Upgrading 101: Fessenden's Successful Game Plan

156 views
121 views

Published on

Presenter: Will Tuttle

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
156
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Upgrading 101: Fessenden's Successful Game Plan

  1. 1. Upgrading 101: Fessenden's Best Practices Outline 1. Establish your Timeline ­ why in the middle of the school year? ■ The sooner the better! ■ There is no “good” time ■ Things to consider ● in 2013­13, 14 : communications with constituents from a school are now year round. (There is no hard start and stop for the school year anymore re.cmcts.) ● Find a relatively quiet month (if you can) ­ best of all evils (grading period considered) ● During the Summer everyone is away, it’s more difficult to put together training and brainstorm sessions ● Would we do it that way again? ­ Absolutely! 2. Stakeholders ­ who we had in the room for our final decision (keep the committee small) Examples: ■ Headmaster ■ IT Director ■ Director of Institutional Advancement ■ Communications Director ■ Associate Director of Technology ■ Division Heads 3. Kicking Tires Sessions ­ ■ Assemble your testing team(s) ■ Testing, testing, testing ­ weekly 2 hour group sessions with core team 4. Building anticipation ■ Initiate a marketing strategy with your own constituents. Develop “brand language” for the “upgrade” ● Create a Trailer Video ● News stories ● Reminders in parent weekly email about the upcoming “change” ● Pushpage to parents a few days before the switch as a reminder, link to walk­thru, list of office hours created for this, and a link to the news story that was published a few weeks earlier ● More in­depth videos ■ Reach out to Administrators and office staff ■ “what to do day 1” for fac/staff a scavenger hunt of sorts! ■ Make a big deal of flipping the switch with your school (Get good snacks from dining hall and bribe the people to come to you for support) ■ Drop­in sessions with Support + snacks ­ first two days ● Drop­in sessions with your core team ­ first week and ongoing
  2. 2. ● Create office hours devoted to the rollover so people can come on their own time. ■ Get to Faculty/Division meetings as soon as possible ■ Don’t sweat the Data ­ it just rolls! ■ Tutorials & Walk­Thrus are crucial for getting information to the masses. 4. Feedback ■ Once it’s released try to keep track of immediate feedback even anecdotal data ■ Ongoing support is critical ­ be Active as support, not Passive. ■ We should have been more responsive to the few who took up issue with the product ■ Put together a formal survey for users a few weeks/months later to get better data. ■ Be active on user voice and with Whipple Hills support team throughout the entire process. 5. Pitfalls ■ Managers (Academics, Admissions, Athletics, etc.) ● The manager experience is not upgraded yet.... ■ Bugs (ongoing) ■ Prevention vs. Reaction try to anticipate the problem areas where damage control will be needed most ­ (“Who moved my cheese?”) ■ Work­Arounds ­ Remember where these were put in place, enhancements come fast and furiously for their correction.

×