• Save
Focus Presentatie Masterclass Effectief Reorganiseren Phu En Fbe.
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Like this? Share it with your network

Share

Focus Presentatie Masterclass Effectief Reorganiseren Phu En Fbe.

  • 2,106 views
Uploaded on

 

More in: Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
2,106
On Slideshare
2,029
From Embeds
77
Number of Embeds
3

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
1

Embeds 77

http://www.twynstragudde.nl 73
http://www.tg.nl 2
http://www.slideshare.net 2

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Masterclass effectief reorganiseren
  • 2. Doelstelling
      • Inzicht in de praktijk van effectief reorganiseren door onder andere:
        • Ervaringen, vormen en visie
        • Aanpak van organisatieverandering (van diagnose tot implementatie)
        • Klantgerichtheid behouden
        • Betrokkenheid en motivatie
        • De mensen in de reorganisatie en HRM
        • Richting geven aan de organisatieverandering (sturen of loslaten):
          • Ontwerpbenadering
          • Ontwikkelbenadering
      • Toepassen inzichten in een praktijkcase
      • Vertalen inzichten naar de eigen praktijk
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 3. Ervaringen met reorganisaties (1)
      • Reorganisaties zijn complex: veel veranderingen, onder druk, onervaren, emotioneel, impact en interessant
      • Doelen zijn niet altijd even duidelijk: kostenreductie, reorganisatie, efficiency, effectiviteit: doelen
      • Diagnose wordt vaak te licht uitgevoerd: onduidelijke oorzaken
      • En geen effectieve maatregelen/aanpak:
        • ‘ Makkelijke’ quick wins
        • Niet altijd de lange termijn strategie voor ogen
        • Rationeel vs belangen
        • Soms is de aanpak: paniek, onnadenkend, onrechtvaardig en onhandig
        • Soms te weinig aandacht voor issues/vragen van medewerkers
        • Niet genoeg kennis van wet- en regelgeving en mogelijkheden (OR, ontslagrecht, procedures etc.)
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 4. Ervaringen met reorganisaties (2)
      • Effecten:
        • Kansen om het substantieel beter te doen blijven onbenut
        • Verbetering van prestaties (veelal tijdelijk)
        • Lagere motivatie van medewerkers, vertrouwen, betrokkenheid en binding (goede lopen weg)
        • Klantgerichtheid op tweede plaats
        • Kosten zijn hoger dan de baten (reorganisatie-, transitie- en personeelskosten)
      • Uitdaging:
        • Op een doordachte/overwogen manier een meer efficiënte en slagvaardige organisatie worden
        • Sterker uit de strijd komen
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 5. Effectief reorganiseren: wat? © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
      • Conflicten slaan naar buiten uit
      • Organisatie in crisis
      • Financieel ongezond
      • Veel is mislukt
      • Weinig perspectief
      • Groeiende markt
      • Tevreden klanten
      • Slagvaardige flexibele organisatie
      • Financieel gezond
      • Geen aansluiting op de markt
      • Verlies van markten en klanten
      • Financieel resultaat onder druk
      • Ingrijpende maatregelen
      • Dalende motivatie, onzekerheid
      • Markt verandert
      • Inspelen op marktontwikkelingen
      • Optimalisatieprogramma’s
      • Innovatie
      • Investeren
    12.00 11.55 11.45 11.15 11.30 Reorganiseren Kapitaliseren Revitaliseren Saneren
  • 6. Effectief reorganiseren: Wat? Vijf wegen naar betere prestaties © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren Financieel Proces Keten Business Change impact Continuïteit impact Financieel Proces Keten Organisatie Business
  • 7. Onze visie op effectief reorganiseren
      • Het daadwerkelijk verbeteren van de performance vraagt (soms) een scherpe diagnose en een heldere strategie
      • Management en medewerkers beschikken over veel potentieel en dit moet benut worden
      • Zowel de diagnose als het bepalen van de gewenste uitkomsten vraagt een brede kijk op organisaties (integraal)
      • Een goed doordachte aanpak maakt gebruik van mogelijk-heden en speelt in op de situatie: welke interventies op welk moment en door wie (change management)?
      • Passende besturing is nodig om het doel te realiseren, waarbij besluitvorming specfieke aandacht vraagt (programmamanagement)
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 8. Visie: integraal kijken naar organisaties © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren Medewerkers Besturing & Management Informatie technologie Organisatie - structuur Bedrijfs - processen Cultuur en veranderen Doelen & Strategie Prestaties Medewerkers Besturing & Management Systemen Organisatie - structuur Bedrijfs - processen Cultuur en veranderen Doelen & Strategie Prestaties
  • 9. Voorbeeld: waar ligt focus in werkwijze nieuwe organisatie? © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren Rendementsverbetering Structurele verbetering Extern gericht Input sturing Scope keten Analyse en haalbaarheid Maatwerk Bottom-up Ontwikkelen …… Kostenreductie Quick Wins Intern gericht Output sturing Scope organisatie Target setting Standaard Top - down Afbreken …… Rendementsverbetering Structurele verbetering Extern gericht Input sturing Scope keten Analyse en haalbaarheid Maatwerk Bottom - up Ontwikkelen …… Kostenreductie Quick wins Intern gericht Output sturing Scope organisatie Target setting Standaard Top - down …… Kwaliteitsverhoging Structurele verbetering Extern gericht Input sturing Scope keten Haalbaarheid en bijstelling Maatwerk Bottom - up …… …… ……
  • 10. Een gangbare aanpak; vier hoofdstappen © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren ´ ´ ´ 1. Diagnose 2. Ontwerp 3.Implementatieplan 4. Implementatie Programmamanagement Verandermanagement Ambitie Resultaten
  • 11. Elke stap in de reorganisatie vergt verschillende inspanningen © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
      • Voortgang traceren (indicatoren) en diagnosticeren
      • Herijken doelstelling & bijsturen veranderproces
      • Omgeving managen & veranderorganisatie gezond houden
    Sturing Stap Inspanningen 1. Diagnose
      • Bepalen vraagstuk en doel diagnose (afbakenen)
      • Vaststellen aanpak diagnose: scope, methoden, participatie (met zicht op totaalaanpak/opties als kader)
      • Bepalen bevindingen en conclusies (constateringen, oorzaken en gevolgen)
    2a. Ontwerp: inhoud
      • Bepalen aanpak, betrokkenheid, communicatie etc.
      • Bepalen gewenste organisatie
      • Alternatieven
      • Effect op doelrealisatie
    2b. Ontwerp: transitie
      • Bepalen van de uitgangspunten, totaalaanpak & argumentatie (afwegen welke soort aanpak het meest kansrijk is)
      • Bepalen businesscase
    3. Implemen- tatieplan
      • Bepalen uitgangspunten en strategie
      • Brainstormen en bepalen van de interventies & interventievolgorde
      • Detailleren plan van aanpak (inclusief actoren, communicatie, sturing & uitkomsten)
    4. Interventies
      • Uitvoeren van de interventies conform implementatieplan
      • Verzilveren van de resultaten en borgen van de uitkomsten
  • 12. Een doordachte en doelgerichte aanpak
    • Verandermanagement aandachtspunten onder andere:
      • Stakeholders, belangen, veranderhistorie, betrokkenheid, balans, communicatie, interventiekeuzes, teamsamenstelling en alternatieve scenario’s
    • Programmamanagement aandachtspunten onder andere:
      • Doelen, resultaten, tussenproducten, planning, deadlines, besluitvorming, monitoring, besturing en projectbeheersing (TGKIO)
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 13. Ontwerk- en ontwikkelaanpak © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren Ontwerp- aanpak Ontwikkel- aanpak Resultaatgericht Mijlpalen AS-IS naar TO-BE Sturen - Leider - Type verandering - Type organisatie/werk - Scope (beïnvloeding) - Veranderaar Bepalende factoren Doelgericht Iteratief (learning loops) Evalueren en bijsturen Faciliteren
  • 14. 1. Diagnose
      • Inhoud:
        • Prestaties van de organisatie
        • Externe analyse
        • Interne analyse
        • Veranderanalyse
      • Aanpak:
        • Van quickscan tot grondige uitwerking
        • Expertmatig of met inbreng uit de organisatie
        • Voorbeelden van werkwijze: interviews, groepssessie, observatie, documentanalyse en meten (procesanalyse, financieel, HR etc.)
      • Concluderen: hoe staan we ervoor, wat zijn oorzaken?
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 15. 2. Ontwerp: beeld nieuwe organisatie
      • Inhoud:
        • Afwegen aspecten van het organisatiemodel onder andere:
          • Strategische keuzes (klantpropositie, verdienmodel en kerncompetenties)
          • Processen, producten en taken
          • Besturing, businessplanning (performance management)
          • Organigram en functies (TVBC)
          • Organisatie en individuele ontwikkeling
          • Businesscase(s)
        • Ontwerpen transitie op hoofdlijnen:
          • Aanpak, opbrengsten, kosten, risico’s en afhankelijkheden etc.
      • Aanpak:
        • Voorbeelden van werkwijze: expertadvies, deskreseach, interviews, groepssessies, projectteams/werkgroepen scenario evaluatie en…
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 16. 3. Implementatieplan
      • Doel: inzicht en vertrouwen krijgen in de werkwijze om de gestelde doelen te realiseren
      • Inhoud:
        • Vormgeven van de inhoudelijke stappen
        • Cruciale elementen per onderwerp van het organisatiemodel en integrale aanpak
        • Verander- en programmamanagement invullen
        • Evaluatie en reflectie: doelen
      • Aanpak:
        • Wie gaan we betrekken met het oog op: acceptatie, energie, expertise en continuïteit?
        • Welke rol heeft de organisatie en wat moet het management doen?
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 17. 4. Implementatie
    • Aanpak:
      • Daadwerkelijk uitvoeren van het plan, maar:
        • Een verandering is niet maakbaar en afdwingbaar
        • Het loopt deels toch anders
        • Onverwachte gebeurtenissen (gewenst en ongewenst)
      • Dus veel: kijken, luisteren, analyseren, betekenisgeven en inspelen
      • Programmamanagement realiseren, evalueren en bijsturen
      • Verandermanagement realiseren, evalueren en bijsturen
      • Zie ook lessons learned van Anne Marie Ootjers
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 18. Klantgerichtheid bewaken
      • Bij organisatieveranderingen streven we dat klanten:
        • Er niets van merken
        • Positieve ervaringen ondervinden
        • Voldoende geïnformeerd worden over de veranderingen
      • Het vraagt aandacht van de organisatie voor:
        • Organiseren van de verandering: bijvoorbeeld wie hoe betrekken, gefaseerd en geen big bang (of juist wel?)
        • Nieuwe initiatieven voor klanten
        • Balans in aandacht en sturing management (niet alleen intern)
        • Separaat klantdoel in verandering
        • Monitoring/evaluatie in het MT, bijsturing
        • Motivatie management en medewerkers hoog houden
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 19. Betrokkenheid en motivatie in het gehele traject
      • Motivatie houden en krijgen door onder andere:
        • Perspectief hebben
        • Vertrouwen krijgen en geven
        • Betrokken zijn/worden
        • Ruimte krijgen voor (persoonlijke) ontwikkeling (talentmanagement)
      • Transparantie over doelen, noodzaak en aanpak
      • Inzicht in eigen bijdrage/verwachtingen
      • Weerstand is vaak niet tegen veranderen maar de manier waarop!
      • Zorgvuldigheid ten aanzien van personele transitie
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 20. Nederlandse context: personele reorganisatie kent vaste stappen en dwingt daarmee tot ontwerpaanpak © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren Diagnose Ontwerp Implementatieplan Implementatie Personele traject Begeleiding mensen
      • Waarde sociaal kapitaal
      • Uitstroom en ontwikkel- kosten ‘globaal’
      • P-bestand in kaart
      • Sociale impact
      • Reorganisatiemethode
      • Uitgangspunten en vast- stellen type reorganisatie
      • Sociaal plan (onder- handelen + vrijwilligers- regeling)
      • Sociale kosten in relatie tot businesscases
      • Informeren CWI
      • O&F ontwerp TO-BE
      • Uitrol wijze (per organisatieonderdeel of big bang)
      • Afspiegeling maken
      • Taakanalyse huidige werkzaamheden
      • O&F naar Was/Wordt
      • Deal met externen
      • Besluitvorming rond (CWI, externen, enz.)
      • Ontslag aanzeggen
      • Analyse-effecten
      • Bekend maken functies en reactieprocedure
      • Benoemen en aanstellen
      • Doorontwikkelen
      • Formeel maken reorganisatie
      • Opstarten begeleiding medewerkers (ontwikkel- trajecten en mobiliteits- bureau)
      • Communicatieplan
      • Informeren nieuwe organisatiemodel
      • Eerste stappen in mobiliteit en ontwikkeling
      • Opstarten individuele begeleiding
      • P-desk
      • Begeleiding bij reacties op functies
      • Rechtspositionele ondersteuning
      • Outplacement begeleiding
      • Behoefte analyse en ontwikkeltrajecten
      • Aandacht voor ‘kleine’ angsten
      • Ambitiebeeld talenten
      • Kosten transitie- begeleiding
  • 21. Oefenen met de ontwerp- en ontwikkelaanpak
    • Situatieschets:
      • Bedrijf (400 medewerkers en vier vestigingen) zit echt in zwaar weer, om toekomstgericht te zijn moet de organisatie veranderen
    • Werkwijkwijze:
      • Vier subteams:
        • 25 minuten uitwerken van ontwikkel- of ontwerpaanpak
      • Terugkoppeling vanuit subgroepen (maximaal vijf minuten)
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 22. Kenmerken ontwerpaanpak
      • Doelen gesteld:
        • Bijvoorbeeld: rendement, operationele doelen, commerciële en fte
      • Schetsen TO-BE organisatiemodel
      • Top down vertalen via doelen projecten boom AS-IS naar TO-BE
      • Aanpak via mijlpalen/plateaus
      • Planning & control cyclus, bijsturen waar nodig
      • Organisatie: projectmanagers vrijmaken, lijn gaat over klanten
      • Maandelijkse communicatie-/informatievoorziening
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 23. Ontwerpaanpak evaluatie
    • Voordelen:
      • Transparantie
      • Zicht op resultaten en grip op wat er gebeurt
      • Gestructureerd: alle onder-werpen worden opgepakt in het programma
      • Ontwerpaanpak en resultaat-gerichtheid sluit vaak aan op de cultuur/huidige werkwijze
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
    • Nadelen:
      • Sterke sturing op de vooraf bedachte oplossingen door een klein team
      • Maakt minder gebruik van creativiteit en expertise van medewerkers
      • Houdt weinig rekening met kwaliteit van mensen
      • One size fits all
      • Zorgt voor minder betrokkenheid/commitment
  • 24. Kenmerken ontwikkelaanpak
      • Doelen of kaders zijn soms gesteld: aanleiding wel helder en kwalitatieve doelen
      • Kenmerken van de aanpak (voorbeeld):
        • Gezamenlijke ambities, noodzaak voor verandering
        • Vormen informele werkgroepen
        • Planning wordt door werkgroep bepaald afhankelijk ambitie en flexibiliteit
        • Zorgen voor goede facilitators/procesbegeleiders die beschikbaar zijn op aanvraag
        • Evaluatie en reflectie cruciaal, interveniëren en versterken waar nodig
        • Vrijwillige trainingen en ontwikkeltrajecten helpen bij verandering (bijvoorbeeld managers en medewerkers in interessante Business Process Redesign workshops)
        • Periodieke monitoring op voortgang door terugkoppeling
      • Organisatie in een faciliterende taskforce: overall inzicht en communicatie
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
  • 25. Ontwikkelaanpak: evaluatie
    • Voordelen:
      • Keuze vrijheid in impact van het effect
      • Sluit aan bij ambities van mensen, biedt ruimte aan initiatief en energie (motivatie)
      • Zorg voor meer openheid, echte issues komen op tafel
      • Zorgt voor leereffecten/verant-woordelijkheid bij deelnemers: duurzaam effect
      • Maakt kwaliteit van mensen zichtbaar (nemen initiatief)
    © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren
    • Nadelen:
      • Directie moet varen op vertrouwen in managers en medewerkers
      • Managers willen in tijden van recessie vaak sterk/besluitvaardig overkomen (dat betekent niet autoritair zijn, zelf beslissen, overnemen)
      • Onzekerheid of er wat gaat gebeuren
      • Start is ‘chaotisch’, maar duurzaam effect hoger
      • Bijsturen kan toch resulteren in ontwerpaanpak: stuur overpakken
  • 26. © Twynstra Gudde 9 oktober 2009 Masterclass effectief reorganiseren Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot deze presentatie berusten bij Twynstra Gudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van Twynstra Gudde. Paulien Huizenga [email_address] Ferry Bezem [email_address] DOCSOpen nummer 527135 www.twynstragudde.nl