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  • 1. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración INTRODUCCIÓN En el presente trabajo se da a conocer uno de los temas importante en toda organización: la autoridad en línea, staff y delegación, es importante como una forma de vida organizacional y la de autoridad de los miembros d una organización deben afectar necesariamente a la parte que ellos tienen en la operación de la empresa. Queremos expresar en forma clara los conceptos de línea y staff que son los que tiene una responsabilidad directa con el logro de los objetivos de la empresa, por otra parte la descentralización tiene mucho que ver con la forma de delegar funciones, las cuales deberán ser precisas para delegar así una buena administración. Dirección I
  • 2. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración AUTORIDAD Y PODER DE DELEGACION PODER E INFLUENCIA Poder: Es un concepto mucho mas amplio. Es la capacidad de un individuo o grupo de individuos para inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos. En las organizaciones los gerentes ejercen poder. Etzioni señala que los miembros de las organizaciones requieren de una estructura jerárquica y de recompensas y sanciones para apoyar la obediencia a los ordenamientos. Entre otros aspectos, menciona que las medidas de control aplicadas pueden clasificarse en tres categorías: física, material y simbólica. TEORIA DE LAS TRES NECESIDADES David McClelland y otros han propuesto la teoría de las tres necesidades: que existen tres motivos o necesidades principales en los puestos de trabajo: 1. Necesidad de logro (nAch), por sus iniciales en inglés): el impulso de obtener la excelencia, de lograr algo en relación con una serie de estándares, esforzarse por tener éxito. 2. Necesidad de poder (nPow, por su abreviatura en inglés): la necesidad de hacer que otros se comporten de una manera en la que ellos no habrían actuado diferente. 3. Necesidad de afiliación (nAff, por sus siglas en inglés): el deseo de relaciones interpersonales amistosas y estrechas. Algunas personas tienen el fuerte impulso por alcanzar el éxito, pero buscan más el logro personal que las galas y recompensas del éxito. Tienen el deseo de hacer algo mejor o con mayor eficiencia que como se hacía antes. Este impulso es la necesidad de logro (nAch). De la investigación relativa a la necesidad de logro, MC Clelland encontró que las personas con altos resultados se distinguen de los demás por su deseo de hacer las cosas mejo, es decir bien hechas. Buscan situaciones en las cuales pueden asumir responsabilidad personal, encontrar soluciones a los problemas, en los cuales Dirección I
  • 3. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración pueden recibir retroalimentación rápida y clara sobre su desempeño con el fin de saber si están mejorando o no y en las cuales pueden fijarse metas moderadamente desafiantes.. Las personas con altos resultados no son apostadores: les molesta tener éxito por cuestiones de azar. Prefieren el reto de trabajar en un problema y aceptar la responsabilidad personal del éxito o fracaso, más que dejar el resultado al azar o a las acciones de otros. Un punto importante es que evitan lo que ellos perciben como demasiado fácil o demasiado difícil Las personas con grandes logros funcionan mejor cuando perciben que su probabilidad de éxito es al menos de un cincuenta por ciento. Les desagrada apostar cuando las posibilidades en contra son altas porque no obtienen ninguna satisfacción al lograr un éxito accidental. De igual manera, les desagrada las posibilidades bajas (alta probabilidad de éxito) porque entonces no hay ningún desafío a sus habilidades. Les agrada éxito o fracaso, la contemplación como la oportunidad óptima para experimentar la sensación de realización exitosa y la satisfacción por sus esfuerzos. La necesidad de poder es el deseo de tener un impacto y ejercer influencia. Los individuos con alta necesidad de poder (lnPow) disfrutan de estar "a cargo", luchar por influir en los demás y prefieren estar en situaciones competitivas y orientadas hacia la posición o estatus. La tercera necesidad aislada por MC Clelland es la de afiliación, que es el deseo de ser del agrado y aceptado por los demás. Esta necesidad es la que menos atención ha recibido por parte de los investigadores. Los individuos con alta necesidad de afiliación (nAff) buscan amistades, prefieren situaciones de cooperación más que las de competencia y desean relaciones que impliquen un alto grado de comprensión mutua. FUENTES DE PODER Cuando hablamos de las fuentes de poder es lógico pensar que viene del alto nivel de una organización pero esto es totalmente erróneo, si bien es cierto que de allí deriva una parte, también podemos mencionar las cinco fuentes de poder identificadas por John French y Bertram Raven. Dirección I
  • 4. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración a. Poder de Recompensa: Según este tipo de poder, como base existen dos personas, una llamada el influyente y otra llamada el influido y se fundamenta en la capacidad que tiene el influyente para recompensar al influido por cumplir ordenes o alcanzar una meta propuesta. b. Poder Coercitivo: Este tipo de poder es el opuesto al expuesto anteriormente, es decir, se basa en la capacidad del influyente para sancionar al influido por no cumplir órdenes o metas. El castigo por esto puede ir desde una reprimenda al influido hasta suspenderlo de su puesto. c. Poder Legitimo: También llamado autoridad formal, este existe cuando un subordinado o influido reconoce que el influyente tiene el derecho de ejercer influencia, dentro de ciertos limites. Y recíprocamente también implica que el influido tiene la obligación de aceptar este poder. d. Poder Experto: Se basa en la idea de que el influyente tiene una experiencia o conocimiento especial que el influido no tiene. Los ejemplos de este tipo de poder podría ser cuando un economista dicta las estrategias que debe seguir una empresa para obtener más ganancias y los socios las acatan, reconociendo el poder de un experto. e. Poder Referente: Su base es la identificación con una persona que tiene recursos deseables o características personales. si yo lo admiro y me identifico con usted, usted puede ejercer poder sobre mí porque yo quiero Dirección I
  • 5. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración complacerlo. El poder referente se desarrolla de la admiración a otro y el deseo de ser como esa persona. Podría considerar a la persona con la cual se identifica como poseedor de carisma. Si usted admira a alguien al grado de modelar su comportamiento y actitudes como esa persona, el interesado posee un poder referente sobre usted. En las organizaciones el individuo carismático (sea gerente o no ) puede influir en superiores, iguales y subordinados. AUTORIDAD Y RESPONSALIBIDAD (CONCEPTOS, TEORIAS, TIPOS) CONCEPTO: Si seguimos la definición del Diccionario de la Lengua, autoridad es : Potestad, facultad, poder que tiene una persona sobre otra que le esta subordinada. Persona revestida de algún poder o mando. La Autoridad es una forma de poder. Concretamente la autoridad formal es poder legitimo. Sin embargo con frecuencia el término se usa en un sentido más amplio cuando se habla de otros tipos de poder. Cuando se dice que alguien es una autoridad en cierto campo, se quiere decir que la persona sabe mucho sobre el tema, y por tanto, tiene poder de experto. La autoridad formal es el tipo de poder que se asocia con la estructura y la administración de las organizaciones y se basa en el reconocimiento de que los intentos que realizan los gerentes por ejercer influencia son legítimos. BASE DE LA AUTORIDAD FORMAL: DOS POSICIONES Existen dos posiciones básicas y contrapuestas de la autoridad formal en las organizaciones: la posición clásica y la posición de la aceptación. Dirección I
  • 6. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración Posición Clasica La posición clásica de la autoridad dice que la a utoridad tiene su origen en un nivel muy alto y de ahí, pasa hacia abajo, lícitamente, de un nivel a otro. Los militares llevan muchos años funcionando con este concepto clásico. Posición de la Aceptación La posición de la aceptación, considera que la base de la autoridad esta en el influido y no en el influyente. La primera observación de esta posición es que no todas las leyes o las ordenes licitas son obedecidas en todas las circunstancias. Algunas son aceptadas por el receptor de las ordenes, pero otras no. Esta posición no debe sugerir que la insubordinación y el caos son la forma en las organizaciones. De hecho, la mayor parte de la autoridad formal es aceptada por los miembros de la organización. CENTRALIZACIÓN, DELEGACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN Uno de los problemas del proceso organizacional es determinar el grado de autoridad para tomar decisiones que se dará a los integrantes de diversas jerarquías establecidas en un organismo social. Tres conceptos utilizados para este aspecto son: centralización, delegación y descentralización, los cuales en principio pueden sintetizarse de la siguiente manera. Centralización es la concentración o reservación de autoridad para dirigir y tomar decisiones dentro de un campo de acción. Delegación es el otorgamiento de poder a otra u otras personas subordinadas, para que actúen en representación de quien les transfiere autoridad. Descentralización es la delegación de autoridad para tomar decisiones en los niveles jerárquicos inferiores de un organismo social. Dirección I
  • 7. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración • TIPOS DE AUTORIDAD 1) AUTORIDAD DE LINEA Es la que tiene un administrador para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la relación de autoridad superior - subordinado que se extiende de la cima de la organización al escalón mas bajo siguiendo la llamada cadena de mando. Algunas veces él termino línea se usa para diferenciar a los administradores de línea con los de personal. En este contexto, línea pone en relieve a aquellos administradores cuya función organizacional contribuye directamente al logro de los objetivos de la organización. La autoridad lineal se basa, principalmente en el poder legitimo. 2) AUTORIDAD DE PERSONAL Conforme las organizaciones se hacen más grandes y complejas, los administradores de línea encuentran que no tienen el tiempo con la experiencia ni lo recursos para realizar bien su trabajo. En respuesta crean funciones de autoridad para apoyar, aconsejar y en general reducir algunas de las cargas informales que tienen. La autoridad de personal se fundamenta en el poder de experto. 3) AUTORIDAD FUNCIONAL Es la autoridad que tendría un administrador de un supermercado sobre todos los empleados del mismo. Esta autoridad complementa la de línea y la de personal. Es una forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada cadena de mando. Por tanto se basa en el poder legitimo y en el experto. Dirección I
  • 8. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración EMPOWERMENT : Empowerment significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tienen el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores. La idea en que se basa es que quienes se hallan directamente relacionados con una tarea son los más indicados para tomar una decisión al respecto, en el entendido de que poseen las aptitudes requeridas para ello. El sustento histórico de la idea del empowerment radica en las propuestas sobre sugerencias, enriquecimiento de funciones y participación de los empleados. Tanto la delegación como el empowerment son cuestión de grado. Implican asimismo que empleados y equipos acepten la responsabilidad de sus acciones y tareas. Esto puede ilustrarse de la siguiente manera: • El poder debe ser igual a la responsabilidad (P = R). • Si el poder es mayor que la responsabilidad (P > R), el resultado podría ser una conducta autocrática por parte del superior, a quien no se hace responsable de sus acciones. • Si la responsabilidad es mayor que el poder (R > P), el resultado podría ser la frustración de los subordinados, dado que carecen del poder necesario para desempeñar las tareas de son responsables. Entre las razones del interés en el empowerment están la competitividad global, la necesidad de responder rápidamente a las demandas y expectativas de los clientes y la exigencia de mayor autonomía de parte de una fuerza de trabajo cada vez mejor preparada. El empowerment de los subordinados significa que los superiores tienen que compartir su autoridad y poder con sus subordinados. Los empleados desean ser tomados en cuenta y participar en las decisiones, lo que a su vez produce en ellos una sensación de pertenencia, realización y autoestima. Para una administración eficaz se requiere de la sincera aceptación del empowerment, basada en la confianza mutua, sustentada en la transmisión a los empleados de la información pertinente para el desarrollo de sus tareas y Dirección I
  • 9. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración que se otorgue a personas competentes. Además, los empleados merecen ser premiados por ejercer su autoridad de decisión. Pero también es necesario considerar el impacto en los superiores del empowerment de los subordinados. Las necesidades de aquellos deben tomarse en cuenta, asignándoles, por ejemplo, tareas más complejas. LÍNEA Y STAFF Las relaciones de línea y staff son importantes como modo de vida organizacional, ya que las relaciones de autoridad entre los miembros de una organización afectan necesariamente a la operación de la empresa. Las funciones de línea son las que tienen un impacto directo en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Las funciones de staff son aquellas que contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia a favor del cumplimiento de tales objetivos. Quienes sostienen esta visión clasifican invariablemente a producción y ventas (y en ocasiones a finanzas) como funciones de línea, y a compras, contabilidad, personal, mantenimiento y control de calidad como funciones de staff. Naturaleza de las relaciones de línea y staff: La autoridad de línea le da a un superior una línea de autoridad sobre un subordinado. Esto está presente en todas las organizaciones como una escala o serie interrumpida de pasos. De ahí que el principio escalar de las organizaciones sea: cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el máximo puesto administrativo de una organización hasta cada puesto subordinado, tanto más clara será la responsabilidad de toma de decisiones y tanto más efectiva la comunicación organizacional. En muchas grandes empresas, los pasos que esta implica son largos y complejos, pero incluso en las empresas más pequeñas el solo hecho de la organización supone la aplicación del principio escalar. Dirección I
  • 10. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración La autoridad de línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado; una relación de autoridad en línea o pasos directos. La naturaleza de la relación de staff es de asesoría. La función de quienes ejercen capacidad exclusivamente de staff es realizar investigaciones y dar asesoría a los administradores de línea. Beneficios del staff: La asesoría staff es actualmente mucho más decisiva que antes para las empresas, el gobierno y otras instituciones. Los gerentes de operaciones enfrentan hoy decisiones para las que se requiere de conocimientos especializados en cuestiones económicas, técnicas, políticas, legales y sociales. En muchos casos en los que se requiere de conocimiento altamente especializado quizá sea necesario otorgar a los especialistas cierta autoridad funcional para la toma de decisiones a nombre de su jefe. Otra gran ventaja del personal de staff es que estos especialistas se les puede conceder tiempo para pensar, reunir información y analizar, lujo que sus superiores, absorbidos por la administración de las operaciones, no pueden darse. No es común que los gerentes de operaciones, sobre todo de altos niveles, dispongan de tiempo para hacer lo que en cambio un asistente de staff puede realizar convenientemente. El personal de staff no sólo puede contribuir a favor de la efectividad de los administradores de línea, sino que, además, sus análisis y asesoría se han vuelto una necesidad cada vez más apremiante a la vista de problemas crecientemente complejos. Por lo demás, y a pesar de los riesgos del mando múltiple, la delegación de autoridad funcional a especialistas de staff suele ser un imperativo. Dirección I
  • 11. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración Limitaciones del staff Si bien las relaciones de staff suelen ser necesarias para las empresas y pueden contribuir enormemente a su éxito, la naturaleza de la autoridad de staff y la dificultad para comprenderla dan lugar en la práctica a ciertos problemas. Riesgo de debilitar la autoridad de línea: Con demasiada frecuencia, el presidente de una compañía trae a ejecutivos de staff,los inviste de autoridad y demanda la cooperación con ellos de todos los demás administradores. Recibe entusiastamente sus propuestas, y se presiona a los administradores involucrados a su aplicación. Pero lo que en realidad ocurre en este caso es el debilitamiento de la autoridad de los administradores de departamentos, a pesar de lo cuál, así sea recelosa y forzadamente, las propuestas serán aceptadas, a causa de la clara percepción general de la alta estima concedida al prestigio de los especialistas de staff. La persistencia de esta situación podría dañar e incluso destruir a departamentos operativos. Falta de responsabilidad del staff: Los departamentos de asesoría se limitan a proponer un plan; son otros quienes deben tomar la decisión de adoptarlo y ponerlo en operación. Esto produce una situación ideal para atribuir a terceros la culpa de los errores que se cometen. El personal de staff reclamará que el plan era correcto, y que si fracasó fue a causa de la incapacidad, desinterés o intento de sabotaje del administrador operativo. Problemas Administrativos: El exceso de actividad de staff puede complicar las labores de liderazgo y control de un ejecutivo de línea. El presidente de una compañía puede mantenerse tan ocupado en la consideración de las recomendaciones de un Dirección I
  • 12. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración gran número de asistentes de staff y enderezando líneas de autoridad torcidas que no disponga de tiempo y atención para los departamentos operativos. TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIÓN Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. La determinación de la clase de organización más adecuada, depende de factores tales como el giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de producción, etc. Los tipos de organización más usuales son: • Organización lineal o militar. • Organización funcional o de Taylor. • Organización stafff . 1) Organización lineal o militar Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando. el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subalternos, quienes a su vez reportan a un solo jefe. Se le conoce como organización lineal o militar porque, precisamente, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable también su aplicación en pequeñas empresas. La actividad y la responsabilidad se transmiten íntegramente por una sola línea. Dirección I
  • 13. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración En la figura anterior el supervisor recibe, del gerente general, la autoridad y responsabilidad suficientes para lograr los objetivos. Nótese que cuando el director quiera transmitir una orden a los obreros, tendrá que comunicarla primeramente al supervisor, y confiarle la suficiente autoridad para que éste la delegue a los obreros. Ventajas: 1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas. 2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. 3. Es claro y sencillo. 4. Útil en pequeñas empresas. 5. La disciplina es fácil de mantener. Desventajas: 1. Es rígida e inflexible. 2. La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos. 3. No fomenta la especialización. 4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas sino de operación simplemente. Dirección I
  • 14. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración 2) Organización funcional o de Taylor Su creador fue Frederick Taylor, quien observó que la organización lineal no propiciaba la especialización; propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realizaba labores relacionadas con su función. La organización funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada nombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones. Un ejemplo de la organización funcional se presenta en la siguiente figura: Dirección I
  • 15. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración En ésta figura se observa cómo los empleados del nivel superior se encargan de las funciones intelectuales y administrativas de la producción, mientras que los del nivel inferior vigilan la producción efectiva en el taller. Ventajas: 1. Mayor especialización. 2. Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona. 3. La división del trabajo es planeada y no incidental. 4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. 5. Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización. Desventajas: 1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes. 2. Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos. 3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes. Dirección I
  • 16. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración 3) Organización staff La organización staff surge como consecuencia de los grandes empresas y del avance de la tecnología, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a los departamentos de línea. Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder para imponer sus decisiones. Esta figura muestra como una organización en la cual se ha colocado el departamento de asesoría a la derecha del nivel correspondiente. Nótese cómo la líneas de autoridad staff o técnica 1 se representa por medio de líneas punteadas mientras que la autoridad lineal se representa con línea continua. Por lo general este tipo de organización no se da por sí sola, sino que existe combinado con los tipos de organización anteriormente mencionados y, por lo general, en empresas de mediana y gran magnitud. Dirección I
  • 17. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración Ventajas: 1. Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección. 2. Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff. Desventajas: 1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión considerable en toda la organización. 2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones. 3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal. Dirección I
  • 18. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración CONCLUSIONES 1) En una empresa, cuanto mas clara sea la línea de autoridad desde la mas alta de la administración hasta cada una de los subordinados, mas eficaz será la responsabilidad para la toma de decisiones y la comunicación organizacional. 2) En una organización relativamente descentralizada, es bastante la cantidad de autoridad y de responsabilidad que se trasmiten a la jerarquía de la organización, en sentido descendente. 3) La delegación particularmente es importante porque permite que la toma de decisiones se de en los niveles adecuados de la organización. Dirección I
  • 19. Universidad Nacional de Tumbes Facultad de Ciencias Económicas Escuela de Administración BIBLIOGRAFÍA 1) KOONTZ Harold y WEIHRICH Heinz, Administración una Perspectiva Global.- Onceava Edición, Editorial, MC-Graw Hill, México 2) STONER, James y FREEMAN, Edwar, Administración, Quinta edición.- Editorial Prentice Hall, Mexico Dirección I