Auditorias de calidad

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Auditorias de calidad

  1. 1. Tema 6 - Control de Calidad 1 Auditorias y Registros de Empresa 6.0 Conceptos previos. 6.1 ¿Qué es una auditoria de calidad? 6.2 Tipos de Auditorias. 6.3 Objetivos de la Auditoria. 6.4 Cualificación de los auditores. 6.5 Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores. 6.6 ¿Cómo auditar?
  2. 2. Tema 6 - Control de Calidad 2 6.0 - Conceptos Previos  Control de la Calidad: Técnicas y actividades de carácter operativo, utilizadas para cumplir los requisitos para la calidad.  Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de acciones implantadas dentro del SC, para proporcionar la confianza óptima de que una entidad cumplirá requisitos para la calidad.  Gestión de la Calidad: Conjunto de actividades que determina la política de la calidad, responsabilidad de la dirección.  Calidad total: Forma de gestión de una organización, basado en la coordinación y participación de todos sus miembros para la calidad. Calidad: Conjunto de características de una entidad que le confieren la aptitud negativa o positiva para satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas. Evolución de la Calidad  Sistema de Calidad (SC): Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar la gestión de la calidad.
  3. 3. Tema 6 - Control de Calidad 3 6.1 - ¿Qué es una Auditoría Administrativa? ¿Quién está implicado? AUDITOR Una persona calificada para planear y conducir auditorias de acuerdo a un estándar y este estándar puede ser usado como referencia a una o más auditorias. CLIENTE La organización que requiere la auditoria, para que esta se lleve a cabo y así obtener seguridad en la calidad. AUDITADO La organización que es auditada; esta puede ser una organización completa o una parte de la misma. Definición: Evaluación sistemática y objetiva para comprobar si las actividades y los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos planes están implantados de forma efectiva y además son adecuadas para alcanzar los objetivos de calidad.
  4. 4. Tema 6 - Control de Calidad 4 Externas  de Clientes  de Certificación Internas 6.2 - Tipos de Auditorías Auditorias - Realizadas por personal de la organización pero que no tiene relación directa con la actividad auditada. - Las realiza personal contratado por la organización. - Satisface a clientes y a inversores. - Se realizan generalmente para el control o restauración de la calidad, pero sólo cuando los estados financieros pueden verse afectados.
  5. 5. Tema 6 - Control de Calidad 5 Auditoria Interna Auditoria de Cliente Auditoria de Certificación Proporcionan confianza externa Proporcionan confianza interna Mejora de los procesos Mejora del Sistema de Calidad  Las auditorias internas se programan en función de la naturaleza e importancia de la actividad sometida a auditoria. Además sirve de apoyo a una auditoria externa. Tipos de Auditorías
  6. 6. Tema 6 - Control de Calidad 6 6.3 - Objetivos de las Auditorías  Determinar la conformidad o no de los elementos de la Funciones Administrativas con los requisitos observados.  Determinar la eficacia de las Funciones Administrativas implantado para alcanzar los objetivos.  Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su proceso  Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.  Permitir la inscripción del organismo auditado en un Objetivos de las Auditorias  Hacer la evaluación inicial de un suministrador antes de establecer relaciones contractuales.  Verificar en el organismo, que sus Funciones Administrativas cumplen los requisitos establecidos y que realmente esta implantado.  Verificar que, en una relación contractual, las Funciones Administrativas del suministrador es eficiente.  Hacer la evaluación, en el marco del propio organismo, de su Funciones Administrativas con relación a una norma. Razones para realizar una Auditoria
  7. 7. Tema 6 - Control de Calidad 7 6.4 - Cualificación de los Auditores Cualidades Personales Formación y experiencia Mantenimiento de la aptitud Personas abiertas, maduras, con sentido común, tenacidad, realistas y con capacidad de análisis. Aptitud para ver las situaciones complejas desde un punto de vista general y con espíritu cooperativo y comunicativo. Estudios secundarios, conocimientos de las normas aplicables, técnicas de evaluación de pruebas, apreciaciones y de informes. 4 años de experiencia practica (aseguramiento de la calidad). Estar al día en el conocimiento de las normas relativas a los SC y en los métodos y procedimientos de las auditorias. Participar en cursos de formación y/o perfeccionamiento; estar sometido al examen de sus actuaciones por el comité.
  8. 8. Tema 6 - Control de Calidad 8  Elección del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría. Debe haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de comunicación y gestión del equipo. 6.5 - Funciones responsabilidades y tareas de los auditores Responsabilidades Funciones  Del Auditor Jefe.  Del equipo auditor o auditores.  Del auditado.  Del Auditor Jefe.  Del equipo auditor o auditores.  El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna función.
  9. 9. Tema 6 - Control de Calidad 9 Funciones responsabilidades y tareas de los auditores AUDITOR JEFE  Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditoría .  Participar en la selección de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado.  Definir los requisitos de cada trabajo de la auditoría. Revisar la documentación de la Función Administrativa . Dar instrucciones al equipo auditor.  Informar y comunicar al auditado sobre los resultados de la auditoría, las no conformidades críticas y los obstáculo importantes durante el curso de la auditoría. Funciones Responsabilidades
  10. 10. Tema 6 - Control de Calidad 10 Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores AUDITORES  Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las observaciones.  Cooperar con el auditor jefe.  Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.  Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoria. Respetar la deontología profesional.  Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SC auditado. Funciones Responsabilidades
  11. 11. Tema 6 - Control de Calidad 11 Funciones responsabilidades y tareas de los auditores AUDITADO  Informar al personal afectado sobre el objeto y finalidad de la auditoría; designar a los mandos de su personal para que acompañen al equipo auditor.  Poner a disposición del equipo auditor los medios necesarios para asegurar el desarrollo optimo de la auditoría.  Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría.  Determinar e iniciar las acciones correctoras atendiendo al informe de la auditoría. Responsabilidades
  12. 12. Tema 6 - Control de Calidad 12 6.6 - ¿Cómo auditar? Revisión preliminar del SC auditado -Si las condiciones no es el adecuado conviene no continuar con la auditoría. -Base para preparar la auditoría y juzgar el SC auditado. Tareas del equipo auditor -Conviene asignar a cada auditor la auditoría de elementos Específicos de la Empresa. Esta asignación será hecha por el auditor jefe. Documentos de trabajo - Listas de verificación para cada elemento del proceso. - Formularios para recoger observaciones y formularios para consignar evidencias. Plan de la auditoría - Conocido con antelación. - Flexible para permitir cambios durante la auditoría. -Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar de la auditoría, áreas a auditar... PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA
  13. 13. Tema 6 - Control de Calidad 13 ¿Cómo auditar? Reunión inicial - Presentación del equipo auditor y de un resumen de métodos y procedimientos a utilizar. - Confirmar el horario de reuniones intermedias y final, y la disponibilidad de medios e instalacio- nes que se precisen. Observaciones de la auditoría - Documentar todas las observa- ciones y determinar las que deben considerarse no conformidades. - Las no conformidades deben referenciar los requisitos que se Incumplen. Recogida de evidencias - A través de entrevistas, examen de documentos y observación de las áreas afectadas. - Anotar los indicios de no conformidad para su posterior investigación. . Reunión final con el auditado - Presentar: las observaciones de la auditoría a la dirección del auditado y asegurarse de su comprensión; las conclusiones del equipo auditor relativas al SC. -Levantar acta de esta reunión. EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA
  14. 14. Tema 6 - Control de Calidad 14 ¿Cómo auditar?  Es responsabilidad del auditor jefe.  El informe tiene por objeto exponer los hechos, no analizar las causas, ni recomendar acciones correctoras.  En caso de duda sobre alguna situación auditada, no considerarla.  Debe contener: objetivo y alcance de la auditoría, observaciones de no conformidad, capacidad del SC para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribución del informe...  Informe de la Auditoría
  15. 15. Tema 6 - Control de Calidad 15 ¿Cómo auditar?  Retener solo los hechos. No tener en cuenta rumores o suposiciones.  Tener en todo momento el control de la auditoría. Preguntar y escuchar, no discutir.  Adaptarse a la situación y al auditado. Examinar en detalle la documentación.  Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor.  Generalmente el auditor debe escuchar y mantener un tono de cooperación.  Para estudiar una situación, usar las tradicionales: ¿qué? ¿cómo? ¿dónde?... Recomendaciones practicas Comportamiento del auditor
  16. 16. Tema 6 - Control de Calidad 16 ¿Cómo auditar? ¿NECESITA INSTRUCCIONES ESCRITAS? ¿CONFORME INSTRUCCIONES? Conforme NO CONFORME ¿EXISTEN? NO CONFORME O NO ADAPTADA ¿ALCANZA OBJETIVOS? PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA Tarea Examinada CONFORME NO SI NO SI NO SI NO SI

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