepala Pemerintahan memegang kebijaksanaan pembinaan Pegawai Negeri Sipil secara menyeluruh; 2) Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi membantu Presiden dalam penetapan kebijaksanaan pendayagunaan aparatur negara; 3) Badan Kepegawaian Negara, bertugas menyelenggarakan dan bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan manajemen pembinaan PNS; 4) Lembaga Administrasi Negara, bertanggungjawab dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan Pegawai Negeri Sipil; 5) Departemen Keuangan, bertanggungjawab dalam pengelolaan anggaran belanja Pegawai Negeri Sipil;
  7. 7. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Sistem Pembinaan Pegawai Negeri Sipil 13 6) Departemen Kesehatan bertanggung jawab dalam penyelenggaaraan pemeliharaan kesehatan Pegawai Negeri Sipil; 7) Badan Pertimbangan Kepegawaian, yang dibentuk dengan Keputusan Presiden Nomor 67 Tahun 1980 bertugas: a. Memeriksa dan mengambil keputusan mengenai keberatan yang diajukan oleh Pegawai Negeri Sipil golongan ruang IV/a ke bawah yang dijatuhi hukuman disiplin pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri sebagai PNS dan pemberhentian dengan tidak hormat sebagai PNS. b. Memberikan pertimbangan kepada Presiden mengenai usul penjatuhan hukuman disiplin pemberhentian dgn hormat tidak atas permintaan sendiri sebagai PNS dan pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS untuk gol/ruang IV/b ke atas serta pembebasan dari jabatan struktural eselon I. 8) Perusahaan Umum (PERUM) Husada Bhakti bertugas menyelenggarakan pemeliharaan kesehatan PNS dan penerima pensiun beserta anggota keluarganya sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 1984 jo Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1984. 9) Persero Tabungan Asuransi Pegawai Negeri SipiI (TASPEN), menyelenggarakan asuransi sosial PNS termasuk dana pensiun dan tabungan hari tua. 10) Tabungan Pemilikan Rumah (TAPERUM). 11) Korps Pegawai Republik Indonesia (KORPRI) sebagai satu-satunya wadah pembinaan Pegawai Negeri Sipil di luar kedinasan. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Mutasi Kepegawaian 14 IV. MUTASI KEPEGAWAIAN A. PENGERTIAN Mutasi kepegawaian adalah segala perubahan mengenai seseorang PNS, seperti pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, pemensiunan, perubahan susunan keluarga dan lain-lain. B. RUANG LINGKUP MUTASI KEPEGAWAIAN Ruang Lingkup Mutasi Kepegawaian meliputi: 1) Mutasi Pegawai Baru 2) Mutasi CPNS : Pengangkatan CPNS 3) Mutasi PNS : a. Pengangkatan PNS b. Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS c. Karpeg (Kartu Pegawai) 4) Mutasi Diklat : a. Diklat Prajabatan b. Diklat dalam jabatan : Diklatpim, Diklat Fungsional, Diklat Teknis 5) Mutasi Pendidikan : a. Peningkatan Pendidikan b. Tugas Belajar 6) Mutasi Jabatan a. Pengangkatan dalam jabatan b. Pembebasan dari Jabatan Organik 7) Mutasi Keluarga : Karis/Karsu/Anak/Perkawinan/Perceraian 8) Mutasi Penghargaan 9) Mutasi Hukuman Disiplin 10) Mutasi Pindah Wilayah Kerja 11) Mutasi Pindah Instansi 12) Mutasi Peninjauan Masa Kerja 13) Mutasi Kenaikan Pangkat 14) Mutasi Pemberhentian 15) Mutasi Pensiun 16) Mutasi Pengujian Kesehatan 17) Mutasi Status Kepegawaian: a. Aktif b. CLTN (Cuti diLuar Tanggungan Negara), Pengaktifan kembali setelah CLTN c. Pemberhentian Sementara d. Penerima Uang Tunggu e. Pembebasan Sementara dari Jabatan Organik f. Prajurit Wajib g. Pejabat Negara h. Kepala Desa i. Izin Perceraian dan Perkawinan j. Tugas Belajar k. Sedang dalam proses banding ke BAPEK l. Masa Persiapan Pensiun m. Titipan
  8. 8. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 15 V. FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL A. PENGERTIAN Berdasarkan Pasal 15 UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UU Nomor 43 Tahun 1999, dinyatakan bahwa "jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan ditetapkan dalam formasi". Dan, Formasi tersebut ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan. Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Formasi ditetapkan untuk jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan. Organisasi adalah alat untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, organisasi harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan itu. Karena tugas pokok dapat berkembang dari waktu ke waktu, maka jumlah dan mutu PNS yang diperlukan harus selalu disesuaikan dengan perkembangan tugas pokok. Perkembangan tugas dapat mengakibatkan makin besarnya jumlah PNS yang diperlukan. Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu satuan Organisasi Pemerintah Pusat. Formasi PNS Daerah adalah formasi PNS yang bekerja pada suatu satuan Organisasi pemerintah Daerah. Analisis Jabatan adalah proses, metoda dan teknik untuk memperoleh data jabatan, serta mengolahnya menjadi informasi jabatan. Informasi Jabatan adalah uraian tentang hasil analisa jabatan yang berupa uraian jabatan dan peta jabatan. Uraian Jabatan adalah uraian tentang hasil analisis jabatan yang berisi informasi tentang nama jabatan, kode, unit organisasi ikhtisar jabatan, uraian tugas, bahan kerja, perangkat kerja, hasil kerja, tanggung jawab, wewenang, nama jabatan yang berada dibawahnya, korelasi jabatan, kondisi lingkungan kerja, resiko bahaya, syarat jabatan dan informasi jabatan lainnya. Peta Jabatan adalah susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi. Penyediaan pegawai adalah upaya suatu satuan organisasi Negara untuk mencari, mendapatkan dan mengembangkan pegawai sesuai dengan standar, kualifikasi dan kompetensi jabatan dalam rangka memenuhi kebutuhan suatu satuan organisasi negara. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 16 Tujuan penetapan formasi adalah agar setiap satuan organisasi negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai sesuai dengan beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi. B. DASAR HUKUM 1) Undang Undang Nomor 8 tahun 1974 Tentang Pokok Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 2) Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil Juncto Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil. 3) Surat Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 26 Tahun 2004 Tanggal 6 Mei 2004 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi PNS sebagaimana diubah dengan PP Nomor 54 Tahun 2003. 4) Keputusan Presiden yang mengatur tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi yang bersangkutan. C. PERENCANAAN PEGAWAI Perencanaan pegawai merupakan peramalan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang dari berbagai jenis pekerjaan. Peramalan pengadaan pegawai pada saat ini dan masa yang akan datang dengan berbagai jenis pekerjaan atas dasar tuntutan organisasi. Peramalan pengadaan pegawai baik untuk keperluan saat sekarang maupun yang akan datang berarti menentukan jumlah pegawai yang diperlukan dengan berbagai kualifikasi atau latar belakang pendidikan yang dibutuhkan. Peramalan kebutuhan pegawai secara umum mendasarkan pada permintaan dan unit-unit yang ada dalam organisasi, mendasarkan pada analisis beban kerja organisasi dan ketersediaan anggaran. Peramalan pengadaan kebutuhan pegawai untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan teknik peramalan jangka pendek dengan mendasarkan pada ketersediaan anggaran dari beban kerja yang ada. Sedangkan teknik peramalan jangka panjang dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa teknik, seperti: mendengar dari orang-orang ahli; mendasarkan pada permintaan dari unit-unit; dan menggunakan berbagai analisis yang ada, misalnya menggunakan analisis trend. Secara empiris, dalam perencanaan kepegawaian dimulai dari inventarisasi lowongan jabatan yang telah ditetapkan dalam formasi beserta syarat jabatannya, pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan menjadi CPNS sampai dengan pengangkatan menjadi Pegawai Negeri Sipil dan penempatannya.
  9. 9. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 17 D. TUJUAN Tujuan penetapan formasi adalah agar satuan-satuan organisasi pemerintah mempunyai jumlah dan mutu/kualitas pegawai yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab masing-masing satuan organisasi. Formasi ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan dalam jangka waktu tertentu dengan mempertimbangkan macam-macam pekerjaan, rutinitas pekerjaan, keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan hal-hal lain yang mempengaruhi jumlah dan sumber daya manusia yang diperlukan E. PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL Formasi masing-masing satuan organisasi negara disusun berdasarkan analisa kebutuhan dan penyediaan pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan memperhatikan informasi jabatan yang disusun setiap tahun anggaran. Pejabat Pembina Kepegawaian menyusun formasi masing-masing satuan organisasi Pemerintahan Pusat dan Pemerintahan Daerah selambat-lambatnya akhir bulan Januari setiap tahun angaran. 1. Analisis Kebutuhan Pegawai Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan: a. Jenis Pekerjaan Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain. b. Sifat Pekerjaan Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah- rumah sakit pemerintah. c. Perkiraan Beban Kerja Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 18 d. Perkiraan Kapasitas Pegawai Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan. e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat, Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi. f. Analisis Jabatan Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis jabatan meliputi: 1) Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan. 2) Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu, 3) Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu. h. Peralatan yang tersedia Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya semakin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.
  10. 10. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 19 i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai Negeri Sipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia. F. PROSEDUR PENGUSULAN FORMASI Prosedur pengusulan penetapan formasi PNS dibedakan antara PNS Pusat dan Daerah. Prosedur pengusulan penetapan formasi PNS Daerah diatur sbb : 1) Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) masing-masing Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota mengajukan usul persetujuan formasi kepada Menteri yang bertanggungjawab di bidang Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, dan Kepala BKN melalui Gubernur paling lambat akhir Bulan Februari; 2) Gubernur mengajukan persetujuan formasi Pemerintah Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota kepada Menteri yang bertanggungjawab di bidang pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, dan Kepala BKN paling lambat akhir bulan Maret. Dalam penyampaian usul persetujuan formasi Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota, Gubernur dapat memberikan rekomendasi. a. Penyusunan bezetting (jumlah kekuatan PNS yang ada) dalam tahun anggaran yang lalu menurut golongan ruang; b. Pengolahan formasi PNS dalam tahun anggaran yang bersangkutan menurut golongan ruang; c. Daftar usul formasi PNS menurut pangkat/ golongan ruang dalam tahun anggaran yang bersangkutan; d. Daftar kebutuhan PNS menurut jabatan pada tahun anggaran yang bersangkutan; e. Susunan jabatan struktural dan fungsional yang diduduki oleh PNS yang memiliki golongan ruang IV/a ke atas; f. Daftar kebutuhan Tenaga Kesehatan dalam tahun anggaran yang bersangkutan; g. Daftar kebutuhan Tenaga Guru tahun anggaran yang bersangkutan; h. Daftar jumlah PNS yang dipekerjakan dan diperbantukan pada satuan organisasi pemerintah lainnya, Yayasan, Badan-badan swasta dan badan lain yang ditentukan Pemerintah menurut golongan yang bersangkutan; Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 20 i. Daftar rencana penarikan kembali tenaga perbantuan dari Daerah Otonomi lain/ instansi lain ke Daerah dalam tahun anggaran yang bersangkutan; j. Daftar jumlah PNS yang berhenti, pensiun dan meninggal dunia pada tahun anggaran sebelumnya, serta jumlah PNS yang mencapai BUP dalam anggaran ybs; k. Peta Jabatan. Apabila dalam tahun anggaran sebelumnya telah melampirkan, maka untuk tahun berikutnya tidak perlu melampirkan kembali, kecuali terjadi perubahan organisasi. 3) Usul persetujuan formasi PNS di lingkungan PEMDA Kabupaten/ Kota diajukan oleh Gubernur kepada Menteri yang bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur negara dan Kepala BKN; 4) Usul pemerintah persetujuan formasi tersebut bersamaan dengan permintaan persetujuan formasi PNS di lingkungan PEMDA Propinsi; 5) Berdasarkan usul dimaksud, Kepala BKN memberikan pertimbangan kepada Menteri yang bertanggungjawab di bidang Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi; 6) Pertimbangan Kepala BKN tersebut disampaikan kepada Menteri yang bertanggungjawab dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, setelah melalui pembahasan dalam Tim kerja Kepegawaian (TKK) paling lambat akhir Bulan Juni; 7) Menteri yang bertangungjawab di bidang Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, memberikan persetujuan secara tertulis formasi PNS Daerah berdasar pertimbangan tertulis Kepala BKN paling lambat Bulan Juni; 8) Dalam persetujuan formasi dari Menteri yang bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, dicantumkan jumlah formasi untuk masing- masing PEMDA (Propinsi, Kabupaten, Kota) 9) Persetujuan formasi tersebut disampaikan oleh Menteri yang bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur negara kepada Gubernur dan tembusannya kepada Kepala BKN dan Kepala Kanreg BKN sesuai dengan wilayah kerjanya. Selanjutnya Gubernur menyampaikannya kepada masing-masing Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Kabupaten/ Kota paling lambat 7 hari kerja sejak diterimanya persetujuan tersebut
  11. 11. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 21 Alur SOP Penyusunan Formasi dari Kementrian PAN dan RB, adalah : G. PENETAPAN FORMASI PNS Formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara, setelah memperhatikan pendapat Menteri Keuangan dan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara Formasi Pegawai Negeri Sipil terdiri dari: 1) Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat 2) Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah. Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara setelah mendapat pertimbangan dari Kepala BKN atas usul Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat. Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Kepala Daerah masing-masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara berdasarkan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara. Persetujuan formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah berdasarkan usul dari Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah yang dikoordinasikan oleh Gubernur. Formasi yang telah ditetapkan berlaku dalam tahun anggaran yang bersangkutan, sehingga lowongan formasi yang tidak diisi pada tahun anggaran yang bersangkutan, tidak dapat digunakan untuk tahun anggaran berikutnya. Dalam menetapkan formasi untuk setiap tahun anggaran harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: Manajemen Administrasi Kepegawaian | Formasi Pegawai Negeri Sipil 22 1) Jumlah Pegawai Negeri Sipil (bezetting) yang ada, 2) Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat, 3) Jumlah PNS yang berhenti, pensiun, atau meninggal dunia, dan 4) Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan dan pendidikan/jurusannya. H. KETENTUAN LAIN - LAIN Formasi yang telah ditetapkan berlaku dalam tahun anggaran yang bersangkutan, sehingga lowongan formasi yang tidak diisi pada tahun yang bersangkutan tidak dapat digunakan untuk tahun anggaran berikutnya. Penetapan formasi Pegawai negeri Sipil yang tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku, maka tidak dapat digunakan untuk pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil. Dalam rangka perencanaan dan pengendalian jumlah Pegawai Negeri Sipil maka setiap keputusan Gubernur/Bupati/Walikota tentang penetapan formasi di lingkungannya, tembusannya harus disampaikan kepada Menteri yang bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur negara dan Kepala BKN.
  12. 12. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 23 VI. ANALISIS JABATAN A. LATAR BELAKANG Seiring dengan bergulirnya Reformasi Birokrasi baik di pemerintah pusat maupun di pemerintah daerah, maka diperlukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek kelembagaan (organisasi), sumber daya manusia aparatur, dan ketatalaksanaan (business process). Tujuan Reformasi Birokrasi adalah membangun aparatur negara agar mampu mengemban misi, tugas dan fungsi serta perannya masing-masing secara bersih, efektif, dan efisien, dalam rangka meningkatkan pelayanan publik yang lebih baik. Berkaitan dengan penataan kelembagaan, kepegawaian, perencanaan pendidikan dan pelatihan untuk pegawai, maka analisis jabatan mutlak untuk dilaksanakan. B. LANDASAN HUKUM 1. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor. 35 Tahun 2012 tentang Analisis Jabatan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; 3. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor. 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan; 4. Peraturan Daerah Kabupaten Magelang Nomor 21 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan Yang Menjadi Kewenangan Pemerintahan Daerah Kabupaten Magelang (Lembaran Daerah Kabupaten Magelang Tahun 2008 Nomor 21). C. MAKSUD DAN TUJUAN Bagi pemerintah daerah, Analisis Jabatan digunakan sebagai panduan dalam rangka penataan kelembagaan, kepegawaian, perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan para pegawai. Di samping itu, Analisis Jabatan dilaksanakan untuk mendapatkan informasi jabatan. Sedangkan tujuan dilakukannya Analisis Jabatan adalah untuk: a. Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan. b. Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan para pegawai. c. Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan para pegawai. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 24 D. PENGERTIAN Jabatan adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam suatu satuan organisasi negara. Analisis Jabatan adalah proses, metode dan teknik untuk mendapatkan data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan* Uraian Jabatan adalah uraian tentang informasi dan karakteristik jabatan, seperti nama jabatan, kode jabatan, unit kerja, ringkasan tugas jabatan, hasil kerja, bahan kerja, perangkat/alat kerja, tanggung jawab, wewenang, rincian tugas, nama jabatan di bawahnya, korelasi jabatan, keadaan tempat kerja, prestasi kerja, upaya fisik, resiko bahaya dan syarat jabatan. Syarat Jabatan adalah syarat yang harus dipenuhi atau dimiliki oleh seseorang untuk menduduki suatu jabatan dan merupakan tuntutan kemampuan kerja yang ditunjukkan dengan keahlian atau keterampilan kerja yang diidentifikasi dari pemilikan pengetahuan kerja, pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, dan kemampuan dari aspek psikologis dan kekuatan fisik. Atau secara singkat didefinisikan sebagai persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh PNS untuk menduduki suatu jabatan, agar dapat melaksanakan tugas dengan baik. Peta Jabatan adalah susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal maupun horisontal menurut struktur kewenangan, tugas dan tanggung jawab jabatan serta persyaratan jabatan dan menggambarkan seluruh jabatan yang ada dan kedudukannya dalam unit kerja. Informasi jabatan sebagai hasil dari Analisis Jabatan berisi Uraian Jabatan, Syarat Jabatan dan Peta Jabatan E. ASPEK-ASPEK ANALISIS JABATAN 1. Uraian Jabatan, yang meliputi: a. Nama Jabatan Nama jabatan atau nomenklatur jabatan merupakan sebutan yang bersifat ringkas untuk mengidentifikasikan suatu jabatan. Perumusan nama jabatan mendasarkan pada tindak kerja, bahan kerja, perangkat kerja, dan hasil kerja. Contoh nama jabatan : Operator Komputer. b. Kode Jabatan Kode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan pengadministrasian jabatan. c. Ikhtisar Jabatan Ikhtisar jabatan merupakan ringkasan dari uraian tugas yang disusun dalam satu kalimat yang mencerminkan pokok-pokok tugas jabatan. Penyusunan ikhtisar jabatan harus memenuhi kriteria: i. Apa yang dikerjakan dan obyek yang dikerjakan.
  13. 13. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 25 ii. Bagaimana cara mengerjakan. iii. Mengapa tugas itu harus dikerjakan. d. Uraian Tugas Uraian tugas merupakan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang dilakukan oleh pemegang jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dalam konsisi tertentu, ditulis dengan singkat dan jelas, serta disusun secara berurutan dari yang paling berat sampai dengan yang paling ringan. Penyusunan uraian tugas harus memenuhi kriteria: i. Apa yang dikerjakan dan obyek yang dikerjakan. ii. Bagaimana cara mengerjakan. iii. Mengapa tugas itu harus dikerjakan. e. Bahan Kerja Bahan kerja terdiri atas data, orang, benda yang berwjujud atau tidak berwujud yang merupakan suatu masukan untuk diproses menjadi hasil kerja. f. Perangkat Kerja Perangkat kerja adalah sarana atau peralatan yang dipergunakan untuk memproses bahan kerja menjadi hasil kerja. Perangkat kerja dapat berupa mesin, perkakas, perlengkapan, dan alat kerja bantu lainnya. g. Hasil Kerja Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa, dan informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas dengan menggunakan bahan kerja dan peralatan kerja dalam waktu dan kondisi tertentu, dapat bersifat manajerial dan non manajerial. Hasil manajerial dapat berupa petunjuk kerja, pembagian tugas maupun koordinasi kerja. Sedangkan hasil non manajerial diperoleh dalam pelaksanaan tugas teknis atau tugas lain yang tidak berhubungan dengan bawahan. h. Tanggung Jawab Tanggung jawab merupakan tuntutan jabatan terhadap kesanggupan seorang PNS untuk menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan kepadanya dengan sebaik-baiknya dan tepat pada waktunya serta berani menanggung resiko atas keputusan yang diambil atau tindakan yang dilakukannya. Selain itu, seorang PNS juga bertanggung jawab terhadap bahan kerja yang diolah, alat kerja yang digunakan, hasil kerja yang diperoleh, lingkungan kerja, dan kepada orang lain. i. Wewenang Wewenang merupakan hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk memilih, mengambil sikap, atau tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas, dan Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 26 mempunyai peranan sebagai penyeimbang terhadap tanggung jawab, guna mendukung berhasilnya pelaksanaan tugas. PNS hanya dapat memikul tanggung jawab apabila diberikan wewenang yang memadai. j. Korelasi Jabatan Korelasi jawaban adalah hubungan kerja antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya ataupun orang lain yang berhubungan dengan jabatan tersebut. Hubungan tersebut dapat dilakukan secara vertikal, horisontal, dan diagonal baik di dalam maupun di luar instansi. k. Kondisi Lingkungan Kerja Kondisi lingkungan kerja merupakan kondisi di dalam dan sekitar PNS dalam melaksanakan tugas-tugas jabatan maupun mengolah bahan kerja dengan peralatan kerja sehingga menjadi hasil kerja. Kondisi lingkungan kerja meliputi aspek keadaan tempat kerja, suhu, udara, keadaan ruangan, letak, penerangan/pencahayaan, suara, keadaan tempat kerja, dan getaran. l. Resiko Bahaya Resiko bahaya adalah kejadian atau keadaan yang mungkin akan dialami PNS sehubungan dengan keberadaannya dalam lingkungan pekerjaan. 2. Syarat Jabatan, yang meliputi: a. Pangkat/Golongan Ruang Pangkat/golongan ruang minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan. Contoh pangkat/golongan ruang pada Operator Komputer adalah Pengatur Muda/IIb b. Pendidikan Pendidikan formal minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan. Contoh pendidikan pada Operator Komputer adalah SLTA. c. Kursus/Diklat Pendidikan dan Pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan manajerial dan non manajerial, sesuai dengan syarat pekerjaan dan fungsi pekerjaannya. d. Pengalaman Kerja Pengalaman kerja merupakan pengembangan pengetahuan, keterampilan kerja, sikap mental, kebiasaan mental dan fisik yang tidak diperoleh dari pelatihan, namun diperoleh dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan jabatan saat ini.
  14. 14. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 27 Contoh pengalaman kerja pada Operator Komputer adalah 1 (satu) tahun di bidang pengetikan. e. Pengetahuan Kerja Pengetahuan kerja merupakan akumulasi hasil dari proses selama menempuh pendidikan formal maupun informal yang dimanfaatkan oleh seorang PNS di dalam pemecahan masalah, daya cipta, serta di dalam melaksanakan tugas/pekerjaan. Contoh pengetahuan kerja apada Operator Komputer adalah pengetahuan mengenai program-program komputer, f. Keterampilan Kerja Keterampilan kerja merupakan tingkat kemampuan dan penguasaan teknis operasional PNS dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu. Contoh keterampilan pada Operator Komputer adalah keterampilan mengetik, menyiapkan dan memelihara komputer, serta keterampilan mencetak file. g. Bakat Kerja Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang disyaratkan bagi seseorang untuk dapat mempelajari dan memahami beberapa tugas atau pekerjaan. Contoh bakat kerja pada seorang Operator Komputer adalah: G = Intelegensia Q = Ketelitian V = Verbal F = Kecekatan Jari N = Numerik h. Temperamen Kerja Temperamen kerja merupakan syarat kemampuan penyesuaian diri yang harus dipenuhi PNS sesuai dengan sifat pekerjaan. Contoh temperamen kerja pada Operator Komputer: R = Rutinitas i. Minat Kerja Minat kerja merupakan kecenderungan untuk memiliki kemauan, keinginan, dan kemampuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan baik berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang dimilki. Contoh minat kerja pada Operator Komputer: 1b = Komunikasi dada 3a = Rutin konkrit dan teratur 4a = Baik untuk orang lain Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 28 j. Upaya Fisik Upaya fisik merupakan penggunaan organ fisik meliputi seluruh bagian anggota tubuh dalam pelaksanaan tugas jabatan. k. Kondisi Fisik Kondisi fisik merupakan kondisi tertentu yang diperlukan oleh pemangku jabatan agar dapat melakukan tugas jabatan dengan baik. Syarat kondisi fisik terdiri dari: 1) Jenis kelamin yang diperbolehkan untuk memangku jabatan; 2) Umur tertentu yang disyaratkan; 3) Tinggi badan tertentu; 4) Berat badan tertentu; 5) Postur tubuh; 6) Penampilan, faktor lain seperti sikap ramah, suara merdu, tegas, lemah lembut, pendiam dan lain-lain. l. Fungsi Pekerja Fungsi pekerja adalah tingkat hubungan PNS dengan data, orang, dan benda. Contoh fungsi pekerja pada Operator Komputer: D5 = Menyalin Data O7 = Melayani Orang B5 = Melayani mesin 3. Peta Jabatan Peta jabatan dibuat sesuai dengan struktur organisasi dari setiap unit kerja. Peta jabatan terdiri atas susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan tingkat yang paling tinggi. Peta jabatan menggambarkan seluruh jabatan yang ada dan kedudukan dalam unit organisasi serta memuat jumlah pegawai, pangkat/golongan ruang, kualifikasi pendidikan, dan beban kerja unit organisasi. F. TIM ANALISIS JABATAN Dalam rangka melaksanakan Analisis Jabatan di pemerintah kabupaten, maka dibentuk Tim Analisis Jabatan yang dikoordinasikan oleh Sekretaris Daerah, dalam pelaksanaannya dilakukan oleh Pejabat yang membidangi Organisasi. Tim Analisis Jabatan terdiri dari: 1. Pengarah, yaitu Bupati. 2. Penanggung Jawab, yaitu Sekretaris Daerah. 3. Ketua, yaitu Kepala Bagian Organisasi. 4. Sekretaris, yaitu Kasubbag Kelembagaan.
  15. 15. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 29 5. Anggota, yaitu pejabat struktural pada masing-masing SKPD yang membidangi Kepegawaian dan para pemangku jabatan fungsional umum pada masing- masing SKPD yaitu penganalisis jabatan dan/atau yang menangani kepegawaian. 1. Tugas dari Tim Analisis Jabatan adalah: a. Mengumpulkan data Analisis Jabatan. b. Memfasilitasi dan mengkoordinasikan pelaksanaan Analisis Jabatan. c. Memantau pelaksanaan Analisis Jabatan. d. Mengolah, menyusun, menganalisis dan memverifikasi hasil Analisis Jabatan (Informasi Jabatan). e. Menetapkan hasil Analisis Jabatan. f. Membuat laporan hasil Analisis Jabatan. G. PELAKSANAAN ANALISIS JABATAN 1. Persiapan, meliputi : a. Perencanaan Proses Analisis Jabatan; b. Pembentukan Tim Analisis Jabatan; c. Pemberitahuan kepada unit organisasi yang menjadi sasaran; d. Penyampaian formulir Analisis Jabatan dan petunjuk pengisiannya. 2. Pengumpulan Data Jabatan, meliputi: a. Pengisian daftar pertanyaan; b. Interview; c. Observasi; d. Referensi. 3. Pengolahan Data Jabatan, meliputi: a. Penyusunan Uraian Jabatan; b. Penyusunan Spesifikasi Jabatan; c. Penyusunan Peta Jabatan. 4. Verifikasi Jabatan Hasil-hasil dari pengolahan data diperiksa kembali kebenarannya, dengan melakukan pengecekan untuk mengetahui ada tidaknya hal yang perlu diperbaiki. 5. Penyempurnaan Hasil verifikasi selanjutnya disempurnakan sebelum ditetapkan. 6. Penetapan Hasil Analisis Jabatan Hasil Analisis Jabatan yang sudah disempurnakan selanjutnya dipaparkan kepada para pimpinan SKPD yang meliputi uraian jabatan, syarat jabatan, peta Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Jabatan 30 jabatan, dan rekomendasi hasil temuan lapangan. Setelah mendapatkan masukan dan persetujuan kemudian diproses untuk ditetapkan menjadi Keputusan Bupati. H. HASIL DAN MANFAAT Hasil Analisis Jabatan dipergunakan sebagai: 1. Pembinaan dan penataan kelembagaan yang meliputi: a. Penyusunan organisasi dan unit-unitnya; b. Pengembangan organisasi; c. Perampingan organisasi; d. Penggabungan unit-unit organisasi. 2. Pembinaan dan penataan ketatalaksanaan yang meliputi: a. Tata kerja; b. Standardisasi; c. Sistem kerja. 3. Pembinaan dan penataan kepegawaian yang meliputi: a. Perencanaan kebutuhan pegawai; b. Rekruitmen, seleksi dan penempatan; c. Pengembangan karier; d. Mutasi; e. Kesejahteraan. 4. Pembinaan dan penataan Pembinaan dan penataan dalam perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan para pegawai yang meliputi kegiatan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan dalam mengembangkan pengetahuan pegawai sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan jabatan. I. PENUTUP Pelaksanaan Analisis Jabatan dimaksudkan sebagai panduan dalam rangka penataan kelembagaan, kepegawaian, perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan para pegawai. Hasil dari Analisis Jabatan adalah untuk mendapatkan informasi jabatan yang meliputi uraian jabatan, syarat jabatan dan peta jabatan. Selanjutnya, hasil dari Analisis Jabatan ini akan dimanfaatkan sebagai bahan pelaksanaan evaluasi jabatan, dimana evaluasi jabatan dilaksanakan untuk menetapkan nilai jabatan dan kelas jabatan. Dukungan dan kesepakatan yang kuat dari semua pihak terutama pimpinan daerah untuk melaksanakannya secara konsisten sangat diperlukan agar pelaksanaan Analisis Jabatan ini dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
  16. 16. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 31 VII. ANALISIS BEBAN KERJA A. LATAR BELAKANG Profesionalisme sumber daya aparatur dalam pelaksanaan urusan pemerintahan mutlak diperlukan dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien melalui penataan kelembagaan, ketatalaksanaan & kepegawaian. Namun profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud, karena pemerintah masih menghadapi berbagai permasalahan di bidang sumber daya manusia aparatur, diantaranya: 1. Ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya. 2. Alokasi dalam kuantitas dan kualitas sumber daya aparatur. 3. Distribusi tak seimbang dan belum didasarkan pada beban kerja organisasi. 4. Tingkat produksi PNS yang rendah. 5. MSDM belum dilaksanakan secara optimal. 6. Sistem penggajian PNS belum berdasarkan pada bobot pekerjaan. 7. Gaji pokok yang ditetapkan berdasarkan golongan/ pangkat tak mencerminkan beban kerja dan tanggungjawab. 8. Tunjangan kinerja belum dikaitkan penilaian kinerja. 9. Pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan nyata. Oleh karena itu, untuk mencapai performance pemerintah daerah sesuai yang diharapkan, di pandang perlu untuk melaksanakan Analisis Beban Kerja (ABK) di Pemerintah Kabupaten Magelang. Harapan ke depan, dengan dilaksanakannya ABK di Pemerintah Kabupaten Magelang, tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi serta profesionalisme SDM aparatur yang memadai di setiap instansi serta kemampuan melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian kepada masyarakat bisa terpenuhi. B. LANDASAN HUKUM 1. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2008 tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; 3. Peraturan Daerah Kabupaten Magelang Nomor 21 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan Yang Menjadi Kewenangan Pemerintahan Daerah Kabupaten Magelang (Lembaran Daerah Kabupaten Magelang Tahun 2008 Nomor 21). Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 32 C. MAKSUD DAN TUJUAN Pelaksanaan ABK ini dimaksudkan untuk mengukur dan menghitung beban kerja setiap jabatan/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang, sehingga dapat diperoleh informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja organisasi Sedangkan tujuannya adalah untuk meningkatkan kapasitas organisasi yang profesional, transparan, proporsional dan rasional dalam rangka mewujudkan kepemerintahan yang baik (Good Governance). D. PENGERTIAN Analisis Beban Kerja (ABK) adalah teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. Volume Kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu satu tahun. Efektifitas dan Efisiensi adalah perbandingan antara Beban Kerja dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi. Beban Kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan yang merupakan hasil kali Volume Pekerjaan dan Norma Waktu Norma Waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata digunakan secara efektif dalam kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan. Waktu Kerja Efektif adalah jumlah waktu yang wajar dan benar-benar dipergunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan oleh pemegang jabatan Jadi merupakan jam kerja formal dikurangi waktu kerja yg hilang krn tdk bekerja (Allowance = rata-rata 25 %). Waktu luang (Allowance) adalah waktu kerja yang diperkenankan untuk digunakan tidak produktif karena faktor kelelahan dasar, pengaruh tempat kerja, dan untuk keperluan yang sifatnya pribadi seperti beribadah. Hari Kerja Efektif adalah jumlah hari dalam kalender di kurangi hari libur dan cuti. E. ASPEK-ASPEK ABK ABK dilakukan terhadap aspek-aspek sebagai berikut: 1. Norma waktu (variabel tetap), yang merupakan waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan tugas/kegiatan. Norma waktu ditetapkan dalam standar norma waktu kerja dengan asumsi tidak ada perubahan yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah. Namun, perubahan norma waktu dapat terjadi karena: a. Perubahan kebijakan; b. Perubahan peralatan;
  17. 17. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 33 c. Perubahan kualitas SDM; d. Perbahan organisasi, sistem dan prosedur. 2. Volume kerja (variabel tidak tetap), yang diperleh dari target pelaksanaan tugas untuk memperoleh hasil kerja dalam satu tahun. Setiap volume kerja yang berbeda-beda antar unit/jabatan merupakan variabel tidak tetap dalam pelaksanaan ABK. 3. Jam kerja efektif, yang merupakan alat ukur dalam melakukan ABK, sehingga pelaksanaannya dapat dilakukan secara transparan. Kriteria alat ukur yaitu: a. Valid, artinya alat ukur yang akan dipergunakan sesuai dengan material yang akan diukur. b. Konsisten, artinya dalam melakukan ABK harus konsisten dari waktu ke waktu. c. Universal, artinya alat ukur harus dapat dipergunakan untuk mengukur berbagai unit kerja maupun hasil kerja, sehingga tidak alat ukur lain untuk suatu unit kerja atau hasil kerja. Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah adalah 37 jam 30 menit per minggu, baik untuk 5 (lima) hari kerja maupun 6 (enam) hari kerja sesuai yang ditetapkan Kepala Daerah masing- masing. Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat dihitung jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur dalam melakukan ABK. 1. Penghitungan Jam Kerja Efektif a. Untuk 5 Hari Kerja Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30 Menit) Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 5 = 7,5 Jam (7 Jam 30 Menit) Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 7,5 Jam = 5 Jam 37 Menit = 337 Menit, dibulatkan menjadi 330 Menit (5 Jam 30 Menit) Jam Kerja Efektif Per Minggu = 5 Hari x 330 Menit = 1.650 Menit Jam Kerja Efektif Per Bulan = 20 Hari x 330 Menit = 6.600 Menit Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit = 79.200 Menit = 1.320 Jam, dibulatkan menjadi 1.300 Jam b. Untuk 6 Hari Kerja Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30 Menit) Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 6 = 6,25 Jam (6 Jam 15 Menit) Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 6,25 Jam = 4 Jam 40 Menit = 280 Menit, dibulatkan menjadi 275 Menit (4 Jam 35 Menit) Jam Kerja Efektif Per Minggu = 6 Hari x 275 Menit = 1.650 Menit Jam Kerja Efektif Per Bulan = 24 Hari x 275 Menit = 6.600 Menit Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit = 79.200 Menit = 1.320 Jam, dibulatkan menjadi 1.300 Jam. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 34 2. Penghitungan Hari Kerja Efektif a. Untuk 5 Hari Kerja Jumlah Hari Per Tahun 365 Hari Libur Sabtu-Minggu 104 Hari Libur Resmi 14 Hari Cuti 12 Hari + Jumlah Libur dan Cuti 130 Hari ---- 130 Hari _ Hari Kerja Efektif 235 Hari b. Untuk 6 Hari Kerja Jumlah Hari Per Tahun 365 Hari Libur Minggu 104 Hari Libur Resmi 14 Hari Cuti 12 Hari + Jumlah Libur dan Cuti 78 Hari ---- 78 Hari _ Hari Kerja Efektif 287 Hari c. Perhitungan Gabungan Jam Kerja Formal Per Minggu = 37 Jam 30 Menit Jam Kerja Efektif Per Minggu (dikurangi waktu luang 25%)= 75% x 37,5 Jam = 28 Jam Jam Kerja Efektif Per Hari: - 5 Hari Kerja = 28 Jam / 5 Hari = 5 Jam 36 Menit/Hari - 6 Hari Kerja = 28 Jam / 6 Hari = 4 Jam 23 Menit/Hari Jam Kerja Efektif Per Tahun: 5 Hari Kerja = 235 Hari x 5 Jam 36 Menit/Hari = 1.324 Jam = => 1.300 Jam 6 Hari Kerja = 287 Hari x 4 Jam 23 Menit/Hari = 1.339 Jam = => 1.300 Jam F. TEKNIK PELAKSANAAN ABK Pelaksanaan ABK di Kabupaten Magelang dilaksanakan oleh Tim ABK Tingkat Kabupaten dengan tahapan-tahapan sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data Sebelum melakukan pengumpulan data, para analis harus melakukan pengkajian organisasi sehingga diperoleh kejelasan mengenai tugas pokok dan fungsi, rincian tugas, dan rincian kegiatan dari setiap unit kerja/SKPD yang di analisis. Setelah melakukan pengkajian data, pelaksanaan pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara:
  18. 18. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 35 a. Menyebarkan formulir isian (Form A1, A2 dan B); b. Wawancara; dan c. Observasi. 2. Pengolahan Data Beban Kerja Data yang telah dikumpulkan selanjutnya diolah dengan menggunakan formulir sebagai berikut: a. Formulir C, digunakan untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan yang berada pada satu unit organisasi. b. Formulir D, digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai/pejabat, tingkat Efektivitas dan Efisiensi Jabatan (EJ) dan Tingkat Prestasi Kerja Jabatan (PJ). c. Formulir E, digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai/pejabat unit, tingkat Efektivitas dan Efisiensi Unit (EU) dan Tingkat Prestasi Kerja Unit. a. Kriteria tingkat Prestasi Kerja Jabatan/Unit adalah sebagai berikut: EJ/EU di atas 1,00 = A (Sangat Baik) EJ/EU antara 0,90 – 1,00 = B (Baik) EJ/EU antara 0,70 – 0,89 = C (Cukup) EJ/EU antara 0,50 – 0,69 = D (Sedang) EJ/EU di bawah 0,50 = (Kurang) EJ dicari dengan menggunakan rumus: EJ = Jumlah Beban Kerja Jabatan 1.300 Jam EU dicari dengan menggunakan rumus: EU = Jumlah Beban Kerja Unit Jumlah Pegawai Unit x 1.300 Jam 3. Penelaahan Hasil Olahan Data Hasil pengukuran beban kerja perlu ditelaah lebih lanjut untuk memperoleh hasil yang akurat dan obyektif serta menggambarkan kondisi yang senyatanya. Dari hasilpengukuran beban kerja sering dijumpai kecenderungan yang bervariasi dengan kemungkinan tidak rasional: a. Di atas normal, yang disebabkan adanya mark up pada data volume kerja dan atau norma waktu. b. Di bawah normal, yang disebabkan kurang lengkapnya produk dan kecilnya norma waktu yang dapat diinventarisir. Untuk mengurangi deviasi yang dapat terjadi, maka hasil yang diperoleh perlu dievaluasi dengan unit organisasinya kembali dengan memeriksa: Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 36 a. Apakah unit organisasi tersebut sering/rata-rata sepanjang tahun melakukan kerja lembur yang nyata (tidak fiktif). b. Perlu dilakukan pengamatan secara acak atas kesibukan harian unit yang dianalisis. 4. Penetapan Hasil ABK Penetapan hasil pengukuran beban kerja di lingkungan pemerintah daerah Kabupaten Magelang dilakukan dengan cara sebagai berikut: a. Setelah selesai melakukan pengolahan data beban kerja, Tim ABK menyampaikan hasilnya kepada pimpinan SKPD yang dianalisis. b. Apabila dinilai sudah memadai, hasil tersebut dibuatkan surat pengantar yang ditujukan kepada Sekretaris Daerah untuk memperoleh keputusan penetapannya. c. Berdasarkan surat pengantar tersebut, Sekda menugaskan unit kerja yag membidangi ABK untuk melakukan penelaahan. d. Dalam melakukan penelaahan, unit kerja yang membidangiABK wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi baik dalam SKPD kabupaten yang ditelaah maupun antar unit lain yang terkait. e. Hasil penelaahan kemudian diajukan kepada Sekda dalam bentuk telaahan staf, untuk selanjutnya diproses menjadi Surat Keputusan Bupati. G. HASIL DAN MANFAAT Hasil yang diperoleh dari pelaksanaan ABK adalah: 1. Informasi Jabatan, yang terdiri dari: a. Efektivitas dan efisiensi jabatan (EJ) serta Efektivitas dan Efisiensi Unit Kerja (EU); b. Prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit; c. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat; d. Jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit; e. Standar norma waktu kerja. 2. Standar Sarana dan Prasarana Kerja (Peralatan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas/kegiatan) Adapun manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan ABK adalah sebagai berikut: 1. Penataan SOTK. 2. Penilaian prestasi kerja jabatan/unit kerja. 3. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja. 4. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan. 5. Penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, penyusunan daftar susunan pegawai atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural.
  19. 19. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Analisis Beban Kerja 37 6. Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai beban kerja organisasi. 7. Program mutasi pegawai. 8. Program promos pegawai. 9. Reward and Punishment terhadap unit atau pejabat. 10.Bahan penyempurnaan program diklat. 11. Bahan penetapan kebijakan bagi pimpinan untuk peningkatan pendayagunaan SDM. H. PENUTUP Pelaksanaan ABK dimaksudkan untuk mengukur dan menghitung beban kerja setiap jabatan/unit kerja di lingkungan pemerintah Kabupaten Magelang, sehingga diperoleh informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja organisasi, serta mempunyai tujuan untuk meningkatkan kapasitas organisasi yang profesional, transparan, proporsional dan rasional dalam rangka mewujudkan kepemerintahan yang baik (Good Governance). Hasil dari ABK juga dapat dijadikan tolok ukur untuk meningkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan,penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaiannya. Oleh karena itu, agar instrumen ini dapat berjalan sesuai yang diharapkan, dibutuhkan dukungan dan kesepakatan yang kuat dari semua pihak terutama pimpinan daerah untuk melaksanakannya secara konsisten. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Konversi NIP 38 VIII. KONVERSI NIP A. PENGANTAR Sebagaimana diketahui, bahwa NIP PNS yang lama dianggap sudah tidak sesuai lagi dengan kaidah dan kondisi serta mobilitas operasional kepegawaian. Untuk ketertiban dan keteraturan serta pengandalian administrasi PNS, maka setiap PNS harus diberi Nomor Identitas baru. Dimana, Nomor identitas baru tersebut haruslah bermakna yg dapat mencerminkan ciri khusus dan fungsinya, sehingga nomor yg digunakan tersebut memiliki jati diri dan nilai guna serta bermanfaat baik bg instansi maupun pegawainya. NIP lama yang digunakan terdiri dari 9 angka yaitu 2 angka pertama menunjukan Instansi dimana PNS yang bersangkutan terdaftar pada waktu PUPNS Tahun 1974 atau Instansi yang mengangkat pertama kali sebagai CPNS/PNS. Dengan demikian kode instansi hanya bisa diberikan dari angka” 01” sampai dengan angka “99”. Sedangkan 7 angka berikutnya menunjukan nomor urut PNS yang bersangkutan pada Instansi. Dengan perkembangan administrasi Kepegawaian PNS dewasa ini, maka prinsip 2 angka pertama yang menunjukan Instansi tersebut, sudah tidak sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen PNS, karena : 1) Sistem kepegawaian yang memungkinkan seorang PNS pindah Instansi, dan apabila PNS yang bersangkutan pindah instansi maka NIP yang bersangkutan tetap menggunakan NIP pada instansi waktu pertama yang bersangkutan diangkat dan tidak menggunakan kode NIP Instansi yang baru, 2) Telah beberapa kali terjadi penghapusan/penggabungan Instansi sejak orde baru sampai dengan orde reformasi, sehingga NIP PNS yang instansinya dihapus/digabung tetap menggunakan kode instansi yang dihapus/digabung, 3) Dengan adanya pengalihan besar-besaran PNS Pusat menjadi PNS Daerah pada Tahun 2000 dan 2001, sehingga setiap Pemerintah Daerah telah memiliki PNS dengan kode NIP yang bermacam-macam. Terkait dengan hal tersebut diatas, telah mempengaruhi psikologis pembinaan disetiap instansi karena tidak jarang dijumpai perlakuan diskriminatif dengan melihat asal Instansi ( kode instansi yang tercantum dalam NIP ), 4) Perkembangan pembentukan instansi/ pemerintah daerah yang memerlukan kode NIP telah melebihi 100 instansi, padahal ketentuannya hanya mampu menampung 99 instansi ( 01 :DDN s.d. 99 : Irian Jaya Barat). Dari alasan-alasan tersebut, maka telah ditetapkan Peraturan Kepala BKN Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas PNS yang disingkat NIP, dan Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata cara Permintaan, Penetapan dan Penggunaan NIP, ke dua Peraturan Kepala BKN ini telah merubah ketentuan lama yang mengatur nomor induk PNS yang berlaku selama ini dirubah menjadi nomor identitas PNS.
  20. 20. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Konversi NIP 39 B. DASAR HUKUM 1) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 2) Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 3) Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil 4) Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata cara Permintaan, Penetapan dan Penggunaan NIP. C. PENGERTIAN 1) Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat dengan NIP adalah nomor yang diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil sebagai identitas yang memuat tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai Calon Pegawai Negeri Sipil, jenis kelamin Pegawai Negeri Sipil dan nomor urut. 2) Mutasi kepegawaian adalah segala perubahan mengenai data Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil yang berkaitan dengan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, pemensiunan dan perubahan susunan keluarga serta perubahan lain di bidang kepegawaian. 3) Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil yang untuk selanjutnya disingkat PUPNS adalah pemutakhiran data kepegawaian yang diselenggarakan oleh Pemerintah pada bulan Juli 2003 yang dijadikan sebagai bahan dalam penetapan NIP. 4) Digit adalah letak angka pada bilangan. D. KONVERSI NIP BARU PNS 1) NIP terdiri atas 18 (delapan belas) digit, dengan urutan sebagai berikut : a. 8 (delapan) digit pertama adalah angka pengenal yang menunjukkan tahun, bulan, dan tanggal lahir Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan, dengan ketentuan untuk bulan dan tanggal lahir masing-masing dua digit. b. 6 (enam) digit berikutnya adalah angka pengenal yang menunjukkan tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai Calon Pegawai Negeri Sipi/Pegawai Negeri Sipil, dengan ketentuan untuk bulan pengangkatan pertama dua digit. c. 1 (satu) digit berikutnya adalah angka pengenal yang menunjukkan jenis kelamin CPNS/PNS yang bersangkutan. d. 3 (tiga) digit terakhir adalah angka pengenal yang menunjukkan nomor urut Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Konversi NIP 40 2) Penentuan nomor urut didasarkan tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS, & jenis kelamin yang sama. 3) Setiap PNS termasuk Calon Pegawai Negeri Sipil diberikan NIP. 4) NIP berfungsi sebagai nomor identitas dalam hal : a. pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil; b. pelayanan gaji; c. pelayanan pensiun; d. pelayanan asuransi sosial; e. pelayanan tabungan; f. pengelolaan administrasi kepegawaian; dan g. pelayanan lain yang bermanfaat bagi Pegawai Negeri Sipil. 5) NIP ditetapkan oleh Kepala Badan Kepegawaian Negara. 6) NIP berlaku selama yang bersangkutan menjadi PNS, pensiunan PNS, atau janda/dudanya. 7) NIP berlaku juga bagi keluarga yang menjadi tanggungan PNS dan penerima pensiun serta orangtua penerima pensiun PNS yang tewas. 8) PNS yang pindah antar instansi pemerintah atau diperbantukan/dipekerjakan atau ditugaskan kepada instansi lain tetap menggunakan NIP yang telah ditetapkan baginya. 9) NIP bagi PNS yang telah mengisi formulir PUPNS dan yang diangkat setelah PUPNS sampai dengan berlakunya Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini, data dasarnya ditetapkan berdasarkan data lahir dalam keputusan pengangkatan pertama sebagai CPNS/PNS. 10) PNS yang tidak mengisi formulir PUPNS karena alasan yang sah, NIP ditetapkan setelah ada permintaan dari Pejabat Pembina Kepegawaian masing-masing. 11) Permintaan NIP sebagaimana dimaksud, dilengkapi dengan : a. Daftar nominatif; b. Formulir PUPNS yang telah diisi oleh PNS yang bersangkutan; c. Alasan tidak mengisi formulir PUPNS; dan d. Daftar gaji kolektif bulan terakhir sebelum diajukan permintaan. 12) Pemberian NIP bagi PNS sebagaimana dimaksud diatas, ditetapkan secara kolektif dengan Keputusan Kepala BKN. Berdasarkan Keputusan tersebut dibuat Petikan Keputusan yang diberikan kepada setiap PNS. 13) Dalam hal permintaan NIP hanya diajukan untuk 1 (satu) orang Pegawai Negeri Sipil, ditetapkan secara perorangan dengan Keputusan Kepala BKN. 14) Keputusan penetapan NIP sebagaimana diatas, disampaikan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian masing-masing. 15) Pejabat Pembina Kepegawaian menyampaikan petikan keputusan/keputusan penetapan NIP kepada setiap PNS di lingkungannya.
  21. 21. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Konversi NIP 41 E. KETENTUAN PERALIHAN DAN LAINNYA 1) CPNS yang diangkat setelah berlakunya Peraturan Kepala BKN ini, NIP CPNS ditetapkan bersamaan dengan permintaan penetapan NIP pengangkatannya sebagai CPNS. 2) Nomor Induk PNS bagi pensiunan PNS dan janda/dudanya yang ditetapkan berdasarkan ketentuan sebelum berlakunya peraturan Kepala BKN ini, dinyatakan tetap berlaku. 3) Dalam setiap terjadi mutasi kepegawaian yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang, harus mencantumkan NIP sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Kepala BKN ini. 4) Pada saat mulai berlakunya Perka BKN Nomor 22 Tahun 2007, ketentuan yang mengatur tentang Nomor Induk/Nomor Identitas PNS dan angka pengenal Nomor Induk/Nomor Identitas PNS yang ditetapkan sebelum berlakunya Peraturan Kepala BKN ini, dinyatakan masih tetap berlaku sampai dengan Peraturan Kepala BKN ini berlaku efektif. F. PENYELESAIAN REVISI KONVERSI NIP PNS 1) Kondisi riil sampai dengan saat ini masih terdapat beberapa PNS yang Data pada petikan SK Konversi NIP baru belum sesuai dengan data kepegawaian yang bersangkutan. 2) Akan tetapi, sampai dengan usulan revisi konversi NIP yang telah diajukan baik kepada BKN Pusat ataupun Kanreg I BKN Yogyakarta pada tahun ini, masih terdapat beberapa PNS yang usulan revisi Konversi NIP barunya masih belum terealisasi. 3) Berkenaan dengan beberapa poin diatas, Mekanisme usulan revisi Konversi NIP dan konfirmasi revisi Konversi NIP yang sudah pernah diajukan adalah sebagaimana Surat edaran Kepala BKD Nomor 871/151/13/2011 Tanggal 22 Pebruari 2011 Perihal : Percepatan Penyelesaian Konversi NIP PNS, yaitu : a.a.a.a. PNSPNSPNSPNS Yang Belum Mendapatkan PetikanYang Belum Mendapatkan PetikanYang Belum Mendapatkan PetikanYang Belum Mendapatkan Petikan SKSKSKSK Konversi Nip Baru.Konversi Nip Baru.Konversi Nip Baru.Konversi Nip Baru. Setiap usulan permohonan petikan SK Konversi NIP Baru, dilampiri : i. Fotocopy SK CPNS ii. Fotocopy SK PNS iii. Fotocopy SK Kepangkatan terakhir iv. Fotocopy Ijazah Terakhir v. Fotocopy SK Mutasi masuk ke Pemerintah Kabupaten Magelang (bagi PNS yang mutasi antar daerah) vi. Fotocopy SK Pengalihan dan/atau pengangkatan pertama dan/atau pengangkatan kembali dalam Jabatan Fungsional Khusus (bagi PNS yang alih jenis jabatan) vii. Fotocopy SK kenaikan jenjang dalam JFK terakhir (bagi PNS yang dalam jenjang jabatan fungsional khususnya masa Batas Usia Pensiunnya menjadi lebih dari 56 tahun) viii. Fotocopy daftar gaji 3 (tiga) bulan terakhir. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Konversi NIP 42 b.b.b.b. Usulan Revisi Konversi Nip BaruUsulan Revisi Konversi Nip BaruUsulan Revisi Konversi Nip BaruUsulan Revisi Konversi Nip Baru Setiap usulan revisi SK Konversi NIP, dilampiri dengan : i. Fotocopy SK CPNS ii. Fotocopy SK PNS iii. Fotocopy SK Kepangkatan terakhir iv. Fotocopy Ijazah Terakhir (bagi PNS yang mengajukan revisi Nama dan/atau tanggal lahir) c.c.c.c. Konfirmasi Usulan Revisi Konversi NipKonfirmasi Usulan Revisi Konversi NipKonfirmasi Usulan Revisi Konversi NipKonfirmasi Usulan Revisi Konversi Nip Setiap usulan revisi SK Konversi NIP bagi PNS yang sudah pernah mengajukan tetapi sampai dengan saat ini belum mendapatkan realisasinya, dilampiri dengan : i. Fotocopy SK CPNS ii. Fotocopy SK PNS iii. Fotocopy SK Kepangkatan terakhir iv. Fotocopy Ijazah Terakhir (bagi PNS yang mengajukan revisi Nama dan/atau tanggal lahir) d.d.d.d. Catatan :Catatan :Catatan :Catatan : i. Dalam hal BKN Pusat maupun Kanreg 1 BKN Yogyakarta memerlukan adanya tambahan berkas/dokumen kelengkapan tambahan, PNS yang bersangkutan atau SKPD yang mengusulkan akan segera dikonfirmasi untuk dapat menyusulkan kekurangan berkas/dokumen tersebut. ii. Pada kondisi data tertentu, usulan revisi Konversi NIP memerlukan adanya pengisian Formulir PUPNS baru, karena data yang bersangkutan dinyatakan sudah pensiun atau tidak aktif oleh BKN Pusat. 4) Sesuai dengan Perka BKN yang mengatur adanya pelimpahan wewenang, kewenangan melaksanakan revisi dan cetak Petikan SK Konversi NIP, adalah : a. Revisi Tanggal Lahir dan Mutasi Antar Wilayah di luar wilayah kerja Kanreg 1 BKN Yogyakarta (Revisi Instansi/Unit Kerja) i. Revisi Tanggal Lahir dan Revisi Instansi/Unit Kerja dilaksanakan oleh BKN Pusat. ii. Cetak Petikan revisi SK Konversi NIP dilaksanakan oleh Kanreg 1 BKN Yogyakarta. b. Revisi TMT CPNS, Jenis Kelamin, dan Nama, serta Mutasi Antar Wilayah dalam lingkup wilayah kerja Kanreg 1 BKN Yogyakarta (Revisi Instansi/Unit Kerja) i. Revisi Konversi NIP dilaksanakan oleh Kanreg 1 BKN Yogyakarta. ii. Cetak Petikan revisi SK Konversi NIP dilaksanakan oleh Kanreg 1 BKN Yogyakarta.
  22. 22. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Kartu PNS Elektronik (KPE) 43 IX. KARTU PNS ELEKTRONIK (KPE) A. SEJARAH BKN sebagai pelaksana tugas pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian negara sebagaimana diamanatkan dalam UU 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian, mempunyai peranan penting untuk meningkatkan kinerja Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam menjalankan tugas pemerintahan dan pembangunan. Untuk meningkatkan kinerja PNS tersebut diperlukan kegiatan yang dapat memotivasi PNS agar bekerja lebih baik dengan meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian. Pemberian pelayanan yang baik sangat tergantung pada keakuratan data PNS dan perlu dibangun sistem informasi dan database kepegawaian melalui kegiatan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) pada tahun 2003 dan kegiatan konversi NIP dalam rangka keakuratan dan efektifitas informasi data kepegawaian dengan memanfaatkan teknologi informasi terkini. Selain pengaturan administrasi PNS agar tertib dan teratur, maka PNS selaku aparatur negara memiliki tanggung jawab dalam mengemban pelayanan masyarakat sebagai kepanjangan tangan pemerintah. Tugas dan tanggung jawab tersebut akan berdaya guna dan berhasil guna jika secara menyeluruh dan konsisten adanya dukungan layanan kepegawaian yang bermanfaat yang dilaksanakan secara komprehensif dan terpadu, sehingga PNS dan keluarganya merasakan layanan kepada dirinya dan keluarganya sudah lebih diperhatikan. Sebagai contoh, selama ini Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG) yang berlaku belum dapat dimanfaatkan untuk kemudahan pemberian pelayanan secara multiguna kepada PNS, Penerima Pensiun, dan keluarganya. Untuk itu, BKN memandang perlu membangun sistem layanan yang lebih efesien dengan menfaatkan teknologi informasi. Sehingga, diciptakan Kartu PNS Elektronik (KPE) yaitu kartu identitas PNS yang menggunakan teknologi smartcard dan otentifikasi sidik jari, sehingga selain sebagai identitas, KPE juga dapat dimanfatkan untuk berbagai layanan seperti perbankan, kesehatan, Taspen, Taperum, dan aktivitas transaksi merchant, serta fungsi-fungsi lain dalam rangka meningkatkan kesejahteraan, serta mendukung profesionalisme PNS. Dengan demikian KPE ini nantinya akan menggantikan fungsi KARPEG yang selama ini kita gunakan. B. DASAR HUKUM 1) UU No. 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian Pasal 12 Ayat (2) yaitu mewujudkan PNS yang profesional dan sejahtera serta memiliki misi yaitu menyelenggarakan manajemen PNS berbasis kompetensi untuk mewujudkan PNS yang profesional dan sejahtera. 2) Peraturan Kepala BKN Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas PNS. 3) Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata Cara Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Identitas PNS. 4) Peraturan Kepala BKN Nomor 7 Tahun 2008 tentang Kartu PNS Elektronik. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Kartu PNS Elektronik (KPE) 44 C. TUJUAN Tujuan diterbitkannya Kartu PNS Elektronik adalah untuk memudahkan pelayanan kepada PNS, penerima pensiun PNS dan Keluarganya. Di sisi lain dalam implementasinya Pencetakan KPE ini bertujuan untuk : 1) Mendapatkan data biometric fisik PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan PNS. 2) Membangun database KPE yang memiliki tingkat keotentikan dan identifikasi yang tinggi sehingga menghasilkan data dan informasi yang akurat. 3) Mewujudkan Data Kepegawaian yang mutakhir di Instansi Pusat maupun Daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem informasi kepegawaian yang dapat diakses oleh PNS bersangkutan melalui Anjungan KPE 4) Memberikan fasilitas multifungsi layanan kepada PNS yang lebih efektif dan efesien melalui penggunaan Kartu PNS Elektronik. D. MANFAAT Manfaat yang diperoleh dari KPE adalah memberikan kemudahan dalam layanan kepada PNS meliputi : 1) Gaji; 2) Kesehatan; 3) Pensiun; 4) Tabungan hari tua; 5) Tabungan perumahan; 6) Transaksi keuangan/perbankan; dan 7) Layanan lainnya. Disamping itu dalam pelaksanaan kegiatan Implementasi Kartu PNS Elektronik juga mendapatkan manfaat antara lain : 1) Mempermudah dalam pelaksanaan pembangunan platform elektronik yang mendukung pelaksanaan e-Government sebagai media pencatatan, pengawasan dan kontrol serta dapat diintegrasikan dengan layanan sektor yang lainnya. 2) Tersedianya informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS, dan informasi data kepegawaian PNS dapat diakses oleh PNS bersangkutan melalui KPE dan Anjungan KPE. 3) Tersedianya fasilitas layanan dalam rangka penanganan dan pengelolaan KPE serta pengendalian data PNS. 4) Tersedianya acuan data PNS bagi instansi dan pihak yang terkait dalam rangka peningkatan layanan kepegawaian secara efektif, efisien dan terpadu, seperti layanan pembayaran gaji, asuransi kesehatan, tabungan pensiun, tabungan perumahan, dsb.
  23. 23. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Kartu PNS Elektronik (KPE) 45 E. BENTUK DAN WARNA Gambar 1. Desain Tampak Muka KPE Gambar 2. Desain Tampak Belakang KPE KPE dibuat dengan warna dasar kuning dalam bentuk persegi panjang dengan ukuran sebagai berikut : 1) Panjang 85,60 mm 2) Lebar 53,98 mm 3) Tebal 0,7 mm Bagian depan KPE berlatar belakang peta wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia yang diatasnya terdapat : 1) Gambar burung Garuda Pancasila 2) Tulisan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA 3) Tulisan KARTU PNS ELEKTRONIK (KPE) 4) Microchip warna kuning emas 5) Nama, NIP, dan foto pemilik KPE Tempat dan tanggal ditetapkannya KPE. Dalam microchip memuat data elektronik pemilik KPE antara lain : data kepegawaian, sidik jari, data keluarga , nama jabatan. Aplikasi yang dibangun dlm KPE ini digunakan untuk mengakses informasi tentang : 1) Tabungan Perumahan 2) Asuransi Kesehatan 3) Tabungan Hari Tua dan Pensiun 4) Keuangan/Perbankan 5) Fasilitas layanan lainnya Bagian Belakang KPE memuat : a. Logo dari pihak-pihak yang terkait program KPE b. Magnetic Stripe ( Swipe Contact) c. Pengumuman atau himbauan berkaitan dengan KPE d. Tulisan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (BKN), alamat, dan nomor telp. F. MEKANISME PENGAJUAN REVISI KPE 1) Data yang tercantum pada Petikan SK Konversi NIP harus sudah Benar. 2) Setiap usulan revisi KPE, harus dilampiri dengan : a. Fotocopy Petikan SK Konversi NIP b. Fotocopy SK CPNS c. Fotocopy SK PNS d. Fotocopy SK Kepangkatan terakhir e. Fotocopy Ijazah Terakhir (bagi PNS yang mengajukan revisi Nama dan/atau tanggal lahir) Manajemen Administrasi Kepegawaian | Dokumen Tata Naskah Kepegawaian 46 X. DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN A. PENGERTIAN 1) Tata naskah kepegawaian adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat / keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan/ditetapkan oleh pejabat yang berwenang yang disusun secara teratur, tertib, dan terus menerus dalam media yang ditetapkan sesuai dengan keperluan. 2) Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip 3) Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karier orang perseorangan, pegawai di Lembaga-lembaga Negara dan Badan- badan Pemerintah 4) Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah informasi mengenai perkembangan karier Pegawai Negeri Sipil yang disusun berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dari instansi yang bersangkutan 5) Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara, merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah. B. DASAR HUKUM 1) UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan 2) Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Tentang Arsip 3) Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan Kepala BAKN No. 02 Tahun 2000 dan No. 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara. C. PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian. Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai: 1) Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna tugas 2) Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai 3) Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
  24. 24. Manajemen Administrasi Kepegawaian | Dokumen Tata Naskah Kepegawaian 47 Dalam rangka menyusun dokumen tata naskah kepegawaian yang baik, setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu : 1) Menjaga kerapihan penyimpanan; 2) Menjaga kebersihan tempat penyimpanan; 3) Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik; 4) Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali; 5) Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya. Pengelolaan dokumen / berkas tata naskah (takah) PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik. Saat ini Di BKD sedang dilaksanakan penataan ulang tata naskah (takah) seluruh Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Magelang.Takah-takah yang berisi dokumen dan arsip kepegawaian masing-masing PNS yang disusun berdasarkan urutan tertentu dan nomor urutan tersebut di-entry-kan/dikoneksikan dengan database kepegawaian untuk mempermudah pencarian dan penyusunan katalog takahnya. D. JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN 1) Formasi Pegawai 2) Penerimaan Pegawai, meliputi : Pengumuman, Seleksi administrasi, Pemanggilan peserta test, Pelaksanaan ujian tertulis, Keputusan hasil ujian, Wawancara/Litsus, Penetapan Tahap akhir 3) Pengangkatan Pegawai, meliputi : a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS, yaitu : Berkas lamaran diterima, Surat Keterangan hasil penelitian/screening, Berkas usulan CPNS/PNS b. SK Kolektif c. SK Perseorangan 4) Pembinaan Karir Pegawai : a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai, meluputi : Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin, Laporan Kegiatan, STTPL Diklat b. Peninjauan Masa Kerja c. DP3 d. Penetapan Angka Kredit e. Disiplin Pegawai : Daftar Hadir, Rekap Hadir, Catatan Pelanggaran. 5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 6) Mutasi Pegawai, meliputi : a. Alih Tugas / Diperbantukan / Dipekerjakan, yaitu : Usulan, Nota Persetujuan b. Mutasi Keluarga (Nikah, Anak, Cerai), yaitu : Surat Nikah/Cerai, Akte Kelahiran Anak Manajemen Administrasi Kepegawaian | Dokumen Tata Naskah Kepegawaian 48 c. Kenaikan Gaji Berkala d. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan e. Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional 7) Administrasi Pegawai a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (DN dan LN) b. Dokumentasi Identitas Pegawai, meliputi : Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu dan Bukti diri/NIP, Taspen, Keanggotaan organisasi, Profesi Kedinasan (KORPRI,Dharma Wanita,Koperasi, MSI, Arsiparis, dll), Keanggotaan Parpol/LSM ORMAS/KP4/LP2P c. Cuti Diluar Tanggungan Negara; dan Cuti lainnya. 8) Kesejahteraan Pegawai, meliputi : Layanan Beras/Pakaian Dinas; Layanan Pemeliharaan; Kesehatan Pegawai; Layanan Asuransi Pegawai; Layanan Tabungan; Perumahan; Bantuan Dinas/Layanan Bantuan Sosial; Layanan Olahraga dan Rekreasi. 9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun 10) Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun 11) Perselisihan/Sengketa Kepegawaian 12) Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan 13) Data Kepegawaian 14) Dokumentasi Kepegawaian 15) Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil E. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN 1) Lamaran 2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP) 3) Pengangkatan CPNS, terdiri atas : SK dan Pernyataan melaksanakan tugas; 4) Hasil Pengujian Kesehatan; 5) Pengangkatan PNS, terdiri atas : SK PNS dan Berita Acara Sumpah/janji PNS; 6) Daftar Riwayat Hidup; 7) Kartu Pegawai (KARPEG); 8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU); 9) Kartu Peserta Taspen; 10) Kartu Pegawai Elektronik (KPE); 11) Tanda Peserta Asuransi, terdiri atas : Kartu Peserta dan keluarga Askes; 12) Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP 3) dari pertama sampai terakhir; 13) Kenaikan Gaji Berkala dari pertama sampai dengan terakhir; 14) Surat Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional): a. Surat Pernyataan Pelantikan. b. Surat Pernyataan Menduduki Jabatan. c. Berita Acara, Naskah Pelantikan, Surat Pernyataan Pelantikan, dsb. d. SK/Petikan SK Pengangkatan / Pemberhentian Jabatan Struktural / Fungsional
  1. Gostou de algum slide específico?

    Recortar slides é uma maneira fácil de colecionar informações para acessar mais tarde.

×