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O WORK-OUT traz para sua Empresa um canal permanente de comunicação. …

O WORK-OUT traz para sua Empresa um canal permanente de comunicação.
Independente de localização geográfica, todos os colaboradores contribuem para aumento da produtividade, melhorando a eficiência através de acesso a recursos disponíveis e partilhados entre:
Vendedores, Fornecedores, Tecnicos, Diretrores, Supervisores de equipes, Gestores de projetos, Colaboradores, Clientes, Funcionarios, Parceiros, etc.

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  • 1.  
  • 2.  
  • 3. A BetterSoft é uma empresa que se dedica ao desenvolvimento e implementação sistemas de informação. Actualmente possui escritórios próprios em Portugal e Brasil, e uma rede de parceiros que instalam e assistência os produtos BetterSoft BetterSoft
  • 4. Missão <ul><li>Desenvolver soluções tecnológicas que suportem a estratégia das Organizações promovendo a sua produtividade e competitividade </li></ul><ul><li>Nesse sentido a BetterSoft assume os seguintes compromissos </li></ul><ul><li>Garantir elevados níveis de excelência dos produtos e serviços, construindo uma relação de fidelidade com os clientes, sustentada no cumprimento rigoroso dos compromissos assumidos.  </li></ul><ul><li>Promover o desenvolvimento pessoal e profissional dos colaboradores encorajando a iniciativa, a inovação e a produtividade </li></ul><ul><li>Fomentar projectos de investigação desenvolvimento tendo em vista manter-se a par das melhores tecnologias disponíveis para o sector e sempre que justificado e oportuno incorporar essas tecnologias nos produtos e serviços disponibilizados. </li></ul>
  • 5. Rup – Rational Unified Process De forma a assegurar a produção de software de alta qualidade que vá de encontro às necessidades dos clientes, cumprindo prazos e orçamentos, a BetterSoft usa o RUP como metodologia de desenvolvimento. O RUP é uma aplicação de Processo de Engenharia de Software organizada por disciplinas. A Implementação do RUP distribui tarefas e responsabilidades dentro de uma Organização. Estas boas praticas estão organizadas em disciplinas, onde são atribuídas tarefas e responsabilidades aos elementos intervenientes
  • 6. Principais Referências
  • 7.  
  • 8. Management … <ul><li>O objectivo de um gestor é o de criar um excedente enquanto que assegura a eficácia e eficiência da sua área * </li></ul><ul><li>Para além de serem os “donos” do sistema de gestão em todos os seus aspectos, têm também 2 funções que estão subjacentes a todas as outras: </li></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Organizar </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>Liderar </li></ul></ul></ul></ul></ul>É sua responsabilidade desencadear acções que tornarão possível que recursos individuais possam dar os seus melhores contributos para os objectivos de grupo. Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ?
  • 9. Vectores de actuação Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ? Comportamental <ul><li>Comunicação </li></ul><ul><li>Motivação </li></ul><ul><li>Formação </li></ul><ul><li>Competências </li></ul>Organizacional <ul><li>Definição de Objectivos Internos </li></ul><ul><li>Actividades & Responsabilidades </li></ul><ul><li>Reestruturação </li></ul><ul><li>Sistema de Comunicação Interna e Reuniões </li></ul>Operacional <ul><li>Delegação de Competências </li></ul><ul><li>Racionalização das Actividades </li></ul><ul><li>Optimização de Processos </li></ul><ul><li>Procedimentos </li></ul>Sistema de Gestão
  • 10. Vector Operacional Gestão da Qualidade Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ? Optimização dos Processos Processos de Negocio Processos de Gestão e Suporte Gestão do Desempenho Gestão de Actividades
  • 11. O dia-a-dia de cada colaborador <ul><li>O que tenho para fazer? </li></ul><ul><li>Quando é que devo fazer? </li></ul><ul><li>O que estou a espera que seja terminado? </li></ul><ul><li>Por quem? </li></ul><ul><li>Há quanto tempo? </li></ul><ul><li>Relativo a que projectos </li></ul><ul><li>Relativo a que processos </li></ul><ul><li>Relativo a que operações? </li></ul><ul><li>Relativo a que clientes? </li></ul><ul><li>Que recursos vão estar disponíveis? </li></ul><ul><li>Quando será possível finalizar o trabalho? </li></ul>Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ?
  • 12. Fluxo de informação Executivos Gestores Supervisores Colaboradores Alinhamento estratégico e Objectivos Supervisores Gestores Objectivos Planeamento Atribuição e Execução Controlo e Acompanhamento Desvio Reporting Mensal Semanal Diário Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ? Objectivos Planeamento Atribuição e Execução Controlo e Acompanhamento Desvio Objectivos Planeamento Atribuição e Execução Controlo e Acompanhamento Desvio
  • 13. A complexidade das actividades e dos processos A maior parte dos processos da empresa são transversais à empresa , passando por vários colaboradores ou departamentos Comercialização Análise de Crédito Liquidação Comercial Crédito Cobrança Contabilidade Tesouraria Serviços Financeiros Formalização Crédito Aprovação actividade 1 actividade 2 actividade 3 actividade 4 actividade 5 actividade 1 actividade 2 actividade 3 actividade 1 actividade 2 actividade 3 actividade 4 actividade 5 actividade 6 actividade 1 actividade 2 actividade 3 actividade 4 actividade 1 actividade 2 actividade 3 actividade 4 actividade 5 actividade 1 actividade 2 actividade 3 P Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ?
  • 14. Work-Out O Work-Out é uma plataforma de colaboração corporativa e modular que suporta o sistema de gestão Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ?
  • 15. Work-Out A resposta tecnológica Sem uma ferramenta eficaz de comunicação interna e colaboração, tarefas ficarão por fazer, prazos não serão cumpridos e os colaboradores perderão a noção exacta de quais os seus deveres e responsabilidades perante a organização e os seus clientes. Porquê usar uma plataforma de colaboração e BPM ?
  • 16. O Sistema de Gestão e a abordagem por processos
  • 17. <ul><li>Os processos são desenhados em ferramentas como o Visio . Isto permite dar uma visão gráfica do lugar que cada colaborador ou função ocupa no processo, e serve de base á importação do processo para o motor de BMP da plataforma </li></ul>Modelação dos processos O Sistema de gestão e a abordagem por processos
  • 18. <ul><li>Após serem desenhados os processo são importados para a plataforma, dando origem a planos de acção ficam prontos a serem activados </li></ul>Planos de Acção dos processos O Sistema de gestão e a abordagem por processos
  • 19. A Visão do colaborador
  • 20. O dia-a-dia de cada colaborador <ul><li>O que tenho para fazer? </li></ul><ul><li>Quando é que devo fazer? </li></ul><ul><li>O que estou a espera que seja terminado? </li></ul><ul><li>Por quem? </li></ul><ul><li>Há quanto tempo? </li></ul><ul><li>Relativo a que projectos </li></ul><ul><li>Relativo a que processos </li></ul><ul><li>Relativo a que operações? </li></ul><ul><li>Relativo a que clientes? </li></ul><ul><li>Que recursos vão estar disponíveis? </li></ul><ul><li>Quando será possível finalizar o trabalho? </li></ul>A Visão do colaborador
  • 21. O que tenho para fazer ? <ul><li>O fluxo de trabalho e de comunicação de qualquer colaborador é organizado em pendentes e filas de trabalho </li></ul>A Visão do colaborador
  • 22. O que é um pendente ? <ul><li>É algo que tem que ser feito por alguém. Pode ser apenas uma comunicação, pode ser uma actividade com um prazo para ser concretizada, pode ser a troca de comunicados entre dois ou mais colaboradores, pode ser uma informação do próprio sistema. </li></ul>A Visão do colaborador
  • 23. Envio de um pendente <ul><li>Um pendente, ao ser enviado, estabelece um vínculo relacional entre remetente e destinatário. Pode ficar associado a um projecto, processo ou entidade. </li></ul>
  • 24. Pendentes urgentes <ul><li>Podem ser marcados para envio também por SMS. </li></ul>
  • 25. Necessita resposta <ul><li>O pendente que necessita de resposta obriga o destinatário a devolvê-lo ao remetente. Esta opção mantém a comunicação dentro de um protocolo de responsabilidade mútua . </li></ul>
  • 26. Actividades <ul><li>Uma actividade é um pendente com uma data limite para ser executado. O Work-Out acompanha e avalia se as actividades são ou não terminadas no prazo previsto. As actividades alimentam a agenda do colaborador e podem estar associadas a projectos e processos. </li></ul>A Visão do colaborador
  • 27. <ul><li>Processos agrupam um conjunto de colaboradores, actividades e documentos. O Processo é visto como um todo e cada colaborador vê as suas actividades . </li></ul>Processos A Visão do colaborador
  • 28. Quais as origens dos pendentes ? <ul><li>Pedidos de outros colaboradores </li></ul><ul><li>Actividades planeadas associadas a projectos ( Video ) </li></ul><ul><li>Actividades resultantes de processos </li></ul><ul><li>Responsabilidade periódicas ( Video ) </li></ul><ul><li>Oportunidades de negocio em curso </li></ul><ul><li>Acções imediatas e Acções Correctivas originadas no sistema de Gestão da qualidade </li></ul><ul><li>Aprovações , revisões, tomadas de conhecimento originados no sistema de Gestão Documental e nos processos ( Video ) </li></ul><ul><li>Serviços planeados originados na Gestão de Operações </li></ul><ul><li>Pedidos de informação </li></ul><ul><li>Actividades ON DEMAND </li></ul><ul><li>Serviços não terminados </li></ul><ul><li>Pedidos de produção de indicadores </li></ul><ul><li>etc … </li></ul>A Visão do colaborador
  • 29. <ul><li>Para não me esquecer daquilo que pedi. </li></ul><ul><li>Porque ao enviar um pendente não interrompo o destinatário. </li></ul><ul><li>Para o destinatário não se esquecer do que lhe foi pedido. </li></ul><ul><li>Porque a informação fica organizada e é vista como um todo. </li></ul><ul><li>Pendentes são transversais à empresa. </li></ul><ul><li>Porque os pendentes sintetizam tudo o que está planejado e por fazer. </li></ul><ul><li>Porque os pendentes ficando associados a colaboradores, clientes, projetos e processos, mantendo o histórico da comunicação. </li></ul><ul><li>No Work-Out, a informação disponível é toda relativa à empresa e aos seus processos de negócio, ao contrário do e-mail, que contém muito “lixo”. </li></ul>Por quê usar pendentes ?
  • 30. Recepção de documentos <ul><li>Colaboradores são informados dos documentos que chegam, através da plataforma e das diversas acções que sobre eles deverão ser efectuadas. </li></ul>
  • 31. Tratamento do documento <ul><li>O Colaborador ao receber um documento pode de imediato proceder à sua visualização, criar um processo , aplicar um mecanismo de work-flow, responder ao remetente ou definir a acessibilidade. </li></ul>
  • 32. <ul><li>Modelos e formulários são organizados em pastas por áreas funcionais permitindo aos colaboradores autorizadas criar registos a partir dos formulários a que tem acesso </li></ul>Modelos e Formulários
  • 33. <ul><li>Guias, Documentos e Manuais estão associados a funções. A actualização de uma versão desencadeia de imediato a sua distribuição a todos os colaboradores que desempenhem a função. </li></ul>Distribuição Documental
  • 34. <ul><li>Um colaborador ao usar um formulário cria um novo registo no sistema de gestão documental e pode proceder à sua distribuição . </li></ul>Utilização de Formulários
  • 35. Gestão da Qualidade Mapas de Processo <ul><li>Para alem de ser um requisito da Norma ISO 9001:2000 a abordagem por processos permite que quando ocorrem reclamações ou não conformidade no sistema, os responsáveis pela tomada de decisão estejam perfeitamente identificados. </li></ul>
  • 36. Gestão da Qualidade Reclamações <ul><li>Fluxo de tratamento de uma reclamação </li></ul>
  • 37. Gestão da Qualidade Nova Reclamação <ul><li>Quando uma reclamação é lançada no sistema é indicado o processo que originou a reclamação </li></ul>
  • 38. Gestão da Qualidade Não Conformidades
  • 39. Gestão da Qualidade Accoes Imediatas / Accoes Correctivas / Accoes Preventivas
  • 40. Gestão da Qualidade Satisfação dos clientes Através do modulo de gestão da qualidade, os inquéritos de satisfação de clientes são analisados permitindo melhorar a eficiência e eficácia dos serviços prestados, permitindo actuar junto dos clientes menos satisfeitos
  • 41. Gestão de Recursos Humanos O Manual de funções <ul><li>O manual de funções define o que se espera de cada colaborador dentro da organização Cada colaborador pode desempenhar uma ou mais funções </li></ul>São associados a cada função um conjunto de documentos e competências necessárias ao desempenho da função
  • 42. Gestão de Recursos Humanos Adequação ao desempenho das funções Dependendo do nível de competência necessário à execução da função o Work-Out compara o nível da competência dos colaboradores que desempenham a função com o nível necessário à execução da função, mostrando de uma forma fácil as fragilidade encontradas
  • 43. A Visão da Organização
  • 44. A Arvore e a Floresta <ul><li>A qualquer instante, cada colaborador tem acesso ao resumo de todas as actividades que lhe dizem respeito. </li></ul><ul><li>Cada colaborador sabe de forma inequívoca quais as suas funções e a forma como elas deverão ser desempenhadas. ( video ) </li></ul><ul><li>Supervisores gerem de forma efectiva as actividades dos seus colaboradores, </li></ul><ul><li>Gestores recebem relatórios automáticos sobre os processos da organização. </li></ul><ul><li>Estas actividades encontram-se organizadas por colaborador, projecto , processo e entidade. ( Video ) </li></ul>A Visão da Organização
  • 45. Plataforma de colaboração Actividades por origem
  • 46. Plataforma de colaboração Actividades por projecto
  • 47. Plataforma de colaboração Actividades por cliente
  • 48. <ul><li>De uma forma rápida a agenda autorizada dos colaboradores fica disponível ao coordenador permitindo saber quem vai estar disponível e quem estará ocupado a fazer o que. </li></ul>Plataforma de colaboração Visão global da agenda
  • 49. Plataforma de Colaboração Visão Global dos projectos Os gestores e colaboradores de projectos operações e processos, possuem uma visão global de todos os projectos em que participam, permitindo identificar rapidamente as semanas criticas para encerramento de processos e entrega de ‘deliverables’.
  • 50. O Work-Out comunica ao colaborador sempre que ... <ul><ul><li>Uma tarefa lhe seja atribuída. </li></ul></ul><ul><ul><li>Uma marcação seja efetuada na sua agenda. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja necessária uma aprovação para a prestação de um serviço ao cliente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja cancelado algum serviço por um colaborador subordinado </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja necessário o seu parecer no âmbito do Sistema de Gestão da Qualidade. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ocorra uma reclamação ou não conformidade em processos ou subprocessos pelos quais seja responsável. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja necessário implementar uma ação imediata. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja necessário implementar uma ação corretiva. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja necessário verificar a eficácia de uma ação corretiva. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja o momento de produzir um indicador. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja o momento de fazer manutenção em um DMM. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja o momento de executar uma responsabilidade periódica. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja o momento de revisar um documento. </li></ul></ul><ul><ul><li>Uma intervenção seja efetuada num projeto em que participe. </li></ul></ul><ul><ul><li>Uma fase de um projeto em que participe seja concluída. </li></ul></ul><ul><ul><li>Um contato comercial ou follow-up seja efetuado por algum colaborador subordinado. </li></ul></ul><ul><ul><li>Seja produzido um relatório que lhe diga respeito. </li></ul></ul><ul><ul><li>Etc ... </li></ul></ul>
  • 51. Conclusão <ul><li>O Work-Out é uma plataforma de colaboração, corporativa e modular, que suporta o sistema de informação, agilizando a implementação do ciclo de gestão. </li></ul>
  • 52. Como ? <ul><li>Com uma ferramenta eficaz de comunicação interna e colaboração, tarefas serão monitoradas, prazos serão cumpridos e os colaboradores terão a noção exata de quais os seus deveres e responsabilidades perante a organização e os seus clientes. </li></ul>
  • 53. Plataforma de colaboração > Encantar o cliente interno <ul><li>Com a redução dos problemas interdepartamentais e com o sentimento de que estão apoiados pelos outros departamentos na missão de satisfazer o cliente, a motivação cresce e se forma um clima de resolução de problemas e melhoria contínua, gerando altos níveis de satisfação entre os colaboradores. </li></ul>
  • 54. Plataforma de colaboração > Encantar o cliente externo <ul><li>As empresas que gerem o relacionamento com os clientes em tempo real aumentam a sua produtividade (precisão), conseguem honrar as promessas feitas aos seus clientes, agregam muito mais valor ao produto ou serviço e podem garantir uma experiência de marca, criando uma comunidade que efetivamente acredita em seu produto ou serviço. </li></ul>
  • 55. Funcionalidades <ul><li>A Arquitectura do Work-Out suporta o funcionamento com PDAS. </li></ul><ul><li>Através da estrutura modular do Work-Out é possível a implementação dos seguintes módulos: </li></ul><ul><li>Ferramenta de colaboração e gestão da agenda </li></ul><ul><li>Gestão dos Processos de Negócio </li></ul><ul><li>CRM - Gestão da Acção Comercial </li></ul><ul><li>CRM - Gestão de relacionamento com o cliente </li></ul><ul><li>Gestão de Projectos </li></ul><ul><li>Gestão de Operações </li></ul><ul><li>Gestão da Assistência Técnica / Suporte Técnico </li></ul><ul><li>Gestão de equipamentos </li></ul><ul><li>Gestão Documental </li></ul><ul><li>Gestão dos Recursos Humanos </li></ul><ul><li>Gestão da Formação </li></ul><ul><li>Gestão do sistema de reuniões </li></ul><ul><li>Tratamento das reclamações e medição da satisfação dos clientes </li></ul><ul><li>Gestão os processos de compra </li></ul><ul><li>Gestão da operação Logística </li></ul><ul><li>Gestão da Qualidade ISO 9001:2000 </li></ul>
  • 56. Vantagens reais <ul><li>Arquitetura </li></ul><ul><ul><li>O Work-Out é operado através de um simples Browser. </li></ul></ul><ul><ul><li>O Work-Out é multidepartamental. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pode ser integrado na intranet da organização. </li></ul></ul><ul><ul><li>O sistema pode ser operado em qualquer das instalações da organização e, inclusive, da casa dos colaboradores devidamente autorizados. </li></ul></ul><ul><ul><li>O Work-Out não necessita de instalação. </li></ul></ul><ul><ul><li>As funcionalidades do Work-Out podem ser disponibilizadas a outras aplicações da empresa através de chamada a Web-Services. </li></ul></ul><ul><ul><li>A arquitetura do Work-Out suporta o funcionamento com PDAS e telefones celulares, permitindo enviar mensagens SMS urgentes para os colaboradores ausentes. </li></ul></ul><ul><li>Implementação </li></ul><ul><ul><li>O tempo de implementação é reduzido. </li></ul></ul><ul><ul><li>O Work-Out é fornecido dentro do conceito de chave na mão. Após o treinamento, o cliente pode começar de imediato a usá-lo. </li></ul></ul><ul><li>Vantagens Financeiras </li></ul><ul><ul><li>Com a arquitetura proposta, a organização não necessita investir em equipamentos. </li></ul></ul><ul><ul><li>O cliente não necessita investir em infra-estrutura. O sistema opera em regime de ASP. </li></ul></ul><ul><ul><li>O preço é fechado. O cliente sabe quanto vai pagar pelo sistema. </li></ul></ul><ul><ul><li>A forma de pagamento é parcelada ao longo de um ano, permitindo à organização pagar o produto enquanto o utiliza. </li></ul></ul>
  • 57. Work-Out – Working Better in every way …. <ul><li>Está o sistema de informação a servir as necessidades do negócio ? </li></ul><ul><li>Está o ciclo de gestão a assegurar em tempo real as necessidades do negócio? </li></ul><ul><li>Estão os seus colaboradores a comunicar no negócio e para o negócio ? </li></ul><ul><li>É a mobilidade uma questão estratégica do seu negócio ? </li></ul>Comunicação unificada e integrada com o negócio Onde está a sua empresa actualmente ? WORK-OUT ™, mais que uma solução de comunicação e colaboração, é um meio estratégico para uma empresa alcançar melhores resultados working better in every way

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