Key control dashboard introductie presentatie 2013

1,464 views
1,246 views

Published on

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,464
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
615
Actions
Shares
0
Downloads
14
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Key control dashboard introductie presentatie 2013

  1. 1. Introductie presentatieEdwin Lodder, Senior Consultant08 April 2013, Versie 2.2
  2. 2. Agenda1. Inleiding en context2. Key Control Dashboard3. Live Demonstratie4. Dienstverlening 2
  3. 3. 1.1 InleidingDe organisatie specifieke context wordt digitaal vertaald en weergegeven.Het Key Control Dashboard (KCD) is ondersteunende tooling voor interne controlewerkzaamheden en risicomanagement. Het brengt processen, interne controle enrisicomanagement samen en ondersteunt organisatie richting een In-ControlStatement.Met het Key Control Dashboard (KCD) levert E&Y en Yellowtail u een Digitaal interncontrole plan, raamwerk en controle instrument voor de organisatie processen,waaronder: Personeel en urenregistratie, Inkoop en aanbesteding,Subsidieverstrekkingen, Grondexploitatie, etc.Het KCD gaat uit van een procesgerichte interne beheersing, maar ondersteunt ookmeer gegevensgerichte controle. Een uniforme opzet voor de interne controle met een minimale set van key controls vormt de basis voor de inrichting van het Key control dashboard. 3
  4. 4. 1.2 Key Control Dashboard – IC en Risico In-Control monitoring en aantonen beheersing materiële processen Organisatie Model/Processen Key Control Dashboard Digitale registratie, verslaglegging / verantwoording E&Y Intern controle E&Y risico management raamwerk raamwerk Digitaal IC-plan met Beoordelen, beheersen en bewaken Key Controls van risico’s Met het Key Control Dashboard richting ‘In-control statement’. 4
  5. 5. 1.3 KCD - Interne Controle Raamwerk van 20 Risico’s (wet-/regelgeving) materiële processen (incl. AO) IC plan / Top 10 Proces risico’s (beheersing) Beheersmaatregelen (key controls) (Key Controls) vanuit minimale set aan wet- & regelgeving Procesgerichte controle, Uitvoeren audits tenzij gegevensgericht Actieve bijsturing gewenst (systeemgericht / (In-control) gegevensgericht) Rapportages voor elk Monitoren & niveau Rapporteren Van risico, naar control, naar beheersing van het proces. 5
  6. 6. 2.1 Het Key control dashboard - kenmerkenKenmerk SpecificatieFaciliteert digitale jaarrekeningcontrole ► Digitaal raamwerk met uniforme IC aanpak getrouwheid(in control proces) en rechtmatigheidOndersteund interne beheersing, proces gerichte controle ► Op welke processen en processtappen loopt u risicos en bijbehorende key controls die deze risico’s beheersenEenvoudige registratie, overzichtelijk en visueel ► De applicatie houdt bij in hoeverre controles zijn uitgevoerd en geeft visueel resultaten weer ► Dashboard voor Proceseigenaar, IC’er, Management ► Rapportage functionaliteitToegankelijk via internet ► Accountant of IC’er hoeft niet altijd ter plaatse te zijn om de controles na te gaan ► Dossier koppeling mogelijkAls applicatie beschikbaar voor organisatie ► De afzonderlijke organisatieonderdelen, proceseigenaren, krijgen een eigen omgeving binnen de applicatie ► Resultaten van controles worden hier in vastgelegd en gemonitord 6
  7. 7. 2.2 Het Key Control Dashboard - systeemvoordelenVoordeel SpecificatieGecentraliseerde registratie van controleresultaten ► Controles, bevindingen en acties worden gecentraliseerd op één plaats vastgelegd ► Alle organisatieprocessen samen in één systeemEfficiëntere verslaglegging en verantwoording ► Controleresultaten worden automatisch transparant gebundeld in rapportages en dashboardsAantoonbaar ‘In control’ ► Management krijgt vroegtijdig (visueel) inzicht in resultaten van processen (bevindingen), ook over jaren heen ► Hierdoor is tijdige bijsturing eenvoudiger en kan een ‘In- control statement’ worden afgegevenBetere spreiding controleactiviteiten over het jaar ► Management en IC’ers krijgen een statusoverzicht waaruit is af te lezen welke controles (waarnemingen en het bijbehorende aantal) nog moeten worden uitgevoerdActiemanagement ► Uitzetten van op te volgen acties aan personen. Direct reageren op bevindingen in het proces. Toewijzen van uit te voeren actie 7
  8. 8. 2.3 Het Key control dashboard - procesvoordelenVoordeel SpecificatieEén uniforme manier van werken ► Afspraken maken over processen die aantoonbaar goed zijn ingericht, minder meerwerk, minder gegevensgerichte controle, minder risico door goede en tijdige verantwoording ► Dezelfde manier van rapporteren en registreren ► Focus op beheersing van processenEén manier van controleren ► Procestemplates en key controls die voldoen aan de minimale wettelijke vereisten en de vereisten van de accountant ► Efficiencywinst interne beheersing. Een duidelijk en transparant overzicht van uit te voeren controles op processen, normen en checklisten ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole ► Inhoudelijk altijd actueel. Periodieke update E&Y key controls op basis van geldende wet- en regelgevingAansluiting op de accountantscontrole ► Ongeacht welke accountantEenvoudig communiceren met toezichthouder ► Communicatie met de accountant of management over de interne beheersing verloopt eenvoudiger doordat u ze toegang kunt geven tot de applicatie. 8
  9. 9. 2.4 Het Key control dashboard - 3 betrokken partijen •Aantoonbaar In Control .. •Uniforme digitale manier van werken .. Management •Uniforme digitale manier van verslaglegging •Eenvoudig inzicht in interne beheersing •Voldoen aan wet en regelgeving(inhoudelijk altijd actueel) •Aantoonbaar In Control •Digitaal intern controle plan en processen IC- Key Control (gebaseerd op lean IC-Aanpak E&Y) medewerker / proces •Eenvoudige digitale manier van werken Dashboard eigenaar •Eenvoudig rapporteren resultaten, voortgang etc. •Eenvoudig communiceren met management en accountant •Eenvoudig uniform inzicht in alle IC resultaten Accountant •Inzicht waar in proces beheersing optimaal is •Eenvoudig communiceren over bevindingen Het Key Control Dashboard biedt voordelen voor alle betrokken partijen. 9
  10. 10. 2.5 Het Key Control Dashboard - proces•De medewerker IC logt in op zijn / haar persoonlijk dashboard en voert controles uit opbasis van het uniforme IC kader zoals minimaal gevraagd door de accountant.•De uitgevoerde controle wordt door de medewerker in het Key Control Dashboardvastgelegd•Als er tijdens een controle een bevinding wordt geconstateerd, wordt ook deze in hetKey Control Dashboard vastgelegd. En kan meteen aanvullend een actie worden uitgezet•De indicatoren op het Key Control Dashboard worden real-time aangepast op basis vannieuw ingevoerde gegevens•De indicatoren en uitgevoerde controles worden periodiek met één druk op de knopverwerkt in een rapportage•De accountant kan op elk moment het Key Control Dashboard van organisatieraadplegen. Het Key Control Dashboard is eenvoudig in gebruik. 10
  11. 11. 3.1 KCD - Dashboard - Proceseigenaar Proces overzicht Details proces Resultaten Key Controls / beheersmaatregelen interne beheersing Uitgevoerde controles Rapporten / + Acties Documenten 11
  12. 12. 3.2 KCD – KleurenNa inloggen zijn alle processen zichtbaar, waarvoor persoon is geautoriseerd.Per proces is direct af te lezen in welke processtap een bevinding is geconstateerd: Groen = (positieve / negatieve) bevinding (wel ‘in-control’) Oranje = (negatieve) bevinding (nog niet ‘in-control’) Blauw = geen bevinding door ontbreken interne controle werkzaamhedenElk proces is opgebouwd met:Afdelingen processtappen 12
  13. 13. 3.3 KCD - IndicatorenPer key control is inzichtelijk of er tijdenseen controle een bevinding isgeconstateerd. Bij één bevinding staat dewijzer op oranje, bij geen bevinding opgroen.De meters zijn gecumuleerd terug te vindenop alle niveaus. Op het niveau van:• Proces• Processtap• Key control 13
  14. 14. 3.4 KCD - Dashboard - Interne controle 14
  15. 15. 3.5 KCD - Dashboard – Management monitor 15
  16. 16. 3.6 KCD - Dashboard – Risicomanagement 16
  17. 17. 3.7 KCD - Rapportage - Resultaten interne controle 17
  18. 18. 3.8 KCD – Rapportage – Management 18
  19. 19. 3.9 KCD – Rapportage – Voortgang 19
  20. 20. 4.1 ImplementatieMateriële inrichting• Afstemmen processen, risico’s en Key Controls in het KCD (Organisatie / Ernst & Young)Technische implementatie• Technisch opzetten omgeving , gebruikersaccounts en -rechten• Aanpassen KCD aan organisatie (10% afwijking op standaard)• Workshop validatie KCD opzet door organisatie• Training gebruik Key Control DashboardOrganisatie bepaalt hoe het KCD wordt opgezet• Yellowtail heeft de basis staan. Organisatie kan wensen / ideeën aandragen om het naar wens in te richten 20
  21. 21. 4.2 Licentie en serviceVanuit jaarlijkse fee• Software licentie• Technisch Beheer ‒ Hosting ‒ Release beheer• Functioneel Beheer ‒ Autorisatie beheer• Onderhoud standaard raamwerk ‒ Beschikbaar stellen standaard raamwerk processen ‒ Jaarlijkse update vanuit E&Y ‒ Wijzigingen in standaard raamwerk processen• Helpdesk 21
  22. 22. “De integratie van processen,interne controle enrisicomanagement zorgt vooreen optimale en effectieveinterne beheersing”Naam: Edwin LodderFunctie: Senior Consultantelodder@yellowtail.nlwww.yellowtail.nl 22
  23. 23. Laapersveld 611213 VB HilversumT + 31 (0) 35 524 8900T + 31 (0) 35 524 8901info@yellowtail.nlwww.yellowtail.nl

×