01. problem statement

  • 3,374 views
Uploaded on

 

More in: Technology , Education
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
3,374
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
43
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. PROBLEM STATEMENTNama Proyek : Sistem Informasi Pendaftaran Santri BaruNama Manajer Proyek : M. Ainul Yaqin, S.Si, M.KomDibuat oleh : M. Harris Syafa’at, cS.KomTanggal dibuat : 05-06-2011Versi : 1.01. Deskripsi proyekSistem informasi pendaftaran santri baru ini adalah sistem informasi yang digunakanuntuk mendaftar calon santri baru di pondok pesantren. Dengan sistem informasi inicalon santri dapat mendaftarkan diri secara on-line di manapun dia berada melaluiinternet. Pendafataran ini dapat dilakukan melalui situs pendaftaran santri barupondok pesantren yaitu : http://sabar.ibrahimy.org, kemudian calon santrimengisikan data pribadinya dan meng-upload berkas-berkas yang harus disertakandalam proses pendaftaran tersebut, sehingga proses pendaftaran di pondokpesantren bisa lebih cepat.Proyek pengembangan sistem informasi pendaftaran santri baru ini dikehendaki olehPondok Pesantren.Proyek ini harus mulai dikerjakan pada tanggal 5 Juni 2011 yaitu setelah peluncuranproyek, dan harus selesai paling lambat pada tanggal 1 April 2012 yaitu sebelumdibukanya pendaftaran santri baru periode 2012.Proyek pengembangan sistem informasi ini dikerjakan oleh tim A SPM (SoftwareProject Management) di Laboratorium Enterprise Engineering.Proyek ini dikerjakan dengan menggunakan metode RAD (Rapid ApplicationDevelopment), mulai dari tahap perencanaan hingga implementasi.2. Keadaan current systemSistem pendaftaran santri baru yang digunakan saat ini belum terotomasi, sehinggabanyak biaya yang harus ditanggung oleh pesantren untuk proses pendaftaran santribaru ini.• Proses penjadwalan sowan ke pengasuh Sistem saat ini tidak melakukan penjadwalan untuk sowan ke pengasuh, jadi calon santri yang datang untuk mendaftarkan diri tidak tahu tentang keberadaan pengasuh saat itu, jika pengasuh ada maka proses rekomendasi dapat dilakukan, tetapi jika pengasuh sedang tidak berada di tempat maka calon santri harus menunggu hingga pengasuh berada di tempat. Selain itu dari sisi pengasuh, pengasuh tidak dapat mengetahui berapa orang tamu yang harus diterima pada hari itu.• Proses pengisian formulir Pada sistem yang ada saat ini pengisian formulir pendaftaran masih dilakukan secara manual, yaitu calon santri mendapatkan blanko lembar formulir untuk diisi. Dalam proses ini jika diasumsikan biaya penggandaan formulir per lembar adalah Rp. 100,- maka biaya untuk 100 orang pendaftar adalah Rp. 10.000,- demikian berlaku untuk kelipatannya. Kemudian data tersebut masih harus direkap oleh petugas pendaftaran dalam bentuk MS-Excel, sehingga di sini ada duplikasi kerja.• Proses pelengkapan berkas-berkas Pada sistem yang ada saat ini pelengkapan berkas-berkas dilakukan dengan mengumpulkan fotocopy berkas-berkas tersebut sehingga menimbulkan
  • 2. tumpukan berkas yang tidak sedikit, jika diasumsikan untuk pengadaan berkas- berkas tersebut per orang Rp. 1000,- maka biaya untuk 100 orang adalah Rp. 100.000,- demikian berlaku kelipatannya. Belum lagi jika diperhatikan efisiensi waktu untuk melengkapi berkas tersebut.• Proses rekomendasi pengasuh Pada sistem yang ada saat ini proses rekomendasi pengasuh dilakukan melalui surat rekomendasi dari pengasuh yang ditujukan kepada panitia yang menyatakan bahwa calon santri tersebut dapat diterima di pesantren. Biaya administrasi untuk proses rekomendasi jika diasumsikan per orang Rp. 500,- maka biaya untuk 100 orang adalah Rp. 50.000,- demikian berlaku kelipatannya.• Proses pembagian kamar Pada sistem yang ada saat ini proses pembagian kamar didahului dengan melakukan pengecekan jumlah penghuni pada setiap kamar yang dilakukan pada setiap akhir tahun ajaran. Proses ini memerlukan sedikitnya 10 orang petugas yang dikerjakan dalam waktu sedikitnya 3 hari pada jam kerja.3. Lingkup proyekBerdasarkan keadaan current system tersebut di atas, maka lingkup kegiatan yangakan dikerjakan dalam proyek ini adalah :• Tahap perencanaan• Tahap analisis• Tahap desain• Tahap konstruksi• Tahap uji coba• Tahap implementasi• Sedangkan tahap operasional dan pemeliharaan dilakukan oleh tim IT dari pondok pesantren.Lingkup data yang dikerjakan adalah :• Data calon santri• Data kamar dan asrama• Data lembaga pendidikanLingkup proses yang dikerjakan adalah :• Penentuan tahun akademik• Penjadwalan sowan kepada pengasuh• Pendaftaran santri baru secara on-line• Verifikasi berkas• Rekomendasi pengasuh• Pembagian kamarLingkup komunikasi yang dikerjakan adalah :• Administrator berwenang untuk melakukan penentuan tahun akademik, manajemen user dan manajemen modul• Calon santri dapat mendaftarkan diri, kemudian mendapatkan username dan password, melihat jadwal sowan pada pengasuh.• Petugas pendaftaran santri baru berwenang untuk melakukan verifikasi berkas dan membagi kamar• Pengasuh berwenang untuk menentukan kuota tamu yang akan ditemuinya, memberikan rekomendasi, dan melihat berbagai macam laporan.