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Manual sobre la organización de eventos
 

Manual sobre la organización de eventos

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Es una guía practica que detalla aspectos importantes en la organización de diversos eventos.

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    Manual sobre la organización de eventos Manual sobre la organización de eventos Document Transcript

    • MANUAL SOBRELA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Adaptado de:
    • INTRODUCCIÓNLa organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie depreparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de lacelebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece quefunciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdocon el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento de unCapítulo sea todo un éxito. ESTABLECIMIENTO DE LA TEMÁTICA DEL EVENTOCada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán laorganización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque demarketing del evento. En términos generales, un evento, como por ejemplo, unaconferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraerá a participantesque llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadoresque sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.Además, la temática del evento o del seminario también determinará el tipo de loscanales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica alequipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de formacorrecta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarán el evento. SELECCIÓN DE UN LUGAR DE CELEBRACIÓNLa selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por logeneral, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividadesrealizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines deexposición.La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectosimportantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varioslugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y preciosantes de tomar una decisión.Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Es importante asegurarse de quedicho lugar le permita incorporar promoción in situ de su evento. Se debe explicar laslimitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones: Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento. Disponibilidad de conserjes/puntos de información.Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todaslas actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientesaspectos: Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento. Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala. No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones). Posibilidad de controlar la luz natural. Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.
    • Acceso cercano a los aseos.Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o máselementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de lassiguientes opciones: Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico). Micrófonos: sistema de solapa y pie de micro (n.º necesarios). Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles. Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración. Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo. Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios. Tomas de corriente (n.º y ubicaciones en la sala).Justifique su presupuesto. Realice una compilación de todos los gastos, incluidos losque se indican a continuación: 1. Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento. 2. Gastos de los servicios de restauración. 3. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales. 4. Gastos de servicios de oficina. 5. Póliza de garantía. 6. Servicios gratuitos. 7. Opciones de pago.Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En funciónde la envergadura del evento, lugares de celebración pueden ser las oficinas de uncolega, un auditorio o clase de la universidad, o un salón para eventos de unrestaurante.Si está pensando servir comida durante el evento, los gastos podrían aumentarconsiderablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que seríaconveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de restauración en elevento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio más elevado en lo querespecta a servicios de restauración, así que debe confirmar con el personal del hotel sipuede llevar comida a las instalaciones. CREACIÓN DE UNA “MAGNÍFICA AGENDA”Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, esimportante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarseen una única temática y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programade muestra de un seminario de medio día tiene en cuenta las necesidades de losasistentes: 8:00 a.m. Llegada y desayuno 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida 9:00 a.m. Ponente de apertura 10:00 a.m. Descanso 10:15 a.m. Debates de paneles 11:30 a.m. Últimos comentariosTenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnífica agenda,los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cuándo desean asistir a
    • dichos programas y cuándo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectoscuando establezca las fechas y las horas de su evento: 1. Los asistentes prefieren programas de mañana para los seminarios. 2. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente después del trabajo. 3. Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos. 4. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes. 5. Evite programar eventos en vacaciones y en vísperas de vacaciones. 6. Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.Otras cuestiones importantes: fórjese una reputación por comenzar y finalizar conpuntualidad. REALICE UNA LISTA DE INVITADOS ADECUADOSLas reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público objetivo dedicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentesadecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadoresrealizarán una lista principal de posibles invitados e informarán del evento a los mediosde comunicación. Esto funcionará si trata de completar el número de asistentesmaquillando las estadísticas.Uno de los aspectos principales para lograr un éxito de asistencia a su evento es invitara los posibles asistentes con antelación, y recordarles el evento incluso si hanconfirmado su asistencia. Es importante suscitar interés en torno al evento. Lasinvitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en día suele ser aceptableconfiar en la tecnología para enviar las invitaciones. Pruebe este enfoque: 1. Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones. 2. Envíe con antelación un mensaje de “reserve la fecha” en el proceso de planificación (en papel o en formato electrónico). 3. Envíe una invitación detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la agenda (en papel o en formato electrónico). 4. Vuelva a enviar la invitación detallada con una nota personalizada (en formato electrónico). 5. Llame a los invitados e invíteles formal y personalmente al evento. MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTOEl marketing del evento es la tarea más importante y, con frecuencia, la más desafianteen la organización de eventos, y suele considerarse como el factor más importante deléxito de un evento. Esto se debe a que el número de participantes en un seminariodepende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad.Que el evento logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad dedicho evento. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento adeucado delseminario y la estrategia correcta de marketing para conseguir el número deseado deasistentes al evento.La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de presupuestosholgados optan por opciones de marketing de pago, como los periódicos. Tambiénpueden enviarse comunicados de prensa a los principales periódicos, para dar a conocer
    • el próximo evento. Además, también pueden adquirirse grandes pancartas y cartelespublicitarios para anunciar el evento en zonas muy 
transitadas.Puede encontrar una opción de impresión económica en www.vistaprint.com.au.Trabajan con 120 países.Si utiliza publicidad impresa, el periódico o revista concretos que utilice deben tener elpúblico objetivo de su evento como principal base de lectores. Además, todos lossoportes impresos deben estar redactados de forma atractiva, y resaltar las grandesventajas de participar en el evento.De todos modos, si el presupuesto es un problema, el marketing “de guerrilla” tambiénpuede hacer maravillas. Si el evento se dirige a un sector concreto, se podría realizar unenvío masivo de faxes a empresas de dicho sector. El envío masivo de mensajes de correoelectrónico se ha convertido en uno de los métodos más rentables para llegar a grandesaudiencias. Esto es realmente útil si el organizador del evento ya cuenta con una basede datos.La Internet Society ha desarrollado una serie de merchandising que pueden serdistribuidos en los eventos de los capítulos. Leer màs… COLABORACIÓN CON PATROCINADORESConseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuirá aaumentar la credibilidad de dicho evento, además de reducir costes. Los patrocinadorestambién pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento,además, entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los patrocinadores puedencontribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidadpara ellos mismos. Algunos patrocinadores solicitan además que se comunique a losparticipantes un breve mensaje de su empresa durante el evento. Másinformación… (PDF) ORGANIZACIÓN DEL PERSONAL Y TRABAJO CON LOS PONENTESUn seminario no tendría nunca éxito sin las personas que lo organizan, o sin losponentes que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al evento aponentes de prestigio y buena reputación, que ofrezcan a los participantes informaciónimportante para su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de antemano ytrabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, además de informarlos conantelación sobre los procesos logísticos, el calendario y el público que se espera. Atiendasus necesidades especiales, si existen, como puede ser la solicitud de un retroproyectoro de micrófonos adicionales para utilizarlos en las sesiones de preguntas y respuestas.Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareasrelacionadas con la acomodación, el registro, la atención al cliente y las finanzas.Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el evento, con el fin de eliminarla posibilidad de que se produzca alguna confusión o algún error. Para garantizar unaejecución impecable, todos deben estar familiarizados con sus funciones concretas. Estopuede garantizarse preparando una programación detallada de los eventos, junto con ladescripción de las funciones y responsabilidades de cada persona. Lo ideal es que unjefe de proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que todo el mundo desempeñesus obligaciones de forma eficiente. Además, se delega en el jefe de proyecto la autoridad
    • necesaria para tratar con todas las partes, entre las que se incluyen los propietarios dellocal, los patrocinadores y los expositores que participen en el evento. DÍA D: PREPARACIÓN, REGISTRO, ACOMODACIÓN, COMENTARIOSTodos los preparativos y la planificación del seminario, que constituyen el 80% del totaldel trabajo necesario, producen en último término el evento en sí, que puede durar solounas horas o unos días. El día anterior al evento, visite el local para asegurarse de quetodo esté conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que losmicrófonos, proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Esnecesario tener preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local delevento al menos un día antes de su celebración. Los organizadores del evento debencomenzar a preparar el local, incluyendo la colocación de adornos y carteles, el día antesdel evento.El día del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes delcomienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media horaantes de la hora de llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, paragarantizar que todas las personas que accedan al evento estén autorizadas a hacerlo.Las etiquetas de identificación, los obsequios de bienvenida y los folletos o programas delevento se entregarán en este punto, y los acomodadores mostrarán a los participantessus asientos.El personal también será responsable de ofrecer asesoramiento o ayuda a losparticipantes durante el evento. Por último, deben distribuirse entre los participantes losformularios de comentarios y, a continuación, recogerse, para determinar su nivel desatisfacción en todos los aspectos del evento. Esto se hace para recibir sugerencias,ideas y consejos, con el fin de mejorar en el futuro. EJEMPLO: UN SEMINARIOEl seminario es quizá el evento que más se suelen organizar. Y la mayor parte de losseminarios tienen medio día o un día de duración. Para los interesados en crear unalista de control con el fin de planificar un seminario, a continuación se ofrece unaestructura de alto nivel para planificar y llevar a cabo un seminario.Y quienes estén planificando una conferencia de varias sesiones o varios días, puedenadoptar un enfoque similar. Simplemente, la lista de control para la planificación delseminario será más larga.1. Confirmar el propósito del eventoAntes de comenzar a indagar para seleccionar el local, asegúrese de conocer los objetivosbásicos del evento: 1. ¿Quién es el público? 2. ¿Cuál es el tema del seminario? 3. ¿Dónde debe celebrarse? 4. ¿Por qué asistirá la gente? 5. ¿Cuál es la agenda del seminario?El Convention Industry Council (Consejo de la industria de los congresos) ha establecidouna serie de herramientas que deben considerarse una excelente fuente de prácticas
    • recomendadas, que ayudará al planificador de la reunión o del evento a no pasar poralto ningún detalle de la planificación del evento. Con herramientas de descargagratuita, ayudará a cualquier planificador de eventos a crear una lista de detallesimportantes. Entre estos detalles se incluyen: 1. Perfil del evento (fecha, horario, ubicación, contactos, etc.) 2. Información de contacto del organizador/coordinador del evento 3. Información de contacto de los proveedores 4. Perfil de los asistentes 5. Espacio necesario 6. Comida y bebida 7. Requisitos de equipos audiovisuales 8. Organización de la recepción/sala2. Creación de un perfil de eventoUna vez que el planificador conozca los aspectos básicos del evento en cuestión, es elmomento de buscar posibles lugares de celebración para la reunión. Es muy importantetrabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para establecer el tipode lugar de celebración y el lugar más cómodo para celebrar el seminario tanto para elorganizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable): Hotel local Centro de conferencias local Restaurante privado Club privado Museo/galería de arte3. Descripción de las necesidades del seminario y solicitud de propuestas sobre ellugar de celebración.La mayoría de los encargados de los lugares de celebración estarán encantados deofrecerle un presupuesto para un posible seminario. El contacto de ventas o de losservicios de restauración necesitará la siguiente información: Posible(s) fecha(s) del evento Número de asistentes Estilo de la organización de la sala (aula, forma de u, etc.) Tiempo del evento (incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje) Requisitos de comida y bebida Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micrófonos, etc.) Organización de la sala4. Confirmación y/o desarrollo de la agendaEs muy importante que la persona encargada de la planificación del evento trabajeestrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiarácon frecuencia desde el momento de la conversación inicial hasta el mismo día delevento. El planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajarestrechamente con los encargados del lugar de celebración para garantizar que todotranscurre sin problemas.5. Confirmación del acuerdo con el responsable del lugar de celebraciónUna vez el planificador sepa el número de asistentes y los requisitos logísticos delseminario, deberá conseguir el lugar del evento y los requisitos relacionados. La mayoríade los acuerdos deberían ofrecer al planificador la oportunidad de reducir/aumentar los
    • requisitos de comida y bebida hasta un determinado número de días antes del evento.Sin embargo, muchos acuerdos limitarán hasta qué punto podría reducir un grupo lascantidades, de modo que debe hacer un cálculo correcto.6. Creación de materiales y comunicaciones de eventoSe trata de un elemento en el que algunos planificadores están involucrados y otros no.Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones serán los responsables de losiguiente: Crear invitaciones a eventos Imprimir la agenda y otros materiales Garantizar regalos/sorteos para los asistentes Crear identificaciones Enviar letreros y carteles para eventos7. Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detallesrelacionados con la logísticaAntes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reunionesdebe seguir. Se incluye la confirmación de lo siguiente: Oradores del evento Requisitos de equipos audiovisuales del evento Número de asistentes al evento Funciones y responsabilidades del coordinador Necesidades relacionadas con los materiales del evento (debe comprobarse varias veces)8. Organización del eventoAsegúrese de incluir en la programación el tiempo necesario para la organización delevento. Se recomienda llegar aproximadamente 1.5 horas antes del evento. Sugerencia:si el seminario está programado por la mañana, pregunte al contacto de ventas del lugarde celebración si su grupo podría organizar el evento la noche antes (pero no deje nadade valor en un lugar público).Todos los materiales, folletos, carteles, letreros, regalos, mesas de inscripción,identificaciones, etc. deben estar listos para el evento.Advertencia: a veces los oradores cambian las diapositivas la noche antes yproporcionan nuevas presentaciones que deben añadirse al programa Power Point 10minutos antes del evento.9. Realización del eventoUna vez preparado, será el momento de celebrar el seminario. Tenga en cuenta losiguiente: Algunos asistentes siempre llegan pronto. Algunos asistentes siempre llegan tarde. Suele surgir algún tipo de problema técnico.
    • OTROS ASPECTOS DE INTERÉS: PATROCINIOCómo recaudar fondos para realizar eventos a través del patrocinioCelebrar un taller, un seminario, una conferencia o un evento especial puede ser unatarea costosa. Gastos en aspectos, tales como salones para eventos, servicios derestauración, viajes de los ponentes, conectividad, equipos y opciones de impresiónpueden superar fácilmente los ingresos obtenidos por las cuotas de registro de losasistentes. Por ello, muchos organizadores buscan un apoyo financiero adicional parasus eventos a través del patrocinio. Esto se puede conseguir sin sacrificar la integridadde su evento o de su Capítulo.Comprender por qué las empresas patrocinan eventosPara conseguir un buen patrocinio, debe comprender en primer lugar el interés de unaempresa en su evento. Los eventos ofrecen a las empresas oportunidades únicas parasacar provecho de sus intereses ante un público clave. Dado que estos eventos reúnen aun gran número de personas de un sector, profesión o comunidad específicos, permitenque las empresas patrocinadoras comuniquen mensajes importantes o entablennegocios con numerosos clientes o posibles clientes, en un momento y una ubicacióndeterminados.Determine qué puede ofrecer a los patrocinadores y elabore una lista deposibilidadesPara atraer a posibles patrocinadores, deberá determinar los elementos que su eventoofrece, asignar valores a cada uno y enumerarlos de forma clara y concisa. Un eventobien planificado le ofrecerá una serie de elementos que pueden compilarse y venderse aempresas interesadas como posibles patrocinadores. Plantéese su evento como si fuerauna tienda y realice un inventario de todos los elementos que pueden ser valiosos paralos patrocinadores. Este inventario puede incluir artículos de obsequio tangibles y unavariedad de otras oportunidades de reconocimiento, antes y durante el transcurso delevento. Dedique tiempo a realizar una lista exhaustiva. Esto permitirá obtener mejoresresultados cuando pase a la fase de búsqueda de patrocinadores. Entre los posibleselementos que podrían patrocinarse asociados con su evento se pueden incluir: Servicios de restauración: o Desayunos continentales o Descansos con refrigerio  o Almuerzos o Recepciones y cenasPlanifique el reconocimiento de cada patrocinador de servicios de restauración desde elestrado antes de la comida, o haga público el nombre de la empresa de la que se harecibido financiación, e incluya su nombre o logotipo junto con el evento, en susprogramas impresos o en línea. También puede colocar un cartel que muestre ellogotipo del patrocinador en la entrada de la zona de restauración o descanso. Si elevento es una comida servida en mesas, contemple la opción de invitar al patrocinador aun asiento reservado en la mesa de la presidencia del evento.
    • Elementos del programa o Ponentes de apertura o Sesiones individuales o Actividades de entretenimientoReconozca a las empresas que patrocinan a un ponente, una sesión o una actividad deentretenimiento de la misma forma que patrocinaría un evento con servicio derestauración, incluyendo el estrado y las menciones del programa y la señalización.Asimismo, contemple la opción de invitar a un representante de la empresapatrocinadora a la presentación del ponente o de la sesión desde el estrado. Obsequios Identificaciones o Bolsas del evento o Portafolios o Bloc de notas o Bolígrafos o Unidades o Flash o Concentradores de puertos o Calculadoras o Alfombrillas para ratónSi cuenta con un gran número de asistentes, debe adquirir artículos de obsequio comolos anteriores en una tienda de saldos. Dichos artículos deben estar personalizados conel logotipo de la empresa patrocinadora. Los artículos de mayor tamaño podrían incluirdos logotipos; el de la empresa patrocinadora y el creado especialmente para su evento.Los artículos de obsequio son una opción muy conocida entre los patrocinadores, ya quesuelen contar con valor promocional que perdura después de la celebración del evento.Asígneles un precio en consecuencia y lo suficientemente alto para pagar no solo elartículo de obsequio, sino también para afrontar otros gastos del evento. Otros elementos o Conectividad de Internet o Mesas de exposición o Pases o registros gratuitosSi la conectividad de Internet es una opción necesaria para su evento, deseará contarcon un patrocinador que financie el coste u ofrezca acceso, como una contribución "enespecie". Las mesas o los stands de exposición suelen ser muy populares entre lospatrocinadores, ya que permiten a las empresas conocer personalmente a los asistentes,compartir información y desarrollar iniciativas empresariales. Los patrocinadoresagradecerán contar con uno o más pases o registros gratuitos para asistir a su evento. Reconocimiento de medios o Información promocional impresa (folletos, carteles, panfletos) o página web del evento o Boletines electrónicos o Páginas de inicio o Programa in situ
    • o Señales, carteles, telones de fondoLos medios en línea e impresos asociados con su evento ofrecen importantesoportunidades para el reconocimiento de patrocinadores, mediante la visualización delogotipos de los patrocinadores, antes y durante el evento. Estas oportunidades puedenofrecerse a patrocinadores como parte de su reconocimiento por patrocinar otroselementos, o pueden compilarse o venderse por separado. (Por ejemplo, si cuenta conun patrocinador de conectividad de Internet, puede contemplar la opción de ofrecer alpatrocinador la pantalla de inicio de Internet.) Las oportunidades de reconocimientoantes del evento, como por ejemplo folletos, sitios web y boletines para promocionar elevento, también pueden utilizarse como incentivos para que las empresas secomprometan a ofrecer su patrocinio de forma anticipada, por ejemplo, mediante unafecha límite de impresión.Cada evento ofrece distintas oportunidades para el patrocinio. Tenga en cuenta supropio evento y público, y realice su propia lista exclusiva. Se recomienda que enumeresus artículos de patrocinio en folletos de patrocinio de 1 o 2 páginas, que incluyan unadescripción y el precio de cada artículo, así como información básica sobre el evento, laasistencia prevista y un punto de contacto del patrocinador. Puede ofrecer artículos deforma individual o agruparlos en paquetes de patrocinadores a distintos precios (porejemplo, Oro, Plata y Bronce).Realice su lista de posibles patrocinadoresUna vez que haya determinado los elementos que podrían patrocinarse del evento,asígneles un precio en consecuencia y descríbalos junto a su evento en un folleto;deberá realizar una lista de posibles patrocinadores. Sus mejores posiblespatrocinadores serán aquellas empresas y organizaciones que desean comunicar oentablar actividades comerciales con sus asistentes. Redacte una lista exhaustiva deposibles patrocinadores tras tener en cuenta los siguientes aspectos: ¿Qué tipos de productos y servicios adquieren o utilizan los asistentes de su evento? (Céntrese en los intereses únicos de compra de su público.) ¿Qué empresas en su comunidad ofrecen productos o servicios relacionados con su público? ¿Qué empresas en su comunidad dan empleo a personas con las habilidades y los conocimientos profesionales de su público? (Las empresas pueden estar interesadas en patrocinar su evento para apoyar sus programas de contratación.) ¿Qué empresas en su comunidad patrocinan eventos similares con públicos parecidos? ¿Qué empresas les han apoyado anteriormente?Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a realizar una lista de empresas yorganizaciones con las que tratar el tema del patrocinio. Gracias a la red de contactos,identifique una persona en cada empresa con la que tratar el tema del patrocinio delevento. Si ningún miembro de su organización tiene contactos en una empresa enconcreto, plantéese la opción de dirigirse a los directores de los siguientesdepartamentos: marketing, relaciones públicas, gestión de marca, gestión de productos,recursos humanos, publicidad, relaciones con la comunidad y aportaciones de empresa.
    • En las empresas de mayor tamaño, es posible que haya distintos departamentosinteresados en su evento. Si el director del primer departamento rechaza su oferta,póngase en contacto con otro director.Atraer a patrocinadoresEl correo electrónico y los sitios web son inventos maravillosos, que utilizados de formaindependiente no le harán conseguir patrocinadores para su evento. Conseguirpatrocinio para los eventos es más fructífero cuando se realiza mediante llamadastelefónicas personales y conversaciones cara a cara.En su conversación, recuerde que el mayor interés de la empresa en su evento esprobablemente llegar a su público. Aunque su propuesta pueda ofrecer un menú deeventos con servicios de restauración y obsequios, debe destacar que el patrocinioofrecerá a la empresa la oportunidad de llegar a su público exclusivo. Incluso puedeofrecer información demográfica de apoyo sobre el público al que su evento esperaatraer: sus puestos de trabajo, los sectores que representan, su poder adquisitivo. Trassu conversación envíe la propuesta de patrocinio y cualquier dato adicional que podríainfluir en el posible patrocinador.Una vez que haya convencido al patrocinador y acordado el nivel o elementopatrocinado, se recomienda que envíe un correo electrónico de confirmación, una facturay un breve acuerdo por escrito.Seguimiento y reconocimiento finalUna vez que haya confirmado los patrocinadores de su evento y haya recibido el pago, esimportante ofrecer las ventajas que ha prometido. Puede incluir ponerse en contactocon los patrocinadores para obtener logotipos de las empresas en diversos formatos dearchivo, suministrarles formularios de registro gratuito, aconsejarlos sobre lugares deexposición y programas, o coordinar su participación en el estrado. Le recomendamosque mantenga a los patrocinadores informados sobre el evento y haga todo lo que estéen sus manos para asegurase de que el evento les será una experiencia gratificante. Yde esta forma, creará un fuerte vínculo entre su organización y el patrocinador. Estoaumentará la posibilidad de que la empresa vuelva a actuar como patrocinadora enfuturos eventos. Un último paso debe incluir el envío de cartas formales deagradecimiento a cada patrocinador.FUENTE:http://isoc.org/wp/chapter-events/primer-es/