Your SlideShare is downloading. ×
Wsi email marketing guide
Upcoming SlideShare
Loading in...5

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.


Introducing the official SlideShare app

Stunning, full-screen experience for iPhone and Android

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Wsi email marketing guide


Published on

Wsi email marketing guide

Wsi email marketing guide

Published in: Business

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total Views
On Slideshare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

No notes for slide


  • 1. Table of Contents Why Your Company Should  Be Using Email Marketing 4 INTRODUCTION Using Email Marketing as an Integrated Campaign Approach 4 Educate Yourself and Your Staff 5BEFORE YOU BEGIN General Email Marketing Guidelines 6 How to Build Your Database 8 How Effective Are Your Opt‐in Techniques? 9WHERE TO BEGIN Choosing an Email Marketing System for Your Company 10 Define Your Objectives and Marketing Goals 11 Determine Your Customer Segments 12 Writing Effective Subject Lines 14EMAIL CREATIVE:  Email Messaging Best Practices 18 SUBJECT LINES,  Email Design Dos and Donts 21 DESIGN & COPY Email Structure: HTML vs. Plain Text 22 Adding Social Media Elements to Your Email 26 Understanding CAN‐SPAM Regulations 28 EMAIL  How to Ensure You Dont Get Blacklisted 29 DELIVERABILITY How Your Message Looks to Consumers 30 Meaningful Metrics 32 MEASURING &  Setting Internal Benchmarks 33 REPORTING Email Marketing ROI 34 Maximize Email Performance 35 TACTICS TO  Testing Your Email Marketing Messages 37 INCREASE EMAIL  Uncover Business Opportunities by Nurturing Your Database 39 CONVERSIONS Integrating Your Email Activities with Other Marketing Channels 42 Optimizing Your Email Messages for Mobile Users 46 Email Case Studies 48 RESOURCES Email Template 50 Email Checklists 51 Locate a WSI Consultant 55 CONCLUSION About WSI 56
  • 2. INTRODUCTION Why Your Company Should  Be Using Email Marketing The continual expansion and competitive advantage of any company, regardless of its size or industry,  lies solely on two things: lead generation and customer retention. Generating new sales and repeat  business from existing customers is the lifeline of all companies. Without new leads entering your  sales pipeline and existing customers staying engaged with your brand, your company would simply  not be able to grow. One of the best ways to generate new leads and nurture existing ones is by implementing a carefully  planned and engaging email marketing strategy. Email is a tool that nearly everyone uses today, and it  continues to grow and be more prevalent among Internet users worldwide.  But email marketing is more than just sending a mass  message to the people on your contact list. It is a type of  drip marketing technique and is best described as a direct  marketing strategy that involves scheduling several  promotional and educational messages with specific “call‐ to‐actions” via email. It isn’t just an “email blast” – email  marketing is a campaign that spans over a period of time. Using Email Marketing as an Integrated Campaign Approach Email marketing isn’t a strategy that can stand alone. It should be a strong component of your overall  marketing mix because it can reap significant benefits when accompanied by other marketing  techniques, such as landing page optimization, social media marketing and of course, Web analytics.  Let’s say, for example, the call‐to‐action in one of your email communications is “download a free  whitepaper”. You would need that call‐to‐action to link to a landing page where your readers would  complete a download form before receiving the whitepaper. This technique allows you to capture  more information about your contacts, in turn allowing you to segment your database for more  targeted emails, leading to higher results.  Also, you could incorporate social media icons in your email communications driving readers to your  social media pages where they can follow you, thus further engaging your contacts.  In addition, you  could promote your email content on your company website, blog and social media pages. Then using  Web analytics, you will track and measure the success of your email campaigns to further enhance  your strategies to achieve optimal results each time. These are just examples of how critical it is to use email marketing as an integrated campaign  approach. Email marketing, when done strategically, is a strong engagement technique; however, it  must also include other components of digital marketing to truly see success. Integrating email  marketing into your overall strategy will be discussed in further detail in the section entitled “Tactics to  Increase Email Conversions” within this guide. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 4
  • 3. BEFORE YOU BEGIN Educate Yourself and Your Staff Whether you have never implemented email marketing in your company or  have been conducting email campaigns for years, ongoing education is the  key to continued success. Your company must stay abreast of the latest  techniques, technologies and best practices associated with email  marketing in order to stay competitive and effective. Since email marketing is not as fast‐changing as the social media realm, it  isn’t necessary to appoint a large team of email marketing gurus within your  company, as we recommend with social media. (To learn more, please ask  your WSI Consultant about the WSI Social Media Strategy Guide.) Instead,  we recommend that your Marketing Manager/Director appoint 1‐2 people  who will become your in‐house email marketing experts. These individuals will operate as your internal email marketing researchers, who will go out, get  educated on email marketing, share that knowledge with the rest of your staff and more importantly,  apply that knowledge in your company’s marketing strategy. Some qualities to look for when selecting your in‐house email marketing team include: Those on your marketing team who currently manage your email campaigns Those who have a strong understanding of the importance of integrated marketing Those who have strong written communication skills Those who are self‐learners and can ensure they stay educated as the industry evolves  Those who are comfortable training and educating their peers Once you’ve selected your internal email marketing experts, it’s time to enable them to get educated.  There are a number of marketing agencies out there that offer a wide range of training opportunities,  including conferences, hands‐on workshops and online training courses. There are also several free  online webinars covering the basics of email marketing.  Below are some ways to stay educated on email marketing: Consider having your email marketers attend an email marketing conference hosted by your  local marketing association  Sign up for online webinars hosted by WSI email marketing experts Subscribe to receive newsletters from industry leaders  such as: o Lyris HQ ( o Constant Contact ( o Inbox360 ( o All with whom WSI maintains strategic partnerships Since your team will likely be a group of curious, innovative self‐learners, be sure to commission them  to research email marketing basics online. Once the basics are understood, then you can have them  embark on external training opportunities available, such as those listed above. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 5
  • 4. BEFORE YOU BEGIN General Email Marketing Guidelines Keep it Personal Since you will actually be mass mailing your database, this may be difficult. The trick is to make your  readers believe you are writing to them and only them. You do this by personalizing your messages to  include information that is unique to your readers. For example, starting your email with “Hi John”  rather than “Hi Customer” goes a long way.  One thing that we wouldn’t recommend is including the recipient’s name in the subject line. How often  do you write an email to your family, friends or business colleagues with their name directly in the  subject line? Probably not often or at all. So keep the personalization for the greeting inside the body of  the message. It also helps that your email comes from a person in your company, rather than your  company as a whole.  Keep in mind that the tone of the email should be casual. Think of how you would formulate an email if  you were writing to John directly. How would you speak to him? What tone would you use? Incorporate  the same tone and verbiage into your message. Segment Your Database A mistake that many companies make with email marketing is they send the same blanket message to  their entire database. This is not only ineffective but could have an adverse impact on your campaign.  Chances are you will increase the number of people who unsubscribe from your database if you send  them information and offers that are not relevant to them. We recommend you segment your  consumer database based on specific criteria like: demographics, purchasing behavior, etc. For more  information on segmentation, please refer to page 12. Compose a Catchy Subject Line A key component of email success is ensuring your subject line (which is the first thing your email  readers will see aside from the “From” name) is compelling enough to influence readers to open your  email. Your subject line forms an overall impression of your email. If the subject line isn’t catchy, the  email won’t get opened no matter how compelling the information / offer could be. We will discuss this  topic in greater detail in the “Email Creative: Subject Lines, Design and Copy” section of this guide.  Get to the Point The first couple of sentences of your message should address the purpose of your email and should be  intriguing enough to keep readers reading. Ideally your database should be segmented into several lists  appropriate for each campaign you are running. This way, each message relates to the needs and  interests of each list. Within the first paragraph, readers should know the purpose of your email, and  the purpose should relate directly with their interest and needs. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 6
  • 5. BEFORE YOU BEGIN Place Call‐to‐Actions Up High As mentioned earlier, each email must have a purpose – for both the reader and the sender. For the  reader, you should be offering information of value to them, educational content that will keep them  engaged with your company. As a sender, your purpose will vary from campaign to campaign. For  example, one goal could be to capture more information from your readers to further segment your list.  Other goals could be to persuade them book an appointment, request for a quote, make a purchase,  join a membership, etc. Your call‐to‐actions should be clear, concise and located high in your message.  Educate and Provide Value – No Hard Selling People subscribe to receive newsletters from companies because they find value in their email  communications, not because they want to be bombarded with a bunch of different sales pitches.  Consider email marketing as an opportunity to position yourself as an expert in your industry. Provide  your readers with tips and techniques that they will find interesting. This will keep them engaged while  building your credibility as a company. Send Both HTML and Plain Text Versions With the increasing usage of Smart Phones, such as Blackberrys and iPhones, more and more people are  sending and receiving emails with their mobile devices. Email marketers need to ensure their newsletter  templates are compatible with mobile phones. This means ensuring that they create and send both an  HTML template, which can include graphics and eye‐catching layout, as well as a plain text version,  which just has the content of your message. We will go into more detail about optimizing your emails  for mobile users in the “Tactics to Increase Email Conversions” section of this guide. Track All Links  Make sure any URLs in your emails are set up to be tracked in order to measure  clickthroughs and the overall effectiveness of your campaign. This can be done in  any email system you are using. By tracking which links get the most clickthrough,  you can do several things: further segment your list to send more targeted  messages to your database, tweak your emails to generate better results, test new  campaigns based on previous results and improve your future campaigns. Don’t Be Afraid to Test Email is a great mechanism for testing your offers and messaging. Whether you’re just starting out with  email marketing or have been doing it for years, it’s always a good idea to experiment with a small list  of contacts and test different messages, template designs, content and graphic layouts. You’d be  surprised. Even a small change such as changing the color of a call‐to‐action button, re‐arranging  paragraphs or shifting images from one side to another could drastically alter your results.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 7
  • 6. WHERE TO BEGIN How to Build Your Database A core aspect to the success of an email marketing strategy lies in the quality  of your contact list. The best way to ensure that you collect quality information  is to obtain it with permission directly from the contact. Much like how  telemarketing wore out its welcome, so has unsolicited email marketing. This  is why permission‐based email marketing offers better response rates,  increased trust in your company’s brand and better deliverability. Depending on if you are a B2B or a B2C company, you will want to collect different information from  your contacts. For example, if your contacts are primarily business owners, you would likely want to  have their full name, business title, company name, industry, business address, phone number, fax  number and email address. If you are a B2C company, then you will likely have their full name, gender,  age range, home address, phone number, some of their personal interests and email address. Using email and other research tactics (such as surveys), you should always attempt to capture more  information about your contacts. Every time you have additional information about them, be sure to  update your Customer Relationship Management (CRM) System. The more you know about your  contacts, the more accurately you can segment your database in order to send targeted emails to them.  5 Ways to Build Your Email Database 1. Ask For It!  Every communication or touchpoint with your prospects and customers should start and end with a  request for an email address. If you are a brick and mortar business, include a ballot box at the cashier’s  desk where customers can provide their email address to receive updates on your latest promotions.  Anytime you are at a networking event, collect business cards from the people you speak with. Ensure it  is added to your checkout form when processing online orders. Email has become a very popular form  of communication, so asking for someone’s email address may be perceived as less invasive than asking  for their phone number. 2. Create a Form on Your Website The homepage of your website should have a call‐to‐action button that directs visitors to a page where  they can subscribe to your newsletter. Be sure to list the reasons they should subscribe, such as  receiving exclusive promotions not available to the general public, learning valuable tips and techniques  that would help them in their everyday life or business and any other members‐only perks associated  with subscribing to your newsletter. Also, include an option for people to subscribe to your newsletter  on the “Contact Us” form of your website. 3. Publish a Whitepaper or eBook This isn’t as hard as it sounds. Your industry expertise and knowledge along with that of your staff will  give you more than enough information to compile a whitepaper or short ebook. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 8
  • 7. WHERE TO BEGIN By offering people a document of educational value, something that will address a challenge they may  be facing, you could easily capture some email addresses. Offer this document for free from your  website, and via an online have people share their email address when they request for the document. 4. Run a Contest A creative way to build your database could be running a contest or draw that would require  participants to complete a ballot or form to enter. This allows you to capture their email address,  among other useful information about them to include in your CRM. This could be as simple as running  a draw for a free product, service or giveaway package. If the offer is enticing enough, people will want  to participate – especially if all they have to do is provide some basic information to enter. Promote  your contest on your website, your blog, your social media profile pages, your brick and mortar store, at  business networking events and whenever you are in front of prospects and customers. 5. “Forward to a Friend” Within each newsletter, you should have a “forward to a friend” link. This should be somewhere visible.  We recommend putting it in 2 places: in the top right corner and at the bottom after your sign‐off. The  link should then drive readers to a landing page with a form requiring them to share their friend’s  contact details. Be sure to set your form up in a way that allows them to share your newsletter with  multiple friends, not just one (approximately 5‐10 friends is recommended). You should also include a  message box where your reader can include their own personal message to their friends. An email  marketing consultant can advise you on how to do this and the technology required. How Effective Are Your Opt‐in Techniques? Once you establish all the different ways you can collect people’s email addresses, go to each channel  and subscribe to your own email database using those methods. Determine the effectiveness of each  technique by evaluating the following: Visibility: Where is your email sign‐up invitation posted on your website, landing pages or  other forms of communication? Is it posted prominently? Transparency: How professional and trustworthy does your opt‐in process appear? Do  subscribers have the option to request to join your list or do you use a pre‐checked box to  subscribe them automatically? Flexibility: Do you list a series of topics for your subscribers to choose their own content? Do  you offer them the option to select the frequency and format? Continuity: Do you send new subscribers a personal welcome message? Or do they just  receive a generic confirmation message sent after they complete your subscription form?  Subscribing to your own email database will shed light on some areas that could be improved in your  opt‐in / subscription process immediately.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 9
  • 8. WHERE TO BEGIN Choosing an Email Marketing System for Your Company There are several powerful email marketing systems out there, but the challenge is choosing the right  one for your company. Be sure to do your research. Learn about the various systems out there and how  each one differs. Then select the one that best meets your company’s needs.  4 Qualities to Consider When Selecting an Email System 1. Functionality / Tracking Capabilities Examine the functionality of the system, and ask yourself these questions:  Can I upload my own HTML newsletter template into the system? Can I easily  create an HTML template within the system if need be? Does the system  allow me to send both HTML and plain text versions of my newsletter? How  easy is it for me to track the URLs in my email? Can I change the “From”  name and email address simply? Can I insert personalized fields within the  message? How do I send a “test” email prior to releasing the blast? What  type of reports will the system generate for me? Does it offer deliverability  testing reports? Does it evaluate my message based on spam guidelines? Etc. It might be a good idea to have your Marketing and IT departments  evaluate the email marketing systems together. Your marketing team can  assess if the system will meet their marketing needs, while the IT team can  provide feedback from a technology standpoint. Coupled together, their  feedback will help you determine the functional quality of a system. 2. Ease of Use  When it comes to ease of use, be sure the person on your marketing team, who will be deploying the  email marketing campaigns for your company, has a chance to use the system and determine its ease of  use. You will want to select a system that allows you to easily: upload an email list, update an existing  email list, update details of a single contact, upload an HTML newsletter template (or create a template  within the system), edit that newsletter, personalize portions of the message (ie: Dear John), track URLs,  send test emails and generate easy‐to‐understand analytics reports.  The process of getting an email list and newsletter ready for sending (not including the time it takes to  write the email and prepare the list) should not take more than 5‐10 minutes. If it’s taking your email  marketing expert longer than this to prepare an email for distribution, the system might not be very  user‐friendly. Consider using an email system that streamlines the way you conduct email marketing. Also make sure the email marketing system you select comes with a comprehensive user manual that  your marketing team can refer to whenever needed. This user manual should contain all the how‐to  information related to using the features of the email marketing system.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 10
  • 9. WHERE TO BEGIN 3. Training / Support When purchasing an email marketing system, remember to take  into consideration the level of training and support you will  receive from the provider. In most cases, you will have  undergone a walk‐through of the system prior to purchasing it.  This is typically a high level overview usually conducted by a  sales representative showcasing the system’s major features  and functionalities. However, once you purchase a system, you  should receive a thorough training session as well as a user  manual from the provider.  Another thing to consider is if the provider offers any ongoing support for their system in case you  encounter challenges later on. Do they have a support phone number and an  online support contact  system? Are the support representatives available at reasonable hours during the day? If the provider is  located in a different region, how will the time difference affect their support services? These are all  questions you should get answered prior to selecting a provider. 4. Price Lastly, you need to determine if the system you are reviewing fits within your budget. If you are serious  about conducting effective email marketing campaigns for your company, don’t be afraid to spend  money on a powerful system if it meets your needs, offers the features and functionality you require  and ongoing technical support. Define Your Objectives and Marketing Goals Before diving into email marketing, you must first set your goals and objectives. You can have several  campaigns running at the same time, each with a series of goals that need to be accomplished to reach  your overall objective. Generally speaking, marketers have 2 main purposes for engaging in email  marketing:  To acquire new customers (funnel leads through the sales cycle) To retain existing customers (encourage repeat business from previous customers) The type of campaign you are running will determine your objective and  goals. For example, if you have a new product or service to promote, the  objective of your campaign could be for people to make a purchase, either  directly online or by visiting your brick and mortar store.  Therefore, your goals could include: getting them to watch a product demo  video, click on an online flyer, view a user manual or request for a quote. The  possibility of people making a purchase increases when you persuade them  to complete the above goals leading up to the overall objective of a purchase.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 11
  • 10. WHERE TO BEGIN Let’s say for example, you have an event you would like to promote. The objective of your campaign  then is to get people to register to attend your event. The goals leading up to that objective could be:  getting them to view the agenda, click on the speaker bios, get directions to the venue, visit a landing  page to learn more about the event, etc. Again, if you can persuade people to complete these goals and  drive them to your event landing page, you’ll have a stronger chance of persuading them to accomplish  your overall objective of registering for your event. You’ll notice in these examples that all the goals are “clicks” that can be  measured through Web analytics. Each goal of your email campaign  should be some sort of action (a click) that can be measured. This way,  you can define which links are being clicked on and which aren’t to  enhance your future campaigns.  Keep in mind when defining the objectives and goals of your email marketing strategy that all marketing  campaigns you initiate, whether offline or online, should be in line with your overall company‐wide  vision. All your marketing efforts should work together to accomplish the same corporate‐wide goal.  Determine Your Customer Segments The same way a clean and complete database of contacts is the  cornerstone to your overall email marketing success, appropriate  segmentation of that database is pivotal to the success of each  campaign you run. After you strategize your email marketing  campaigns (keep in mind you can run multiple campaigns at the  same time since the audience for each will be different), you must  then determine your customer segments for each campaign. A customer segment is a group of contacts with similar interests in your products or services, which you  have created based on a criteria used to create the list. List segmentation is an easy and effective way  to ensure that each message is targeted at the most receptive audiences. If you want to engage your  recipients, then be sure to formulate your messages so they speak to each segment. If you aren’t sure where to begin segmenting your database, think of the types of campaigns you are  running. This will help you determine your customer segments. If your campaign is to launch a new  product or service, then ask yourself the following questions: Would this product or service be more appropriate for men, women or both? What is the age group of the people who would be interested in this product or service? Would location impact whether they would be interested in this product or service? Let’s say for example that your company is a hair salon chain and you are launching nail care services at  one of your locations. This service would draw the attention of women likely within all age groups, but  particularly between 18‐45 years old. Also you will want to communicate to the women located around  the salon location in which you are launching this new service. There’s your customer segment.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 12
  • 11. WHERE TO BEGIN 7 Things to Consider Segmenting Your List By 1. Demographics As discussed, demographics could include gender, age, ethnicity, education levels, occupation, location  of residence, marital status, number of children, income or other socio‐economic factors, etc. 2. Interest‐based Preferences If you have conducted any sort of research on your database through surveys, then you know certain  subscribers have different interests that could help you identify what type of offers / information  related to your product or service would be more likely to engage them. 3. Prospects That Have Become Clients When a subscriber becomes a customer, it’s time to move them to a different list where they will  receive emails that are designed for customers and not prospects.  This prevents you from sending an  email to existing customers as if they were prospects, offering them a better deal than they just  received when they made their purchase with you. 4. Open Rate / Clickthrough Rate Email subscribers that open your newsletter or click on a link on a frequent basis are clearly more  engaged than those who rarely open your emails or click on your newsletter links. Therefore, these  members should be segmented and you could test sending different messages or a higher frequency to  this more engaged group. 5. Product Lines Purchased If your company has a vast product line, it might be a good idea to address your subscribers based on  the product line they’ve purchased from and give them information related to that product line. For  example, a consumer that purchases an iPod would likely be interested in iPod accessories as well. 6. Average Sale Price Take a look at the past purchases of each subscriber and segment those who have spent more than a  certain amount of money with your company into a list. Those who have spent less than that amount  should receive different information and be spoken to differently from higher spending customers. 7. Major / VIP Customers Your VIP customers should be remembered, acknowledged and given special attention and exclusive  offers / information than the rest of your database. The last thing you want to do is send a message to contacts that have no interest in your offer. So  effective customer segmentation is critical to ensure you achieve success  with each message.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 13
  • 12. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY Writing Effective Subject Lines Aside from the sender’s name, the subject line is the first text  your audience will read when they see your email in their inbox.  Your subject line could literally make or break the success of your  campaign. Every advertiser, marketer and copywriter  understands the importance of having an effective subject line – it sets the stage for the rest of the copy. If the subject line isn’t  compelling, chances are your email won’t get opened and the  rest of your copy won’t get read no matter how well it’s written.  Any politician or public relations person will tell you the same thing about persuasion ‐ words have the  power to motivate, prompt and entice people into a specific course of action. If you have the right  headline, you can be almost sure that your readers will explore the rest of your copy and will be  persuaded to do what you want them to do – your “call‐to‐action.” The Secret to Writing Effective Subject Lines Psychologist Abraham Maslow said that human behavior is always the result of one or more of the five  basic needs, all of which are referred to in “Maslow’s Hierarchy of Needs”. These are listed below  starting with the basic needs. Physiological: This includes hunger, thirst, shelter, clothing and sex Safety: The need for physical, emotional and financial security Love: The need for love, affection, companionship and acceptance Esteem: The need for achievement, recognition, attention and respect Self‐actualization: The need to reach one’s full potential Humans are motivated by the desire to meet these five needs. So the secret to writing powerful  headlines is to address at least one of these needs in your writing. A great headline appeals to readers’  needs, wants and desires. Below is a list of words that relate to one or more of the five basic needs,  thus they are very powerful words in the English language. Discovery  Love Results  Easy Learn Safety  Guaranteed New Save  Health Proven You With email marketing, you have about 3 seconds and approximately 6 words (or 40 characters) to  make an impression and motivate recipients to open your email. So take into consideration the  following tips when writing your subject line.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 14
  • 13. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY 7 Tips to Writing a Persuasive Subject Line  1. Tell Your Readers What’s In It For Them Most of us are bombarded with a barrage of email messages from various different sources on a daily  basis. So it’s natural that we look for the immediate personal benefit of taking the time to open an  email. Take off your corporate hat for a moment and put yourself in the recipient’s position. Ask  yourself, “What’s in it for me?” and write a subject line that focuses on the benefits of your email  message for the recipient. The subject line should answer the reader’s question of “Will this email help  me solve a problem, meet a need or make life easier?” 2. Steer Clear of Spam Triggers As you’re trying to make your subject line “catchy”, be careful not to cross  over into “spammy”. Every Internet Service Provider (ISP) has spam filters  in place to prevent unwanted messages from entering your inbox. There  are a number of things that can trigger a spam filter. For example, using all  uppercase letters (ALL CAPS) in your subject line or using more  exclamation marks than necessary could make your message appear  spammy, not to mention they both look unprofessional. It is good practice  to avoid the use of exclamation marks in your subject lines altogether. Some words tend to get caught in various spam filters, so be sure to avoid these words in your subject  line to bypass the trap: Free* Call Now Subscribe Sale Act Now Opportunity Cash  Order Now Discount Money Click Here Cheap *Note: “free” is not a bad word. People still respond to the word “free”. Just don’t use it at the beginning of  the subject line, in conjunction with an exclamation mark or capitalize the entire word. Here are some common subject line mistakes to avoid: Excessive punctuation, such as multiple exclamation marks or question marks Using all caps  Using symbols, such as dollar signs, asterisks, pound signs, etc. (ie: F*R*E*E, Make $$$ Fast!)  Using a blank subject line Using your recipient’s name in the subject line (ie: John Smith, this email is for you) Using “RE:” unless the email is really a response to a previous email Attempting to trick your readers by using vague subject lines like: o Hi! or Hey you! o Check this out o Please read carefully o Personal informationCopyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 15
  • 14. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY We recommend that you run your entire email or newsletter through a spam checker prior to sending  it out. A spam checker will notify you of any potential “spammy” issues you could run into in both your  subject line and the body of your message. This is discussed in greater detail under the “Email  Delivery” section of this guide. 3. Utilize Motivating Words Again, you only have about 40 characters to work with in order to increase the likelihood of your  entire subject line appearing in your reader’s email client. So choose words that will motivate  recipients to do something (complete your call‐to‐action). Start with words that are most powerful and  will motivate the reader to act. Words like “improve”, “enhance”, “focus”, “boost”, “discover” and  “learn” are powerful motivating verbs to use in your subject line.  As you’re selecting motivating words for your subject line, be careful not to promise more than the  email can deliver. If your subject line is exaggerated or doesn’t accurately reflect the content of the  email, your readers will lose trust in your company and could potentially report your email as spam.  4. Convey a Sense of Urgency Urgency moves people to act more quickly than any other  form of persuasion. Without a sense of urgency, it’s easy  for your recipients to bypass your email and move on to  the next – perhaps never coming back to your email. Set a  deadline for readers to act on your email.  Phrases like: “5 days left…”, “Last day to act is…” or  “Response required by….” are good examples of creating  urgency in your subject lines. You can also use this  technique to schedule a series of emails. For example,  your initial email could be “Response required by…” and  then you could send a reminder the day before the  deadline with a subject line that reads “Only 24 hours…” 5. Use Numbers  Including numbers in your subject lines work because they quantify your content and let readers know  exactly what they can expect when they open your email. In addition, numbers are quick and easy to  read and take up very little characters. Here are some examples of using numbers in subject lines: 5 steps to losing weight without dieting 3 ways to improve your overall health A 10‐point strategy for better health in 2011 Only 10 spots left for next week’s health seminar  Think of the benefits you’re providing your readers through your email. Then try to quantify those  benefits and compose a simple, straight‐to‐the‐point subject line using numbers. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 16
  • 15. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY 6. Tease and Entice This technique can be challenging because you have to find a proper  balance between teasing readers to learn more by opening your email  without being so vague that your email could be tagged as spam. As  discussed earlier, don’t attempt to trick your readers by using mysterious  and vague subject lines like “Check this out”. Instead, state a direct  benefit in your subject line and motivate them to want to learn more.  Here are some examples of subject lines that tease and entice: Learn the secrets to living a healthier life – 5 tips Discover why dieting never works unless… How our clients got healthier in 5 steps. Read their stories… Want to shed 5 pounds in 10 days? Read this… Cliffhangers can be quite influential in increasing your open rates. The key is to provide enough  information that readers can see the immediate benefit of opening your email while enticing them to  want to open your email and learn more. Here are some enticing words you can use to provoke  curiosity: “learn”, “discover”, “how to”, “find out”, “secrets”. 7. Test, Test, Test The best way to improve your subject lines is to test them. Before sending an email to a target list, we  recommend taking the following steps to test your subject line. Let’s say, for example, that you have a  target list of 1,000 people to which you would like to send an email.  Step 1: Select about 200 contacts that have opened an email from you in the last 3 months Step 2: Divide that list into two (100 contacts in each list) Step 3: Using the tactics above, come up with 2 different subject lines for your message Step 4: Then send the same email message to both lists using the 2 different subject lines Step 5: After a few days, compare the open rates of both emails Step 6: Then determine the better performing subject line By using a list of people who have responded to previous campaigns, you will be able to better gauge  the success rate of each subject line. Once you determine the stronger subject line, you can send your  email message with the stronger subject line to the remaining 800 contacts in your target list. Over  time, testing your subject lines will help you become better at formulating them.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 17
  • 16. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY Email Messaging Best Practices Once you utilize the tactics previously discussed to compose compelling subject lines that get your  emails opened, the next step is to ensure the message or body of your email is compelling enough to  keep readers reading. There are a number of ways you can format the body of your email message to  ensure it is appealing to your users, keeps them engaged and encourages them to click on your links.  10 Best Practices to Consider with Email Messaging 1. Display Your Brand Displaying your brand in your emails provides a consistent and professional brand identity, which in turn  makes your emails more recognizable to your audience. When readers feel as though an email comes  from a trusted and familiar source, they are more likely to read its content. So the upper left corner of  your email should feature your company name, logo and other brand‐identifying design elements.  2. Start with a Strong Headline After the subject line, the headline of your email becomes the next most important text because these  words are the initial attention‐grabbers. A strong and effective subject line got readers to open your  email, and a compelling headline will keep them engaged enough to continue reading.  To write a strong headline, you must first get inside your reader’s head. Think of their needs, wants and  challenges, and determine how your message can help meet those needs, fulfill those wants and  overcome those challenges. There is an array of resources available to help you formulate a strong  headline, but below are just a few tips to keep in mind: Educate your readers oLearn how to get to healthy in just 15 minutes a day Provoke curiosity oDiscover a new diet secret celebrities are using to lose weight Connect with them emotionally oFrustrated with feeling overweight and unhealthy? Exaggerate (but only if you can validate it) oA revolutionary way to lose weight and keep it off forever Issue a command oStop your yo‐yo dieting once and for all – new 10‐step solution Provide a step‐by‐step process o3 easy steps to getting fit this summer Use a quotation or part of a testimonial o“I lost 10 pounds in 2 weeks following these 3 steps!” The above tips are just suggestions to keep in mind when writing your headlines. It’s important to test  various headlines to see which strategies work best for your campaigns. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 18
  • 17. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY 3. Personalize Your Greeting Personalization allows you to connect with the reader and improves response rates dramatically. Emails  that open with “Dear Friend” or “Dear Customer” tell the reader that your company is too important to  offer a personal connection with your customers. Rather, start your email with a personalized greeting  like “Hi John”. To do this, you would need to ensure your email list has the first name and last name in  separate columns. As you are uploading your newsletter in your email marketing system, you would  need to plug in the appropriate field in order for the system to pull the correct name field automatically.  In addition, tailor your offers and email content to the needs of different customer groups. Show that  your email was sent specifically to them based on needs they expressed to you at one point or another. 4. State the Benefits Right Away After the headline, sub headline and personal greeting, you will have your opening paragraph. This  should only be a couple of sentences and should summarize the contents of your email, clearly stating  the benefits readers will receive if they continue reading. Keep it short. A long, text‐heavy introduction  paragraph could discourage readers and push some important content down “below the fold”. 5. Keep Call‐to‐Actions Above the Fold The term “above the fold” refers to all the content on a Web page that viewers can see without having  to scroll. Naturally, the content that readers must scroll down to see is located “below the fold”. There  is nothing wrong with creating an email that requires scrolling, but all essential information should be  located above the fold. Make sure your main offer appears above the fold, preferably in the upper left.  A good idea is to place your main call‐to‐action in the sub headline of your email with the link  embedded directly in the text. For example, if your email message is about a new weight loss program  and your call‐to‐action is for readers to download a guide, your headline and sub headlines could be: Frustrated with feeling overweight and unhealthy? (headline) Download your FREE guide and learn how to shed pounds in 10 simple steps (sub headline) Another suggestion that could increase your conversions is including a graphical call‐to‐action button in  your email. People are more drawn to colorful graphics, such as buttons and icons. DOWNLOAD A FREE 10‐ GET YOUR FREE GUIDE!  STEP WEIGHT LOSS GUIDE! LOSE WEIGHT IN 10 STEPS Don’t be afraid to test your call‐to‐action buttons either: gray vs. red, round vs. rectangular, etc. Also try  different messages in your buttons. Different buttons will work for different audiences, and the only  way to know what works best for your campaign is to test. 6. Expand on the Benefits Don’t tell readers what you have to offer them; tell them why they want it. Tell them how your offer will  make their life better by solving a problem, meeting a need or fulfilling a desire. This is basic sales  writing. Again, get inside the reader’s head and answer the question “What’s in it for me?”Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 19
  • 18. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY 7. Leverage Bullet Points People don’t read on the Internet – they scan. Their eyes are naturally drawn to headlines, images,  subheadings and bullet points. Large blocks of text and wordy paragraphs will likely cause readers to  dismiss your message. So when you’re expanding on the benefits of your offer, do so in a way that’s  easy to read by using bullet points in conjunction with short paragraphs that are declarative and  concise. Using numbered points can be a great way of clearly listing the many benefits of your offer in a  simple‐to‐understand manner.  8. Include a Personal Sign‐off As previously mentioned, a personal touch can make all the difference in your email marketing  campaigns. Make your email appear as if it came from a real person in your company rather than from  your company as a whole. Signing off your email with a personal name, business title and direct contact  information can put potential customers at ease with the thought of doing business with you. There is  an added sense of comfort that comes from knowing there is a person behind the keyboard. It might  also be a good idea to include a graphic of the sender’s signature as well as a small photograph,  preferably a headshot. When readers can see a picture of the person writing to them, they are often  more inclined to develop a personal relationship with your company and brand.  If for some reason it isn’t appropriate to sign off from a single person, you could sign off from a “team”  or “committee”. By signing off from the “Support Team” or “Membership Committee”, you still provide  a sense of personalization in your email.  9. “P.S.” Works in Email Too The P.S. has been a tactic used in direct marketing copy for years and has now found its way into email  copywriting. A powerful P.S. can be an effective way to remind readers of why they should take action  immediately.  Keep in mind that you should not put any new, critical information in the P.S. in case  readers do not scroll that far down your message. Instead, use the P.S. as a way to re‐iterate the  benefits of your offer and the importance of them acting now. The P.S. also acts as an attention grabber  even when the reader doesn’t take in the entire message. In addition, including it at the end of your  message adds a nice personal touch to your email and reminds readers that they received this email  from a real person. Be sure to keep it short. The P.S. should be no longer than 1‐2 sentences. 10. Make Your Message Viral Take advantage of the “forward to a friend” tactic in your email marketing. Ideally, when a reader clicks  on the “forward to a friend” link in your email, they should be taken to an online form where they can  provide names and email addresses of friends or colleagues who might be interested in your offer,  along with a comment box where they can write a personal message to their friends. This is a great way  to grow your email database.  A good place to put your “forward to a friend” link would be in the top right corner as well as at the very  bottom after your contact details.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 20
  • 19. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY Email Design Do’s and Don’ts DO’s DON’Ts DO include anchor links in your template.  DON’T go over 620 pixels in width when  For example, somewhere at the top of  designing your template. With a size that  your template, you should include a sub  small, people who use MS Outlook will  headline for each topic in that particular  be able to view the email template in the  issue, which are anchor linked to where  preview pane. This is effective for other  they appear in the newsletter. email clients with preview panes as well. DO validate the HTML code against a  DON’T use ASCII characters such as curly  spam checker, which will determine any  quotes, as they are not supported by  “messy code” that could cause your  some browsers or email clients. message to get caught in spam filters. DO use images sized appropriately for  DON’T include any important text in an  Web viewing. Stick to 72 DPI and use  image, unless it’s repeated in the body.  either GIF or PNG formats. Steer clear of  Some email clients have images turned  large sized images as this will increase  off, and this could result in critical  the loading time of your newsletter.  information not being displayed. DO incorporate videos and other  DON’T use elements like CSS, Java script,  multimedia elements in your email, but  animated GIF, Flash and Web page  link out to them rather than attempting  templates, as most email clients will not  to embed them in your newsletter. render these items and therefore could  impact the way your email appears. DO use solid background colors instead  DON’T use elaborate tables within the  of images. Most email clients will not  email, as they can cause problems for  render images set as backgrounds. Also  people who use browsers that  this will help minimize the possibility of  sometimes display tables inconsistently. your email being caught in spam filters. DO include “Web version” and “Mobile  DON’T forget to include the width and  version” links pointing to appropriate  height in all image tags, as well as ALT pages for optimal email viewing. text describing what the image is. DO keep body text left aligned. Centered  DON’T use more than one or two types  text can be difficult to read, and justified  of font, otherwise the email will begin to  text is even harder to read.  look cluttered. DO test your email template designs  DON’T re‐design your email templates  thoroughly to see which layout works  too frequently. It will be more difficult  best and whether it achieves your  for readers to recognize your brand if  company’s goals. your template changes too often.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 21
  • 20. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY Email Structure: HTML vs. Plain Text There are 2 different formats in which you can send an email: a graphically‐based HTML template and  plain text. An HTML email is a template that is formatted like a Web page, using formatted text, colors,  embedded graphics, table columns and links. On the other hand, a plain text email is an email that only  includes text. It doesn’t contain any formatting, images or hyperlinks. 5 Reasons HTML Email Templates Work 1. Better Response Rates It’s been proven many times that HTML newsletters outperform  plain text emails. In most cases, they are much easier to read and  offer information in an attractive way. Aside from a captivating  subject line, the other thing that grabs the attention of readers is  an image. When a recipient opens your email, you have a fraction  of a second to capture their attention before they immediately  delete it. The use of eye‐catching graphics and colors make your  email more compelling than plain text.   2. Attractive Content HTML gives you the option to dress up your content. You can select the font type, font color, link color  and background color. By adjusting the formatting of certain text, you can draw attention to the most  important information of your email message. You can also include images as well as other multimedia  such as videos and audio. These elements help enhance user engagement in your email marketing. 3. More Layout Options There are no formatting capabilities in plain text emails, meaning your content runs from top to bottom,  all in one column. In an HTML template, you can have multiple columns for your newsletter. This allows  you to position content and graphics wherever you want – along the top left, bottom right, etc. You can  put your important content in colorful call‐out boxes to draw more attention to them. HTML also allows  you to create graphical call‐to‐action buttons and position them wherever you want.  4. Branding Opportunity By using an HTML template, you can brand your newsletter with your company logo and corporate  colors, so recipients recognize your brand as soon as they open your message. Brand consistency  extends into email marketing as well. A well‐designed company newsletter template should resemble a  similar look and feel as the company’s website and blog. A properly branded newsletter can convey  your company in a professional manner, which will increase your credibility with readers. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 22
  • 21. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY 5. Ability to Track Clickthroughs HTML newsletters allow you to create call‐to‐action buttons with hyperlinks, text with embedded  hyperlinks (ie: click here), images that hyperlink, etc. This allows you to track clickthrough rates and  determine the effectiveness of each linking channel. On the other hand, plain text emails don’t have any  formatting or linking options. Of course if you provide the full URL, you can track how many people click  on that link. But without the formatting capabilities, you are unable to track the effectiveness of various  linking options. 5 Reasons Plain Text Emails Work Though HTML triumphs plain text in many ways, plain text emails still offer a lot of benefits for effective  email marketing. Here are 5 benefits that make plain text emails popular. 1. Consistent Display HTML emails can display differently across various email clients. Some email clients will strip out many  elements from your HTML code or recipients could be reading your email with images turned off.  Because plain text emails include no formatting, they will display consistently across all email platforms.  You don’t have to worry about a plain text email not rendering properly in Gmail versus Outlook,  whereas HTML newsletters have to be tested very carefully across all popular email clients to ensure  each platform renders the code properly. This can sometimes involve going back to the designer for  modifications anytime an email client upgrades or changes the way it displays email. 2. Appears More Personal Regardless of whether or not you use “Dear <First Name>” in an HTML newsletter, a plain text email  always appears more personal, because it looks like it was written and sent directly from the sender’s  email client. Even if your HTML template incorporates elements of personalization, such as a greeting,  everyone knows people don’t send personal emails from their account in the form of HTML newsletters.  Plain text emails offer a stronger degree of personalization, which could result in better read rates. 3. More Compatible for Mobile Devices With the growing popularity of Smart Phones, like  Blackberrys and the iPhone, more and more people are  reading their emails on their cell phones. This often poses  a problem for HTML emails. Not all mobile devices display  HTML properly. Some will remove your images or stack  them vertically while only displaying the text portion of  HTML. Other devices will only display plain text. You will learn more about how to optimize your email for  mobile devices in the “Tactics to Increase  Email  Conversions” section  of this guide.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 23
  • 22. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY 4. Less Formatting Time Plain text emails are simply faster and easier to create than HTML  emails. Coding an HTML email is not the same as coding an HTML Web  page. HTML newsletters need to pass the spam filters and designers  must use CSS in very specific ways. And there is still no guarantee that  your newsletter will appear consistently across all email clients. HTML  newsletters require a great deal of time to format, whereas plain text  emails are quick to create since there is no formatting required.  5. No Messy Code ‐ Better for Spam Filters An HTML template that contains any messy code could trigger the spam filters. For example, if your  newsletter looks like it’s been copied from a Word document, your code could appear messy and this  could increase your overall spam score. Plain text emails contain no formatting or coding. It’s Not One or the Other – You Must Offer Both Today, there is no debate on whether marketers should send one or the other. Anytime you send out an  HTML newsletter, it should be accompanied by a plain text version – a process known as “multi‐part  mime”. This way, if a user’s email client is unable to display HTML messages or if he/she chooses not to  receive HTML emails, then by default the plain text version will automatically display instead.  Most email marketing systems offer the option of sending both formats in one message. This increases  your deliverability rate and minimizes the possibility of your message being filtered. In fact, some  systems require that you accompany your HTML newsletter with a plain text version before the system  will allow you to send a message. By offering both formats, you will have the benefit of displaying color,  images and creative layout to those who can view HTML in their email clients, without prohibiting those  who cannot view HTML from reading the message in a plain text format.  It is also a good idea to include  “Web version” and “Mobile version” links in the top right corner of your HTML newsletters, just to  ensure your message is optimized for all of your readers. Newsletters vs. Personal Text‐based Emails  As you begin implementing your email marketing campaigns, you will likely come across the option of  sending an email newsletter versus a personal text‐based email. Note: a personal text‐based email is  not the same as a plain text email as discussed above. A personal text‐based email is created using  simple HTML code, simply for font formatting purposes and embedding hyperlinks. The goal is to design  a basic email that appears as if it was written by a person directly from their email client. Since there is  some coding required with personal text‐based emails, it is essential to send a plain text version with it. Newsletters are effective when you want to communicate various topics to a mass audience. Personal  text‐based emails are impactful when you want to remind recipients about a subject from a different  sender / voice than your regular company newsletter. Both techniques should be utilized hand‐in‐hand  in your email marketing campaign strategy.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 24
  • 23. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY Let’s say, for example, that you want to send a personal text‐based email from the president of your  company. When designing this email, you will want to keep the following in mind: 1. A Personal Greeting is a Must In order for your email to appear like it came directly from the president of your company to a client, it  should begin with a personal greeting like, “Hi John”. When people write to each other directly from  their personal email client, they often greet them personally and directly. 2. The “Reply‐to” Address Must Match the “From” Name  You want your personal text‐based email to appear as authentic as possible. One thing that will take  away from its authenticity is including a reply‐to address that’s noticeably not the sender’s email  address. (For example, sending an email from “Ron McArthur, President of WSI” with the reply‐to  address of “support@...” will damage the authenticity of the email.) 4. Match the Font Type and Color to the Actual Sender  Take a look at the font type, color and size that the sender uses for real personal emails sent from their  email client. Then adjust your HTML code to match their formatting. This way, when readers reply to  the sender and the sender writes back, the font will be identical. 5. Mask the Sender’s Email Signature If possible, design your personal text‐based email to include the exact same email signature file as the  sender’s real email signature. You can either do this directly in the code or by including a graphic of the  sender’s email signature in your message. This again will make the email appear as if it was written  directly from the sender’s email client.  6. Write in the Voice of the Sender If you are sending a personal text‐based email from the  president of your company, you must write the content in a  tone and manner that would reflect how the president would  speak. This will likely be very different from the tone of your  HTML newsletters. The more a personal text‐based email looks and sounds like it  came from the sender (for example, the president of your  company), the more likely your readers will believe it actually  came from that sender.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 25
  • 24. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY Adding Social Media Elements to Your Email The explosion of social media has transformed the way people communicate online, and particularly  how companies market their products and services to their target audience. Smart email marketers  understand that social media is not a threat to email marketing. Social media complements email as it  provides new avenues for sharing information and engaging readers. When marketers integrate both  channels, they strengthen the reach and viral marketing potential of their campaigns. 3 Ways to Combine Social Media with Email Marketing 1. Include “Share” Buttons in Your Newsletters The first step to combining social media with email marketing is to include social sharing links in your  newsletter templates. According to MarketingSherpa, marketers who integrated social media share  buttons in their email newsletters saw a 25% boost in reader interaction and a surge in inbound traffic  from social networking sites (June 8, 2009 case study). You may have seen that many websites today now have a “share” button located at the top allowing  visitors to share Web content with their social community. Integrating these social sharing links in your  email newsletters is a great way to expand your readership beyond your subscribers at no additional  cost. Below are some tips to consider when integrating “share” buttons in your newsletters: Identify the most relevant social networking sites – With so many social media sites that  exist today, it’s important to select only the ones that are relevant to your company. Think  about your target audience and where they are likely to converge on the social portals. Then  zero in on the social networking sites most relevant to your company. Integrate the “share” icons into your newsletter templates – This requires unique code to be  included in your HTML newsletter template. Consider looking at your email marketing system  for a feature that will include the “share” icons into your template automatically.  Test the new newsletter template with a focus group – If this is your first time using “share”  icons, it would be a good idea to test this strategy with a small segmented list prior to rolling  it out to your entire database. If you find that adjustments need to be made, such as the size  and location of the “share” icons, make those changes to the template accordingly. It  wouldn’t hurt to work with 2 different template concepts to see which one performs better. Roll out the newsletter template to the rest of your database – When you are satisfied with  the template and where your “share” icons appear, you can then start using it for your regular  newsletters with the rest of your database.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 26
  • 25. EMAIL CREATIVE: SUBJECT  LINES, DESIGN & COPY Track shared article metrics – A good email marketing system will have strong tracking  capabilities allowing you to track how many times users click on your “share” icons. This is no  different than tracking any other click on your newsletter. To track the number of times other  people read a shared article on Twitter, for example, be sure to use a URL shortening tool like to measure how many times a shared article was clicked on. If you have several articles in your newsletter, be sure to link each article to a page on the Web. For  example, you could include an introduction paragraph of the article and a “Read more” link allowing  users to read the full article online. If you choose to go this route, then make sure your “share” buttons  in your newsletter template are set up to share the URL of each article on the Web.  Since most email clients cannot render Javascript properly, stick to images and text links for the “share”  buttons in your emails. Look for an email marketing system that has the capability to share your  newsletter across various social media sites automatically through the system. For example, WSI Digital  Marketing Pro supports several popular social media sites, including MySpace, Facebook, LinkedIn,  Delicious, Digg and Google Bookmarks. Integrating social sharing links in your newsletter can be very  easy with a powerful email marketing system. 2. Increase Your Social Following Through Email Marketing In addition to inviting your subscribers to share your newsletter content on  the social networks, make sure all of your email newsletters include links  allowing your subscribers to follow you on the social media sites. Consider  creating a call‐out box in the sidebar or in the header of your newsletter with  call‐to‐actions like “Follow Us on Twitter” or “Become a Fan on Facebook”.  This will inform your subscribers that you have a social media presence and  build your online following. Again testing is key. Try positioning your social  icons in various places on your newsletter and track the clickthrough rates to  determine which location works best. It’s also a good idea to include a button on your day‐to‐day business email signature inviting readers to  subscribe to your newsletter as well as follow your company on the social portals.  3. Promote Your Email Content in the Social Media Platforms Don’t be afraid to cross promote email marketing and social media. Remind your Twitter followers,  Facebook fans, LinkedIn contacts and YouTube channel subscribers that you have a regular email  newsletter and encourage them to subscribe to receive emails from you. Once they sign up, they are  likely the subscribers who will share your email content with their own social networks. Use email marketing as a catalyst to start conversations online about your brand. Create compelling  content that people will want to share and include a specific call‐to‐action asking readers to spread the  word. Your content should not be directly selling your products or services to your readers, but should  provide education and value to them – information they would find useful to share with their friends.  With valuable content and a well thought‐out social media sharing strategy, your email marketing can  enhance your brand reputation and grow your company.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 27
  • 26. EMAIL DELIVERABILITY Email Deliverability All the design and copywriting skills in the world won’t help your business if your  email never reaches its intended destination. And whether or not you’re new to  email marketing, you might be wondering exactly what issues there could be  around email deliverability. After all, you write an email, enter your recipient’s  email address, hit “send”, and you expect it to simply land in front of that person.   Unfortunately, when you’re sending a marketing email out to dozens, hundreds,  thousands, tens of thousands or even hundreds of thousands of recipients, not all  of them are going to get your email. As a matter of fact, it’s not unusual that at  least 10% of your target audience misses out on your message. Clearly, nobody  can click on a link in an email they never see! The worse your deliverability, the less successful your company’s email marketing campaign will be.  Luckily, there are steps you can take to ensure your email lands in its proper destination and prompts  your audience to open it and read your message. Understanding CAN‐SPAM Regulations Anyone who uses email is no stranger to spam and has dealt with it in one way or another. In fact,  consumers receive so much spam in their inbox that they often hesitate to open emails at all unless it’s  from a trusted sender. In knowing this, keep in mind that your consumers are also not likely to hesitate  in reporting your emails as spam to their Internet Service Provider (ISP), especially if your emails appear  untrustworthy, are received too frequently or the quality of the content is poor.   So to alleviate the frustration felt by consumers, lawmakers enacted the CAN‐SPAM Act of 2003 in an  effort to prosecute spammers. (Its official title is the Controlling the Assault of Non‐Solicited  Pornography and Marketing Act of 2003.) Essentially, this law set forth a number of requirements that  need to be met in order to send commercial emails to consumers.  The Central Points of the Act Are That It: Prohibits the use of false or misleading headers Prohibits the use of deceptive subject lines Requires a clear, conspicuous opt‐out mechanism in each email Requires the inclusion of a valid postal address in each email Now, it’s important to note that the Act distinguishes between a commercial email and a transactional  email. If you’re responding to a customer inquiry or sending an email receipt of purchase, this is a  transactional email and you don’t need to worry about CAN‐SPAM. On the other hand, if your email  contains a customer solicitation or any general marketing information, this is considered a commercial  email and you must comply with the requirements of the law. Remember, each violation of a rule in the  CAN‐SPAM Act can leave you with a fine of up to $16,000! So following the rules is important! Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 28
  • 27. EMAIL DELIVERABILITY Basic CAN‐SPAM Do’s and Don’ts To help aid you with the fundamental tenets of the CAN‐SPAM Act of 2003, we’ve compiled a list of the  basic Do’s and Don’ts in an effort to ensure your emails comply. DO’s DON’Ts DO provide a feature to allow your  DON’T use an email address collection  subscribers to opt‐out of future emails. service, unless each subscriber has  confirmed permission. DO provide an email header that clearly  DON’T collect email addresses from  identifies your company.  websites or other online directories. DO include your company’s physical  DON’T borrow an email list from another  address in all of your emails.  business. DO include a subject line that is clear and  DON’T rent an email list unless it’s  unambiguous. certain that the rental company is legally  compliant. DO ask your prospects and customers for  DON’T use your subject line to trick your  explicit permission to send emails . audience into opening your email. Of course, these key tenets are only intended to broaden your general understanding of the rules and  regulations and the industry practices of the CAN‐SPAM Act. To view the entire CAN‐SPAM Act of 2003  visit  How to Ensure You Don’t Get Blacklisted Whether you prefer the term unsolicited commercial email or the term spam, the bottom line is the  same: nobody likes to receive it. And for many of your consumers, there is a very thin determining line  between your email getting whitelisted or blacklisted.  Even if your emails are in full compliance with CAN‐SPAM, consumers  have the freedom to flag your email as spam, and forever block you  from sending emails to them in the future. Surely you have seen the  spam button. If your emails are reported as spam by your recipients,  ISPs will block your email server from sending emails to their  customers. In other words, your email will be blacklisted. As little as  two complaints can result in a temporary block on your email server,  and a higher complaint percentage can potentially result in a  permanent block list against your server. Since consumers have all this control with just the click of a button, your company’s email marketing  strategy will never be immune to complaints. To prevent getting blacklisted, you must consider your  consumers’ preferences. Put simply, the key is understanding how consumers evaluate emails. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 29
  • 28. EMAIL DELIVERABILITY To determine whether your audience is likely to view your email as spam, here are three fundamental  questions your consumers will ask themselves: 1. Is it too frequent? Emails that are delivered too frequently tend to be perceived as spam,  especially when the content is irrelevant, repetitive or too long.  2. Did I want it? Unwanted marketing emails – those that the audience did not request to  receive – are more often than not reported as spam.  3. Can I verify it? If a consumer can’t tell if an email came from a legitimate source, it is likely to  be marked as spam. Often, consumers will determine if an email is familiar by looking at the  “From” line in an email header. To minimize spam complaints and avoid being blacklisted, adhere to these consumer preferences and  ensure consistent professional practices are being utilized all your email marketing campaigns. Here are Some Tips to Limit Your Spam Complaints: Explicitly ask your prospects and customers for permission to send them emails Incorporate brand logos and colors into all your emails so people recognize your company Clearly identify your business in the “From” field so readers can easily identify the source Ensure your email content is valuable so your subscribers will continue to want your emails Keep your email frequency consistent with your content and your subscribers’ expectations Ask everyone who unsubscribes from your email list for feedback as to why they don’t want  your emails in order to adjust your strategy accordingly How Your Message Looks to Your Consumers It’s one thing to adhere to the tenets of the CAN‐SPAM Act, but it’s a whole other thing to impress your  consumers, earn their trust and convince them to open your emails each time you send one.  ISPs and email marketing systems may be the vehicles that ensure your email marketing complies with  industry standards, but there is also the element of professional standards you must consider.  Ultimately, your overall approach for delivering your message can significantly improve your consumers’  confidence in your company and in each of your emails. Such efforts will separate the legitimate email  marketers from the spammers.  6 Email Best Practices to Enhance Email Deliverability 1. Use Full Disclosure While Collecting Email Addresses A great professional practice is to go the extra mile when requesting affirmative consent and use an  extra measure of disclosure when asking your consumers for permission. Try sending a welcome email  to each new subscriber. Make sure your welcome letter includes additional privacy information and  insight into the types and frequency of emails they will be receiving. Another suggestion is to send  periodic reminders to confirm that your subscribers are still interested in your emails.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 30
  • 29. EMAIL DELIVERABILITY 2. Give Your Consumers the Choice to Unsubscribe The easiest and most professional practice for processing unsubscribe requests is to use an email  marketing system that automatically inserts a one‐click unsubscribe link into your emails. Subsequently,  when a subscriber clicks on the link, the system automatically removes the subscriber from the your  database, so he/she will stop receiving emails immediately. Convenient mechanisms like this give your  subscribers confidence and the comfort of choice. Importantly, it also encourages them to differentiate  your email from spam, which often use questionable opt‐out methods.  3. Ensure Your Email Content Aligns with Your Audience’s Expectation In this case, the best practice is to send email content that is compatible with your audience’s interest  and match their expectations. Try including a description of your email content and your typical  frequency in your initial subscription process. Alternatively, you can let your subscribers choose their  own interests by providing them a list of categories to choose from when signing up. It will promote a  more tailored message for your subscriber, thereby forming a more trusting and valuable relationship  between your company and your consumer.  4. Determine When and How Often Timing is key. Understandably, emails that arrive too frequently are usually deemed as spam. So the  secret is to balance the frequency with the needs and expectations of your audience. Often consumers  are willing to receive emails with any frequency on the basis that the content is valuable to them! As  long as your email has content that is relevant to the consumers, they are likely to be satisfied with your  frequency.  5. Choose an Appropriate Email Length Generally, your emails will prove more effective when they are concise. After all, today’s consumers  have fast‐paced lives and short attention spans. So until you become more familiar with your audience  and learn how much content they will tolerate, think “less is more”. Your audience will always tell you  when your content is too long by unsubscribing and opening your emails less. To cap the length, try  incorporating images and more design elements to illustrate the value of your product or service.  6. Choose the Best Day and Time In your effort to appeal to your audience, keep in mind that they are  more likely to respond positively if you send your emails when most  people have some time to read and take action. So, if your email list  has work email addresses, it’s not a great idea to send your email on  a busy Monday morning. To gauge how your audience views your  emails, try dividing your list into equal parts and sending the same  email on different days and then again at different times. This will  help you gain invaluable insight into your subscribers’ behaviors. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 31
  • 30. MEASURING & REPORTING Measuring & Reporting In contrast to traditional advertising, making adjustments to your email marketing strategy is much  easier since you can track the interaction between your email and your recipient. You will be able to  find out what happens after you send an email and then take the appropriate steps to radically improve  your results.  Ultimately, well‐implemented email measurement and reporting techniques will allow you  to realize drastic returns on investment (ROI). Meaningful Metrics Perhaps one of the most practical and valuable elements to email marketing is the tracking reports, or  the metrics, you can view to discover exactly what your audience does with your emails after you send  them. Conveniently, most email marketing systems track your emails for you by automatically adding  special tracking codes to the links you include in your emails. These tracking codes are unique to each  subscriber and to each campaign.  The email marketing metrics you will find particularly meaningful are  the following:  Which emails were undelivered (bounced) and why Who opened your email What links they clicked on Who unsubscribed Who forwarded your emails Measuring Your Bounce Rate Your bounce rate is the total number of emails that were undeliverable and returned. It is calculated as  a percentage of the total emails sent.  Example:  (Number of emails that bounced) ÷ (Total emails sent) = (Bounce Rate Percentage) 20 ÷ 100 = 20% Bounce Rate Measuring Your Non‐Bounce Total The non‐bounce total accounts for the emails that were not bounced and assumed to be delivered. In  essence it is the opposite of the bounce rate.  Example:  (Total emails sent) – (Total bounced emails) = (Non‐Bounce Total) 100 – 20 = 80 Non‐Bounce Total Measuring Your Open Rate Your open rate is the amount of interactions after your email is sent and determined as a percentage of  the non‐bounce total. Note that emails are only considered open when the recipient either enables the  images in your email to display, or the recipient clicks on a link in the email. It’s calculated by dividing  the number of tracked opens by the non‐bounce total. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 32
  • 31. MEASURING & REPORTING Example:  (Number of tracked opens) ÷ (Non‐Bounce Total) = (Open Rate Percentage) 20 ÷ 80 = 25% Open Rate Measuring Your Clickthrough Rate Clickthrough rate is the number of unique recipients who click on one or more links  in your email; it’s expressed as a percentage of the total tracked opens. Example: (Number of unique individuals who click a link) ÷ (Total tracked opens) = (Clickthrough Rate) 2 ÷ 20 = 10% Clickthrough Rates Setting Internal Benchmarks Numbers can be so influential that they have a magic all on their own. After all, your email marketing  strategy is only as valuable as your ability to convert your subscribers into loyal customers. Once you  collect and analyze the metrics of your email marketing campaign, you’ll need to identify the strengths  and weaknesses of your overall strategy and then make the adjustments accordingly.  Naturally, you’ll want to compare your results with others. This is why you will need to establish some  benchmarking numbers of industry‐wide metrics covering various parts of email performance.  3 Reasons Why Setting Benchmarks Can Be Useful 1. They Give You a Basic Number to Start With  Admittedly, your email marketing campaign might not be comparable to another’s “average”, since  each subscribers list and each campaign is unique in its own right. But industry metrics will let you  determine if you’re extremely off with your numbers.  For instance, if the average open rate in your  sector is 60% and your email marketing campaign is only getting 15%, you know something is wrong.  Additionally, benchmark metrics are a helpful tool for planning. Particularly if you don’t have any future  estimates, industry averages are a reasonable metric to fall back on.  2. You Gain Insight on Current Consumer Trends  Assuming methods for collection and calculation remain consistent, industry metrics allow you to  identify consumer patterns. So if clickthrough rates across your particular industry are steadily  increasing each quarter and yours are falling, you’ll know it’s time to take action.  3. Take a Hint  Metric‐based reports might give you some hidden insight into which email marketing techniques work  and which ones don’t. With some interpretation, there’s an opportunity to get plenty of background on  issues like the importance of subscribers list size, personalization, segmentation practices, etc. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 33
  • 32. MEASURING & REPORTING Ultimately, these can help fine‐tune your approach and your overall email marketing strategy. Here are  some sources that you’ll find helpful as you set your benchmarks: EmailStatCenter (  MailChimp (  Return Path (  Campaign Monitor (  Email Marketing ROI Measuring and analyzing your return on investment (ROI) for each of your email marketing campaigns,  as well as your overall strategy, is vital to determining whether your email marketing efforts have been  worth your time and money. Calculate your ROI by first assigning a value to each conversion. Then you  divide the total value of all conversions by the total cost of your email marketing campaign. In the end,  increasing the ROI of your email marketing will lead to increased revenue.  To break it down even more, consider the two most basic ways you can increase ROI:  decrease  investment costs and increase payback.  The following are a couple of basic tips for decreasing your  investment costs and increasing your payback. Decrease Investment Costs TIP: Get Whitelisted. Avoid getting blacklisted by your customers and ISPs at all costs! The more ISPs  or recipients that whitelist your email address, the larger the target audience your message is likely to  reach. Investing time and money into your campaign only to get blacklisted would be entirely pointless. TIP: Keep a Clean Email List. Logically, no one wants to pay for the emails that don’t make it to their  destination. Over time, with each campaign, be sure to remove addresses that were soft‐bounced or  hard‐bounced. Ultimately, this will save you a lot of money, time and man‐power.  Increase Payback TIP: Incorporate a Strong Call‐to‐Action. The more actions your target customers take, the higher the  possibility that they will purchase your product or service. Incorporating strong, powerful call‐to‐actions  in your email marketing content will promote increased conversion with no extra cost to you.   TIP: Create an Incentive Program. Most consumers can’t stay away from a free offer, prize, discount  or draw. So including an incentive program into your email will prove to be highly attractive. This will  encourage subscribers to register or participate in the offer, essentially giving them a bigger reason to  contribute to your revenue. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 34
  • 33. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS Maximize Email Performance By now you have read all about how to build your database,  write powerful subject lines, design email templates  effectively and send out your emails following every CAN‐ SPAM regulation in the book.  Now what? Let’s look at how  you can go about advancing your email marketing strategy by  incorporating other elements to increase conversions.  6 Tips for Increasing Email Conversions A successful email marketing campaign is defined only by its conversion rates and as marketers we  know you should never be satisfied with the response you initially receive.  There is always remove for  improvement, and below is a list of some key strategies that you can follow to minimize your email  responses while increasing your conversion rate and overall performance. 1. Get Relevant or Get Deleted Consider your inbox.  How many emails do you receive from advertisers  that you actually read?  Probably, not that many. So what makes you think  your consumers are any different?  The truth is: we all receive a high  volume of emails everyday and in order to manage our inboxes, we move  through our messages quickly, looking only for the information we need  and want to read and deleting everything else.   So when it comes to increasing email conversions, relevancy of your message to the reader is key.  By  setting up customer segments (as we discussed earlier in this guide), you can ensure that the messages  you send are tailored to the demographic and interests of your database.  Doing this will make your  messages more relevant to your readers and increase the likelihood of them reading it rather than  deleting it along with the rest. 2. Allow Your Email Subscribers to Update their Subscriber Profile As consumers subscribe to your database, you should be collecting some initial demographic and  personal interest details from them.  This additional information is what you would use to segment your  customer database.  Over time however, these details will become outdated (people get older, change  locations, pick up new interests, etc.), so it is necessary that you have your subscribers update their  profile information every year.   By sending out an email asking your readers to update the information you have for them, you will  demonstrate that you respect their time by only wanting to send them relevant information.  From your  end, this will allow you to continually segment your lists and ensure your content remains relevant.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 35
  • 34. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS 3. Include Product Recommendations and Reviews  If you are properly maintaining your email database, then you will know what products or services your  contacts are interested in receiving information on or have purchased from you in the past.  Use this  information to include product recommendations they may be interested in.  This personalizes the  experience for the reader and allows you to get other products (especially overstock items you may  need to sell quickly) in front of them that they may not have ever seen otherwise.   Along with product recommendations, you will also want to include  customer reviews for the products you are recommending.   Oftentimes a third party validation is what is needed to pique a  reader’s curiosity and push them towards a purchase or activation of  service. These reviews will substantiate your product, service, and  company. Coupled with the product recommendations, they will  make a big impact on your consumers’ decision to buy or not to buy. 4. Ease Your Skeptics with a Guarantee Policy There are still a number of people out there who are “skeptical” about products or services being sold  via email marketing.  For this reason, it is important to offer consumers the security of knowing that  they have the ability for recourse if they arent completely satisfied with what they purchased.  A worry‐ free money back guarantee is always the optimal offering for potential customers.  Simply knowing that  they can have their money back if they have any problems with their purchase (for any reason) will help  ease their skeptic minds and prompt them to purchase something they may have been too  apprehensive to purchase before.  Have a look at your current return policy and see how you can  incorporate some more liberal guidelines, and then include this feature in the messaging of any  product‐related campaigns. 5. Everyone Loves a Freebie Consider rewarding your readers from time to time with a free gift to show them you value them as a  consumer.  It doesn’t have to be much.  Gifts like an interesting ebook, a free software download, or a  gift certificate for $10 off their next purchase will draw their attention and create the notion that you  have their best interests in mind. Gifts can be rewards for previous purchases, tokens of esteem on a  subscribers birthday, or awarded for other reasons. Whatever the gift or the reason, everyone loves  receiving something for free. 6. Using Mobile to Boost Your Email Responses Email helps to boost your response rates to offline campaigns, but did you know that mobile marketing  via SMS messages (short messaging system) can do the same for your email campaigns?  Since SMS  TIP: text, text, text, text. messages are more immediate and intimate than email, they are opened more quickly than an email is.   If you know who on your list is also an avid mobile user and is willing to receive SMS messages from  you, consider sending an SMS to alert readers when an important email has been sent to prompt a  higher open rate. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 36
  • 35. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS Testing Your Email Marketing Messages There is a lot of work dedicated to crafting that one single email message and design that you think will  resonate the most with your readers.  But sometimes we are just too close to the product or service to  understand ahead of time what will actually generate the best response. That’s why testing is so  important. It can help you improve your email message and optimize it for better conversions.  Sometimes the results can be shocking and unpredictable, so testing is definitely not a step you want to  ignore. Most Popular Elements to Test in Email Marketing 1. Message Subject Line  Headlines  Content – Message vs. Message, Product vs. Product, Graphic vs. Graphic  Promotion – $ Off vs. % Off, “Limited Time” vs. Ends Wednesday, Something vs. Nothing  Post Click Experience – Landing Page A vs. Landing Page B (this actually leads to even more  testing opportunities)  2. Appearance 1. Graphics vs. Text  2. Look & Feel – Colors, Styles, Fonts, Image‐Heavy vs. No Images  3. Layout – Email Structure, Element Placement, 1‐Column vs. 2‐Column  3. Delivery Time of Day – Many believe that lunch time is a great time to send. Consider your audience.  Try early morning and late night messages too.  Day of Week – Don’t neglect the weekends. Depending on your product. Sending on a  Saturday or Sunday may work very well. Using A/B Testing Strategies to Improve Your Email Campaigns The savviest marketers realize that there is immense power that can be gained through the process of  testing your email marketing messages.  That is why, prior to sending out your product offer to  everyone on your list, you should consider using a technique called A/B or split testing.  A/B testing isn’t a buzz term.  It has been widely used in traditional media formats like direct mail for  decades but has become quite effective in the online world simply due to the Internet’s nature to be  highly measurable.  When it comes to email marketing, A/B testing can give you enough information to  select the content that will generate the best results. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 37
  • 36. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS 5 Steps to Conducting A/B Split Testing When using a good email marketing system, creating an A/B test is simple. By following the steps  outlined below you will be even closer to generating better and more consistent results with your email  marketing campaigns. 1. Pull a Representative Sample From Your Mailing List In order to conduct the test effectively you need to send a couple of emails to a small sample group  from your actual mailing list.  Again these are the readers you are trying to resonate with, so you need  to ensure they are the ones that you are testing your messages on. If you are working from one large mailing list, then all you need to do is take 10% of your list (randomly)  and then divide that list in half to make up two smaller lists (group A and group B). If your database has been segmented into different lists, then you will want to randomly take names  from each segment until you have a representation of 10% of your total mailing list.  To make up your  two test groups simply take half from each segment and put this into your group A and then the rest go  into your group B.  Overall you want to have a consistent representation between the two groups. 2. Prepare Your Two Test Email Messages With A/B testing you can only test one variable at a time, so you need to decide what variable you want  to test (any of the elements we mentioned on the previous page). Once you know what element of your  message you want to test, then using your email marketing system you’ll want to prepare your  preferred email message.  Save this email and then copy the content and create a second email that  contains a second version of the variable you have decided to test.  In order to conduct a proper A/B test, it is important that the only thing that changes between the two  emails is that variable, the actual body text of the email should stay the same.  For example, if you have  decided to test your subject lines then only the subject line would change.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 38
  • 37. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS 3. Send Your Test Emails to Your Two Test Groups Once you have your test emails ready, you will want to send one to  your group A list and the other to your group B list.  It is important  that you send these emails just after each other on the same day, so  you do not add any other variables to your testing sample  unintentionally.   Be sure to monitor the delivery rate of your email.  You will want to add more people to your test lists if  you are seeing a high bounce rate.  Again, this needs to be done right away so they receive the email  around the same time that same day as the others in the list.  4. Compare the Response Rates  Using the reporting tools included with your email marketing system, compare the response rates of  your two test emails.  Determine which one has preformed better based on open rate and clickthrough.   If your email drives your readers to your website or landing pages, take a look at the analytics for those  Web properties, so you can determine how far through the conversion funnel the readers went.  If you  are driving your readers to call you, then assign a different extension or number to each email test, so  you can track how many calls you received for each offer. 5. Roll out Highest Converting Email to the Rest of Your Database Once you have all your data and understand which email coverts more,  you can roll that email marketing offer out to your full list (except the  people who have already received it, of course) with a high degree of  confidence that it will be a success. If you found both messages to be  effective, then save the lower converting of the two for a future  mailing. If neither of your messages generated results, then it is back  to the drawing board, but you can rest at ease knowing you didn’t send  a dud to your entire list.  Regardless of the results, the entire process will provide you great learning into what does and what  doesn’t resonate with your readers.  At the end of the day your goal is to send your database relevant  and appealing product offers and information that will help you maximize your responses and minimize  the risk of readers requesting to be removed from your list altogether. Uncover Business Opportunities by Nurturing Your Database Email marketing at its core is all about relationship management.  Your goal is not only to just capture  email addresses for the purpose of building a list.  It is also to take that list, nurture it and turn your  contacts turn into future and reoccurring customers for your business.  Nurturing by definition means to  support, encourage, and develop a relationship or person over a period of time.  In the case of email  marketing you are looking to connect with the contacts in your database (regardless of their timing to  buy) and nurture them to a point of sale.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 39
  • 38. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS Take a moment to think about how valuable your database could be to your company.   For the sake of  demonstration, let’s say your database consists of 100,000 contacts (modest assumption) where each  contact is worth $20 (low assumption). That would mean that your database represents a $2 million  dollar asset to your company!  So how do you take advantage of this additional revenue potential? 7 Key Strategies to Create Lifelong Customers Unfortunately most companies don’t do anything significant with their email database.  They simply let  any potential for sales die as a result of not maintaining a meaningful relationship with the contact.  You  however do not need to follow the same path.  By following the 7 key strategies below, you can ensure  you create lifelong customers from your database and stop leaving any money on the table. 1. Don’t Underestimate the Potential for Revenue The worst mistake you could make when nurturing your database is to underestimate the potential of  your contacts.  Regardless of how close or how far away they are from making a purchase, you need to  see every contact in your database as potential revenue.  Some of your contacts may take a little more  nurturing than others, but at the end of the day, the stronger your relationship with your database, the  more valuable it becomes to your company. 2. Create a Library of Database Nurturing Content In order to effectively nurture your database you need to have content to  nurture them with.  This content can leverage existing materials you have  used in other marketing campaigns such as events, whitepapers, articles or  even third‐party resources.  Since effective database nurturing requires  you to maintain active contact with your readers, you need to build a  library of content that you can pull from. Below are some ideas on the  types of topics you can build your library of content around: Thought‐provoking information from articles, blog posts, whitepapers,  research reports and relevant third‐party resources Customer testimonials via product rating system, success stories  and case studies Multimedia content such as videos and podcasts showcasing your products or services Invitations to events such as: tradeshows, live seminars, webinars, webcasts, executive  briefings, workshops, conferences, road shows, speaking engagements and on‐demand events  Past archived and recorded events with email links  FAQs and customer support channels and guidelines  Additional methods of following your brand via social media profiles (Twitter, Facebook,  YouTube, blog, etc.) Product launches, updates or offers Coupons, vouchers or contests News about your brand/companyCopyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 40
  • 39. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS 3. The Shorter the Better As already discussed earlier in this guide, people consume content much more differently than they  used to.  As consumers, we encounter thousands of marketing messages each day, so we rarely have  the time to print out and read an entire whitepaper, watch a 60‐minute webinar or read through a full  website page.  We have come accustomed to digesting information in smaller chucks and in shorter  periods of time.  So when you are creating your database nurturing content, make sure you keep it  short and to the point.  Otherwise you run the risk of the reader deleting your email before they get to  your call‐to‐action. 4. Match Your Content to Buyer Profiles and Purchase Stages With database nurturing, connecting with your contacts is vital to keep  them from forgetting about you and why they wanted to engage with  your brand in the first place.  That doesn’t mean however that you want  to blast sales offers to them on a daily basis. Nurturing is a process of  getting these people to know, like and trust you more.  The most effective way to do this is to organize your content and  distribute what is relevant to them based on their interests,  demographics, purchase history, etc.  Whatever you send out should be  somehow related to what they indicated they were interested in  receiving from you as part of subscribing to your mailing list.   This is  where segmenting your database (as already discussed) becomes most  important.  Your readers will find content related to their preferences  much more valuable than generic content.   In addition, there are types of content that work best based on where a consumer is in the buying cycle  (awareness, research and purchase).  For example, thought leadership and best practices work best  during the awareness stage; comparisons, reviews and pricing information appeals during the research  stage; and information about the company, support, etc. will work best at the purchase stage.  At the end of the day, relevancy is key and the more relevant your content is to your readers, the  stronger the relationship they will build with you and the more likely they will make a purchase (or  repeat purchase). 5. Use Your Consumers to Determine What to Send When someone opts in and becomes part of your mailing list, they are doing it because they feel you  are a leading brand in your industry and therefore an expert in the subject that you’re talking about.  Use this to your advantage. Try sending out a survey that captures the questions your readers may have  regarding the products or services you provide, and then use this information in your blog posts, videos,  follow‐up emails and more. Consumers like to have their questions answered. If you send the answers  right to their inbox without them even asking, you’ll increase your expert status in their eyes.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 41
  • 40. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS 6. Multimedia Means Multi‐Conversions  When email marketing first hit the scene, marketers used to use it in a “spray and pray” method, where  they would blast out an email and hope that conversions would happen as a result.  That just isn’t the  case anymore.  Companies are becoming very strategic with their email marketing strategies.  Consumers will pick the company that takes the time to send them information they have actually  asked for over the ones that “spray and pray” every single time, and the more engaging this information  is the better. Including multimedia elements like videos, webinars and podcasts in your emails can go a long way  where buying resistance is concerned.  There is something to be said about actually seeing and hearing  the brand as you go through the buying process that makes a consumer trust you more and feel more  relaxed and comfortable when purchasing your product or service. 7. Timing is Everything There is no magical number when it comes to how often you should  send emails to effectively nurture your database.  What we can tell  you is that more than once a week is too much and less than once a  month is not enough.  So we recommend something in between.   One way to determine what your email frequency should be is to  have your readers determine the pace themselves.   When you have them subscribe to your database or update their profile in your system, ask them how  often they want to receive emails from you (between once a week and twice a month).  Just be sure  that if they tell you, you segment them accordingly. This way, you won’t send them emails once a week  if they asked to received them only twice a month. Integrating Your Email Activities with Other Marketing Channels Throughout this guide we have talked about how effective email is at building and strengthening a  consumer’s relationship with your brand.   But your consumers don’t interact with your brand just via  email.  They encounter your brand through all the other offline and online marketing tactics you are  utilizing as well.   To ensure your consumers have a consistent brand experience with your company, it is important that  your email marketing campaigns aren’t conducted in a silo, apart from the rest of your marketing  efforts.  People coming to your website or other Web properties (social media profiles, blog, landing  pages, etc.) through search engine marketing tactics (search engine optimization, pay‐per‐click) and  even offline tactics should always have the option to subscribe to your email list.  This integration point  is after all how you go about building a strong email database.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 42
  • 41. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS Benefits of Integrating Email Into Your Marketing Mix There is however other reasons for integrating email into the rest of your marketing mix than just  building your database.  A couple of these benefits include: 1. Reducing Wastage Through Needless Duplication of Marketing Communications  The content you create for your email campaigns can make great content for your website, blog, social  profile updates, paid advertising and vice versa.  There is no point in duplicating your content creation  for one channel if it has already been created for another.  Knowing what you are doing from an email  perspective in relation to everything else will reduce wasted efforts. 2. Ensuring Consistency in Brand Promotion and Message  Ask a brand manager what one of the most important things to building a strong brand is and they will  say “consistency”.  With so many distractions in the mindset of the consumer, you don’t want to risk  confusing them at any point of the experience they are having with your brand.  That is why when  launching a campaign, you need to take all marketing channels into account.  Your campaign should be  an integrated strategy that ensures the look and feel of the design and the verbiage you are using in  your promotion remains consistent from channel to channel. With regards to email marketing, you will want to ensure the messaging you are using in your  promotional emails as well as your campaign nurturing emails uses the very same keywords you have  used to optimize your website and in your paid advertising channels to direct traffic to your landing  pages.  From a design perspective, your email templates should match the campaign design you have  used on your landing pages or any other promotional pieces (brochures, banners, adverts, etc.).  At no  point in time should the consumer feel as though they have gotten “lost” in the path you have outlined  for them. 5 Quick Ways to Integrate Email with Your Other Marketing Activities  Now that you understand some of the benefits to integrating email with the rest of your marketing  efforts, let’s talk about how you actually go about executing this. While email should integrate with as  many other communication vehicles as possible, there are channels that are more naturally related to  email than others, so let’s focus on those.   Earlier in this guide, we gave you and in‐depth overview of how to effectively integrate email and social  media together (see page 26).  Here are 5 ways you can integrate your other online lead generation  activities with your email nurturing activities and reinforce a well‐defined marketing message  throughout your multiple marketing channels. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 43
  • 42. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS 1. Let’s Start With the Website When you think about it, almost all of the emails you send out have an integration point with your  website just by including your website URL in the copy or sign‐off. Therefore, the email should bear  more than a passing resemblance to the linked website. Key design elements, especially the header or  primary navigation should be shared between the email template and the website to reinforce what we  have talked about before: consistency.   In a typical email with a website‐like banner, 20‐30% of all clicks come from links in the header. This is  because the consistency in design reminds the reader that they have seen this design element  elsewhere (your website). Therefore, even if the consumer cannot find an interesting offer in the email,  they may simply be reminded of when they interacted with your brand before and click through  anyway.  It is important to note however that you do not want to overburden the email by including too many  links in the top banner (especially if a high percentage of your database views your emails on a mobile  device).  A couple of the most crucial top‐level links (as it relates to the message) is all you need. In  addition to the top banner, the email should also be consistent with the site’s style guide (fonts and  colors) to ensure a fluid transfer from email to site and site to email. In addition to linking to your site in  your email, your site should also help out the email marketer by collecting addresses with subscription  links posted in prominent positions. 2. Ensure Email and Direct Mail are on the “Same Page”  Many marketers see email as the online version of direct mail.   They both have similar goals, communicating specific call‐to‐ actions that are aimed at encouraging repeat business or gaining  new business. Still some companies insist on keeping the two  completely separate where ownership is concerned, direct mail  residing with the marketing team and email residing more on the  technical side of things (typically).   Whatever the case in your company, both should coordinate  offers to prevent confusion or, even worse, a situation where one  channel offers a substantially better deal than the other. Marketers can use the precise timing of email to support their direct mail promotions.  Using email to  alert customers of impending direct mail is just one way to integrate the two and can build anticipation  at the consumer’s end.  If you use both email and direct mail and are unsure of the value of email alerts  for direct mail campaigns, simply create an A/B test and send an email and direct mail piece to group A  and only direct mail to group B.  We are positive you will see an increase in response rate from the  consumers in group A simply by including the additional (and mind you low cost) touch point.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 44
  • 43. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS 3. Create Message Streams Around Events Email marketers may have to bridge a larger gap when it comes to working along side the event  marketers in their organization, but the substantial improvement in the event’s brand experience is  definitely worth the effort on both ends.  Email can be used both before and after the event.  Here are a  couple of examples how: Before: Inform consumers about the event to build registration Set up specific appointments at the event Highlight event special features or guest speakers Tease key content and takeaways they will receive as a result of attending Remind attendees the event is approaching Provide incentives for attendees to help spread the word After: Easy and personal way to thank those who attended Drive attendees towards making a purchase or registering for upcoming events Collect feedback from attendees by directing them to an online survey The event itself is also another great opportunity to gather email addresses. In order to add that  personal touch, new opt‐ins from your event should receive a welcome email that specifically mentions  their event attendance. 4. Use the Same Keywords in Your Content as You Do in Your Online Lead Generation Campaigns This is just another way to ensure you are maintaining consistency across your campaign messaging.   When conducting pay‐per‐click campaigns or optimizing your website, you should include the same  keywords you are optimizing for in the content for your email messages.  Using similar headlines, offer  descriptions and call‐to‐actions in your email pieces as you do in your lead generation activities will help  consumers make that brand connection more readily and prompt them to take action.    You should also use these channels to build your email list as well.  Your banner ad might be promoting  your latest whitepaper or webinar, but theres no reason that you cant use it to build your email list  too. Make sure landing pages focus on the main call‐to‐action, but consider adding an opt‐in too. It is as  simple as asking people if they would like to receive your weekly newsletter or ongoing product offers  on the download page.  5. Maximize Your Public Relations Exposure    You are likely adding your PR news to your website when you have a news  story written about your brand, but are you emailing these stories to your  database to let your contacts know about your brand’s success?  If a major  newspaper writes a glowing review of your company’s products or  services, you should consider sending out an email to the relevant  audience, such as anyone who lives in the newspapers market.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 45
  • 44. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS You can do this easily if you have segmented your list based on geography. Or you could send an email  to those with an interest in the product and make them aware of the news. This timely information may  just prompt them to visit your website or store and make a purchase. With that being said, it doesn’t mean you should promote every PR placement to your database. Be  sure to use discretion to separate exposures that interest your email audience from exposures that are  too self‐serving to your brand. From the above, it is clear that the integration of email with your other marketing channels can benefit  the brand overall.  To understand where email is best used with your other marketing efforts try  answering the questions below. How can email contribute to the success of our other marketing and business endeavors?  How can other marketing and business endeavors contribute to the success of our emails?  How can other emails sent by the business contribute to email marketing success?  What successful attributes of other marketing techniques can we apply to our emails? Answering these questions is your first step to creating a truly integrated email marketing strategy. Optimizing Your Email Messages for Mobile Users A consumer moves in and out of channels on a constant basis and  mobile has quickly become one of those channels they are adopting  at an increasing rate.  Mobile phones, and especially Smart Phones,  have become indispensable assets for both personal and business  productivity.  So do you know how many of your subscribers use  their mobile devices to read your emails?   The answer is likely no, and that’s okay; you aren’t alone.  Most  marketers don’t know the answer to this question, but it is definitely  something you should consider looking into.  There are two ways  you can go about finding out if you should be considering optimizing  your emails for mobile: Simply send out an email to your database and ask them how they prefer to view your emails  (HTML, plain text or via their mobile device).   Create a text version of your HTML message and place it on a page at your website. Then, put  a link to this version at the top of an email message. Count the number of clicks the link draws  in the first 3 or 4 times you send it out. If fewer than 2% of your subscribers click on it, you  dont need to drop everything just yet. If you have more than 10% of your database saying they prefer to view your email messages via their  Smart Phone (or are clicking your plain text link), then it is time to make some changes. Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 46
  • 45. TACTICS TO INCREASE EMAIL CONVERSIONS Recommendations / Considerations Where Mobile Email Messages Are Concerned: 1. Screen Size:  Instead of a screen that measures 13‐21 inches on the diagonal, you have maybe 2‐4  inches.   2. Content Rendering: Mobile devices vary wildly in how they render content, but plain text is usually  the safe bet. However, youll want to rethink even your text messages to optimize them for the smaller  screen. 3. Reformat Text: For mobile users, the leaner and cleaner the better.  Most text messages have 60‐80  characters per line. Mobile platforms will show 20‐40 characters in 12‐15 lines per screen, depending  on screen width and type style. 4. Rethink Tracking URLs: Same goes for URLs. Tracking URLs can consume 4‐5 lines per screen. If you  can, use a simpler URL (think even if it means sacrificing some tracking capabilities.  5. Be Brief: Messages over a certain size (even as small as 12KB) risk being cut off halfway through. In  many mobile clients, your reader can opt to click a button that will call up the rest of the message, but  do you want to throw up that obstacle? Also the longer your sentences and paragraphs, the more  scrolling a mobile user will have to do.  This also can be a barrier to conversion or another source of  frustration for readers. 6. Ensure Your Website is Also Mobile‐Friendly:  Since you can’t send detailed emails to your mobile  readers, directing them to your website for full details is a good option.  But if your site isn’t mobile‐ friendly as well, then this is something you will want to look into also.   7. Above the Fold: This design concept becomes even more crucial on the mobile screen. We discussed  this concept in great detail in the “Email Creative: Subject Lines, Design & Copy” section of this guide.  8. Test Before Sending: You should be doing this anyway, but mobile adds another platform to the mix.  Dont assume that because it looks good on your BlackBerry or iPhone, it will show up that way on all  Web‐enabled phones. Make sure it looks good on the cruddiest phone in the office too. At the end of the day, mobile usage is a growing trend, so even if it isn’t a concern of yours today, it will  be in the future.  At the very least, you should be including  a mobile option on your subscription or  registration page, so you can easily segment this group when necessary.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 47
  • 46. RESOURCES: EMAIL CASE STUDIES SCOTTS LAWN CARE Goals of WSI’s Email Marketing Strategy: • Establish a relationship with consumers  • Drive traffic to channel partners • Cross‐sell other Scotts products “…we’ll contact you periodically  • Create brand advocates by email (only when it’s right for  Subscription Registration Page Promises to: you based on your ZIP / Postal  • Send emails only with the permission of  code and grass type) to tell you  the subscribers exactly what to do…” • Provide recommendations for their lawn  based on their location and  their weather conditions Data Used for Content Personalization: • Zip Code • Grass Type • Weather • Weed and Insect Problems Joel, Lawn Care had 1,000,000 opt‐in subscribers! RESULTS: As a result of WSI’s email marketing  strategy, Lawn Care’s email subscribers: • Purchased 16% more Scotts fertilizer  per year than non‐subscribers • Are twice as likely to apply the  recommended Scotts products • Twice as likely to refer Scotts products to others Average home spends $311.00 per yearCopyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 48
  • 47. RESOURCES:  EMAIL CASE STUDIES UNICO SYSTEM Details of WSI’s Email Marketing Strategy: • Created banner ads and print ads pointing  to a landing page for email subscriptions • Goal was to increase the subscription list Custom Landing Pages for Each Persona: • WSI created landing pages custom tailored  for each persona: home owners,  architects, interior designers, contractors,  home builders and engineers RESULTS: As a result of WSI’s email marketing  strategy, Unico System: • Increased  their brand visibility by more  than 317% through display advertising  in less than 4 months • Increased their subscription conversion  rate from 1.4% to 3.3% in less than 4  months with custom landing pages This program will reduce their overall  marketing budget by more than 19% in the  first year alone. Personalized welcome email is delivered  with links to relevant content.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 49
  • 48. RESOURCES: EMAIL TEMPLATE Below is a sample newsletter template that you can follow. It is just an example and meant to be used  only as a general guide. Different layouts work for different audiences and the key to success is testing. Company Logo Web version | Mobile version Unsubscribe | Forward to a Friend IN THIS ISSUE: Headline Article 1 Headline Sub Headline – Call‐to‐Action Link Article 2 Headline Article 3 Headline Personal Greeting, The introduction should only be 1‐2 sentences and describe the  Call‐Out Box immediate benefits of your email in a short, concise paragraph.  Here you can include  Remember: people don’t read online – they scan an offer with a clear  So be sure to leverage bullet points call‐to‐action link Bullet points are an effective way to communicate concisely Call‐to‐action Button Article 1 Headline Here you would include a short paragraph introducing the article with  a read more link, which directs readers to view the rest of the article  SHARE THIS NEWSLETTER: on your company website or blog. Read more Article 2 Headline Here you would include a short paragraph introducing the article with  a read more link, which directs readers to view the rest of the article  on your company website or blog. CONNECT WITH US ONLINE: Read more Article 3 Headline Become a Facebook Fan Here you would include a short paragraph introducing the article with  Follow us on Twitter a read more link, which directs readers to view the rest of the article  on your company website or blog. Read more Join our LinkedIn Group Sincerely, Subscribe to our Channel Sender Name Business Title P.S. – Don’t forget to include 1‐2 sentences in the P.S. to reiterate the  benefits and remind readers to take action. Unsubscribe | Forward to a Friend | Update Your Profile/Email Address | Privacy Policy To ensure safe delivery, please add [Your Email Marketing From Address] to your safe senders list. Company Name Company’s Physical Address Copyright © 2010 by Company Name.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 50
  • 49. RESOURCES:  EMAIL CHECKLISTS EMAIL TEMPLATE DESIGN CHECKLIST Take a look at your HTML email newsletter and examine if you’ve incorporated the below considerations. The company’s brand is clearly displayed in the template design (top left corner). The look and feel of the template meets the company’s branding standards and is  consistent with the look and feel of the company’s website, landing pages, blog, etc. The template includes “Web version” and “Mobile version” links in the top right corner. Any critical text in images have been repeated in the body in case users do not enable  images in their email client. All videos and other multimedia elements are linked outside of the newsletter and not  embedded within the template. There are no ASCII characters, such as curly quotes, in the text. The template does not utilize more than 2 different types of fonts.  There are anchor links at the top of the template listing each topic and linking to where  that article appears in the newsletter. All images are sized for Web viewing (72 DPI and either GIF or PNG formats). If the template has a background, it is set as a background color and not an image. All body text is left aligned and not centered or justified. The template width is 620 pixels or under for optimal preview pane viewing. The template does not use elements like CSS, Javascript, animated GIF, Flash or Web  page templates. The template does not contain elaborate tables that could cause problems for people  viewing the template in different browsers. IMPORTANT: The template has undergone and successfully passed a spam checker.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 51
  • 50. RESOURCES: EMAIL CHECKLISTS EMAIL SUBJECT LINE AND CONTENT CHECKLIST Take a look at your email content and examine if you’ve incorporated the below considerations. The subject line addresses the “what’s in it for me?” factor for readers. The subject line contains motivating words that inspire readers to take action without  appearing “spammy”, risking the possibility of triggering spam filters. The company brand is mentioned prominently at the top of the email. The headline and sub headline are strong attention‐grabbers and clearly state the  benefits of reading your email. The email starts with a personal greeting, such as “Hi John” rather than “Hi Customer”. The introduction paragraph of the email is a brief paragraph that elaborates on the  benefits to the reader, already mentioned in the headline and sub headline. The main call‐to‐action is located above the fold. All links have been tracked in your email marketing system, so you can measure the  clickthrough rates of each. The content provides valuable information to readers and does not hard sell to them. There are no large blocks of text in the email; instead bullet points are used in  conjunction with short, declarative and concise paragraphs. The email closes with a personal sign‐off from a member of the company or a team. (A  good idea is to include a photo of the sender and/or a graphic of his/her signature.) Various parts of the email content has been tested (such as the subject line) and then  tweaked to achieve optimal results. The email includes a “P.S.” at the bottom reiterating the benefits and reminds readers to  take action.  The email has a “forward to a friend” link located in the top right corner as well as the  very bottom after your company’s contact details. IMPORTANT: The email has undergone and successfully passed a spam checker.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 52
  • 51. RESOURCES:  EMAIL CHECKLISTS EMAIL DELIVERABILITY CHECKLIST Take a look at your overall email and examine if you’ve incorporated the below considerations. The email is compliant with CAN‐SPAM regulations and standards. Both HTML and plain text versions are sent simultaneously in a process known as “multi‐ part mime” to ensure users who cannot view HTML don’t miss out on your email. The email provides an option for subscribers to opt‐out. The unsubscribe link should be  located in the top right corner and the very bottom after the contact details. Your company name is clearly identified in the “From” field. The header of the email clearly identifies your company’s name. The bottom of the email contains your company’s physical address. All members of your email list are true subscribers who have opted in to receive emails  from your company. The subject line is clear and does not trick readers into opening your email. The content in your email is valuable and relevant to your subscribers – no hard selling. The subject line and content doesn’t contain any “spammy” words or characters that  would trigger spam filters. Your database has been segmented, so only subscribers who are interested in the  particular offer or information in your email will receive that email. The frequency of your emails is consistent with your subscribers’ expectations. Your email content is not too lengthy that it would discourage users from reading your  email and influence them to hit the spam button. The email has been tested with a smaller focus group and tweaked accordingly prior to  being rolled out to the entire list. IMPORTANT: The email has undergone and successfully passed a spam checker.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 53
  • 52. RESOURCES: EMAIL CHECKLISTS MOBILE EMAIL CHECKLIST Take a look at your email and based on the below recommendations, examine if it is optimized for mobile users. The width of the email is between 2‐4 inches to fit within the screen size of a mobile  device. The email is plain text to ensure proper content rendering on a mobile device. There are 20‐40 characters in about 12‐15 lines to comply with how most mobile  platforms will show content. All long links that contain a lot of characters extending to several lines have been  shortened using a URL shortener, such as The message isn’t over 12 KB in size as it could potentially be cut halfway through. The content contains short sentences and paragraphs to minimize the amount of scrolling  mobile users have to do to read your entire message. Your company website is also mobile‐friendly, so when you send mobile readers to your  website for more information, they can view your site from their mobile devices. The most important content and call‐to‐action in your message are located “above the  fold” of a mobile device screen. IMPORTANT: Your email has been tested with mobile devices prior to sending it out to  your entire list.Copyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 54
  • 53. CONCLUSION Locate a WSI Consultant Though it’s evident that email marketing offers a wide range of benefits for companies of all  sizes and industries, not all companies have the time, resources or know‐how to successfully  implement an email marketing strategy, specifically one that is integrated in a company’s overall  marketing mix. If your company is one of them, then it is recommended you put your email  marketing strategy in the hands of a certified professional. WSI Consultants are trained and certified by industry leaders, such as Google and Lyris, to plan,  strategize and implement proven digital marketing solutions. Our solutions include a wide range  of services from traditional Internet marketing (such as paid search advertising, search engine  optimization and email marketing) to landing page design to social media marketing. All Internet  marketing solutions are custom‐tailored to suit the needs and goals of each individual business. Contact a WSI Consultant today to discuss how your company can benefit from a proven  Internet marketing solution. Contact details are located on the next page.  CASE STUDIES SHOWCASE To view WSI’s portfolio of outstanding Internet marketing  and email marketing case studies, please visit: www.WSIWisdomBook.comCopyright ©2010 by RAM WSI Email Marketing Strategy Guide Page 55
  • 54. ABOUT WSIWSI leads the global Internet industry offering best of breed digital marketing solutions to suit the needs of multiple industries.  The company has the world’s largest Internet Consultants’ network and a strong head office in Toronto, Canada. WSI Consultants have helped thousands of businesses realize their online marketing potential. By using innovative Internet technologies and advanced digital marketing strategies, businesses can have a WSI Digital Marketing System tailored to their individual needs to elevate their Internet presence and profitability to new levels. The company has held the Number 1 spot in Entrepreneur Magazine’s Franchise 500 listing under the Technology category for 10 years in a row. With the support and cooperation of its customers, franchise network, employees, suppliers and charitable organizations, WSI aims to help make child poverty history through its global outreach program ( For more information about WSI’s offerings and business opportunities, please visit our website at information herein is the property of RAM Corporate (RAM). We are an independently owned and operated WSI franchised business. ©2010 RAM. All rights reserved.  For further information, contact your authorized WSI Consultant: