eBook organización de congresos y eventos - Wonference

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eBook sobre la organización de eventos y congresos, con recursos, entrevistas, tecnología, innovación, sostenibilidad y mucho más.

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eBook organización de congresos y eventos - Wonference

  1. 1. Innovación, tecnología, networking y sostenibilidad. Con la sobreabundancia de información, canales y eventos, ya no es suficiente con ofrecer eventos de calidad. Hay que ir unos pasos más allá y dar un valor añadido al participante para que perciba que su asistencia ha merecido la pena. Durante muchos años, tener u n p o n e n t e d e f a m a internacional que diera la conferencia inaugural, era uno de los indicativos y motivo principal de atracción del evento. A menudo, también era una de las inversiones importantes del presupuesto. Pero en los últimos años, podemos encontrar muchas de estas conferencias magistrales accesibles en internet. Y por lo tanto el valor que tenía ya no es el mismo. Los participantes reclaman su protagonismo activo en el evento; quieren poder interactuar y discutir con los ponentes, hacer networking con otros asistentes y tener a c c e s o a t o d a l a documentación y contenidos para digerirlos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Y para que esto sea posible es necesario un cambio completo de enfoque en el modelo de organización de congresos y eventos. Como decía Ismael Peña (ver entrevista más adelante) Flippin’ the congress. Ya no basta con añadir 15 minutos d e n e t w o r k i n g e n l o s entretiempos del evento, hay que priorizar y organizar el programa y el espacio para que ese networking sea fácil y efectivo. ¿Y por qué no hacer todo lo posible para que ya empiece online antes del propio evento? Éste es sólo un pequeño ejemplo de un posible cambio que ya e s t á e n m a r c h a , y l a tecnología nos facilita muchos más. Hemos querido recopilar en formato ebook muchos contenidos publicados en el blog de Wonference para organizar la información e introducir algunos de estos cambios paso a paso. Esperamos que sea de vuestro interés. EVENTEBOOK Con la sobreabundan- cia de información, canales y eventos, no es suficiente con ofrecer eventos de calidad. Hay que ir unos pasos más allá. Foto de flickr Marcthiele Wonference.com Los 4 elementos clave en los eventos y congresos actuales.
  2. 2. 2 Contenidos Capítulo 1: Organización de eventos y congresos - Flippin’ the Congress: entrevista a Ismael Peña-López..................................................... 4 - 10 Recomendaciones para organizar un congreso o jornada........................................... 6 - 6 ideas para aprovechar el tiempo de espera en un congreso o evento......................... . 7 - Congresos y eventos híbridos o completamente virtuales................................................ 8 - 10 claves a aprender de los eventos TED........................................................................ . 9 - Organización del congreso de bloggers de viajes: entrevista a Mireia Salvador............. 11 - Aprovechar las oportunidades del período postcongreso............................................... 12 - Green events, eventos sostenible.................................................................................... 13 Capítulo 2: Redes Sociales y Networking - Infografía: promueve tu evento con las redes sociales................................................... 16 - La comunidad de tu congreso en twitter......................................................................... 17 - 12 herramientas para proyectar twitter en un congreso.................................................. 18 - Live blogging para cubrir congresos, jornadas y eventos............................................... 19 - ¿Qué es un Elevator Pitch? Recursos e ideas para presentarse.................................... 20 Capítulo 3: Vídeo y nuevas tendencias - Aprovecha el potencial del vídeo para promocionar tus eventos .................................. 22 - Graphic recording: entrevista a Pernan Goñi ................................................................. 24 - 10 claves de como la tecnología cambia los eventos.................................................... 26 - Nuevos formatos, tecnologías y tendencias en congresos y eventos............................ 27 - Lego Serious play............................................................................................................ 28 Sobre Wonference........................................................................................................... 29
  3. 3. 3 EVENTEBOOKCapítulo 1: Organización de eventos y congresos
  4. 4. 4 Como académico e investigador Ismael participa en muchos eventos a lo largo del año, bien como asistente, como ponente y como organizador. Nos interesaba muchos su experiencia por tener esta visión holística y global de los eventos y congresos. ¿Qué es para ti lo más importante en un congreso? Para mi ahora lo más importante es que la parte formal del congreso, ya se dé por supuesta, y que el congreso sirva para conversar. Lo diré de otra forma, le podríamos llamar “flippin’ the congress”. Por ejemplo, que el programa ya incluya todos los abstracts y a poder ser los contenidos completos, ya antes de llegar. Y si no puede ser, que los tenga al momento de llegar; que cuando llegue a la sala de conferencias pueda tener el texto entero. O bien los han colgado, o me los han enviado, o me los dan en un pendrive. Mucho mejor si está colgado. Lo que quiero en ese momento es hablar del tema, comentarlo en Twitter, etc. Quiero poder hacer Live Blogging, lo que significa que si tengo el paper entero puedo ir a buscar una cosa que me he perdiod, una referencia, etc. Por lo tanto, para mi lo importante del congreso no es que esa persona esté allá, sino que estemos todos en ese momento sintonizando en el tiempo. Para mi la sala de conferencias ya no es tan importante. Creo que es más importante que el congreso pase online, incluso para los que están en la sala, que no que esté todo perfecto, la comida sea perfecta, pero no haya wifi. Wifi en el sentido amplio de la palabra: yo quiero estar allá como un congreso aumentado o flippin’ the congress. Ya me lo leeré en casa o durante una conferencia que no me interese, pero quiero comentar con los otros si lo han entendido igual, poder tomar notas, poder interrumpir a la persona, etc. Todo lo que hay alrededor del congreso que antes no pasaba, o pasaba mucho después del congreso, que ahora pase en aquel momento. Para mi esto es lo más importante, que haya esta conversa real. ¿Y cómo se puede fomentar esto tecnológicamente? Yo creo que es mejor una wifi sin congreso que un congreso sin wifi. Para mi la wifi es fundamental. Y entiendo wifi en el sentido muy amplio: una web con mucha información, un hashtag pactado por la organización, no creo que haga falta el timeline de twitter fuera, porque tu ya lo tienes en el ordenador, pero sí que haya “Para mi ahora lo más importante es que la parte formal del congreso, ya se dé por supuesta, y que el congreso sirva para conversar. Lo podríamos llamar Flippin’ the congress” Ismael Peña-López Flippin’ the Congress Entrevista a Ismael Peña-López Ismael Peña-López es profesor de los Estudios de Derecho y de Ciencia Política de la Universitat Oberta de Catalunya, e investigador en el Internet Interdisciplinary Institute y el eLearn Center de la misma. Doctor en Sociedad de la Información y el Conocimiento, trabaja en el campo de las Políticas Públicas para el Desarrollo, con especial foco en las TIC (TIC para el desarrollo, brecha digital, etc.). Puedes seguir toda su actividad a través del renovado portal ICTlogy.net Ismael tiene una gran experiencia en congresos, participa muy activamente en m u c h o s e v e n t o s a l a ñ o , c o m o conferenciante y como participante, y en la mayoría de ellos haciendo un seguimiento y una cobertura de liveblogging muy detallada. Ismael Peña-López Foto: Docsearls Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK
  5. 5. 5 streaming para que la gente de fuera pueda estar también al congreso aportando enlaces, comentarios, etc. Es verdad que el 80% de las cosas que pasan en streaming son el titular y todos lo estamos viendo. Pero tampoco es malo porque de todo esto tan denso que está explicando la persona, ¿cual es el titular?, pues es este. Si tuviera que prescindir de alguna cosa, prescindiría del congreso, y que todo esté en internet, grabado, aunque no sea streaming, que tengas los papers, que tengas la conversa, que pueda acceder físicamente a la lista de personas que han participado, que alguien publique la lista de las 10, 20, 30 o 500 personas que han estado tuiteando. Prefiero eso que un congreso típico. Por eso para mi estos lemas de mejor una wifi sin congreso que un congreso sin wifi o el flippin’ de congress, son dos lemas importantes. Para mi el esfuerzo en preservar la información, una cosa que ya has creado, que incluye subir los powerpoints a Slideshare (ya sea en el canal del congreso o en otra parte), que esté abierto el twitter, que esté abierto el streaming, que los papers estén en repositorio abierto. Que todo lo que era tácito, ahora sea explícito para mi es fundamental y la tecnología lo permite. A veces supone un trabajo añadido pero en el 90% de casos son cosas que ya haces: el powerpoint ya lo hacías, grabar ya lo hacías para ti. Creo que a veces nos perdemos en las formas, que los vídeos estén super bien editados, que la calidad del vídeo y del audio sea excelente, que el twitter esté bien moderado y haya tres alfa twitters o twitter en fila 0, etc. Son aquellos bloggers o personas de twitter que esten pendientes de eso. Por ejemplo dos personas, una con el twitter oficial del congreso y otra con el hashtag. Otro colgando fotos, otro realizando el vídeo, etc. Si todo esto se tiene, muy bien, y al final se nota, pero si no se tiene no pasa nada. Con una cámara fija, si no se ven las diapositivas, se pueden colgar en slideshare. Creo que la gente entiende que eso es en tiempo real y se puede hacer “cutre” , porque lo que importa es el contenido no la forma. Después si se quiere vender, ya pediré la forma. Creo que a veces perdemos los papeles por la forma o perdemos oportunidades de hacerlo porque no lo haremos suficientemente bien. R e s u m i e n d o : t e c n o l o g í a b á s i c a , contenidos a la red, con redes sociales si hace falta, no es necesario hacerlo todo nosotros y una wifi abierta con un hashtag. ¿Cuál sería la duración ideal de un congreso? Me atrevería a decir que dos días es lo óptimo. A partir de tres días ya puedes tener conflictos con el trabajo, ya que los congresos no suelen ser en vacaciones. Y un día, a no ser que sea una cosa muy específica de un tema muy pequeño, es fácil que se queden cosas en el tintero. Mejor no apretarlo y ponerlo en dos días, que no un día super animal. Esto es totalmente intuitivo desde mi experiencia propia. En dos días da tiempo a identificar los blogs que han hablado de ello, que se pueda colgar el material que no se había podido colgar antes, y siempre tienes un segundo día como de repesca o repetición de las mejores jugadas del primer día. Para mi dos días es lo mejor. Pero también depende de lo que pase antes del congreso. En el último congreso de tecnología educativa que hicieron en Barcelona en enero, experiencia propia en este caso, conseguimos organizar un subsimposio dentro del congreso, que éramos 5 personas hablando de PLEs (Personal Learning Environments) y lo chulo es que todos colgamos los powerpoints una semana antes. El que tenía más, tenía casi 2500 visitas y el que menos, 1700 visitas y ¡antes del congreso! Había 8 tracks paralelos y el nuestro era en el que había más gente; no porque fuera el mejor sino porque la gente se había podido hacer una idea de loa que sería. Y esto tiene mucho que ver con la duración. Si consigues trabajarlo mucho antes, puedes hacer una cosa muy compacta y si no necesitas esponjarlo más para que la gente pueda hablar más entre pasillos, etc. Todos los contenidos que genera Ismael, que son muchos y de gran calidad, los comparte con licencia Creative Commons, así que te invitamos a que bucees en su web, por ejemplo en el apartado de Live Blogging o conference reviews. Flippin’ the Congress Entrevista a Ismael Peña-López Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK
  6. 6. 6 Queremos recoger algunas consideraciones que a partir de nuestra experiencia y de la de otras personas, sirvan de recordatorio a aquellas personas que están iniciando el proceso de organización de un congreso o jornada. 1. Uno de los primeros pasos, y más importante, es concretar una fecha y un lugar. Para ello, habrá que tener una previsión de asistentes para poder reservar el espacio en función de ese número de participantes esperado. C u a n t o a n t e s s e c o n f i r m e e s t a información, antes se puede arrancar la maquinaria, la difusión, reservas de alojamiento, y todo lo que continua. 2. Ofrecer la posibilidad de una inscripción anticipada “early bird” con algún tipo de descuento o regalo, tiene dos grandes beneficios. Por una parte, empezar a ingresar dinero necesario para ir pagando otros gastos del evento, y por otro hacer una primera previsión de cuanta gente va a asistir o ha mostrado su interés. En función de esta información podremos ir ajustando los números del presupuesto. 3. Será muy importante contar con un comité organizador cohesionado y de confianza. Si cada miembro asume sus responsabilidades y tareas, el trabajo es mucho más llevadero. 4. Diseñar una planificación temporal detallada, que incluya las diferentes partes del proceso y que tenga en cuenta las circunstancias de cada período. Por ejemplo, evitar abrir un call for papers justo antes de vacaciones. Y ser muy realistas en los plazos en los que la organización tiene que ir concretando a cada apartado. 5. También es importante confirmar la asistencia de los keyspeakers invitados lo antes posible. Por un lado, para asegurase que podrán asistir, y por otro, para utilizarlo en la campaña de difusión a modo de noticia. 6. Diseñar una estrategia de comunicación y promoción del evento. A partir de identificar nuestro público objetivo, detallar diferentes formas de llegar a ellos y secuenciarlas en el tiempo. Des de la propia web del evento, mailings, boletines y listas de distribución, anuncios en revistas especializadas, etc. 7. U n o d e l o s p u n t o s f u e r t e s d e l presupuesto es el servicio de catering, cafés y comidas. Es difícil saber con exactitud el número final de participantes pero si que podemos comparar diferentes opciones y analizar que necesitamos exactamente. Decidir si las comidas de almuerzo están incluidas o no desde el principio nos ayudará a calcular mejor los precios totales finales. O por ejemplo el hecho de terminar el evento al mediodía de la última jornada en lugar de por la tarde, como se hace en algunos sitios, ahorra una comida. 8. Durante el evento, sé muy escrupuloso con el tiempo y cumplimiento de los horarios. Los participantes ya se han organizado el día en función del programa y de sus intereses, cualquier modificación, retraso o alteración puede causar confusión y molestias. 9. La mayoría de participantes asiste a los congresos, jornadas y eventos para interactuar con otras personas. No menospreciar estos espacios y ser flexible (con tiempos y espacios) para favorecer el networking y la interacción entre participantes. El uso de una plataforma como Wonference, permite que los participantes ya se puedan poner en contacto antes del evento y mantenerlo a posteriori. 10. No dejar nada para el último momento. Ya hemos comentado la variedad de factores que van a influir en el proceso de organización, como si de un puzle se tratara. Cuando menos tiempo de reacción nos quede, más difícil será hacer encajar todas las piezas. Por lo tanto, hay que ir confirmando cada apartado lo antes posible y tener margen y flexibilidad para modificar o ajustar pequeños detalles de última hora. 10 recomendaciones para organizar un congreso o jornada Organizar un congreso, unas jornadas, un simposio, un taller o cualquier otro tipo de evento, es un proceso complejo en el cual intervienen una serie mayor o menor de variables, en función de su dimensión. Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK
  7. 7. 7 Aprovechar estos momentos para enriquecer la experiencia del participante, puede ser una cosa muy simple pero que aporte un valor añadido y que disminuya la sensación negativa de espera. En muchos grandes congresos, es normal que se produzcan largas colas para identificarse y recoger la documentación. Cuando hablábamos del uso de códigos QR en las acreditaciones para congresos, iba un poco en esta línea. Un sistema rápido que permita identificar a las personas al entrar y que no tengan que hacer cola para ser buscadas en una lista. La entrega de material es mucho más rápida si ya han sido identificados. Pero como no siempre podremos evitar las colas o tiempos de espera, lo que sí podemos hacer es darle valor a este tiempo y ofrecer una experiencia más agradable al participante. A continuación algunas ideas: • Fomentar el networking, dedicando una o dos personas (pueden ser voluntarios) para que dinamicen las colas e interactúen con los participantes que están esperando para invitarles a presentarse con las personas que tienen delante y detrás. Algo así como “tenéis un minuto para presentaros a las personas de la cola” puede motivar que algunos de ellos empiecen a interactuar, dejando un poco al lado el hecho de que están en una cola esperando. - Otra idea interesante es entregar el programa impreso (si lo hay) a las personas que están a la cola para poder empezar a planificar las sesiones que más les interesen y que la persona que los entrega vaya preguntando si ya han mirado lo que más les interese, oriente en la distribución de espacios, etc. - Muchas veces el coffee break se organiza de tal modo que centenas de personas salen a la vez de un auditorio y solo hay dos mesas donde los camareros sirven el café. Todo el mundo querrá tomar un café o una bebida y si la espera es larga, el tiempo para hacer networking se reduce mucho y crea una frustración generalizada esperar 20 minutos por un café. El sistema self- service es mucho más rápido y efectivo permitiendo crear más mesas de autoservicio. - Colgar información práctica y hacerla disponible en la documentación, como la red y contraseña wifi, ubicación de salas, etc. ayuda a los participantes a preparase y tienen una referencia donde buscar durante estas pausas. - También puede ser interesante para poner en práctica en momentos de espera, por ejemplo cuando falla la proyección de una presentación en un gran auditorio, dinamizar de nuevo el networking. De forma que el presentador pueda dar unas pautas muy simples para que los asistentes se presenten de forma breve con los que tienen alrededor, intercambien tarjetas y se saluden. - Y aunque no siempre es posible, tener una mesa con 5 o 10 ordenadores conectados a internet, permitirá a aquellas personas que no tienen su ordenador, acceder a internet durante estos intervalos y aprovechar más su tiempo. Inspirado en algunas aportaciones de conferencebasics. “Hay varios momentos durante un congreso o jornada en los que hay que esperar, pausas, tiempos muertos o transiciones” 6 ideas para aprovechar el tiempo de espera en un congreso o evento Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK
  8. 8. 8 Wonference ha sido concebida, además de ayudar y facilitar todo el proceso de gestión y organización, para introducir el componente híbrido en los congresos, jornadas y eventos presenciales. Pero además, teniendo en cuenta ya desde el inicio las nuevas tendencias en el mundo de la organización de eventos, y buscando alternativas para reducir los costes y maximizar la difusión internacional, también ofrecer la posibilidad de gestionar congresos completamente online. Son muchas las personas que asisten a congresos alrededor del mundo por el aliciente añadido de viajar y conocer otros destinos. Y desde Wonference, queremos complementar este componente de viajar, no substituirlo. Aquí es cuando aparece el concepto de congreso híbrido. Por un lado mantener las ventajas y beneficios de los encuentros presenciales, cara a cara y en persona, y por el otro añadir toda la potencialidad del entorno virtual para ampliar las interacciones, la participación y la difusión del propio evento, entre otros. Así por ejemplo, en un congreso presencial, el hecho de abrir salas de discusión online permite que las personas que no han podido asistir al evento, pueden discutir y participar desde la distancia. Son ya bastantes los congresos que ofrecen una modalidad de inscripción online, para las personas que no pueden asistir, pueden participar. De esta forma, el organizador gana participantes, que de otra forma no podrían asistir. Además, utilizar canales en redes sociales como Facebook o Twitter, amplía la difusión del propio evento… uso de hashtag para que discuten y aporte conocimiento personas externas al congreso… Si los congresos híbridos son aquellos que combinan la presencialidad con la virtualidad, la flexibilidad de Wonference también permite la gestión y organización de congresos totalmente virtuales. A pesar de limitar al interacción al entorno virtual, ofrecen otros beneficios, como el importante ahorro económico en desplazamientos, alquiler de salas, caterings, etc. Congresos y eventos híbridos o completamente virtuales Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK
  9. 9. 9 ¿Por qué los eventos TED y TEDx tienen esa magia y atracción que hacen que todo el mundo quiera participar y se sienta un privilegiado al poder asistir? Algunas respuestas: - Muchos de ellos son eventos gratuitos. - Selección previa (o simulada) de participantes; te hacen sentir un elegido y privilegiado. - Crean comunidad con antelación. - Mantienen el debate vivo desde semanas antes del evento - Actualizan y informan sobre el evento con regularidad. - Uso de redes sociales en todos los sentidos. ¿Es posible integrar algunas de estas consideraciones en cualquier otro congreso o evento? Sí, sin duda. Y si lo integramos desde el comienzo, no va a suponer ni un coste ni un esfuerzo añadido, y en cambio va a recompensar y aportar mucho valor al evento y a los participantes. En el blog Mohitpawar recogían algunas consideraciones, aplicables para este tipo de eventos. 1.Tiempo: empezar la difusión y acción en redes sociales 100 días antes de la fecha. Seguramente, para congresos con proceso de call for papers este timing sea demasiado justo. También recomiendan que la jornada sea de 9:30 a 17:30, empezando una hora antes el proceso de registro y bienvenida. 2.Ponentes: en el caso de las TED, los speakers son la clave. Pensar en ponentes que realmente consigan atraer a la audiencia, que se ajusten al tiempo establecido y compartan con los organizadores el tema de su presentación por lo menos dos semanas antes de la fecha. Contar con ponentes de reserva siempre es recomendable por si alguno falla a última hora, incluso gravados en vídeo para poder sustituir la baja. Si al final todos pueden asistir, las charlas en formato vídeo se pueden subir a la web como contenido extra para después del evento. 3.Testear el escenario: aunque cada vez más la tecnología utilizada en auditorios y salas de conferencias ya ofrece la fiabilidad suficiente, a última hora puede faltar un conector, un extensor de cable o que la voz de un micro inalámbrico no sea capturada por la cámara de vídeo… Estos pequeños detalles, si se han probado con antelación, dan muchas más tranquilidad a los organizadores. 4.Comunidad: en la mayoría de TED talks, s o n m u c h a s l a s p e r s o n a s q u e voluntariamente apoyan a la organización en diferentes áreas. En cualquier área de conocimiento, seguro que hay personas dispuestas a ayudar voluntariamente, ya sea dinamizando el canal de Facebook los meses antes, moderando un foro de debate o colaborando en la difusión del evento. No menospreciar el gran trabajo que pueden hacer todas estas voluntarias. 5.La Web: tener una web es un recurso muy importante como portada y agregador de toda la información del evento, así como el lugar donde dirigirá a los usuarios desde otras redes sociales. Social: utilizar Facebook y Twitter ayuda a ampliar nuestra audiencia y llegar a más personas, a comunicarnos con los interesados de forma más efectiva, dinámica y participativa. 6.Vídeo: utilizar canales de vídeo como plataformas de difusión y comunicación ayudaran a llegar a una mayor audiencia. Pero además contar con el añadido del vídeo streaming, ofrece la posibilidad de llegar a personas que no estarán allá presencialmente y a seguir discutiendo los contenidos en la web una vez finalice el evento. 7.¿Gratis o pagando?: en el blog recomiendan que establecer un precio de 10 claves a aprender de los eventos TED Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK TED >>
  10. 10. 10 inscripción, aunque sea módico, evitará que se inscriban personas que después no asistirán y permite hacer unos cálculos más ajustados del número final de participantes. En el caso de eventos gratuitos, dependiendo del contexto, se suele contar entre un 10 y un 20% de inscritos que finalmente no asistirán. 8.Entretenimiento: contar con algunos momentos de distensión durante cada jornada ayuda a romper el hielo y relajar a los participantes. Aprovechar para invitar grupos locales a participar. 9.Intermedios: la mayoría de personas que asisten a un evento, congreso o jornada, es para intercambiar experiencias y hacer networking con otros participantes. Esto solo será posible si habilitamos los espacios y el tiempo para ello. A menudo los coffebreaks se ven reducidos porque las sesiones se han alargado más de la cuenta, pasando de 30 minutos a 15 o menos, con lo que es prácticamente imposible hacer la cola para el café, ir al baño y entablar conversación con otros participantes. En el artículo “6 ideas para aprovechar el tiempo de espera en un congreso” recogíamos algunas consideraciones al respecto. 10.Comida: relacionado con el punto anterior, es importante dejar el tiempo necesario para las comidas. Si no se va a servir en el mismo edificio y hay que desplazarse, permitir entre 10 y 20 minutos extras. 10 claves a aprender de los eventos TED Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK
  11. 11. 11 Mireia Salvador nos explica como organizan el Congreso de Bloggers de Vuelta al Mundo, cuales son las partes más importantes en el proceso y nos da algunas recomendaciones para todas las personas que quieran organizar un congreso o jornada. En su caso, se trata un congreso de un día, con 30 micro-ponencias de 15 a 30 minutos, con 5 minutos para preguntas y con una puesta en escena muy dinámica. Cuentan con unos 350-400 participantes en cada edición. Uno de los primeros pasos al organizar un congreso consiste en identificar el público objetivo a quién se quiere llegar, que quieres conseguir con este evento, dónde quieres llegar y quién quieres que sea tu audiencia, tu auditorio. A partir de aquí, hacer una previsión de asistencia para encontrar una sala que se adapte a estas condiciones; con una sala demasiado pequeña se puede morir de éxito y una demasiado grande, puede parecer un fracaso. La gestión de más de 30 ponentes y muy ajustado de tiempo, como en el caso del Congreso de Bloggers de vuelta al mundo, es la parte más complicada de gestionar. Como mínimo, un congreso de estas características (que no tiene Call for Papers) requiere 6-8 meses de organización, siendo la parte de conseguir patrocinios la que va a requerir mayor dedicación. Las tecnologías son esenciales para la gestión y organización del congreso. Ya sea para la difusión previa, como la gestión de inscripciones, etc. No utilizan publicidad ni medios de comunicación tradicional, las redes sociales y los blogs de los ponentes se convierten en el principal motor de difusión del evento. Han creado un grupo en Facebook que les permite ir manteniendo la comunidad interesada, con noticias, actualizaciones e informaciones de su interés. Organización del congreso de bloggers de viajes Entrevista a Mireia Salvador Puedes ver esta entrevista entera aquí: http://wonference.com/site/blog-events/ recomendaciones-para-organizar-un-congreso-entrevista-mireia-salvador/ Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK
  12. 12. 12 Antes del congreso, la mayor preocupación de los organizadores se centra en promover y difundir el evento; por un lado para conseguir patrocinadores y sponsors y por el otro para conseguir atraer a los participantes. Durante el congreso, se genera el debate, la discusión, el networking y las interacciones. Pero después del congreso… ¿no hay nada? Normalmente se mandan los certificados pasados unos días y no se vuelve a contactar con los participantes hasta el anuncio del siguiente congreso. En este artículo de ConferenceBasics, recogían algunas claves para aprovechar todas las oportunidades que brinda el período post congreso. Para los organizadores, se está perdiendo una gran oportunidad de aprovechar todo el esfuerzo de implicación y motivación conseguido previamente, para seguir captando la atención de los participantes por más tiempo. Si se deja enfriar hasta la siguiente edición es mucho más difícil reactivar a todas esas personas que ya estaban interesadas y motivadas, que si se fuera manteniendo la conversación con ellas a lo largo de este tiempo de transición entre ediciones. Este período también es un bueno momento para recuperar y filtrar todo el contenido que se produjo durante el evento y que algunos participantes no descubrieron. Hacer una buena selección y presentación de estos contenidos e irlos facilitando pausadamente, invitará a estas personas a seguir discutiendo y accediendo al conocimiento generado, a su ritmo. Otra de las recomendaciones del artículo consiste en planificar este período, ya desde antes del propio congreso. Saber que herramientas vas a utilizar (web, blog, wiki, emails, boletines, redes sociales…) y como irlas preparando para cuando las tengas que utilizar. Crear una lista de tareas y asignarlas a personas también ayudará a dividir el trabajo y repartir responsabilidades. Debido a la intensidad y gran esfuerzo que requiere el evento, lo más normal es que cuando termine las reservas de energía para seguir dinamizando la comunidad y trabajando en ella estén al límite. Por eso la importancia de hacer este trabajo con anterioridad, y dejarlo todo muy preparado facilitando el trabajo que habrá que hacer con posterioridad. Desde las plantillas de email, secciones en la web para cargar contenidos, los certificados, galería de fotos, entrevistas, encuestas, clip de prensa, etc. Finalmente, aprovechar el contenido que comparten los participantes en redes sociales y intentar facilitar que se encuentre y se relacione (proponiendo etiquetas comunes, etc.). Redifundir y destacar el contenido que los propios participantes comparten y crean es otra forma de darles valor y que se sientan más partícipes, motivando a que sigan creando y compartiendo contenidos. Nos referimos a twitter, facebook, blogs, instagram, pinterest, etc. En conclusión, contemplar la fase post congreso como una fuente de valor y oportunidades, que se debe incorporar y trabajar en la fase de preparación del propio evento, antes del acontecimiento, para tener el máximo de recursos ya solucionados cuando se necesiten en esta fase posterior. “Para que esta conversación se produzca, tiene que basarse en una relación bidireccional, ofreciendo algún valor, más que el de mandar noticias o recordatorios. Dales algo valioso y te retornará valor. Por ejemplo implicar más a estos participantes en definir las nuevas líneas de la nueva edición, elegir algunos temas, etc.” Aprovechar las oportunidades dels período postcongreso Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK
  13. 13. 13 Los congresos y eventos son situaciones donde se reúnen muchas personas y quepueden impactar positivamente en la economía local donde se realiza el encuentro. Pero también pueden tener un alto coste para el medio ambiente; lo participantes necesitan recursos, ya sea en la sede como en los alojamientos, del tipo agua, electricidad, climatización, etc. Además de la generación de residuos que genera la r e u n i ó n d e m u c h a s p e r s o n a s simultáneamente. El concepto de Green events o eventos sostenibles, surge a raíz de tomar conciencia de esta situación, procurando el mayor impacto local positivo a la vez que disminuyendo al máximo el impacto negativo. Así, estaríamos hablando de un evento que ha sido diseñado para ser ambiental y socialmente responsable, reduciendo el consumo de recursos energéticos y la generación de residuos, a la vez que teniendo en cuenta el entorno social donde se realiza. E s t a t a b l a , i n s p i r a d a e n l a introducción de la guía “Green event guidelines” de Durban, intenta sintetizar algunas acciones que nos pueden ayudar a transformar nuestros eventos en encuentros más sostenibles y respetuosos con el medio ambiente. Green events, eventos sostenibles En primer lugar, decidir hasta donde queremos llegar. Pensar bien de que recursos disponemos y que implicación requerirá cada acción. En segundo lugar, es r e c o m e n d a b l e b u s c a r s o p o r t e d e profesionales o personas con más experiencia. En tercer lugar, identificar personas que puedan jugar un papel protagonista y difundir más las acciones (desde los proveedores, las sede, transportes, etc.). A continuación hay que incluir todas estas acciones en los planes de comunicación para que todos los implicados sean conscientes de que se están llevando a cabo y colaboren. Finalmente, hacer una reflexión y análisis de los objetivos conseguidos y del impacto de las acciones para aprender en que punto mejorar y que acciones han sido las más efectivas. >> Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK
  14. 14. 14 Recuerda que una de las mejores reglas a tener en cuenta es la de las tres R: reducir, reusar y reciclar. Podemos reducir el uso de impresiones y documentación que se ofrece en papel, así como los recuerdos o regalos promocionales. Es mejor invertir en un obsequio útil que el participante quiera guardar y seguir utilizando, que una bolsa / carpeta / artefacto que va a dejar en la habitación del hotel y terminará a la basura. En el último congreso del World Wide Web Conference celebrado en Rio de Janeiro, toda la información estaba en un usb de bambú, la bolsa era de algodón orgánico reciclado y a cada asistente se el entregaba un bidón de agua (como el utilizado en las bicicletas) que podía rellenar en las diferentes “fuentes” de agua fría instaladas. O una acción tan simple como explicar muy clara y gráficamente el proceso para llegar a la sede del evento en transporte público, e incluso regalar algún billete, animará a los participantes a utilizar el transporte colectivo. Son muchos los pequeños detalles que pueden ir cambiando las cosas y mejorando el entorno, a la vez que los participantes toman conciencia y contribuyen al impacto positivo del desarrollo local. Para ellos es importante un buen plan de comunicación y que se expliquen y se difundan estas iniciativas, así como un plan de análisis y reflexión para seguir mejorando. R e c u e r d a q u e h a y f u n d a c i o n e s e instituciones que patrocinan y ofrecen becas y ayudas para temas medioambientales y de sostenibilidad. Green events o eventos sostenibles Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK Enlaces recomendados: • [Link] Green event checklist UCalgary • [PDF] Guía Ajuntament de Barcelona • [PDF] Green event Checklist US Agriculture Department • [PDF] Green event guidelines in Durban
  15. 15. 15 EVENTEBOOKCapítulo 2: Redes Sociales y Networking
  16. 16. 16 1. Twitter - Crea una etiqueta fácil de recordar y que identifique tu evento. - Imprímela y difúndela entre los participantes - Anima a los ponentes a tuitear utilizando esta etiqueta 2. Facebook - Crea una página y actualízala con regularidad. - Invita a los participantes a compartir y a aportar contenidos. 3. Linkedin - Crea un grupo en Linkedin e invita a unirse a todos los participantes para fomentar el networking y la interacción entre ellos. 4. Youtube - Crea un canal y cuelga vídeos de ponencias, entrevistas y otros contenidos relevantes. - Rellena el apartado de descripción y etiquetas para mejorar la indexación de estos contenidos. Infografía: promueve tu evento con las redes sociales RedesSocialesyNetworking-EVENTBOOK
  17. 17. 17 Twitter tiene muchas funciones y utilidades, sobretodo en comunicación e interacción. En otro post veremos algunas de estas funcionalidades aplicadas a dinamizar la participación a un congreso o jornada pero en este post empezaremos por el p r i n c i p i o y a n a l i z a r e m o s a l g u n a s herramientas que nos ayudaran a crear o ampliar nuestra comunidad. Por un lado, Twitter nos permite mantener informados a antiguos participantes y recibir su feedback e interacción. Pero también es una herramienta muy eficaz para dar a conocer el congreso o jornada a otras personas. En primer lugar, es recomendable utilizar el mismo nombre de usuario de twitter cada año, creando una etiqueta específica para las nuevas ediciones del congreso, pero manteniendo a todos nuestros contactos de año en año sin crear un usuario nuevo. Para ir ampliando nuestra comunidad, tenemos que ir siguiendo a otros usuarios a quien les pueda interesar nuestro evento. Si les interesa nuestra cuenta, nos van a empezar a seguir. Aunque a todos nos hace ilusión contar por miles nuestros seguidores, no nos sirve de nada tener seguidores que no están interesados y nos ignoran. Es preferible seguir a menos gente pero conseguir que estos realmente nos sigan a nosotros. Esto nos ofrece una relación más próxima y efectiva con la mayoría de nuestros seguidores. A través del buscador de Twitter, podemos encontrar personas que comparten intereses relacionados con nuestro congreso y a los que podemos seguir. También podemos identificar cuentas relevantes en ese sector, como personalidades, revistas, publicaciones y webs o portales de referencia. A medida que la lista de personas a las que seguimos va creciendo, es aconsejable dejar de seguir a los que no están interesados en nosotros. Para eso, podemos utilizar algunas herramientas que ayudan a la gestión de los seguidores en twitter y facilitan dejar de seguir a los que no nos siguen. Enlaces recomendados: • [Link] Green event checklist UCalgary • [PDF] Guía Ajuntament de Barcelona • [PDF] Green event Checklist US Agriculture Department • [PDF] Green event guidelines in Durban La comunidad de tu congreso en twitter RedesSocialesyNetworking-EVENTBOOK Tweepi: un gestor de followers y estadísticas. ShoTools: es una de las herramientas más completas, con gestión de contenidos, audiencia, followers, etc. JustUnfollow: la versión gratuita permite dejar de seguir a los usuarios que no té siguen. ManageFlitter: permite dejar de seguir a los usarios que no te siguen de forma rápida (la versión gratuita limitada a 100 usuarios por día).
  18. 18. 18 12 herramientas para proyectar twitter en un congreso o evento RedesSocialesyNetworking-EVENTBOOK Son muchas las herramientas que permiten proyectar un streaming de twitter en tiempo real en un congreso, a partir de una etiqueta o hashtag van actualizando los nuevos mensajes que contienen esa etiqueta. Son muchos los eventos, congresos, jornadas y seminarios que utilizan twitter para crear una comunidad entorno a su área de interés e irles notificando novedades antes del evento. Pero cuando llega el día del evento, permite una interacción en tiempo real entre los asistentes y incluso los que no estén allá físicamente. Ya publicamos otro post, sobre el uso de twitter en un congreso o jornada, y en este artículo vamos un paso más allá y presentamos una selección de herramientas para ofrecer interacción a tu comunidad, así como abrir el debate a otras personas interesadas. Recuerda que el uso de etiquetas o hashtags en twitter, las palabras que empiezan con la almohadilla #, no tiene ningún control posible, y cualquier persona puede añadir esta etiqueta en sus mensajes. A veces se pervierte su uso para p u b l i c i d a d n o d e s e a d a o simplemente molestar. Algunas opciones de pago permiten filtrar los mensajes no deseados. También es recomendable el artículo de Enrique Dans “Utilizar backchanels (streaming de twitter) en los congresos”. “ C u a n d o s e h a c e b i e n , u n backchannel es un fantástico recurso para poder adaptar el mensaje en tiempo real a las demandas de la audiencia y entrar en una dinámica conversacional, o para generar mesas redondas en las que el público deja de ser simplemente “audiencia” y para sentirse en un papel mucho más participativo. Pero cuando se hace mal, el backchannel puede convertirse en una fuente de distracción incómoda, en un lugar p a r a e x p r e s a r p r o t e s t a s o reclamaciones, o incluso en un patíbulo para el linchamiento público. [...] “El backchannel proporciona una gran libertad de expresión a los asistentes, pero como toda libertad, el ejercicio de la misma debe hacerse con cierta responsabilidad. Responsabilidad que, en muchos casos, no hace acto de presencia, o se ve sometida a dinámicas de grupo que, amparadas en muchos casos por el anonimato, pueden llegar a suponer una degeneración de la imagen de la conferencia o un problema p r o t o c o l a r i o c o n l o s conferenciantes”. Hay muchas opciones gratuitas y otras de pago que ofrecen más opciones de configuración y personalización. Aplicaciones gratuitas: Visible Tweets Tweetwally Twijector Tweet chat Twubs TweetBeam Tweet Exposure Another tweet on the Wall Aplicaciones de pago: Una de las ventajas es que permiten personalizar mucho más el stream, bloquear o moderar previamente, destacar algún tuit concreto, etc. Paratweet Refynr Tweet Wall Pro Tidytweet Y s i t i e n e s g a n a s d e expermientar, prueba de crear un backchanel de twitter con Prezi.
  19. 19. 19 Live blogging para cubrir congresos, jornadas y eventos RedesSocialesyNetworking-EVENTBOOK Aunque Twitter es una de las herramientas preferidas para “retransmitir” o explicar lo que está pasando en cualquier evento, todavía hay mucha gente que sigue apostando por el blog como canal de información. Según Álvaro Andoin , “un live-blogger se preocupa de producir contenido de calidad, contenido que pueda seguir siendo válido no solo días, sino meses o años después de ser publicado. Tras la aparición de los smartphones, la forma del contenido se ha enriquecido (más a u d i o , v i d e o , f o t o s , geolocalización, todo junto,…) pero en el fondo, el mensaje es el mismo: el live-blogger intenta producir contenido de calidad”. En la entrevista que publicamos la semana pasada a Ismael Peña, gran practicante dellive-blogging, y a r e c o g í a m o s a l g u n a s c o n s i d e r a c i o n e s s o b r e l a importancia de estar conectado y compartir lo que está pasando en un congreso con personas que no estén físicamente allá. Y es que cada vez más, ya sea de forma voluntaria y desinteresada o contratados por los propios organizadores, muchos congresos y eventos están contando con la participación de bloggers para dar una mayor cobertura y difusión al evento. A la vez que amplían la discusión en el tiempo y el espacio; más allá de la sala de conferencias y permitiendo continuar discutiendo una vez terminado. La Wikipedia, explica que el Liveblogging ganó popularidad a la mitad de los años 2000, usado para distribuir actualizaciones en las conferencias más tecnológicas, en ausencia de video streaming, con un formato similar a las coberturas que daban las noticias en televisión. Si bien algunos autores prefieren utilizar solamente un artículo e irlo actualizando a medida que avanza el congreso, otros crean un artículo específico para cada sesión. En la mayoría de los casos, se integran otros recursos audiovisuales, como fotos, vídeos, audios, etc. que ayudan a contextualizar la situación a las personas que no están presentes. Lo que a veces le ha llevado a cometer algunos errores. Y es que no siempre entendemos la frase que acaba de pronunciar el invitado y en directo no podemos rebobinar. Pero Ethan reconoce que son sus notas rápidas y es a través de los comentarios y la interacción con otros asistentes y los propios ponentes, que va corrigiendo estas imperfecciones. Y como decíamos en el principio, Twitter se lleva la palma en lo que se refiere a cobertura en directo de eventos, reproduciendo frases e ideas del invitado, comentarios, etc. Álvaro añadía “el live-tweeting no sustituye al live-blogging ni al c o n t r a r i o . L o s d o s s o n perfectamente compatibles y necesarios. Hay personas que son capaces de tuitear el directo al instante y hacerlo muy bien”. Y lo diferenciaba del videostreaming “uno produce contenido real time, “what you see is what you get”. El otro produce contenido que se va fabricando sobre la marcha, n o s e s a b e c ó m o s e r á exactamente hasta que se produzca”. Para Ismael-Peña (lo explicaba en esta entrevista hace un tiempo, a partir del minuto 12:00), la base del liveblogging son las notas que él tomaría en cada sesión del congreso, archivarlas fácilmente y acceder a ellas desde cualquier otro sitio. Además de ofrecer todo este contenido a otras personas interesadas, recibir comentarios enriqueciendo esas notas. Él ya lo ha integrado en su día a día y se ha convertido en su forma de trabajar, que pesar de suponer un pequeño esfuerzo más, le aporta muchos beneficios. “Normalmente finalizo el artículo de cada sesión durante los 15 minutos siguientes de que termine. No porque sea obsesivo en ser el primero en publicar un artículo sobre este tópico, si todavía estoy escribiendo un artículo más formal, me perderé la siguiente sesión. Es mejor publicar un conjunto de notas incompletas e imperfectas, que perder a otro ponente.” Ethan, uno de los livebloggers pioneros. Puedes ver más recursos para liveblogging aquí: http://wonference.com/site/blog-events/live-blogging-para- cubrir-congresos-jornadas-y-eventos/
  20. 20. 20 Según la wikipedia, el Elevator pitch es un anglicismo que se utiliza en el discurso de presentación sobre un proyecto o emprendimiento, ante potenciales clientes. No es un discurso de venta y recibe su nombre, en referencia al poco tiempo empleado para utilizarlo, asemejando a un viaje en ascensor. El principal objetivo es posicionar primero, nuestra imagen por sobre la empresa y producto. La idea básica y resumida del Elevator Pitch es condensar un mensaje, que llame la atención de alguien en pocos segundos o minutos, obteniendo como resultado una entrevista o reunión con esa persona para más adelante. El concepto es creado alrededor del año 1980 por Philip B. Crosby. Se popularizó en la educación de negocios durante los 80 y 90. Hoy es ampliamente utilizado en el mundo corporativo como herramienta estratégica para nuevos negocios, inclusive la Escuela de Negocios Harvard Business School, lo ha colocado en su página web para ayudar a la gente a crear su elevator pitch y evaluarlo. You should be able to reel off your elevator pitch at any time, from a job i n t e r v i e w t o a c o c k t a i l p a r t y conversation with someone who might be able to help you land a position. Forbes. ¿Qué es un Elevator Pitch? Recursos e ideas para presentarse RedesSocialesyNetworking-EVENTBOOK Recursos: • Elevator Pitch Builder Harvard Business School • The Perfect Elevator Pitch To Land A Job • Crafting an Elevator Pitch – Introducing Your Company Quickly and Compellingly • Cómo preparar un ‘elevator pitch’ efectivo • Elevator Pitch Essentials • The problem with your elevator pitch and how to fix it • The Perfect Elevator Pitch Foto Creative Commons de Nick Bedford
  21. 21. 21 EVENTEBOOKCapítulo 3: Vídeo y nuevas tendencias
  22. 22. 22 En este documento de CorbinBall (pdf), se detallan algunos aspectos clave en la evolución y popularización del formato video. Y por su facilidad de integración en redes sociales, el video se ha convertido en un canal idóneo para maximizar la difusión de tu evento. El uso del video se ha popularizado enormemente en Internet. Permite captar la atención de los espectadores y aumentar su retención de contenido. Además de ser accesibles desde diferentes dispositivos y fácilmente compartibles en redes sociales. Además, refuerzan la estrategia de posicionamiento de contenidos en buscadores y si se utilizan en campañas de email marketing, se ha demostrado que tienen un impacto mayor. Y hay que añadir la bajada del coste de producir un video decente, con tecnologías que ahora están al alcance de la mayoría. Si los congresos y eventos son cada vez más visuales y multisensoriales, el video se convierte en el canal ideal para reforzar este enfoque. Se puede utilizar previamente como elemento de difusión y captación de participantes; durante el evento como canal de información de lo que está aconteciendo, resúmenes de cada ponencia, etc.; y a posterior como repositorio de las ponencias completas y fomentar el debate y la discusión más allá del propio evento. Beneficios del uso del video para promover eventos Implicación y compromiso El video es más interesante y atractivo que otros medios o canales. Es una forma fácil de presentar y compartir información sin la necesidad de ser leída. La gente está muy acostumbrada a ver televisión por lo tanto es un canal familiar para ellos. El video combina imágenes, sonidos, textos y movimientos para crear un impacto mayor que cada uno de estos medios por separado. El video permitir ser visualizado mientras se hacen otras tareas, lo que combinado con dispositivos móviles facilita el acceso a este contenido en cualquier momento y lugar (esperando el autobús, en la cocina, en la sala de espera, etc.). Incrementa la retención Hay estudios que demuestran que la mayoría somos aprendices visuales. Mientras que un 10% de los adultos recordamos un 10% de lo que leemos, un 20% de lo que escuchamos, un 30% de los que vemos y un 50% de lo que vemos y escuchamos. Así que el contenido en video puede hacer que una web sea 300% más efectiva en relación a la retención de la audiencia. >> Aprovecha el potencial del vídeo para promocionar tus eventos Vídeoynuevastendencias-EVENTBOOK
  23. 23. 23 Accesibilidad Los videos en internet son accesibles desde múltiples dispositivos como ordenadores, teléfonos, tabletas y ahora también a través de la televisión inteligente. Viralidad Con los enlaces en redes sociales y la posibilidad de integración en blogs y otras webs, los videos en internet facilita y promueven la difusión. Si además tienen un componente viral que anime a los usuarios a compartirlos masivamente, el impacto y repercusión que puede llegar a tener el mensaje, es mucho mayor. Optimización de buscadores Un estudio que cita este artículo (2010 Forrester Reserach) demostrabs que los videos son 53 veces más probables de aparecer como primeros resultados en las búsquedas. Ya os habréis dado cuentas que buscado sobre cualquier tema es cada vez más frecuente encontrar en los primeros lugares un video de Youtube relacionado. Tracking Los videos permiten también, en la mayoría de los casos, hacer un análisis de las visitas más detallado que el texto, por ejemplo. Y con herramientas específicas, incluso analizar el comportamiento de los usuarios durante la visualización. Precio accesible Con la popularización de smartphones que ya incluyen cámaras con grabación en alta definición, ya no es imprescindible invertir mucho dinero en tecnología. Si bien para que un video tenga unos mínimos de calidad, sobretodo de sonido, es necesario tener conocimientos mínimos y el material adecuado, no es imprescindible para que un video transmita el mensaje y pueda llegar a miles de personas. Tampoco necesitamos invertir en servidores para alojar estos contenidos ya que las propias plataformas de reproducción como Youtube o Vimeo ofrecen todo lo necesario, e incluso las redes sociales permiten alojar y compartir videos. Éste podría ser un ejemplo; un video resumen de las famosas conferencias TheNextWeb que servirá para explicar lo que aconteció en la edición pasada y atraer visitantes en la próxima. En conclusión, si la difusión de contenido en video se ha popularizado y estandarizado enormemente en los últimos años, es un recurso imprescindible en cualquier estrategia de comunicación y difusión de un evento o congreso. Y como se ha comentado, no solamente para captar la atención y publicitar el propio evento, sino a posteriori como repositorio de contenidos y espacio de aprendizaje y discusión. Aprovecha el potencial del vídeo para promocionar tus eventos Vídeoynuevastendencias-EVENTBOOK También te puede interesar: • La Comunidad de tu congreso en twitter • Live blogging para cubrir congresos, jornadas y eventos • Maximize Your Event Promotion With Online Video • 7 ways to promote your event with video • HOW TO: Plan and Promote Events With Social Media • 10 Ways to Use Social Media to Promote an Event • How to Promote Your Event 365 Days a Year • 7 ways to promote your offline evennt using social media
  24. 24. 24 El Graphic Recording es una técnica en auge últimamente y que consiste en dibujar y escribir lo que está aconteciendo en una conferencia. Así que decidimos entrevistar a Pernan Goñi, dibujante freelance que vive y trabaja en Bilbao, para que nos contara un poco más sobre está técnica que él está utilizando en diferentes eventos. “Desde pequeñito niño solitario, introvertido, algo desarraigado, largas estancias en hospitales, leí muchísimos cómics, y dibujaba mucho… Empecé a destacar en clase y en el barrio por los dibujos y a partir de entonces esto es una huida hacia adelante: Concursos de dibujo, Bellas Artes, diseñador, fanzines, murales, animaciones, videojuegos… ¡Creo que, menos tatuajes y alguna otra cosita, he hecho de todo lo que un dibujante puede hacer!“ ¿Qué es el graphic recording y cuáles son los orígenes? Básicamente, es dibujar y escribir lo que se está diciendo en una conferencia, a tiempo real. Es como tomar apuntes, pero con muchos dibujos. El resultado es muy vistoso. Queda una especie de acta, pero más visual que textual. Se puede hacer sobre papel y rotuladores, o en un dispositivo digital: una tablet o un ordenador portátil. Hace pocos años que se ha implantado como “Graphic Recording” entre nosotros, aunque en eventos y en educación, con los proyectores de acetatos, se hacían cosas parecidas en los 90s. Supongo que es algo “de toda la vida”. Los vídeos y las redes sociales de internet lo han configurado tal y como ahora lo conocemos. ¿Cómo empezaste con el graphic recording? Siempre me he apuntado a probar nuevas cosas. Hace unos ¡15 años! en una fiesta estuvimos jugando con un proyector de acetatos y unos rotuladores permanentes, haciendo algo así como de proto-video-jays. El hecho de dibujar al momento lo que el público demandaba y mostrarlo en una pantalla es parecido a lo que se hace en Graphic Recording. En junio 2008 ya realicé un Graphic Recording propiamente dicho, en Vitoria (Alava), en la presentación de los resultados de Disonancias, una iniciativa de innovación que unía empresas y creativos. >> Graphic Recording para eventos Entrevista a Pernan Goñi Vídeoynuevastendencias-EVENTBOOK
  25. 25. 25 ¿En que consiste una sesión de este tipo? ¿Qué herramientas utilizas? El Graphic Recording se emplea en eventos como conferencias, mesa redonda, dinámicas participativas, reuniones de trabajo, etc. La labor del facilitador gráfico, la persona que realiza el Graphic Recording, es una especie de “traducción simultánea” de lo que tratan los participantes. Hay que estar muy atento a lo que dicen, sintetizarlo, y dibujarlo. Tener información previa, investigar la víspera por internet los temas a tratar, etc. es el mejor recurso. Las herramientas no tienen mayor secreto: papel, rotuladores y cinta adhesiva, postits, etc para las sesiones de carácter más manual, y ordenador y paleta gráfica para hacerlo digitalmente. Luego hay mil marcas de rotuladores, es un mundo. Yo los compro por internet, en webs que venden material para Graphic Recording (hay algunas muy buenas, y se encuentran muy fácilmente). ¿Se hace en vivo y emitiendo en vídeo? Hay muchas variantes y cada sesión tiene su especificidad según cómo los organizadores hayan diseñado el evento. Yo siempre lo he hecho en vivo, aunque a veces no se muestra el resultado hasta el final (por ejemplo, porque el orador tiene su presentación preparada con sus diapositivas y más imágenes pueden interferir). De hecho, creo que nunca se ha emitido en vídeo las sesiones que yo he realizado (en estos años, unas 20 diría yo). De hecho, los vídeos que vemos en internet en los que parece una mano dibujando rápidamente las ideas que narra una voz en off, están acelerados, y yo diría que no están hechos “a tiempo real”. He hecho alguna prueba y estamos preparando uno. ¿En qué se diferencia del videostreaming o del liveblogging? Bueno, yo tampoco soy una autoridad en este tipo de terminología. Investigando, se ve que el mismo nombre, según en qué web, designa una cosa diferente… Yo creo que el videostreaming es retransmitir en vídeo un evento. Es como lo que hace Alvaro Andoin, utilizando smart-phones. El Graphic Recording, lo que yo hago, es dibujar. No es algo mecánico, es como tomar notas. Y no necesariamente se retransmite a tiempo real, como el streaming. El Graphic Recording se puede parecer más al liveblogging, ya que casi siempre que se hace digitalmente, luego los dibujos se suben a una web o se twitean, con el hashtag del evento y una breve descripción. Sí, GR es como Liveblogging pero con dibujos. ¿Qué valor aporta para los organizadores de un congreso? Le da un valor de uso y comunicacional. Valor de uso, porque los asistentes visualizan las ideas en gráficos, en la pared,… Pueden apuntar un símbolo con el dedo y referirse a la idea concreta rápidamente. El valor comunicacional es cuando los gráficos resultantes se usan en internet o en informes que recojan lo tratado en la sesión. ¿Y para los participantes? En sesiones de trabajo puede tener tantas aplicaciones como los socorridos post-its. ¿Hay alguna aportación que creas que pueda ser de interés sobre tu experiencia? Aprovecho para anunciar que el próximo 11 de Julio, en Bilbao, voy a dar un workshop de 4 horas. Será muy intensivo, porque empezaremos aprendiendo a dibujar. ¡Vamos a sudar la gota gorda! Será en el espacio Puerta, que es un nuevo espacio donde se e s t á d e s a r r o l l a n d o u n a a c t i v i d a d interesantísima relacionada con dibujo, cine y arte. Por favor, quien quiera información de este curso, que me escriba un email a pernan (arroba) gmail. com Web: pernangoni.com Graphic Recording para eventos Entrevista a Pernan Goñi Vídeoynuevastendencias-EVENTBOOK
  26. 26. 26 Algunos puntos destacados de la infografía de Event Manager Blog: 1. Los congresos se anuncian en redes sociales. 2. Las webs se diseñan para ser visualizadas en todos los tipos de soporte móbil. 3. La participación viene motivada por recomendaciones sociales de colegas y amigos. 4. Los participantes tienen una voz activa en la elección de los ponentes. 5. Twitter y otros canales permiten a los participantes interactuar más allá del evento presencial. 6. No es necesario desplazarse, se puede participar desde cualquier lugar y en cualquier momento. 7. La aplicación móvil del congreso d a m u c h a i n f o r m a c i ó n complementaria y facilita la participación y el networking. 8. Las acreditaciones de congresos son inteligentes y agilizan los procesos. 9. Recepción de feedback a través de múltiples canales sociales. 10. To d a l a d o c u m e n t a c i ó n y presentaciones pueden publicarse online (slideshare, etc.) 10 claves de cómo la tecnología cambia los eventos Vídeoynuevastendencias-EVENTBOOK Aquí puedes ver la infografía entera: http://wonference.com/site/blog-events/10-claves-de-como-la-tecnologia-cambia-los-eventos/
  27. 27. 27 Rosa Garriga y Mireia Iglesias publicaron una presentación sobre nuevas tendencias en la organización de congresos y eventos, así como tecnologías y formatos que van surgiendo. Entre ellas destacamos estas tres: - Gamificación: según la Wikipedia “es el uso de la mecánica de jugabilidad en contextos ajenos a los juegos, con el fin de q u e l a s p e r s o n a s a d o p t e n c i e r t o comportamiento”. La técnica puede animar a las personas a realizar tareas que normalmente se consideran aburridas, como completar encuestas, ir de compras, o leer páginas web. Una potente estrategia para motivar a los jugadores a ingresar y permanecer en la actividad lúdica, consiste en otorgarles como recompensa a logros en sus desempeños, premios denominados “badges o insignias”. La Gamificación es un concepto en auge también en las empresas, y que ya en el 2011 se organizó un congreso relacionado con esta corriente el GSummit, que en la edición 2013 se celebrará en San Francisco. - Networking: nuevas formas de interacción entre los participantes. Desde dinamización previa en redes sociales, juegos a través de las acreditaciones, hasta soluciones como la red social de participantes que ofrece Wonference incluida en todas las opciones. - Eventos Híbridos: uso del streaming de vídeo y otras tecnologías para vincular el espacio online y el presencial. Es evidente que una de las principales virtudes de los congresos y eventos es la interacción cara a cara con colegas de todo el mundo a la vez que viajar y conocer otras ciudades es un aliciente añadido. Pero esto no está reñido con un complemento online que permita la participación de otras personas que por los motivos que sea no se pueden desplazar o mantener la discusión y el acceso a los contenidos más allá de los días del congreso. Wonference está diseñada para ofrecer diferentes posibilidades en este sentido, desde congresos totalmente presenciales, híbridos o mixtos, hasta congresos totalmente virtuales. Nuevos formatos, tecnologías y tendencias en congresos y eventos Vídeoynuevastendencias-EVENTBOOK ¡A qué esperas, crea un congreso disruptivo!
  28. 28. 28 Lego Serious Play Entretenimiento e innovación Vídeoynuevastendencias-EVENTBOOK No es ningún secreto que Lego es uno de los juegos más populares del mundo, pero quizás si que no todos sabían las aplicaciones didácticas y formativas que puede tener en todos los niveles. Desde aprender programación y robótico con los Lego Mindstorms hasta mejorar dinámicas y procesos en empresas y organizaciones, es un juego serio. Lego Serious Play es un proceso innovador, experimental diseñado para mejorar la innovación y el rendimiento de procesos. Basado en una investigación que muestra que este tipo de prácticas manuales y m e n t a l e s p r o d u c e u n a comprensión más profunda, más significativa del mundo y sus posibilidades, LEGO Serious Play profundiza el proceso de reflexión y apoya un diálogo efectivo para todos los participantes en la dinámica. A la práctica, se trata de una bolsas o kits, con muchas piezas y materiales de Lego acompañados d e d i f e r e n t e s p l a n o s d e instrucciones para hacer diferentes tipos de actividades. Este método pretende invitar a todos los participantes a tener un rol activo en el proceso. A través del lenguaje universal de los ladrillos de lego, trata a todos por igual y permite que todas las opiniones y aspectos puedan entrar en consideración. Seguramente esta entrevista al director de Serious Play te ayude a e n t e n d e r u n p o c o m á s l a metodología y el origen. Pero además desde hace un tiempo han liberado parte la metodología en formato Open source para que todo el mundo interesado pueda c o n o c e r u n p o c o m á s s u funcionamiento. Puedes descargar el PDF aquí de lego serious play aquí (36 MB).
  29. 29. 29 EVENTBOOK La plataforma online de organización de eventos y congresos www.wonference.com info@wonference.com En Wonference sabemos que organizar un evento supone mucho trabajo. Por eso hemos decidido hacértelo ¡muy fácil!
  30. 30. 30 EVENTBOOK Síguenos: Twitter: http://twitter.com/wonference Facebook: http://facebook.com/wonference

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