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Trabajo con Formulas y Funciones

  1. 1. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesFormulasUna fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir devalores existentes. El resultado será asignado a la celda en la cual seintroduce dicha fórmula. En Excel puede crearse una amplia diversidad defórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple operación aritméticahasta fórmulas que analicen un modelo complejo de fórmulas. Unafórmula puede contener números, operadores matemáticos, referencias aceldas o incluso funciones.Para introducir una formula indicamos la celda a la cual queremos quenos arroje los resultados, luego vamos a la barra de formula e iniciamostodo incluyendo el signo igual antes de cualquier operación que deseamosasignar.Utilidad De Las FormulasLas formulas de Excel son de enorme importancia para que puedasdesempeñar tu trabajo de manera rápida y eficaz, al ser Excel tanimportante en el trabajo diario de tu oficina o negocio, no cabe duda quees de suma importancia que puedas dominar sus funciones, una formulade Excel puede hacer un trabajo en tan solo unos segundos, de la maneramanual te podría tomar horas. 1
  2. 2. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesLas formulas de Excel no solo son importantes por el simple hecho dehacer más rápido y mejor tu trabajo, sino que esto te permitirá tener eltiempo para pensar y así aportar ideas importantes para la empresadonde prestas tus servicios o para tu propio negocio, unas cuantasformulas de Excel podrían hacer la diferencia entre un puesto aceptable oel puesto que tu deseas.Operadores aritméticos y de comparaciónLos operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con loselementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentesde operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.Operadores aritméticos: Para ejecutar las operaciones matemáticasbásicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generarresultados numéricos, utilizaremos los siguientes operadoresaritméticos.OPERADOR ARITMÉTICO SIGNIFICADO (EJEMPLO)+ (signo más) Suma (3+3)- (signo menos) Resta (3-1) Negación (-1)* (asterisco) Multiplicación (3*3)/ (barra oblicua) División (3/3)% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2) 2
  3. 3. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesOperadores de comparación: Se pueden comparar dos valores conlos siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizandoestos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.OPERADOR DE COMPARACIÓN SIGNIFICADO (EJEMPLO)= (signo igual) Igual a (A1=B1)>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)<(signo menor que) Menor que (A1<B1)>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo (&) paraunir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar unsolo elemento de texto.OPERADOR DE SIGNIFICADO (EJEMPLO)TEXTO& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte") 3
  4. 4. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesOperadores de referencia Combinan rangos de celdas para loscálculos con los siguientes operadores.OPERADOR DE SIGNIFICADO (EJEMPLO)REFERENCIA: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15), (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))(espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)ReferenciasExcel, para realizar operaciones hace referencia a celdas que seencuentran en una columna y una fila determinada. Es decir que son lascoordenadas para saber donde se encuentra un valor en específico.Referencias De CeldasEs la intersección de una columna con una celda, de allí que la direcciónde una celda sea A1, B2, C15, etc. Siempre habrá una columna que seencuentra con una fila; esa es la dirección de la celda.Pues bien, para realizar distintas operaciones, hay que indicarle a Exceldonde o en que celda se encuentran los valores a utilizar. 4
  5. 5. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesPero también podemos asignarle un nombre a una celda o a un conjuntode ellas. Solo debemos seleccionar la celda o conjunto de ellas y vamos alnombre por defecto (cuadro de nombre) en la barra al lado izquierdo dela barra de formulas y le colocamos el que deseamos.Referencias Relativas Y AbsolutasReferencias Relativas: Son aquellas que varían si cambia su posición.En la anterior vemos que estamos situados en la celda B4 (la que tiene elsombreado amarillo) y hacemos una referencia relativa a la celda C10.Con lo cual si arrastramos dicha referencia hacia abajo incrementamos lareferencia en filas, si arrastramos hacia la derecha incrementamos lareferencia en columnas, hacia arriba decrementamos la referencia en filasy hacia la izquierda decrementamos la referencia en columnas. 5
  6. 6. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesCon lo cual lo importante es tener claro que:  Si arrastramos hacia abajo incrementamos filas  Si arrastramos hacia arriba decrementamos filas  Si arrastramos hacia la derecha incrementamos columnas  Si arrastramos hacia la izquierda decrementamos columnasReferencias Absolutas: Son aquellas que se mantienen fijasindependientemente de su posición.Como podemos ver en imagen anterior las referencias absolutas sonaquellas en las cuales aparecen los signos del dólar delante de la columnay delate de la fila, se dice que cuando hacemos una referencia absoluta auna celda estamos fijando dicha celda puesto que da igual quearrastremos en un sentido o en otro que la referencia se mantieneconstante, como se puede observar en la imagen anteriorReferencias Mixtas: Son aquellas en las que se mantiene fija o bien lacolumna o bien la fila. 6
  7. 7. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesLas referencias mixtas o híbridas son aquellas en las cuales solo estáinmovilizada la fila o la columna. La que esta inmovilizada es la que tieneel signo del dólar delante y esta se mantendrá constanteReferencias De RangoSimplemente un conjunto de una o más celdas. Además de contener datos,en ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base paraotros objetos de la planilla de cálculo (por ejemplo, gráficos y funciones).Voy a dar un ejemplo sencillo de referencia dinámica, también llamadarango variable. Supónganos que en una familia se anotan los gastosdiarios confeccionando la siguiente tabla en Excel 7
  8. 8. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesUna forma de calcular los subtotales, por ejemplo hasta el día 4, seríaemplear la función SUMA con el rango fijo C2:C5, pero si al día 5queremos ingresar otro dato, este no es tomado hasta que noactualicemos el rango a C2:C6, se entiende que es muy poco prácticohacer esto toda vez que queramos ingresar un valor, lo que necesitamoses un rango que varíe en forma automática o sea un rango variable. Parahacer que nuestro rango se actualice usaremos lafunción CONTAR anidada con DESREF dentro de la función SUMA. Comopuede verse, estamos ante el caso particular de una columna donde elrango debe alargarse (cambiar de alto) y por lo tanto al usar DESREF solonos hacen falta 2 parámetros; el parámetro de partida C2 y alto, en losparámetros de fila y columna (que son obligatorios) se pone cero o""(blanco) y el parámetro ancho (que no es obligatorio) se omite. Todo eltruco está en hacer que alto se expanda hacia abajo y para eso loreemplazamos con la función CONTAR , que cuenta las celdas que no 8
  9. 9. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funcionesestán vacías, por lo tanto siempre nos pondrá el valor correcto en "alto" yfinalmente nuestra formula quedaEn CONTAR seleccionamos toda la columna C poniendo C:C o pulsandoen y nuestra tabla queda finalmente asíReferencia A Otros Libros U Hojas De TrabajoEn muchos casos en muy necesario utilizar datos de otras hojas de trabajoe incluso otros libros ya existentes, lo cual Excel nos lo permite sinninguna complicación. Solo basta con saber que datos necesitamos y darclic sobre él y Excel automáticamente lo referenciara. 9
  10. 10. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesTomemos como ejemplo los datos que tenemos en una hoja y lo queremossumar con los datos de otra hoja.Luego de seleccionar la celda en la cual deseamos los resultados de lareferencia entre hojas, incluimos la instrucción que indica que lo quevamos a realizar en una formula (=). Indicamos que campos de cadacolumna deseamos referenciar y la operación que queremos hacer.A continuación vamos a la otra hoja y seleccionamos los datos que hacenparte de la referencia en la formula. 10
  11. 11. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesNotamos que cuando seleccionamos la hoja, Excel automáticamenteasigna en la barra de formula el nombre de la hoja a la que hacemosreferencia. Enseguida seleccionamos el campo en cuestión y al dar enter,Excel nos devuelve a la hoja donde estamos haciendo la formula y si todoestá bien nos calcula la formula.Pero si queremos que siga la secuencia en las referencias entre hojas, yano es necesario hacer los mismos pasos sino solamente dando clic en elresultado en el borde derecho inferior y arrastramos hasta donde lonecesitemos; 11
  12. 12. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesObserve que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!)preceden a la referencia de rango.¿Qué Es Una Función?Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno omás valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). Elresultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función.Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos comoVERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A oreferencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmulao incluso otra función.Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo deoperación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas 12
  13. 13. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funcionesy trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora,lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.Sintaxis De Una FunciónLa sintaxis de cualquier función es:nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)Siguen las siguientes reglas: Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.Ejemplo: =SUMA(A1:C8)Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de susargumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas,así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así lafunción anterior sería equivalente a:=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. 13
  14. 14. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesLas fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecerfunciones anidadas dentro de la fórmula.Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación ocálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base dedatos, de búsqueda y referencia y de información.Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera talcual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.Alguna De Las Funciones Más ImportantesDado el siguiente ejemplo: 14
  15. 15. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesSUMA: Suma los números indicados en el rango.PROMEDIO: Obtienen el promedio de los números indicados en elrango. 15
  16. 16. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y FuncionesMAX: Obtiene el valor máximo del rango indicado.MIN: Obtiene el valor mínimo del rango indicado. 16
  17. 17. Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL Unidad 3 Trabajo Con formulas Y Funciones MODA: Obtiene el valor que más se repite de un rango indicado.CONTAR.SI: Indicar el número de datos que coinciden con una condicióndada, en el rango especificado. =contar.si(rango,”criterio”) 17

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