Este informe presenta el diagnóstico de la empresa Transmilenio S.A. realizado por un equipo de estudiantes como parte de su proyecto de formación. El diagnóstico se enfrentó a dificultades debido a las limitaciones de acceso a documentos de la empresa. El equipo utilizó entrevistas y encuestas para evaluar procesos administrativos. Adicionalmente, cada integrante del equipo presenta su perfil personal y habilidades relevantes al proyecto.

1. INFORME DE TRANSMILENIO<br />DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA<br />NATALIA GALVIS Gerenta General<br />NESTOR GAITAN Sub Gerente<br />NATALIA SUAREZ Secretaria Gerencia<br />CLARA ROMERO Recursos Humanos<br />NOHORA ACERO Tesorera<br />YISETH TORRES Publicista<br />JESUS IMBAJOA Sistemas<br /> ARASLEIDIS PERALTA Mercadeo<br />PRESENTADO A:<br />EFRAIN MORA AGULAR<br />CONSUELO UNIGARRO<br />LILIANA BOHORQUEZ<br />SENA<br />CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA<br />7/12/2010<br />INTRODUCCIÓN<br />El presente informe nos permitirá como se maneja la empresa Transmilenio S.A su área de documentación y archivo, mediante el uso de herramientas de diagnostico como la entrevista, la encuesta y la lista de chequeo para la entrega posterior de un informe a la empresa.<br />Lógicamente en una empresa como Transmilenio S.A. por seguridad no está permitido el acceso a sus documentos ni tomar fotografías ni videos además la entrevista con el jefe de recursos es demorada ya que para esto se tienen procedimientos internos.<br />Este informe está íntimamente ligado a nuestro proyecto de formación pues aplicamos conceptos como variables, listas de chequeo, encuestas, observación, entrevista, escalas de medición, ética, salud ocupacional y servicio al cliente.<br />1. PROYECTO DE FORMACIÓN<br />PROBLEMA:<br />Dificultad para aplicar los instrumentos del diagnostico ya que con la limitación al acceso de documentos no podemos llevar a cabo un completo dictamen sobre el proceso administrativo.<br />.OBJETIVOS:<br />Tener el conocimiento de la empresa en cuanto al manejo de documentación de archivo como lo es transmilenio<br />Identificar los procesos de las áreas establecidas en la empresa<br />Conocer a profundidad el manejo del área de archivo de una empresa macro como transmilenio S.A.<br />Aplicar todas las herramientas dadas en el programa de formación para hacer un completa diagnostico de la empresa.<br />Tener las bases teóricas de la forma como se cumple con el proceso administrativo paso a paso, además de la normatividad que se maneja con la diferente tipología documental<br />JUSTIFICACIÓN<br />El presente informe pretende dar solución a las inquietudes sobre el proceso administrativo que como aprendices tenemos empezando por el hecho de recibir correspondencia hasta la disposición final de los documentos para dar cumplimiento a las competencias de nuestro proyecto de formación.<br />A mediano plazo se espera, además de entregar un informe de diagnostico, este proyecto nos sirva de gran utilidad para nuestra formación y acercarnos a la realidad del manejo<br />DIAGNOSTICO DEL EQUIPO<br />ENTREVISTA<br />DIAGNOSTICO:<br />TOLERANCIA A LA FRUSTACIÓN: frente a un problema sin solución tratamos de buscar alternativas y buscar otras opciones para tratar de salir adelante frente al problema. No nos quedemos estancados frente a un obstáculo que se nos presente ya sea transitorio o permanente.<br />TRABAJO EN EQUIPO: en equipo es relativamente parejo y comprometido con sus responsabilidades cuando nos reunimos tratamos de distribuirnos equivalentemente los trabajos y documentarnos para tener bases teóricas para las exposiciones, cuando tenemos dificultades de tiempo tratamos de utilizar medios virtuales para mantenernos en contacto.<br />RELACION CON LAS FIGURAS DE AUTORIDAD:<br />Relación instructores Aprendices<br />Se maneja como una desinformación entre instructores y aprendices que a veces no permite cumplir a cabalidad con las actividades.<br />Relación LíderIntegrantes del grupo:<br />Es buena, en general pero a veces se han presentado divergencias que hemos sabido sobrellevar.<br />TRABAJO BAJO PRESIÓN: nos hemos estresado en ocasiones, pero tratamos de buscar soluciones individuales para aportarlas al grupo.<br />HABILIDADES SOCIALES: habilidades comunicativas, recursividad, activos, agiles, optimistas, habilidades lectoras.<br />NIVEL DE ENERGIA PARA ALCANZAR METAS:<br />HABILIDADES:<br />La mayoría de la parte somos personas que estamos dispuestos a lograr unas metas en el trabajo grupal.<br />AUTODIAGNOSTICOS DEL GRUPO:<br />Nohora Acero Casallas. 113443 <br />PERFIL: Soy una persona que se caracteriza por ser responsable, comprometida y trabajadora. Procuro hacer las cosas tratando de conseguir la excelencia y si me asignan un trabajo en equipo trato de que se note que todos aportaron su granito de arena,<br />Me gusta basarme en la buena lectura y estar documentada de la manera adecuada para lograr trabajos bien elaborados.<br />Al trabajo en el proyecto se le ha concedido importancia, tiempo y responsabilidad pero lastimosamente las cosas no salen como uno quiere pero hemos tratado de agotar todas las posibilidades antes de declinar ante una situación desfavorable.<br />Trato al máximo de manejar los principios éticos en todas las cosas que hago, tengo el respeto, compromiso, responsabilidad, autonomía y me gusta cumplir a cabalidad con las actividades asignadas.<br />En cuanto a cultura física me encanta practicar alguna actividad física porque soy muy consciente de que es la base para estar sano de cuerpo y espíritu y así poder ser integral para llevar a cabo cualquier acción con eficacia y eficiencia.<br />TOLERANCIA A LA FRUSTRACION<br />Creo que la he manejado en mi vida de una manera inteligente, pues no me ha logrado afectar de una manera extrema o significativa, aunque lógicamente causa estrés pero he logrado salir avante de muchas situaciones difíciles que se me han presentado en la vida.<br />RELACION CON LAS FIGURAS DE AUTORIDAD<br />Siempre he mostrado respeto empezando por mi padre y madre quienes fueron mis primeras figuras de autoridad y valoro su experiencia, con mis jefes y superiores he manejado buenas relaciones, de respeto, cumplimiento, he tratado de cumplir con los estándares de productividad exigida y de hacer las cosas lo mejor posible, tratando de colocar un valor agregado personal al desempeño de mis labores.<br />TRABAJO EN EQUIPO<br />Analizando como ha sido mi experiencia de trabajo en equipo me he encontrado con varias situaciones: todo tipo de personas que no están al ciento por ciento comprometidas o siempre tienen una disculpa.<br />En esos momentos es en que me siento incómoda trabajando con personas con poco sentido de la ética y el compromiso. Me gusta dar todo de mí para alcanzar un buen nivel en el resultado de cualquier actividad esa siempre ha sido una constante en mi vida.<br />TRABAJO BAJO PRESION<br />Pues en realidad hoy en día la mayoría de labores son bajo esta circunstancia pues no es desconocido que hoy más que ayer se manejan variables de calidad, tiempo, eficacia, eficiencia, productividad y otros indicadores para evaluar nuestro desempeño dentro de la empresa lo importante es tener un buen manejo de estas situaciones y no permitir que el estrés se apodere de nuestra cotidianidad, también debemos tener en cuenta colocar soluciones a tiempo.<br />HABILIDADES SOCIALES<br />Tengo en mi concepto varias habilidades y destrezas que me han ayudado a no ser una más del montón, por ejemplo, habilidades comunicativas, de acción inmediata, aunque me gusta manejar un bajo perfil me gusta aportar en la organización de actividades, tengo capacidad de planeación para esto hago casi siempre una bitácora de actividades para no dejar nada al azar, capacidad de persuasión, manejo habilidades como buena redacción y ortografía y aunque mi fuerte no es la capacidad expositiva me defiendo al hacerla. He sido afortunada en la vida con el hecho de haber recibido capacitación en áreas referentes a la comunicación.<br />NIVEL DE ENERGIA PARA ALCANZAR LAS METAS <br />Siento que trabajo al 90% de mi capacidad porque siempre hay un 10% que lo arrastra a uno hacia la pereza, pero aunque he tenido dificultades me levanto con las pilas puestas para seguir adelante. Me gusta como se dice vulgarmente meterle la ficha a lo que haya que hacer y agotar todas las posibilidades para tratar de alcanzar la excelencia<br />Natalia Rocío Galvis Lerma<br />PERFIL: Soy una persona muy alegre, soñadora, activa en mis cosas, me destaco por ser muy responsable .me encanta viajar, leer, saber cosas nuevas, capaz de cumplir con<br />Obligaciones de una manera eficaz, me gusta comprometerme con el trabajo en<br />Equipo y me considero con excelente dinámica para el trabajo que debo realizar<br />En razón a las funciones que me correspondan cuando tengo un trabajo. Me considero una persona malgeniada cuando alguien me lleva la contraria. Soy un poco orgullosa con mis cosas y vanidosa con mi personalidad…me gusta estar siempre bien presentada para cualquier eventualidad, cuando me despiertan me da mal genio y me desquito feo con la persona que me este molestando……..me encanta ser muy sociables con las personas y ser muy compañerista en todo, y por ultimo ayudar a las personas más necesitadas.<br />TOLERANCIA A LA FRUSTRACION: REACCION FRENTE A UN PROBLEMA<br />En un caso que se me presente un problema x, mis reacciones serian las siguientes:<br />Me pongo muy angustiada<br />De mal genio<br />Lloro mucho<br />Me preocupo mucho<br />Dialogo para arreglar el problema visto <br />Me pongo muy nerviosa y a veces grito de la desesperación<br />TRABAJO EN EQUIPO: COMO ACTUO EN UN EQUIPO DE TRABAJO<br />Soy muy responsable<br />Me gusta aportar siempre ideas nuevas<br />Me gusta ser muy comunicativa con mis compañeros <br />Soy muy puntual a la hora de llegar a un lugar o en mis cosas personales también.<br /> RELACION CON LAS FIGURAS DE AUTORIDADES: RELACION CON LOS JEFES O SUPERIORES<br />Buena relación con los superiores y jefes, con respeto y obediencia acataba mis normas a realizar en mi trabajo.<br />Buena relación con ellos en la parte de interactuar y dialogar.<br />Responsable y puntual con mis actividades propuestas<br />TRABAJO BAJO PRESION: COMO REACCIONO EN EL TRABAJO<br />Intranquilidad<br />Impaciencia<br />Me da desesperación<br />Me pongo a llorar<br />HABILIDADES SOCIALES: COMO ME MANEJO EN EL TRABAJO <br />Comunicativa con los demás<br />Me gusta ser activa<br />Responsable<br />Honesta<br />Compañerista<br />Soñadora<br />Pensadora<br />Noble <br />NIVEL DE ENERGIA PARA ALCANZAR METAS: ENERGIA EN UN PROYECTO La energía que le pongo empeño a mis metas para lograrlas es tener buenas estrategias con una energía asertiva para llevar a cabo mis logros a realizar.<br />Normalmente cuando hacemos algo esperamos un resultado, para tener éxito ese resultado siempre debe estar enfocado de manera positiva.<br />Para triunfar es necesario tener claro en nuestra mente las imágenes de logro y crear en nuestra mente esas grandes expectativas, no importa la situación actual, no piense que es difícil llegar, ya que si así piensa continuamente así ocurrirá, nada de eso, usted es grande y poderoso, comience a hacer las cosas desde el primer momento.<br />IPEMS PROPUESTAS EN LA MATRIS DOFA: MATRIZ DOFA<br />DEBILIDADES:<br />Me dejo manipular por la gente fácilmente<br />Ser muy noble<br />Lloro mucho<br />OPORTUNIDADES:<br />Ser comunicativa<br />Aprovecho las oportunidades de trabajo que se me presentan.<br />Talentosa<br />FORTALEZAS:<br />Responsable<br />Honesta<br />Amable<br />Compañerista<br />AMENAZAS:<br />Inseguridad 3) Malgeniada en ciertas cosas <br />Falta de tolerancia<br />Néstor Javier Gaitán<br />PERFIL: Soy un hombre muy alegre, activo, me destaco por ser muy responsable .me encantan los animales, jugar futbol y compartir en familia En razón a las funciones que me correspondan cuando tengo un trabajo. Me considero una persona Soy una persona comprometida con lo que hago y sin nunca olvidar la mística con la que me caracterizo, me gusta estar siempre bien presentad para cualquier eventualidad y por ultimo ayudar a las personas más necesitadas.<br />TOLERANCIA A LA FRUSTRACION: REACCION FRENTE A UN PROBLEMA<br />En un caso que se me presente un problema x, mis reacciones serian las siguientes:<br />Me pongo muy angustiado<br />De mal genio<br />Me vuelvo intolerante<br />Me preocupo mucho<br />Dialogo para arreglar el problema visto <br />Me pongo muy nervioso <br />TRABAJO EN EQUIPO: COMO ACTUO EN EQUIPO DE TRABAJO<br />Soy muy responsable<br />Me gusta aportar siempre ideas nuevas<br />Me gusta ser muy sincero con mis compañeros <br />Soy muy puntual a la hora de llegar a un lugar o en mis cosas personales también.<br /> RELACION CON LAS FIGURAS DE AUTORIDADES: RELACION CON LOS JEFES O SUPERIORES<br />Buena relación con los superiores y jefes, con respeto y obediencia acataba mis normas a realizar en mi trabajo.<br />Buena relación con ellos en la parte de interactuar y dialogar.<br />Responsable y puntual con mis actividades propuestas<br />TRABAJO BAJO PRESION: COMO REACCIONO EN EL TRABAJO<br />Intranquilidad<br />Impaciencia<br />Me da desesperación<br />Me pongo a intolerante<br />HABILIDADES SOCIALES: COMO ME MANEJO EN EL TRABAJO <br />Comunicativo con los demás<br />Me gusta ser pasivo<br />Responsable<br />Honesto<br />Compañerista<br />Emprendedor<br />Pensador<br />Noble <br />NIVEL DE ENERGIA PARA ALCANZAR METAS: ENERGIA EN UN PROYECTO<br />La energía que le pongo empeño a mis metas para lograrlas es tener buena confianza para con migo mismo ser pasivo pero efectivo imaginarme como quiero lograr mis metas ya que si uno piensa en lo que quiere esto se le cumple <br />IPEMS PROPUESTAS EN LA MATRIS DOFA: MATRIZ DOFA<br />DEBILIDADES:<br />pereza<br />Ser muy noble<br />Ser muy despreocupado<br />OPORTUNIDADES:<br />Ser comunicativo<br />Ganas de triunfar en la vida<br />Respetuoso<br />FORTALEZAS:<br />Lealtad<br />Honestidad<br />Responsabilidad<br />AMENAZAS:<br />Despreocupado<br />2) Impulsivo<br />3) Intolerante<br />JESUS ORLANDO IMBAJOA<br />PERFIL: yo JESUS ORLANDO IMBAJOA me he dado cuenta de varias cosas en las cuales tengo que reflexionar.<br />Empezando soy una persona que se deprime mucho al ver que algunas cosas no me salen como lo he pensado, además me alejo de las personas constantemente ya que pienso que me pueden hacer daño sin darles la oportunidad de conocerlos mas a fondo.<br />Me cuesta comenzar relaciones con los demás por ser timando y por pensar que todos son personas en las cuales no se puede confiar, tengo pocos amigos pero así me he dado cuenta que los que tengo son aquellos que merecen mi afecto y confianza.<br />Además mi condición física no es buena y eso me ha traído algunos trastornos en cuanto a la salud y también emocionalmente y aunque recurro a los médicos algunas dolencias no me dejan y eso me pone algo mal <br />Pero no todo es malo en estos momentos me encuentro bien estudiando me hace sentir cómodo conmigo mismo aunque a veces me gustaría trabajar mas solo no porque me sienta mejor que los demás simplemente porque así me siento mejor, pero al estar rodeado de mas personas podre darme cuenta de que teniendo algún tipo de apoyo se pueden lograr grandes cosas.<br />Para terminar todo lo que me pasa para mí es algo mental si pongo mi mente en perspectiva y enfocarme superare muchas cosas a las cuales les tengo miedo como timidez o aceptación <br />Ir donde un profesional me ayudaría en estos momentos el cual podría darme orientación sobre mis problemas así que si pongo de mi parte todo saldrá bien.<br />ARASLEIDIS MARIA PERALTA ESTRADA<br />PERFIL: Soy una persona responsable honesta, dedicada a mi estudio y mi hogar. Me considero una buena compañera y con buenas actitudes y colaboradora.<br />TRABAJO BAJO PRESIÓN<br />Pienso que no podría trabajar bien ya que si hay presión no hay un buen resultado de las labores que sean ordenadas.<br />TOLERANCIA A LA FRUSTRACIÓN.<br />Me considero tolerante sin destacar, que hay momentos que puede haber molestia por algún obstáculo que se presente.<br />TRABAJO EN EQUIPO<br />Soy muy colaboradora en cuanto que hay que trabajar en grupo. Pero mirando que se presenta muchas dificultades pero hay que sobrellevarlos.<br />HABILIDADES SOCIALES<br />Ante la sociedad me considero que no muchas habilidades pero trato de destacarme mas para tener una buena relación.<br />NIVEL DE ENERGÍAS PARA ALCANZAR MIS METAS<br />Tratar de alcanzar mis metas incluyendo mis estudios para así lograr una mejor vida.<br />DEBILIDADOPORTUNIDADDesesperoNerviosaEstudios HijosMaridoFORTALEZAAMENAZAResponsableBuena madre e hijaNo poder alcanzar mis metas.<br />LEIDY NATALIA SUAREZ SANCHEZ<br />PERFIL: Me considero una persona honesta, responsable y muy dedicada a las cosas que me propongo para mi vida y al mí alrededor.<br />Soy amigable y me gusta compartir conocimientos y así mismo aprende de otros.<br />TRABAJO BAJO PRESIÓN<br />Me considero una persona tolerante y que tiene mucho aguante pero como todo uno tiene su límite.<br />TOLERANCIA A LA FRUSTRACIÓN.<br />En ocasiones me siento mal cuando un trabajo no sale bien pues me da mucha nostalgia pero trato de mejóralo cada día mas en mi diario vivir.<br />TRABAJO EN EQUIPO<br />Trato de dar lo mejor posible para dar buen conocimiento y recibirlos a la misma vez.<br />HABILIDADES SOCIALES<br />Me destaco por ser una persona que escucha a los demás para que también me sean escuchada soy alegre y muy buena gente con los que me rodean.<br />NIVEL DE ENERGÍAS PARA ALCANZAR MIS METAS<br />Doy todo de mí para lograr un objetivo en mi vida<br />DEBILIDADOPORTUNIDADTímidaOrgullosaDesorganizadaMal genioEstudios brindados por el Sena.FORTALEZAAMENAZACompañeritaComprometidaResponsableNo tener dinero para asistir al estudio<br />YISETH JOHANNA TORRES POVEDA<br />PERFIL: Soy una persona que me gusta aprovechar el estudio, soy amigable, alegre, solidaria, me encariño muy rápido con las personas, me gusta medirme a las oportunidades que se me ofrecen. Uno de los defectos que tengo es que soy orgullosa y a veces me pongo de malgenio, pero cuando es necesario.<br />TOLERANCIA A LA FRUSTACIÓN: <br />Mis reacciones solo las saco cuando me pasa algo que no es agradable para mí; y es a veces el malgenio, pero después de un rato se me pasa.<br />TRABAJO EN EQUIPO:<br />Me gusta aportar mis ideas, lo que pienso o lo que siento, aporto para trabajar, escuchar a mis compañeros y opinar sobre tales cosas, también enseño mis conocimientos.<br />RELACIÓN CON LAS FIGURAS DE AUTORIDADES:<br />Yo respeto a mis autoridades mayores, pero de igual manera si ellos me respetan. Soy obediente ante ellos.<br />HABILIDADES SOCIALES:<br />Me gusta aprender lo que me enseñan y a tanto a esto soy hábil en lo que me ponen para trabajar.<br />NIVEL DE ENERGIA PARA ALCANZAR METAS:<br />Pienso bien mis ideas para empezarlas a proyectar, me gusta hacer lo imposible para alcanzar mis logros, estudio, pregunto, investigo Etc. para buscar lo que proyecto y confiar en mi misma.<br />IPEMS PROPUESTAS EN LA MATRIZ DOFA:<br />D: confianza, débil en sentimientos, inseguridad, orgullo<br />O: estudiar en el Sena y en la universidad, tener y conocer gente que me apoya<br />F: creativa, me gusta el estudio, amable, alegre, tener a Dios al lado mío.<br />A: la envidia de las personas, problemas políticos y ambientales, gente que me pueda hacer daño<br />TIPOLOGIA DOCUMENTAL<br />Certificados de cumplimiento<br />Acta de liquidación<br />Informe de interventora<br />Historias laborales<br />Los contratos que se realizan con terceras personas jurídicas.<br />formato único de hoja de vida<br />Certificados de estudios, certificados laborales, declaración de bienes y rentas, procesos disciplinarios, decretos, resoluciones, orden de servicio<br />Certificados de Registro presupuestal<br />pólizas de seguro<br /> Designación de interventora<br />Memorandos<br /> Eventualidades de la vida´´ (área de operaciones)<br /> Las cámaras de filmación<br /> Prueba escrita de transmilenio <br />NORMATIVIDAD:<br />Ley 594 de 2000 <br />Numeral 5 de la ley 734 de 2002 <br />Numeral 13 del artículo de la ley 734 del 2002 <br />Artículo 3° de la ley 734 del 2002<br />Artículo 21 de la ley 594 del 2000<br />Artículo 22 de la ley 594 del 2000<br />Artículo 23 de la ley 594 del 2000<br />Artículo 26 de la ley 594 del 2000<br />Artículo 2° del acuerdo 042 de 2002<br />DESCRIPCIÓN GENERAL:<br />Los archivos de transmilenio están ubicados en su sede administrativa, toda la información esta almacenada en contenedores especialmente diseñados, manejando estándares de control de temperatura y humedad, los archivos de guardan en cajas de los siguientes tipos:<br />X- 200 que son las más utilizadas, X- 100 Y X – 300 que son las de mayor tamaño y tienen dos asas para facilidad de desplazamiento. Dentro de estas se introducen carpetas 4 tapas que son especialmente diseñas para el mantenimiento adecuado y perfecto de los documentos, estas se utilizan en el archivo semiactivo, en el de gestión se utilizan carpetas 2 tapas <br />UBICACIÓN: está localizado en las plantas 1,2, y 3 del edificio de transmilenio que queda ubicado en la av. el Dorado 66-63 en el edificio de la secretaria de educación.<br />DIAGNÓSTICO:<br />PRODUCCION: <br />La gestión de documentación Dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la Producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la Recuperación y la disposición final de los documentos. Transmilenio produce documentos como, actas, memorandos, contratos, certificados de estudio, laborales, procesos disciplinarios, decretos, resoluciones, certificados de cumplimiento, informes de actividades, entre otros.<br />RECEPCION: En este proceso se recibe la documentación, se verifica lo recibido, seguidamente se radican los documentos que significa darle un numero consecutivo a todas las comunicaciones recibidas y producidas dejando constancia de fecha y hora. Posteriormente se hace el registro en donde se constata remitente o destinatario, nombre o código de la dependencia competente, nombre del responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.<br />DISTRIBUCION: Una vez se reciben los documentos, se hace una clasificación para saber a qué dependencia corresponde, se hace un enrutamiento de documentos, luego se hace un registro de control de entrega de documentos recibidos, se definen los medios de distribución.<br />Los profesionales de cada una de las dependencias son los responsables de la generación, tramite, organización, conservación y disposición final de la documentación. Esta función puede ser delegada en las secretarias o auxiliares administrativos que tengan como responsabilidad la organización de los archivos de gestión. <br />TRAMITE: Primero se hace una recepción de solicitud o tramite para dar una respuesta clara en la preparación y proyección de respuesta.se diligencia una planilla de control de ruta del trámite con respecto a quien le competa.<br />ORGANIZACIÓN: dentro del procedimiento para la clasificación, ordenación, y almacenamiento de documentos en los archivos de gestión se contemplan los siguientes criterios de organización:<br />Constituye material para almacenamiento y conservación,la documentacion producida y tramitada por transmilenio s. a en cumplimiento de las funciones según las resoluciones de la entidad<br />No se considera material de archivo la siguiente documentación: monografías, libros, publicaciones periódicas, recortes de prensa, periódicos, y en general cualquier tipo de material bibliográfico.<br />La totalidad de la documentación generada por la dependencia en cumplimiento de sus funciones se almacena y administra en el sistema de archivo de gestión, los documentos que no corresponden a las series definidas en las tablas de retención documental, se consideran documentos de apoyo y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su vigencia o utilidad dejando un acta como constancia.<br />Los procedimientos establecen la ejecución de actividades específicas, indicando los documentos generados, asignación de términos para la ejecución de las actividades y los controles requeridos para labores de seguimiento y verificación.<br /> La organización de los archivos de gestión debe basarse en la aplicación de la tabla de retención documental debidamente aprobada<br />Para la organización física de los documentos en los archivos de gestión, se debe tener en cuenta el orden de almacenamiento teniendo en cuenta lo siguiente: <br />Orden cronológico: Se sitúan los documentos en el tiempo y con relación a él, son incorporados uno de tras del otro: año, mes, dia. Cuando no aparece la fecha se recurre a la data archivística. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta, y el más reciente al final de la misma<br />El orden numérico: Este es el caso de los archivos de gestión donde se administran números consecutivos, la ordenación es numérica y esta debe ser la variable para el almacenamiento en las carpetas y para la ubicación en los depósitos de archivo. Dentro de las carpetas los documentos se ordenaran en forma numérica y cronológica ascendente evitando guardar duplicados.<br />Para las series contratos, historias laborales, procesos disciplinarios y procesos judiciales, la foliación se efectúa en la medida que se integra la documentación al expediente para las demás series la foliación se efectúa al momento de efectuar la transferencia al archivo central.<br />Las carpetas que se administran en los archivos de gestión deben contar con la identificación requerida para su ubicación y localización en depósito respectivo. La apertura e identificación de las carpetas deben reflejar las series y sub-series correspondientes a cada unidad administrativa, con los datos de identificación se debe generar el rótulo adhesivo para ser colocado en la carpeta. Por ningún motivo se administran carpetas tituladas “varios”, “miscelánea” “generalidades” o correspondencia recibida y/o despachada <br />CONSULTA: la consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta, Registro R- A- CA-006 Consulta Usuarios Internos.<br />CONSERVACIÓN: Cada archivo de gestión debe contar con el depósito para el almacenamiento y conservación de las carpetas- módulos, archivadores verticales, estantería.<br />Cada depósito de archivo dispondrá de la seguridad requerida para la documentación.<br />En los módulos y archivadores las carpetas se almacenan de izquierda a derecha iniciando siempre en el espacio superior de cada estante.<br />La estantería y archivadores son elementos que permiten la conservación, seguridad y buen manejo de los documentos por lo tanto no se deben guardar elementos tales como papelería, elementos de oficina, equipos, impresoras etc.<br />Para el préstamo de documentos de trámites internos de una dependencia a otra, la dependencia productora del documento deberá llevar un registro y vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata. Todas las<br />Personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a<br />Que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no<br />Tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.<br />Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán<br />El derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las<br />Personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.<br />DISPOSICION FINAL: En este caso se determina el final de la valoración en todas las etapas del ciclo vital de los documentos, por tal razón se lleva a cabo una conservación total, y una eliminación de documentos; es decir que haya más organización en los documentos para disponerlos al servicio de los usuarios y que de esto se vallan satisfechos con la información que se les brinda. Manejar un control de calidad durante todo el proceso y poder también determinar la metodología y el plan de trabajo para definir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiera el control de todos los procesos adquiridos por determinar. Y también poder manejar la Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental. <br />SERVICIO AL CLIENTE: la atención que le brindan a los usuarios es muy poca la información que le brindan a uno, porque ya que la empresa es nueva, por otro lado tienen un buen enfoque para gestionar el recurso clientes para crear mayor valor de rentabilidad en la aplicación de una buena metodología de dar una gran información para poder garantizar la satisfacción de los clientes.<br />SALUD OCUPACIONAL: Transmilenio se rige en este aspecto por la Resolución 2639 de 2000 con los siguientes artículos: ART.37: Licencia remunerada en caso de aborto, en el capítulo X las normas sobre labores en orden a la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.<br />ART. 51: AFILIACION AL REGIMEN DE SALUD Y PENSIONES: Transmilenio se encarga de contratar la aseguradora de Riesgos Profesionales (ARP) que se encargue de implantar y ejecutar actividades permanentes en medicina preventiva y del trabajo, y en higiene y seguridad industrial de conformidad al programa de salud ocupacional, con el objeto de velar por la protección integral del trabajador.<br />ART. 52 PRESTACION DEL SERVICIO MEDICO: Los servicios médicos que requieran los se prestarán por la E. P. S. Y A.R.P. a través de la I. P. S. a la cual estén asignados. En los artículos 53y 54 se tratan las obligaciones por parte del trabajador y empleador respectivamente, el ART. 55 habla de aviso de enfermedad o accidente, ART. 56 tratamiento, vamos a destacar el ART. 57 que trata de que los funcionarios deben someterse a todas las medidas de higiene y seguridad industrial que se presentan a nivel nacional en cuanto a reglamentación y en particular las que ordene la entidad para la prevención de las enfermedades y de los riesgos en el manejo de las máquinas y demás elementos de trabajo especialmente, para evitar accidentes de trabajo. <br />CONCLUSIONES:<br />El área de archivo de Transmilenio S. A. muestra uniformidad y unificación de conceptos en cuanto a la ley General de Archivos siguiendo procedimientos para la realización de procesos más ágiles y eficaces.<br /> La empresa del Tercer Milenio maneja muchos formatos propios de la empresa, dando un valor agregado a su imagen corporativa a nivel distrital.<br />El proceso de diagnóstico no fue sencillo porque la empresa maneja bastante reserva con la información, pese a esto se logró conocer ampliamente el manejo del archivo de esta importante empresa de transporte del Distrito Capital.<br />PRESENTACION DE LA EMPRESA:<br />TRANSMILENIO<br />MISION<br />Satisfacer la necesidad de transporte público de los usuarios del distrito capital y su área de influencia, con estándares de calidad, eficiencia y sostenibilidad, mediante la planeación, gestión, implantación y control de la operación de un sistema integrado de transporte público urbano de pasajeros, que opere bajo un esquema público-privado, que contribuya a una mayor competitividad de la ciudad y al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes<br /> <br />VISION<br /> <br />Ser la organización que administra la operación del Sistema Integrado de Transporte Público, para atender con calidad, eficiencia y sostenibilidad la demanda de transporte público en el Distrito Capital y su área de influencia, que contribuya al desarrollo económico y social mediante la acción conjunta de lo público y lo privado, constituyéndose en un modelo a seguir a nivel nacional e internacional.<br />HISTORIA TRANSMILENIO<br />De conformidad con la Ley, en desarrollo del proyecto contemplado en el Acuerdo 06 de 1998, y con la cofinanciación de la Nación, el Concejo de Bogotá mediante el Acuerdo 04 de 1999 autorizó al Alcalde Mayor para participar con otras entidades distritales en la constitución de la sociedad pública por acciones que se denominaría EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A. y que tendría por objeto la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia.<br /> Es así como el 13 de octubre de 1.999, mediante la escritura pública No. 1528 de la Notaría No. 27 del Círculo de Bogotá, se constituye la sociedad EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO TRANSMILENIO S.A, por Alcalde Mayor, en nombre del Distrito Capital y otras cuatro entidades públicas, y con capital exclusivamente aportado por entidades estatales, con el mismo objeto que le fijó el Acuerdo que autorizó su creación.<br /> El proyecto de transporte masivo, indica que la infraestructura será construida y mantenida por el Estado y la operación, suministro de la flota y prestación del servicio de transporte masivo será a cargo de empresas privadas de transporte, habilitadas por la autoridad de tránsito.<br /> La infraestructura del Sistema de Transporte Masivo es de propiedad del ente territorial, y es construido por el Instituto de Desarrollo Urbano, con los recursos aportados por la Nación y el Distrito Capital, manejados por el ente gestor, sociedad por acciones TRANSMILENIO S.A... Una vez terminadas las obras de infraestructura, aquellas de uso exclusivo del Sistema de Transporte Masivo urbano de Bogotá le son entregadas en administración.<br /> Con ocasión de su constitución, TRANSMILENIO S.A. inició sus actividades, de planeación, gestión e implantación del servicio de transporte masivo de pasajeros con buses de alta capacidad y abre las licitaciones para que empresas privadas de transporte accedieran a los primeros cuatro (4) contratos de concesión para la explotación económica de la actividad de transporte masivo de pasajeros dentro de la infraestructura especial y exclusiva. En igual forma selecciona los primeros alimentadores y el concesionario a cargo de la actividad de recaudo.<br /> Es entonces claro, que TRANSMILENIO S.A. no es una empresa de transporte, no es dueña, ni afiladora, ni arrendadora de vehículos de transporte público, no presta el servicio de transporte público, no tiene contratados conductores, ni realiza el recaudo, ya que estas actividades son desarrolladas por entidades privadas. TRANSMILENIO S.A. es un ente gestor del Sistema de Transporte público masivo, administra la infraestructura y hace el control del cumplimiento de los contratos de concesión de las empresas privadas de transporte masivo que prestan con sus propios recursos y bajo su propio riesgo, el servicio de transporte público masivo de pasajeros en el Distrito capital y su área de influencia.<br />Para el cumplimiento de lo anterior TRANSMILENIO S.A. tiene como base una estructura organizacional por funciones, contando con cinco áreas básicas de dirección, Administrativa, Operaciones (Con un centro de Control que monitorea la operación del Sistema), Planeación del Transporte, Comercial y Financiera; y tres áreas asesoras, Asuntos Legales, Sistemas de Información y Control Interno.<br />Los socios de TRANSMILENIO S.A. son los siguientes:<br />Bogotá, D.C. <br />Instituto Distrital de Turismo. <br />Instituto de Desarrollo Urbano. <br />Instituto Distrital de Patrimonio. <br />Metro vivienda. <br />Fondo de Vigilancia y Seguridad.<br />Fondo de Prevención y Atención de Emergencias. <br />Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial. <br />Posteriormente nace la Resolución 003 de 1.999 en el cual se adopta el manual de funciones y requisitos de la planta de personal para TRANSMILENIO S.A., en este momento se hace necesario conformar el área de Control Interno, tomando como base esta normatividad.<br />UBICACIÓN DE LA EMPRESA<br />La oficina principal de transmilenio S.A. está ubicada en la Av. el dorado número 66-63 adjunto al ministerio de educación.<br />Tel: 2203000 <br />ANEXOS<br />MATRIS DOFA DE LA EMPRESA: <br /> * LOS BLOQUEOS CONTINUOS.<br />VIAS EN MAL ESTADO<br />MUCHA INSEGURIDAD<br />POCA COLABORACIÓN CON LOS USUARIOS<br /> * GENERACIÓN DE EMPLEO<br />CAPACITACIÓN CONTINUO A LOS EMPLEADOS.<br />INFORMACION SOBRE LAS UBICACIÓNES<br /> * ESTAR EN UNA BUENA POSICIÓN EN EL MERCADO.<br />ESTAR ABARCANDO LAS VIAS PRINCIPALES EN LA <br /> CAPITAL.<br />SER LIDER ENTRE LOS TRANSPORTE PÚBLICO. <br /> * QUEJAS FRECUENTES DE LOS USUARIOS.<br />DEMORA EN EL SERVICIO DE LOS ARTICULOS.<br />EL ALTO COSTO EN LOS PASAJES A LOS USUARIOS.<br /> <br />LISTA DE CHEQUEO: <br /> LISTADE CHEQUEO AN.A N.EOBSERVACIONESTIENEN ORGANIZADOS Y DEFINIDOS LOS ARCHIVOS DE ESTA EMPRESA.SILA EMPRESA CUENTAS CON UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.SIHA TENIDO PROCESO DE ELIMINACION DE LOS DOCUMENTOS.SIMANEJAN TABLA DE RETENCION Y VALORIZACION DE LOS DOCUMENTOS.SISE CUENTAN CON EL ESPACIO PARA LA CENTRALIZACION DE LOS ARCHIVOS.SILAS CARPETAS TIENEN EL STIKER DE ACUERDO CON LAS NORMASSI LOS DOCUMENTOS DE ESTA EMPRESA ESTAN FOLIADOS Y EN CARPETADOS SI<br />AREA DE ARCHIVO: todas las áreas en general.<br />FECHA: 23/11/2010<br />REALIZADO POR: todos los del grupo<br /> CONVENCIONES:<br />A: ACEPTABLE<br />N.A: NO ACEPTABLE<br />N.E: NO EXISTENTE<br />ENTREVISTA<br />Que planes de contingencia se manejan en caso de incendio, inundaciones o casos fortuitos para el área de archivo?<br />Se hacen estudios para mejorar el servicio al cliente?<br />Como maneja el área de quejas y reclamos en su empresa?<br />Como se tramitan las acciones legales en contra de transmilenio?<br />Como produce los documentos su empresa?<br />Como se hace la recepción de documentos?<br />Como se organizan sus documentos, nos podría indicar por ejemplo que documentos componen los expedientes?<br />Tiene proyectos a futuro para su área de archivo?<br />En sus diferentes tipos documentales llámense memorandos, actas circulares etc., se rigen por normas ICONTEC o por normas internas de la empresa?<br />Como protegen a sus empleados en caso de enfermedad o accidentes de trabajo?<br />Por pertenecer la empresa a establecimiento público de economía mixta manejan una normatividad especial en sus archivos?<br />Manejan ustedes un manual de procedimientos de su gestión documental?<br />L a forma como actualmente funciona el archivo de transmilenio ha contribuido al desarrollo de sus actividades de un modo más fácil?<br />Piensa usted que la atención brindada al usuario relacionada con los documentos de su empresa es adecuada?<br />Cree usted que se podría mejorar el acondicionamiento de sus edificios y locales destinados al lugar del archivo?<br />Aparte de sus sistemas cotidianos de almacenamiento como los archivadores o existen otros sistemas para almacenar la información utilizada?<br />Manejan ustedes el formato único de inventario documental? <br />TRANSCRIPCION DE LA ENTREVISTA:<br />Bajo que normatividad se maneja los diferentes pasos de procesos administrativos desde su comienzo siguiendo con la recepción distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos?<br />Rta/cuenta con las tablas de retención documental, comenzaron aplicarla en el 2006 según los lineamientos del archivo general de la nación.<br />Cuáles son las principales políticas y estrategias que maneja transmilenio en cuanto al servicio de cliente que se trata?<br />Rta/los documentos que genera cada área son custodiados se lleva un control de préstamos para la consulta, no mayor de 3 días<br />Como cobija su empresa los riesgos profesionales de sus empleados bajo a que normatividad?<br />Rta/ no se dio respuesta pues no se encontraba la persona indicada para la información<br />Como manejan el área de quejas y reclamos de su empresa<br />Rta/ transmilenio tiene una recepción de todos los requerimientos, derechos d petición, quejas, lo canalizan atreves del área de comunicaciones; ya que tiene su área especifica<br />Como se hace la recepción de documentos<br />Rta/ los documentos llegan primero por correspondencia, en correspondencia se digitalizan, se lleva una actualización a medida que va entrando a correspondencia, se envía al área de correspondencia para que le hagan el tramite y por último se archiva.<br />Como se organiza sus documentos? Nos podría indicar que documentos compone los expedientes que manejan<br />Rta/ cada área tiene sus funciones que genera, tenemos el área jurídica que es la que maneja toda la parte contractual de los contratos, orden de servicio, tiene su orden cronológico. Al momento de llegar se clasifican con tapa y contra caratula.<br />En sus diferentes tipos documentales llámense memorandos, actas, circulares…etc. se rigen por normas Icontec o por normas internas de la empresa<br />Rta/ se rigen por las normas internas de la empresa, según las tablas de retención documental.<br />Por pertenecer a la empresa a establecimiento público de economía mixta, manejan una normatividad especial en sus archivos.<br />Rta/ no se dio respuesta pues no se encontraba la persona indicada para la información<br />Manejan ustedes un manual de procedimientos de su gestión documental<br />Rta/ si claro; tenemos un manual del archivo de transmilenio y también tenemos el manual del archivo general de la nación.<br />La forma como actualmente funciona el archivo de transmilenio ha contribuido al desarrollo de sus actividades de un modo más fácil<br />Rta/claro; es mucho más eficiente saber donde esta los documentos y tenerlos de una forma organizada por tipo documental, por su código y también su tipo documental.<br />Piensa usted que la atención brindad al usuario relacionada con los documentos de su empresa es adecuado<br />Rta/ si; porque el hecho de aplicar las tablas y de estar en funcionamiento, eso da un orden de los documentos que genera transmilenio y cada área tiene su administrador de archivo. Tenemos archivo central y archivo de gestión que facilita al usuario para encontrar el documento y que siempre estén a disposición y que haiga personas encargadas de esta tarea.<br />Cree usted que podría mejorar el acondicionamiento de sus edificios y locales destinados al lugar del archivo<br />Rta/ si; se podría mejorar y adecuar para que el acondicionamiento de la información sea mejor.<br />Aparte de sus sistemas cotidianos de almacenamiento como los archivos existen otros sistemas para almacenar la información utilizada<br />Rta/ no; se maneja las carpetas. Dentro de las carpetas están los archivos rodantes.<br />Que tipos de contenedores manejan<br />Manejamos solo carpetas y las carpetas en los estantes; en el momento en que se envían al archivo central como es mucho más tiempo de conservación, se pasa a otro tipo de carpeta de doble aleta se eliminan los elementos metálicos (ganchos) y se guardan en caja, pero si solamente están en el archivo de gestión solo se guardara en carpetas.<br />Manejan ustedes el formato único de inventario documental<br />Rta/ si; el inventario se maneja tanto para el archivo de gestión, se maneja al momento de transferir al archivo de gestión central. <br />BIBLIOGRAFIA<br />http://www.transmilenio.gov.co/WebSite/Default.aspx<br />http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=9353<br />http://www2.unalmed.edu.co/archivo/index.php?option=com_content&view=article&id=35&Itemid=89<br /> <br />