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Clases gestion de costos clase 3 yanira_aparicio
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Clases gestion de costos clase 3 yanira_aparicio

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CLASE 3. CONTROL DE COSTOS

CLASE 3. CONTROL DE COSTOS

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  • 1. Diplomado en Administración de Proyectos GESTIÓN DE COSTOS FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA Universidad Doctor José Matías Delgado Facilitadora: Yanira Aparicio
  • 2. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 1 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 3. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 Meg Whitman, CEO. eBay Para un proyecto de cualquier tamaño, el gerente de proyecto debe comprender el valor de factores medibles para tomar decisiones informadas que conduzcan al éxito del proyecto • Se debe tener en cuenta que en muchas organizaciones, la predicción y análisis del desempeño financiero probable del producto del proyecto se llevan a cabo fuera del proyecto. En otras, como un proyecto de obras de infraestructura, la Gestión de los Costos del Proyecto puede incluir este trabajo. • Cuando tales proyecciones y análisis forman parte del proyecto, la Gestión de los Costos del Proyecto puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión, como el retorno de la inversión, el flujo de caja descontado y el análisis de la recuperación de la inversión. 2 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 4. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 • El esfuerzo de planificación de la gestión del costo tiene lugar en las etapas iniciales de la planificación del proyecto y establece el marco de referencia para cada uno de los procesos de gestión de los costos, de modo que el desempeño de los procesos sea eficiente y coordinado La gestión de costos se basa en tres actividades básicas En el transcurso de esta materia veremos los tres temas en detalle. Les invito a participar de manera activa en este espacio virtual y a poner todo su empeño para analizar y poner en práctica este importante tema. Como apoyo durante el curso tendremos habilitado un foro de “dudas y preguntas” donde pueden expresar sus inquietudes, comentarios o sugerencias para sacar un mejor provecho de los temas vistos. Recuerden que toda pregunta es importante, así que no duden en participar. 3 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 5. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA    January 1, 2013 el método de valor ganado como principal herramienta para el control de costos. la metodología de valor Ganado a través de ejercicios prácticos. los resultados obtenidos a través de la metodología de valor ganado simulando una situación de avance en tiempo, obra y dinero para el proyecto. La actualización del presupuesto implica en los que se ha incurrido a la fecha. Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo puede aprobarse mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El monitoreo del gasto de fondos que se está realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, más allá de permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizado. De esta manera, gran parte del esfuerzo del control de costos implica a cambio de tales gastos. La clave para un control de costos efectivo es la gestión de la línea base aprobada de desempeño de costos y de los cambios a esa línea base. 4 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 6. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 El plan para la dirección del proyecto contiene la siguiente información que se utiliza para controlar los costos. La línea base del desempeño de costos se compara con los resultados reales para determinar si es necesario implementar un cambio, o una acción preventiva o correctiva. El plan de gestión de costos describe la forma en que se gestionarán y controlarán los costos del proyecto La información sobre el desempeño del trabajo incluye información sobre el avance del proyecto, tal como los entregables iniciados, su avance y los entregables terminados. La información también incluye los costos autorizados y aquéllos en los que se ha incurrido, y estimaciones para completar el trabajo del proyecto. Diplomado en Administración de Proyectos 5
  • 7. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 La gestión del valor ganado (EVM: Earned Value Managment) en sus diferentes formas es un método que se utiliza comúnmente para la medición del desempeño. Integra las mediciones del para ayudar al equipo de dirección del proyecto a evaluar y medir el desempeño y el avance del proyecto. Es una técnica de dirección de proyectos que requiere la constitución de una línea base integrada con respecto a la cual se puede medir el desempeño durante la ejecución del proyecto. Los principios de la EVM pueden aplicarse a todos los proyectos, en cualquier tipo de industria. El EV provee la base para el análisis del desempeño de los costos según la línea base. Si se quiere saber qué está pasando con el costo del proyecto de que se complete, se necesita saber era el costo planeado para esa actividad y además es el costo de dicha actividad cuando se ha completado. Esto es exactamente lo que provee el EV. Ver el siguiente artículo para ampliar los conceptos de la metodología. 6 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 8. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 Si vemos esta gráfica, donde se expresa el costo presupuestado y el costo real ¿Se puede determinar que se está ante una buena ejecución de proyectos? No se sabe a ciencia cierta. Sin embargo, si vemos la segunda gráfica, la línea morada nos expresa cuánto hemos ejecutado. Por lo tanto aunque se haya gastado menos, también se ha ejecutado menos. Esto nos permite proyectar cómo terminaría nuestro proyecto de seguir con ese ritmo. Hay tres grandes componentes del EV: • El trabajo planeado • El trabajo actual • El costo del trabajo actual 7 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 9. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013  La variación del cronograma (SV: Schedule Variance) es una medida del desempeño del cronograma en un proyecto. Es igual al valor ganado menos el valor planificado.  Es una métrica útil, ya que puede indicar un retraso del proyecto con respecto a la línea base del cronograma.  La variación del cronograma, finalmente será igual a cero cuando se complete el proyecto, porque ya se habrán ganado todos los valores planificados.  En la EVM, las variaciones del cronograma se emplean mejor en conjunto con la planificación según el método de la ruta crítica (CPM) y la gestión de riesgos. Entonces tenemos que: La variación del costo (CV: Cost Variance) es una medida del desempeño del costo en un proyecto. Es igual al valor ganado (EV) menos los costos reales (AC). La variación del costo al final del proyecto será la diferencia entre el presupuesto hasta la conclusión 8 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 10. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 (BAC) y la cantidad realmente gastada. En la EVM, la CV es particularmente crítica porque indica la relación entre el desempeño real y los costos gastados. En la EVM, una CV negativa con frecuencia no es recuperable para el proyecto. Por lo tanto: El índice de desempeño del cronograma (SPI: Schedule Performance Index) es una medida del avance logrado en un proyecto en comparación con el avance planificado. En ocasiones se utiliza en combinación con el índice del desempeño del costo (CPI) para proyectar las estimaciones finales de conclusión del proyecto.  Un valor de SPI inferior a 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es menor a la prevista.  Un valor de SPI superior a 1.0 indica que la cantidad de trabajo efectuada es mayor a la prevista. Puesto que el SPI mide todo el trabajo del proyecto, el desempeño en la ruta crítica también debe analizase, para determinar si el proyecto terminará antes o después de la fecha de finalización programada. El SPI es igual a la razón entre el EV y el PV. 9 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 11. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 El índice del desempeño del costo (CPI: Cost Performance Index) es una medida del valor del trabajo completado, en comparación con el costo o avance reales del proyecto. Se considera la métrica más importante de la EVM y mide la eficacia de la gestión del costo para el trabajo completado.  Un valor de CPI inferior a 1.0 indica un sobrecosto con respecto al trabajo completado.  Un valor de CPI superior a 1.0 indica un costo inferior con respecto al desempeño a la fecha. El CPI es igual a la razón entre el EV y el AC. A medida que el proyecto va ejecutándose y en función del desempeño del mismo, el equipo del proyecto puede desarrollar una proyección de la estimación a la conclusión (EAC) que puede diferir del presupuesto hasta la conclusión (BAC). Si resulta evidente que el BAC ya no es viable, el director del proyecto debe proyectar una EAC. La proyección de una EAC implica hacer estimaciones o predicciones de condiciones y eventos futuros para el proyecto, basadas en la información y el conocimiento disponibles en el momento de realizar la proyección. 10 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 12. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 Las proyecciones se generan, se actualizan y se emiten nuevamente basándose en la información sobre el desempeño del trabajo suministrado conforme el proyecto se ejecuta. La información sobre el desempeño del trabajo trata sobre el desempeño anterior del proyecto y cualquier información que pudiera causar un impacto sobre el proyecto en el futuro. A continuación vemos las 3 formas de calcular EAC según los indicadores de desempeño del costo. Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado según la proporción presupuestada. Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado según el CPI actual. Proyección de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC, realizado considerando ambos factores (SPI y CPI). 11 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 13. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 Recuerde leer el capítulo 4 de Gestión de Costos de su libro, en la sección de control de costos. Utilizando las siguientes fórmulas: Fórmula EV EV = % *PV CPI CPI = EV/AC SPI SPI = EV/PV EAC AC+BAC-EV BAC / CPI acumulativo AC + [(BAC – EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] CV (EV – AC) SV (EV – PV) Usted hará los siguientes supuestos: 1. Que el total de valor de los costos reales acumulados ha incrementado en un 20% para el período 3 de su hoja de 12 Diplomado en Administración de Proyectos
  • 14. FACULTAD DE POSGRADOS Y FORMACION CONTINUA January 1, 2013 presupuesto, que el porcentaje de ejecución de su proyecto es de 90%. Con estos valores calcule los siguientes valores y haga el análisis correspondiente: 2. Calcule CPI, SPI, CV, SV, EAC (tres valores) 3. Interprete los resultados. 4. Subir los resultados a la sección de la tarea “Control de costos” Esta tarea vence el sábado 7 de diciembre a las 23:55 y es de carácter obligatorio. A continuación se presentan las pautas de evaluación en esta clase y el porcentaje de la nota final de su módulo. Actividad Producto 3. Ejercicio sobre valor ganado Pautas de evaluación Cálculo correcto de valor real acumulado y % de ejecución según instrucciones dadas Cálculo de fórmulas de valor ganado Razonamiento de resultados obtenidos Ponderación 35% 13 Diplomado en Administración de Proyectos

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