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  • Sistema Integrado deGestión Administrativa
  •  El SIGA es un Sistema Integral de Gestión Administrativa que está diseñado para contribuir al ordenamiento y simplificación de los procesos de la gestión administrativa en el marco de las normas establecidas por los Órganos Rectores de los Sistemas Administrativos.
  •  Al ser la Logística parte fundamental de toda institución es necesario que los procesos que allí se realizan sean de la mayor calidad y rapidez para el beneficio de la Institución. Todo esto se consigue con el sistema SIGA.
  • MODULO DEPATRIMONIO
  •  Ordenamiento de los procesos administrativos y definición de roles. Ordenamiento de los procesos administrativos y definición de roles. Contar con un catálogo único de Bienes y Servicios, estandarizado Contar con un catálogo único de Bienes y Servicios, estandarizado a nivel nacional a nivel nacional Reducción de tiempos de los procesos yymenor margen de error. Reducción de tiempos de los procesos menor margen de error. Programación real de necesidades de bienes y servicios desde el Programación real de necesidades de bienes y servicios desde el origen. origen. Seguimiento y control de los consumos de bienes yyservicios por Seguimiento y control de los consumos de bienes servicios por Centro de Costo. Centro de Costo. Información de las existencias en Almacén en línea. Información de las existencias en Almacén en línea.
  •  Integración de Procesos yy registro único de los mismos Integración de Procesos registro único de los mismos (Interfase con el SIAF-SIMI). (Interfase con el SIAF-SIMI). Generación de información contable (asientos automáticos Generación de información contable (asientos automáticos de entradas/salidas de almacén). de entradas/salidas de almacén). Generación de información para el Pliego yyEntes Rectores Generación de información para el Pliego Entes Rectores (OSCE, SBN, entre otros). (OSCE, SBN, entre otros).
  • Para Pliego // Sector Para Pliego Sector Identificación de proveedores con mejores Identificación de proveedores con mejores precios. precios. Identificación de oportunidades para compras Identificación de oportunidades para compras corporativas. corporativas. Compartir uso de stocks en situaciones de Compartir uso de stocks en situaciones de emergencia. emergencia. Control de los bienes patrimoniales. Control de los bienes patrimoniales.
  • Capacitación Manuales InteractivosSoporte IMPLEMENTACIONTécnico Tiempo
  • Esta compuesta por 3 módulos: Módulo de Logística (SIGA-ML). Módulo de Patrimonio (SIGA-MP). Módulo de PpR (SIGA-PpR).
  • PROCESOS DE PROGRAMACION PEDIDOS ADQUISICIONES SELECCIÓN ALMACENES (Cuadro de (Requerimiento (Generación de (Convocatoria, (Entradas y Necesidades, de Pedidos Órdenes de Recepción de Salidas de PAC) Programados y Compra y Propuestas, Almacén) No Servicios) Buena Pro, Programados) Contratos)Procesos regulados y supervisados por OSCE
  • • El Sub Módulo de Programación contempla el registro del Cuadro de Necesidades por Centro de Costos para luego culminar con la realización del Plan Anual de Contrataciones.• El Registro de Cuadro de Necesidades de Centro de Costo es a nivel fuente de financiamiento/rubro , meta, clasificador de gastos y tarea o actividad .• Para realizar del Plan Anual de Contrataciones es necesario realizar la carga del PIA del SIAF ,para el ajuste respectivo que puede ser a nivel genérica o especifica.• También se contempla la generación de la certificación presupuestal .
  • • El Sub Módulo de Pedidos contempla las siguientes opciones: - Pedidos Programados y Pedidos de Compra de B/S. - Registro de Gastos Generales.• Los Pedidos Programados permite que los Centros de Costo realicen sus Pedidos de Bienes Programados del Cuadro de Necesidades de acuerdo al Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).• Los Pedidos de Compra es utilizada por los Centros de Costo cuando se requiera realizar un Pedido de Bienes o Servicios que no se consideraron en el Cuadro de Necesidades.• Los Registro de Gastos Generales contempla los Servicios Básicos (energía eléctrica, agua potable, telefonía fija) y, otros (telefonía móvil, internet, cable, vigilancia, etc.).
  • • Este Sub Módulo contempla las opciones que permiten el registro, evaluación y seguimiento de los Procesos de Selección realizados por la Entidad tomando como base el Decreto Legislativo Nº 1017 – Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y modificatorias.• Dicho Sub Modulo esta integrado con el Sub Módulo de Programación donde se se toman los datos relativos del Plan Anual de Contrataciones (PAC), como producto de la consolidación del Cuadro de Necesidades de los Centros de Costo.
  • • El Sub Módulo de Procesos de Selección cuenta con las siguientes opciones: - Registro de Procesos de Menor Cuantía - Registro de Procesos de Menor Cuantía (Económico) - Procesos de Menor Cuantía - Procesos de Adjudicación Directa - Procesos de Licitación/Concurso Públicos - Contratos
  • • Este Sub Modulo contempla las opciones que permitirán generar el Cuadro de Adquisiciones, las Órdenes de Compra y Servicio así como registrar las Secuencias en la Fase de Compromiso (Anulación, Devolución y Rebaja).• Permitir realizar los compromisos de las ordenes y así como llenado de los datos para la interfaz de SIAF de compromiso mensual• También contempla reportes referentes a las ordenes que sirve para la entidad de seguimiento de dichas ordenes.
  • • El Sub Modulo de Almacén contempla el registro de las entradas y salidas de almacén, la generación del Kárdex valorizado, la obtención de la información de inventarios por almacenes.• Si se tratara de un activo fijo, se mostrará inmediatamente en forma automática en el Módulo de Control Patrimonial como un ingreso patrimonial.• En la opción de Kardex de almacén nos permitir realizar la consulta del saldo Inicial, movimientos y saldo final de los Bienes.• Este Sub Modulo contempla 2 métodos de evaluación que son: Promedio y Primeras Entradas Primeras Salidas-PEPS.
  • • Este Sub Módulo contempla las opciones de la carga de Marco Presupuestal - PIM del Módulo Administrativo del SIAF, así como la interfaz de compromiso de ordenes, contrato y planilla de viáticos al Módulo Administrativo y también la carga del PCA del Modulo de Proceso Presupuestario del SIAF.• En la opción de Marco Presupuestal (PIM), se mostrará la información de la ejecución del gasto del ejercicio 2010 a nivel de FF/Rb , Meta, Clasificador y Centro de Costo en caso de ser necesario.
  •  Control de stocks de todos los almacenes de la Entidad: Almacén Control de stocks de todos los almacenes de la Entidad: Almacén Central, Almacenes Especializados (Medicamentos), Almacenes Central, Almacenes Especializados (Medicamentos), Almacenes Periféricos. Periféricos. Seguimiento y control de los consumos de Bienes y Servicios de Seguimiento y control de los consumos de Bienes y Servicios de los distintas áreas de la entidad, en concordancia con las metas y los distintas áreas de la entidad, en concordancia con las metas y tareas que le han sido asignadas. tareas que le han sido asignadas. Seguimiento y control de los Activos que posee la Entidad Seguimiento y control de los Activos que posee la Entidad (Valores, Ubicación, Estado de conservación), evitando compras (Valores, Ubicación, Estado de conservación), evitando compras innecesarias (costo de oportunidad) y, facilitando el uso eficiente innecesarias (costo de oportunidad) y, facilitando el uso eficiente de los Activos (uso concurrente), además de cumplir con la de los Activos (uso concurrente), además de cumplir con la transferencia de esta información a la SBN (Ente Rector). transferencia de esta información a la SBN (Ente Rector). Consulta de información de compras y contrataciones a nivel ítem Consulta de información de compras y contrataciones a nivel ítem (Catálogo de Bienes yy Servicios del MEF), para la realización de (Catálogo de Bienes Servicios del MEF), para la realización de Procesos de Selección bajo la modalidad de Compra Procesos de Selección bajo la modalidad de Compra Corporativa Subasta Inversa con el consiguiente ahorro de Corporativa yy Subasta Inversa ,, con el consiguiente ahorro de recursos. recursos.
  • C.1 Gestión Logística - Comparación funcionalSeq Tema Antes Después Coordinación entre A través de memorandums, teléfono y Se interactúa a través del Sistema, donde 1 las distintas reuniones. cada usuario cumple un rol. áreas Los procesos realizados con el soporte del Aplicación de normas Indebida. El trabajo manual no permitía llevar Sistema se enmarcan dentro de las 2 y procedimientos un control y orden de la ejecución del normas, debido a las validaciones que establecidos presupuesto. incorpora. Registro de bienes y servicios utilizando un Registro de bienes y servicios sin codificación código único en las distintas etapas de la dificultando su agregación para compra y Catálogo de Bienes y cadena logística (programación, pedidos, 3 seguimiento. En otros casos, uso de diferentes Servicios compras, almacenamiento, etc.), catálogos, uno para comprar y otro para el permitiendo su agregación (compras registro de movimientos en el almacén. corporativas) y seguimiento. Descentralizado a nivel de cada Centro de No se elaboraba el Cuadro de Necesidades. Costo, con control automático de techos Programación del En caso contrario lo realizaba el Área de presupuestales y según las normas 4 Cuadro de Logística, de manera centralizada y con control establecidas. El Área de Logística sólo se Necesidades manual de techos presupuestales. encarga de su revisión, aprobación y consolidación. Elaborado sobre la base del Cuadro de 5 Presupuesto Elaborado sobre información histórica. Necesidades. Incumplimiento de presentación de información Elaboración del PAAC en los plazos al CONSUCODE. Ejecución de procesos de establecidos por el CONSUCODE y 6 PAAC selección que no estaban en el PAAC, siendo ajustado al PIA. Ejecución de procesos de causal de nulidad de oficio y sanción selección que están en el PAAC inicial o el administrativa. PAAC reprogramado. Verificación automática del monto Autorización de Previa verificación telefónica o en situ de programado por el Centro de Costo, así 7 Pedidos stocks. como de disponibilidad de stocks en Almacén.
  • C.1 Gestión Logística - Comparación funcionalSeq Tema Antes Después Almacén dispone de consulta en el Almacén tomaba conocimiento del pedido al Sistema para visualizar los pedidos que se Atención de Pedidos llegar la PECOSA. Podía suceder que en ese 8 encuentran autorizados, procediendo a momento ya no existiera stock del bien. realizar las reservas. Evaluación de Manual, con posibilidad de error, con 9 Procesos de otorgamiento de Buena Pro a quien no Evaluación automática de propuestas. Selección correspondía. Los postores tienen la posibilidad de Registro de digitarlas en un software y la UE cargarlas Propuestas Los postores presentaban por escrito sus10 automáticamente al Sistema para su Económicas de propuestas. posterior evaluación, evitando errores y Proveedores produciendo ahorros de horas-hombre. La emisión y compromiso de las O/C y O/S Seguimiento de Manual, con retraso, permitiendo el rebajan las entregas pactadas en el11 cumplimiento mantenimiento en cartera de Cartas Fianzas contrato, presentando el Sistema los contractual por plazos mayores a 3 años. saldos actualizados a determinada fecha. O/C y O/S emitidas sin control de techo O/C y O/S emitidas sólo si se cuenta con presupuestal y conocimiento exacto de stocks.12 Emisión de O/C y O/S techo presupuestal y no se dispone de La consecuencia era su anulación o saldos de stocks. mercadería innecesarios. Retrasos con la consiguiente pérdida de Calendario, por la ineficiencia de los procesos Cierre de Calendario involucrados en una compra o contratación Cierre oportuno y mejora de la calidad del13 del mes (programación, autorización y consolidación de gasto. pedidos de compra, selección de proveedores, entre otros). Los servicios generales se cargan a cada Gasto en Servicios El gasto se cargaba a un Centro de Costo,14 Centro de Costo de acuerdo a su consumo (luz, agua) generalmente el Área de Logística. histórico o el porcentaje que estime la UE. … Continúa
  • C.1 Gestión Logística - Comparación funcionalSeq Tema Antes Después Se realizaba manualmente, con desfase y errores, Sinceramiento de sobre la base de los reportes de consumos que stocks de Se realiza automáticamente.15 hacían llegar las farmacias de los medicamentos establecimientos de salud. Kardex obtenido automáticamente. En todo Inexacto y desactualizado. En algunas entidades momento se conoce los movimientos 16 Kardex de almacén no se llevaba kardex. (entradas y salidas) en unidades físicas y monetarias. Entrega tardía de información al Área de Contabilidad de Contabilidad automática y su entrega oportuna Contabilidad. Utilización de Cuentas no validadas 17 movimientos en al Área de Contabilidad para la debida por el Ente Rector y saldos no conciliados con los almacén conciliación e incorporación en los EEFF. EEFF. Inventario de patrimonio saneado y conciliado No se tenía información ni control sobre el con los EEFF. Se dispone de información para patrimonio. Se desconocía la cantidad, valor, control y seguimiento. Cálculo de la 18 Bienes Patrimoniales estado y ubicación de los bienes. Presentación a depreciación mensual y anual en forma la SBN y a la DNCP de información irreal. automática y generación de archivos para su remisión a la SBN.… Continúa
  • Flujo de Procesos e Integración SIGA-SIAF Ejercicio Anterior Ejercicio Actual (Junio –Diciembre) Formulación ProgramaciónSIAF Presupuestal Trimestral Compromiso Devengado (PIA) (PIM) Interfase SIAF Solicitud de Pedidos – Control de Montos Programados Programados Asientos Control Control de Control techo Contables Calendario pedido Calendario E/S Si Proceso Programación de Verificar Autorizado Stock Control Stock mín. Bs. y Ss. Procesos de Generación Fecha vencimiento Atención de de O/C y Ingreso a Control de Selección Pedidos No Techo Pptal O/S Almacén Control de (PAAC) PECOSASIGA Techo Pptal Pedidos de Reprogramación Control Tendencia Compra-No De Bienes y Ejecución Control si a reducirse Programados Servicios Contrato, Actualización de Activo es o no Carta-Fianza Activos ? SI Patrimonio depreciable PAAC (Depreciación) NO Autorizado? Principio de Flujo de Trabajo
  • Paso 1: Elaboración del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios Paso 2: Proyecto de Presupuesto de Bienes y ServiciosPaso 3: Traslado deinformación al SIAF-SP
  • Flujo de información - Interfase