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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO         ALBERTO SANTIAGO APONTE LÉCTOR
SISTEMAS ADMINISTRATIVOSPrincipios, normas, procedimientos,técnicas     e     instrumentos      quepromueven la eficiencia...
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA
SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
SISTEMA NACIONAL DE        ABASTECIMIENTOEnte Rector:Oficina Central Técnico Normativa de la DirecciónNacional de Abasteci...
REGISTRO DE PROVEEDORES        Poseer información sobre los        proveedores de las entidades        públicas a fin de c...
CATALOGACIÓN Y PROGRAMACIÓN
LA ADQUISICIÓN
LA ADQUISICIÓN
FASES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA                                                                      Ejecución  Actos Pre...
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DISTRIBUCIÓN, REGISTRO Y CONTROL                                           DISTRIBUCIÓN                                   ...
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ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE     ABASTECIMIENTO                           JEFATURA   Área de Programación               Área...
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE    ABASTECIMIENTO            •Actividades de Programación            •Ejecución de procesos de    ...
ÁREA DE PROGRAMACIÓN                                Implicancias Función- Dependencias   Funciones Generales              ...
ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN                                        Implicancias de la función –   Función General       ...
ÁREA DE ADQUISICIONES                                          Implicancias de la función –    Funciones Generales        ...
ÁREA DE ALMACÉN                                               Implicancias de la función –       Función General          ...
ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL                                    Implicancias de la Función-   Funciones Generales          ...
PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRASVisión de Gobierno:Hacer más transparente el mercado de las compras públicas ◦ Reducir asimet...
GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD Planificar las compras permite a la Entidad:◦ Generar estrategias de mejoramiento del abast...
VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE         COMPRAS •   Programación de las compras (PAC) •   Fortalecer competencias del equipo • ...
PROBLEMAS COMUNES EN LA       PLANIFICACIÓN DE COMPRAS• Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de información ...
Planificar las compras significa…Definir lo siguiente:–Qué se comprará–Cuándo se necesitará–Qué cantidad se compraráSe deb...
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  1. 1. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO ALBERTO SANTIAGO APONTE LÉCTOR
  2. 2. SISTEMAS ADMINISTRATIVOSPrincipios, normas, procedimientos,técnicas e instrumentos quepromueven la eficiencia en el uso delos recursos en las entidades pública.Son sistemas de gestión que actúancomo normas de calidad.
  3. 3. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
  4. 4. PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA
  5. 5. SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
  6. 6. SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTOEnte Rector:Oficina Central Técnico Normativa de la DirecciónNacional de Abastecimiento del INAP (Instituto Nacionalde Administración Pública)Órganos de Ejecución:Oficina de Abastecimiento de los MinisteriosOrganismos cuyos jefes tengan rango de MinistroOrganismos Públicos DescentralizadosConcejos MunicipalesGobiernos Regionales
  7. 7. REGISTRO DE PROVEEDORES Poseer información sobre los proveedores de las entidades públicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del Estado)
  8. 8. CATALOGACIÓN Y PROGRAMACIÓN
  9. 9. LA ADQUISICIÓN
  10. 10. LA ADQUISICIÓN
  11. 11. FASES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA Ejecución Actos Preparatorios Selección Contractual •• Garantías Garantías•• Plan Estratégico Instit. Plan Estratégico Instit. •• Convocatoria. •• Adelantos Adelantos Convocatoria.•• Plan Operativo Instit. Plan Operativo Instit. •• Registro de participantes •• Adicionales yy Adicionales Registro de participantes reducciones•• Determinación de reducciones Determinación de •• Consultas Consultas necesidades necesidades •• Ampliaciones yy Ampliaciones •• Observaciones Observaciones prórrogas•• Presupuesto Institucional prórrogas Presupuesto Institucional •• Presentación de Presentación de •• Subcontratación•• Plan Anual de Subcontratación Plan Anual de propuestas propuestas Contrataciones Contrataciones •• Intervención Intervención •• Evaluación yycalificación Evaluación calificación Económica de Obra•• Expediente de contratación Económica de Obra Expediente de contratación •• Otorgamiento de la Otorgamiento de la •• Resolución•• Designación del Comité Resolución Designación del Comité Buena Pro Buena Pro Especial Especial •• Penalidades Penalidades •• Formalización del Formalización del•• Elaboración de las Bases. Elaboración de las Bases. Contrato --Suscripción •• Recepción yy Recepción Contrato Suscripción conformidad conformidad • Liquidación
  12. 12. ALMACENAMIENTOEsta referido a la ubicacióntemporal de bienes en unespacio físico determinadocon fines de custodia, comovía para trasladarlosfísicamente a quienes lonecesitan.
  13. 13. DISTRIBUCIÓN, REGISTRO Y CONTROL DISTRIBUCIÓN A través del cual el Almacén institucional proporciona en forma adecuada y oportuna los bienes adquiridos por las dependencias solicitantes para el logro de sus objetivos y metas. REGISTRO Y CONTROLEsta referido de control previointerno, verificación yconformidad de las operacionesregistradas en cada uno de losprocesos técnicos del Sistema deAbastecimiento.
  14. 14. MANTENIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE BIENES RECUPERACIÓN DE BIENES Es una actividad administrativa y jurídica orientada a volver a tener dominio y disposición sobre los bienes. MANTENIMIENTOEs el eficiente estado deconservación de los bienes de laEntidad, a través de losmantenimientos preventivos ycorrectivos.
  15. 15. DISPOSICIÓN FINALEstá relacionado con la situación técnica, administrativa yjurídica de los bienes asignados en uso a la Entidad, quecomo consecuencia de su normal uso han sobrepasado superiodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja
  16. 16. ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO JEFATURA Área de Programación Área de Control Patrimonial Área de Proc. de Selección Área de Servicios Generales Área de Adquisiciones Área de Seguridad Área de Almacén
  17. 17. FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO •Actividades de Programación •Ejecución de procesos de selección •Administración de contratos •Registro y Control de Almacenes •Registro y control de bienes patrimoniales •Seguridad integral •Servicios Generales
  18. 18. ÁREA DE PROGRAMACIÓN Implicancias Función- Dependencias Funciones Generales Normas relacionadas involucradas En base a los cuadros de necesidades, se •Directiva PAC OSCE Proyección PAC realiza la revisión, identificación de procesos y •Ley de presupuesto para el seguimiento y modificaciones consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Año Fiscal Presupuesto y Unidad de Programación. Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria,Evaluación de Requerimientos a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las •Ley de Contrataciones generación de expedientes evaluaciones presupuestarias. Se encamina el del Estado y su Reglamento. requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación. Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de •Directiva para la Ejecución del Seguimiento de la Ejecución programas informáticos, en los cuales se registra el Proceso Presupuestario parade Calendarios de Compromisos avance de la ejecución del calendario. el Año Fiscal. En base a las actividades identificadas en coordinación con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; •Instructivo para la formulación Elaboración del POA y en coordinación con la Unidad de Programación . de Actividades para el Año Fiscal
  19. 19. ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN Implicancias de la función – Función General Norma relacionada Dependencias involucradas La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones deAsistencia a Comités designación de Comités Especiales.Especiales. en La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de Ley de Contratacionesprocesos de Adjudicación evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás del Estado y suDirecta, Concurso y documentos relacionados al proceso de selección. ReglamentoLicitación Pública. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración,También exoneraciones Alta Dirección y postores. Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios Ley de Contrataciones Proyección de Contratos para la suscripción del contrato del Estado y su Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Reglamento Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la Buena pro.
  20. 20. ÁREA DE ADQUISICIONES Implicancias de la función – Funciones Generales Norma relacionada Dependencias involucradas Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Determinación de Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Ley de Contrataciones del Estado Valore Referencial Del Expediente de contratación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS y su Reglamento Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos. Manual de Pago a ProveedoresEmisión de Ord. Compra y Servicio Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, Ejecución Contractual y contratación complementaria Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Administración de Contratos Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y FinanzasCompras Directas y Adquisiciones Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica. Directiva de Tesorería por Caja Chica Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.
  21. 21. ÁREA DE ALMACÉN Implicancias de la función – Función General Norma relacionada Dependencias involucradas•Recepción, Registro y Almacenamiento • Área de Programación • Sistema de Abastecimiento de bienes y materiales • Área de Adquisiciones Decreto Ley Nº 22056 • Área de Control Patrimonial • INAP /DNA -Normas Generales de • Oficinas Usuarias Abastecimientos •Resolución Jefatural Nº335-90 • Oficinas Usuarias INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes•Despacho y Distribución •Resolución de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico. •Resolución Jefatural Nº335-90•Emisión de Documentos Fuentes NEA, INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes • Oficinas Usuarias Pecosas, Kárdex, •Normas de Control Interno en el Sector Público. •Resolución Nº 039-98/SBN • Oficina de Administración Financiera Reglamento para el Inventario•Información Contable • Área de Contabilidad Nacional de Bienes Muebles del Estado
  22. 22. ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL Implicancias de la Función- Funciones Generales Normas relacionadas Dependencias involucradas•ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN Administra los bienes patrimoniales Decreto Supremo Nº 007-DE BIENES DE LA ENTIDAD asignados en uso a los usuarios, ejecución 2008-VIVIENDA- Rgto. de de altas y bajas y su disposición final la Ley de 29151- Ley General Del Sistema Nacional de Bienes Estatales. • INVENTARIO, REGISTRO Y Registro y control de bienes, conciliación Resolución N° 039-98/SBN CONTROL DE BIENES contable en coordinación con la Oficina de Reglamento para el Inventario PATRIMONIALES Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Nacional de Bienes Muebles del Estado. Seguro de los bienes muebles, inmuebles Resolución Nº 320-2006-CG- • SEGUROS y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo, Normas de control interno. Deshonestidad y de vehículos
  23. 23. PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRASVisión de Gobierno:Hacer más transparente el mercado de las compras públicas ◦ Reducir asimetrías del mercado ◦ Facilitar la planificación de los proveedores ◦ Tener un mercado más competitivoFortalecer procesos de selección y modalidades de seleccióncomo fuente principal de suministro para las necesidades delsector público ◦ Transparencia y eficiencia - Descuentos por volumen - Menores costos de proceso ◦ Control
  24. 24. GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD Planificar las compras permite a la Entidad:◦ Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento  Contrato de suministro  Descuentos por volumen  Reducir el requerimiento sin perder poder de negociación  Reducir los costos de administración◦ Reducir el fraccionamiento de las compras◦ Optimizar la programación de actividades◦ Mejorar la planificación financiera
  25. 25. VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE COMPRAS • Programación de las compras (PAC) • Fortalecer competencias del equipo • Administrar la distribución de trabajo • Generar nuevas estrategias de suministro • Verificar la necesidad del usuario • Atención oportuna al usuario
  26. 26. PROBLEMAS COMUNES EN LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS• Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de información / Tdr / Et• Falta de información /elaboración Ct• Deficiencias en la planificación de los procesos que generan la demanda• Falta de análisis de oportunidades• Falta de mecanismos de programación de actividades• Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación
  27. 27. Planificar las compras significa…Definir lo siguiente:–Qué se comprará–Cuándo se necesitará–Qué cantidad se compraráSe debe definir e identificar además: • Periodicidad de la compra • Tiempos de respuesta de proveedores • Restricciones legales • Normas reglamentarias
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