Contractmanagement: welke tool past?

Like this? Share it with your network

Share

Contractmanagement: welke tool past?

  • 1,943 views
Uploaded on

Wu Wise heeft gedurende het laatste halfjaar van 2011 onderzoek gedaan naar contractmanagement tools. Al snel werd duidelijk dat het verschil tussen de diverse tools die worden aangeboden groter is......

Wu Wise heeft gedurende het laatste halfjaar van 2011 onderzoek gedaan naar contractmanagement tools. Al snel werd duidelijk dat het verschil tussen de diverse tools die worden aangeboden groter is dan op het eerste gezicht lijkt. Het kiezen van de juiste tool voor uw organisatie kan een groot verschil maken bij het succes van contractmanagement. Graag deelt Wu Wise de ervaringen die bij deze reis zijn opgedaan, om u te helpen nog succesvoller te selecteren en implementeren.

In de presentatie wordt ingegaan op de soorten tools die in de markt te vinden zijn en de verschillende aspecten die komen kijken bij de selectie van een contractmanagement tool. Hierbij wordt ingegaan op zowel de technische aspecten als de meer inhoudelijke kant van de contractmanagement toolselectie.

Zo komen aan de orde:

• Bij welke aspecten van contractmanagement kan een tool ondersteunen?
• Welke functionaliteiten vindt u zoal terug in een contractmanagement tool?
• Welke rapportages vindt u zoal terug in een contractmanagement tool?
• In hoeverre moet een tool communiceren met andere systemen en hoe gaat dat in zijn werk?
• Wat betekent het wanneer de tool ‘in de Cloud’ gehost wordt en wat zijn daarvan de voor- en nadelen?
• Welke dienstverlening modellen hanteren de verschillende aanbieders bij implementatie en beheer van de tool?
• Welke pricing modellen zijn er?
• In hoeverre speelt de inrichting van uw eigen organisatie een rol bij het selecteren van een tool?

Na deze presentatie heeft u zicht op de stappen die voor u en uw organisatie noodzakelijk zijn om te komen tot een gedegen selectie en implementatie.

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
1,943
On Slideshare
1,938
From Embeds
5
Number of Embeds
3

Actions

Shares
Downloads
37
Comments
0
Likes
1

Embeds 5

http://www.linkedin.com 3
https://twitter.com 1
https://www.linkedin.com 1

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. CONTR ACTMANAGEMENT WELKE TOOL PAST?
  • 2. TIJDSINDELING‣ 18.30 - 19.15: Presentatie‣ 19.15 - 20.00: Welke tool past voor u? (workshop)‣ 20.00 - 20.30: Netwerken & napraten Deze presentatie is georganiseerd door de© Wu Wise 2012 2
  • 3. INHOUD‣ Wie ben ik, wie bent u?‣ Onze zoektocht...‣ Bepalen en vaststellen ➡ Stap 1: visie op contractbeheer en -management ➡ Stap 2: doel van de tooling ➡ Stap 3: de rest (functionele / technische wensen & eisen, governance, pricing, etc.)‣ Supplier overview‣ Workshop© Wu Wise 2012 3
  • 4. ONZEZOEKTOCHT
  • 5. ONZE ZOEKTOCHT‣ Onze dienstverlening: full-service IT contractmanagement, -beheer en -administratie‣ Onze kracht: besturing, inhoudelijke kennis en dienstverlening ➡ Dus niet: software development, housing of hosting‣ Voor gedegen administratie en ontsluiting meer nodig dan excel ➡ Conclusie: uitbesteden‣ Verschillen en mogelijkheden via websites niet helder ➡ Conclusie: uitnodigen partijen‣ We nemen u graag mee...© Wu Wise 2012 5
  • 6. BEKEKEN TOOLS AlertA Contracked CRICS Contracto (onlinecontractbeheer.nl) U krijgt van ons: Inconto ProActive Software Geen Proquro waarde-oordeel Protinus Contract Portal Vendorlink contract rating Pactum (contractbeheer.com) Wel Esize input voor eigen NIC besluitvorming Hyarchis 2020.vision.nl Effacts Contract Management 2Agree© Wu Wise 2012 6
  • 7. ONZE VISIE
  • 8. FULL-SERVICE BUREAU‣ De producten en diensten van Wu Wise zijn georganiseerd rondom de volgende onderwerpen: - Contractmanagement - Contractbeheer & -administratie - Contract Behoeften - Contract Goverance / Besturing - Standaardiseren Contractdossiers (Contracten, SLA, DAP, DFA, etc.) - Procesinrichting, -audits en -verbetering‣ Kortom: contract besturing en inhoud (Contract Piramide)© Wu Wise 2012 8
  • 9. CONTRACT PIRAMIDE - 1‣ Besturing - Wens / behoeften - Contract - Daadwerkelijke levering© Wu Wise 2012 9
  • 10. CONTRACT PIRAMIDE - 2‣ Inhoud - Financiën - Dienstverlening - Relatie en communicatie© Wu Wise 2012 10
  • 11. ONZE VISIE EN BEHOEFTE‣ Contractmanagement is afspraken management‣ Zonder inzicht in de gemaakte afspraken is contractmanagement zeer lastig‣ Zonder tussentijdse monitoring, afstemming en bijsturing is een afspraak zinloos; dit is de kern van contractmanagement‣ Contractmanagement doe je samen en niet alleen‣ Wat was voor ons belangrijk in een tool: ➡ Inhoud contracten vastleggen, documenten ontsluiten, notificaties en bijsturen, meerdere users en rechten, prettige user interface, kosten mogen geen belemmering zijn, te gebruiken voor zeer veel verschillende typen klanten.© Wu Wise 2012 11
  • 12. UW VISIE‣ Sluiten uw definities aan op de onze?‣ Ontbreken bepaalde belangrijke elementen?‣ Welke impact zou dat hebben op uw eisen aan een tool?© Wu Wise 2012 12
  • 13. HET DOELVAN TOOLING
  • 14. 3 HOOFDDOELEN‣ Rapportage (opleveren stuurinformatie, al dan niet grafisch)‣ Workflow Management en procuratie (ondersteuning proces van offerte tot betaalde factuur)‣ Contract besturing (ondersteuning bij aansturing leveranciers en afstemming met gebruikers) ➡ Looptijd, werkelijke levering (KPI’s), bonus / malus, ontvangen rapportages, klanttevredenheid etc. ➡ Let op! Veel verschil in diepgang tussen verschillende pakketten Het schaap met 5 poten bestaat niet. Waar ligt uw focus?© Wu Wise 2012 14
  • 15. DE REST
  • 16. FUNCTIONELE REQUIREMENTS‣ Gebruiksvriendelijkheid en interface‣ Welke gegevens wilt u vastleggen ➡ Financieel, CRM, Compliance, Performance KPI’s, Looptijd, indexering, etc.‣ Gebruiker differentiatie (verschillende rollen, afscherming specifieke informatie)‣ Document management en zoekfunctie‣ Template contracten‣ Rapportage mogelijkheden‣ Beheer mogelijkheden (aanmaken templates, gebruikers etc.)© Wu Wise 2012 16
  • 17. TECHNISCHE REQUIREMENTS‣ Performance bij groot aantal contracten / documenten‣ Hosting ➡ eigen datacenter ➡ in ‘the cloud’ (non-disclosure!?)‣ Beveiliging, backup & recovery ➡ Sluiten de security maatregelen van de supplier aan op eisen van uw organisatie?‣ Welke browsers / cliënts worden ondersteund ➡ iPhone, Blackberry, Android, Windows, Mac, Explorer, Firefox etc.‣ Zijn er technisch koppelingen mogelijk/wenselijk en werkbaar?© Wu Wise 2012 17
  • 18. GOVERNANCE‣ Wie doet wat? ➡ Wie gaat gegevens invoeren ➡ Wie maakt aanvullende afspraken en moeten deze ook in de tool terecht komen ➡ Wie gaat informatie monitoren en acties uitvoeren ➡ Moet de leverancier hier een rol bij (kunnen) spelen?‣ Hoe is eigenaarschap contracten en afspraken ingericht? ➡ Wie is verantwoordelijk wanneer het mis gaat? ➡ Wie heeft er baat bij behalen besparingen of kwalitatieve / compliance afspraken? ➡ Hulpmiddel: restaurantmodel© Wu Wise 2012 18
  • 19. GOVERNANCE Demand Supply Dat zal ik even Nee, maar voor u navragen Hebben we we kunnen wel... Heeft u ook... ? ook... ? Familie Gast Ober Ober Chef-Kok RESTAURANT KEUKEN© Wu Wise 2012 19
  • 20. GOVERNANCE Demand Supply Dat zal ik even Dat zal ik even voor u navragen Hebben we voor u navragen Heeft u ook... ? ook... ? Leverancier Groenten Garde Leverancier Familie Vlees Rotisserie Gast Ober Ober Chef-Kok Leverancier Entre metier Patisserie RESTAURANT KEUKEN© Wu Wise 2012 20
  • 21. GOVERNANCE Demand Supply Prijs en kwaliteit Kwaliteit Leverancier Groenten Inhoud Flexibiliteit Prijs en en inhoud Garde Leverancier kwaliteit Familie Vlees kwaliteit, Rotisserie Inhoud flexibiliteit Gast Ober Ober Chef-Kok Leverancier Entre metier Patisserie Flexibiliteit Kwaliteit, prijs en flexibiliteit© Wu Wise 2012 21
  • 22. MAATWERK EN ONTWIKKELING‣ In hoeverre wilt u het systeem kunnen uitbreiden naar eigen wens?‣ Is dat technisch mogelijk?‣ Wat zijn de kosten daarvan?‣ Wie voert dit uit en hoe toekomstvast is deze oplossing? ➡ aantal mensen met kennis ➡ gebruikte onderliggende pakketten‣ Wat doet de leverancier zelf aan doorontwikkeling en in hoeverre zijn hieraan verplichtingen danwel kosten verbonden? ➡ Let op verschil tussen licentie en cloud oplossing!© Wu Wise 2012 22
  • 23. AARD LEVERANCIER‣ Organisatie ➡ Lokale, nationale of internationale focus ➡ Mate van specifieke aandacht voor u als klant en cultuur van de organisatie‣ Expertise ➡ Inhoudelijke expertise contractmanagement of software development en beheer?‣ Heden en verleden ➡ Oorsprong tool en organisatie ➡ Ontwikkeling tool en organisatie ➡ Wat bij faillissement of stopzetten activiteit (escrow)?‣ Referenties© Wu Wise 2012 23
  • 24. PRICING EN METHODIEK‣ Eenmalige aanschaf, periode contract of combinatie?‣ Inclusief of exclusief hosting? ➡ Indien laatste: wat zijn de hosting requirements en kosten?‣ Inclusief of exclusief doorontwikkeling? ➡ Indien laatste: wat zijn daarvan ongeveer de kosten?‣ Vaste prijs of prijs per eenheid?‣ Per user, per hardware component, per GB, per contract?‣ Grote verschillen in zowel pricing als methodiek!© Wu Wise 2012 24
  • 25. SUPPLIEROVERVIEW
  • 26. KANTTEKENINGEN‣ Geen garantie op volledigheid noch correctheid‣ Betreft een zo objectief mogelijke indruk van onze kant‣ Grote partijen die contractmanagement als aanvulling op hun pakket bieden, zoals SAP, Oracle, Topdesk zijn niet meegenomen.‣ Het is zeer waarschijnlijk dat we een aantal internationale, nieuwe of zelfs bestaande partijen over het hoofd hebben gezien.‣ Advies: ga op basis van eerdergenoemde aandachtspunten op zoek naar het voor uw organisatie geschikte pakket en nodig suppliers uit.‣ HET beste pakket bestaat niet.© Wu Wise 2012 26
  • 27. SUPPLIER OVERVIEWNaam leverancier Focus SaaS of Licentiemodel?AlertA Rapportage / Contract besturing LicentieContracked Rapportage / Contract besturing SaaSCRICS Rapportage / Contract besturing SaaSContracto (onlinecontractbeheer.nl) Rapportage / Contract besturing SaaSInconto Rapportage / Contract besturing BeideProActive Software Workflow Management SaaSProquro Workflow Management BeideProtinus Contract Portal Rapportage / Contract besturing SaaSVendorlink | Contract rating Contract besturing SaaSPactum (contractbeheer.com) Rapportage / Contract besturing SaaSEsize Workflow Management BeideNIC Rapportage / Contract besturing SaaSHyarchis Rapportage / Contract besturing Beide2020.vision.nl Workflow Management LicentieEffacts Contract Management Workflow Management SaaS2Agree Rapportage / Contract besturing Beide© Wu Wise 2012 27
  • 28. AAN DESLAG...