1. O documento é um edital de convocação para processo de pré-seleção de alunos de graduação da UnB a programa de intercâmbio acadêmico na INT/UnB. 2. O edital foi produzido pela Coordenação de Intercâmbio da INT/UnB para publicar o processo de pré-seleção de acordo com acordos e convênios firmados com instituições estrangeiras. 3. A análise diplomática e tipológica do edital permite compreender sua função de comprovar a publicidade do

1. Universidade de Brasília – UnB
Faculdade de Ciência da Informação – FCI
Curso de Arquivologia
Disciplina: Diplomática e Tipologia Documental
Prof.Dr.: André Porto Ancona Lopez
Turma: 2º/2012
Grupo: Arquivo de Exportação
Endereço eletrônico: http://arquivodeexportacao.blogspot.com.br/
Componentes:João Paulo Ribeiro Berrêdo – 11/0032322
Tuila Barros Rodrigues - 10/0125808
Edital de convocação de processo de pré-seleção de alunos de
graduação da UnB ao programa de intercâmbio acadêmico no
2/2013 da Assessoria de Assuntos Internacionais – INT/UnB –
Uma análise diplomática e tipológica
Brasília
1º de março de 2013

2. SUMÁRIO
1. PROPOSTA DO GRUPO....................................................................p. 1
2. DISCUSSÃO CONCEITUAL...............................................................p. 2
2.1 A DIPLOMÁTICA.........................................................................p. 2
2.2 A TIPOLOGIA DOCUMENTAL....................................................p. 3
3. CONTEXTO DO DOCUMENTO...........................................................p.4
3.1 A UNIDADE PRODUTORA............................................................p.4
3.2 O DOCUMENTO..........................................................................p.5
4. ANÁLISE DIPLOMÁTICA E TIPOLÓGICA........................................p. 7
5. CONCLUSÃO...................................................................................p. 8
6. BIBLIOGRAFIA................................................................................p. 9
7. BLOGOGRAFIA.................................................................................p. 10

3. 1. PROPOSTA DO GRUPO
Baseando-se nos exercícios realizados pelo grupo através do blog
Arquivo de Exportação, propostos pelo Professor Doutor André Porto Ancona
Lopez e monitoras, e as discussões em sala de aula, este trabalho visa
compreender os conceitos e aplicações da Diplomática aos documentos
presentes no arquivo da Assessoria de Assuntos Internacionais da Fundação
Universidade de Brasília (INT/UnB).
O tema do blog diz respeito ao intercâmbio de alunos de graduação da
Universidade de Brasília quanto aos documentos necessários para o ingresso
em uma universidade estrangeira. Apesar de a Assessoria de Assuntos
Internacionais também lidar com alunos estrangeiros que vêm para a Unb, o
foco do blog e do trabalho são os alunos da nossa Universidade. Alunos estes,
que têm a intenção de estudar em instituições estrangeiras renomadas, e, para
tanto, participam de um processo seletivo extenso para alcançarem o objetivo.
Inicialmente, foram disponibilizados três documentos distintos, mas que
participam de um mesmo processo: um edital de convocação para pré-seleção
dos alunos, uma carta de aceitação enviada pela universidade estrangeira ao
aluno comunicando-o que foi aceito, prestando esclarecimentos e dando
providências e uma declaração de recepção/chegada do aluno da Universidade
de Brasília na universidade estrangeira. Para melhor fazer uma abordagem do
tema, o grupo escolheu o edital de convocação. Devido às diversas discussões
em relação a este documento, o documento tornou-se mais interessante para a
análise diplomática e tipológica.
1

4. 2. DISCUSSÃO CONCEITUAL
2.1 A DIPLOMÁTICA
Nascida imbrincada à Paleografia, a Diplomática surgiu no séc. VI como
uma ciência, ligada às questões de falsificações e dúvidas com relação à
autenticidade de documentos medievais relativos à comprovação de posses de
terras e títulos de nobreza, através de uma análise incansável das
características externas dos documentos, como por exemplo, as tintas com que
estes documentos eram escritos e também os modos de escrita. Em 1861, foi
fundada como disciplina por Jean Mabillon. A transformação da análise crítica
dos documentos para uma disciplina autônoma foi causada pelas “guerras
diplomáticas” no séc. XVII, e concentraram sua atenção sobre certos grupos de
documentos. Ao longo do tempo, esta disciplina tornou-se de grande
importância para o trabalho arquivístico devido ao seu suporte para
compreender as características essenciais dos documentos, podendo-o melhor
identificá-lo.
O objetivo da Diplomática vai além da autenticidade formal dos
documentos. Segundo DURANTI (1995), “concentra-se na gênese, na
constituição interna, na transmissão e na relação dos documentos entre seu
criador e o seu próprio conteúdo, com a finalidade de identificar, avaliar e
demonstrar a sua verdadeira natureza”, ou seja, o estudo da relação entre a
natureza da ação que gera o documento e a forma do documento seja ele
arquivístico ou não.
A Diplomática estuda o que se produz sobre um suporte, a espécie
documental. Seu objeto é a estrutura formal do documento, a configuração
interna do documento, o estudo jurídico de suas partes e dos seus caracteres
para atingir a autenticidade. Quanto a isso, Luciana Duranti apresenta os
elementos externos/extrínsecos e internos/intrínsecos. Para ela, “la forma de
un documento revela y perpetúalafunción a la que sirve”, (DURANTI, cap. 5,
1995). Os elementos externos são aqueles que constituem o caráter material
do documento e a sua aparência externa (suporte, gênero, forma, formato,
linguagem, escrita). Já os elementos internos são os componentes da
2

5. articulação intelectual, o modo de apresentação do conteúdo presente no
documento, ou seja, o assunto.
Autenticidade e veracidade são questões, como já ditas, abordadas pela
disciplina. Duranti apresenta três tipos de autenticidade:
a) Autenticidade diplomática: documentos que suportam uma prova sobre
si mesmos;
b) Autenticidade legal: documentos que foram escritos de acordo com as
práticas do tempo e lugar indicados no texto e firmados com os nomes
das pessoas competentes para criá-los;
c) Autenticidade histórica: documentos que atestam o que realmente
aconteceu no local ou informam o que é verdade.
2.2 A TIPOLOGIA DOCUMENTAL
A tipologia documental é a ampliação da Diplomática em direção à
gênese documental, juntamente com a contextualização nas atribuições,
competências, funções e atividades da entidade produtora ou acumuladora dos
documentos. O tipo documental corresponde a uma atividade administrativa.
Sua denominação é correspondente à espécie anexada à atividade que o
caracteriza. Para LOPEZ (1998),“tipo documental passa a ser, então, a espécie
documental somada à função que a produziu criando séries tipológicas, isto é,
cada tipo documental equivale a uma série documental”.
O objeto da tipologia é a lógica orgânica dos conjuntos documentais, ou
seja, a configuração que assume a espécie documental de acordo com a
atividade que o gerou. A tipologia documental é a prova concreta da existência
de uma função e de uma atividade do documento.
Para fazer uma análise tipológica, a partir da Arquivística, é necessário
ter conhecimento da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora,
das reorganizações ocorridas na instituição, das funções definidas por
leis/regulamentos, dos processos de tramitação e das transformações
decorrentes de intervenções.
3

6. 3. CONTEXTO DO DOCUMENTO
3.1A UNIDADE PRODUTORA
O documento escolhido para análise neste trabalho foi produzido no âmbito
da execução das atividades da Assessoria de Assuntos Internacionais – INT da
Fundação Universidade de Brasília – FUB, assim, é necessário explanar a
respeito de sua localização no organograma e função.
A FUB é uma fundação pública, atualmente vinculada ao Ministério da
Educação – MEC, instituída pelo Decreto n.º 500, de 15 de janeiro de 1962,
após autorização do Poder Executivo, em acordo com a Lei n.º 3.998, de 15 de
dezembro de 1.961. Sua instituição objetivou a criação e a manutenção da
Universidade de Brasília - UnB, que tem por objetivocultivar o saberem todos
os campos do conhecimento puro e aplicado, ministrar ensino degrau superior,
formando profissionais e especialistas, realizar pesquisas e,por meio da
promoção de atividades comunitárias e de extensão, estender oensino e a
pesquisa a toda a comunidade.
Hoje, a FUB conta com mais de 80 órgãos dentre Conselhos Superiores,
Reitoria e Vice-Reitoria, Decanatos, Assessorias, Secretarias, Centros, Órgãos
Auxiliares, Institutos Faculdades, Departamentos e Órgãos Complementares.
Tendo em vista a necessidade de interação da universidade com a
comunidade estrangeira em relação ao intercâmbio de experiências culturais,
científicas e de aperfeiçoamento, criou-se no âmbito da FUB, por meio do Ato
da Reitoria n.º 493, de 26 de setembro de 1.987, pelo então reitor da UnB e
presidente da FUB, Prof. Dr. Cristóvam Buarque, o Centro de Apoio a
Intercâmbio e Programas Internacionais - CIP. Após 10 anos de sua criação, o
CIP passou a se chamar Assessoria de Assuntos Internacionais - INT, visando
uma denominação mais adequada à política e aos interesses da Universidade
no que tange àimplementação de novos convênios e acordos de cooperação
técnica, científica e cultural com instituições internacionais. Como órgão de
assessoria, a INT é subordinada diretamente à Reitoria da UnB.
Com o passar dos anos, a INT passou por algumas reestruturações
internas. Com vistas ao melhor exercício de suas funções, setores foram
criados e outros extintos ou alterados conforme abaixo:
4

7. 1987 – Direção, Secretaria Administrativa, Coordenadoria de Intercâmbio e
Coordenadoria de Programas Internacionais.
1997 – Direção, Coordenação de Assessoria Técnica e Eventos Internacionais,
Secretaria Administrativa, Coordenação de Divulgação, Coordenação de
Cooperação Internacional e Coordenação de Intercâmbio.
2006 – Direção, Assessoria Técnica e Coordenação de Eventos Internacionais,
Secretaria Administrativa, Coordenação de Divulgação e Intercâmbio,
Coordenação de Cooperação Internacional e Programas Especiais.
2010 – Direção, Assessoria Técnica, Coordenação de Serviços de Eventos
Internacionais e Divulgação, Secretaria Administrativa, Coordenação de
Cooperação Internacional, Coordenação de Intercâmbio,Coordenação de
Programas Especiais e Coordenação de Acordos e Convênios.
Atualmente, está na direção da INT a Prof.ª Ana Flávia Granja e Barros,
conforme Ato da Reitoria n.º 682, de 2 de junho de 2.008.
3.2 O DOCUMENTO
O documento escolhido para a análise, Edital de Convocação, é
produzido no decorrer das funções da Coordenadoria de Intercâmbio que tem
como um de seus objetivos articular-se com diversas unidades, representações
diplomáticas, instituições e/ou organismos nacionais e internacionais visando
ao intercâmbio do conhecimento científico, tecnológico e cultural.
O referido edital somente é produzido após a INT ter formalizado
convênios e acordos com instituições universitárias estrangeiras por meio de
sua Coordenação de Acordos e Convênios. Nessas formalizações, tais
instituições disponibilizam vagas de intercâmbio para estudantes da UnB,
conforme uma série de critérios e requisitos.
O Edital de Convocaçãoé produzido, portanto, pela Coordenação de
Intercâmbio, baseando-se nas regras dos acordos e convênios, a partir de
modelo proposto pela própria Diretoria da INT, na gestão da Prof.ª Ana
5

8. Barros.Anteriormente à existência dessa espécie documental no cumprimento
dessa função da INT, outras espécies eram utilizadas. Assim, após elaborada a
minuta, esta é revisada e ratificada pelo chefe do setor produtor que tão logo o
remete à Diretoria para que seja validado e firmado pela pessoa detentora do
cargo de chefia. Em seguida, faz-se a divulgação para que o público
acadêmico saiba e, a quem interesse, concorra às vagas destinadas para
intercâmbio estrangeiro.
Observou-se que não há código de classificação definido para o tipo
documental em questão no setor, inclusive não se encontra classificação
definida no Plano de Classificação das Atividades-fim das Instituições Federais
de Ensino Superior – IFES, elaborado pelo Sistema de Gestão de Documentos
de Arquivo da Administração Pública Federal – SIGA, órgão vinculado ao
Arquivo Nacional. A própria INT mantém a guarda do documento em seu
acervo, inclusive toda a documentação relativa aos processos de intercâmbio,
e que não se relacionam a documentos de alunos, ali mesma é armazenada.
As documentações de alunos de intercâmbio são remetidas àSecretaria de
Administração Acadêmica – SAA, um órgão de execução diretamente
vinculado à Vice-Reitoria – VRT, responsável pelo registro de todos os
estudantes admitidos, incluindo-os no cadastro discente da UnB, em seus
respectivos sistemas: graduação, pós-graduação e extensão.
6

9. 4. ANÁLISE DIPLOMÁTICA E TIPOLÓGICA
Conforme explicitado no blog do grupo, o grupo considera que apenas
um modelo tipológico é insuficiente para a análise adequada do documento
escolhido. Os modelos de Luciana Duranti e do Grupo dos Arquivistas de
Madrid, juntos, apresentam-se mais completos para melhor entender o
documento, neste caso, o edital de convocação para processo de pré-seleção
de alunos de graduação da UnB ao Programa de Intercâmbio acadêmico no
2/2012.
Denominação: Edital de convocação;
Definição: publicar processo de pré-seleção de alunos de graduação da
UnB ao programa de intercâmbio acadêmico;
Função: comprovar a publicidade de convocação de pré-seleção de
alunos da graduação da UnB ao programa de intercâmbio acadêmico;
Unidade Produtora: Assessoria de Assuntos Internacionais - INT;
Legislação: não se aplica;
Trâmite: É produzido pela Coordenação de Intercâmbio da INT, neste
mesmo setor é conferido pela chefia local e então é remetido ao diretor
do INT que possui autoridade para firmá-lo, validá-lo e publicá-lo;
Gênero: textual;
Língua: portuguesa;
Espécie: edital de convocação para processo de pré-seleção de alunos
de graduação da UnB ao Programa de Intercâmbio Acadêmico;
Suporte: papel;
Formato: folhas múltiplas;
Forma: original;
Data: 07/01/2013;
Signo: logotipo da instituição produtora e do subfundo;
Destinatário: alunos de graduação da Universidade de Brasília;
Prazo de vigência:até a aceitação de todos os alunos pelas
universidades estrangeiras – chegada das cartas de aceitação.
Protocolo: Convocação nº 86/INT/2012;
Escatocolo:Assinatura do Chefe do INT – Ana Flávia Barros;
7

10. Grau de acesso:caráter público.
Acervo: Assessoria de Assuntos Internacionais - INT
5. CONCLUSÃO
No decorrer do semestre e com a confecção deste trabalho foi possível,
embasando-se nos autores aqui e em nosso blog referenciados, aprender a
analisar diplomática e tipologicamente os documentos, após compreender em
que consistem essas disciplinas. Elas nos permitem identificar os documentos
desde sua gênese e estrutura formal às suas funções arquivística e
administrativas em cada diferente contexto nas atividades das instituições e
pessoas.
Após analisar o documento Edital de Convocação, compreendemos os
motivos de sua produção, trâmite e função que, juntamente com o
conhecimento da estrutura da INT, identificamos falhas no processo que
podem vir a comprometer o trabalho e futura recuperação da informação ali
contida, uma vez que o documento foi criado sem embasamento legal, suas
características de edital foram construídas a partir de modelos pré-existentes
na administração pública. Também não há estudos que prevejam uma melhor
formalização do processo e consequentemente do documento, observa-se isso
pelo fato de não haver classificação documental para ele. O ideal seria elencar
as principais funções das diferentes coordenações da INT e projetar, após
avaliação arquivística e administrativa das documentações produzidas, um
plano de classificação funcional com uma respectiva tabela de classificação
visando melhor qualidade do funcionamento do órgão,racionalizar a produção e
o armazenamento documental assim como dar clareza à autenticidade e à
veracidade dos documentos que estão seriamente comprometidas.
Outro ponto observado na produção, não somente do trabalho final,
como também das atividades apresentadas nos blogs, é a importância da
diplomática quanto à autenticidade e à veracidade dos documentos e das
informações contidas neles. Fazer uma análise diplomática dos documentos
permite a averiguação de tais requisitos para a legalidade do documento, seja
ele de pessoa física ou jurídica. Conhecer os procedimentos e questões que
levam à inautenticidade e falta de veracidade do documento é imprescindível
para uma boa atuação do profissional da Arquivologia, especialmente na
8

11. atualidade, na era digital, em que é possível encontrar maiores fraudes nos
documentos.
6. BIBLIOGRAFIA
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e tipológica
de arquivo. São Paulo: IMESP; ARQ-SP, 2012. (Projeto Como fazer, 8).
DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antiguaciencia. Trad.
Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5).
GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Tipologia
documental municipal 2. Argandadel Rey: Ayuntamiento de Argandadel Rey,
1992.
GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID.
Manual de tipologia documental de losmunicipios. Madrid: Consejeria de
Cultura de laComunidad de Madrid, 1988. (Archivos, Estudios, 2).
LOPEZ, André Porto Ancona. Identificação de tipologias documentais em
acervos de trabalhadores. In: Antonio José Marques; Inez TereznhaStampa.
(Org.). Arquivos do mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário
Internacional. São Paulo; Rio de Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, 2012, p. 15-
31.
RUIPÉREZ, Mariano García. Tipología y séries documentales: cuadros de
clasificación, cuestiones metodológicas y prácticas: Las Palmas de Gran
Canaria: Anroart, 2007 (Asarca forma, 2).
9

12. 7. BLOGOGRAFIA
Blog Arquivos da Night. Disponível em:
http://arquivosdanight.blogspot.com.br/ . Acesso em: 27 fev. 2013.
Blog Diplomática e Tipologia Documental – UnB.
http://diplomaticaetiplogia.blospot.com.br/. Acesso em: 27fev. 2013.
Blog Grupo Museu de Grandes Novidades. Disponível em:
http://museudegradesnovidades.blogspot.com.br/. Acesso em: 28 fev. 2013.
Blog Papel Manteiga. Disponível em:
http://eus2comida.blogspot.com.br/2011/02/trabalho-final-finalmente.html.
Acesso em: 28 fev. 2013.
10