Qualidade   osm - ministério público de santa catarina
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share

Qualidade osm - ministério público de santa catarina

  • 589 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
589
On Slideshare
589
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉCENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ CURSO DE ADMINISTRAÇÃO WILLIAN FELLIPE DOS SANTOS CONTROLE, AÇÃO E PLANEJAMENTO São José 2011
  • 2. PREFEITURA MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ FUNDAÇÃO EDUCACIONAL DE SÃO JOSÉCENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ – USJ CURSO DE ADMINISTRAÇÃO WILLIAN FELLIPE DOS SANTOS CONTROLE, AÇÃO E PLANEJAMENTO Trabalho elaborado para a disciplina de Organização, Sistemas e Métodos do Curso de Administração do Centro Universitário Municipal de São José – USJ Orientador: Prof. Msc. Alcides José F. Andujar. São José 2011
  • 3. 2SUMÁRIOLISTA DE QUADROS ................................................................................................. 3LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... 4C1 – CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS .................................................................... 5C2 – ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS ...................................................................... 6C3 – ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS .............................................................. 7C4 – CONHECIMENTO DOS PROCESSOS .............................................................. 9C5 – INDICADORES ................................................................................................... 9C7 – IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS .............................................................. 10C8 – SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL .......................................................... 10C9 – IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS ...................................................................... 11C10 – SELEÇÃO DA CAUSA PRINCIPAL ................................................................ 11A1 – ANÁLISE DE VALOR ........................................................................................ 12A2 – GERAÇÂO DE IDÉIAS ..................................................................................... 12A4 – AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DAS ALTERNATIVAS ............................................ 13P1 – PLANO DE AÇÃO ............................................................................................. 13
  • 4. 3LISTA DE QUADROSQuadro 1 ..................................................................................................................... 5Quadro 2 ..................................................................................................................... 5Quadro 3 ..................................................................................................................... 6Quadro 4 ..................................................................................................................... 7Quadro 5 ..................................................................................................................... 9Quadro 6, 7 e 8 ........................................................................................................... 9Quadro 9 ................................................................................................................... 10Quadro 10 ................................................................................................................. 12Quadro 11 ................................................................................................................. 12Quadro 12 ................................................................................................................. 13Quadro 13 ................................................................................................................. 13
  • 5. 4LISTA DE FIGURASFigura 1 ..................................................................................................................... 11Figura 2 ..................................................................................................................... 11
  • 6. 5C1 – CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS Os dados utilizados no presente trabalho foram coletados durante o mês deoutubro do ano corrente de 2011, portanto os dados e comparações apresentadosreferem-se ao período de um mês. Solicitação de Materiais Concluídos Não Atendidos 220 150 70 100% 68% 32% Quadro 1: solicitações ocorridas Outubro de 2011 Fonte: Elaborado pelo autor, 2011. Solicitação de Materiais 100% 76% 50% 35% Concluído 0% Gráfico 1: Cadastros 2011 Fonte: Elaborado pelo autor, 2011. Ocorrência Quantidade MotivoSeparação de Materiais de Consumo 1 Não há material em estoque Há material em Estoque, porémSeparação de Materiais de Consumo 2 depende de aprovação da CLSeparação de Materiais Permanentes 4 Não há material em estoqueConferência dos Materiais com a Material diferente do entregueamostra 7 como amostra Não há disponibilidade de carro eTransporte de materiais 3 motorista para efetuar entrega Total 17 Quadro 2: Documentos e causas do não atendimento de pedidos Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
  • 7. 6 Controle das Ocorrências Separação de Materiais de Consumo 7 Separação de Materiais 6 de Consumo 5 Quantidade 4 Separação de Materiais Permanentes 3 2 Conferência dos Materiais com a 1 amostra 0 Transporte de materiais Gráfico 2: Causas da não conclusão do cadastro Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.C2 – ESTRATIFICAÇÃO DOS DADOS Qt. % Documento Qte. Acum. % Acumulado Separação de Materiais de Consumo 1 1 5,88% 5,88% Transporte de materiais 3 4 17,65% 23,53% Separação de Materiais de Consumo 2 6 11,76% 35,29% Separação de Materiais Permanentes 4 10 23,53% 58,82% Conferência dos Materiais com a amostra 7 17 41,18% 100,00% Total 17 17 100% 100% Quadro 3: Causas acumuladas da não conclusão do cadastro. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
  • 8. 7 Percentual Acumulado Separação de Materiais de 100% Consumo 80% Transporte de materiais 60% Separação de Materiais de Consumo 40% Separação de Materiais Permanentes 20% Conferência dos Materiais com a amostra 0% Gráfico 3: Causas acumuladas da não conclusão do cadastro. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011. % das Documento Qte. Ocorrências Classificação ABC Conferência dos Materiais com a A amostra 7 41,18% Separação de Materiais Permanentes 4 23,53% B Transporte de materiais 3 17,65% B Separação de Materiais de Consumo 2 11,76% C Separação de Materiais de Consumo 1 5,88% C Quadro 4: Ponto de Equilíbrio Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.C3 – ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS Unidade de apoio vinculada a Coordenadoria de Operações Administrativasdo Ministério Público de Santa Catarina, a Gerência de Almoxarifado desempenhaum papel fundamental para todas as Promotorias de Justiça e demais unidades deadministrativas do MPSC. O processo de Gestão de Estoque é o processo mais importantedesempenhado pela Gerência de Almoxarifado, cujas atividades consistem em todoo processo de atendimento de provisão de materiais de consumo e benspermanentes, desde o pedido realizado pelas unidades administrativas e por todasas promotorias de justiça do Estado de Santa Catarina.
  • 9. 8 Inicialmente o processo começa pela solicitação do material desejado, o qualé realizado por uma promotoria ou unidade administrativa do MPSC, feita asolicitação é necessário a deferimento do pedido o qual é realizado pelo Gerente deAlmoxarifado (no caso de materiais de consumo) ou pela Secretaria-Geral do MPSC(em caso de materiais permanentes). Uma vez deferido, o pedido entra para uma fila de atendimento, cuja mesmafica em aguardo até que seja possível o atendimento do pedido, o qual éinfluenciado por diversas variáveis já citadas acima. Assim que o atendimento setorna possível, um servidor alocado na Gerência de Almoxarifado é encarregado dedar baixa no sistema, por conseguinte é emitida uma Guia de Saída que é enviadajunto com o material a ser entregue e uma cópia é retida pela própria gerência paracontrole interno. Após estes passos, os pedidos são preparados e encaminhados para aGerência de Transportes do MPSC para serem entregues na região da GrandeFlorianópolis e os que não estiverem nesta região são encaminhados para atransportadora ou pelos correios, dependendo do valor e tipo de produto emquestão. Por último, o pedido é enviado pelo meio mais adequado e entregue nodestino desejado, onde este confirma o recebimento através de conferência do quefoi pedido e o que foi baixado do sistema de estoque (pela Guia de Saída), no qual osolicitante confirma o recebimento por meio de um sistema informatizado viaIntranet.
  • 10. 9C4 – CONHECIMENTO DOS PROCESSOS Quadro 5: Fluxograma de Gestão de Estoque Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.C5 – INDICADORES Solicitação de Materiais - Outubro 2011 Concluído Não Atendido 220 150 70 100% 68% 32% Solicitação de Materiais - Outubro 2010 Concluído Não Atendido 198 132 66 100% 67% 33% Meta para 2011 Pedido de Cadastramento Concluído Inconcluído X Y Z 100% 85% 15% Quadro 6, 7 e 8: Solicitação de Materiais – Outubro 2011 e 2010 Meta para 2011 Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
  • 11. 10 DADOS ATUAIS x META 2012 90% 80% 70% 60% Dados Atuais 50% Meta para mesmo período de 40% 2011 30% 20% 10% 0% 1 Gráfico 4: Dados Atuais versos Meta 2012. Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.C7 – IDENTIFICAÇÃO DOS PROBLEMAS  Atraso no processo licitatório;  Ausência de algum tipo de documentação do fornecedor;  Indisponibilidade de carro oficial/motorista para efetuar entrega.C8 – SELEÇÃO DO PROBLEMA PRINCIPAL Quadro 9: Seleção do Problema Principal Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
  • 12. 11C9 – IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS Figura 1: Identificação das Causas Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.C10 – SELEÇÃO DA CAUSA PRINCIPAL Figura 2: Ponto de equilíbrio Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
  • 13. 12 Após a identificação das causas, verificou-se que a principal causa queresulta no problema em questão dá-se no ambiente interno da instituição. Portanto, o principal fator que resulta na indisponibilidade de motorista paraefetuar entrega de materiais para as unidades do Ministério Público de SantaCatarina na região da Grande Florianópolis, ocorre devido à falta de motoristasoficiais a disposição da Gerência de Almoxarifado para efetuação de entregas, epela própria cultura da instituição que dificulta bastante à comunicação edisponibilidade para determinados serviços.A1 – ANÁLISE DE VALOR Causa do risco Consequência Cat. Prob. Imp. RT Tratamento Falta de motoristas Pedidos não Contratar 2 novos 5 5 6 6 para a demanda atendidos motoristas Pedidos não Construção de Cultura 3 3 4 9 atendidos uma nova cultura. Quadro 10: Análise de valor Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.A2 – GERAÇÂO DE IDÉIASMétodo anterior: Método atualMotoristas concentrados somente na Dois motoristas alocados na Ger. deGer. de Transportes Almoxarifado de prontidão. Quadro 11: Geração de ideias Fonte: Elaborado pelo autor, 2011.
  • 14. 13A4 – AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DAS ALTERNATIVAS Proposta Resultado Tempo Investimento Classificação Aumentar efetivo de Indeterminado, pois motorista e aloca- Agilidade nas depende de N/D 1 los na Ger. de entregas elaboração de edital Almoxarifado. Quadro 12 – Possíveis técnicas para eliminação de erros Fonte: elaborado pelo autor, 2011.P1 – PLANO DE AÇÃO Plano de AçãoObjetivo: Reduzir o número de pedidos não atendidos Quando Onde Quem Por que Como Quanto Posição Contratar 2 Há Edital de A partir de novos MPSC COORH necessidade concurso N/D 01/02/2012 motoristas imediata público Em andamento A ser feito Realizado Quadro 13 – Técnicas para eliminação de erros Fonte: elaborado pelo autor, 2011.