Het Nieuwe Werken en Leren
Duurzaam inzetten van medewerkers in
Houthalen-Helchteren

Slimmer samenwerken is het resultaat...
Houthalen centrum in de jaren ‘70

26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie

p. 2
Houthalen centrum anno 2010

26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie

p. 3
Masterplan
“Centrum”

 2007-2020

“Mijn-park”

– Cleantech Campus
– Mijnpark
• Nieuw Administratief Centrum
(NAC)
• Wonin...
Administratief centrum
van de toekomst
 Samenbrengen van
gemeentelijke diensten
op één locatie
 Samenwerking met
andere ...
Uitgangspunten voor het
organisatieconcept
Klantgericht

Effectiviteit &
efficiëntie
In lijn met de nieuwe
regelgeving
Mee...
Rekening houdend met ...
• Nieuwe regelgeving / interne staatshervorming
• Administratieve vereenvoudiging
• Natuurlijke a...
De THV Mandala ging de
resultaatsverbintenis aan
 Tijdslijn voor de realisatie van het NAC2012
07/2009

08/2010

08/2012
...
26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie

p. 9

p. 9
Het Nieuwe Werken (HNW)
Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente
ontwikkelingen in de informatietechnologie al...
Evolutie in managementstijl

Van
management-by-control

naar
management-by-result
26/10/2013

© Creando staat voor
Creativ...
Synergie nastreven in ...
Gebouw
Exploitatie

Organisatie

ICT

26/10/2013

• Gemeenschappelijke faciliteiten
• Energiekos...
Ons scenario voor samenwerking
gemeente - OCMW
 Opmaken van een beheersovereenkomst
 Elke activiteit wordt op één plaats...
Sturing in een matrixmodel
Beleidscoördinator

Leidinggevenden

Sturing vanuit resultaatsgebieden (interne functionele dom...
De dienstverlening zal
professionaliseren
 Self-service (24/7)
– Automaten (latere fase)
– Lockers (latere fase)
– Ticket...
De bibliotheek & toerisme zal
inspelen op de nieuwste trends
 Self-Service (RFID)
 Retail Concept
 Digitale bib en
„soc...
Balieconcept via
Frontoffice/ Midoffice/ Backoffice
Tier 0
FAQ, online
informatie

Tier 1
Frontoffice

Tier 2
Midoffice

T...
26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie

p. 20
Efficiëntie & effectiviteit:
krachtlijnen
 Efficiëntie & effectiviteit
– Processturing
– Alles is een proces !
– Type pro...
Organisatorische
verantwoordelijkheid







Centraal onthaal
Balies
– Samen leven, organiseren
en ontspannen
• NAC201...
Samen doen, wat samen kan !
Financiering

Gemeentesecretaris

Financieel
Beheerder

Welzijn
Beleidsco
-ördinator
7

Extern...
26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie

p. 24
Professionalisering
van de dienstverlening




Self-service (24/7) evolutie

– Social Media Strategie
– Nieuwe website m...
Kantoorconcept backoffice
 Landschapfilosofie
 Elke zone heeft zijn
specifieke invulling
– Niet publiek toegankelijk
– V...
Het NAC in Houthalen-Helchteren
 Is het meest ecologisch gebouw in zijn soort
– E40 – K14

 Is een voorbeeld voor doorge...
HNW bij Houthalen-Helchteren

Wat hebben we geleerd?
26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap – Inn...
Gefaseerde realisatie

• Ontwikkeling
organisatieconcept

Fase 2
• Ontwikkelings
samenwerkingsmodel

• Invulling werkzones...
Beste praktijken, geleerde lessen
 HNW = middel, geen doel op zich
 Gebruik wat je uitspaart dankzij HNW om te investere...
26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie

p. 33
Contactgegevens

26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie

p. 34
Publiekszone
Atrium met centraal onthaal en
klantenbegeleidingssysteem

26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap...
26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie

p. 38
Loketten en discrete spreekkamers
in midoffice
26/10/2013

© Creando staat voor
Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie

p. 41
Balie Welzijn: discreet én
geïntegreerd
Publiekswachtzone ‘beleid’
Digitale raadzaal
Bibliotheek & Toerisme
Toerisme
Backoffice – niet publiek toegankelijk
Landschapskantoren
20130426 VVSG/politeia Publicatie boek "Het Nieuwe Werken en Leren" - CASE NAC
20130426 VVSG/politeia Publicatie boek "Het Nieuwe Werken en Leren" - CASE NAC
20130426 VVSG/politeia Publicatie boek "Het Nieuwe Werken en Leren" - CASE NAC
20130426 VVSG/politeia Publicatie boek "Het Nieuwe Werken en Leren" - CASE NAC
20130426 VVSG/politeia Publicatie boek "Het Nieuwe Werken en Leren" - CASE NAC
20130426 VVSG/politeia Publicatie boek "Het Nieuwe Werken en Leren" - CASE NAC
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

20130426 VVSG/politeia Publicatie boek "Het Nieuwe Werken en Leren" - CASE NAC

553 views

Published on

VVSG Evenement 26/4/2013 (Leuven)
Publicatie Het Nieuwe Werken en Leren
Case NAC Houthalen-Helchteren

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
553
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Jaren 50: van landbouw naar mijngemeenteJaren 80: van mijngemeente naar industrieel ontwikkeld buitengebiedNa de realisatie van het masterplan: van industrieel buitengebied naar nieuw economisch knooppunt van de toekomst: CleantechBeleidsfocus 2007-2012 had 2 prioriteitenWijkfocusMasterplanWIKIPEDIADe Steenkoolmijn van Houthalen was een van de zeven mijnen van het Kempens steenkoolbekken. Deze Kempense mijnzetel was gevestigd in de huidige deelgemeente Houthalen van de Belgische gemeente Houthalen-Helchteren. Het was de mijn die het laatst begon met steenkoolproductie.De mijn werd midden 1964 met de steenkoolmijn van Zolder gefusioneerd. Men legde in 1965 en 1978 ondergrondse verbindingen aan. Steenkool van Houthalen werd in Zolder bovengehaald, de schachten in Houthalen zorgden voor materiaalaanvoer, ventilatie en het ophalen van steenafval. Het personeel daalde voor het overgrote deel in Houthalen af.Hoofdzetel KSHouthalen was op alle vlakken aangewezen op de mijn. Door de sluiting daalden de gemeente-inkomsten met 4 miljoen BEF in 1966 en werd ze voor het eerst verlieslatend. Sociale, culturele en sportieve organisaties kregen het moeilijk door het verdwijnen van de financiële steun van de mijn.Vanaf 1973 werden de gronden en wegen van de mijn door de gemeente aangekocht. Het casino, het kinderheil, de terril en de Tenhaagdoornheide werden ook gemeentelijk bezit, samen met het klooster, de pastorij en de kapelanij. In 1994 en 1997 sloopte de gemeente een aantal gebouwen. Enkel de schachtbokken die men plaatselijk bellefleurs (mooie bloemen) noemt en het hoofdgebouw staan anno 2009 nog overeind. De sluiting van de mijn van Zolder in 1992 betekende ook het einde voor Houthalen.
  • Jaren 50: van landbouw naar mijngemeenteJaren 80: van mijngemeente naar industrieel ontwikkeld buitengebiedNa de realisatie van het masterplan: van industrieel buitengebied naar nieuw economisch knooppunt van de toekomst: CleantechBeleidsfocus 2007-2012 had 2 prioriteitenWijkfocusMasterplan
  • AGB MasterplanOpgericht in oktober 2008Officiële start januari 2009ProjectenVoorjaar 2009 – procedure administratief centrum – zoeken naar externe partners ontwikkeling “Mijnpark”2011 – opstart “Centrum” ontwikkelingNajaar 2011 – opstart GreenVille NV met LRM “Cleantech Campus”Cleantech definitie“verzameling van producten, diensten en processen die gebruik maken van hernieuwbare materialen en energiebronne en die het gebruik van de natuurlijke hulpbronnen ingrijpend verminderen en emissies en afval substantieel verlagen of elimineren.Alternatieve energieKlassieke milieutechnologieDuurzaam bouwen en procedurenClean-Mobility(Agro-Technologie)
  • De nieuwe organisatie moet rekening houdend metNieuwe regelgevingAdministratieve vereenvoudingAFBOUW van het personeel – bewuste keuze van het beleid in deze legislatuur!!Technische mogelijkheden van vandaagOnze burger wordt mondiger / alterter en verwacht veel meer van onsMaar wel in een context waar we het eigen personeel kansen willen biedenInzake hun verdere ontwikkelingUitdagingen aanreiken om echt iets te realiseren
  • DBM Procedure met een resultaatsverbintenisDesignBuildMaintenaceOnderwerpen van de opdracht (Programma over 3 jaar)1.Programma van eisen2.Organisatie & communicatie3. Financieringsmodel (+ juridisch/fiscale optimalisatie)4. Cleantech5. Architectuur & studiewerk6. Onderhoudsprogramma7. Bouw8. OnderhoudTHV Mandala bestaat uit: Arcadis, Creando, Cordeel, Holistic Architecture & Kumpen
  • Het Nieuwe Werken is de katalysator van een stille revolutie. Het is een verzamelnaam van diverse manieren van slimmer, efficiënter en effectiever werken, toepassen van Web 2.0, gebruik maken van nieuwe technologieën; experimenteren met nieuwe vormen van samenwerking, maar ook nieuwe manieren van leidinggeven; minder hiërarchie; meer eigen verantwoordelijkheid; meer delegeren en meer overlaten aan eigen creativiteit en oplossingsgerichtheid.Het Nieuwe Werken is multidisciplinairHoewel technische ontwikkelingen de aanleiding vormen voor Het Nieuwe Werken, zijn de gevolgen veel fundamenteler: voor maatschappij, voor cultuur, voor de economie, voor de overheid, etc. Door internet zijn de beperkingen van tijd en afstand grotendeels weggevallen. Informatie en kennis is op allerlei mogelijke manieren beschikbaar. Het wordt een uitdaging om op het juiste moment, op de juiste plaats, de juiste mensen, kennis en informatie te verzamelen.Al met al zijn de vraagstukken die Het Nieuwe Werken oproept nogal multidisciplinair van aard: technologisch, facilitair, organisatiekundig, sociologisch en cultureel.Nieuwe WerkersNieuwe Professionals stellen andere wensen en eisen aan hun werkgever of opdrachtgever en aan de inrichting van hun werk. Organisaties zullen andere eisen stellen aan werknemers. Het laat zich raden dat de manier waarop organisaties zijn ingericht daardoor behoorlijk kan gaan verschillen van de manier waarop wij dat momenteel kennen. En waarom ook niet? We werken immers ook niet meer zoals in de periode van de industriële revolutie.Gevolgen van Het Nieuwe WerkenDe veronderstelling is dat door Het Nieuwe Werken kenniswerk in de aard ingrijpend zal veranderen. Dit is dan het gevolg van de nieuwe, interactieve mogelijkheden die door internet ontstaan, maar ook door nieuwe werkmethoden, de nieuwe generatie werknemers en veranderende eisen en behoeften aan werk, met als kernwoord 'flexibiliteit'.De vraag is hoe snel de ontwikkelingen zullen verlopen en vooral hoe de aloude hiërarchische structuren en organisaties met deze (maatschappelijke) ontwikkelingen zullen omgaan. Want de verdere ontwikkeling van Het Nieuwe Werken (Werken 2.0), de Kenniswerker (Werknemer 2.0) en mogelijkheden (Enterprise 2.0) zal wellicht de nodige druk zetten op huidige organisatievormen.
  • ABB stelt duidelijkDat gemeente & OCMW autonome organisaties zijnMaar er is ook overleg tussen elkaar, net zoals bij een AGB of straks zelfs in een EVADECRETEN leggen duidelijk vast waar de verantwoordelijkheid voor gemeente & OCMW ligt. Maar vanaf 1/1/2013 zal de voorzitter van het OCMW altijd en overal een lid zijn van het CBSAls middelgrote gemeente kiezen we bewust om de beleidsmatige sturing vanuit het CBS te organiseren op de meest optimale wijze. Immers het AGB heeft ook geen ondersteunende diensten / personeel, zij krijgen dit aangeleverd vanuit de gemeente. Dan moet dit toch ook kunnen voor het OCMW, waar de kernactiviteit in het WELZIJNS domein ligt
  • ABB geeft 3 opties om samenwerking te realiserenShared Service Center creëren = nieuwe entiteit / vereniging om deze activiteiten op te nemenFysische integratie, waarbij mensen worden samengezet, en ingekleurd wordt in het organogram tot welk bestuur ze horen zoals in Mechelen, maar dan krijg je meteen sturing vanuit 2 invalshoekenOverdracht van activiteiten naar één locatie en een beheersovereenkomst waarin je de afspraken vastlegt
  • Verborgen slideIn de toekomst gaan 2 personen erop toezien dat er efficiënt gewerkt wordt en dat doelstellingen worden gehaald enerzijds, dat alle medewerkers zich goed voelen en een duidelijke richting kennen voor hun carrière anderzijds. Zowel het groeien van de organisatie als het groeien van de medewerkers is belangrijk en om dat goed te kunnen opvolgen zijn er 2 mensen nodig: een beleidscoördinator en een leidinggevende.Een beleidscoördinator gaat ervoor zorgen dat jij je deadlines kan halen, dat jij de regels respecteert die werden afgesproken, dat de kwaliteit die je aflevert voldoende hoog is, kortom: dat jouw project of jouw taak tot een goed einde komt waardoor er resultaat wordt neergezet. Daarover praat de beleidscoördinator vooral met je leiddinggevende, maar hij / zij kan zich ook rechtstreeks tot jou richten. Een beleidscoördinator focust zich op jouw functioneren op korte termijn...Je leidinggevende is de persoon waarmee jij geregeld rechtstreeks contact hebt en die jou op lange termijn begeleidt doorheen je carrière. Welke richting jij uit wil op lange termijn, welke opleiding ervoor nodig is om daar te geraken, dat is iets dat je met je leidinggevende bespreekt. Hoe je je voelt bij een bepaald project eveneens. Het is de leidinggevende die je evaluatiegesprek zal voeren met jou, al krijgt die leidinggevende wel input van de beleidscoördinator over je dagelijks functioneren. Leidinggevenden zullen heel ‘bereikbaar’ zijn voor jou, ze zullen regelmatig langslopen bij jou of in je buurt aan het werken zijn en jij kan altijd bij hen terecht.Heb jij een inhoudelijke vraag over je project? Richt je tot de beleidscoördinator.Heb jij een probleem met het behalen van een deadline omdat je goedgekeurde vakantie net samenvalt met de deadline van het project? Richt je tot de leidinggevende.
  • De dienstverlening zal verder geprofessionaliseerd wordenTweeverdieners hebben vaak geen tijd of moeten speciaal verlof nemen om naar het gemeentehuis te komen, daarom willen we nieuwe faciliteiten aanreiken:eLoket: waar je vanuit je luie zetel (digitale tv) of achter je bureel met je pc straks specifieke producten kunt aanvragenDeze producten kunnen vervolgens electronisch overgemaakt worden (voor zover de wetgever dit toelaat)Of je moet ze enkel nog komen afhalenAfhalen van producten kan viaLockers (kan buiten kantooruren)Snelloket aan het centraal onthaal waar je zaken kunt oppikkenSelf-Service apparaten die helpen om in het NAC zaken electronisch af te handelenNiet met de bedoeling om iedereen te verplichten om dit te doenMaar wel om mensen die gehaast zijn, de zaken zelf willen doen die kans te gevenZodat aan de loketten meer tijd kan besteed worden aan de specifieke vragen die daar gesteld worden
  • De bibliotheek, toerisme, het archief , ... worden geïntegreerd zodat één plek ontstaat waar iedereen kan binnen stappen om te lezen, ontdekken en zich te informeren.Het is de bedoeling dat je straks de bib kunt binnenstappen, een krant / magazine kunt doornemen, na de RFID scan van je uitgeleende materiaal naar een andere zone van het NAC kunt stappen en in alle rust iets kunt lezen, zelfs bij een tas koffie (als je naar het horecapunt gaat).De nieuwe bib is opgezet als een retail winkel (boekhandel) waar boeken thematisch gegroepeerd worden. Er werd gewerkt rond de overgang van CD / DVD naar de nieuwste digitale dragers en hoe we dit kunnen aanbieden aan de bezoekers. Nieuwe technologie zien we hier ook verschijnen, niet als vervanger van het boek, maar als aanvulling , in het kader van een evolutie die aan de gang is. Denk maar aan de opkomst van e-bookreaders, tablets, ...
  • Hier duidelijker verschil FO/MO/BO aangeven
  • Samen doen, wat samen kanOns organisatieconcept = ons operationeel werkingsmodelTechnisch zijn er nog steeds 2 organogrammen, 2 managementteams, maar we kiezen bewust om het anders aan te pakken
  • Foto’s vervangen doorHohe foto’s
  • Het Nieuwe Werken (Slimmer Samenwerken)Werken 2.0 / Amtenaar 2.0 / Web 2.0ThuiswerkAfstandswerkPlaats- en tijdsonafhankelijk werken
  • De kantoorzone is afgeschermd van de publiekzone:Een open landschapsstructuur moet borg staan voor toekomstige flexibiliteitDe eigenzinnig vormen van het gebouw zijn ingedeeld in functionele zones in lijn met de nieuwe organisatieIn elke zone vinden teams hun werkplek met aangepaste faciliteitenElke zone heeftOpen burelenBeperkte aantal afsluitbare burelen die flex worden gebruiktVergaderfaciliteiten (ambtenaren moeten geen gebruik maken van de vergaderfaciliteiten voor het publiek)Koffiezone/printerzone/sanitairDe gemeenschappelijk refter wordt de ontmoetingsplek voor alle werknemers!
  • HNW is een middel, mag geen doel op zich zijnGebruik de middelen die je uitspaart dankzij HNW om te INVESTEREN in de organisatieObstakels die moe(s)ten overwonnen worden• Er waren geen ‘beste praktijken’ toen men in Houthalen-Helchteren van start ging en pionieren is altijd een uitdaging. Er was weinig ‘geloof’ in het project bij de start, veel én gerichte communicatie heeft dat proberen te verhelpen;• Vandaag zijn er wel voorbeelden: zorg daarom voor voldoende benchmarking materiaal, bezoek andere lokale overheden en deel informatie met elkaar. HNW implementeren vraagt een mentaliteitswijziging op vele vlakken, vergeet het aspect co-creatie daarbij zeker niet;• Het ging om een bijzonder intensief verandertraject op een korte tijd (3 jaar), niet iedereen ‘slikt’ alle veranderingen op een zelfde tempo. Daar moet je je als organisatie op voorbereiden door goed te communiceren en tijd te voorzien om in dialoog te gaan met mensen. Enkel informeren volstaat niet want ‘veranderen’ is een emotioneel proces dat je niet enkel met rationele argumenten te lijf moet gaan; • Op voorhand communiceren over verandering vraagt bijzondere aandacht. Zo werden een aantal ‘aangekondigde vrijheden’ door medewerkers net als ‘beperking’ geïnterpreteerd. Zij hoorden in plaats van ‘flexibele werkplekken’ enkel ‘geen vaste werkplek meer’ en concludeerden: ‘dat wordt hollen ’s ochtends voor de leukste plek!’. Zij hoorden niet ‘polyvalente refter met trendy design én terras’, zij hoorden enkel ‘je mag niet meer eten aan je bureau’. En bij het horen over de komst van laptops was men zo bezorgd over hoe die dingen te hanteren dat er zelfs niet geluisterd werd naar de toelichting over de ergonomische hulpmiddelen en de geplande opleiding. Daar moet je rekening mee houden bij je communicatie: mensen die ongerust zijn gaan in de verdediging, horen wat ze willen horen vanuit hun context en als je daar geen rekening mee houdt gaat de boodschap die je wil brengen hopeloos verloren en zorg je voor onrust, net het tegenovergestelde van wat je hoopte te bereiken;• Onderschat de voorbeeldrol van het beleid niet: de gemeentesecretaris was de eerste die spontaan zijn werkplek opofferde en overal in het gebouw en op locatie tussen de mensen ging werken met zijn tablet en laptop. Niet alleen verpersoonlijkte hij op deze manier de verandering die was ingezet, hij vergaarde ook een schat aan informatie én ervaring door de technologie zelf uit te proberen. Zo kan je veel beter omgaan met of anticiperen op weerstand. Als ‘ervaringsdeskundige’ kan men je ook niets ‘wijsmaken’. Onzekere mensen proberen vaak vanuit een ‘onbekend is onbemind-reflex’ zaken af te kraken. Door zelf vertrouwd te zijn met en te geloven in wat je promoot kan je geloofwaardiger argumenteren;• Veranderingen zorgen voor onrust, altijd. Dat mag geen reden zijn om niet open te communiceren: in Houthalen-Helchteren is men eerlijk gebleven, ook over moeilijke topics. Sommige mensen haakten af, dat moet je accepteren als organisatie en niet trachten te verhinderen door je ambities af te zwakken of anders voor te stellen want dan demotiveer je die mensen die wel mee willen;• Werken met ambassadeurs helpt. Bottom-up communicatie werkt, op voorwaarde dat je grondig werk maakt van het screenen én begeleiden van de ambassadeurs;• Nieuwe technologie toepassen vraagt ook de nodige begeleiding en opleiding op ieders maat, met mogelijkheid tot herhaling. Voorzie daar tijd en mensen voor, maak er een wezenlijk onderdeel in het projectplan van;• Weet dat er op voorhand heel veel weerstand is, maar dat na het inhuizen, als men eenmaal op de nieuwe werkplek kan ervaren wat ‘anders werken’ kan betekenen veel van die weerstand wegsmelt. Even goed zal er nog andere, nieuwe weerstand opduiken. Het veranderproces stopt niet na de verhuis!• Men kan nog veel verder gaan bij het implementeren van HNW en criticasters zullen legio voorbeelden zien van zaken die (nog) niet toegepast werden in Houthalen-Helchteren. Zo is er nog een prikkloksysteem, niet meteen een schoolvoorbeeld van HNW. Er werden in Houthalen-Helchteren echter bewuste keuzes gemaakt die werken voor de organisatie en waar draagvlak voor is. Soms is het nuttiger al kleine stapjes te zetten die gedragen worden dan ‘all the way’ te gaan met principes waarover geen consensus is. Maak echter niet de fout door slechts één onderdeel van HNW aan te pakken: werkplek, technologie ter ondersteuning van het unieke werk van de mens en de organisatie, dat is waarover het gaat als je je dienstverlening wil verbeteren enerzijds en een fijne werkplek wil scheppen voor je medewerkers anderzijds.
  • 20130426 VVSG/politeia Publicatie boek "Het Nieuwe Werken en Leren" - CASE NAC

    1. 1. Het Nieuwe Werken en Leren Duurzaam inzetten van medewerkers in Houthalen-Helchteren Slimmer samenwerken is het resultaat in het NAC www.creando.be
    2. 2. Houthalen centrum in de jaren ‘70 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 2
    3. 3. Houthalen centrum anno 2010 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 3
    4. 4. Masterplan “Centrum”  2007-2020 “Mijn-park” – Cleantech Campus – Mijnpark • Nieuw Administratief Centrum (NAC) • Woningen “Cleantech Campus” – Centrum ontwikkeling  Realisaties 2007-2012 – NAC (AGB Masterplan) – Greenville NV (LRM & AGB Masterplan) • Renovatie voormalige KS hoofdzetel • Cleantech Incubator • Vzw iCleantech 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 4
    5. 5. Administratief centrum van de toekomst  Samenbrengen van gemeentelijke diensten op één locatie  Samenwerking met andere organisaties  Synergie ontwikkelen  Cleantech voorbeeld  Kwaliteitsvolle beleving 26/10/2013  Gemeente – Administratie – Vrijetijdswinkel – Bibliotheek  OCMW – Administratie – Sociaal Huis – Sijsjes kinderdagverblijf      Politie Semi-overheidsdiensten Privé bedrijven Horeca zaak ... © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 5
    6. 6. Uitgangspunten voor het organisatieconcept Klantgericht Effectiviteit & efficiëntie In lijn met de nieuwe regelgeving Meer flexibiliteit Sturend en controlerend Financieel haalbaar 26/10/2013 • Eerst onze klanten, dan onze eigen organisatie • De juiste dingen doen • De dingen juist doen • Gemeentedecreet, BBC (beleids- en beheerscyclus) • Zowel voor het personeel als de organisatie • Evolueren van administratief werk naar een meer sturende en controlerende overheid • Het nieuwe organisatieconcept moet financieel haalbaar zijn voor onze gemeente © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 6
    7. 7. Rekening houdend met ... • Nieuwe regelgeving / interne staatshervorming • Administratieve vereenvoudiging • Natuurlijke afbouw van het personeel • Technologische (r)evolutie • Verwachtingen van de burger • Kansen bieden aan het eigen personeel • Visie van het ABB – samenwerking gemeente-OCMW
    8. 8. De THV Mandala ging de resultaatsverbintenis aan  Tijdslijn voor de realisatie van het NAC2012 07/2009 08/2010 08/2012 1066 dagen Studie Bouw - Organisatie - Financieel - Cleantech - Architectuur 1 2 3 4 5 7 Onderhoud 8 6 Oplevering NAC2012 www.thvmandala.be 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 8
    9. 9. 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 9 p. 9
    10. 10. Het Nieuwe Werken (HNW) Het Nieuwe Werken (HNW) is een visie waarbij recente ontwikkelingen in de informatietechnologie als aanjager gelden een betere inrichting en bestuur van het kenniswerk. voor Het gaat om vernieuwing van de fysieke werkplekken, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en de mentaliteit van de kenniswerker en zijn manager. (Dik Bijl - Het Nieuwe Werken 2007) 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 10
    11. 11. Evolutie in managementstijl Van management-by-control naar management-by-result 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 11
    12. 12. Synergie nastreven in ... Gebouw Exploitatie Organisatie ICT 26/10/2013 • Gemeenschappelijke faciliteiten • Energiekosten • Onderhoudskosten • Aankoop materiaal • Continue dienstverlening • Harmonisatie producten & diensten • Procesmatige afbakening • Eenduidig afbakenen van verantwoordelijkheden en onderlinge dienstverlening • Invoering van de decreten obv dezelfde filosofie • Integratie ondersteunende processen • Centraal beheer van de projectportfolio • ICT infrastructuur (netwerk, telecom, ...) • ICT toepassingen • ICT ondersteuning © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 13
    13. 13. Ons scenario voor samenwerking gemeente - OCMW  Opmaken van een beheersovereenkomst  Elke activiteit wordt op één plaats uitgevoerd en via de beheersovereenkomst worden er afspraken gemaakt tussen de besturen Gemeente OCMW P&O Beheersovereenkomst 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 15
    14. 14. Sturing in een matrixmodel Beleidscoördinator Leidinggevenden Sturing vanuit resultaatsgebieden (interne functionele domeinen en beleidsdomeinen) met de focus op resultaat, kwaliteit, toepassing van regelgeving, … 26/10/2013 Sturing van middelen (mensen en werkmiddelen): competentieontwikkeling, methoden, technieken, … © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 16
    15. 15. De dienstverlening zal professionaliseren  Self-service (24/7) – Automaten (latere fase) – Lockers (latere fase) – Ticketsysteem  Centraal onthaal  Functionele balies  Digitale signalisatie  Max. toegankelijkheid 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 17
    16. 16. De bibliotheek & toerisme zal inspelen op de nieuwste trends  Self-Service (RFID)  Retail Concept  Digitale bib en „social media‟  Volgende stappen – Introductie ebook readers – Van CD / DVD naar digitale interactie (games, iPods, iPads, ...) 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 18
    17. 17. Balieconcept via Frontoffice/ Midoffice/ Backoffice Tier 0 FAQ, online informatie Tier 1 Frontoffice Tier 2 Midoffice Tier 3 Backoffice Fysiek balie bezoek Self service/ e-loket Onthaal Balie & loketten Na afspraak Gemeente OCMW Email, telefoon, brief E-loket, self service, web request Website , kiosk, online service verlening 26/10/2013 Dispatch en doorverwijzing: communicatief persoon, brede kennis – geen expertise kennis vereist Behandeling: communicatief persoon, brede gespecialiseerde domeinkennis vereist © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie Expertise kennis per domein Focus op dossier/project afhandeling en gespecialiseerd advies p. 19
    18. 18. 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 20
    19. 19. Efficiëntie & effectiviteit: krachtlijnen  Efficiëntie & effectiviteit – Processturing – Alles is een proces ! – Type processen: • Ondersteunende processen • Operationele processen • Beleidsprocessen • Projecten  Digitalisering  Processen structureren  Continu blijven meten & verbeteren 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 21
    20. 20. Organisatorische verantwoordelijkheid     Centraal onthaal Balies – Samen leven, organiseren en ontspannen • NAC2012 • CC Casino – Wonen, bouwen en milieu – Ondernemen – Welzijn, zorgen en steunen Specifieke MO activiteiten – Leven, reizen en bewijzen – Ontdekken, lezen en informeren Interne & Externe communicatie 26/10/2013 Wordt de verantwoordelijkheid van één budgethouder, zodat er een geïntegreerde klantgerichte benadering ontstaat. Dit zal het imago van HoHe straks bepalen. © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 22
    21. 21. Samen doen, wat samen kan ! Financiering Gemeentesecretaris Financieel Beheerder Welzijn Beleidsco -ördinator 7 Extern gerichte resultaatsgebieden Leidinggevende 6 Beleidsco ördinator 6 Verpleging & Verzorging Leidinggevende 5 Leefomgeving Sociaal werk Leidinggevende 4 Beleidsco -ördinator 5 Huishouding Leidinggevende 3 Ondernemen Technieken Beleidsco -ördinator 4 Leidinggevende 2 Ontspannen Administratie extern Beleidsco -ördinator 3 Beleidsco -ördinator 2 Beleidsco -ördinator 1 Leidinggevende 1 Imago Facilitair beheer Besturing Besturing Administratie intern
    22. 22. 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 24
    23. 23. Professionalisering van de dienstverlening   Self-service (24/7) evolutie – Social Media Strategie – Nieuwe website met intergatie – Klantbegeleiding – Digitale signalisatie – Straks: lockers & automaten  Digitale bib – – – – –  RFID Nieuwe front-end Infozuilen ebook readers / games Straks: alternatief voor CD/DVD Multi Channel Approach – Frontoffice – Midoffice – Backoffice 26/10/2013 Internet • • front-ends Widgets – App op OS/Android  Bestuurlijke werking – Digitale dossiers – Electronisch stemmen op afstand in het CBS – Electronisch stemmen in de gemeenteraad – Opstelling conform Vlaams Parlement – Centrale captatie van beeld & geluid – Camera projectie op grote schermen – Live stream uitzending van de raadszitting vanaf 2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 27
    24. 24. Kantoorconcept backoffice  Landschapfilosofie  Elke zone heeft zijn specifieke invulling – Niet publiek toegankelijk – Vergaderruimtes apart – Koffiehoek/printhoek  Flexwerken  Refter = polyvalente ruimte met afwisselend meubilair 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 28
    25. 25. Het NAC in Houthalen-Helchteren  Is het meest ecologisch gebouw in zijn soort – E40 – K14  Is een voorbeeld voor doorgedreven samenwerking gemeente – OCMW op basis van een gestructureerde samenwerking, met feitelijke integratie en overdracht van personeel waar dit kan  Is een dienstencentrum voor – Gemeente – OCMW – De Politie – Semi-overheidsdiensten – Private bedrijven 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 29
    26. 26. HNW bij Houthalen-Helchteren Wat hebben we geleerd? 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 30
    27. 27. Gefaseerde realisatie • Ontwikkeling organisatieconcept Fase 2 • Ontwikkelings samenwerkingsmodel • Invulling werkzones / werkplekken in het NAC Fase 1 2009-2010 26/10/2013 Fase 3 2011-2012 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie 2012 p. 31
    28. 28. Beste praktijken, geleerde lessen  HNW = middel, geen doel op zich  Gebruik wat je uitspaart dankzij HNW om te investeren in organisatie  In de startfase moet je werken aan “geloof” in het project – Belang van communicatie: • Specifieke acties: „Hiergebeurthet.‟ campagne - www.hiergebeurthet.be  Het veranderproces mag je niet onderschatten – Mensen zien graag veranderingen, maar liefst niet bij zichzelf – Actieve werking met veranderambassadeurs om mensen bewust te maken dat zij ook zelf moeten veranderen en om over een degelijk en realistisch klankbord te beschikken  Ook voor het beleid veranderen de zaken – Rol & verantwoordelijkheid van het CBS (link naar het OCMW) – Samenwerkingsmodel CBS-Beleidscoördinatoren – Deontologisch kader  Iedereen moet op één lijn zitten – Beleid – ambtenaren – externe partijen 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 32
    29. 29. 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 33
    30. 30. Contactgegevens 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 34
    31. 31. Publiekszone
    32. 32. Atrium met centraal onthaal en klantenbegeleidingssysteem 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 37
    33. 33. 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 38
    34. 34. Loketten en discrete spreekkamers in midoffice
    35. 35. 26/10/2013 © Creando staat voor Creativiteit – Ondernemerschap – Innovatie p. 41
    36. 36. Balie Welzijn: discreet én geïntegreerd
    37. 37. Publiekswachtzone ‘beleid’
    38. 38. Digitale raadzaal
    39. 39. Bibliotheek & Toerisme
    40. 40. Toerisme
    41. 41. Backoffice – niet publiek toegankelijk
    42. 42. Landschapskantoren

    ×