Work Out   Apresentacao Global Do Produto    Ver 1 4   2007 09 27
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Work Out Apresentacao Global Do Produto Ver 1 4 2007 09 27

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O WORK-OUT traz para sua Empresa um canal permanente de comunicação. ...

O WORK-OUT traz para sua Empresa um canal permanente de comunicação.
Independente de localização geográfica, todos os colaboradores contribuem para aumento da produtividade, melhorando a eficiência através de acesso a recursos disponíveis e partilhados entre:
Vendedores, Fornecedores, Tecnicos, Diretrores, Supervisores de equipes, Gestores de projetos, Colaboradores, Clientes, Funcionarios, Parceiros, etc.

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Work Out Apresentacao Global Do Produto Ver 1 4 2007 09 27 Presentation Transcript

  • 1.  
  • 2.  
  • 3. A BetterSoft é uma empresa que se dedica ao desenvolvimento e implementação sistemas de informação. Actualmente possui escritórios próprios em Portugal e Brasil, e uma rede de parceiros que instalam e assistência os produtos BetterSoft BetterSoft
  • 4. Missão
    • Desenvolver soluções tecnológicas que suportem a estratégia das Organizações promovendo a sua produtividade e competitividade
    • Nesse sentido a BetterSoft assume os seguintes compromissos
    • Garantir elevados níveis de excelência dos produtos e serviços, construindo uma relação de fidelidade com os clientes, sustentada no cumprimento rigoroso dos compromissos assumidos. 
    • Promover o desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores encorajando a iniciativa, a inovação e a produtividade
    • Fomentar projectos de investigação desenvolvimento tendo em vista manter-se a par das melhores tecnologias disponíveis para o sector e sempre que justificado e oportuno incorporar essas tecnologias nos produtos e serviços disponibilizados.
  • 5. Rup – Rational Unified Process De forma a assegurar a produção de software de alta qualidade que vá de encontro às necessidades dos clientes, cumprindo prazos e orçamentos, a BetterSoft usa o RUP como metodologia de desenvolvimento. O RUP é uma aplicação de Processo de Engenharia de Software organizada por disciplinas. A Implementação do RUP distribui tarefas e responsabilidades dentro de uma Organização. Estas boas praticas estão organizadas em disciplinas, onde são atribuídas tarefas e responsabilidades aos elementos intervenientes
  • 6. Principais Referências
  • 7.  
  • 8. Management …
    • O objectivo de um gestor é o de criar um excedente enquanto que assegura a eficácia e eficiência da sua área *
    • Para além de serem os “donos” do sistema de gestão em todos os seus aspectos, têm também 2 funções que estão subjacentes a todas as outras:
            • Organizar
            • Liderar
    É sua responsabilidade desencadear acções que tornarão possível que recursos individuais possam dar os seus melhores contributos para os objectivos de grupo. Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ?
  • 9. Vectores de actuação Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ? Comportamental
    • Comunicação
    • Motivação
    • Formação
    • Competências
    Organizacional
    • Definição de Objectivos Internos
    • Actividades & Responsabilidades
    • Reestruturação
    • Sistema de Comunicação Interna e Reuniões
    Operacional
    • Delegação de Competências
    • Racionalização das Actividades
    • Optimização de Processos
    • Procedimentos
    Sistema de Gestão
  • 10. Vector Operacional Gestão da Qualidade Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ? Optimização dos Processos Processos de Negocio Processos de Gestão e Suporte Gestão do Desempenho Gestão de Actividades
  • 11. O dia-a-dia de cada colaborador
    • O que tenho para fazer?
    • Quando é que devo fazer?
    • O que estou a espera que seja terminado?
    • Por quem?
    • Há quanto tempo?
    • Relativo a que projectos
    • Relativo a que processos
    • Relativo a que operações?
    • Relativo a que clientes?
    • Que recursos vão estar disponíveis?
    • Quando será possível finalizar o trabalho?
    Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ?
  • 12. Fluxo de informação Executivos Gestores Supervisores Colaboradores Alinhamento estratégico e Objectivos Supervisores Gestores Objectivos Planeamento Atribuição e Execução Controlo e Acompanhamento Desvio Reporting Mensal Semanal Diário Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ? Objectivos Planeamento Atribuição e Execução Controlo e Acompanhamento Desvio Objectivos Planeamento Atribuição e Execução Controlo e Acompanhamento Desvio
  • 13. A complexidade das actividades e dos processos A maior parte dos processos da empresa são transversais à empresa , passando por vários colaboradores ou departamentos Comercialização Análise de Crédito Liquidação Comercial Crédito Cobrança Contabilidade Tesouraria Serviços Financeiros Formalização Crédito Aprovação actividade 1 actividade 2 actividade 3 actividade 4 actividade 5 actividade 1 actividade 2 actividade 3 actividade 1 actividade 2 actividade 3 actividade 4 actividade 5 actividade 6 actividade 1 actividade 2 actividade 3 actividade 4 actividade 1 actividade 2 actividade 3 actividade 4 actividade 5 actividade 1 actividade 2 actividade 3 P Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ?
  • 14. Work-Out O Work-Out é uma plataforma de colaboração corporativa e modular que suporta o sistema de gestão Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ?
  • 15. Work-Out A resposta tecnológica Sem uma ferramenta eficaz de comunicação interna e colaboração, tarefas ficarão por fazer, prazos não serão cumpridos e os colaboradores perderão a noção exacta de quais os seus deveres e responsabilidades perante a organização e os seus clientes. Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ?
  • 16. O Sistema de Gestão e a abordagem por processos
  • 17.
    • Os processos são desenhados em ferramentas como o Visio . Isto permite dar uma visão gráfica do lugar que cada colaborador ou função ocupa no processo, e serve de base á importação do processo para o motor de BMP da plataforma
    Modelação dos processos O Sistema de gestão e a abordagem por processos
  • 18.
    • Após serem desenhados os processo são importados para a plataforma, dando origem a planos de acção ficam prontos a serem activados
    Planos de Acção dos processos O Sistema de gestão e a abordagem por processos
  • 19. A Visão do colaborador
  • 20. O dia-a-dia de cada colaborador
    • O que tenho para fazer?
    • Quando é que devo fazer?
    • O que estou a espera que seja terminado?
    • Por quem?
    • Há quanto tempo?
    • Relativo a que projectos
    • Relativo a que processos
    • Relativo a que operações?
    • Relativo a que clientes?
    • Que recursos vão estar disponíveis?
    • Quando será possível finalizar o trabalho?
    A Visão do colaborador
  • 21. O que tenho para fazer ?
    • O fluxo de trabalho e de comunicação de qualquer colaborador é organizado em pendentes e filas de trabalho
    A Visão do colaborador
  • 22. O que é um pendente ?
    • É algo que tem que ser feito por alguém. Pode ser apenas uma comunicação, pode ser uma actividade com um prazo para ser concretizada, pode ser a troca de comunicados entre dois ou mais colaboradores, pode ser uma informação do próprio sistema.
    A Visão do colaborador
  • 23. Envio de um pendente
    • Um pendente, ao ser enviado, estabelece um vínculo relacional entre remetente e destinatário. Pode ficar associado a um projecto, processo ou entidade.
  • 24. Pendentes urgentes
    • Podem ser marcados para envio também por SMS.
  • 25. Necessita resposta
    • O pendente que necessita de resposta obriga o destinatário a devolvê-lo ao remetente. Esta opção mantém a comunicação dentro de um protocolo de responsabilidade mútua .
  • 26. Actividades
    • Uma actividade é um pendente com uma data limite para ser executado. O Work-Out acompanha e avalia se as actividades são ou não terminadas no prazo previsto. As actividades alimentam a agenda do colaborador e podem estar associadas a projectos e processos.
    A Visão do colaborador
  • 27.
    • Processos agrupam um conjunto de colaboradores, actividades e documentos. O Processo é visto como um todo e cada colaborador vê as suas actividades .
    Processos A Visão do colaborador
  • 28. Quais as origens dos pendentes ?
    • Pedidos de outros colaboradores
    • Actividades planeadas associadas a projectos ( Video )
    • Actividades resultantes de processos
    • Responsabilidade periódicas ( Video )
    • Oportunidades de negocio em curso
    • Acções imediatas e Acções Correctivas originadas no sistema de Gestão da qualidade
    • Aprovações , revisões, tomadas de conhecimento originados no sistema de Gestão Documental e nos processos ( Video )
    • Serviços planeados originados na Gestão de Operações
    • Pedidos de informação
    • Actividades ON DEMAND
    • Serviços não terminados
    • Pedidos de produção de indicadores
    • etc …
    A Visão do colaborador
  • 29.
    • Para não me esquecer daquilo que pedi.
    • Porque ao enviar um pendente não interrompo o destinatário.
    • Para o destinatário não se esquecer do que lhe foi pedido.
    • Porque a informação fica organizada e é vista como um todo.
    • Pendentes são transversais à empresa.
    • Porque os pendentes sintetizam tudo o que está planejado e por fazer.
    • Porque os pendentes ficando associados a colaboradores, clientes, projetos e processos, mantendo o histórico da comunicação.
    • No Work-Out, a informação disponível é toda relativa à empresa e aos seus processos de negócio, ao contrário do e-mail, que contém muito “lixo”.
    Por quê usar pendentes ?
  • 30. Recepção de documentos
    • Colaboradores são informados dos documentos que chegam, através da plataforma e das diversas acções que sobre eles deverão ser efectuadas.
  • 31. Tratamento do documento
    • O Colaborador ao receber um documento pode de imediato proceder à sua visualização, criar um processo , aplicar um mecanismo de work-flow, responder ao remetente ou definir a acessibilidade.
  • 32.
    • Modelos e formulários são organizados em pastas por áreas funcionais permitindo aos colaboradores autorizadas criar registos a partir dos formulários a que tem acesso
    Modelos e Formulários
  • 33.
    • Guias, Documentos e Manuais estão associados a funções. A actualização de uma versão desencadeia de imediato a sua distribuição a todos os colaboradores que desempenhem a função.
    Distribuição Documental
  • 34.
    • Um colaborador ao usar um formulário cria um novo registo no sistema de gestão documental e pode proceder à sua distribuição .
    Utilização de Formulários
  • 35. Gestão da Qualidade Mapas de Processo
    • Para alem de ser um requisito da Norma ISO 9001:2000 a abordagem por processos permite que quando ocorrem reclamações ou não conformidade no sistema, os responsáveis pela tomada de decisão estejam perfeitamente identificados.
  • 36. Gestão da Qualidade Reclamações
    • Fluxo de tratamento de uma reclamação
  • 37. Gestão da Qualidade Nova Reclamação
    • Quando uma reclamação é lançada no sistema é indicado o processo que originou a reclamação
  • 38. Gestão da Qualidade Não Conformidades
  • 39. Gestão da Qualidade Accoes Imediatas / Accoes Correctivas / Accoes Preventivas
  • 40. Gestão da Qualidade Satisfação dos clientes Através do modulo de gestão da qualidade, os inquéritos de satisfação de clientes são analisados permitindo melhorar a eficiência e eficácia dos serviços prestados, permitindo actuar junto dos clientes menos satisfeitos
  • 41. Gestão de Recursos Humanos O Manual de funções
    • O manual de funções define o que se espera de cada colaborador dentro da organização Cada colaborador pode desempenhar uma ou mais funções
    São associados a cada função um conjunto de documentos e competências necessárias ao desempenho da função
  • 42. Gestão de Recursos Humanos Adequação ao desempenho das funções Dependendo do nível de competência necessário à execução da função o Work-Out compara o nível da competência dos colaboradores que desempenham a função com o nível necessário à execução da função, mostrando de uma forma fácil as fragilidade encontradas
  • 43. A Visão da Organização
  • 44. A Arvore e a Floresta
    • A qualquer instante, cada colaborador tem acesso ao resumo de todas as actividades que lhe dizem respeito.
    • Cada colaborador sabe de forma inequívoca quais as suas funções e a forma como elas deverão ser desempenhadas. ( video )
    • Supervisores gerem de forma efectiva as actividades dos seus colaboradores,
    • Gestores recebem relatórios automáticos sobre os processos da organização.
    • Estas actividades encontram-se organizadas por colaborador, projecto , processo e entidade. ( Video )
    A Visão da Organização
  • 45. Plataforma de colaboração Actividades por origem
  • 46. Plataforma de colaboração Actividades por projecto
  • 47. Plataforma de colaboração Actividades por cliente
  • 48.
    • De uma forma rápida a agenda autorizada dos colaboradores fica disponível ao coordenador permitindo saber quem vai estar disponível e quem estará ocupado a fazer o que.
    Plataforma de colaboração Visão global da agenda
  • 49. Plataforma de Colaboração Visão Global dos projectos Os gestores e colaboradores de projectos operações e processos, possuem uma visão global de todos os projectos em que participam, permitindo identificar rapidamente as semanas criticas para encerramento de processos e entrega de ‘deliverables’.
  • 50. O Work-Out comunica ao colaborador sempre que ...
      • Uma tarefa lhe seja atribuída.
      • Uma marcação seja efetuada na sua agenda.
      • Seja necessária uma aprovação para a prestação de um serviço ao cliente.
      • Seja cancelado algum serviço por um colaborador subordinado
      • Seja necessário o seu parecer no âmbito do Sistema de Gestão da Qualidade.
      • Ocorra uma reclamação ou não conformidade em processos ou subprocessos pelos quais seja responsável.
      • Seja necessário implementar uma ação imediata.
      • Seja necessário implementar uma ação corretiva.
      • Seja necessário verificar a eficácia de uma ação corretiva.
      • Seja o momento de produzir um indicador.
      • Seja o momento de fazer manutenção em um DMM.
      • Seja o momento de executar uma responsabilidade periódica.
      • Seja o momento de revisar um documento.
      • Uma intervenção seja efetuada num projeto em que participe.
      • Uma fase de um projeto em que participe seja concluída.
      • Um contato comercial ou follow-up seja efetuado por algum colaborador subordinado.
      • Seja produzido um relatório que lhe diga respeito.
      • Etc ...
  • 51. Conclusão
    • O Work-Out é uma plataforma de colaboração, corporativa e modular, que suporta o sistema de informação, agilizando a implementação do ciclo de gestão.
  • 52. Como ?
    • Com uma ferramenta eficaz de comunicação interna e colaboração, tarefas serão monitoradas, prazos serão cumpridos e os colaboradores terão a noção exata de quais os seus deveres e responsabilidades perante a organização e os seus clientes.
  • 53. Plataforma de colaboração > Encantar o cliente interno
    • Com a redução dos problemas interdepartamentais e com o sentimento de que estão apoiados pelos outros departamentos na missão de satisfazer o cliente, a motivação cresce e se forma um clima de resolução de problemas e melhoria contínua, gerando altos níveis de satisfação entre os colaboradores.
  • 54. Plataforma de colaboração > Encantar o cliente externo
    • As empresas que gerem o relacionamento com os clientes em tempo real aumentam a sua produtividade (precisão), conseguem honrar as promessas feitas aos seus clientes, agregam muito mais valor ao produto ou serviço e podem garantir uma experiência de marca, criando uma comunidade que efetivamente acredita em seu produto ou serviço.
  • 55. Funcionalidades
    • A Arquitectura do Work-Out suporta o funcionamento com PDAS.
    • Através da estrutura modular do Work-Out é possível a implementação dos seguintes módulos:
    • Ferramenta de colaboração e gestão da agenda
    • Gestão dos Processos de Negócio
    • CRM - Gestão da Acção Comercial
    • CRM - Gestão de relacionamento com o cliente
    • Gestão de Projectos
    • Gestão de Operações
    • Gestão da Assistência Técnica / Suporte Técnico
    • Gestão de equipamentos
    • Gestão Documental
    • Gestão dos Recursos Humanos
    • Gestão da Formação
    • Gestão do sistema de reuniões
    • Tratamento das reclamações e medição da satisfação dos clientes
    • Gestão os processos de compra
    • Gestão da operação Logística
    • Gestão da Qualidade ISO 9001:2000
  • 56. Vantagens reais
    • Arquitetura
      • O Work-Out é operado através de um simples Browser.
      • O Work-Out é multidepartamental.
      • Pode ser integrado na intranet da organização.
      • O sistema pode ser operado em qualquer das instalações da organização e, inclusive, da casa dos colaboradores devidamente autorizados.
      • O Work-Out não necessita de instalação.
      • As funcionalidades do Work-Out podem ser disponibilizadas a outras aplicações da empresa através de chamada a Web-Services.
      • A arquitetura do Work-Out suporta o funcionamento com PDAS e telefones celulares, permitindo enviar mensagens SMS urgentes para os colaboradores ausentes.
    • Implementação
      • O tempo de implementação é reduzido.
      • O Work-Out é fornecido dentro do conceito de chave na mão. Após o treinamento, o cliente pode começar de imediato a usá-lo.
    • Vantagens Financeiras
      • Com a arquitetura proposta, a organização não necessita investir em equipamentos.
      • O cliente não necessita investir em infra-estrutura. O sistema opera em regime de ASP.
      • O preço é fechado. O cliente sabe quanto vai pagar pelo sistema.
      • A forma de pagamento é parcelada ao longo de um ano, permitindo à organização pagar o produto enquanto o utiliza.
  • 57. Work-Out – Working Better in every way ….
    • Está o sistema de informação a servir as necessidades do negócio ?
    • Está o ciclo de gestão a assegurar em tempo real as necessidades do negócio?
    • Estão os seus colaboradores a comunicar no negócio e para o negócio ?
    • É a mobilidade uma questão estratégica do seu negócio ?
    Comunicação unificada e integrada com o negócio Onde está a sua empresa actualmente ? WORK-OUT ™, mais que uma solução de comunicação e colaboração, é um meio estratégico para uma empresa alcançar melhores resultados working better in every way