Tema conceptos basicos bases de datos

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Tema conceptos basicos bases de datos

  1. 1. TEMA: CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007 DURACIÓN: 2 CLASESLOGRO: Identificar cuáles son los elementos básicos de Access 2007 para saberdiferenciar entre cada uno de ellos.INDICADOR DE LOGRO  Aprender cómo se llamanlos elementos básicos de Access 2007, dónde están y para qué sirven.  Aprender a crear, abrir, cerrar archivos en Access CONCEPTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007.Base de datos.Una base de datos es un conjunto de datos que están organizadospara un usodeterminado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo quese denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.Las bases de datos de Access 2007 tienenla extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan lainformación utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En un sistemade base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenaninformación sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidosrealizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de losdatos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.Tablas de datos.Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Unatabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser comohemos visto antes, clientes o pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan losdiferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... Y al conjuntode campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos loscampos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otroregistro,...Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla deCLIENTES podría ser: Campos Código Nombre Apellidos Dirección C.P.Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625Registro 3 3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625Registro 4 4 María Huesca Bueno C/ Franciscano, 67 46521
  2. 2. Consultas.Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenadosen las tablas ya creadas.Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio seutilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientescuyo código postal sea 46625.Formularios.Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización ymodificación de los datos de las tablas.Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma depestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tablaCLIENTES.Informes.Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir yresumir datos seleccionados de una tabla.Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.Páginas.Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos ytrabajar con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otrocurso más avanzado.Macros.Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las accionesque el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a laelección de un elemento de un formulario.Módulos.Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que secodifican utilizando Visual Basic. Realmente se trata de programación con Access.
  3. 3. ¿Qué son las bases de datos?Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades deinformación de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características delas bases de datos.El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposiocelebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto deinformación relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por unconjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y unconjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos.Cada tabla tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de lainformación sobre cada elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tablaconforma un registro.Definición de base de datosSe define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí,los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresao negocio en particular.CaracterísticasEntre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:Independencia lógica y física de los datos.Redundancia mínima.Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.Integridad de los datos.Consultas complejas optimizadas.Seguridad de acceso y auditoría.Respaldo y recuperación.Acceso a través de lenguajes de programación estándar.Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés DataBase Management System) sonun tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, elusuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición dedatos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.
  4. 4. Ventajas de las bases de datosControl sobre la redundancia de datos:Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficherosdistintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de provocarla falta de consistencia de datos.En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo que no sealmacenan varias copias de los mismos datos. Sin embargo, en una base de datos no sepuede eliminar la redundancia completamente, ya que en ocasiones es necesaria paramodelar las relaciones entre los datos.Consistencia de datos:Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgode que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquieractualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos los usuariosinmediatamente. Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta redundancia, elpropio sistema puede encargarse de garantizar que todas las copias se mantienenconsistentes.Compartición de datos:En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentosque los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a laempresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados.Mantenimiento de estándares:Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto losestablecidos a nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándarespueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio, puedenser estándares de documentación, procedimientos de actualización y también reglas deacceso.Mejora en la integridad de datos:La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datosalmacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que
  5. 5. no se pueden violar. Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a susrelaciones, y es el SGBD quien se debe encargar de mantenerlas.Mejora en la seguridad:La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios noautorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en lossistemas de bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas deficheros.Mejora en la accesibilidad a los datos:Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes quepermiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesarioque un programador escriba una aplicación que realice tal tarea.Mejora en la productividad:El SGBD proporciona muchas de las funciones estándar que el programador necesitaescribir en un sistema de ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas demanejo de ficheros típicas de los programas de aplicación.El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en lafunción específica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles deimplementación de bajo nivel.Mejora en el mantenimiento:En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en losprogramas de aplicación que los manejan.Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio ensu estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambiosimportantes en los programas cuyos datos se ven afectados.Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto eslo que se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica elmantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos.Aumento de la concurrencia:
  6. 6. En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden accedersimultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos demodo que se pierda información o se pierda la integridad. La mayoría de los SGBDgestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no ocurran problemasde este tipo.Mejora en los servicios de copias de seguridad:Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidasnecesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Losusuarios tienen que hacer copias de seguridad cada día, y si se produce algún fallo, utilizarestas copias para restaurarlos.En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la última copia deseguridad se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actualesfuncionan de modo que se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce unfallo.Desventajas de las bases de datosComplejidad:Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una granfuncionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar unbuen uso de ellos.Coste del equipamiento adicional:Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirirmás espacio de almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones deseadas, esposible que sea necesario adquirir una máquina más grande o una máquina que sededique solamente al SGBD. Todo esto hará que la implantación de un sistema de basesde datos sea más cara.Vulnerable a los fallos:El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más vulnerableante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad(Backup).Tipos de Campos
  7. 7. Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares odiferentes. Entre los más comunes podemos nombrar:Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar enteros“sin decimales” y reales “decimales”.Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente deno poder ser indexados.Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas deesta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha yotra.Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).Autoincrementables: son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad suvalor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya queresultan exclusivos de un registro.Tipos de Base de DatosEntre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por surapidez. No es recomendable usar para grandes volúmenes de datos.PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy biengrandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de grancalibre.Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe sercreada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura yaexplicada.Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access desarrollada porMicrosoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.Modelo entidad-relaciónLos diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su siglas, ERD“DiagramEntityrelationship”) son una herramienta para el modelado de datos de unsistema de información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema deinformación, sus inter-relaciones y propiedades.Cardinalidad de las RelacionesEl diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamenteuna de la entidad B.Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con variasinstancias de la entidad B.
  8. 8. Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona concualquier instancia de la entidad B.Estructura de una Base de DatosUna base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden quedebe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base dedatos contiene una o más tablas, que cumplen la función de contener los campos.Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:TablasCamposRegistrosLenguaje SQLEl lenguaje SQL es el más universal en los sistemas de base de datos. Este lenguaje nospermite realizar consultas a nuestras bases de datos para mostrar, insertar, actualizar yborrar datos. ELEMENTOS BÁSICOS DE LA VENTANA DE ACCESS 2007Vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc.,para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dóndeestán y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momentono sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos endisposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.Arrancar y cerrar Access 2007Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierdade la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; alcolocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hayinstalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clicsobre él, y se iniciará el programa. Desde el icono de Access 2007 del escritorio .Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botón cerrar
  9. 9. Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access . LA PANTALLA INICIALAl iniciar Access aparece una pantallainicial como ésta, vamos a ver suscomponentes fundamentales. Asíconoceremos los nombres de losdiferentes elementos y será más fácilentender el resto del curso. La pantallaque se muestra a continuación (y engeneral todas las de este curso) puede nocoincidir exactamente con la que ves entu ordenador, ya que cada usuario puededecidir qué elementos quiere que se veanen cada momento, como veremos másadelante. LAS BARRASLa barra de TítuloLa barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamostrabajando en el momento actual.En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar ycerrar.La barra de Acceso rápidoLa barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access comoGuardar , Imprimir o Deshacer .Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello hazclic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes paraelegir.Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadirotras acciones que iremos viendo a lo largo del curso: La Banda de Opciones
  10. 10. La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas.Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creaciónde los diferentes elementos que se pueden crear en Access.Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habitualespodríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porquetienen un color atenuado.Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según elmomento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrarsolamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta formaaparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (oconjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad delratón.Las opciones no disponibles en el momento actual semuestran semitransparentes.Para salir del modo de acceso por teclado vuelve apulsar la tecla ALT.Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas,la barra se minimizará para ocupar menos espacio.De esta forma sólo muestra el nombre de laspestañas y las opciones quedarán ocultas.Las opciones volverán a mostrarse en el momento enel que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.El Botón de OfficeHaciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de lapantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como
  11. 11. Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menúArchivo.A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y comovimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clicsobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre delcomando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar paraguardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opciónpuede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá másinformación sobre la acción a realizar como la opción Abrir.Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen untriángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedesacceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opciónAdministrar para acceder a las opciones de administración de la basede datos. La barra de estadoLa barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicacionessobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en laque estemos en cada momento.Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada(BloqNum), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja dedatos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen ala derecha.Estas vistas las iremos viendo a lo largo del curso. CREAR UNA BASE DE DATOSPara crear una nueva base de datos debemos: Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendoclic en el icono de Office en la parte superior izquierda de lapantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.Selecciona la opción Base de datos en blanco.En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla paracrear una nueva base de datos basada en ella.
  12. 12. A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscarubicación .Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datosque estamos creando y el lugar donde se guardará.En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar lacarpeta donde vamos a guardar la base de datos.Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpetaseleccionada.Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base dedatos.Hacer clic sobre el botón Aceptar.Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft OfficeAccess.En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.
  13. 13. Pulsar el botón Crear para crear la base de datos. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará laextensión .ACCDB.Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar arellenar sus datos.Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demásobjetos se crean a partir de éstas.Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde dondepodremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar .Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de quéforma.

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