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高效时间管理
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高效时间管理

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  • 1. 高效时间管理
    • 现状
    • 障碍
    • 前提
    • 观念
    • 关键
    • 技巧
    • 行动
    +
  • 2. 常见的浪费时间的行为示例
    • 1 、自我因素:
    • 混乱
    • 拖延
    • 授权不足
    • 个人需求(社会交往、社会接受度、完美度、风险规避)
    • 2 、环境因素:
    • 访客
    • 电话
    • 邮件
    • 等候
    • 会议
    • 危机
    • 上司决策失误
  • 3.  
  • 4. 病因
    • 授权不足
    • 犹豫不决
    • 半途而废
    • 故意纵容
    • 担心遗忘
  • 5. 对策
    • 该扔则扔
    • 不要移师暗处
    • 不放无关物品,将物品放在固定地方。
    • 让秘书协助建立良好的文件管理系统
    • 让文件在面前只流通一次
    • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
  • 6.  
  • 7. 为什么拖延?
  • 8. 喜欢做的事情 熟悉的事情 容易做的事情 花费时间少的事情 已排定时间的事情 资料齐全的事情 经过筹划的事情 别人的事情 有趣的事情 紧急的事情 不喜欢做的事情 不熟悉的事情 难做的是事情 花费时间多的事情 未排定时间的事情 资料不齐全的事情 未经筹划的事情 自己的事情 枯燥的事情 不紧急的事情
  • 9. 对策
    • 切香肠法,各个击破,逐步解决
    • 用平衡表分析,对比拖延的理由和不拖延的好处。
    • 改变自己爱拖延的思维方式
    • 避免过分的追求完美
  • 10. 授权有道
    • 管理是通过他人将事情办妥。
    • 授权就是将分内的若干工作委托部属履行。
    • 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。
    • 授权不卸责。
  • 11. 给谁授权?
    • 下属、同事、上级
    • 外部资源
    • 其他:设备、标准、流程、培训等
  • 12. 哪些事情可以授权?
    • 管理者亲自履行的工作
    • 管理者必须亲自履行,但可借助部属帮忙
    • 管理者可以履行,但部属若有机会也可代行
    • 必须由部属履行,但在紧急关头可获管理者协助
    • 必须由部属履行
  • 13. 授权为什么困难?
    • 担心部属做错事
    • 担心部属表现太好
    • 担心丧失对部属的控制
    • 不愿意放弃得心应手的工作
    • 找不到适当的部属授权
  • 14. 如何授权?
  • 15. 瓶颈多半位于瓶的上端
    • 沟通技巧不佳
    • 令部属等候(傲慢、优柔寡断、遥控)
    • 干扰部属的工作
    • 过分挑剔细节
    • 纵容或无视传达信息的人员,任意提高信息的紧迫性
  • 16. 高效时间管理的前提
    • 积极的心态
    • 使命与目标
  • 17. 持 续 成 熟 模 式 图 独 立 (我) 公众成功 个人成功 依赖(你) 互赖(我们) 3 )要事第一 1 )主动 积极 2 )以终 为始 4 )双赢思维 5 )知彼 解己 6 )统合 综效 7 )不断更新
  • 18. 主动积极的理解 受 制 于 人 主 动 积 极 刺 激 反 应 刺 激 反 应 选择的自由 自 觉 想象力 良 知 独立意志 刺激
  • 19. 目标能唤起你最高尚的才能
    • 自己的
    • 切合实际的
    • 书面的
    • 可衡量的
    • 有时限的
    • 平衡和谐的
  • 20. 下年目标 3-5 年目标 10 年目标 20 年目标 人生目标 使命宣言 角色 目标 目标金字塔
  • 21. 每日目标 每周目标 月度目标 季度目标 年度目标 每周目标 角色 目标 计划 行事历 授权 目标金字塔
  • 22. —— 规划长期目标 使命宣言 角 色 目 标 —— 规划每周目标 角 色 计 划 目 标 行 事 历 授 权
  • 23. 为什么不做计划?
    • 过分强调“知难行易”
    • 认为不做计划也能获得实效
    • 不了解做计划的好处
    • 认为计划赶不上变化
    • 不止如何做计划
  • 24. 四 代 时 间 管 理 理 论
    • 第一代时间管理 ---- 备忘录型
    • 第二代时间管理 ---- 事先规划安排行程
    • 第三代时间管理 ---- 规划、定优先顺序、操 之在我
    • 第四代时间管理 ---- 以原则为中心,以良知 为导向,创造高品质生活
  • 25. 什么是时间管理?
    • 科学的选择
    • 艺术的平衡
  • 26. 有障时间管理的四种观念
    • 视时间为主宰:重形式不重实质(岁月不饶人、时间是最好的试金石)
    • 视时间为敌人:重效率不重效能(与时间赛跑)
    • 视时间为神物:忘记时间
    • 视时间为奴隶:工作狂
  • 27. 工作狂的害处
    • 工作效率降低
    • 养成拖延的习惯(珀金森定律)
    • 可能导致工作的失败
  • 28. “ 工作狂”的原因
    • 勤勉等于成就?勤能补拙?
    • 天黑就吹口哨?
    • 欠缺时间管理的技能
    • 显示重要性
    • 满足烈士感
    • 不知休闲的乐趣
    • 逃避不愉快的家庭生活
  • 29. 时间管理的关键 优先计划管理
  • 30. 时间管理通则
    • 把每天要做的事列一份清单
    • 确定优先顺序,从最重要的事情做起
    • 每天都这么做
    • —— 世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲
  • 31. 重要,非紧急 重要,紧急 重要 紧急 M1 M2 M3 M4 非重要,非紧急 非重要,紧急 优先矩阵 事关重大者不可受制于细枝末节 --- 哥德
  • 32. 优先矩阵分类表:
  • 33. 偏重各类事务的结果:
  • 34. 重要,非紧急 重要,紧急 重要 紧急 M1 M2 M3 M4 非重要,非紧急 非重要,紧急 尽量避免扩大 M1 尽量减少 M3 事情 多投资时间在 M2 尽量避免 M4 事情 优先矩阵 事关重大者不可受制于细枝末节 --- 哥德
  • 35. 高 效 能 组 织 紧 急 不 紧 急 重 要 不 重 要 I I I I I I I V 20-25% 65-80% 15% >1%
  • 36. 4 代时间管理的着眼点
    • 第一代:易有成就感,但没有“优先”观念
    • 第二代:能未雨绸缪,但也不分轻重缓急
    • 第三代:有目标追求,但一、三类事务耗时较多
    • 第四代:承认人比事重要,我比别人重要,针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中的不同角色,并且全盘规划日常生活,着重第二类事务的完成。
  • 37. 如 何 处 理 高 价 值 活 动
    • 让高价值活动充实每一天,剩余的时间再用于做琐碎的小事。
    • 坚持重点,排除外界干扰,头脑中始终有最终的结果。
    • 设定最后期限,合理安排事情的进展。
    • 将大项目分解,逐步完成。
    • 高效运用自己的黄金时段
    • 奖励自己,始终保持积极进取的态度。
  • 38. 如 何 处 理 低 价 值 的 活 动
    • 授权或分派出这些活动,节约自己的时间。
    • 降低自己的标准,不要追求完美。
    • 学会放弃既没有价值,又浪费时间的事。
    • 将它们汇总,集中时间处理。
    • 做正确的事比正确的做事更重要
  • 39. 知 识 ( 做什么 , 为何做 ) 习 惯 的 建 立 知识 (做什么、为何做) 意 愿 ( 想要去做 ) 技 能 ( 怎么做 ) 习 惯
  • 40. 现在就做 立即行动
    • 找出一件一直为你所忽略,但是会对个人回事业产生重大影响的事,写下来作为近程目标
    • 根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间,然后连续三天记录行事历,每十五分钟为一单位,验证正确与否?你是否满意自己运用时间的方式?有没有应当改弦易张之处?
    • 列举可授权的事项及合适的授权对象,并付诸行动
    • 规划下一周的活动,依据不同角色设立目标,再把目标转化为行动,列入行事历。一周后,检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活,意志是否坚定?
    • 下定决心,以后每周固定规划行事历,并选择一定时间来进行。
    • 设计合用的表格