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Montaje del sistema de información de costos (SIG

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Montaje de SIG …

Montaje de SIG
Entrada de Información
Procesamiento de información
Salida de información
Conceptualización del sistema de costos
Objetivos del SIG
El papel del sistema de información contable (SIC) y de la contabilidad de costos en el sistema de información de costos (SIG)
Sistemas de costeo híbridos
Pasos para desarrollar un montaje de sistema de información de costos
Paso 1. Diagnóstico y planeación del proceso de implementación
Paso 2. Análisis y diseño de la estructura del SIG
Paso 3. Costos y análisis de implementación del SIG
Paso 4. Ubicación, contratación del personal para el desarrollo del montaje del sistema de costos y capacitación
Paso 5. Recolección de la información y análisis de los documentos e información a parametrizar
Paso 6. Pruebas (auditoria de informática)
Paso 7. Integración del sistema de información de costos al proceso gerencial
Estudios de factibilidad en el montaje del SIG

Ciclo de vida de un sistema de información de costos (SIG)
Ejemplo del SIG
Modelo actual Modelo sugerido

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  • 1. AUDITORÍA DE COSTOS MÓDULO 3. Montaje del sistema de información de costos (SIG)* *Carlos Augusto Rincón Soto Compilado: Wilson Antonio Velastegui Ojeda Mail: wavo_33@yahoo.com.mx
  • 2. CONTENIDOS  Montaje de SIG  Entrada de Información  Procesamiento de información  Salida de información  Conceptualización del sistema de costos  Objetivos del SIG  El papel del sistema de información contable (SIC) y de la contabilidad de costos en el sistema de información de costos (SIG)  Sistemas de costeo híbridos  Pasos para desarrollar un montaje de sistema de información de costos  Paso 1. Diagnóstico y planeación del proceso de implementación  Paso 2. Análisis y diseño de la estructura del SIG  Paso 3. Costos y análisis de implementación del SIG  Paso 4. Ubicación, contratación del personal para el desarrollo del montaje del sistema de costos y capacitación  Paso 5. Recolección de la información y análisis de los documentos e información a parametrizar  Paso 6. Pruebas (auditoria de informática)  Paso 7. Integración del sistema de información de costos al proceso gerencial  Estudios de factibilidad en el montaje del SIG  Ciclo de vida de un sistema de información de costos (SIG)  Ejemplo del SIG  Modelo actual  Modelo sugerido
  • 3. • Los sistemas de información son estructuras de procesos que sirven para recopilar, procesar y entregar información de manera continua, durante el proyecto o proceso. Los tipos y formas de sistemas son establecidos según las necesidades de los entornos (externos e internos) que tiene la organización. • Los entornos externos, planteados como económicos, fiscales, sociales y tecnológicos, particularizan unos requerimientos y posibilidades de manejo de la información que deben ser analizados antes del diseño del sistema. Después de analizar los requerimientos de los entornos externos se plantean los requerimientos de los entornos internos, como finanzas, mercadeo, producción, personal y gestión del riesgo. Los entornos afectan de manera directa lo requerimientos de los sistemas de información, si el Estado propone un impuesto sobre las consignaciones, entonces el sistema debe recaudar esa información y reportarla. La economía se organiza y pone reglas financieras y económicas como tipos de leasing; y la información debe reportar sus cualidades y estrategias, entre otras.
  • 4. Efecto de los entornos en los SIC • ENTORNO ECONOMICO • ENTORNO LEGAL FINANZAS PRODUCCION SIC PERSONAL • ENTORNO POLITICO Y SOCIAL MERCADEO • ENTORNO TECNOLOGICO Tomado de: Delgadillo, D. (2001) El sistema de información contable. Cali, Colombia: Universidad de Valle.
  • 5. El profesor Diego Delgadillo, información contable, decía: en su libro El sistema de • «La importancia de la información contable no tiene discusión. Desde una pequeña empresa comercial hasta la gran organización transnacional requieren de información contable… El sello distintivo de una empresa con éxito es su área contable bien administrada. Dicho de otra manera, no hay empresa con éxito que no haya solucionado sus problemas de información contable». • Para comprender el proceso de montaje de sistemas de información de costos es preciso conceptualizar de manera breve y sustancial sobre lo que se debe entender por sistema(s) de información y así continuar con lo que se puede conocer como sistema de información de inversión empresarial (SIG) o sistema de información de costos (SIG)*. *Según el libro costos, decisiones empresariales se define costo y gasto como las inversiones que hace la empresa con la expectativa de tener beneficios presentes y/o futuros, por lo tanto, decir costos o gastos es lo mismo que decir inversión no solo se plantea para las inversiones en capitales, sino también para las inversiones de producción. (Rincón & Villarreal, Op.Cit)
  • 6. Proceso para el montaje del SIG Evaluación de las metas de la empresa Indicadores – Resultados de la empresa Software Información Personas Informes Infraestructura Cuando se habla de sistemas de información se hace referencia a un conjunto de elementos como: personas, documentos, procedimientos, técnicas e informes, que involucran diversas áreas funcionales de una organización, interactuando como un todo y con un objetivo en común: proporcionar información financiera e indicadores de costos empresariales para análisis de la eficiencia y efectividad en cuanto al uso de los recursos. Al decir eficiencia de los recursos se hace mención a los controles de los consumos, a las necesidades reales de la empresa. Cuando se habla de efectividad del uso de los recursos se hace referencia al consumo vs. Los ingresos, relacionando esta diferencia con la rentabilidad, o sea que tan efectivo es el uso de recursos para obtener beneficios financieros reales. Diseños procesos del SIG Metas – Indicadores financieros
  • 7.  Montajes de SIG • Es importante tener en cuenta que para desarrollar un SIG la primera tarea a emprender es plantear el problema, esto se hace antes del diseño del sistema. Para estos procesos es importante identificar los indicadores de costos, los cuales serán los resultados finales, es decir las Metas de todo el SIG, que servirán como información para el análisis, control y evaluación de la realidad empresarial y productiva. Después de identificar los indicadores de costos, que debe obtener el SIG, se tiene que crear la infraestructura según las necesidades de la información de la empresa, teniendo en cuenta la instalaciones de la organización, el personal que va a trabajar en el proceso, la información que se debe recoger y las aplicaciones informáticas que se implementaran y apoyaran los procesos planteados, según el diseño del SIG. • Los informes que entregan los procesos del SIG deben servir para obtener los indicadores de costos planeados como meta del SIG. Los mismos deben servir para controlar, evaluar, analizar y tomar decisiones. Los procesos del SIG deben ser ejecutados según el diseño y las metas del SIG, o sea obtener los indicadores de costos
  • 8. Las empresas modernas necesitan conocer a profundidad que deben medir, donde es conveniente hacerlo, en que momento, con qué frecuencia y quien debe medir, como se debe medir y como se van a difundir los resultados; quien y con qué frecuencia va a revisar y/o auditar el sistema de obtención de datos, etc. (Néstor Díaz Granados Sarmiento) Los procesos requieren controles: control se define como las políticas, procedimientos, prácticas y estructuras organizacionales diseñadas para brindar una seguridad razonable, para garantizar que los objetivos del sistema están trabajando bien; o sea que los informes están generando los indicadores de costos necesarios y los datos son confiables y reales. Los procesos de control del sistema hacen parte de los procesos de la auditoría de costos. Se brinda un aseguramiento al buen funcionamiento del sistema de información de costos.
  • 9. • La obtención de una revisión objetiva del nivel de desempeño propio de una empresa no es sencilla. ¿Qué se debe medir y cómo? Las empresas deben medir donde se encuentran y donde se requieren mejoras, e implementar un juego de herramientas gerenciales para monitorear estas mejoras. • Un sistema de información cumple tres actividades básicas: entrada, procesamiento y salida de información ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
  • 10.  Entrada de información: es el proceso mediante el cual el sistema de información toma datos que requiere para procesar la información. Estas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.  Procesamiento de información: es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos y análisis de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos procesos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la trasformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, con lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene, como ejemplo, un estado d resultados o un balance general de un año base.  Salida de información: la salida es la capacidad de un sistema de información para sacar la información procesada o datos de entrada al exterior. Es importante aclarar que la salida de un sistema de información puede constituir la entrada a otro sistema de información o modulo.
  • 11. Con base en lo anterior, es oportuno aclarar que un sistema de información de costos no es un subsistema de información contable o un elemento de este último; debido a que el SIG como herramienta de análisis de la inversión empresarial difiere sobre la contabilidad de costos. Es un concepto más amplio, es una herramienta fundamental para el control de gestión y la toma de decisiones de inversión empresarial.* * El modelo de restricciones plantea que un sistema de inversión empresarial, SIG, debe analizar la rentabilidad que proveen los recursos calculados en los sistemas de información de costos
  • 12.  Conceptualización de un sistema de costos Sistema de costos: es el conjunto sistemático de procesos con que se recopilan los datos de consumos, egresos y productividad de una empresa; para adjudicarlos, por medio de un modelo de costeo, a los productos y reconocer los ingresos y las utilidades individuales y generales, definiendo indicadores financieros de costos que sirvan para toma de decisiones gerenciales. El sistema de información de costos está constituido por el conjunto de procedimientos preestablecidos destinados a cubrir las necesidades de información de un ente, en lo referido a las actividades de producción de bienes y servicios que el mismo realiza, cuantificando los recursos utilizados en dichas actividades y relacionándolos con los productos obtenidos y los servicios prestados. A su vez, estos procedimientos comprenden:
  • 13.  Un sistema computarizado, software de costos, que, integrado al resto de los sistemas de la organización, capta y procesa, en forma instantánea, los datos necesarios para emitir información de forma anticipada e histórica, para la adecuada gestión y toma de decisiones de inversión.  Procedimientos operativos ejercidos tanto en forma previa (acciones sobre el input) como posteriormente (tratamiento y destino del output) al procesamiento electrónico referido. Es decir, que los procedimientos que conforman el sistema alternan acciones computarizadas con métodos de ejecución personal; estos últimos referidos a traslados entre sectores, autorizaciones o cualquier otra rutina no computarizada.
  • 14.  Objetivos del SIG El SIG tiene como objetivo fundamental cubrir en forma integral las necesidades de información del ente en lo concerniente a la actividad de producción de bienes y servicios, vinculando los recursos utilizados con los productos obtenidos, proporcionando elementos claves para la inversión empresarial. Este objetivo puede sintetizarse en los siguientes conceptos que constituirán las salidas del sistema:  La información resultante de las transacciones contables por los hechos registrables que ocurran en el desarrollo de la actividad de producción de bienes y servicios. Este producto del sistema de costos constituye el módulo contabilidad de costos, que no solo se integra dentro del sistema de información de costos (SIG), sino también a otros sistemas de información en la empresa como el contable(SIC), siendo parte integrante del mismo.  Los registros contables son elaborados en base en:  Los criterios contables asumidos en forma interna por la organización.  Las normas legales y técnicas dispuestas externamente.
  • 15.  La información no necesariamente basada en registros contables que tanto los sectores operativos como de dirección o de gestión requieran para la toma de decisiones. Esta información es elaborada en función de las normas internas del ente en cuanto a:  Unidades de medida, dado que estas salidas pueden ser elaboradas en otras unidades monetarias, diferentes a la utilizada por la contabilidad o en unidades no monetarias.  Periodicidad, independiente de los ciclos contables, generalmente con mayor frecuencia que estos, es decir, referida a unidades de tiempo menores.  Variables a controlar, teniendo en cuenta que pueden existir variables que en la contabilidad estén contenidas con otras y, que con fines operativos o de control, sea conveniente su individualización o viceversa.  Agrupamiento de la información, dado que las variables consideradas podrán agruparse con criterios diferentes a los de los registros contables.  Relaciones y comparaciones entre las variables o sus agrupamientos determinando relaciones proporcionales y comparaciones de tiempo y espacio.  Diversidad, dado que un mismo tipo de información podrá mostrarse en diferentes formatos según el uso al que está destinada, preservando la uniformidad únicamente en los casos en que sea utilizada para efectuar las relaciones y comparaciones mencionadas en el punto anterior.
  • 16. El papel del sistema de información contable (SIC) y de la contabilidad de costos en el sistema de información de costos (SIG).  El sistema de información contable se define como el conjunto de procedimientos preestablecidos destinados a captar, procesar y registrar la información sobre hechos ocurridos; y al proceso de obtención de los estados contables de una empresa. Dichos estados deben poseer integridad, en relación con la captación de la realidad económica y financiera del ente; esta captación tiene que abarcar todas las áreas susceptibles de generar hechos registrables. Una de esas áreas, quizá la principal, será la de producción de bienes y/o prestación de servicios, plasmada en los estados contables a través de la contabilidad de costos, debido a que esta se enfoca a organizar, ordenar y reportar las transacciones económicas de manufactura con el fin de la elaboración de estados contables patrimoniales y de resultados periódicos, sobre todo mensuales.
  • 17.  Se considera entonces a la contabilidad de costos como un módulo integrante del sistema de información contable que, por la particular complejidad de la realidad que representa, no es genuino del sistema de información contable sino provisto por el SIG.  Además, la contabilidad de costos no configura exactamente lo que podría llamarse una entrada al SIC, sino un tramo que ambos sistemas tienen en común y en el que se hayan superpuesto porque no son datos en estado bruto, sino que ya ha surgido un proceso de transformación primaria en el sistema de información contable de donde provienen. Es información elaborada que concluirá su procesamiento en el SIG, al integrarse al resto de la información que este sistema contiene y completara convenientemente lo que el mismo requiere para cumplir su objetivo.
  • 18. En el gráfico se aprecia cómo se relacionan el sistema de información contable, el sistema de información de costos y la contabilidad de costos en la empresa. De los diferentes sectores de la organización se reciben datos referidos a sus actividades y se les envía la pertinente información. A su vez, los otros sistemas de información existentes en la empresa entregan y reciben información de ambos sistemas.
  • 19.  Sistemas de costeo híbridos El sistema de costos requerido en una empresa no siempre se ajusta exactamente dentro de un sistema, método y/o modelo de costeo, sin requerir de elementos de otros modelos o parte de los productos y la planta requieran de otros métodos más complejos o sencillos. El sistema de costeo depende de las necesidades de información y control que requiere la gerencia de las actividades y dependencias de la empresa, por esa misma razón se debe proyectar un sistema de costos a las necesidades de la gerencia y dirección y no solo del sistema de costos.  Los sistemas híbridos son la unión de varios sistemas, métodos y modelos de costos que se amoldan a las necesidades de la información de la dirección de la empresa. Estos sistemas son más flexibles y se enfocan minuciosamente en las actividades o sectores donde se requiere mayor o menor información, disminuyendo el costo del montaje del sistema y recolección de datos donde no es necesaria información tan detallada. Con un modelo híbrido una empresa puede implantar un sistema de costos por órdenes de producción y costos por procesos o en línea al mismo tiempo; pues, algunos de sus productos requieren un seguimiento diferente o el mismo producto se requiere costear y analizar de diferentes maneras.
  • 20. Una empresa puede implementar una asignación para sus CIF de planta con costos por actividades y la parte administrativa y ventas con un sistema de asignación por departamento o viceversa; según sea la necesidad en reconocimiento de sus costos. Esto lleva a que el sistema de costos se enfoque donde la empresa más requiera la información detallada, con los indicadores de costos planteados y arrojados por el análisis del sistema, que ayudaran a la gerencia a tomar los controles y decisiones administrativas. Tener un sistema rígido autoritario, en una empresa que requiere un sistema flexible, puede llevar a obtener mayor o menor información a requerida, siendo el sistema de costo insuficiente o, por lo contrario, saturado de informa que no se va a analizar y que puede significar sobre costos de proceso para obtener datos no requeridos. Dentro del inventario hay productos que son perecederos y otros que no, por lo tanto, requieren cuidados diferentes y modelos de control distintos. No porque estén en una misma empresa es necesario utilizar un mismo método de control de inventarios, cada producto, según su necesidad, debería tener su control. Por ejemplo, los perecederos deben utilizar kardex con método de control primeros en entrar, primeras en salir y los no perecederos deben emplear el método promedio ponderado
  • 21. Sin embargo, en algunas empresas se implementa un solo método sea porque el software no tiene la capacidad de identificar diferentes métodos o porque el sistema instaurado por el ingeniero de costos es muy rígido y no acepta variedad de métodos, así se tenga variedad de productos. Es importante tener flexibilidad en los sistemas de control del inventario, ya que, una empresa al tener sistemas de costos promedio ponderado como único sistema puede estar teniendo perdidas por falta de control a los productos perecederos. Las necesidades de la información de costos y el control de los datos e indicadores de las empresas deben ser diferentes y el sistema de costos debe ser flexible para adecuarse a la necesidad de cada organización. Las empresas deben implementar sistemas de costos al tamaño y necesidad de las organizaciones. Un sistema de costos muy complejo para una empresa pequeña será muy costoso y la información que ofrecerá será mayor a la necesaria; esto haría que la administración siguiera dirigiendo con los indicadores de siempre, o con los que maneja habitualmente. Por su parte, un sistema de costos muy sencillo, con pocos indicadores de costos, para una compañía grande, puede ser insuficiente, dado que la gerencia requiere mayor información para hacer una dirección efectiva. Un sistema de costos muy complejo, en una empresa pequeña será como un motor de tractor en un carro pequeño, y a la inversa; el carro pequeño se dañara rápido dado que no soportara la vibración del motor de tractor, o en el caso contrario ni siquiera lo alcanzara a mover. Cada SIG se debe realizar teniendo en cuenta la necesidad de la empresa, eso es lo que plantean los sistemas de costos híbridos.
  • 22. Pasos para desarrollar información de costos un montaje de sistema de Cada organización es única y tiene su propia combinación exclusiva de hombres, recursos económicos, maquinas, materiales y métodos. No solamente son diferentes los componentes individuales de la organización, sino también el grado de evolución de su sistema de información para la administración. Esta singularidad hace necesario que cada empresa desarrolle las especificaciones propias de su sistema de información de costos, mediante una evaluación sistemática de su ambiente interno y externo y de su punto de vista, de acuerdo con sus propias necesidades. Es por ello que, con base en estudios sistemáticos, se han desarrollado siete pasos que deben ser tenidos en cuenta para el adecuado montaje de un SIG (Sistema de información de inversión empresarial o sistema de información de costos) en una empresa:        Paso 1. Diagnóstico, planeación del proceso de implementación. Paso 2. Análisis y diseño de la estructura del SIG. Paso 3. Costos y análisis de implementación del SIG. Paso 4. Ubicación, contratación del personal para el desarrollo del montaje del sistema de costos y capacitación. Paso 5. Recolección de la información y análisis de los documentos e información a parame trizar. Paso 6. Pruebas informáticas al SIG. Paso 7. Integración del sistema de información de costos al proceso gerencial.
  • 23. Paso 1. Diagnóstico, implementación. planeación del proceso de Diagnóstico General: en esta etapa es necesario realizar un trabajo preliminar de investigación en campo que permita satisfacer las siguientes características:             Actividad (es) de la empresa. Producto(s) de la empresa. Problemas y necesidades de la organización. Ventajas y distintivos de la empresa. Estudio del sector económico. Examinar costos y utilidades relativas al mercado y a la empresa. Evaluar el sistema de información de costos vigente, métodos y usos (SIG actual). Identificar los principales segmentos de la empresa. Conocer los principales procesos dentro de cada segmento. Cuantificar las principales fuentes de diversidad y complejidad (volumen, producto, servicio, cliente, proceso y costo). Recolección de planes de gerencia. Conocer las necesidades de la gerencia. Es por ello, que se hace necesario la aplicación y algunas observaciones preliminares sobre documentos, procedimientos, informes contables y financieros, técnicas y funciones que tiene la empresa y sus elementos en la actualidad.
  • 24. Planeación: una vez hecha una observación preliminar de la organización en cuanto a su estructura, funcionamiento, esencia e impacto en su entorno, versan las siguientes características que se deben tener en cuenta para una adecuada implementación:  Alcance del proyecto  Sistema de costo requerido  Tiempo de montaje del sistema de costos, y cronograma de trabajo.  Personal requerido como: Líder o director del proyecto, es el más importante, tiene la responsabilidad de planificar, controlar y dirigir las actividades del proyecto. A menudo, estas responsabilidades suponen las coordinaciones integración de actividades llevadas a cabo en diferentes unidades organizacionales. Por ende, es deseable que posea las siguientes cualidades: capacidad de liderazgo, aptitud para seleccionar el personal más capacitado, comprensión técnica, competencia en las actividades de gestión, presteza, capacidad de decisión y de previsión (aptitud para anticiparse a los problemas y aportar soluciones), versatilidad y flexibilidad. Analistas dedicados Consultores externos   Recurso requerido (equipos, dinero, etc.) Toma de conciencia en la fábrica y gerencia
  • 25. Plan de trabajo: independientemente del tamaño de un proyecto de SIG este debe contener un plan que especifique las actividades que deben realizarse; su coordinación en el tiempo, los recursos necesarios (donde y quien llevara a cabo dichas actividades, necesidades de “software”, “hardware” , entre otros), los costos asociados y la forma en que las tareas serán controladas. El plan de trabajo debe:         Proporcionar un resumen del proyecto a los directivos de la empresa. Ser comprensible para todas las personas que lo utilizan. Permitir tanto al director del proyecto como a los destinatarios supervisar el progreso del proyecto desde las etapas iniciales del mismo. Ser un documento base, que cuenta con las aprobaciones del cliente y que se puede actualizar mediante un procedimiento formal. Ser flexible fácilmente modificable. Proporcionar en detalle las actividades críticas. Estar basado en estimaciones de costos apropiados y ajustarse a los recursos disponibles. Ser compatible con los planes de otros proyectos que comparten los mismos recursos
  • 26. El plan de proyecto varía dependiendo de la situación, complejidad y alcance, pero hay elementos esenciales que siempre deben estar presentes. Entre los más importantes a incluir se destacan:          Un resumen del proyecto, escrito en un lenguaje simple y comprensible para cualquier persona, que indique los “productos entregables” de forma que, cuando se produzcan se pueda comprobar que se ajustan al plan. Una lista de los hitos alcanzables. Un hito representa un suceso o un evento del que algún miembro del proyecto se hace responsable, y que se utiliza para medir el progreso del proyecto. Un plan que defina los mecanismos de comunicación entre la organización de desarrollo y los destinatarios del sistema. Los procedimientos y estándares que se van a aplicar. Una especificación del proceso de revisión que determine quién, cómo y cuándo se va a revisar el proyecto y con qué propósito. Un diagrama de descomposición del trabajo. Una lista del personal del proyecto y su asignación en relación a la estructura de descomposición del trabajo que se ha establecido. Un diagrama que muestre la secuencia de las actividades en el tiempo y su relación entre ellas. Presupuestos y calendarios para todas las tareas que tienen un responsable.
  • 27. Diagrama de flujo de costos (DFC): son diagramas que representan procesos o funciones que debe llevar a cabo un sistema en distintos niveles de abstracción y los datos que fluyen entre las funciones. Los procesos más complejos se descomponen en nuevos diagramas hasta llegar a procesos sencillos. El DFC es la técnica más importante del análisis estructurado y se emplea en todas las metodologías de análisis y diseño estructurado. Pero este a su vez debe estar acompañado por un diccionario de datos (DD), el cual contiene el conjunto de definiciones de los datos que aparecen en el DFC; ya sea almacenados o indicados en los diferentes flujos de datos. El diccionario de datos se crea a la vez que los DFC durante el proceso de análisis del sistema, el cual deben estar diseccionado sobre:         Fórmulas de Diagrama de Diagrama de Manuales de Manuales de Diccionario Diccionario Diccionario producto. flujo de información. información contable. procedimiento. funciones. de indicadores. de procedimientos, procesos y/o actividades. de driver o inductores.
  • 28. Ejemplo de un diagrama de flujo de costos
  • 29. Sistema de información contable de costos de fabricación
  • 30. MOVIMINETOS DE CUENTAS CONTABLES DE COSTOS PUC, DECRETO 2650/93 Productos de servicios: bienes intangibles Productos industriales: bienes tangibles 1420 contratos en ejecución 1410 inventario de productos en proceso 1417 obras en urbanismo 1415 obras de construcción en curso 1425 cultivos en desarrollo.
  • 31. Paso 2. Análisis y diseño de la estructura del SIG. Análisis del sistema de información actual: en esta tarea se lleva a cabo el estudio de los sistemas de información actuales afectados por el proceso de planificación del SIG. Para cada sistema de información se recogen, al menos, las características básicas relativas a datos, software de aplicación, procesos de la organización a los que da soporte y de qué forma lo hace, flexibilidad, carencias, riesgos y posibles amenazas. En función del tipo de información y de los objetivos de su estudio se recopila además, para cada uno de ellos, información procedente de diversos puntos de vista (la opinión de usuarios de los sistemas de información, de analistas de desarrollo y de personal de operación, entre otros). Diseño del SIG (ESTRUCTURA): El siguiente formato permitirá que la empresa se identifique y sobre esas mismas claves puede establecer sus lineamientos en el SIG de acuerdo con sus necesidades:
  • 32. Estructura: El sistema de información de costos se estructura de acuerdo con: a) El sistema de acumulación de los costos:  Sistema de costos por lotes u órdenes  Sistema de costos por línea o proceso continúo. b) El modelo de costeo:  Absorbente y/o  Directo c) Los elementos de costeo directo:  Materia prima:  Documento de control de consumo  Inductores  Estándares  Estado de resultados  Mano de obra:  Inductores  Documento de control de tempo  Estándares  Estado de resultados  Servicios:  Inductores  Documentos de control  Estándares  Estado de resultados
  • 33. Inductores: es cuando el costo de materia prima, mano de obra o servicios se totaliza de manera real y es asignado al producto por medio de un inductor que ayude a porcentual izar el consumo. Estándar: existe una ficha técnica estándar de consumo del costo de materia prima, mano de obra y servicios, el cual se toma el valor real de consumo a las órdenes de producción. Documento de control: es cuando el costo es controlado por medio de un documento y enviado a la hoja de costos de la orden de producción según se vaya causando. La materia prima por remisión, la mano de obra por control de tiempo por O.P. y los servicios por remisión o factura de venta del servicio. Estado de resultado: es cuando el costo no es asignado al producto sino que es tomado como un gasto. d) El método de control de inventarios:  Periódico  Permanente:  PEPS (primeras en entrar, primeras en salir)  UEPS (ultimas en entrar, primeras en salir)  Promedio ponderado  Retail  Individual
  • 34. Inductores: es cuando el costo de materia prima, mano de obra o servicios se totaliza de manera real y es asignado al producto por medio de un inductor que ayude a porcentual izar el consumo. Estándar: existe una ficha técnica estándar de consumo del costo de materia prima, mano de obra y servicios, el cual se toma el valor real de consumo a las órdenes de producción. Documento de control: es cuando el costo es controlado por medio de un documento y enviado a la hoja de costos de la orden de producción según se vaya causando. La materia prima por remisión, la mano de obra por control de tiempo por O.P. y los servicios por remisión o factura de venta del servicio. Estado de resultado: es cuando el costo no es asignado al producto sino que es tomado como un gasto. d) El método de control de inventarios:  Periódico  Permanente:  PEPS (primeras en entrar, primeras en salir)  UEPS (ultimas en entrar, primeras en salir)  Promedio ponderado  Retail  Individual
  • 35. e)El método de determinación de los costos:  Costos históricos, reales o resultantes  Costos presupuestados:  Estándares  Estimados  Variaciones:  Totales  Precio (costo)  Capacidad (precio  Topes o bandas:  Altos  Bajos ) f)Asignación de los costos de fabricación indirectos (CIF) por;  Estado de resultados (gastos)  Producto:  General  Individual  Departamento  Proceso  Actividades
  • 36. g)Método de asignación de costos de fabricación indirectos(CIF)  Directo  Escalonado  Algebra lineal  Integral h)Asignación de los gastos por:  Estado de resultados (gastos)  Producto:  General  Individual  Departamento  Proceso  Actividades i) Método de asignación de costos de fabricación indirectos (CIF)  Directo  Escalonado  Algebra lineal  Integral
  • 37. Dada una de estas unidades de costeo puede ser utilizada con un fin propio (costo del producto) o una etapa necesaria para obtener otra unidad de costeo (el costo por hora máquina de un proceso como inductor de costos de la carga fabril). Es importante destacar que la utilización combinada y adecuada de las distintas unidades de costeo es una herramienta idónea para obtener objetivos del costeo tales como:     Establecer el costo de paralización de actividades Establecer el costo de la capacidad ociosa Decidir entre fabricar o comprar Elaborar presupuestos flexibles Además es pertinente tener presente:  Análisis de la capacidad instalada (propiedad (planta y equipo), personal y recursos financieros)  Receta de producción (manuales de procedimientos)  Determinación de costos de los productos (directos e indirectos)  Determinación de los costos (fijos, variables, o mixtos)  Análisis del punto de equilibrio (empresa, actividades y productos)  Análisis del mercado  Determinación de la asignación de los costos indirectos de fabricación  Determinación de los costos unitarios  Análisis de rentabilidad (empresa, actividad y producto)  Análisis del punto máximo de rentabilidad.
  • 38. Paso 3. Costos y análisis de implementación del SIG. Después de conocer las necesidades y el diseño del sistema de información de costos, se pasa a demandar u software que cumpla con las características que requiere la empresa. Cuando se obtiene primero el software y después se analizan las necesidades se tiende a cumplir con las características del software y no con las necesidades de la empresa. Las aplicaciones informáticas son elaboradas con parámetros que se ajustan a ciertas empresas y se busca que estos tengan aplicaciones generales en otras organizaciones, mas no existe una total estandarización para todas las empresas. Características que debe tener la empresa que vende el software:  Ser una empresa constituida  Tener soporte técnico  Tener manuales elaborados  Entregar listados de clientes – historial  Demostrar con suficiencia los cumplimientos de las necesidades de la empresa. Si no encuentra una empresa con tales características se puede mandar a elaborar el software con una organización legalmente constituida y que el listado de clientes demuestre que es una empresa responsable. El contrato con la empresa debe identificar obligatoriamente los manuales y los soportes técnicos.
  • 39. La evaluación del precio del software depende de las diferentes alternativas existentes y del cumplimiento de los elementos establecidos. De acuerdo con lo anterior, los costos más usuales que se deben tener en cuenta son:        Costos de personal informático implicado en el proyecto Costos de consultoría Costos de software adicional Costos de hardware adicional Costos de infraestructura (obras, mobiliario, etc.) Costos d capacitación de usuarios Costos continuos (alquiler de equipamiento y software, mantenimiento del sistema, entre otros).  Costos de oportunidad (los recursos que se invierten en el proyecto no pueden participar en otros proyectos que llegaran a seguir y que sean más rentables). Paso 4. Ubicación, contratación del personal para el desarrollo del montaje del sistema de costos y capacitación. En este paso la planificación y la ejecución del montaje versan sobre:  Necesidades en el alcance del trabajo  Análisis del perfil laboral  Ubicación del personal de la empresa que se requiere y avaluación del perfil
  • 40. Contratación de nuevo personal Cronograma de trabajo del personal Capacitación para la utilización del SIG Tabla de evaluación del personal Cultura y adaptabilidad en el proceso de montaje de los sistemas de información de costos (SIG): tanto la cultura y adaptabilidad como el adecuado proceso de montaje del SIG en una empresa están dados por los siguientes elementos: •
  • 41.  Crear sistemas y normas: el gerente de la empresa debe comunicar y establecer las normas, en primer término, que los líderes y/o directores de cada área deben apoyar al líder del proyecto del SIG con la información que este pedirá para organizar el sistema de costos.  Concientización: el gerente debe concientizar a todos los trabajadores y líderes de áreas, en la importancia del sistema de información de costos que se va a implementar dentro de la empresa, exigiendo la colaboración de todos.  Estrategias: el líder del proyecto del SIG debe planear las herramientas con las cuales podrán recaudar la información de las diferentes áreas, sin perturbar los procesos productivos. Para esto debe realizar reuniones con los líderes de las diferentes áreas con miras a que estos apoyen el proceso y planifiquen el desarrollo de las estrategias planeadas.  Educación: instruir a las personas sobre lo que es el sistema de costos y al personal que va a desarrollar las labores de acumulación, digitación e impresión de la información.  Planes de acción: es el desarrollo de la acumulación de la información y montaje de nuevos procesos para recolección de información, digitación e implementación de indicadores. Seguimiento: el líder el proyecto del SIG debe analizar si el montaje del sistema se adecua a los p0lanes iniciales del SIG y al sistema que
  • 42.  Seguimiento: el líder el proyecto del SIG debe analizar si el montaje del sistema se adecua a los p0lanes iniciales del SIG y al sistema que requiere la empresa. Estos elementos permiten que cada uno de los componentes que hacen pare de este proceso de diseño y montaje pueda, de forma adecuada, cumplir con las expectativas empresariales de sistematizar todo lo relacionado con proceso de costos en su organización. Paso 5. Recolección de la información y análisis de los documentos e información a par amerizar. Técnicas y/o métodos de información: las técnicas de recolección de información tienen como objetivo obtener un análisis sustancial para alimentar y parametrizar el nuevo SIG. Por ello, es oportuno traer a colación las técnicas de recolección de información más utilizadas y adecuadas, entre las que se encuentran:  Entrevista: es quizás la técnica más empleada y la que requiere una mayor preparación (y experiencia por parte del analista). En ella el desarrollador entrevista a uno do los futuros usuarios del SIG.  Cuestionarios: resultan útiles para recoger información de un gran número de personas en poco tiempo, especialmente en situaciones en que se da una dispersión geográfica o disparidad de horarios de trabajo.
  • 43.     Desarrollo conjunto de aplicaciones: se crean equipos de futuros usuarios y desarrolladores que se reúnen para trabajar conjuntamente en la determinación de las características que debe tener el software para satisfacer las necesidades de los usuarios. Prototipo: consiste en la construcción de un modelo o maqueta del sistema que permite a los usuarios evaluar mejor sus necesidades, analizando si el prototipo que ven tiene las características de la aplicación que necesitan. Observación: consiste en observar cómo funciona la unidad o el departamento que se requiere informatizar. Aporta grandes ventajas sobre las otras técnicas, ya que se pueden analizar todos los detalles del proceso y se llega a captar mejor el funcionamiento real de la empresa (que a menudo no coincide con los métodos informados “oficialmente”), así como el ambiente en el que se va a desarrollar el proyecto y se va a instalar el futuro sistema. Estudio de documentación: en casi todas las organizaciones existen documentos que describen el funcionamiento de las mismas, que van desde planes estratégicos hasta manuales de operación. El analista debe estudiar la documentación para hacerse una idea de las normativas que rigen a la empresa. También es conveniente que recopile muestras del material impreso que se utiliza (tablas, reportes, etc.), ya que permiten apreciar los datos que se manejan y como se los opera.
  • 44.     Desarrollo conjunto de aplicaciones: se crean equipos de futuros usuarios y desarrolladores que se reúnen para trabajar conjuntamente en la determinación de las características que debe tener el software para satisfacer las necesidades de los usuarios. Prototipo: consiste en la construcción de un modelo o maqueta del sistema que permite a los usuarios evaluar mejor sus necesidades, analizando si el prototipo que ven tiene las características de la aplicación que necesitan. Observación: consiste en observar cómo funciona la unidad o el departamento que se requiere informatizar. Aporta grandes ventajas sobre las otras técnicas, ya que se pueden analizar todos los detalles del proceso y se llega a captar mejor el funcionamiento real de la empresa (que a menudo no coincide con los métodos informados “oficialmente”), así como el ambiente en el que se va a desarrollar el proyecto y se va a instalar el futuro sistema. Estudio de documentación: en casi todas las organizaciones existen documentos que describen el funcionamiento de las mismas, que van desde planes estratégicos hasta manuales de operación. El analista debe estudiar la documentación para hacerse una idea de las normativas que rigen a la empresa. También es conveniente que recopile muestras del material impreso que se utiliza (tablas, reportes, etc.), ya que permiten apreciar los datos que se manejan y como se los opera.
  • 45.  Tormenta de ideas (Brainstorming): es una técnica que fomenta la creatividad. Muy utilizada en publicidad, diseño industrial, diseño gráfico. etc. consiste en reuniones de cuatro o preferiblemente de 10 personas (futuros usuarios) en las cuales, en una primera etapa, se sugieren toda clase de ideas sobre el tema en cuestión; sin efectuar ningún juicio de valor sobre las mismas, a pesar de que algunas ideas perezcan disparatadas. En una segunda fase se efectúa un análisis detallado de cada propuesta, en algunos casos se recomienda crear una tabla para ponderar las ideas. Se propone la utilización de este tipo de reuniones como medio para identificar un primer conjunto de requisitos en aquellos casos en los que no están muy claras las necesidades que se deben cubrir.** En la práctica, es habitual efectuar combinaciones de diversas técnicas para recoger información de los usuarios. Los cuestionarios, la observación in situ y el estudio de documentación son técnicas que, por si solas, no bastan para obtener la información necesaria para el análisis. Por ello, se suelen emplear además con las entrevistas y el desarrollo conjunto de aplicaciones. El prototipo constituye una técnica muy especial, ya que implica una forma distinta de concebir el desarrollo del software. No obstante, para construir un primer prototipo y tener un mínimo conocimiento de las necesidades del usuario debe recurrirse a las otras técnicas. **Tornado de: http://www.gestiopolis.com/canales/emprendedora/articulos/46/brainstorming.htm. Ver también: http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios/Brainstorming.htm
  • 46. Determinación de documentos a parametrizar en el SIG:  Documentos de almacén:  Entrada de materia prima  Entrada de materiales  Salida de materia prima  Salida de materiales indirectos  Devolución de materiales a almacén  Devolución de materia prima a proveedor  Devolución de materiales indirectos a proveedor  Gasto de materia prima (daños defectuosos, desperdicios)  Gasto materiales indirectos (daños defectuosos, desperdicios)  Documentos de mano de obra:  Relación de mano de obra directa  Relación de mano de obra indirecta  Documentos de servicios:  Relación de uso de servicios  Requisición  Documentos de CIF:  Documentos de producción que alimentan la hoja de costos.
  • 47. Hoja de costos por orden de trabajo:  Materia prima:  Salida de materia prima a la orden de producción y al dpto. o proceso.  Devolución de materia prima de la O.P. al almacén.  Mano de obra:  Relación de directa. tiempos por orden de producción de mano de obra  Servicios:  Relación de costos de servicios por orden de producción.  Costos indirectos de fabricación:  Relación de materiales indirectos (dpto. actividades, productos)  Relación de mano de obra indirecta (dpto. actividades, productos)  Relación de servicios indirectos (dpto. actividades, productos)  Relación de gastos de transportes (dpto. actividades, productos)  Relación de gastos de depreciación (dpto. actividades, productos)  Relación de gastos de espacio (dpto. actividades, productos)
  • 48. La salida de material indirecto puede relacionarse con este documento, no necesita tener la orden de producción. El inventario dañado en bodega debe darse por una salida de inventario y cargada a la cuenta 7305. El manejar esta información provee un control que puede ayudar a disminuir este sobre – costo si se conoce la situación en que se incurrió. El inventario dañado en proceso tiene que cargarse a la orden de trabajo correspondiente. Los supervisores deben tener información de estos sucesos, de esta manera, cuando las variaciones muestren las diferencias pueden soportar cuales han sido los percances. Estos documentos contabilizaran el costo real de producción. Los estándares calculan el costo presupuestal, que será comparado al final con el costo real para obtener los cálculos de las variaciones.
  • 49. Paso 6. Pruebas (auditoria de informática) Antes de introducir los sistemas de costos y los programas informáticos de costos a un trabajo continuo de introducción de datos y reportes se deben hacer pruebas de confiabilidad para aceptar que los datos de salida son cálculos exactos o al menos lógicos. Las pruebas son las mismas que se desarrollan para un programa contable. Cuando se tiene un sistema anterior que todavía es confiable o semiconfiable se deben manejar los dos sistemas por uno o do meses, hasta estar seguros de que el proceso se controla de manera estable se califica que el nuevo sistema es sólido. Si no se tiene desarrollado o el sistema anterior no es confiable se trabaja solo el sistema nuevo y se califica de manera manual, haciendo los cómputos en bases en hojas de cálculo. La parametrización del sistema informático de costos es una tarea dispendiosa y se debe hacer con profesionales en el tema. Introducir datos, inductores o porcentajes erróneos será igual o peor que no tener ningún sistema, ya que los resultados finales serán discordantes con la realidad de la empresa. Y se tomarán decisiones posiblemente también equivocadas, ocasionando potenciales perdidas económicas y estructurales en la empresa. Pasos para desarrollar las pruebas:
  • 50.       Revisar la parametrización según el estudio de costos realizados Introducir datos piloto de entrada de producción y verificar los resultados, calculándolos de manera manual. Introducir 10 datos reales de producciones anteriores y verificar los resultados, ya sea con el software precedente o de manera manual en una hoja de cálculo. Poner datos del mes anterior y verificar resultados. Introducir datos del mes actual, manejando los dos programas. Evaluar y empezar a utilizarlo como único programa. Paso 7. Integración del sistema de información de costos al proceso gerencial. La gerencia debe aprender a utilizar la información financiera de costos para la planeación y la toma de decisiones. De nada sirve invertir en información de gerencia de costos si esta no se utiliza para hacer más competitiva y rentable la empresa.
  • 51.  Estudios de la factibilidad en el montaje del SIG. Cuando se van a ejecutar en la práctica, los proyectos de desarrollo de sistemas de información de inversión empresarial se caracterizan por la escasez de recursos y por la dificultad de cumplir los plazos establecidos. Por lo tanto, antes de proceder a su desarrollo, debe evaluarse su factibilidad y analizar los riesgos que conlleva su ejecución. Es por ello que un estudio de factibilidad debe abordar los siguientes aspectos: Factibilidad técnica: conocidas la funcionalidad, el rendimiento esperado y las restricciones definidas en el estudio preliminar, el estudio de factibilidad técnica consiste en determinar si el SIG es realizable. Deben contestarse preguntas tales como: ¿puede llevarse a cabo el proyecto con el equipamiento actual y el personal y la tecnología disponibles?, en caso de requerir nueva tecnología ¿Qué probabilidades hay de que pueda desarrollarse? Factibilidad económica: su propósito es determinar si el beneficio esperado compensa los costos. Deben darse respuestas a cuestiones tales como: ¿Existen suficientes beneficios en la creación del sistema para ser que sus costos sean aceptables? o, en la forma inversa, ¿son tan altos los costos como para que el proyecto no deba llevarse a cabo?
  • 52. Factibilidad operativa: su objetivo es determinar si el SIG se puede implantar de manera efectiva en la organización. Se deben contestar preguntas tales como: ¿se utilizara el SIG si se lo desarrolla y pone en marcha?, ¿el nuevo sistema se ajusta a la filosofía de la empresa y a la cultura del personal?, ¿habrá resistencia por parte del personal?, ¿puede coordinarse con los métodos existentes y las prácticas de trabaja actual?, entre otras. Factibilidad legal: dilucidar si los requisitos definidos atentan contra alguna ley o reglamento o violan disposiciones legales de contratos y/o responsabilidad civil. Generalmente, se le suele prestar más atención al análisis económico de tipo costo-beneficio, que debe permitir seleccionar la alternativa más apropiada y prever las necesidades financieras. Un buen análisis debe tener en cuenta no solo los elementos tangibles que se puede valorar directamente, tales como gastos de equipo, tiempo empleado en el desarrollo, salarios pagados, entre otros; sino también los intangibles, que no se pueden valorar con presión y suelen ser subjetivos. Entre ellos pueden mencionarse las ventajas económicas de contar con mejor información para decidir o beneficios económicos de tener un mejor entorno de trabajo. En general, el análisis costo – beneficio de un proyecto de montaje de SIG se desarrolla en forma gráfica. Este se observara en el siguiente tema “ciclo de vida de un sistema de información de costos (SIG)” en donde se muestra que tan beneficioso va a resultar el proceso para la empresa.
  • 53.  Ciclo de vida de un sistema de información de costos (SIG) Uno de los principales problemas que enfrentan las empresas en la actualidad es definir un marco de referencia común, en el que se especifique las actividades, tareas y procesos que deben llevar a cabo durante la implementación de un sistema de información y que pueda ser empleado por todas las personas que participen en el desarrollo. Las actividades a las que se hace referencia abarcan el estudio de la factibilidad y la toma de la decisión de llevar a cabo el proyecto, el desarrollo del mismo, la utilización del sistema y el mantenimiento del mismo durante su vida útil. Todas las actividades que pertenecen a este periodo son las que conforman el ciclo de vida del sistema. Este ciclo abarca, por lo tanto, toda la vida del sistema, comenzando con su concepción y finalizando cuando ya no se lo utiliza. A menudo también se habla de ciclo de desarrollo, que, como se discutirá en secciones posteriores, es un subconjunto del anterior (empieza en el análisis y finaliza con la entrega del sistema a los usuarios). Procesos del ciclo de vida según la norma ISO 12207–1 De acurdo con la norma ISO 12207-1 los procesos que deben contemplar en el ciclo de vida del software son los que se detallan en la figura. Como se observa, las actividades se agrupan en cinco procesos principales, ocho procesos de soporte y cuatro procesos generales o de la organización. Es importante recalcar que esta norma no fomenta u especifica ningún modelo concreto de ciclo de vida, gestión de software o metodología de desarrollo. Tampoco prescribe como deben llevarse a cabo las actividades (Martínez A., pág. 47).
  • 54. Procesos principales** Los procesos principales son aquellos que resultan útiles o en los que participan personas que inician o realizan el desarrollo, la explotación el mantenimiento del sistema durante su ciclo de vida. Estas personas son principalmente los compradores, los proveedores, el personal de desarrollo, los operadores de usuarios y el personal de mantenimiento. Los procesos principales que identifica la norma son:  Procesos de adquisición: contiene las actividades y las tareas que el comprador, el cliente o el usuario realiza para adquirir un sistema. También incluye la preparación y publicación de una solicitud de ofertas, la selección de los proveedores y la gestión de la adquisición hasta la aceptación de producto.  Proceso del suministro: comprende las actividades que realiza el proveedor. Se inicia con la decisión de preparar una propuesta para responder a una petición de un cliente o por la firma de un contrato con un comprador para proporcionar un producto de hardware y software. También comprende la identificación de los procedimientos y de los recursos necesarios para gestionar y garantizar el éxito del proyecto, incluyendo el desarrollo de los planes del proyecto. **Martínez Aparisi, Albert. A4Ml-Ciclo de desarrollo de sistemas. Valencia: Departamento de organización de empresas de la Universidad Politécnica de Valencia.<http://es.scribd.com/ doc/70800S86/45/Procesos-de-apoyo>
  • 55.  Procesos de desarrollo: contiene las actividades de análisis de requisitos, diseño, codificación, integración, pruebas, instalación y aceptación. Entre sus principales actividades pueden mencionarse:  Análisis de los requisitos del sistema: se especifica en los requisitos del sistema, incluyendo las funciones y capacidades que debe poseer, los requerimientos de seguridad, de interacción de hombre- máquina, de interfaces de operaciones y de mantenimiento, etc.  Diseño de la arquitectura del sistema: se establece la arquitectura de alto nivel, en la cual se identificara los principales componentes de hardware y software del sistema.  Análisis de requisitos, interfaces protección, datos con instalación  Diseño de la arquitectura de software: se transforma los requisitos del software en una arquitectura o estructura de alto nivel que identifica a sus componentes principales. También se elabora una versión preliminar de los manuales de usuario y de la documentación del sistema. los requisitos de software: se establecen y se documentan dichos incluyendo aspectos tales como especificaciones funcionales, externos, requisitos de aceptación, detalles de seguridad y referencia de integración hombre máquina, definición de los los que se trabajara, requerimiento de bases de datos, de y de aceptación de software entregado.
  • 56.  Diseño detallado del software: se realiza un diseño detallado de cada componente, incluidas las bases de datos. Se completan los manuales de usuarios se definen y documentan los requisitos que deben cumplir las pruebas de cada documento de software.  Codificación y prueba del software: se desarrolla el documento en los distintos componentes y las bases de daros. Posteriormente, se prueba cada uno de ellos para asegurarse de que satisface los requisitos estipulados previamente. Se continúan completando los manuales de usuario.  Integración del software: se integran los componentes del software y se prueban según sean necesario. Se continúa la actualización de los manuales de usuario.  Prueba del software: se lleva a cabo la prueba de cualificación en función de los requisitos estipulados.  Integración del sistema: se integra los elementos hardware junto con las operaciones manuales.  Pruebas del sistema: es análoga a la del software, pero se debe llevar a cabo d acuerdo con los requisitos de calificación estipulados para el sistema. de software y
  • 57.  Instalación del sistema en el entorno de explotación final donde va a funcionar.  Soporte del proceso de aceptación del sistema.  Proceso de explotación u operación: incluye las actividades vinculadas a la utilización de sistema y al soporte operativo a los usuarios.  Procesos de mantenimiento: surge cuando el sistema necesita que se lleven a cabo modificaciones, ya sea en el código o en la documentación asociada, debido a un error, una deficiencia, un problema o la necesidad de mejora o adaptación originada por nuevos requerimientos. El objetivo es modificar el sistema existente manteniendo su consistencia. Este proceso puede incluir las actividades de migración un nuevo entorno operativo. Procesos de soporte: Estos procesos sirven de apoyo al resto y se aplica en cualquier punto del ciclo de vida. Los procesos de soporte identificados por la norma son los siguientes.  Proceso de documentación: registra la información producida por un proceso o actividad del ciclo de vida.
  • 58.  Procesos de gestión de la configuración: este proceso aplica procedimientos administrativos y técnicos durante todo el ciclo de vida del sistema para:  Controlar la modificaciones (por ejemplo, la modificación al sistema fue realizada por la persona z) y las versiones de los elementos que compones el sistema (ejemplo, la última versión del programa es la 8.5).  Registrar e informar sobre el estado de los elementos que conforman el sistema y las peticiones de modificación.  Controlar el almacenamiento, la logística y la entrega de los elementos.  Proceso de aseguramiento de calidad: conjunto de actividades planificadas y sistemáticas necesarias para aportar la confianza en que el producto (hardware – software) va a satisfacer los requisitos estipulados de calidad.  Proceso de verificación: determina si los requisitos de un sistema están completos y son correctos. Puede ser responsabilidad de una organización de servicios cuyo caso, se denomina proceso de verificación independiente.  Proceso de validación: sirve para determinar si el sistema cumple con los requisitos previstos para su uso.
  • 59.  Proceso de revisión conjunta: este proceso se ocupa de la evaluación del sistema durante una actividad de un ciclo de vida. Las revisiones conjuntas son pertinentes tanto a nivel de gestión como nivel técnico a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.  Proceso de auditoria: permite establecer. En lo hitos predeterminados si se han cumplido los requisitos, los planes y el contrato.  Proceso de resolución de problemas: este proceso posibilita el análisis y la eliminación de los problemas (disconformidades con los requisitos o el contrato) descubiertos durante el desarrollo, la explotación, el mantenimiento u otro proceso, el objetivo es aportar un medio apropiado y documentado para asegurar que todos los problemas descubiertos se analizaran y eliminaran. El fin no es implementar un sistema de costos complejo sino es necesario porque volverá lento el proceso de acumulación y manipulación de información y de toma de decisiones y por lo tanto el crecimiento, las estrategias y posicionamiento de la empresa. Es lo mismo que ponerle el motor de un tracto camión a un automóvil, se pone lento el automóvil porque su infraestructura (llantas, amortiguadores,…) no resiste tal presión. De igual manera sucede al relacionar un tractor con un motor de automóvil, anduviera muy lento y se dañara rápidamente.
  • 60. Sistema de información adecuado S1= sistema inicial información de costos. S2= sistema nuevo información de costos. R1= nivel máximo satisfacción del S1. R2= nivel máximo satisfacción del S2. de de de de En la figura se observa un proceso normal de implementación de un nuevo sistema de información. Se denomina proceso normal, debido a que es casi necesario que el grado de satisfacción del SIG inicial disminuya para que se pueda implementar uno nuevo, de acuerdo con el crecimiento de la empresa
  • 61. Cuando el segundo SIG se implementa tarde. P= en este punto los datos no satisfacen las necesidades de información, en otras palabras, el SIG ya no es utilizado para la consulta y debida toma de decisiones por parte de la gerencia. Es un punto de crisis total de información de costos, ya no es normal.
  • 62. Este es un caso en el cual se implementa un SIG muy sofisticado (ejemplo, un SAT) cuando la empresa no lo necesita en el momento, ya sea, debido a su tamaño o a que sus exigencias de información no son muy rigorosas y/o complejas. Como se menciona en párrafos anteriores, es igual a (ponerle un motor de un tracto camión a un automóvil”, no se aprovecha la inversión realizada en el mismo. Se debe realizar el diseño de costos que el especialista crea pertinente para cada ejercicio según su conocimiento y apreciación de la información, además tiene que indicar que otra información requiere para analizar.
  • 63.  Ejemplo del SIG • La empresa TRE Ltda.; tiene el siguiente modelo de costos adecuado a un sistema contable. La empresa cree que no le funciona o no le permite obtener el control de la información de los costos para toma de decisiones. Modelo actual
  • 64. Descripción del modelo actual del sistema de costos de la empresa: El modelo que se tiene en la empresa es por el sistema costos por órdenes de producción. Por un lado, se maneja un modelo absorbente para los costos de producción directos de materia prima, mano de obra y CIF. Por otro lado el control de los inventarios se realiza con el modelo permanente por medio del kardex, utilizando en método promedio ponderado. El cálculo de los CIF se hace de manera real, llevándolos al costo del producto con modelo general y con asignación directa. El cálculo de los gastos administrativos y de ventas es llevado al estado de resultado, sin pasar por el producto. Problemas del sistema para la empresa. • La forma de calcular los costos directos es por documentos según consumos real, pero no tienen comparación con el estándar, según ficha de lo que deberían consumir realmente, para obtener un inductor de desperdicios de materia prima. • En el cálculo de la mano de obra no se analiza el consuno del costo real. • Los costos por servicios directos de maquila son enviados directamente al estado de resultado, quedando como un gasto administrativo. • El control d los inventarios para los productos perecederos se hace con el método promedio ponderado.
  • 65. • • • No existe estudio de los estándares de producción de los costos directos. Por lo tanto no se conoce si están existiendo desperdicios en el consumo de la materia prima. Igualmente no se identifican los desperdicios de tiempos de producción y de los costos totales. El método de la asignación de los CIF no deja ver la mezcla de servicios que presta entre departamentos. La asignación de los gastos administrativos y de ventas debe hacerse al producto y conocer los costos totales unitarios. Recomendaciones:  Deben hacerse estudios y calcular los costos directos e indirectos de producción y realizar las fichas técnicas de cada producto.  Tiene que crearse los documentos de control para los consumos reales de materia prima, mano de obra, servicios y CIF.  Se debe manejar el inventario de materia prima perecedera con el método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir).  Es necesario hacer el estudio de presupuestos para calcular los costos estándar, teniendo en cuanta el cálculo de variaciones con sus respectivos cálculos de topes, ya que se trata de una empresa con muchos productos.  La asignación de los CIF debe hacerse con el método escalonado.  Se deben asignar los gastos administrativos y de ventas al producto con el método por procesos y asignación escalonada
  • 66. Modelo sugerido
  • 67.  Bibliografía Auditoría de Costos Carlos Augusto Rincón Soto

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