Hoe	  maak	  je	  SharePoint	  sociaal	  en	  gebruiksvriendelijk	  binnen	  Het	  Nieuwe	  Samenwerken?	  Door Wilco Turn...
Het is een garantie dat menschrijft met de ontvanger in gedachten. Kort. Relevant. Om hun interne netwerk tebedienen, zo t...
WAT MIST SHAREPOINT?SharePoint is gemaakt om schaalbaarheid aan te kunnen. Dat heeft Microsoft gedaandoor content decentra...
door het aantal views, likes, comments en shares te tellen. Ook moet alle content uit alle‘sites’ in die index worden opge...
Maar als je het overdrijft, is het net alsof het hele platform behangen is met irrelevanteknoppen. Een juiste keuze is dus...
Wil je meer weten over SharePoint, op 22 en 23 november vindt in Amsterdam deSharePoint Connections Conference plaats. Reg...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Hoe maak je share point sociaal en gebruiksvriendelijk binnen het nieuwe samenwerken

272

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
272
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Hoe maak je share point sociaal en gebruiksvriendelijk binnen het nieuwe samenwerken

  1. 1. Hoe  maak  je  SharePoint  sociaal  en  gebruiksvriendelijk  binnen  Het  Nieuwe  Samenwerken?  Door Wilco Turnhout van Rapid Circle - 18 november 2011Bij 80 procent van de Nederlandse grotere organisaties draait SharePoint en is heteen platform voor samenwerking, communicatie en workflow. Onder andere.Logisch dat Microsoft meegaat met de nieuwe vormen van samenwerken encommunicatie geïnspireerd door social media-sites.Een product dat één keer in de drie jaar een nieuwe versie krijgt, vertraagd door de langebenodigde testperiodes, is een stabiel en schaalbaar platform, maar kan daardoor nietmee in de consumerisation van applicaties. Ook daarom is SharePoint in de basis niethet meest intuïtieve systeem in de markt. Toch kán het, SharePoint sociaal vriendelijkmaken. Hoe? Waarom zou je? Wat kost dat?WAT VERWACHT JE VAN EEN SOCIAAL INTRANET ENSOCIAL COLLABORATION-PLATFORM?Op Facebook kunnen we elkaar heel efficiënt en laagdrempelig op de hoogte houden,interessante zaken van mensen die we volgen snel scannen op een moment dat het ónsuitkomt. Zo zou je toch ook willen dat men binnen de organisatie elkaar update en ideeënen kennis deelt? Op Twitter leren we snel en laagdrempelig nieuwe mensen kennen metdezelfde interesses en met expertise die je op dat moment nodig hebt. Zou het niet superzijn wanneer mensen binnen jouw organisatie elkaar gemakkelijk kunnen vinden enverbinden? En wanneer managers én transparant én toegankelijk zijn door het reagerenop reacties van werknemers, terwijl nog duizend anderen meekijken?Op Dropbox kun je efficiënt bestanden en mappen delen. Dat moet toch binnen deorganisatie net zo gemakkelijk gaan? Op Foursquare doen mensen een competitie enkrijgen er badges voor. Zou het niet mooi zijn wanneer werknemers badges willenwinnen door bewezen bijdrage aan de organisatie als gevolg van helpen, delen,verbinden en doorgeven? Op Twitter is de unfollow button misschien we de meestcruciale van het systeem: deel alleen zaken kort en relevant voor de doelgroep, andersslinkt je netwerk.
  2. 2. Het is een garantie dat menschrijft met de ontvanger in gedachten. Kort. Relevant. Om hun interne netwerk tebedienen, zo te laten zien wat hun expertise is en gevraagd te worden voor interessanteinitiatieven. Dát geeft je een organisatie waar mensen delen in plaats van verstoppen,transparantie in plaats van verborgen agenda’s, productiviteit in plaats van aanwezigheiden taken worden gedaan door diegene die daar goed in zijn.WAT VERWACHT JE VAN EEN SOCIAAL PLATFORM?§ Stupidly simple: niet te veel knoppen en keuzes, intuïtief, overzichtelijk, vriendelijk§ Delen en reageren met één zin en één druk op de knop: via microblogging§ Als je iets deelt en het slaat aan, moet je een massa kunnen bereiken§ Wat populair en relevant voor jou is, moet centraal beschikbaar zijn§ Documenten gemakkelijk delen en zien wat de relevantie en populariteit is van documenten§ Eén plek waar jouw persoonlijke relevante zake staan én alle communicatiemiddelen toegankelijk zijn§ Een platform dat er ‘lekker’ uitziet. Gebrand in eigen huisstijl§ Gemakkelijk mensen met een expertise kunnen vinden
  3. 3. WAT MIST SHAREPOINT?SharePoint is gemaakt om schaalbaarheid aan te kunnen. Dat heeft Microsoft gedaandoor content decentraal te maken. Een SharePoint platform heeft technisch gezienduizenden sites. Om van al die sites de meest populaire, interessante, persoonlijkrelevante, recente en ‘ge-like-te’ updates, blogposts, video’s, documenten, taken,artikelen en nieuwsberichten op één plek weer te geven, is niet mogelijk. Ik verklapalvast: daar is een goede oplossing voor. Maar het verklaart waarom niet alleimplementaties even logisch navigeerbaar zijn.SharePoint is daarnaast een rijk platform met veel mogelijkheden dat wil aansluiten opde beleving van Excel en Word. Dat klinkt krachtig en is het ook, maar voor socialecomponenten is het van belang om mogelijkheden die je niet gebruikt weg te halen;grofweg 50 tot 74 procent van de knoppen. Sommige pagina’s zijn zo rijk inmogelijkheden dat ze als admin-pagina’s voelen. Dat moet simpeler gemaakt worden. Endat kan. Ook mist SharePoint bepaalde sociale functies zoals microblogging.WAAROM ZOU JE TÓCH SHAREPOINT OVERWEGEN?Momenteel is interne social media relatief nieuw. Als je kunt Microbloggen binnen deorganisatie heb je al een hele stap gezet. Zeker als het ook daadwerkelijk door een grotegroep goed gebruikt wordt als gevolg van goede stimulatie door bijvoorbeeldmanagementparticipatie. Maar aangezien deze manier van communicatie en delen zo’ncentrale rol zal gaan spelen binnen ieders alledaagse werkomgeving en ingrijpt opprojecten, taken, processen en documenten, wil je dat dit en andere sociale functies eenintegraal onderdeel is van je totale werkomgeving. Je wilt expertise en mensen kunnenvinden. Maar niet via verschillende zoekmachines omdat wat men deelt in verschillendedatabases staat. Je wilt dat als je documenten aan het delen bent, dit ook via een updateverspreid kan worden. Kortom, je wilt dat old school/ en new school/ content encommunicatie elkaar versterken. Je wilt dat je in je wall ook geüpdatet wordt over jouwdocumenten, taken en alerts vanuit CRM of ERP. SharePoint is erg goed in old schoolen heeft de potentie om new school er vriendelijk op aan te sluiten.HOE MAAK JE SHAREPOINT FRIENDLY SOCIAL?Allereerst is een aanpak nodig van luisteren naar de gebruikers. Logisch, maar kijk uit.Ook een interne social media-visie moet sturend zijn en sommige wensen van gebruikersoverrulen. Het is voor velen nieuw en als je voor een polderconsensus gaat, zal hetplatform geen succes worden. Vanzelfsprekend zijn de uitgangspunten gebaseerd opbusinessdoelstellingen. En dan concreet: er moet een aantrekkelijke ingang gekozenworden wanneer de gebruiker het intranet opent. Kies je voor een intranetingang, waaralgemene, populaire en deels persoonlijk relevante content wordt getoond, of eenpersoonlijke ingang, waar de persoonlijk relevante en actuele nieuwe content en door joumeest gebruikte tools beschikbaar zijn?Het is cruciaal om op die plekken de meest aansprekende posts, documenten, updates,taken en nieuwsitems te plaatsen. Technisch is dat out of the box niet mogelijk. Daarvoormoet je ten eerste alle content items indexeren op populariteit en relevantie, bijvoorbeeld
  4. 4. door het aantal views, likes, comments en shares te tellen. Ook moet alle content uit alle‘sites’ in die index worden opgenomen zodat die content op één plek kan wordengeaggregeerd.Op dit moment is de manier van liken, commenten en sharen van content binnenSharePoint niet intuïtief genoeg. Ook dit zal moeten worden aangepast en moetenaansluiten bij hoesocial media-sites werken, want zo verwachten de gebruikers dewerking.Via het volgen van collega’s moeten gebruikers kunnen volgen wat er wordt gedeeld enwat mensen binnen hun interne sociale netwerken interessant vinden. Dat is een goedefilter in deze tijden van information clutter. Microblogging is de meestgevraagde functie binnen interne social media. Geen wonder, want het huidige succesvan Facebook en Twitter is daarop gebaseerd. De snelheid waarop mensen op dieplatformen ervaringen kunnen scannen, kennis delen en nieuwe interessante mensenontmoeten (Twitter) kan erg waardevol zijn binnen een organisatie. Microbloggen is geenonderdeel van SharePoint en vergt heel andere resources van de techniek doordat hetcontent item heel licht is, maar wel near-real-time moet zijn, en de verspreiding veledimensies heeft. Daarvoor blogging binnen SharePoint gebruiken is onmogelijk. Voordeze functie kun je het beste een third party-product inzetten. Dit kan een externe toolzijn, of een SharePoint native-product, dat dieper binnen de andere SharePoint-functieskan integreren.Er zijn vele richtingen waarop SharePoint gebruiksvriendelijk kan worden gemaakt. Eengoede, duidelijke navigatie, herkenbare visuele aspecten, branden in eigen huisstijl envooral zo veel mogelijk mogelijkheden en knoppen weghalen. Maar welke? Dat wordtbepaald door de use cases. Wat er precies wel en niet aangepast kan worden of wat welof niet verstandig is om aan te passen is een specifieke kunde. Hoe dan ook kan het eencomplex proces zijn. 80 Procent kan in 20 procent van de tijd gedaan worden, maarwelke 80 procent is dat?SNEL VINDEN EN VERSPREIDENTot slot, sociale componenten kun je niet los zien van andere componenten. Juist binnendeold school-functies, zoals het vinden van een document, kunnen sociale componentenhelpen om bijvoorbeeld de meest relevante content snel te vinden of te verspreiden.
  5. 5. Maar als je het overdrijft, is het net alsof het hele platform behangen is met irrelevanteknoppen. Een juiste keuze is dus onontbeerlijk.SharePoint is, zoals gezegd, een goede basis om op maat een sociaal intranet op tezetten. Een alternatief is om een product als Newsgator en Attini Social Suite in te zettendie binnen enkele dagen van de SharePoint-omgeving een sociaal intranet maakt. Terwijlje toch de mogelijkheid behoudt om te groeien en specifieke aspecten in te richten.DISCLAIMER EN ALTERNATIEVENMisschien niet verrassend, maar het sociaal en gebruiksvriendelijk maken vanSharePoint isonze core competence. Met of zonder onze Attini Social Suite voorSharePoint. Dus we zijn niet geheel objectief in dit verhaal. Daarom noem ik een aantalalternatieven hieronder voor SharePoint als sociaal samenwerkingsplatform. Er zijn erveel meer. Ik zie ze graag tegemoet via de comments onder deze post. Ook alser alternatieven van SharePoint-producten zijn, zijn deze welkom.De alternatieven naast SharePoint zijn onder andere: IBM Connections (erg goedin social document management en ook een platform met alledaagse werkomgeving énsociale functies, goed platform), Jive (compleet platform, minder goed in old schoolapps), Chatter(als onderdeel van SalesForce-platform), SocialText en open source-platformen zoalsLifeRay (beperkt, maar aan te sluiten op andere open source-platformen).Daarnaast zijn er veel aparte softwareproducten die bijvoorbeeld alleen microblogging eneventueel enkele andere sociale functies bieden. Yammer biedt een breed aanbod vanfuncties en is innovatief, zeker na de recente lancering van de nieuwe versie. Een deelvan de organisaties wil echter niet dat de data buiten staan en de beveiliging vanYammer is niet optimaal (Politie Nederland heeft het om die reden afgekeurd). Hetintegreren van aparte sociale producten in alledaagse werkomgevingen zal moeilijkerworden naarmate de sociale dynamiek dieper gaat worden gebruikt.KOSTENDe investering voor een dergelijk platform is vanzelfsprekend erg afhankelijk van deambities. En de ROI van de aannames die je maakt. Ik heb nog geen hardeberekeningen gezien van de Return. Het zelf aanpassen van SharePoint is afhankelijkvan hoever je wilt gaan. Bijvoorbeeld in hoeverre het snel duidelijk is wat ergeïmplementeerd moet worden en in hoeverre de mensen die het uitvoeren er ervaringmee hebben. Ga uit van een halve ton tot over de twee ton euro voor een dergelijkproject. Je hebt dan geen Microblogging. Wanneer je een social platform voorSharePoint inzet, zoals Attini en Newsgator, heb je iets dat is bewezen, wélmicroblogging en profiteer je van toekomstige ontwikkelingen door mee te gaan metnieuwe releases, maar ondanks dat deze producten flexibel zijn, heb je natuurlijk minderbewegingsvrijheid voor maatwerk. De kosten van Attini vind je hier en van Newsgatorworden deze niet bekendgemaakt, voor zover ik weet. Maar laat het de lezers weten alsje het weet.
  6. 6. Wil je meer weten over SharePoint, op 22 en 23 november vindt in Amsterdam deSharePoint Connections Conference plaats. Registreer je hier, met de code PVD4FKUen betaal 359 euro in plaats van 499 euro.Deel dit artikel met anderenWilco Turnhout - Oprichter en eigenaar van Rapid CircleWilco is gespecialiseerd in de impact die technologie heeft op productiviteit en op doeltreffendheid vancommunicatie. Rapid Circle adviseert en implementeert platformen en verbeteringen op zowel(marketing)communicatie als Het Nieuwe Werken, met als specialisatie Enterprise Social Media.Zie zijn website en linkedin profiel voor meer informatie. U kunt hem ook volgen via twitter.

×