Zaman Yönetimi

Zamanı verimli kullanmak Zaman yönetilemez, daha iyi kullanılabilir Zaman harcanabilir, çarçur edilebilir, ama biriktirilemez Zaman biriktirilemez, tasarruf edilebilir Zaman durdurulamaz, geriye alınıp başlatılamaz Zamanla yarışabilirsiniz, ama onun kadar hızlı koşamazsınız!

Zaman yönetilemez, daha iyi kullanılabilir

Zaman harcanabilir, çarçur edilebilir, ama biriktirilemez

Zaman biriktirilemez, tasarruf edilebilir

Zaman durdurulamaz, geriye alınıp başlatılamaz

Zamanla yarışabilirsiniz, ama onun kadar hızlı koşamazsınız!

Telefon görüşmeleri Beklenmeyen ziyaretçiler Toplantılar, toplantılar… “ Hayır” diyememek İletişim bozukluğu Plânsızlık Önceliklerin yokluğu Dağınıklık – düzensizlik Kararsızlık – ertelemecilik Zaman Tuzakları

Telefon görüşmeleri

Beklenmeyen ziyaretçiler

Toplantılar, toplantılar…

“ Hayır” diyememek

İletişim bozukluğu

Plânsızlık

Önceliklerin yokluğu

Dağınıklık – düzensizlik

Kararsızlık – ertelemecilik

Zaman Tuzakları Yetki ve görev devretmemek Gereksiz ayrıntılarla uğraşmak Gereğinden fazla iş yüklenmek Krizler Yazışmalar, yazışmalar… Dedikodu Sürüncemede kalmış küçük işler Yetersiz – gecikmiş – yanlış bilgi

Yetki ve görev devretmemek

Gereksiz ayrıntılarla uğraşmak

Gereğinden fazla iş yüklenmek

Krizler

Yazışmalar, yazışmalar…

Dedikodu

Sürüncemede kalmış küçük işler

Yetersiz – gecikmiş – yanlış bilgi

Zaman Yönetimi Zaman yönetimi önceliklerini bilmektir. (Alan Lackin) Zaman yönetimi öz-yönetimdir. (Charles Hobbes) Zaman yönetimi zamandan çok yönetimle ilgilidir; bireyin kendisini yönlendirerek olayları yönetmesidir. (Robert Dorney) Zaman yönetimi, amaçları gerçekleştirmek için amaçlara giden yollara zaman ayırmaktır. (M.Soysal) “ Önemli işler, asla önemsiz işlerin insafına terk edilmemelidir.” (Goethe)

Zaman yönetimi önceliklerini bilmektir. (Alan Lackin)

Zaman yönetimi öz-yönetimdir. (Charles Hobbes)

Zaman yönetimi zamandan çok yönetimle ilgilidir; bireyin kendisini yönlendirerek olayları yönetmesidir. (Robert Dorney)

Zaman yönetimi, amaçları gerçekleştirmek için amaçlara giden yollara zaman ayırmaktır. (M.Soysal)

“ Önemli işler, asla önemsiz işlerin insafına terk edilmemelidir.” (Goethe)

Plânlama ve Zaman Yönetimi Amaçları belirlemek Yıllık plânlar yapmak Aylık amaç ve öncelikleri belirlemek Haftalık plân çizelgesi kullanmak Günlük plân yapmak Yapılacaklar listesini önceliklendirmek Zamanı çarçur eden şeyleri ortaya çıkarmak Krizleri öngörmek Beklenmeyeni beklemek

Amaçları belirlemek

Yıllık plânlar yapmak

Aylık amaç ve öncelikleri belirlemek

Haftalık plân çizelgesi kullanmak

Günlük plân yapmak

Yapılacaklar listesini önceliklendirmek

Zamanı çarçur eden şeyleri ortaya çıkarmak

Krizleri öngörmek

Beklenmeyeni beklemek

Plânlama ve Zaman Yönetimi Günün yüzde 20’sini açık bırakmak Zamanı aşırı yüklememek İşler için harcanan zamanı kaydetmek Zaman sınırı koymak Saate bağlı olmak Benzer işleri birleştirmek Hızlı okumayı öğrenmek Zor işleri önce yapmak Zevkli işleri sona bırakmak

Günün yüzde 20’sini açık bırakmak

Zamanı aşırı yüklememek

İşler için harcanan zamanı kaydetmek

Zaman sınırı koymak

Saate bağlı olmak

Benzer işleri birleştirmek

Hızlı okumayı öğrenmek

Zor işleri önce yapmak

Zevkli işleri sona bırakmak

Örgütleme ve Zaman Yönetimi Çöp tenekesini kullanmak İşleri standartlaştırmak Gelen evrakı elemek, önceliklendirmek Dosyalama sistemi geliştirmek Tarihlendirilmiş takip dosyası tutmak Masanızın üstünü temiz ve düzenli tutmak Fazla mesaiye karşı çıkmak Evrak çantasını işte bırakmak Her gün sakin bir saat ayırmak “ Zaman yönetimi” konusunda eğitilmek

Çöp tenekesini kullanmak

İşleri standartlaştırmak

Gelen evrakı elemek, önceliklendirmek

Dosyalama sistemi geliştirmek

Tarihlendirilmiş takip dosyası tutmak

Masanızın üstünü temiz ve düzenli tutmak

Fazla mesaiye karşı çıkmak

Evrak çantasını işte bırakmak

Her gün sakin bir saat ayırmak

“ Zaman yönetimi” konusunda eğitilmek

Uygulama ve Zaman Yönetimi Yetki ve sorumluluk devretmek Bitiş tarihleri belirleyip duyurmak Gelişmeleri gözden geçirme toplantıları yapmak Faaliyetleri değil sonuçları ödüllendirmek Başladığını bitirmek Düşünülmesi gerekliler listesi tutmak Toplantıları ayakta yapmak Beklenmeyen ziyaretçileri işe koşmak

Yetki ve sorumluluk devretmek

Bitiş tarihleri belirleyip duyurmak

Gelişmeleri gözden geçirme toplantıları yapmak

Faaliyetleri değil sonuçları ödüllendirmek

Başladığını bitirmek

Düşünülmesi gerekliler listesi tutmak

Toplantıları ayakta yapmak

Beklenmeyen ziyaretçileri işe koşmak

Denetim ve Zaman Yönetimi Çalışırken “erişilememek” Telefonları elemek Ziyaretçileri randevuyla kabul etmek Meşgul olduğunuzu samimiyetle söylemek Ziyaretlerin bir amaca hizmet etmesini sağlamak Proje denetim çizelgeleri geliştirmek ve kullanmak Toplantı ve ziyaretleri bitirmeyi öğrenmek

Çalışırken “erişilememek”

Telefonları elemek

Ziyaretçileri randevuyla kabul etmek

Meşgul olduğunuzu samimiyetle söylemek

Ziyaretlerin bir amaca hizmet etmesini sağlamak

Proje denetim çizelgeleri geliştirmek ve kullanmak

Toplantı ve ziyaretleri bitirmeyi öğrenmek

İletişim ve Zaman Yönetimi Mesajın anlaşıldığından emin olmak Haberleşme için en uygun aracı seçmek Mesajı basit ve kısa tutmak “ Lâf salatası” yapmamak Toplantıları kısıtlı tutmak Gündemi zamanla sınırlamak

Mesajın anlaşıldığından emin olmak

Haberleşme için en uygun aracı seçmek

Mesajı basit ve kısa tutmak

“ Lâf salatası” yapmamak

Toplantıları kısıtlı tutmak

Gündemi zamanla sınırlamak

İletişim ve Zaman Yönetimi Toplantı gündemini önceden göndermek Toplantının amacını açıklığa kavuşturmak Toplantıları azaltmak Zamanında başlamak ve bitirmek Sonuç almaya çalışmak Görevi biten kurulları lağvetmek

Toplantı gündemini önceden göndermek

Toplantının amacını açıklığa kavuşturmak

Toplantıları azaltmak

Zamanında başlamak ve bitirmek

Sonuç almaya çalışmak

Görevi biten kurulları lağvetmek

Acil Acil değil Önemli Önemli değil I I II III IV

I Acil Acil değil Önemli Önemli değil Krizler Çözüm bekleyen sorunlar Belli bir tarihe yetişmesi gereken işler Düşünmek Plânlama Bakım yapma Hazırlık yapma Güçlenme Yenilenme İlişkileri geliştirme Amaca hizmet etmeyen telefonlar / ziyaretler Bazı raporlar Bazı toplantılar Hemen yapılması gereken bazı işler Popüler etkinlikler “ Kaçış” etkinlikleri “ chat”, fal, oyun “ Aşırı” TV izleme ??? (S. Covey, Önemli İşlere Öncelik)

Krizler

Çözüm bekleyen sorunlar

Belli bir tarihe yetişmesi

gereken işler

Düşünmek

Plânlama

Bakım yapma

Hazırlık yapma

Güçlenme

Yenilenme

İlişkileri geliştirme

Amaca hizmet etmeyen

telefonlar / ziyaretler

Bazı raporlar

Bazı toplantılar

Hemen yapılması gereken

bazı işler

Popüler etkinlikler

“ Kaçış” etkinlikleri

“ chat”, fal, oyun

“ Aşırı” TV izleme

???