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Qualidade   osm - ministério público de santa catarina
 

Qualidade osm - ministério público de santa catarina

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    Qualidade   osm - ministério público de santa catarina Qualidade osm - ministério público de santa catarina Document Transcript

    • PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉCENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ CURSO DE ADMINISTRAÇÃO WILLIAN FELLIPE DOS SANTOS CONTROLE, AÇÃO E PLANEJAMENTO São José 2011
    • PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉCENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ CURSO DE ADMINISTRAÇÃO WILLIAN FELLIPE DOS SANTOS CONTROLE, AÇÃO E PLANEJAMENTO Trabalho elaborado para a disciplina de Organização, Sistemas e Métodos do Curso de Administração do Centro Universitário Municipal de São José – USJ Orientador: Prof. Msc. Alcides José F. Andujar. São José 2011
    • 2SUMÁRIOLISTA DE QUADROS ................................................................................................. 3LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... 4C1 – CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS .................................................................... 5C2 – ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS ...................................................................... 6C3 – ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS .............................................................. 7C4 – CONHECIMENTO DOS PROCESSOS .............................................................. 9C5 – INDICADORES ................................................................................................... 9C7 – IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS .............................................................. 10C8 – SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL .......................................................... 10C9 – IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS ...................................................................... 11C10 – SELEÇÃO DA CAUSA PRINCIPAL ................................................................ 11A1 – ANÁLISE DE VALOR ........................................................................................ 12A2 – GERAÇÂO DE IDÉIAS ..................................................................................... 12A4 – AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DAS ALTERNATIVAS ............................................ 13P1 – PLANO DE AÇÃO ............................................................................................. 13
    • 3LISTA DE QUADROSQuadro 1 ..................................................................................................................... 5Quadro 2 ..................................................................................................................... 5Quadro 3 ..................................................................................................................... 6Quadro 4 ..................................................................................................................... 7Quadro 5 ..................................................................................................................... 9Quadro 6, 7 e 8 ........................................................................................................... 9Quadro 9 ................................................................................................................... 10Quadro 10 ................................................................................................................. 12Quadro 11 ................................................................................................................. 12Quadro 12 ................................................................................................................. 13Quadro 13 ................................................................................................................. 13
    • 4LISTA DE FIGURASFigura 1 ..................................................................................................................... 11Figura 2 ..................................................................................................................... 11
    • 5C1 – CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS Os dados utilizados no presente trabalho foram coletados durante o mês deoutubro do ano corrente de 2011, portanto os dados e comparações apresentadosreferem-se ao período de um mês. Solicitação de Materiais Concluídos Não Atendidos 220 150 70 100% 68% 32% Quadro 1: solicitações ocorridas Outubro de 2011 Fonte: Elaborado pelo autor, 2011. Solicitação de Materiais 100% 76% 50% 35% Concluído 0% Gráfico 1: Cadastros 2011 Fonte: Elaborado pelo autor, 2011. Ocorrência Quantidade MotivoSeparação de Materiais de Consumo 1 Não há material em estoque Há material em Estoque, porémSeparação de Materiais de Consumo 2 depende de aprovação da CLSeparação de Materiais Permanentes 4 Não há material em estoqueConferência dos Materiais com a Material diferente do entregueamostra 7 como amostra Não há disponibilidade de carro eTransporte de materiais 3 motorista para efetuar entrega Total 17 Quadro 2: Documentos e causas do não atendimento de pedidos Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
    • 6 Controle das Ocorrências Separação de Materiais de Consumo 7 Separação de Materiais 6 de Consumo 5 Quantidade 4 Separação de Materiais Permanentes 3 2 Conferência dos Materiais com a 1 amostra 0 Transporte de materiais Gráfico 2: Causas da não conclusão do cadastro Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.C2 – ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS Qt. % Documento Qte. Acum. % Acumulado Separação de Materiais de Consumo 1 1 5,88% 5,88% Transporte de materiais 3 4 17,65% 23,53% Separação de Materiais de Consumo 2 6 11,76% 35,29% Separação de Materiais Permanentes 4 10 23,53% 58,82% Conferência dos Materiais com a amostra 7 17 41,18% 100,00% Total 17 17 100% 100% Quadro 3: Causas acumuladas da não conclusão do cadastro. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
    • 7 Percentual Acumulado Separação de Materiais de 100% Consumo 80% Transporte de materiais 60% Separação de Materiais de Consumo 40% Separação de Materiais Permanentes 20% Conferência dos Materiais com a amostra 0% Gráfico 3: Causas acumuladas da não conclusão do cadastro. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011. % das Documento Qte. Ocorrências Classificação ABC Conferência dos Materiais com a A amostra 7 41,18% Separação de Materiais Permanentes 4 23,53% B Transporte de materiais 3 17,65% B Separação de Materiais de Consumo 2 11,76% C Separação de Materiais de Consumo 1 5,88% C Quadro 4: Ponto de Equilíbrio Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.C3 – ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS Unidade de apoio vinculada a Coordenadoria de Operações Administrativasdo Ministério Público de Santa Catarina, a Gerência de Almoxarifado desempenhaum papel fundamental para todas as Promotorias de Justiça e demais unidades deadministrativas do MPSC. O processo de Gestão de Estoque é o processo mais importantedesempenhado pela Gerência de Almoxarifado, cujas atividades consistem em todoo processo de atendimento de provisão de materiais de consumo e benspermanentes, desde o pedido realizado pelas unidades administrativas e por todasas promotorias de justiça do Estado de Santa Catarina.
    • 8 Inicialmente o processo começa pela solicitação do material desejado, o qualé realizado por uma promotoria ou unidade administrativa do MPSC, feita asolicitação é necessário a deferimento do pedido o qual é realizado pelo Gerente deAlmoxarifado (no caso de materiais de consumo) ou pela Secretaria-Geral do MPSC(em caso de materiais permanentes). Uma vez deferido, o pedido entra para uma fila de atendimento, cuja mesmafica em aguardo até que seja possível o atendimento do pedido, o qual éinfluenciado por diversas variáveis já citadas acima. Assim que o atendimento setorna possível, um servidor alocado na Gerência de Almoxarifado é encarregado dedar baixa no sistema, por conseguinte é emitida uma Guia de Saída que é enviadajunto com o material a ser entregue e uma cópia é retida pela própria gerência paracontrole interno. Após estes passos, os pedidos são preparados e encaminhados para aGerência de Transportes do MPSC para serem entregues na região da GrandeFlorianópolis e os que não estiverem nesta região são encaminhados para atransportadora ou pelos correios, dependendo do valor e tipo de produto emquestão. Por último, o pedido é enviado pelo meio mais adequado e entregue nodestino desejado, onde este confirma o recebimento através de conferência do quefoi pedido e o que foi baixado do sistema de estoque (pela Guia de Saída), no qual osolicitante confirma o recebimento por meio de um sistema informatizado viaIntranet.
    • 9C4 – CONHECIMENTO DOS PROCESSOS Quadro 5: Fluxograma de Gestão de Estoque Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.C5 – INDICADORES Solicitação de Materiais - Outubro 2011 Concluído Não Atendido 220 150 70 100% 68% 32% Solicitação de Materiais - Outubro 2010 Concluído Não Atendido 198 132 66 100% 67% 33% Meta para 2011 Pedido de Cadastramento Concluído Inconcluído X Y Z 100% 85% 15% Quadro 6, 7 e 8: Solicitação de Materiais – Outubro 2011 e 2010 Meta para 2011 Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
    • 10 DADOS ATUAIS x META 2012 90% 80% 70% 60% Dados Atuais 50% Meta para mesmo período de 40% 2011 30% 20% 10% 0% 1 Gráfico 4: Dados Atuais versos Meta 2012. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.C7 – IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS  Atraso no processo licitatório;  Ausência de algum tipo de documentação do fornecedor;  Indisponibilidade de carro oficial/motorista para efetuar entrega.C8 – SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL Quadro 9: Seleção do Problema Principal Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
    • 11C9 – IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS Figura 1: Identificação das Causas Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.C10 – SELEÇÃO DA CAUSA PRINCIPAL Figura 2: Ponto de equilíbrio Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
    • 12 Após a identificação das causas, verificou-se que a principal causa queresulta no problema em questão dá-se no ambiente interno da instituição. Portanto, o principal fator que resulta na indisponibilidade de motorista paraefetuar entrega de materiais para as unidades do Ministério Público de SantaCatarina na região da Grande Florianópolis, ocorre devido à falta de motoristasoficiais a disposição da Gerência de Almoxarifado para efetuação de entregas, epela própria cultura da instituição que dificulta bastante à comunicação edisponibilidade para determinados serviços.A1 – ANÁLISE DE VALOR Causa do risco Consequência Cat. Prob. Imp. RT Tratamento Falta de motoristas Pedidos não Contratar 2 novos 5 5 6 6 para a demanda atendidos motoristas Pedidos não Construção de Cultura 3 3 4 9 atendidos uma nova cultura. Quadro 10: Análise de valor Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.A2 – GERAÇÂO DE IDÉIASMétodo anterior: Método atualMotoristas concentrados somente na Dois motoristas alocados na Ger. deGer. de Transportes Almoxarifado de prontidão. Quadro 11: Geração de ideias Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
    • 13A4 – AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DAS ALTERNATIVAS Proposta Resultado Tempo Investimento Classificação Aumentar efetivo de Indeterminado, pois motorista e aloca- Agilidade nas depende de N/D 1 los na Ger. de entregas elaboração de edital Almoxarifado. Quadro 12 – Possíveis técnicas para eliminação de erros Fonte: elaborado pelo autor, 2011.P1 – PLANO DE AÇÃO Plano de AçãoObjetivo: Reduzir o número de pedidos não atendidos Quando Onde Quem Por que Como Quanto Posição Contratar 2 Há Edital de A partir de novos MPSC COORH necessidade concurso N/D 01/02/2012 motoristas imediata público Em andamento A ser feito Realizado Quadro 13 – Técnicas para eliminação de erros Fonte: elaborado pelo autor, 2011.