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# ACCESS 2013

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### ACCESS 2013

1. 1. FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA  TEMA: CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA  MACROS  INFORMES  FORMULARIOS  CONSULTAS NOMBRE: GEOMAYRA CAÑAR SEMESTRE: TERCERO INGENIERO CARLOS EBLA SEPTIEMBRE 2013-ENERO 2014
2. 2. INDICE 1. CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA ....................................................................................... 1 1.1 Información general ............................................................................................................ 1 Datos externos............................................................................................................................ 3 Propiedades de tabla y campo .................................................................................................. 3 Tipos de datos ............................................................................................................................ 4 Relaciones de tabla .................................................................................................................... 5 Especificaciones de tabla .............................................................................................................. 8 2. CONSULTAS E INFORMES ............................................................................................................ 9 2.1 Usar parámetros en consultas e informes .......................................................................... 9 Informes ...................................................................................................................................... 9 Consultas ..................................................................................................................................... 9 3.1 Introducción ...................................................................................................................... 11 Usar parámetros en consultas .................................................................................................... 12 Hacer coincidir parte de un valor de campo con una cadena de parámetro ..................... 13 Coincidencia basada en valores desiguales ........................................................................... 14 Usar parámetros en informes ..................................................................................................... 15 Crear un formulario que recopile parámetros de informe...................................................... 15 3. FORMULARIOS........................................................................................................................... 23 4.1 5.1 4. Crear un formulario ........................................................................................................... 26 En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico .................................................................. 27 Informes .................................................................................................................................... 28 Presentar datos ................................................................................................................................. 28 5. MACROS .................................................................................................................................... 36 6. CONSULTAS ............................................................................................................................... 41 7. WEBGRAFIA ............................................................................................................................... 45
3. 3. Escuela Politécnica de Chimborazo 1. CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA Cuando se usa una base de datos, los datos se almacenan en tablas (listas basadas en asuntos que contienen datos organizados en registros). Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. En este artículo se proporciona información general acerca de las tablas en Microsoft Access 2010 y se describen las características de tabla nuevas y las que ya no se incluyen. Además, se explica cómo crear una tabla, agregar campos a una tabla, establecer la clave principal de una tabla y establecer las propiedades de campo y de tabla. Para empezar a diseñar una base de datos, debe planear todas sus tablas y decidir de qué modo se relacionarán entre sí. Antes de crear tablas, estudie detenidamente los requisitos y determine todas las tablas que necesita. Para ver una introducción a la planeación y el diseño de una base de datos, vea el artículo sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos y los vínculos de la sección. 1.1 Información general Una tabla es un objeto de base de datos que se usa para almacenar datos acerca de un asunto en particular, como los empleados o productos. Una tabla está compuesta por registros y campos. Cada registro contiene datos acerca de una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro se denomina normalmente fila o instancia. Informática Página 1
4. 4. Escuela Politécnica de Chimborazo Cada campo contiene datos acerca de un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo se denomina normalmente columna o atributo. Un registro se compone de valores de campo, como ejemplo Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo se denomina normalmente hecho. Informática Página 2
5. 5. Escuela Politécnica de Chimborazo Un registro Un campo Un valor de campo Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un asunto diferente. Cada tabla puede contener a su vez muchos campos de distintos tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos. Datos externos Se puede establecer un vínculo a distintos tipos de orígenes de datos externos, como otras bases de datos, archivos de texto y libros de Excel. Al establecer un vínculo a datos externos, Access puede usar ese vínculo como una tabla. Según el origen de datos externo y el modo en el que se crea el vínculo, puede modificar los datos en la tabla vinculada y crear relaciones que involucren a la tabla vinculada. Sin embargo, no puede usar el vínculo para cambiar el diseño de los datos externos. Propiedades de tabla y campo Las tablas y los campos tienen propiedades que se pueden establecer para controlar sus características o su comportamiento. Informática Página 3
9. 9. Escuela Politécnica de Chimborazo para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos. Relación de tabla en la ventana Relaciones Una clave principal identificada con el icono de clave junto al nombre de campo Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave) Ventajas de las relaciones Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:  Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos. Informática Página 7
10. 10. Escuela Politécnica de Chimborazo  Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.  Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada. Sugerencia Para planear las tablas, tenga en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de clave externa si ya existe la tabla que contiene la clave principal correspondiente. El Asistente para búsquedas crea la relación. Especificaciones de tabla En Access 2010, una tabla tiene las siguientes limitaciones prácticas: Atributo Máximo Número de caracteres del nombre de una tabla 64 Número de caracteres del nombre de un campo 64 Número de campos de una tabla 255 Número de tablas abiertas 2048 (este límite incluye las tablas que Access abre de forma interna) Tamaño de tabla 2 gigabytes menos el espacio necesario para los objetos del sistema Número de caracteres de un campo de texto 255 Número de caracteres de un campo Memo 65.535 cuando se escriben los datos mediante la interfaz de usuario; 2 gigabytes de almacenamiento de caracteres cuando se escriben los datos mediante programación. Tamaño de un campo Objeto OLE Informática 1 gigabyte Página 8
11. 11. Escuela Politécnica de Chimborazo Número de índices de una tabla 32 Número de campos de un índice 10 Número de caracteres de un mensaje de 255 validación Número de caracteres de una regla de validación 2.048 Número de caracteres de una descripción de 255 tabla o campo Número de caracteres de un registro (sin incluir 4.000 los campos Memo y Objeto OLE) si la propiedad Compresión Unicode de los campos está establecida en Sí Número de caracteres del valor de una 255 propiedad de campo 2. CONSULTAS E INFORMES 2.1 Usar parámetros en consultas e informes Informes Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico. Consultas Informática Página 9
12. 12. Escuela Politécnica de Chimborazo Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta. Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe. Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o eliminar datos. Las consultas son útiles para poder trabajar sólo con los campos de una tabla que corresponden a una tarea determinada. Cuando se desea limitar aún más los datos con los que se va a trabajar, basándose en el valor de un campo, se pueden usar criterios en la consulta. Los criterios son reglas que se incluyen en el diseño de una consulta. Estas reglas especifican valores o modelos con los que los campos deben coincidir o que los campos deben contener para que la consulta los devuelva. Cuando se desea que una consulta pida un valor o un modelo cada vez que se ejecuta, se puede crear una consulta de parámetros. También se pueden usar parámetros con un informe para que se pidan criterios cuando se ejecuta el informe. Se pueden usar Informática Página 10
13. 13. Escuela Politécnica de Chimborazo formularios para que los parámetros de consulta e informe se puedan recopilar y pasar mejor de las siguientes maneras:  Permitiendo el uso de controles específicos del tipo de datos  Habilitando la persistencia de los valores de parámetro  Permitiendo el uso de controles de cuadro combinado (de modo que se puede elegir un valor de una lista en vez de escribirlo)  Permitiendo el uso de otros controles disponibles en formularios En este artículo se explica cómo usar los parámetros en consultas e informes, y cómo usar los formularios para mejorar el uso de los parámetros. 3.1 Introducción Puede usar criterios en una consulta en Microsoft Office Access 2007 para limitar el conjunto de registros que la consulta va a devolver. Consideremos el siguiente caso. Supongamos que tiene una consulta denominada Último pedido, que devuelve los nombres y direcciones de sus clientes junto con la fecha en la que envió su último pedido. Acaba de agregar algunos productos nuevos e interesantes al inventario y al catálogo. Cada vez que envía un pedido, incluye una copia del actual catálogo. Prevé que los nuevos productos van a tener mucho éxito y desea asegurarse de que todos los clientes los conocen. Desea enviar un nuevo catálogo a todos los clientes que aún no lo hayan recibido junto con un pedido. Por este motivo, desea crear una lista de correo con los nombres y direcciones de los clientes cuyo último pedido se envió antes de publicarse el nuevo catálogo. Para ello, aplica un criterio al campo de fecha de envío de la consulta Último pedido. El criterio especifica que la fecha que figura en ese campo debe ser anterior a la fecha en la que se inició la distribución del nuevo catálogo, por ejemplo, 31/3/2006. Cuando ejecute la consulta, obtendrá una lista de correo que contenga únicamente los clientes que no han recibido el nuevo catálogo. Pero, ¿qué sucede si vuelve a producirse esta situación? Podría modificar el diseño de la consulta cambiando el valor especificado por el criterio pero, ¿no sería genial si la consulta Informática Página 11
14. 14. Escuela Politécnica de Chimborazo pudiera solicitar una fecha y usar esa fecha para decidir qué clientes se van a incluir en la lista de correo? Para ello, deberá usar un tipo especial de criterio denominado parámetro. Los parámetros también se pueden usar con los informes. Esto permite a los usuarios pasar al informe criterios cuando lo ejecutan. En este artículo, se muestra cómo usar Office Access 2007 para crear informes que acepten parámetros. Puede que los cuadros de diálogo proporcionados por una consulta de parámetros sean insuficientes para sus objetivos. En esos casos, puede crear un formulario que se ajuste mejor a sus necesidades de recopilación de parámetros. En este artículo se muestra cómo crear un formulario que recopile parámetros de informe. En este artículo se supone que está familiarizado con la creación de consultas e informes. Al menos deberá saber cómo crear una consulta de selección antes de continuar. Para obtener más información sobre la creación de una consulta de selección o un informe, vea los artículos Crear una consulta de selección sencilla y Crear un informe sencillo. Este artículo incluye ejemplos de cómo usar parámetros en las consultas y los informes. Sin embargo, no incluye una referencia exhaustiva para especificar criterios. Para obtener más información sobre cómo especificar criterios, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta. Usar parámetros en consultas Crear una consulta de parámetros es tan fácil como crear una consulta que usa criterios. Puede diseñar una consulta de modo que pida un solo dato, como un número de pieza, o varios datos, como dos fechas. Por cada parámetro, una consulta de parámetros muestra un cuadro de diálogo independiente en el que se solicita un valor para ese parámetro. Crear una consulta de parámetros Informática Página 12
15. 15. Escuela Politécnica de Chimborazo 1. Cree una consulta de selección y, a continuación, abra la consulta en la vista Diseño. 2. En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro, escriba entre corchetes el texto que debe aparecer en el cuadro de diálogo del parámetro; por ejemplo: [País o región de origen:] Cuando ejecute la consulta de parámetros, el parámetro aparecerá sin corchetes en un cuadro de diálogo. 3. Repita el paso 2 por cada parámetro que la consulta debe recopilar y aplicar. Puede seguir los pasos anteriores para crear una consulta de parámetros a partir de cualquiera de los siguientes tipos de consulta:  Selección  Tabla de referencias cruzadas  Datos anexados  Creación de tabla  Actualización También puede agregar parámetros a una consulta de unión. Para ello: 1. Abra la consulta de unión en la vista SQL. 2. Agregue una cláusula WHERE que contenga cada uno de los campos para los que desee solicitar un parámetro. Si ya existe una cláusula WHERE, compruebe si los campos para los que desee solicitar un parámetro ya están incluidos en la cláusula. En caso contrario, agréguelos. 3. En vez de usar criterios en la cláusula WHERE, inserte indicadores de parámetro que tengan la misma sintaxis que los parámetros de otros tipos de consulta. Hacer coincidir parte de un valor de campo con una cadena de parámetro Informática Página 13
16. 16. Escuela Politécnica de Chimborazo Quizás desee aplicar un poco de variabilidad en la forma en que la consulta aplica un parámetro. Por ejemplo, puede que desee que una consulta acepte una cadena de texto y la haga coincidir con parte de un campo. Para ello, use la palabra clave Como junto con caracteres comodín. Por ejemplo, desea que la consulta solicite un país o una región de origen y que el valor de campo pertinente contenga la cadena de parámetro. Para ello: 1. Cree una consulta de selección y, a continuación, abra la consulta en la vista Diseño. 2. En la fila Criterios del campo al que desee aplicar el parámetro, escriba Como "*"&[, escriba el texto que desee usar como indicador y, a continuación, escriba ]&"*". Cuando ejecute la consulta de parámetros, la cadena aparecerá en el cuadro de diálogo sin corchetes y sin la palabra clave Como o los caracteres comodín. 3. Cuando la consulta acepte el parámetro, coincidirá con los valores que contiene la cadena de parámetro. Por ejemplo, la cadena de parámetro us coincide con las filas donde el campo de parámetro tiene el valor Australia y filas donde el valor es Austria. Puede usar asimismo la palabra clave Como y los caracteres comodín para especificar que un parámetro debe coincidir con el inicio o el final de un valor de campo. Para que coincida con el inicio de un valor de campo, omita las comillas, el carácter comodín y el carácter de y comercial (&) delante del corchete de apertura. Para que coincida con el final de un valor de campo, omita el carácter de y comercial, las comillas y el carácter comodín situados detrás del corchete de cierre. Coincidencia basada en valores desiguales Puede que desee que una consulta, en vez de devolver las filas con un valor coincidente, devuelva las filas para las que se cumplan también otras comparaciones. Por ejemplo, desea solicitar un año y desea que se devuelvan las filas en las que el valor de año es mayor que la Informática Página 14
19. 19. Escuela Politécnica de Chimborazo Estilo de los bordes Diálogo 3. Por cada parámetro que va a recopilar el formulario, haga clic en Cuadro de texto en el grupo Controles de la ficha Diseño. 4. Configure las propiedades de los cuadros de texto, tal y como se muestra en la tabla siguiente. Propiedad Valor Nombre Escriba un nombre que describa el parámetro; por ejemplo, Fecha inicial. Formato Elija un formato que refleje el tipo de datos del campo de parámetro. Por ejemplo, seleccione Fecha mediana para un campo de fecha. 6. Guarde el formulario y asígnele un nombre; por ejemplo, Recolector de parámetros. Nota En este ejercicio se usa Recolector de parámetros como nombre del formulario. A medida que siga estas instrucciones, reemplace el nombre asignado al formulario de parámetros del informe con el nombre Recolector de parámetros. Paso 2: Cree un módulo que contenga una función que comprueba si ya se ha cargado un formulario 1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Módulo. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Macro o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Módulo. Se abre un nuevo módulo en el Editor de Visual Basic. 2. Escriba o pegue el siguiente código en el Editor de Visual Basic: Function IsLoaded(ByVal strFormName As String) As Boolean Dim oAccessObject As AccessObject Set oAccessObject = CurrentProject.AllForms(strFormName) Informática Página 17
20. 20. Escuela Politécnica de Chimborazo If oAccessObject.IsLoaded Then If oAccessObject.CurrentView <> acCurViewDesign Then IsLoaded = True End If End If Paso 3: Cree un grupo de macros que controle el formulario Recolector de parámetros 1. En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro. 2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Nombres de macro para mostrar la columna Nombres de macro. 4. Escriba un nombre de macro, como Cuadro de diálogo Abrir, en la columna Nombre de la macro. 5. Haga clic en la celda de la columna Acción situada junto al nombre de la nueva macro, haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, haga clic en Abrir Formulario. 6. En la cuadrícula Argumentos de acción (situada debajo de la cuadrícula de diseño de la macro), configure los argumentos de acción, tal y como se muestra en la siguiente tabla. Argumento Nombre Valor del Escriba el nombre que asignó al formulario de parámetros de formulario informe. Vista Formulario Informática Página 18
21. 21. Escuela Politécnica de Chimborazo Modo de datos Modificar Modo de la ventana Diálogo 7. En la siguiente celda Acción, haga clic en CancelarEvento para agregar una segunda acción. Se usa esta acción para cancelar la vista previa o la impresión del informe cuando un usuario hace clic en el botón Cancelar del formulario. 8. Si no ve la columna Condición, haga clic en Condiciones del grupo Mostrar u ocultar en la ficha Diseño. 9. En la columna Condición, escriba Not IsLoaded, seguido de un paréntesis de apertura y unas comillas, el nombre asignado al formulario de parámetros de informe y, a continuación, unas comillas y un paréntesis de cierre. Por ejemplo, si el formulario se denomina Recolector de parámetros, escriba Not IsLoaded("Recolector de parámetros"). 10. En la siguiente fila en blanco de la cuadrícula de diseño de la macro, escriba un nombre de macro, como Cuadro de diálogo Cerrar. 11. En la celda Acción adyacente, haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, haga clic en Cerrar. El informe usa esta acción para cerrar el formulario de parámetros de informe. Configure los argumentos de la acción, tal y como se muestra en la siguiente tabla. Argumento Valor Tipo de objeto Formulario Nombre del Escriba el nombre que asignó al formulario de parámetros de objeto informe. Guardar No 13. En la siguiente fila en blanco de la cuadrícula de diseño de la macro, escriba un nombre de macro, como Aceptar. En la celda Acción adyacente, haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, haga clic en EstablecerValor. Se usa esta acción para ocultar el formulario de parámetros de informe cuando el usuario hace clic en Aceptar. Configure los argumentos de la acción, tal y como se muestra en la siguiente tabla. Informática Página 19
22. 22. Escuela Politécnica de Chimborazo 14. Argumento Valor Elemento [Visible] Expresión No 15. En la siguiente fila en blanco de la cuadrícula de diseño de la macro, escriba un nombre de macro, como Cancelar. En la celda Acción adyacente, haga clic en la flecha desplegable y, a continuación, haga clic en Cerrar. Se usa esta acción para cerrar el formulario de parámetros de informe cuando el usuario hace clic en Cancelar. Configure los argumentos de la acción, tal y como se muestra en la siguiente tabla. Argumento Valor Tipo de objeto Formulario Nombre del Escriba el nombre que asignó al formulario de parámetros de objeto informe. Guardar No 16. Guarde y cierre el grupo de macros. Especifique un nombre para el grupo de macros; por ejemplo, Recolector de parámetros. Paso 4: Agregue al formulario los botones de comando Aceptar y Cancelar. 1. Vuelva a abrir el formulario Recolector de parámetros en la vista Diseño. 2. Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Utilizar asistentes para controles en el grupo Controles de la ficha Diseño. 3. En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en Botón. 4. Sitúe el puntero debajo de los cuadros de texto del formulario y, después, arrastre para crear un botón de comando Aceptar. 5. Si no ve la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca. Informática Página 20
23. 23. Escuela Politécnica de Chimborazo 6. Configure las propiedades del botón Aceptar, tal y como se muestra en la tabla siguiente. Propiedad Valor Nombre Aceptar Título Aceptar Predeterminado Sí Escriba el nombre de la macro; por ejemplo, Recolector de Al hacer clic parámetros.Aceptar. 7. Cree un botón de comando Cancelar y configure sus propiedades, tal y como se muestra en la tabla siguiente. Propiedad Valor Nombre Cancelar Título Cancelar Al hacer Escriba el nombre de la macro; por ejemplo, Recolector de parámetros.Cancelar. clic 9. Guarde y cierre el formulario. Paso 5: Introduzca los criterios en la consulta o el procedimiento almacenado subyacente del informe 1. Abra la consulta o el procedimiento almacenado subyacente del informe en la vista Diseño. 2. Especifique los criterios para los datos. En la expresión, use el objeto Formularios, el nombre del formulario y los nombres de los controles en los criterios:  Por ejemplo, en una base de datos de Access (.accdb o .mdb), para un formulario denominado Recolector de parámetros, use la siguiente expresión para referirse a los controles denominados Fecha de inicio y Fecha de fin en la consulta: Informática Página 21
25. 25. Escuela Politécnica de Chimborazo 3. Configure las propiedades del informe, tal y como se muestra en la siguiente tabla. Propiedad Valor Al abrir Escriba el nombre de la macro que abra el formulario; por ejemplo, Recolector de parámetros.Cuadro de diálogo Abrir. Al cerrar Escriba el nombre de la macro que cierre el formulario; por ejemplo, Recolector de parámetros.Cuadro de diálogo Cerrar. 3. FORMULARIOS Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas. Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente" para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente. Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección de los datos y se facilita la entrada correcta de datos. Informática Página 23
28. 28. Escuela Politécnica de Chimborazo  En la vista Tabla dinámica, puede ver los datos de detalles o datos resumidos organizando los campos en las áreas de filtros, filas, columnas y detalles.  En la vista Gráfico dinámico, puede mostrar visualmente los datos al seleccionar un tipo de gráfico y ver los datos organizando los campos en las áreas de filtros, series, categorías y datos. 4.1 Crear un formulario Para crear rápidamente un formulario, utilice el comando Autoformato o un Asistente. La función Autoformulario crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la tabla o consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) Base. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, podrá personalizar el formulario en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).  Personalizar un formulario  En la vista Diseño En la vista Diseño, puede personalizar un informe de las siguientes maneras: Informática Página 26
29. 29. Escuela Politécnica de Chimborazo Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en las que está basado un formulario. Controlar y ayudar al usuario Puede establecer las propiedades del formulario para permitir o impedir a los usuarios que agreguen, eliminen o modifiquen los registros mostrados en un formulario. También puede agregar Ayuda personalizada a un formulario para ayudar a los usuarios a utilizar el formulario. Ventana Formulario Puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar los menús contextuales y otros elementos de la ventana Formulario. Secciones Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamaño los encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe. También se puede establecer propiedades de sección para personalizar la forma en que se imprimirá el contenido de una sección. Controles Puede mover, cambiar el tamaño o establecer las propiedades de fuente de un control. También puede agregar controles para mostrar los valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, así como otro tipo de información que sea de utilidad en un formulario. 5.1 En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico, puede personalizar un informe de las siguientes maneras: Agregar, mover o quitar campos Puede agregar campos a las áreas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla dinámica, y a las áreas de filtros, categorías, series y datos en la vista Gráfico dinámico. También puede mover campos de un área a otra y quitar campos de la vista. Filtrar registros Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al área de filtros. También puede filtrar un campo en el área de filas y columnas. Informática Página 27
30. 30. Escuela Politécnica de Chimborazo Ordenar registros Puede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden ascendente o descendente. También puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la vista Tabla dinámica. Agrupar registros Puede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o columna, o crear grupos personalizados. Dar formato a los elementos y cambiar títulos En la vista Tabla dinámica, puede cambiar la configuración de la fuente, alineación, color de fondo y formato de número de un campo. También puede cambiar los títulos de los campos y grupos personalizados. En la vista Gráfico dinámico, puede cambiar el tipo de gráfico, aplicar formato a los marcadores de datos, etc. 4. Informes Presentar datos Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la información en la manera que desee verla.  Crear etiquetas postales.  Mostrar totales en un gráfico.  Agrupar registros en categorías. Calcular totales. Informática Página 28
31. 31. Escuela Politécnica de Chimborazo La mayoría de los informes están enlazados a una o más tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un informe contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado. Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. Otra información acerca del formulario, como el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del informe.  El título y los encabezados de columna del informe se almacenan en el diseño del informe.  La fecha procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.  Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instrucción SQL base.  Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseño del informe. El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser cuadros de edición que muestren nombres y números, etiquetas que muestren títulos, o Informática Página 29
32. 32. Escuela Politécnica de Chimborazo líneas decorativas que organicen los datos gráficamente y mejoren la presentación del informe.  Las líneas son decorativas.  Las etiquetas muestran texto descriptivo.  Los cuadros de texto muestran los datos de la consulta Ventas por fecha.  Un cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total. Crear un informe Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. Utilice el Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales, el Asistente para gráficos si desea crear gráficos o el Asistente para informes si desea crear un informe estándar. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, el informe se puede personalizar como se desee en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.). Personalizar un informe Se puede personalizar un informe de las siguientes formas: Origen del registro Puede cambiar las tablas y consultas en que está basado un informe. Informática Página 30
34. 34. Escuela Politécnica de Chimborazo de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.); de este modo, los usuarios pueden actualizar o ver los datos a través de Internet o una intranet. La siguiente ilustración muestra el aspecto de la página de acceso a datos Productos, que se utiliza para especificar y actualizar información relativa a productos, en la vista Página (vista Página: ventana de Access en la que se puede examinar el contenido de una página de acceso a datos. Las páginas tienen la misma funcionalidad en la vista Página que en Internet Explorer 5.0 o posterior.) o en Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2) o posterior.  Escriba la información acerca de productos en los cuadros de texto, el cuadro de lista desplegable y la casilla de verificación.  Utilice la barra de herramientas de exploración de registros para desplazarse entre los registros, agregar, eliminar, guardar, ordenar y filtrar registros, y para obtener Ayuda. Una página en la vista Diseño La siguiente ilustración muestra la página de acceso a datos Productos en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Informática Página 32
35. 35. Escuela Politécnica de Chimborazo Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).  Título del cuerpo de la página  Encabezado de grupo para el nivel de grupo Productos  Sección de exploración de registros para el nivel de grupo Productos  Partes de una página de acceso a datos El cuerpo El cuerpo es la superficie de diseño básica de una página de acceso a datos. En una página que admite la inserción de datos se puede utilizar para mostrar texto informativo, controles dependientes de datos y secciones. Secciones Las secciones se utilizan para mostrar texto, datos de una base de datos y barras de herramientas. Normalmente, se utilizan dos tipos de secciones (sección: parte de un formulario, informe o página de acceso a datos como, por ejemplo, un encabezado, un pie o una sección de detalle.) en las páginas que admiten la inserción de datos: secciones de encabezado de grupo y de exploración de registros. Una página también puede contener secciones de pie y título.  Encabezado y pie de grupo Informática Se utilizan para mostrar datos y calcular valores. Página 33