Guía para Elaborar el Manual de Organización y Funciones de la Policía Boliviana

POLICÍA BOLIVIANA POLICÍA BOLIVIANA DIRECCION NACIONAL DE PLANEAMIENTO Y OPERACIONES DIRECCION NACIONAL DE PLANEAMIENTO Y OPERACIONES DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGLAMENTACIÓN DEPARTAMENTO NACIONAL DE REGLAMENTACIÓN GUIA PRÁCTICA DE CÓMO ELABORAR EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PARA LAS DEPENDENCIAS POLICIALES La Paz - Bolliiviia La Paz - Bo v a

PO LICIA BOLIVIAN A Introducción A pesar de existir abundante bibliografía en torno a las técnicas y métodos para la elaboración de manuales administrativos, la institución del orden, reporta en ese contexto, un tema pendiente al que el Departamento Nacional de Reglamentación, dependiente de la Dirección Nacional de Planeamiento y Operaciones, pretende abordarlo a partir de una metodología simple y al mismo tiempo práctica, que se halla inmersa en la “Guía Práctica de Cómo Elaborar el Manual de Organización y Funciones” para las dependencias policiales. La Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales (SAFCO), en su Art. 27º establece que, cada entidad del sector público debe elaborar en el marco de las normas básicas dictadas por los órganos rectores; los reglamentos específicos para el funcionamiento de los Sistemas de Administración y Control Interno, considerando al Ministerio de Hacienda como Órgano Rector de los Sistemas de Administración del Sector Público. La institución del orden, luego de transcurrida casi una década, aprueba a través de una Resolución Administrativa (RACGPN) de 26 de julio de 2007, la actualización del Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa de la Policía Boliviana (RESOAPN), cuyo instrumento normativo es compatibilizado con el Órgano Rector (Ministerio de Hacienda), enmarcado en las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa (SOA). A pesar del tiempo transcurrido entre la aprobación del primer Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa de la Policía Boliviana que data del 01/10/98 y éste último de 26 de julio de 2007, el Manual de Organización y Funciones, pareciera que al interior de la institución del orden, encuentra cierta resistencia pasiva y sistemática, primero en su elaboración y/o actualización y segundo en su implantación, lo que provoca inevitablemente la descoordinación de los canales de comunicación, así como de los niveles jerárquicos y por supuesto de sus funciones generales y específicas, inconvenientes que se pretende superar paulatinamente a partir del presente trabajo y por supuesto de la internalización y socialización de la normativa citada. Sgto. 2do. Ubaldo I. Espino Mamani Tcnl. DEAP. Salomón Abad Sejas Tapia ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -1- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A CAPITULO I GRAFICA DE ORGANIZACIÓN 1. Generalidades La inexperiencia y el desconocimiento de los procedimientos básicos en la elaboración de los Manuales de Organización y Funciones de las dependencias de la Policía Boliviana, al parecer, por los datos recogidos de un primer diagnóstico llevado a cabo por el Departamento Nacional de Reglamentación; resultan ser los primeros escollos con los que tropiezan los proyectistas o elaboradores de las normativas, a quienes cordialmente proponemos esta guía práctica de cómo elaborar los Manuales de Organización y Funciones de las dependencias policiales, no sin antes sugerirles, construir con carácter previo el organigrama, el mismo que al parecer nuestro, guiaría y tutelaría impecablemente la elaboración del manual citado. 2. Perfilando el organigrama Con carácter previo a la elaboración del Manual de Organización y Funciones de las dependencia policiales, consideramos que es mucho más práctico y didáctico, diseñar en primera instancia el organigrama, que en buenas cuentas, resulta ser la representación simplificada de la estructura organizacional, por la que es posible internalizar en el proyectista, los objetivos institucionales, los niveles jerárquicos, las relaciones de dependencia, las funciones generales y específicas, las cuales sirven para el desarrollo de la administración de la entidad operativa y/o administrativa, cuya estructuración pasamos a considerar sin mayores preámbulos. 3. Que es un organigrama La generalidad de los textos consultados, coinciden en que el organigrama es la representación gráfica de toda la estructura formal de la organización, en la que de manera didáctica se describen funciones, tareas, responsabilidades y el nivel de autoridad. Al mismo tiempo y como propone Miguel Duhalt Krauss, el proceso de elaboración de los organogramas necesariamente debe partir por la autorización y apoyo de los niveles superiores, la recopilación de la información, el análisis y la clasificación de la información. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -2- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A El organigrama, es conocido con diversos nombres, como Organograma, Gráfica de Organización, Pirámide de Cargos, Diagrama de Organización o Diagrama de Estructura. Esta última definición es la que comúnmente la utilizan en diversos textos, naturalmente sin cambiar en esencia la estructura organizacional propiamente dicha. 4. Uso práctico de los organigramas Fundamentalmente se los usa como un medio de comunicación y de análisis. 4.1. Como medio de comunicación. Toda vez que permite discernir la relación con el resto de las dependencias y entre los miembros que la componen. 4.2. De comunicación para terceros interesados. Se utiliza cuando buscan llegar a la persona indicada o solicitada. 4.3. El organigrama como medio de análisis. Las fallas de la organización o de diseño se hacen más evidentes. Por ejemplo, se pueden detectar a primera y simple vista, fallas de control interno que hace alusión a las funciones incompatibles. También puede darse la departamentalización inadecuada o funciones heterogéneas. La falta de unidad de mando se da cuando dos o más personas supervisan a un mismo cargo, en fin, pueden darse también la superposición de funciones, la relación de dependencia confusa y otras. 5. Restricciones del organigrama Las limitaciones del organigrama, radican fundamentalmente en la simplicidad y la actualización. 5.1. Simplicidad Porque muchas veces se obvia la línea de autoridad funcional, incluso secretarías y no se puede expresar textualmente el grado de descentralización de la organización. 5.2. La desactualización Podría provocar la distorsión de la comunicación, consecuentemente el conflicto entre los miembros de la organización, por ello, es importante que la responsabilidad de la actualización recaiga en un cargo específico de acuerdo a las funciones que cumple. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -3- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 6. Diferentes clasificaciones de los organigramas Criterios como los de Chiavenato, Ferry, Newmman, Sammer, incluso de Warren, al que se suma Duhalt Krauss, proponen que las estructuras orgánicas se clasifiquen de acuerdo a razones que aludan a las áreas que representan, a su formato, a su naturaleza y a su objeto. En todo caso, la clasificación por su objeto, de Duhalt Krauss, corresponde al contenido que hace referencia al organigrama estructural, al que describimos en el presente texto, no sin antes advertir y reiterar a los lectores de esta guía metodológica y práctica, que muchos autores de las técnicas de la elaboración y/o actualización de las normativas administrativas, como los citados con carácter previo, proponen criterios diversos y hasta contrapuestos en torno al diseño de los organigramas, clasificándolos y hasta subclasificándolos en esquemáticos, analíticos, especiales, funcionales, etc., lo que al parecer nuestro, no es oportuno teorizarlos, toda vez que esta guía práctica, no tiene el propósito de abundar en conceptos académicos, sino más bien, ser un texto de consulta práctica. 7. Formas usuales de representación del organigrama 7.1. Representación vertical. Es la interpretación más simple y a la vez práctica para la información a presentar (ver cuadro Nº 1). Se presenta a las unidades orgánicas ramificadas de arriba hacia abajo y se coloca al titular en el nivel superior. Se recomienda el uso de este tipo de organigramas en los manuales de organización de la Policía Boliviana, así como para otros requerimientos institucionales. Cuadro 1 DIRECCION DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -4- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 7.2. Representación horizontal. Al igual que en las otras formas de representación, en ésta, se establecen las relaciones complejas, la facilidad de la actualización, medio eficaz de comunicación y otros (ver cuadro 2). Sin embargo esta estructura no es recomendable para representar las organizaciones policiales. Cuadro 2 SECCION DIVISION SECCION DEPARTAMENTO SECCION DIVISION SECCION DIVISION DIRECCION DEPARTAMENTO DIVISION SECCION DIVISION DEPARTAMENTO SECCION DIVISION 7.3. Diagrama de forma circular y semicircular. En estos diagramas, las creaciones o supresiones de las nuevas Direcciones Nacionales, Comandos Departamentales, Divisiones y/o Secciones de la Policía Boliviana, alterarían de sobremanera la estructura organizacional. Se recomienda no aplicar estos diagramas en las dependencias policiales (ver cuadros 3 y 4). Cuadro 3 Cuadro 4 Diagrama circular Diagrama semicircular ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -5- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 7.4. Diagrama de forma lineal. Al igual que la representación vertical, ésta interpretación es simple y a la vez práctica, sin embargo, no es aplicable en nuestra organización policial, toda vez que las supresiones, fusiones o creaciones de dependencias, obedecen a las demandas o requerimientos coyunturales (ver cuadro 5). Cuadro 5 DIRECCION DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION SECCION SECCION 8. Recuadro de identificación del organigrama Se ubica en la parte superior derecha y responde al siguiente diseño (10 x 3 cms.), ver cuadro Nº 6. La ubicación del recuadro de identificación en el lugar mencionado está motivada para el mejor aprovechamiento que se logra del espacio disponible en la hoja del organigrama. En la parte superior lleva el nombre de la institución (Ej. Policía Boliviana), en el subsiguiente cuadro el área organizacional (Ej. Dirección Nacional de Identificación Personal), seguidamente, la fecha de elaboración del organigrama, luego se coloca (en la casilla respectiva), el nombre completo del funcionario(s) que elaboraron el organigrama, finalmente en la ultima casilla se colocan todas la iniciales de la Dirección Nacional, Comando Departamental, Organismo y/o Unidad Operativa (Ej. D.N.I.P). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -6- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 6 POLICIA BOLIVIANA RECUADRO QUE SE UTILIZA PARA LOS CONECTORES CUANDO EL TAMAÑO DEL PAPEL NO ES SUFICIENTE. EJ: DIRECCION NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL 4 FECHA REALIZADO POR CODIGO 4 15/03/2009 CBO. ALEX RIOS D.N.I.P. JERARQUIA DE CARGOS 9. Organigramas cuya extensión no permite su dibujo en el tamaño del papel El tamaño del papel puede dar lugar a dividir en dos o más partes el organigrama. En ese caso y para relacionar los diagramas que son continuación unos de otros, debemos utilizar conectores con el número de código asignado a los respectivos organigramas. Su representación se observa en los cuadros Nº 7 y 8. Cuadro 7 Cuadro 8 DIRECCIÓN 5 DIVISIÓN DEPARTAMENTO SECCIÓN SECCIÓN DIVISIÓN 5 ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -7- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 10.Organigramas que se pueden limitar a un solo sector Se presenta esta figura, cuando se está estudiando modificaciones en un determinado sector o área, en el caso concreto de la Policía Boliviana, ocurre que una auditoria recomienda expresamente actualizar un Manual con la supresión o creación de un Departamento, División o Sección. En ese caso, el dibujo deberá expresar solamente la parte observada, para lo cual las líneas horizontales que vinculan el sector con los restantes serán dibujadas con líneas de trazo partido (ver cuadro 9). Cuadro 9 DEPARTAMENTO DIVISIÓN SECCIÓN SECCIÓN 11.Recomendaciones previas para la preparación de los organigramas. · No entrecruzar líneas · No utilizar varios colores · No sombrear los rectángulos o remarcarlos con doble línea · No introducir información ajena a la estructura · No utilizar otros símbolos que no sean los rectángulos y líneas · Las líneas de enlace no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, ya que solo indicaría autoridad y no responsabilidad que constituye el elemento ascendente. · No deben adelgazarse las líneas de autoridad a medida que se desciende a los niveles inferiores · Utilizar tipografía que sea de rápida y fácil lectura · Utilizar un solo tipo de letra · No sombrear las letras ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -8- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 12.Equilibrio de los organigramas Sin tergiversar la realidad, se deber tener cuidado de que los rectángulos estén distribuidos de forma tal que muestren un organigrama equilibrado y simétrico (ver cuadros Nº 10 y 11). Encontrar la simetría del organigrama, no implica sustituir dependencias o forzar la estructura aumentando el tamaño de los rectángulos. Sin embargo es posible observar en diferentes textos que muchos rectángulos, incluso de la parte inferior del organigrama, resultan más grandes que el superior. Aconsejamos que se guíen por las recomendaciones contenidas en ésta guía práctica de cómo elaborar el Manual de Organización y Funciones, del cual forma parte insoslayable el organigrama. Cuadro 10 Cuadro 11 Incorrecto Correcto Representación Grafica Desequilibrada Representación Grafica Equilibrada 13.Técnicas de diagramación Se utilizan los rectángulos y las líneas. 13.1. Los rectángulos Se dibujan en posición horizontal con trazo fino (0.5 mm), el tamaño está en relación directa con la importancia del cargo, función, categoría y/o personas de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere representar. Las líneas de autoridad se representan a través de la ubicación del rectángulo, es decir que el rectángulo superior evidencia una posición con autoridad sobre la representada en un nivel inferior (ver cuadros 12 - 17). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M -9- DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 12 Cuadro 13 Cuadro 14 Cuadro 15 Cuadro 16 Cuadro 17 13.1.1. Contenido de los rectángulos En algunos de ellos se pone el nombre de los cargos o funciones y/o personas y en otros, además de los datos mencionados, también el código del cargo, número de la cuenta y número de personas que de él dependen. No es recomendable, su uso en la institución del orden (ver cuadro Nº 18 y 19). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 10 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 18 Cuadro 19 Nombre del Cargo o función Nº de personas dependientes Nº de cuenta Código del cargo 13.1.2. Tamaño de los rectángulos En el diagrama de estructura (organigrama), en cuyos rectángulos figura exclusivamente el nombre del cargo o función, el tamaño más pequeño del rectángulo no puede ser menor a dos centímetros de base por uno de alto (2x1cm.) y así progresivamente van aumentando conforme al cargo o función. Visto de Arriba hacia abajo el tamaño del rectángulo más grande, no puede ser mayor a cinco centímetros de base por dos y medio de alto (5x2½ cm.) conforme se demuestra en el cuadro 20. Cuadro 20 2 cm. x 1 cm. 3 cm. x 1 cm. 3 cm x 1½ cm 4 cm x 1½ cm 4 cm x 2 cm 5 cm x 2 cm 5 cm x 2½ cm ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 11 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A En el diagrama de estructura en cuyos rectángulos figura el nombre del cargo, código, número de la cuenta y número de personas que del cargo dependen, el tamaño del rectángulo se diferencia de lo expuesto en el punto anterior, haciendo que la altura de todos los rectángulos se aumenten en medio centímetro, este medio centímetro está marcado por una línea más fina que la del rectángulo y la base del rectángulo (medio centímetro) se divide en tres partes iguales donde va el código, número de cuenta y el número de personas que dependen del cargo, como se demuestra en el cuadro Nº 21, esta estructura no la recomendamos para la organización policial, puesto que los cargos no son necesariamente anuales. Cuadro 21 2 cm x 1½ cm 5 cm x 2½ cm Para representar las posiciones “staff”, se utilizarán rectángulos iguales a los que corresponden al nivel inmediato inferior de la posición a la cual asesora (ver cuadro Nº 22). Cuadro 22 COMANDO GENERAL ASESORIA LEGAL SUB COMANDO ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 12 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 13.1.3. En cuanto a la distancia entre rectángulos Se establece que la separación vertical que debe existir entre rectángulos de niveles inmediatos está dada por el alto del rectángulo superior. 13.1.4. En cuanto a la separación horizontal En términos generales se sugiere que la separación no sea menor a la mitad del ancho de los rectángulos correspondientes a este nivel. 13.2. Las líneas y las relaciones organizacionales A través de estas líneas, se establecen las relaciones de autoridad existentes entre los miembros de las Direcciones, Comandos Departamentales, Organismos y/o Unidades Operativas. 13.2.1. Relación de autoridad lineal Es la línea de trazo completo que implica una relación de subordinación entre los responsables de las unidades orgánicas y sus subalternos, como consecuencia de la delegación de trabajo y de la delegación de tareas. Es la autoridad lineal clásica de origen militar y policial. Se la conoce normalmente como relaciones de autoridad lineal jerárquica (ver cuadro 8). Cuadro 8 Incorrecto Correcto Incorrecto Correcto Incorrecto Correcto ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 13 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 13.2.2. Las relaciones de tipo “staff” o asesoría Las relaciones de tipo “staff”, se reflejan mediante una línea de trazo partido. Son conocidas también como relaciones de asesoría, existen entre los órganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los órganos de línea, sus opiniones no requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de línea a quien aconsejan. Algunos autores de las técnicas de administración administrativa como Luís Blanco De Tella y Ramiro Carrillo Landeros, coinciden en que la línea de asesoría debe ser continua y de trazo fino, a fin de uniformar criterios, sugerimos usar la línea de trazo partido para representar las relaciones de tipo staff o también de asesoría. 13.2.3. Relaciones de autoridad funcional Se reflejarán mediante una línea de trazo partido (ver cuadros 9 y 10). Es la línea que representa el mando especializado, y no la relación de dependencia jerárquica, pero puede existir en forma paralela a la autoridad lineal o en otra condición. Se presenta en trazo partido, o como definen otros autores mediante una línea recta, oblicua y angulada. Lo cierto es que sólo se presenta en los órganos específicos (ver cuadro 9). Cuadro 9 Cuadro 10 13.2.4. Relaciones de coordinación o colaboración A través de estas líneas se interrelacionan las actividades que realizan diversas unidades de la organización. Puede existir entre unidades de un mismo nivel jerárquico o entre unidades del órgano central o con las del órgano desconcentrado. En todo caso se las representa con líneas largas de trazo discontinuo (véase cuadro 10). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 14 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A Cuadro 10 13.2.5. Relaciones de representación personal Es la que se da entre el ayudante de un jefe y los subordinados de éste. Puede transmitir las órdenes del jefe u ordenar a nombre de éste en los casos concretos que haya sido autorizado. Se representa mediante una línea horizontal que parte del lado del rectángulo del jefe a un lado del rectángulo del ayudante, aparece en organigramas específicos como las Fuerzas Armadas y la Policía Boliviana. Ocurre en otras instituciones que se presenta como la relación de asesoría. Cuadro 23 RELACIÓN DE AUTORIDAD RELACIÓN DE COORDINACIÓN, COLABORACIÓN Y/O (STAFF) RELACIÓN CON LOS ORGANOS DESCONCENTRADOS SEPARACIÓN ENTRE ORGANOS CENTRALES Y DESCONCENTRADOS 14. Nociones elementales a considerar en el diseño organizacional 14.1. Nivel Jerárquico. Un nivel jerárquico comprende todos los órganos que tienen autoridad y responsabilidad similares, independientemente de la clase de función que tengan encomendada. Por ejemplo, (el nivel de Dirección comprende a todos los Directores y así sucesivamente). ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 15 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 14.2. Autoridad de Línea. Se genera en la realización de subordinación, que existe entre jefes y subalternos directos. 14.3. Autoridad Funcional. Se forja en la relación de mando especializado que es la que existe entre un órgano especialista en determinada función y los subordinados de otros jefes de línea. 14.4. Relación de Asesoría. Es conocida también como de “Staff” y existe entre los órganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los órganos de línea, sus opiniones no requieren obediencia, sino son simples consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de línea a quien aconseja. 14.5. Órgano Desconcentrado. Este tipo de órgano posee facultad de decisión, pero sigue sujeto a la planeación y control que de sus actividades realice el órgano superior, entre sus características principales tenemos: Ø Creados por una ley o reglamento. Ø Dependen siempre del ejecutivo, o de una dirección. Ø Su competencia deriva de las facultades del órgano superior. Ø Su patrimonio es el mismo que el del Estado, aunque también puede tener presupuesto propio. Ø Las decisiones más importantes requieren de la aprobación del órgano del cual dependen. Ø No pueden tratarse de un órgano superior, siempre dependen de otro. 14.6. Órgano Descentralizado. , Es creado invariablemente por un acto legislativo se caracteriza por que: Ø Tienen régimen jurídico propio. Ø Tienen personalidad jurídica propia, que les otorga ese acto legislativo. Ø Tienen órganos de dirección, administración y representación. Ø Cuentan con una estructura administrativa interna. Ø Cuentan con patrimonio propio. Ø Objeto propio. Ø Régimen fiscal. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 16 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A CAPITULO II PREPARACIÓN DEL M ANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1. Clasificación de los manuales administrativos Se clasifican por su contenido, por su función específica o por su área de aplicación. El manual de Organización y Funciones, contiene información detallada referente a, directorio, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y funciones de las unidades orgánicas, así como la descripción de puestos. 2. Objetivo de los Manuales de Organización y Funciones Sirven para explicar las normas generales, facilitar el adiestramiento y orientación del personal y fundamentalmente, cómo se deben aplicar las decisiones gubernamentales. Entre los objetivos a alcanzar con la normativa administrativa citada, es posible mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos, ser un instrumento útil en la orientación al público, facilitar el reclutamiento y selección del personal, permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directivas, etc. 3. Alcance y campo de aplicación de los manuales administrativos en la institución del orden. El Comando General de la Policía Boliviana, persuadido de la necesidad de regular al interior de la institución policial, los instrumentos técnicos que exponen con detalle la estructura de la institución del orden, así como las disposiciones legales vigentes, los niveles jerárquicos, además de los grados de autoridad y responsabilidad, como también de las funciones y actividades de las Direcciones Nacionales, Comandos Departamentales, Organismos y Unidades Operativas, provee a sus dependientes, de un instrumento práctico y didáctico que les permitirá elaborar para la Policía Boliviana; el Manual de Organización y Funciones. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 17 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 4. Etapas del proceso de elaboración del Manual de Organización y Funciones. 4.1. En base al organigrama Elaborado el organigrama, la comisión redactora o proyectista, podrá utilizar la representación gráfica (organigrama) de la Dirección Nacional, Comando Departamental, Organismo y/o Unidad Operativa de la Policía Boliviana; como una herramienta guía, que le permita organizar y concluir con el compilado del Manual. Simultáneamente, el mismo organigrama funcionará como un instrumento facilitador o tutor, que ayudará a comprender a la comisión redactora, los niveles jerárquicos, los grados de autoridad, responsabilidad, los canales de comunicación y coordinación, a partir de la descripción de puestos, evitando que los proyectistas incurran en fallas de control interno, asignando funciones incompatibles, superposición de funciones, falta de unidad de mando, en fin, una serie de fallas que solo el organigrama podría localizar (por lo menos a primera vista). Una vez que la comisión redactora se encuentre en posesión del organigrama debidamente estructurado, debe tener en cuenta los pasos que a continuación se proponen. 4.1.1. Tapa y contratapa En la parte superior del diseño de la tapa o cubierta debe ir el nombre de la institución policial, por debajo de está el emblema institucional preferentemente de 7 cm. de alto por 5.5 de ancho. En la parte media, debe estar inscrito el titulo completo, por ej.: Manual de Organización y Funciones de la Dirección Nacional de Fiscalización y Recaudaciones. Finalmente en la parte inferior media debe llevar el nombre del Departamento y el año de elaboración del manual, ej. La Paz – Bolivia, 2008. Bajo ningún argumento deben ser introducidos otros diseños o inscripciones que hagan referencia al o los autores del manual. El lomo de la tapa y contratapa debe llevar el nombre del manual elaborado. Asimismo en la contratapa no debe llevar ningún diseño y/o inscripción alguna. 4.1.2. Hoja de Respeto Se trata de la hoja en blanco que se ubica inmediatamente después de la tapa. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 18 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 4.1.3. Carátula Su diseño es casi idéntico al de la tapa o cubierta, la diferencia estriba en que debe llevar el nombre del autor (es) del manual elaborado, en la parte media entre el titulo y el nombre del Departamento. 4.1.4. Resolución Administrativa del Comando General de la Policía Boliviana. Debe ser fijada en el manual en copia legalizada, respetando el número de página que le corresponde. 4.1.5. Aspectos generales del área funcional (contenido del Manual de Organización y Funciones) · Introducción También puede ser denominado prólogo. Contiene una explicación al lector o consultor de la metodología adoptada en el desarrollo del trabajo y las dificultades afrontadas por los proyectistas, además de los temas que tratan el documento y los propósitos básicos que se pretende alcanzar, a quién va dirigido el manual, cómo va a usarse y cuándo se va a hacer las revisiones y actualizaciones. La introducción va a continuación de la Resolución Administrativa del Comando General de la Policía Boliviana. · Objeto del Manual En este punto, el proyectista o autor del manual debe responder sin extenderse demasiado “Que hizo y para que lo hizo”. · Finalidad del Manual La finalidad es la tendencia hacia un fin de un objeto, en palabras simples para qué sirve el manual. Por ej. “éste manual se constituye en un documento de referencia, orientación… para el desempeño de las unidades organizacionales…” · Alcance del Manual Establecer la magnitud o el grado de alcance donde se debe aplicar los instrumentos normativos administrativos. Por ej: “El contenido del presente Manual de Organización y Funciones, alcanza a todas las Unidades Organizacionales, en los niveles de ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 19 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A Dirección, Asesoramiento, Nivel Operativo y de Apoyo Administrativo…”. · Base Legal Describe el marco legal que respalda la elaboración y aplicación de los Manuales, citando la normativa legal vigente, el número, la fecha y el año. Ej: Constitución Política del Estado, ley Nº 2050 de 13 de abril de 2004; Ley Orgánica de la Policía Boliviana, Ley Nº 734 de 8 de abril de 1985. · Organización o Estructura Organizacional En este punto, y de acuerdo al organigrama, se debe especificar la composición de las diferentes unidades dependientes en cada nivel: - Dirección y Control - Nivel de Asesoramiento y apoyo - Nivel Operativo · Organigrama Es la representación gráfica simplificada de la Estructura Organizacional, que va a continuación, de la Organización y/o Estructura Organizacional. 4.1.6. Funciones y atribuciones específicas de las unidades dependientes del área funcional. · Responde ante Mencionar el cargo del superior inmediato del cual depende. · Responde a este cargo Mencionar el cargo de los funcionarios policiales subalternos que se encuentran bajo su dependencia. - A nivel Interno Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sin especificar nombres. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 20 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A - A nivel Externo Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sin especificar nombres. · Relaciones internas Especificar dentro de la institución con quienes se tiene relaciones de trabajo permanente, cuidando de que su función y su grado jerárquico se encuentren en el mismo nivel funcional, es decir que mantiene relaciones con su mismo nivel jerárquico y con los subalternos, es una relación de dependencia. · Relaciones externas Especificar los cargos de los funcionarios de las organizaciones o entidades fuera de la institución, con los cuales se tiene relación de trabajo permanente, observando el nivel jerárquico o funcional. · Funciones Generales Describir las funciones generales que debe desempeñar el funcionario policial, en orden de importancia y del área de su competencia. · Funciones Específicas Especificar y delimitar las funciones que debe cumplir el funcionario designado en el área de su competencia. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 21 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A ANEXOS ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 22 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A REPRESENTACIÓN SIMPLIFICADA DE LA ESTRUCTURA ORGANICA (ORGANIGRAMA) NIVEL DE DIRECCION Y CONTROL DIRECCION SECRETARIA ASESOR LEGAL NIVEL DE ASESORAMIENTO Y APOYO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION DIVISION NIVEL OPERATIVO SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION SECCION Relación de autoridad Relación de coordinación, colaboración y/o (staff) Relación con los órganos desconcentrados Separación entre órganos centrales y desconcentrados ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 23 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES I. ASPECTOS GENERALES DEL ÁREA FUNCIONAL 1. Objeto En este punto, el proyectista o autor del manual debe responden sin extenderse demasiado “Que hizo y para que lo hizo”. 2. Finalidad La finalidad es la tendencia hacia un fin de un objeto, en palabras simples para qué sirve el manual. Por ej. “éste manual se constituye en un documento de referencia, orientación… para el desempeño de las unidades organizacionales…” 3. Alcance Establecer la magnitud o el grado de alcance donde se debe aplicar los instrumentos normativos administrativos. Por ej: “El contenido del presente Manual de Organización y Funciones, alcanza a todas las Unidades Organizacionales, en los niveles de Dirección, Asesoramiento, Nivel Operativo y de Apoyo Administrativo…” 4. Base Legal Describir el marco legal que respalda la elaboración y aplicación de los Manuales. 5. Organización Para el cumplimiento de su misión y sus funciones, el Área Funcional se debe especificar la composición de sus diferentes Unidades dependientes en el nivel: Ø Dirección y control Ø Nivel de Asesoramiento y Apoyo Ø Nivel Operativo ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 24 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 6. Organigrama Se refiere a la representación simplificada de la estructura organizacional. II. FUNCIONES Y ATRIBUCIONES ESPECÍFICAS DE LAS UNIDADES DEPENDIENTES DEL ÁREA FUNCIONAL. RESPONSABLE DEL ÁREA Mencionar el cargo 1. Responde Ante Mencionar el cargo del superior inmediato del cual depende. 2. Responden a este cargo Mencionar el cargo de los funcionarios policiales subalternos que se encuentran bajo su dependencia. 2.1 A nivel Interno Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sin especificar nombres. 2.2 A nivel Externo Se debe personalizar a los responsables del área funcional, sin especificar nombres. 3. Relaciones Internas Especificar dentro de la institución con quienes se tiene relaciones de trabajo permanente, cuidando de que su función y su grado jerárquico se encuentren en el mismo nivel funcional, es decir que mantiene relaciones con su mismo nivel jerárquico y con los subalternos, es una relación de dependencia. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 25 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 4. Relaciones Externas Especificar los cargos de los funcionarios de las organizaciones o entidades fuera de la institución, con los cuales se tiene relación de trabajo permanente, observando el nivel jerárquico o funcional. 5. Funciones Generales Describir las funciones generales que debe desempeñar el funcionario policial, en orden de importancia y cuidando de que sea del área de su competencia. 6. Funciones Específicas Especificar y delimitar las funciones que debe cumplir el funcionario designado en el área de su competencia. Describir las funciones concreta y puntualmente, a fin de no abrir espacios discrecionales. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 26 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A BIBLIOGRAFIA Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, Resolución Suprema Nº 217055 de 30 de mayo de 1997. Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa de la Policía Boliviana (RESOA), Resolución Administrativa CGPN Nº 0495/07, 26 de julio de 2007. Blanco de Tella, Luis, Simplificación del trabajo administrativo, Escuela Nacional de Administración Pública, Madrid, 1974. Chiavenato, Adalberto, Introducción a la teoría general de la administración, Mc- Graw-Hill, México, 1982. Duhalt Krauss, Miguel, Los manuales de procedimientos en las oficinas publicas, UNAM, México, 1977. Rausch Eduard, H., Elementos de administración de oficinas, Herrero Hnos., México, 1966. Saroka Raul H.; Ferrari Etchetto Carlos A., Organigramas Diseño e Interpretación, Buenos Aires 1971. ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 27 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A INDICE CAPÍTULO I GRÁFICA DE ORGANIZACIÓN 1. Generalidades………………………………………………………………….. 2 2. Perfilando el organigrama…………………………………………………….. 2 3. Que es un organigrama……………………………………………………….. 2 4. Uso práctico de los organigramas……………………………………………. 3 4.1. Como medio de comunicación........................................................... 3 4.2. De comunicación para terceros interesados………………………….. 3 4.3. El organigrama como medio de análisis………………………………. 3 5. Restricciones del organigrama………………………………………………… 3 5.1. Simplicidad………………………………………………………………... 3 5.2. La desactualización……………………………………………………… 3 6. Diferentes clasificaciones de los organigramas……………………………... 4 7. Formas usuales de representación del organigrama……………………….. 4 7 .1 . Representación vertical………………………………………………….. 4 7 .2 . Representación horizontal………………………………………………. 5 7 .3 . Diagrama de forma circular y semicircular…………………………….. 5 7 .4 . Diagrama de forma lineal………………………………………………… 6 8. Recuadro de identificación del organigrama………………………………… 6 9. Organigramas cuya extensión no permite su dibujo en el tamaño del papel…………………………………………………………………………. 7 10.Organigramas que se pueden limitar a un solo sector………………………8 11.Recomendaciones previas para la preparación de los organigramas……. 8 12.Equilibrio de los organigramas………………………………………………… 9 13.Técnicas de diagramación…………………………………………………….. 9 13.1. Los rectángulos………………………………………………………….. 9 1 3 .1 .1 . Contenido de los rectángulos………………………………... 10 1 3 .1 .2 . Tamaño de los rectángulos…………………………………...11 1 3 .1 .3 . En cuanto a la distancia entre rectángulos………………….13 1 3 .1 .4 . En cuanto a la separación horizontal……………………….. 13 ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 28 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

PO LICIA BOLIVIAN A 13.2. Las líneas y las relaciones organizacionales…………………………. 13 1 3 .2 .1 . Relación de autoridad lineal…………………………………..13 1 3 .2 .2 . Las relaciones de tipo “staff” o asesoría……………………. 14 1 3 .2 .3 . Relaciones de autoridad funcional…………………………...14 1 3 .2 .4 . Relaciones de coordinación o colaboración………………...14 1 3 .2 .5 . Relaciones de representación personal……………………..15 14.Nociones elementales a considerar en el diseño organizacional…………. 15 1 4 .1 . Nivel Jerárquico…………………………………………………………. 15 1 4 .2 . Autoridad de Línea………………………………………………………16 1 4 .3 . Autoridad Funcional…………………………………………………….. 16 1 4 .4 . Relación de Asesoría……………………………………………………16 1 4 .5 . Órgano Desconcentrado………………………………………………..16 1 4 .6 . Órgano Descentralizado……………………………………………….. 16 CAPÍTULO II PREPARACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1. Clasificación de los manuales administrativos…………………………………………... 17 2. Objetivo de los manuales de Organización y Funciones………………………………. 17 3. Alcance y campo de aplicación de los manuales administrativos en la institución del orden…………………………………………………………………………………….. 17 4. Etapas del proceso de elaboración del Manual de Organización y Funciones……… 18 4.1. En base al organigrama…………………………………………………………….. 18 4 .1 .1 . Tapa y contratapa…………………………………………………………… 18 4 .1 .2 . Hoja de Respeto…………………………………………………………….. 18 4 .1 .3 . Carátula………………………………………………………………………. 19 4 .1 .4 . Resolución Administrativa del Comando General de la Policía Boliviana……………………………………………………………………… 19 4.1.5. Aspectos generales del área funcional (contenido del manual de organización y funciones)………………………………………………….. 24 4.1.6. Funciones y atribuciones específicas de las unidades dependientes del área funcional…………………………………………………………… 25 ___________________________________________________________________________ S A S T / UI E M - 29 - DPTO. NAL. DE REGLAMENTACIÓN

Guía para Elaborar el Manual de Organización y Funciones de la Policía Boliviana

by William Ivan Alejandro Llanos Torrico

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