CONTABILIDAD HOTELERA

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GENERALIDADES DE CONTABILIDAD HOTELER

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CONTABILIDAD HOTELERA

  1. 1. Contabilidad HoteleraIng. Wilson Velastegui. O.wavo_33@yahoo.com.mx
  2. 2. CARACTERÍSTICAS DE LAS ACTIVIDADESHOTELERAS Las actividades hoteleras y de ramas afines como lugares deesparcimiento, pensiones, moteles, hostales hosterías, restaurantes, etc.constituyen servicios que prestan las personas naturales o jurídicas aclientes a fin de satisfacer en forma apropiada las necesidades paraalojamiento, distracción, alimentación y otras. Existe una amplia gama de hoteles y afines que se diferencian por sutamaño, los servicios que prestan, el estilo, la ubicación, atractivosespeciales, pero todos en general tratan de brindar lo mejor de susposibilidades para alcanzar buena imagen y permanencia. Las actividades hoteleras contribuyen al desarrollo socio – económico delpaís, pues, están íntimamente vinculadas con el turismo local einternacional, constituyendo al mismo tiempo una importante fuente deempleo y de ingresos, así como también al desarrollo de otras actividadesproductivas que tienen relación directa o indirecta con el sector, talescomo la agricultura a través de la producción y provisión de alimentos, laagroindustria mediante alimentos procesados, la construcción a través deobras civiles y de infraestructura necesarias para la actividad hotelera,GENERALIDADES ** HERNÁN MALDONADO PALACIOS . «CONTABILIDAD PRÁCTICA POR ACTIVIDADES» TOMO II
  3. 3.  El servicio básico de hotelería comprende la disposición dehabitaciones, comidas, bebidas, y otros servicios complementariosque satisfacen la estadía de las personas alojadas. El cliente o huésped de un hotel espera que la atención que éste lebrinde, le signifique la más alta satisfacción, de tal manera queencuentre comodidad y tranquilidad personal durante supermanencia. Además de los servicios básicos requeridos para el funcionamientode un hotel y dependiendo de la categoría conferida por lasAutoridades respectivas, existen servicios complementarios, entreellos: lavado de ropa, piscina, discoteca, casino, salas deconferencias, espacios deportivos, teléfonos, tours, etc., segúncada organización. Una característica fundamental del servicio hotelero está en labuena atención a los clientes, tanto por los servicios que prestacomo por la cultura y buenos modales de ejecutivos, empleados ytrabajadores que laboran en el hotel.SERVICIO DE HOTELERÍA
  4. 4. ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓNHOTELERALa funcionalidad apropiada de un hotel puede lograrse con una buenaorganización de áreas directivas y operativas: Gerencia, Administración,Contabilidad, Mantenimiento, Personal, Crédito y Servicios. GERENCIALa Gerencia del Hotel debe asumir una persona en lo posible formada enciencias administrativas o afines, que le permita su desenvolvimiento con altogrado de eficiencia.El Gerente del Hotel requiere de visión de conjunto en los campos técnicos,financieros y administrativos para anteponer y controlar los riesgos que sederivan de la gestión hotelera. Además, tiene a su cargo la representación legalque le faculta actuar en nombre de la Organización frente a las obligacionestributarias, laborales, seguridad social, societarias, relaciones bancarias, con lacompetencia, organismos de control, y demás vinculadas con la marcha delHotel.Especial atención de la Gerencia requiere las relacionadas con Leyes yReglamentos del Turismo, pues en ellas constan disposiciones que brindanincentivos y normas para el desarrollo de esta importante actividad.
  5. 5.  Normalmente cada organización hotelera nombra un Administradorquien tiene a su cargo la supervisión, control, y coordinación de lasactividades del negocio relacionadas con el servicio de alojamiento, decomidas, bebidas, etc. El Administrador del Hotel debe ser especialista en la rama hotelera, enlo posible titulado en Administración Hotelera, ya que cada vez serequiere del grado de especialización y conocimientos, así se logramayor eficiencia en este tipo de actividades. El Administrador tiene a su cargo básicamente el área de cocina, bar –restaurante. Con la anticipación debida debe identificar las necesidadesde provisiones de alimentos, licores, bebidas gaseosas y otros bienesafines; deberá asimismo, controlar la duración de los mismos a fin deevitar desperdicios; así como ejercer control sobre vajillas y demásmenajes y utensiliosADMINISTRACIÓN
  6. 6. Como en toda empresa, la Contabilidadconstituye un elemento fundamental paraconocer su historia económica y financiera asícomo la información de los Estados Financierosfundamentalmente el Balance General, el Estadode Pérdidas y Ganancias y el Estado de Flujo deEfectivo. En el caso de hoteles, además dellevar Contabilidad consistente, confiable yoportuna, es fundamental la sistematización delos costos de los diferentes servicios que ofrece.El Jefe de Contabilidad se encarga de organizar,ejecutar, supervisar, controlar y coordinar lasdistintas actividades que tienen relación con elproceso contable, los libros, estados financieros,y su vinculación con los Departamentos dePagaduría o Tesorería o Caja si existieren éstasUnidades.CONTABILIDAD MANTENIMIENTOEl área de mantenimiento se encarga delcuidado de todas las maquinarias, equipos einstalaciones del hotel a fin de precautelar suóptimo funcionamiento.El mantenimiento del hotel constituye unafunción de vital importancia por cuantosignifica un soporte indispensable para sumarcha normal. Debe entenderse quecualquier falla provocada por falta de atencióndel personal responsable puede afectarseriamente a la imagen y calidad de losservicios. Además de un buen mantenimientodel hotel, es también muy importante disponeractualizadas las contrataciones de seguros depropiedades, equipos e instalaciones, evitandoasí pérdidas que incidan en la estabilidadfinanciera en este tipo de actividades, pues laactividad hotelera requiere de unainfraestructura apropiada a la que se destinamontos altos de inversión.
  7. 7. PERSONALLa Dirección o Jefatura de Personal o deRecursos Humanos de un hotel está encargadade la selección previa, coordinación, ymantenimiento del personal del hotel asignadoa los distintos servicios del hotel: habitaciones,comedor – restaurante, pisos, información,correo, personal administrativo, etc.Un aspecto muy importante es la preparacióndel personal, para ello, deben motivarse cursosde actualización en materias de RecursosHumanos, Motivación, Análisis Transaccional,etc. y de ésta manera desenvolverse en mejorforma, dado que la mayor parte de estepersonal mantiene trato con clientes, huéspedesy público engeneral.CRÉDITOSi el hotel tiene departamento o área decrédito, éste se encarga de todas lasrelaciones financieras con clientes a los cualesel hotel concede facilidades de pago. Esnecesario mantener un kárdex actualizado quepermita con oportunidad conocer el estado delcrédito entre crédito concedido, abonos opagos, y saldos porcobrar.SERVICIOSCubre el área relacionada con servicios de“botones”, choferes, ascensoristas y demásservicios afines.
  8. 8. Es el lugar que proporcionahospedaje y alimentación, así comotambién es el lugar deentretenimiento para el viajero, seconsidera como un edificio público,una institución de serviciodoméstico y opera en unaestructura diseñada para obtenerutilidadesCONCEPTO DE HOTEL ORGANIGRAMA DE UN HOTELAunque no existe un estándar único a nivel deorganigrama para hoteles, a continuación se presentaun organigrama referencial .
  9. 9. Ecuador Travel (2010) en su publicidad virtual, mencionaque:“El Ecuador se encuentra ubicado en el noreste de América delSur, atravesado por la línea ecuatorial que hace que suterritorio se encuentre dividido entre dos hemisferios: NorteSur, otorgándole así una posición única en el mundo. LasCuatro Regiones Naturales: Costa, Sierra, Oriente y RegiónInsular.Sin duda es el país de la mega diversidad y posiblemente unode los más ricos del planeta, pues gracias a sus grandescontrastes, en su pequeño territorio conjuga cuatro regionesnaturales que ofrecen una inmensidad de suelos, climas,montañas, páramos, playas, islas y selva, que a la vezconstituyen el hogar de miles de especies de flora y fauna.Pero el Ecuador no sólo es rico en naturaleza también es ricoen su gente, pues su territorio es padre de 14 nacionalidadesindígenas con costumbres, idiomas y tradiciones múltiples”Pág. www.ecuador.us/turismo.htm.LA HOTELERÍA EN ECUADOR
  10. 10.  “Hoteles de una estrella: Estos hoteles siempre son los más económicos y los que menosservicios tienen. Tienen una habitación privada, algunas veces con baño privado y otras conbaño compartido. Son estrictamente funcionales –sólo para dormir y seguir el viaje– y nocuentan con servicio de limpieza. Los muebles suelen ser una cama y una silla, y a vecespuedes llegar a encontrar un ropero y una mesa de luz. Hoteles de dos estrellas: Estos hoteles de mediana categoría ofrecen baño privado y unespacio habitacional más amplio con algún mobiliario extra, como ropero o mesa y sillas.Generalmente cuentan con servicio de alimentos y bebidas, aunque en horarios cortados ycon menús básicos. Están ubicados casi siempre en la zona céntrica de la ciudad, aunque elpaisaje que ofrecen no es de lo más atractivo. Hoteles de tres estrellas: Estos hoteles tienen un costo medio. Cuentan con ampliosespacios en cada habitación y un mobiliario completo con sillas, mesas, armarios, televisor,teléfono privado y baños confortables. Algunos incluso poseen una pequeña heladera que yaviene con bebidas que se pagan al final de la estadía en caso de que las consumas. Siempreestán bien ubicados, sea porque están en el casco céntrico de la ciudad o por encontrarseen lugares turísticos cerca de grandes atracciones.Montoto Rodrigo, (2007) en su publicación Clasificación de hoteles, de una a cincoestrellas, señala que los hoteles se clasifican de la siguiente manera:CLASIFICACIÓN DE LOS HOTELES
  11. 11.  Hoteles de cuatro estrellas: Estos hoteles están considerados de primera clase: sonlujosos, con comodidades amplias como habitaciones grandes y lujosamente decoradas, queincluyen accesorios tales como secador de pelos, gel de baño y TV por Cable. Tambiénofrecen una serie de facilidades como: tienda del estilo duty free, servicio de lavandería,centro de reuniones de negocios y empresariales y centros de ocio, como mesas de billar ocartas. Hoteles de cinco estrellas: Estos hoteles de lujo se caracterizan por ofrecerte la mejoratención y la más amplia gama de servicios, que van desde espacio para piscinas, salones degimnasia con profesores y animadores infantiles incluidos, hasta un servicio de guarderíapara niños, shows y eventos casi todas las noches. Tienen un espacio para las comidas yveladas con música en vivo, además de una carta desarrollada por varios chefsespecializados en la gastronomía de la región.” Pág. www.viajeros.com.
  12. 12. “a) Servicios principales. Restaurante. Cafetería. Salón para banquetes y/oconvenciones. Lobby. Room Service. Centro Nocturno. Piscina. Bar.González Maria Elena (2009) en su obra CONTABILIDAD HOTELERA, nos indica que Losservicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE UN HOTELb) Servicios Secundarios. Estética. Tabaquería. Arrendadora de autos. Agencia de viajes. Boutiques. Lavandería y tintorería. Farmacia. Área de recreación. Área comercial. Servicio Médico” Pág.www.conocimientosweb.net
  13. 13. TIPOS DE HOTELESPROPIOS ALQUILADOS ADMINISTRADOSUtilidad delHotel esUtilidad de lacadenahoteleraLa Cadenahotelera debepagar un alquilera la CompañíaPropietariaLa cadena hotelerarecibe unhonorario porAdministraciónde la CompañíaPropietaria
  14. 14.  Siendo la actividad hotelera una rama del sector “Servicios”, en laContabilidad Hotelera se distinguen dos grandes aspectos: costosde cada servicio; e ingresos de los servicios. Los Sistemas de Contabilidad en las actividades de hotelería seajustan a sus propias características y naturaleza, dependiendo dela organización y servicios que tenga cada hotel. Una vez identificado el tipo de organización, sus áreas,departamentos y servicios, la Contabilidad debe diseñarse en basea la distribución, al departamento de servicios que lo genere, yaque cada departamento genera costos, sin embargo, no todos losdepartamentos generan ingresos tal es el caso del áreaadministrativa, por ejemplo El soporte medular de la Contabilidad Hotelera está dado por laprecisión de los costos e ingresos imputables a cadadepartamento; habitaciones, comedor, bar - restaurante, bebidas,lavado y planchado de ropa, casino, teléfonos, salas deconferencias, salas de recepciones, piscina, canchas deportivas,etc. según la disponibilidad de cada hotel.CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DE LACONTABILIDAD HOTELERA
  15. 15.  Característica especial en la Contabilidad Hotelera constituye la oportunidad con la cual debenmanejarse las cuentas contables, tomando en consideración que los servicios que presta elhotel tienen un estilo de “rapidez” y en este lapso habrá que registrar contablemente con laoportunidad debida, así por ejemplo: si un cliente o huésped utiliza el teléfono habrá quecargarlo a su cuenta el valor de costo de la llamada; si está lavada su ropa, el costo se locargará antes de entregarla; si consumió comidas y bebidas, de igual manera se lo cargará asu cuenta. Otras cuentas que se utilizan en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal esel caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, préstamos, depreciaciones,amortizaciones, gastos diferidos, etc. y tienen un tratamiento de tipo general como en otrasactividades. El uso de los llamados ”Diarios Especializados” como los de Compras, Ventas, Caja, Bodegas,es una característica particular en los hoteles, aplicando inclusive la modalidad de “columnario”porque permite correlacionar las cuentas con los departamentos respectivos que generancostos; ventas, ingresos y salidas de caja, requisición de alimentos, bebidas, materiales, etc. El Diario General absorbe el resumen de las “Diarios Especializados” y de las demástransacciones no constantes en ellos, lográndose la consolidación tanto desde el Diario Generalcomo desde los “Diarios Especializados”.
  16. 16.  En un hotel existen varias fuentes deingresos, las principales son habitaciones,comedor, bar-restaurant, otra fuentecomplementaria lavada y planchado de ropa,casino (si lo hubiere), salas de conferencias,peluquería, etc. según la categoría a la quepertenezca el hotel. Para contabilizar los ingresos que percibe elhotel por la prestación de servicios esnecesario en primer lugar diferenciarlos porÁreas principales, de tal manera que faciliteel reconocimiento de cada servicio. El hechode distribuir los ingresos por cada servicioprincipal no solo que permite la cuantificaciónpor cada rubro sino que permite identificar laimportancia de cada servicio respecto delingreso total. Además constituye un elementofundamental para la programaci6npresupuestaria para cada ejercicio financiero. La primera información que se capta en el hotela la llegada de los huéspedes es el “Registrode Huéspedes” . Se usan tarjetas que incluyenel nombre, cedula de identidad, procedencia,destino, numero de personas y firma del queasume la habitación. El alquiler de habitaciones constituye un rubroprincipal de los ingresos del hotel. Para facilitarsus registros y contabilización es indispensablemantener actualizadas las tarjetas de llegadas declientes y anotar los días de permanencia, de talsuerte que, cuando el huésped decide abandonarel hotel, esta información debe estar lista paraemitir la cuenta y factura correspondiente. En las tarjetas de habitaciones llamadas también"Libro de Habitaciones" o "Cargo deHabitaciones" ocurre que se va anotando elnúmero de personas que han registrado suingreso por habitación. Se abre una fichaintercambiable de tal manera que siempre seconozca las habitaciones ocupadas y las vacantesexistentes cuando los huéspedes abandonan elhotel.LAS FUENTES DE INGRESOS Y SUCONTABILIZACIÓNINGRESOS POR ALQUILER DE HABITACIONES
  17. 17. FECHA:______________________________________ PROCEDENCIA: ____________NOMBRE:_____________________________________ C.I: _____________________PRECIOSIMPLE DOBLE TRIPLE HAB 1 2 3 4 5 610 x $ 140,00 x x x $ 420,00TOTALHOTEL "LAS RETAMAS" S.A.REGISTRO DE HABITACIONESAv. Huayna Cápac 1-97 y Pío BravoEsmeraldas-EcuadorTelf: 07 2310034TIPO DEHABITACION NUMERO DEDIASHAB.NO.Ejemplo:

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