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    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónDefinición de Sistema OperativoEl sistema operativo es el programa (o software) más importante de unordenador. Para que funcionen los otros programas, cada ordenador de uso generaldebe tener un sistema operativo. Los sistemas operativos realizan tareas básicas,tales como reconocimiento de la conexión del teclado, enviar la información a lapantalla, no perder de vista archivos y directorios en el disco, y controlar losdispositivos periféricos tales como impresoras, escáner, etc.En sistemas grandes, el sistema operativo tiene incluso mayor responsabilidad ypoder, es como un policía de tráfico, se asegura de que los programas y usuariosque están funcionando al mismo tiempo no interfieran entre ellos. El sistemaoperativo también es responsable de la seguridad, asegurándose de que losusuarios no autorizados no tengan acceso al sistema.Funciones de los Sistemas Operativos.  Interpreta los comandos que permiten al usuario comunicarse con el ordenador.  Coordina y manipula el hardware de la computadora, como la memoria, las impresoras, las unidades de disco, el teclado o el mouse.  Organiza los archivos en diversos dispositivos de almacenamiento, como discos flexibles, discos duros o discos compactos.  Gestiona los errores de hardware y la pérdida de datos.  Servir de base para la creación del software logrando que equipos de marcas distintas funcionen de manera análoga, salvando las diferencias existentes entre ambos.  Configura el entorno para el uso del software y los periféricos; dependiendo del tipo de máquina que se emplea, debe establecerse en forma lógica la disposición y características del equipo.CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS OPERATIVOSLos sistemas operativos pueden ser clasificados de la siguiente forma:Sistema Operativo Multitareas.Es el modo de funcionamiento disponible en algunos sistemas operativos, medianteel cual una computadora procesa varias tareas al mismo tiempo. Existen variostipos de multitareas. La conmutación de contextos (context Switching) es un tipomuy simple de multitarea en el que dos o más aplicaciones se cargan al mismotiempo, pero en el que solo se esta procesando la aplicación que se encuentra enprimer plano (la que ve el usuario). Para activar otra tarea que se encuentre ensegundo plano, el usuario debe traer al primer plano la ventana o pantalla quecontenga esa aplicación.Sistema Operativo Monotareas. 1
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónLos sistemas operativos monotareas son más primitivos y es todo lo contrario alvisto anteriormente, es decir, solo pueden manejar un proceso en cada momento oque solo puede ejecutar las tareas de una en una. Por ejemplo cuando lacomputadora está imprimiendo un documento, no puede iniciar otro proceso niresponder a nuevas instrucciones hasta que se termine la impresión.Sistema Operativo Monousuario.Los sistemas monousuarios son aquellos que nada más puede atender a un solousuario, gracias a las limitaciones creadas por el hardware, los programas o el tipode aplicación que se esté ejecutando.Estos tipos de sistemas son muy simples, porque todos los dispositivos de entrada,salida y control dependen de la tarea que se está utilizando, esto quiere decir, quelas instrucciones que se dan, son procesadas de inmediato; ya que existe un solousuario. Y están orientados principalmente por los microcomputadores.Sistema Operativo Multiusuario.Es todo lo contrario a monousuario; y en esta categoría se encuentran todos lossistemas que cumplen simultáneamente las necesidades de dos o más usuarios,que comparten mismos recursos. Este tipo de sistemas se emplean especialmenteen redes.En otras palabras consiste en el fraccionamiento del tiempo (timesharing).Cómo se utiliza un Sistema OperativoUn usuario normalmente interactúa con el sistema operativo a través de un sistemade comandos, por ejemplo, el sistema operativo DOS contiene comandos comocopiar y pegar para copiar y pegar archivos respectivamente. Los comandos sonaceptados y ejecutados por una parte del sistema operativo llamada procesador decomandos o intérprete de la línea de comandos. Las interfaces gráficas permitenque utilices los comandos señalando y pinchando en objetos que aparecen en lapantalla.Ejemplos de Sistema Operativo DOS (Sistema operativo de disco) Familia Windows  Windows 95  Windows 98  Windows ME  Windows NT  Windows 2000  Windows 2000 server  Windows XP  Windows Mobile  Windows XP 64 bits  Windows Vista  Windows Seven 2
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación Familia Macintosh  Mac OS 7  Mac OS 8  Mac OS 9  Mac OS X Familia UNIX  GNU/Linux  Solaris  UnixWareConceptos básicosAplicaciones y programas.- Una aplicación es un tipo de programainformático diseñado como herramienta para permitir a un usuario realizar uno odiversos tipos de trabajo. Esto lo diferencia principalmente de otros tipos deprogramas como los sistemas operativos (que hacen funcionar al ordenador),las utilidades (que realizan tareas de mantenimiento o de uso general), ylos lenguajes de programación (con el cual se crean los programas informáticos).Comandos.- Un comando o mandato es una instrucción u orden que el usuarioproporciona a un sistema informático, desde la línea de comandos o desde unallamada de programación.Carpeta.- En informática un directorio es un contenedor virtual en el quealmacenar una agrupación de archivos de datos y otros subdirectorios, atendiendoa su contenido, a su propósito o a cualquier criterio que decida el usuario.Técnicamente el directorio almacena información acerca de los archivos quecontiene: como los atributos de los archivos o dónde se encuentran físicamente enel dispositivo de almacenamiento.Archivo.- Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits almacenado enun dispositivo.Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorioque lo contiene. Los archivos informáticos se llaman así porque son los equivalentesdigitales de los archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno de oficinatradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursosusados para almacenar permanentemente datos en un sistema informático.Usuario.- es la persona autorizada a acceder a la computadora y al sistemaoperativo a fin de organizar y ejecutar eventos informáticos. 3
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónEL ESCRITORIOEl escritorio de Windows es aquella interface de software que ha sido originalmentecreada con el objetivo de generar un espacio de cómodo y fácil acceso alos programas y operaciones disponibles de una computadora. Es una interfacegráfica en la cual se pueden disponer de diferente modo numerosos íconos,accesos, carpetas, archivos, barras de herramientas y programas. Todos ellospueden haber sido previamente seleccionados y organizados por el usuario deacuerdo a sus necesidades específicas. Si bien todas las computadoras cuentan hoy en día con un espacio conocido como escritorio o entorno de escritorio, el de Windows es sin dudas el más popular y el más fácil de manejar, a diferencia de los de otras máquinas que son mucho más específicos y por tanto pueden resultar complejos para el usuario promedio. Normalmente, el escritorio de Windows cuenta con tres elementos básicos: un agente de ventanas que tendrá como función organizar la disposición y la apariencia de las ventanas, un agente de archivos para controlar el acceso a la información y diferentes opciones gráficas para que el usuario elija un fondo apropiado a sus intereses. Aunque estas tres partes pueden combinarse a gusto, todos los computadores vienen con un escritorio básico preestablecido. A lo largo de los años, Windows ha desarrollado numerosos estilos de escritorios que han evolucionado encomplejidad con el tiempo. El escritorio de Windows da a los usuarios la posibilidadde reacomodar las ventanas a través de la función de arrastrar y soltar (drag anddrop en inglés). Con ella, el mouse o el teclado sirven para mover, reorganizar yordenar los elementos visibles. Si tenemos en cuenta que el escritorio de Windowses la base de cualquier operación que queramos realizar en la computadora,entenderemos su importanciay al mismo tiempo la necesidad de que sea unsistema simple, accesible y eficaz que nos permita obtener los mejores resultados.Fondo escritorio WindowsSe puede personalizar el entorno en el que trabajamos con los llamados fondos depantalla. Para cambiar el aspecto del fondo de nuestro escritorio, solo tienes quehacer clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte de la pantalla, elegir“propiedades”, y a continuación “Fondo”. En el menú resultante existen variasopciones de fondos para elegir. Se puede usar una imagen o gráfico conseguidoen Internet o de tu disco duro para que quede como tu fondo de pantalla. 4
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónSolamente haz clic con el botón derecho encima de la imagen que prefieras, yselecciona “Establecer como fondo de escritorio...”.Barra de tareasLa barra de tareas es la tira azul que contiene el botón de inicio y que usualmenteestá localizada en la parte inferior del escritorio de Windows. La barra de tareas teayuda a trabajar con los programas que están instalados en tu ordenador. Tambiénte dará un fácil acceso a los componentes del PC y a su configuración. Parapersonalizar la barra de tareas, haz clic con el botón derecho en una zona vacía dela barra y selecciona “Propiedades”. Se puede bloquear esta barra para que puedaser modificada o esconderla automáticamente ciando no esté en uso.NOTA.- Si tienes un teclado de Windows, puedes presionar la tecla de Windows (laque tiene el icono de Windows) y la “D” al mismo tiempo para mostrar el escritoriode Windows. Esto es muy útil si tienes muchas aplicaciones abiertas. Volviendo apulsar las teclas Windows+D devolverá la pantalla que teníamos anteriormente.Inicio rápidoEs un área que está en la barra de tareas justo a la derecha del botón de inicio. Seactiva arrastrando iconos de programas dentro de esta área. Los iconos sonpequeñas imágenes que representan a los programas y aplicaciones, ficheros,carpetas, y otros recursos. Los iconos de programa almacenados en el área deinicio rápido, pueden ser usados para acceder rápidamente a estas aplicaciones yes una buena manera de tener los más interesantes a mano.Bandeja del sistema (Área de notificación)Es el área que está más a la derecha de la barra de tareas y contiene la hora eiconos de programas que empiezan cuando Windows arranca.Botón inicioSi haces clic en el botón que pone “inicio”, se desplegará un menú mostrandoprogramas que están disponibles en tu ordenador. También se podrán ver atajos aprogramas a los que se suele acceder a menudo, un enlace al panel de controldonde se pueden cambiar muchas configuraciones del sistema, un botón debúsqueda para localizar elementos en el PC, un botón de ayuda, el botón paraapagar el ordenador, y otros enlaces útiles. Este menú también puede ser abiertopulsando el botón de Windows. 5
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónIconos de sistemaMuchos iconos estándar del sistema aparecen por defecto en el escritorio deWindows. Por ejemplo, haciendo doble clic en el icono de “Mi PC”, abrirá unaventana mostrando iconos adicionales que representan diferentes partesdel ordenador. Otros iconos que se muestran por defecto son la “Papelera dereciclaje” y una carpeta amarilla que lleva directamente a “Mis documentos”. Sepuede eliminar uno de estos iconos sin dañar o eliminar el programa que vaasociado. También se pueden añadir accesos directos a elementos de nuestraelección simplemente haciendo clic con el botón derecho y eligiendo Nuevo >Acceso directo y siguiendo las instrucciones para asociar el programa quequeramos.¿Qué es un acceso directo?Los Accesos directos son pequeños archivos que contienen tan sólo la localizaciónde otro fichero, y en algunos casos ciertos parámetros que se le deben pasarcuando se ejecute. Se ubican habitualmente en el escritorio, menú inicio, y la barrade tareas de varios sistemas operativos, y pueden requerir el uso de la interfazgráfica de usuario, en lugar de una línea de comandos.Microsoft Windows añade la extension .lnk (aunque nunca es visible), y muestrauna flecha curvada en aquellos ficheros que son accesos directos.Se caracterizan por estar representados por el ícono del programa o archivo al queapuntan, más una pequeña flecha en una de sus esquinas, indicando que se tratade un acceso directo. Un acceso directo puede moverse o copiarse a cualquierlugar, pero siempre apuntará a la misma dirección.Explorador de Windows El Explorador es una herramienta indispensable en un Sistema Operativo ya que con ella podemos organizar y controlar los archivos y carpetas de los distintos sistemas de almacenamiento que dispongamos, como puede ser el disco duro, la disquetera, etc. El Explorador de Windows también es conocido como el Administrador de Archivos. A través de él podemos, por ejemplo, ver, eliminar, copiar o mover archivos y carpetas.A continuación explicamos las distintas barras que componen esta ventana.Como en cualquier ventana de Windows tenemos la barra del título que muestrael nombre de la carpeta en la que nos encontramos 6
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónLa barra de menús contiene los menús que nos permitirán acceder al todas lasoperaciones que se pueden realizar sobre un archivo o carpeta. Al pinchar en cadamenú se abrirán las opciones que lo componen.La barra estándar contiene botones para las operaciones más utilizadas, de estaforma nos agiliza las operaciones.La barra de Direcciones es muy conocida en Internet porque es en ella dondeaparece la dirección de la página web que estamos visualizando. En el exploradorde Windows el funcionamiento es el mismo pero mostrado el nombre de la carpetaen la que nos encontramos.La barra de Estado muestra información adicional sobre los elementos quetenemos seleccionados. Esta barra es opcional, para activarla ir al menú Ver, ypinchar en Barra de estado.Restaurar Sistema Esta herramienta se encarga de restaurar el Registro de Windows, que es el lugar donde está apuntada toda la información de los cambios que van ocurriendo en la configuración del equipo. El propio sistema cada cierto tiempo realiza una copia del Registro, así nosotros con esta herramienta podemos restaurar alguna de estas copias o bien generar una copia nueva del Registro actual cuando vamos arealizar cambios importantes en la configuración del sistema, así podremos volveral estado anterior si el sistema no funciona correctamente.Para ejecutar esta aplicación desde el menú Inicio elegir Todos losprogramas, Accesorios y Herramientas del sistema y luego elige Restaurarsistema.Cuando ejecutes esta herramienta te aparecerá una pantalla como la que ves aquí,en ella se te da la posibilidad de elegir entre Restaurar mi equipo a un estadoanterior una copia o Crear un punto de restauración. 7
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónCómo restaurar el equipo a un momento anterior:Te aparecerá una ventana conel siguiente contenido.Selecciona el punto derestauración quequieras, primero selecciona eldía que aparece en color oscuroy después selecciona elpunto de restauración. En undía puedes tener variospuntos de restauración.Una vez seleccionado pulsa Aceptar para que comience la restauración. Esnecesario que para realizar la restauración no utilices ninguna aplicación y nohagas cambios en ningún archivo.Una vez restaurada la copia, Windows te incorporará la opción de deshacer larestauración.Crear un punto de restauraciónPara generar el punto de restauración te pedirá que le pongas un nombre, este teaconsejamos que sea lo másfácil de identificar posible,después pulsa Siguiente paraque se inicie la copia delRegistro.La pantalla que te aparecerátendrá el contenido quemostramos a continuación.Una vez le hayas dado nombre al punto de restauración pulsa siguiente yaparecerá una ventana en la que te mostrará el nombre que le has dado al puntode restauración y la fecha en la cual lo has creado. 8
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación UNIDAD II WORD 2007Elementos de la pantalla inicialLa pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar ypegar, además de las operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.En Word2007 la pestaña Inicio se encuentra divididaen 5 secciones que contienen las operacionescorrespondientes al Portapapeles, Fuente (tamaño deletra, tipo de letra, etc.),Párrafo (alineación de texto,separación entre líneas, sangría,etc.), Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.),no como en anteriores versiones de Word donde cadaparte de las recién nombradas, ocupaban una barra deherramientas aparte.La barra de herramientas de accesorápido contiene iconos para ejecutar de formainmediata algunos de los comandos más habituales,como Guardar, Deshacer.En la imagen ves la barra de herramientas deacceso rápido y el Botón Office, lo que antes era el menú Archivo, que en estanueva versión de Word, aparece como un botón redondo de color naranja con ellogo de office.Personalizar. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuales no enla barra de acceso rápido, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo largo de 9
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computacióneste curso verás imágenes con iconos que no están en las barra por defecto, parasaber cómo agregar y quitar iconos es importante que veas este temaavanzado donde te lo explicamos.Estos elementos que acabamos de explicar son los más importantes deWord2007, si no conoces el resto de los elementos que aparecen señalados encolor rojo en la imagen de más arriba puedes verlos aquí.Formato de un textoCuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestionesque tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto.Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda ocolocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato quesólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido deltexto.Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, laforma en la que lo vemos también tiene mucha importancia.Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word2007. Con unpoco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultadosespectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tusdocumentos se diferencien del resto.En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tresgrandes grupos.1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letrao fuente, tamaño, color, etc..2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, porejemplo alineación y sangrías.3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacersobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas,bordes y sombreados, etc.Formato carácter. FuentesLos caracteres son todas las letras, números, signosde puntuación y símbolos que se escriben comotexto. Las letras incluidas en imágenes, no seconsideran caracteres a estos efectos y no se lespueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.Vamos a ver las posibilidades más comunes paravariar el aspecto de los caracteres que estándisponibles en la pestaña Inicio dentro del grupode herramientas Fuente.También aparecen las herramientas de formatoautomáticamente al seleccionar una palabra o frasepara poder modificar, fuente, tamaño yestilo de fuente,etc 10
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónFuentePara cambiar el tipo de letra o fuente lo primeroque tenemos que hacer es seleccionar loscaracteres, palabras o líneas sobre los quequeremos realizar el cambio. A continuación hacerclic sobre el pequeño triángulo que hay al lado dela fuente actual, esto haráque se abra una ventana con las fuentesdisponibles.Observa que el propio nombre de la fuente estárepresentado en ese tipo de fuente, de forma quepodemos ver el aspecto que tiene antes deaplicarlo.El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, enla parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas lasdisponibles.Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento dela derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles,también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobreella para aplicarla.TamañoDe forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar eltexto y hacer clic en el triángulo para buscar el tamaño que deseemos,o escribirlo directamente.La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), lostamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.EstiloUna vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tresdisponibles: negrita, cursiva y subrayado . Basta seleccionar el textoy hacer clic en el botón correspondiente.Formato párrafoEn Word2007, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas depárrafo , normalmente las marcas de párrafo no se ven, para hacerlasvisibles, hacer clic en el icono marca de párrafo de la pestaña Inicio.Las características más importante de formato de párrafo sonla alineación y la sangría, ambas están disponibles en lapestaña Inicio. 11
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónAlineación.Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos dealineación:Sangría.Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha oizquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estosbotones de la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Párrafo, segúnqueramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.Cambio a mayúsculasEn la pestaña Inicio, dentro del grupo deherramientas Fuente, se encuentra laopción Cambiar a mayúsculas yminúsculas... , nos ofrece cincoposibilidades para cambiar las mayúsculas deltexto seleccionado:Tipo oración. La primera letra después de cadapunto en mayúsculas el resto en minúsculas.minúsculas. Todas las letras en minúsculas.MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas.Poner en manyúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabraen mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa.También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionandoMayúsculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente alas tres formas, siguientes:MAYÚSCULAS.minúsculas.Tipo oración.Copiar formatoEn la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemosdisponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar lascaracterísticas de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia elformato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar paracopiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces.Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a labarra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor 12
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computacióntomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiarel formato, y hacer clic sobre ella.Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato,hacer doble clic en el icono de copiar formato, , el cursor tomará la forma debrocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y paraacabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato.En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras olíneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o líneasy el nuevo formato se copiará sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formatocaracter como el formato párrafo.Diseño de página Configurar páginaCuando estamos escribiendo en un documentoWord es como si lo hiciéramos en una hoja depapel que luego puede ser impresa. Por lotanto, existe un área en la cual podemosescribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo deherramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que sepuede modificar Márgenes,Orientación, Saltos de página, Tamaño, Númerosde línea, Columnas y Guiones.Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unosmárgenes predeterminados que se pueden utilizar paraagilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correctopara el documento que está realizando, entonces se puedepersonalizar haciendo clic en la opción MárgenesPersonalizados.Encabezados y pies de páginaUn encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio decada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título deltrabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc. 13
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónEl pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de lapágina, y suele contener los números de página.Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de losdos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.Se mostrará una nueva pestaña:Números de páginaCuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas parapoder referenciarlas, ese número es el que aparece en la parte izquierda de labarra de estado, pero este número de página no aparece en el documentoSi queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuandolo imprimamos deberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando laopción Número de página y eligiendo dónde queremos que aparezca el número.TABLASLas tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que sepueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo,obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista denombres.Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos yaque facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Estacaracterística se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web paraInternet. 14
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónUna tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, encada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.Creación de tablasSe puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en lapestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas,definirla usando numeros para especificar cuantas filas y columnas se necesitan odibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro,vamos a ver los tres.Para insertar una tabla debemos hacer clic en lapestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allíse muestra una ventana con las tres opciones.1. Una de las formas es utilizar el uncuadriculado que simula una tabla, cadacuadrado sería una celda de la misma.2. La segunda opción es haciendo clic en InsertarTabla, este vínculo abre una ventana que permitedeterminar la cantidad de filas y columnas para latabla.3. La tercer opción es usar el vínculo DibujarTabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola conel mouseCuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilocon un sólo clic para ello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de lapestaña Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en lasección Estilos de tabla.Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como,por ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadronaranja en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido anuestra tabla. 15
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónEl programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a latabla.De esta forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos enmente.Para ello hacer un clic en la pestaña Diseño selecciona el icono del lápiz que está a la izquierda, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic yarrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. Acontinuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz.Este método es más flexible a la hora dediseñar tablas irregulares, como la que semuestra en la imagen.Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablasUna vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. Entérminos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de unatabla.La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de lastablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluirpárrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nospodemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puedeseleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además,hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablasque vamos a ver a continuación.Desplazarse.Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Para Presione las desplazarse teclas Una celda a la MAY + TAB izquierda Una celda a la TAB derecha Una celda arriba flecha arriba Una celda abajo flecha abajo Al principio de la Alt + Inicio 16
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación fila Al final de la fila Alt + Fin Al principio de la Alt + AvPág columna Al final de la Alt + RePág columnaAl pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.Seleccionar.Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo decelda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinadahacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso).Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, ycuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta haciaabajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda perohaciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendoclic.También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de lacelda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar.Borrar.Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar latecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar latecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma dedesplazar el resto de las columnas. También se pueden realizar todas estasfunciones desde el menú Tabla.Herramientas de TablaPara abrir éstas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nosencontramos con que debajo de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestañasnuevas Diseño yPresentación . Observemos cómo secomponen ambas pestañas.La pestaña Diseño muestra las herramientas que se observan a continuación. 17
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónContiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo detabla, Estilos de tabla, Dibujar bordes.La pestaña Presentación muestra un conjunto de herramientas deacceso directo, como el de la siguiente imagen.Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas ycolumnas, Combinar, Tamaño de celda, Alineación, Datos.Vamos a ver las funciones más interesantes de éstas herramientas.Dibujar Bordes Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablasdibujándolas con el ratón. 18
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya quepermite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacerclic. Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funcionespodemos cambiar el estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionaren la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneasque queramos. Color de la pluma. Con este icono podemos dar color a losbordes de la tabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.Combinar Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear unaúnica celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundoicono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elementoseparador, se abre una ventana para preguntarnos en cuántas filas y columnasqueremos dividir la celda seleccionada. Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en elbotón Dividir tabla, se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda ylas filas de abajo, se transformen en una tabla nueva.Alineación Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de lasnueve formas que se muestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionarlas celdas a las que se quiere aplicar la alineación. Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas seescribirá en la orientación que marca el icono, en este caso se escribirá hacia laderecha, es decir de forma normal. Haciendo clic en el botón, la orientación vacambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia abajo. 19
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónTamaño Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas ycolumnas uniformemente, de forma que todas las filas/columnas tengan el mismoancho. Establecer alto y ancho de celdas. El primer botón permite establecer elalto para las filas seleccionadas (igual para todas). El segundo botón permiteestablecer el ancho para las columnas seleccionadas (igual para todas). Autoajustar. Cambia el tamaño del ancho de columnaautomáticamente basado en el tamaño del texto. Puede establecer el ancho detabla basado en el tamaño de ventana o convertirlo para utilizar anchos de columnafijos.Estilo Estilos visuales para la tabla. Word trae predeterminadosvarios estilos visuales para aplicar a la tabla, sólo debes seleccionar la tabla y pasarel mouse sobre los estilos de tabla y verás como cambia el formato de tu tabla,cuando encuentres el estilo deseado, simplemente haz clic sobre él para aplicarlo. Sombreado y Bordes. De todos modos, si no deseas aplicarexactamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado, puedesmodificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los bordes, conlos botones de Sombreado y Bordes.Datos Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente oascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendráen cuenta al ordenar. 20
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación Formula. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos quecontenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automática se mostrará lafórmula de suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna)Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdasha de ser números. Si el contenido no son números aparecerá un mensaje deerror ("Final de fórmula inesperado")No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente"puesto que, por ejemplo, si una columna contiene números en todas las celdasexcepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no se produce ningúnerror y la suma se realiza correctamente.También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados porblancos, los considerará a todos al realizarlas sumas.A parte de la autosuma, se puedenhacer otras muchas operaciones en unatabla.Por ejemplo, se puede realizar la suma delas celdas situadas a la izquierda, y tambiénse puede especificar un formato concretopara visualizar los resultados, en el casoque vemos en esta figura, si el valor escero, aparecerá 0,00 y se pondrán lospuntos para separar los miles y la comapara separar los decimales.COMBINAR CORRESPONDENCIAMediante la opción Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir enun documento, datos almacenados en otro sitio.De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con losdatos de personas distintas.Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos eltexto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generarlos datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De estaforma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personasexistan en el lugar donde están almacenados los datos.Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación deetiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.Conceptos previosCuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementosfundamentales: el documento principal y el origen de datos. 21
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónDocumento principal.Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables quetoman su valor del origen de datos.Origen de datos.Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, unlibro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o sepueden introducir en el mismo momento de combinar.En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista deregistros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campocorresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes deAccess, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán porejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de esecliente.Crear el documento principalAbrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documentoque ya contenga el texto fijo.Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación decorrespondencia, allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente paracobinar correspondencia.Se abrirá la sección Combinar correspondencia conel primer paso del asistente. Este asistente es muysencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamoshaciendo clic en la opción deseada.En primer lugar tenemos que elegir el tipo dedocumento que queremos generar (cartas, mensajesde correo electrónico, sobres, etc..) 22
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónSeleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.En el paso 2 definimos el documento inicial, es eldocumento que contiene la parte fija a partir de lacual crearemos el documento combinado. Debajo delas tres opciones tenemos una explicación de laopción seleccionada en este momento.Dejar seleccionada la primera opción y hacer clicen Siguiente para continuar con el asistente.En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemosutilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla enotro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, osimplemente escribir una lista nueva.Si seleccionamos la opción Utilizar una listaexistente aparece la opción Examinar..., hacer clic enella para buscar el archivo que contiene el origen dedatos.Si seleccionamos la opción Seleccionar de loscontactos de Outlook, en lugarde Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta decontactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.Si seleccionamos la opción Escribir una listanueva en lugar de Examinar... aparece laopción Crear..., hacer clic en ella para introducir losvalores en la lista.Ahora explicaremos con más detalle laopción Examinar...Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de diálogo Seleccionararchivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos: 23
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónEn el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentrael origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizarel tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla debase de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos enuna hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos enuna tabla de Word.En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpetadonde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todoslos archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nosquedará hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos oseleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: yhacer clic en el botón Abrir.Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios decombinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemosañadir opciones que veremos más adelante.Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente... 24
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónEn este paso redactamos en el documento abierto eltexto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya)y añadimos los campos de combinación. Para ellodebemos posicionar el cursor en la posición dondequeremos que aparezca el campo de combinación y acontinuación hacemos clic en el panel de tareas sobre elelemento que queremos insertar.Podemos insertar un Bloque dedirecciones..., una Línea de saludo..., Franqueoelectrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Máselementos.... En la opción Más elementos... aparecerála lista de todos los campos del origen de d atos ypodremos elegir de la lista el campo a insertar.Cuando hayamos completado el documento hacemos clicen Siguiente para pasar al paso 5 del asistente.En este paso examinamos las cartas tal como seescribirán con los valores concretos del origen dedatos.Podemos utilizar los botones << y >> para pasar aldestinatario anterior y siguiente respectivamente,podemos Buscar un destinatario...concreto, Excluir aldestinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... paracorregir algún error detectado.Para terminar hacer clic en Siguiente.Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en laopción Imprimir....Si nos queremos guardar las cartas en un nuevodocumento por ejemplo para rectificar el texto fijoen algunas de ellas, o enviar luego el documento aotro usuario hacemos clic en Editar cartasindividuales... En este caso nos permite elegircombinar todos los registros, el registro actual o ungrupo de registros. El documento creado será undocumento normal sin combinación.Si no queremos realizar ninguna de las accionesanteriores cerramos el panel de tareas. 25
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónLa pestaña CorrespondenciaPara rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartaspodemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemosvisto, pero también podemos utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos másadelante. . Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios decombinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. . Permite insertar en la posición del cursor un bloque dedirecciones tal como vimos con el asistente. . Permite insertar en la posición del cursor una líneade saludos tal como vimos con el asistente. . Permite insertar en la posición del cursor un campo delorigen de datos. . Permite resaltar los campos combinados si la opción estáactivada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados deesta forma es más fácil localizarlos dentro del documento. Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detallamos másadelante. Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción estádisponible con un documento de tipoetiquetas.En este menú podrás utilizar una barra dedesplazamiento para moverte por losdiferentes destinatarios. También podrásbuscarlo o comprobar algún tipo de errorpor tu parte en la creación de la carta. 26
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónInsertar campos de combinaciónPara incluir un campo de combinación, hacer clic en elicono de la pestaña Correspondencia y se abrirá elcuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los campos delorigen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en elbotónInsertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos.El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> esto nos indica queahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción decombinar.A la derecha tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.Ver datos combinadosSi queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en elbotón .Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos obien con los datos.La imagen de la derecha muestra el documento combinado con los datos del primerregistro del origen de datos.Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicadolocalizar los campos de son del origen de datos, una forma fácil de solucionar esteproblema es hacer clic sobre el icono , los campos del origen de datosaparecerán resaltados.Desplazarse por los registrosEl origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), alcombinar, se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Pues lossiguientes botones permiten desplazarse por las filas del origen paracomprobar, por ejemplo, si los datos que salen son los esperados. Permite ver los datos del primer registro del origen. Permite visualizar el registro anterior. 27
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando, y tambiénpermite ir directamente a un registro determinado escribiendo el nº del registro.Por ejemplo, 1 indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4,se visualizará el documento con los datos del cuarto cliente. Permite visualizar el registro siguiente. Permite visualizar el último registro.Buscar un registroCuando el origen de datos tienemuchos registros puede ser largo ytedioso buscar un registro concretopasando de un registro a otro conlos botones de desplazamiento, enestos casos se utiliza elbotón . Permiteir a un registro concreto indicandoel valor que buscamos y en quécampo lo tiene que buscar.Al hacer clic en el botón aparece el cuadro de diálogo Buscarentrada que vemos a la derecha.En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar elvalor.Hacer clic en el botón Buscar siguiente.Filtrar destinatariosSi queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campode combinación (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona), primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, por ejemplo con el icono , a continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del campo Provincia y se despliega una lista con varias opciones: (Todos) se seleccionan todos los valores de población. (Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población. (Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo población. 28
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen enla población del origen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona,Valencia, Madrid y Alicante). Si seleccionamos uno de estos valores, seleccionarádel origen de datos los destinatarios que tengan ese valor en la población y losdemás no se combinarán.(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos acontinuación:En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplirlos registros del origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puedeponer una condición o varias. En la primera línea se va formando la primeracondición.En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición.En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Lostipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc).Vacío indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgancombinados los clientes que no tengan dirección,seleccionamos Campo: dirección y Comparación: No vacío, en Comparadocon: no pondremos nada.En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo exceptocuando la comparación es Vacío o No vacío.Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre igual aJuan, de esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de nombre Juan.Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formarcondiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direcciónNo vacío, sacaría los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campodirección.Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar. 29
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónCuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indicamediante un mensaje.La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en esemomento, si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen dedatos y no haya encontrado el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por siqueremos que siga buscando desde el principio del origen.Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él yaparece un cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con lasmismas características.Ordenar destinatariosSi queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (porejemplo nos interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luegosea más fácil entregarlas a mis empleados), hacemos clic en el nombre de lacolumna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenarán porese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna losdestinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.También podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar lascartas por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de lamisma poblaciónpor apellidos. En este caso tenemos que utilizar laficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremosordenar, seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado...), aparecerá elcuadro de diálogoFiltrar y ordenar, a continuación hacer clic sobre lapestaña Ordenar registros.Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremosordenar los registros, y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) odescendente (de mayor a menor).Para ordenar por más campos rellenar Luego por. 30
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónEn el ejemplo de la derecha saldrían las cartas ordenadas por provincia del clientey dentro de una misma provincia por población y dentro de lamisma población por apellidos.Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.Combinar al imprimirLa opción Imprimir documentos permiteenviar a la impresora el resultado de lacombinación.Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogode la derecha.Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios después de a plicarlos filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, oun grupo de registros (Desde: ... Hasta: ...).En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarloen blanco indica desde el primero.En Hasta: ponemos el número de ordendel último registro a comb inar, dejarlo enblanco indica hasta el último.Por ejemplo del segundo al quinto(Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo(Desde: 2 Hasta: en blanco); los tresprimeros (Desde: en blanco Hasta: 3).Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces. 31
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación UNIDAD III EXCELElementos de ExcelLa pantalla iniciaAl iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentesfundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácilentender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas lasde este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cadausuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremosmás adelante.Las BarrasLa barra de títuloContiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que loguardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están losbotones para minimizar , restaurar y cerrar .La barra de acceso rápido 32
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónLa barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel comoGuardar , Deshacer o Rehacer .Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clicen la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones deacceso rápido.Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lolargo del curso:La Banda de OpcionesLa Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Alhacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción delos diferentes elementos que se pueden crear en Excel.Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habitualespodríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior.En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienenun color atenuado. 33
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónLas pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que teencuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellasopciones que te serán útiles en cada pantalla.Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta formaaparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjuntode teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menosespacio.De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquierpestaña.El Botón Office Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones. Este menú contiene tres tipos básicos de elementos: Comandosinmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clicsobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre delcomando no aparece nada. Por ejemplo, laopción Guardar para guardar el documento actual. O también,al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo 34
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computacióndonde nos pedirá más información sobre la acción a realizarcomo la opción Abrir.Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porquetienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en esetriángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Porejemplo, la opción Administar para acceder a l as opciones deadministración de la base de datos.La barra de fórmulasNos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, peroesto lo estudiaremos más adelante.La barra de etiquetasPermite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.Las barras de desplazamientoPermiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hayque desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.Tipos de datosEn una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda.Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto. FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otrasceldas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Sepueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen,Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezarsiempre por el signo =.Errores en los datosCuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. 35
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación Cuando nos avisa del error, elcuadro de diálogo que aparece tendráel aspecto que ves a la derecha:Nos da una posible propuesta quepodemos aceptar haciendo clic sobreel botón Sí o rechazar utilizando elbotón No. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en laesquina superior izquierda tal como esto: .Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber mássobre el error.Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro uotro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:Este cuadro nos dice que la fórmula esincoherente y nos deja elegir entre diferentesopciones. Posiblemente el error seasimplemente que la fórmula de la celda no tieneel mismo aspecto que todas las demás fórmulasadyacente (por ejemplo, ésta sea una resta ytodas las demás sumas).Si no sabemos qué hacer, disponemos de laopción Ayuda sobre este error.Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamosutilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolode la esquina de la celda. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza unafecha o una hora negativa.#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puedeser sumar textos.#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. 36
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo enla esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemosvisto antes.Fórmulas y FuncionesEsta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión ymanejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos queutilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio quehacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buenautilización de Excel.Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar lacreación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistentepara funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existenteso la sintaxis de éstas.Introducir Fórmulas y FuncionesUna función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con unoo más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o seráutilizado para calcular la fórmula que la contiene.La sintaxis de cualquier función es:nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)Siguen las siguientes reglas:- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios anteso después de cada paréntesis.- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.Ejemplo: =SUMA(A1:C8)Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. Eloperador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidasentre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 37
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónEn este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadasdentro de la fórmula.Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan.Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha yhora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimoscualquier texto, precedida siempre del signo =.Insertar función con el asistenteUna función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemossu sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nosresultará más fácil trabajar con ellas.Si queremos introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función.Hacer clic en la pestaña Fórmulas.Elegir la opción Insertar función.O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función: 38
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónExcel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una brevedescripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuaciónhacer clic sobre el botón , de esta forma no es necesario conocer cada una de lasfunciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar unafunción: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente unacategoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro delista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si noestamos muy seguros de la categoría podemos elgir Todas.En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamoshaciendo clic sobre ésta.Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen losdistintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de unenlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dichafunción.A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos defunción, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según lafunción que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA (). 39
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónEn el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será unacelda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para que el cuadrose haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar elrango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rangode celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltarel botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadrode diálogo.En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso deque existiera.Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y asísucesivamente.Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excelexpande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Porejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en laposición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma quenos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derechadel botón.Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de laderecha:Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puedeser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuentavalores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valormínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a travésde Más Funciones... 40
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónSi quieres conocer más sobre las referencias y nombres visita nuestro básico . Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo=MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.Funciones de fecha y horaDe entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadasal tratamiento de fechas y horas.Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve esun "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridosdesde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial delsistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengannúm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celdaque contenga una fecha. Función Descripción AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes Calcula el número de días entre las dos DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) fechas DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7 41
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un número del 0 al HORA(núm_de_serie) 23 HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número HOY() Devuelve la fecha actual Devuelve el número del mes en el rango MES(núm_de_serie) del 1 (enero) al 12 (diciembre) MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados NSHORA(hora;minuto;segundo) como números SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59Funciones de textoUna hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, peroExcel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.Función Descripción Devuelve el carácter específicadoCARACTER(número) por el número Devuelve el código ASCII delCODIGO(texto) primer caracter del texto Devuelve una cadena deCONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) caracteres con la unión Redondea un número pasadoDECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) como parámetro Devuelve el número de caracteresDERECHA(texto;núm_de_caracteres) especificados Devuelve la posición inicial delENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) texto buscado Devuelve el mismo texto pero sinESPACIOS(texto) espacios Devuelve los caracteres indicadosEXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) de una cadena Encuentra una cadena dentro deHALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) un texto Devuelve un valor lógicoIGUAL(texto1;texto2) (verdadero/falso) Devuelve el número de caracteresIZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) especificadosLARGO(texto) Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres noLIMPIAR(texto) imprimiblesMAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas 42
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónMINUSC(texto) Convierte a minúsculasMONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda Convierte a mayúscula la primeraNOMPROPIO(texto) letra del textoREEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres; Reemplaza parte de una cadena detexto_nuevo) texto por otraREPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el textoSUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrenci Reemplaza el texto con textoa) nuevoT(valor) Comprueba que el valor es textoTEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto Convierte un número a textoTEXTOBAHT(número) tailandés (Baht)VALOR(texto) Convierte un texto a númeroFunciones de búsquedaEn una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con lasfórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizarbúsquedas de datos.Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna informaciónde algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamosuna búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo quebuscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, sibuscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombredel restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por esobuscamos por otros datos que sí conocemos.Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:Función Descripción Devuelve el número de rangos deAREAS(ref) celdas contiguas Busca valores de un rango de unaBUSCAR(...) columna o una filaBUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;o Busca en la primera fila de la tablardenado) o matriz de valoresBUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_colum Busca un valor en la primeranas;ordenado) columna de la izquierdaCOINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincid Devuelve la posición relativa de unencia) elemento Devuelve el número de columna deCOLUMNA(ref) una referencia Devuelve el número de columnasCOLUMNAS(matriz) que componen la matrizDESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango 43
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación Crea una referencia de celda enDIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) forma de texto Elige un valor o una accion de unaELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) lista de valoresFILA(ref) Devuelve el número de filaFILAS(matriz) Devuelve el número de filas Crea un acceso directo a unHIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) documentoIMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámic Extrae datos almacenados en unaas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) tabla dinámica Devuelve el valor de una celda en laINDICE(matriz;num_fila;num_columna) intersección de una fila y una columna Devuelve una referenciaINDIRECTO(ref;a1) especificada Intercambia las filas por lasTRANSPONER(matriz) columnas en una matrizFunciones financieras.Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculosfinancieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja deahorros en casa".Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel: Función Descripción y Ejemplo Devuelve la depreciación de un bien para un DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes) período especificado, método de depreciación de saldo fijo Devuelve la depreciación de un bien para un DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor) período especificado, mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo Devuelve la depreciación de un bien para un DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial; período especificado, incluyendo periodos periodo_final;factor;sin_cambios) parciales Calcula el interés pagado durante un período INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va) específico de una inversión NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión Devuelve el pago de un préstamo basado en pagos PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) y tasas de interés constantes Devuelve el interés pagado por una inversión PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) durante periodo determinado Devuelve el pago de un capital de una inversión PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) determinada Devuelve la depreciación por método directo de SLN(costo;valor_residual;vida) un bien durante un período dado SYD(costo;valor_residual;vida;periodo) Devuelve la depreciación por método de 44
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación anualidades de un bien durante un período específico Devuelve la tasa de interés por periodo de un TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) préstamo o una inversión Devuelve la tasa interna de retorno de una TIR(valores;estimar) inversión para una serie de valores en efectivo TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinve Devuelve la tasa interna de retorno modificada rsión) VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor actual de una inversión Devuelve el valor futuro de una inversión basada VF(tasa;nper;pago;vf;tipo) en pagos periódicos y constantes más una tasa de interés constante Devuelve el valor neto actual de una inversión a VNA(tasa;valor1;valor2;...) partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futurosOtras funciones.Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones dediferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.Función DescripciónFunciones matemáticas y trigonométricasABS(número) Devuelve el valor absoluto de un númeroALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1 Devuelve el número de combinaciones para unCOMBINAT(número;tamaño) número determinado de elementosCOS(número) Devuelve el coseno de un ángulo Redondea un número hasta el entero inferiorENTERO(número) más próximo Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia deEXP(número) un número determinadoFACT(número) Devuelve el factorial de un número Devuelve el número pasado en formato decimalNUMERO.ROMANO(número,forma) a número RomanoPI() Devuelve el valor de la constante pi Realiza el cálculo de elevar un número a laPOTENCIA(número;potencia) potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto dePRODUCTO(número1;número2;...) todos los números pasados como argumentosRAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del número indicadoRESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la divisiónFunciones estadísticas Devuelve la media armónica de un conjunto deMEDIA.ARMO(número1;número2;...) números positivosMAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores 45
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónMIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista de valoresMEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores Devuelve el valor que más se repite en la lista deMODA(número1;número2;...) valores Devuelve la media aritmética de la lista dePROMEDIO(número1;número2;...) valoresVAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores Devuelve el valor k-ésimo mayor de unK.ESIMO.MAYOR(matriz;k) conjunto de datos Devuelve el valor k-ésimo menor de unK.ESIMO.MENOR(matriz;k) conjunto de datosFunciones lógicasFALSO() Devuelve el valor lógico FalsoVERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero Devuelve un valor u otro, según se cumpla o noSI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) una condiciónNO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionadoY(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos Comprueba si algún valor lógico es verdadero yO(valor_logico1;valor_logico2;...) devuelve VERDADEROFunciones de informaciónESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacíaESERR(valor) Comprueba si un valor es un errorESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógicoESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo textoESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo textoESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de tipo numérico Devuelve un número que representa el tipo deTIPO(valor) datos del valor 46
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónFormato de celdasExcel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buenapresentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de estaforma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacarconclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todosnuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en colorverde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto alcambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar eltipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números enla celda.FuenteExcel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando lafuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar loscuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, encualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual sequiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de diálogo:En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que seencuentra al pie de la sección Fuente.Del cuadro de diálogo que se abre, Formato deceldas, haciendo clic sobre la pestañaFuente,aparecerá la ficha de la derecha.Una vez elegidos todos los aspectos deseados,hacemos clic sobre el botón Aceptar.Conforme vamos cambiando los valores de laficha, aparece en el recuadro Vista previa unmodelo de cómo quedará nuestra selección enla celda.Esto es muy útil a la hora de elefir el formato quemás se adapte a lo que queremos.A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. 47
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónSi elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que lafuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que laimpresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuenteaunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles concada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegirde la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de laderecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de laderecha podrás elegir un color para la letra.Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Paraactivar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a laizquierda.Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2007 tiene por defecto. En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificaralgunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nosencontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otrotipo. Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, paracambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en elrecuadro. Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa odesactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para ponero quitar la Cursiva. Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitarel Subrayado simple. Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A apareceuna línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botóncambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de laderecha y elegirlo. 48
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónAlineaciónSe puede asignar formato a lasentradas de las celdas a fin de quelos datos queden alineados uorientados de una formadeterminada.Para cambiar la alineación de losdatos de nuestra hoja de cálculo,seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.Aparecerá la ficha de la derecha.Elegir las opciones deseadas.Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadashorizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha dela derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:GENERAL: Es la opción de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadasdependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a laizquierda.IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstasindependientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece unrecuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en 49
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computaciónuno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de lacelda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas,independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadrode Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, laentrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celdano esté pegado al borde derecho de la celda.LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celdapara rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos laopción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por laderecha como por la izquierda.CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdasen blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contienedatos.Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente,es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de lasfilas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derechapodrás elegir entre una de las siguientes opciones:SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior comopor la inferior.Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre enhorizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentidoopuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajustaautomáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fijeexplícitamente la altura de ésta.Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza lasceldas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción elcontenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementarála altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda sereducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola. 50
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónDirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utilizapara lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo,etc... En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificaralgunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como: Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasaráa ser Izquierda. Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y acontinuación nos centrará los datos.BordesExcel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la aparienciade los datos de nuestra hoja decálculo añadiendo bordes,seguir los siguientes pasos:Seleccionar el rango de celdasal cual queremos modificar elaspecto.Seleccionar la pestaña Inicio.Hacer clic sobre la flecha que seencuentra bajo lasección Fuente.En el cuadro de diálogo que seabrirá hacer clic sobre lapestaña Bordes.Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.Elegir las opciones deseadas del recuadro.Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. 51
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónAl elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedaránuestra selección en la celda.A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.Preestablecidos:Se elegirá una de estas opciones:Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor dela selección.Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botonespreestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacerclic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, elborde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde,primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.Estilo:Se elegirá de la lista un estilo de línea.Color:Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de laderecha podrá elegir un color para los bordes. En la Banda de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes deforma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste.En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí noencontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.RellenosExcel nos permite también sombrearlas celdas de una hoja de cálculopara remarcarlas de las demás. Paraello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas alcual queremos modificar el aspecto.Seleccionar la pestaña Inicio.Hacer clic sobre la flecha que seencuentra bajo la sección Fuente.Hacer clic sobre la pestaña Relleno.Aparecerá la ficha de la derecha. 52
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónElegir las opciones deseadas del recuadro.Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedaránuestra selección en la celda.A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.Color de fondo: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto desombreado, bastará con elegir Sin Color.Color de trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo detrama, así como el color de la trama. En la Banda de opciones disponemos de un botón que nospermitirá modificar el relleno de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda delcolor indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En casode querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flechaderecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, paraello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato deceldas.NúmerosExcel nos permite modificar lavisualización de los números en lacelda. Para ello, seguir los siguientespasos: Seleccionar el rango de celdas al cualqueremos modificar el aspecto de losnúmeros.Seleccionar la pestaña Inicio.Hacer clic sobre la flecha que seencuentra bajo la sección Número.Hacer clic sobre la pestaña Número.Aparecerá la ficha de la derecha: 53
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónElegir la opción deseada del recuadro Categoría:Hacer clic sobre el botón Aceptar.Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedaránuestra selección en la celda.A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegiráde la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías másutilizadas son:General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excelpor defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifrano coje por completo en la celda.Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales,también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los númerosnegativos.Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, sepuede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los númerosnegativos.Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comasdecimales en una columna.Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puedeescogerse entre diferentes formatos de fecha.Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentesformatos de hora.Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger elnúmero de decimales.Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto seencuentre algún número en la celda.Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el númerode teléfono, etc.Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato. En la Banda de opciones Formato disponemos de una serie de botones que nos permitiránmodificar el formato de los números de forma más rápida: 54
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computación Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán aformato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en laconfiguración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €). Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá elsímbolo %). Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación). Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.GráficosUn gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita suinterpretación.Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos enuna hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretaciónde los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados porfilas y columnas.Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas degráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.Crear gráficosPara insertar un gráfico tenemos variasopciones, pero siempre utilizaremos lasección Gráficos que se encuentra en lapestaña Insertar. Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas quequieres que participen en el gráfico, de esta forma, Excel podrágenerarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará enblanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestradisposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic enel tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que seencuentran disponibles.En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un 55
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja Computaciónenlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertargráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de lasección Gráficos.Aquí puedes ver listados todos losgráficos disponibles, selecciona unoy pulsa Aceptar para empezar acrearlo.Si seleccionaste un rango de celdasverás tu nuevo gráficoinmediatamente y lo insertará en lahoja de cálculo con lascaracterísticas predeterminadas delgráfico escogido. Si has decididoprobar suerte y no tenías celdasseleccionadas, deberás seguirleyendo los siguientes apartados.Añadir una serie de datosEste paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos queaparezcan en el gráfico.Una vez tengamos un gráfico sobre la hoja de cálculo, aparecerán nuevas pestañas paramostrarnos nuevas opciones.Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opcionesmuy útiles:Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro dediálogo: 56
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónObserva detenidamente el contenido de esta ventana.Como ya hemos dicho es la más importante porque se encargará de generar el gráfico.Así pues tenemos un campo llamado Rango de datos del gráfico donde podremosseleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo. En el caso de laimagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenían los valores 445, 453, 545, 453 y 345.Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el campo detexto con el rango correcto. Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal(categorías) y otros al eje vertical (series).Ten en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (porejemplo los gráficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) sebastan con uno solo.Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda delgráfico.Del mismo modo también podrás modificar el rango de celdas que se incluirán tanto en lasseries como enlas categorías.Haciendo clic en el botón Cambiarfila/columna podremos permutar losdatos de las series y pasarlas a lascategorías y viceversa. Este botón actúadel mismo modo que el que podemosencontrar en la banda deopciones Cambiar entre filas ycolumnas (pestaña Diseño).Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogodesde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas. 57
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónModificar las características del gráficoEn la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto delgráfico.Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluiruna cuadrícula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo estolo encontraras en la sección Ejes:Utiliza las opciones de la sección Etiquetas paraestablecer qué literales de texto semostrarán en el gráfico:De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico yarrastrarlas para colocarlas en la posición deseada.Desde esta sección también podrás configurarla Leyenda del gráfico. Finalmente destacaremos las opciones de lasección Fondo que te permitirán modificar el modo enel que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.La primera opción Área de trazado, sólo estarádisponible para los gráficos bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior).Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficostridimensionales disponibles: 58
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónExcel 2007 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, así quedespués de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenderás perfectamente suscomportamientos y resultados.Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarás lasección Estilos de forma (que utilizaremos también más adelante para enriquecer lavisualización de los objetos que insertemos).Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.Para ello, simplemente selecciona el área completa del gráfico o de uno de sus componentes(áreas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que más se ajuste a lo que buscas.Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno deforma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del gráfico.Modificar el tamaño de un gráficoTambién puedes seleccionar un elemento del gráfico para modificarlo.Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles queexplicaremos a continuación:Los controles cuadradosestablecen el ancho y largo delobjeto, haz clic sobre ellos yarrástralos para modificar susdimensiones.Haciendo clic y arrastrando loscontroles circulares podrásmodificar su tamaño mantiendoel alto y ancho que hayasestablecido, de esta formapodrás escalar el objeto yhacerlo más grande o pequeño.Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome estaforma podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.Modificar la posición de un gráfico 59
    • ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA ECOLÓGICA AMAZÓNICA Sede Nueva Loja ComputaciónExcel te permite decidir la posición del gráfico en el documento.Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo también podrásestablecer su ubicación.Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la pestaña Diseño .Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva. Tendrásla ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastar los datosnúmericos si la mantienes en una hoja a parte. Depende del formato que quieras utilizar.Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente.Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás situarlo en la posición ycon el tamaño que tú eligas. 60