Buku tatacara kws_2012

13,248 views
12,648 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
13,248
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
88
Actions
Shares
0
Downloads
242
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Buku tatacara kws_2012

  1. 1. TATACARA PENGURUSAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH BAHAGIAN AKAUN, KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 2012 _____________________________________________________________________________________ HAK CETAK TERPELIHARA
  2. 2. Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam 1 Malaysia. engetua/Guru Besar selaku Pengurus Sekolah bukan engurus sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan, khususnya pengurusan kewangan sekolah. Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM), (PPPM) 2013 – 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang mana salah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang alah cekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan dibelanjakan. Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM, sekolah perlu memastikan segala sumber , s pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum. Pengurusan kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerima menerim pelbagai jenis peruntukan dan bantuan daripada Kerajaan. antuan Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran kewangan audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan peraturan kewangan yang berkuatkuasa. peraturan-peraturan Semoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat menggunakan buku panduan ini dengan sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang berkesan di peringkat sekolah. Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah berjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan rjaya kemaskini. tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan secara berterusan. Sekian, terima kasih. Dato' Dr. Rosli bin Mohamed Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia
  3. 3. Bismillahirrahmanirrahim Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan abarakatuh Salam Sejahtera, lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya, daripadaNya Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Tahun 2012. Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam tadbir urus di institusi pendidikan Negara. Pengetua/G Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang disediakan oleh Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya. Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah sebagai garis panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan kewangan di sekolah. Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan peraturan-peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa. Pentadbir Sekolah adalah juga peraturan . disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitan dengan kewangan, perolehan, berkaitan aset, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa. set, Justeru itu, saya berharap buku ini dapa dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan dapat peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat membantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk membantu menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil audit bersih atau tanpa teguran audit. Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa Penerbitan Buku watankuasa Tatacara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah cara menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja Bahagian Akaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku aun ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan. Sekian, terima kasih. Wassalam Wassalam. Hj. Senin Bin Yusof Ketua Akauntan Kementerian Pelajaran Malaysia
  4. 4. KANDUNGAN BAB TAJUK MUKASURAT 1 PENGENALAN 1.1 Pendahuluan 1.2 Tujuan 1.3 Penggunaan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah 1.4 Kesimpulan 1 2 2 2 3 AKAUNTABILITI 2.1 Pendahuluan 2.2 Penurunan Kuasa 2.3 Serahan Tugas 2.4 Penyata Kewangan Sekolah 2.5 Melantik Juruaudit Dalam 2.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 2.8 Penyediaan Rekod/Dokumen Kewangan Pengauditan 2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 2.10 Kehilangan dan Hapuskira 2.11 Surcaj dan Penalti Lampiran Untuk KUMPULAN WANG SEKOLAH 3.1 Pendahuluan 3.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 3.3 Kumpulan Wang Kerajaan 3.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 3.5 Kumpulan Wang Asrama 3 4 4 5 6 6 7 8 9 9 9 10 11 - 12 13 13 13 14 16 PERAKAUNAN 4 TERIMAAN 4.1 Pendahuluan 4.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan 4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan 4.4 Kutipan Melalui Bank Lampiran Carta Aliran i 17 17 19 22 27 - 40 41 - 43
  5. 5. KANDUNGAN BAB TAJUK 5 PEMBAYARAN 5.1 Pendahuluan 5.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 5.3 Daftar Bil 5.4 Baucar Bayaran 5.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 5.6 Pulangan Balik Kutipan 5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan 5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 5.9 Pengeluaran Cek 5.10 Kuasa Menandatangan Cek 5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 5.12 Penggantian Cek Hilang 5.13 Stok Buku Cek 5.14 Caj Bank Lampiran Carta Aliran 6 7 MUKASURAT BUKU TUNAI 6.1 Pendahuluan 6.2 Jenis Buku Tunai 6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 6.5 Akaun Subsidiari 6.6 Akaun Bank 6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank 6.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang Tamat Operasi Lampiran PANJAR WANG RUNCIT 7.1 Pendahuluan 7.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 7.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 7.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit 7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit 7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR ii 44 44 45 46 46 48 49 49 50 51 52 53 53 54 56 - 63 64 65 65 66 67 69 69 70 73 75-86 87 87 88 88 88 88
  6. 6. KANDUNGAN BAB 9 10 MUKASURAT 7.4.3 Pembayaran PWR 7.4.4 Rekupmen 7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada Akhir Tahun 7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit Lampiran Carta Aliran 8 TAJUK 89 90 90 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN 8.1 Pendahuluan 8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 8.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 8.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 8.6 Kunci Kira-kira 8.7 Nota Kepada Akaun 8.8 Penyata Lain 8.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah Lampiran AKAUN BELUM BAYAR (ABB) 9.1 Pendahuluan 9.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun Belum Bayar (ABB) 9.3 Daftar ABB 9.4 Kelulusan Ketua PTJ 9.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 9.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 9.7 Permohonan Pelarasan ABB 9.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB Lampiran AKAUN BELUM TERIMA (ABT) 10.1 Pendahuluan 10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun Belum Terima (ABT) 10.3 Daftar ABT 10.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT 10.5 Tindakan Untuk Hapuskira iii 91 92 - 102 103 104 104 105 105 105 106 108 109 109 110 -112 113 113 113 114 114 114 115 115 117 - 118 119 119 119 119 120
  7. 7. KANDUNGAN BAB TAJUK MUKASURAT 10.6 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi Lampiran 120 121 - 123 PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR 11 12 13 PEROLEHAN 11.1 Pendahuluan 11.2 Jenis-jenis Perolehan 11.3 Kaedah Perolehan 11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel 11.3.3 Pembelian Terus 11.3.4 Sebut Harga 11.4 Tatacara Perolehan 11.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 11.5.1 Pembelian Terus 11.5.2 Sebut Harga 11.5.3 Tender 11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 11.7 Permohonan Perolehan ICT 11.8 Perolehan Harta Modal Lampiran Carta Aliran PENGURUSAN ASET ALIH 12.1 Pendahuluan 12.2 Definisi • Aset • Aset Alih 12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 12.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan PENGURUSAN STOR 13.1 Pendahuluan 13.2 Definisi • Stor • Stok • Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis) • Pengurusan Kawalan Stok 13.3 Kategori Stor Sekolah iv 124 124 125 125 126 127 128 130 131 131 134 146 146 147 147 148 - 158 159 - 165 166 166 166 167 168 168 169
  8. 8. KANDUNGAN BAB TAJUK 13.4 MUKASURAT Pelaksanaan Pengurusan Stor 169 PENGURUSAN AM 170 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA 15.1 Pendahuluan 15.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah 15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah 16 17 172 172 173 PINDAH PERUNTUKAN 16.1 Pendahuluan 16.2 Bidang Kuasa 16.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 16.4 Tatacara Pindah Peruntukan 16.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan Lampiran 174 175 175 176 177 180 - 183 TAKRIFAN 184 - 186 v
  9. 9. Bab 1 1.1 PENGENALAN PENDAHULUAN 1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana pengurusan aset dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang terdapat dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturanperaturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa. 1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan dengan sempurna. 1.1.3 Seksyen 130(m), Akta Pendidikan 1996 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi: (a) menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang diterima umum; (b) mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang Peraturan 6, PeraturanPeraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996 kemudiannya dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya. Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1) SPK Bil 4/88 bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan tahunan tersebut jika didapati perlu; dan (c) memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan. 1 AP 306
  10. 10. Bab 1 1.1.4 PENGENALAN Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk memastikan: (a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya; dan (b) Sekolah mengambil apa-apa tindakan, jika Peraturan 7, PeraturanPeraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996 keadaan memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang berhubungan dengan sekolah tersebut. 1.2 TUJUAN 1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat – Tahun 2005, berdasarkan: (a) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia, Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian Pelajaran Malaysia sehingga November 2011; dan (b) maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat – Tahun 2005. 1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH 1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. 2 Peraturan 12, PeraturanPeraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 Akta Pendidikan 1996
  11. 11. Bab 1 1.3.2 PENGENALAN Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013. 1.4 KESIMPULAN 1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah bagi mempertingkatkan akauntabiliti dan kecekapan dalam menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. 3
  12. 12. Bab 2 AKAUNTABILITI 2.1 PENDAHULUAN Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya. Ia merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan tersebut. Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan. Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu: (a) mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahanarahan dari KPM; dan (b) mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan. 2.2 PENURUNAN KUASA 2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang menjadi tanggungjawab kepadanya. 4
  13. 13. Bab 2 AKAUNTABILITI 2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah (Lampiran 2-1). 2.2.3 Sumber rujukan kuasa: (a) AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang (b) AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi (c) AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar (d) AP 119 : Kuasa Menandatangan Cek (AK 52) (e) AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain. Contoh: - Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen kewangan - menyelenggara Panjar Wang Runcit 2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah (a) Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa ketiadaannya. (b) Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat perwakilan kuasa. 2.3 SERAHAN TUGAS 2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan 5
  14. 14. Bab 2 AKAUNTABILITI kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2. TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH 2.4 PENYATA KEWANGAN SEKOLAH 2.4.1 Penyediaan Penyata Kewangan Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut Peraturanperaturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002 prinsip perakaunan yang diterima umum; dan 2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya. Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua PTJ. 2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM 2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah. 6 Pekeliling SPK Bil 4/1988
  15. 15. Bab 2 AKAUNTABILITI 2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut: (a) menyemak rekod kewangan; (b) memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan (c) menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat JPKA. 2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH 2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) (a) Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:Pengerusi : Pengurus Sekolah Setiausaha : KPT/PT yang mentadbir kewangan Ahli : Semua Guru Penolong Kanan Ketua Bidang/Ketua Panitia Juruaudit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai (b) Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan SPK Bil. 6/2009 kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati kehendak Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang berkuat kuasa. (c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet, perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan 7 PP 10/2008
  16. 16. Bab 2 AKAUNTABILITI dan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang mengurus hal-hal pengurusan kewangan. (d) Kekerapan mesyuarat Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurangkurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku PP 10/2008 & SPK6/2009 tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan perakaunan dengan lebih berkesan. 2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk Bab 12) 2.6.3 2.7 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11) MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT 2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang berharga. 2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:- (a) tarikh dan masa pemeriksaan; (b) nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan setem; 8 AP 309
  17. 17. Bab 2 AKAUNTABILITI (c) amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya; (d) perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk buku resit dan cek yang belum digunakan; (e) hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/ SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan; dan (f) tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa. 2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN Pengurus Sekolah bertanggungjawab: (a) menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri; (b) memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan (c) membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau pemeriksaan. 2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan audit. 2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan. 9 AP 306
  18. 18. Bab 2 2.11 AKAUNTABILITI SURCAJ DAN PENALTI 2.11.1Surcaj Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:(a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan ke atasnya; Seksyen 18 AAK 1957 (b) telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang tidak disahkan dengan sempurna; (c) telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang awam atau harta benda kerajaan; (d) Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna dan teratur; atau (e) Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apaapa kelewatan dalam pembayaran wang awam. 2.11.2 Penalti Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996 adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia (RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3) bulan atau kedua-duanya. 10 Akta Pendidikan 1996 Peraturanperaturan (Akaun dan Audit) 2002
  19. 19. Lampiran 2-1 SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK ……………………………………. dengan ini memberi kebenaran kepada ………………………………………………… no. Kad Pengenalan ………………………. Jawatan …………………………………... untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut: 1. Menerima wang awam 2. Menandatangan Resit Rasmi Pejabat 3. Menyelenggara Buku Tunai 4. Menyelenggara Panjar Wang Runcit 5. Menandatangan Pesanan Sekolah 6. Memperaku Baucar Bayaran 7. Memasukkan wang ke bank 8. Menyelenggara rekod-rekod kewangan yang lain. Kebenaran ini berkuatkuasa mulai tarikh surat ini sehingga dibatalkan. Dengan ini surat kebenaran ………………………………………(no.rujukan) bertarikh…………… adalah terbatal. ………………………………….. t.t Pengetua/ Guru Besar Tarikh:……………… Saya ……………………………. No. Kad Pengenalan …………………………. dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di atas. …………………………… Tandatangan Tarikh:………………………..
  20. 20. Lampiran 2-2 BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN Nama Pegawai Bertukar Jawatan Nama Pegawai Terima Tugas Jawatan Perihal, Siri dan No. Borang : : : : Nombor Siri Borang yang digunakan sehingga tarikh Nombor Siri Borang Belum Guna Mula Mula Akhir Catatan Akhir Resit Rasmi Pejabat No. Siri: Borang Pesanan Sekolah No. Siri : Cek KWK No. Siri : Cek KWS No. Siri : Cek KWA No. Siri : Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul. ..............(t.t Penyerah)....................... Nama : Tarikh : ..............(t.t Penerima)...................... Nama : Tarikh :
  21. 21. Bab 3 3.1 KUMPULAN WANG SEKOLAH PENDAHULUAN Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan. 3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH 3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:(a) (b) Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan (c) 3.2.2 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK); Kumpulan Wang Asrama (KWA). Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun bank dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut. Walau bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150 orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah. 3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan Wang Sekolah. 3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN 3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama. 13
  22. 22. Bab 3 3.3.2 KUMPULAN WANG SEKOLAH Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah: (a) Bantuan Persekolahan daripada KPM (b) Bantuan Biasiswa ; (c) Faedah bank; dan (d) Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan. 3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa. 3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam) 3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/ pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama. 3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah: (a) Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu bapa/penjaga yang telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaranbayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan Surat-Surat Siaran berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa kecuali yuran PIBG. (b) Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah; (c) Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah; (d) Sumbangan daripada orang awam; (e) Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan sekolah; (f) Deposit diterima; 14 SPI 11/2011
  23. 23. Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH (g) (h) 3.4.3 Faedah bank; dan Terimaan-terimaan lain yang berkaitan. Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut: (a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan Apabila pihak sekolah membuat kutipan daripada murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti: (i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan Kerajaan (SABK); (ii) (iii) (b) Penerbitan Majalah Sekolah; dan Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar. Wang Yang Dikutip Secara Am Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan. Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh pihak sekolah untuk: (i) Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid; (ii) Perbelanjaan membawa murid mendapatkan rawatan kecemasan; (iii) Perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung kepada murid. (c) Kegunaan Lain Wang SUWA Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang perolehan dibuat. 15
  24. 24. Bab 3 3.5 KUMPULAN WANG SEKOLAH KUMPULAN WANG ASRAMA 3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan dan bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan awam termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan. 3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah: (a) Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang Tahun untuk asrama (LPBT Asrama); (b) Bantuan Makanan Asrama (BMA); (c) Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA); (d) Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi Kerajaan/Badan Berkanun (g) Faedah bank; dan (h) Pelbagai pemberian/kutipan diluluskan oleh Pendaftar dibenarkan mengikut Peraturan-Peraturan lain dan peruntukan Pendidikan berkaitan asrama yang bayaran-bayaran yang Akta dan Pendidikan surat-surat 1996, siaran berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa. 3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama Pusat), sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus serta mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan KWA. Ketua Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran makanan asrama dan pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang dibenarkan mengikut peraturan-peraturan sedia ada. 16
  25. 25. Bab 4 4.1 TERIMAAN PENDAHULUAN Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan penyelewengan. 4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN 4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah adalah seperti berikut: (a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan. (i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1. (ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A. (b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/ penyelia asrama kepada murid. (i) (ii) 4.2.2 Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2. Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A. Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi setiap kumpulan wang. 4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB). 17
  26. 26. Bab 4 TERIMAAN 4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta jumlahnya direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku tersebut. 4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah seperti di Lampiran 4-3A. 4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar. Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya direkodkan di dalam Buku Tunai. 4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut untuk direkod dalam Buku Tunai. 4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama. 4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki jika: Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan (termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan oleh Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke dalam bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Walau bagaimanapun, 18
  27. 27. Bab 4 TERIMAAN tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam tempoh seminggu selepas diterima. 4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga. 4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank adalah betul sebelum pungutan dibankkan. 4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis kumpulan wang. 4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah dan difailkan dengan sempurna. 4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN 4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa. 4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang Awam seperti di Lampiran 4-5. 19
  28. 28. Bab 4 4.3.3 TERIMAAN Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar. 4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank, pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut: (a) membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai dengan catatan ‘kontra-cek tak laku’. (b) hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku seperti di Lampiran 4-6. (c) segera mendapatkan balik pungutan tersebut. (d) apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan hendaklah dipatuhi semula. 4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain. 4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditulis dan ditandatangan oleh pegawai yang sama. 4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersamasama salinannya untuk tujuan pengauditan. 4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh pegawai yang menandatangan resit. 20
  29. 29. Bab 4 TERIMAAN 4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan betul. Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan perakuan berikut:“Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi ............. helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor .................. hingga nombor ...........................” Tandatangan Pemungut …………….... Nama Penuh Pemungut………………. Tarikh : ……… 4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang diterima dan dikeluarkan. 4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A. 4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan kedudukan helaian resit. 4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok Buku Resit. 21
  30. 30. Bab 4 TERIMAAN 4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat (RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku Resit. 4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500 atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang menjaga. 4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah. 4.4 KUTIPAN MELALUI BANK 4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut: (a) Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank untuk memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank mengenai format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8; (b) Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan memenuhi keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu dimasukkan dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu: (i) Dicetak terus atas borang. • No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf K (KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama). • Nama dan alamat sekolah. • Nombor Akaun Bank. • Tujuan bayaran (Jenis kutipan) 22
  31. 31. Bab 4 TERIMAAN (ii) Diisi oleh murid. • Nama. • Nombor Kad Pengenalan. • Tingkatan. • Amaun. (c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM dengan mengemukakan: (i) Persetujuan bertulis dari bank. - persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut: ‘Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank selain daripada yang telah dipersetujui’. (ii) Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui. (d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah seperti di Lampiran 4-9A. (e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan (berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid. (f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa. (g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank. 23
  32. 32. Bab 4 4.4.2 TERIMAAN Tatacara Kutipan Melalui Bank (a) Guru Kelas/Warden/Penyelia Asrama hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima salinan Slip Bayar Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dicatat pada ruang ‘Tunai/Cek’ di resit. Nombor resit tersebut hendaklah direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar Penghuni Asrama berpandukan nombor siri dan tarikh Slip Bayar Masuk Bank diterima. (b) Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan bersama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan dikemukakan kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau selewatlewatnya hari kerja berikutnya. (c) Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat kepada guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima kutipan sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh penerimaan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat. (d) Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama Resit Rasmi Pejabat dikeluarkan. (e) Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai adalah berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank. (f) Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran dibuat, pihak sekolah hendaklah: (i) Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan (ii) Membuat catatan kehilangan pada rekod slip yang hilang di Daftar Slip Bayar Masuk Bank. 24
  33. 33. Bab 4 4.4.3 TERIMAAN Deposit Diterima (a) Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari. (b) Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah kepada pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari daripada tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa potongan bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam perjanjian. Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi tujuan pemulangan deposit. 4.4.4 Sewaan (a) Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan Kantin. (b) Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan dalam buku tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur Caj/Sewaan Lainlain. (c) Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar Sewaan bagi setiap jenis sewaan. 4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan (a) Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/ Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada pihak yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada bank. (b) Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di bawah lajur yang telah ditetapkan. 25 Lampiran 14 Buku PPKS m/s 77 dan 78
  34. 34. Bab 4 TERIMAAN (c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah. 4.4.6 Faedah Bank Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan wang berkenaan. 26
  35. 35. Lampiran 4-1 RESIT RASMI PEJABAT A RP.01(Pin.09) ASAL KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: ………………………………………………………. TAHUN: ……………… Diterima daripada: ……………………………………………………………………. ……………………………………………………………………… Bil. 1. 2. Perihal Penerimaan RM Sen Peruntukan PCG Kutipan Murid JUMLAH Ringgit Malaysia: …………………………………………………………… …………………………………………………………... *Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan) *No.: …………………………….. Tarikh: ……………….. ………………………. (Tandatangan dan Cop) Pengetua / Guru Besar No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.
  36. 36. Lampiran 4-1A RESIT RASMI PEJABAT A RP.01(Pin.09) ASAL KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: ………………………………………………………. 1 TAHUN: ……………… 2 3 Diterima daripada: ……………………………………………………………………. ……………………………………………………………………… Bil. 1. 2. Perihal Penerimaan 5 4 RM Sen Peruntukan PCG Kutipan Murid JUMLAH 6 Ringgit Malaysia: …………………………………………………………… 7 …………………………………………………………... *Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT 8 (Potong yang tidak berkenaan) *No.: …………………………….. Tarikh: ……………….. 9 10 11 ………………………. (Tandatangan dan Cop) Pengetua / Guru Besar No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L. Panduan mengisi : 1. Nama Sekolah 2. Tahun kewangan 3. Nama pembayar 4. Perihal penerimaan 5. Amaun yang diterima 6. Jumlah amaun yang diterima 7. Jumlah terimaan dalam perkataan 8. Kaedah pembayaran 9. No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman wang/EFT 10. Tarikh terima wang 11. Tandatangan Pengurus Sekolah
  37. 37. Lampiran 4-2 RESIT RASMI MURID B RM.01(Pin.09) ASAL KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SEKOLAH: …………………………………………………………… TAHUN: …………………………. Diterima daripada: …………………………………………………………... Kelas: ……………………………………………………………………... Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama (Potong yang tidak berkenaan) Bil. 1 2 3 4 5 6 7 8 Perihal Penerimaan Kokurikulum RM Sen Kertas Ujian Dalaman Sukan Tahunan Sekolah Skim Perlindungan Diri MSSM Majalah Sekolah Asrama : Makanan Pendaftaran Dobi Lain-lain Pelbagai JUMLAH Ringgit Malaysia: …………………………………………………………… . …………………………………………………………... *Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang (Potong yang tidak berkenaan) *No. : …………………………….. Tarikh: ……………….. ………………………. (Tandatangan dan Cop) Pengetua/Guru Besar No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(21) JD108638 - PNMB., K.L.
  38. 38. Lampiran 4-2A RESIT RASMI MURID B RM.01(Pin.09) ASAL KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 1 SEKOLAH: …………………………………………………………… 2 TAHUN: …………………………. Diterima daripada: …………………………………………………………... 3 Kelas: ……………………………………………………………………... Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama 4 (Potong yang tidak berkenaan) Bil. 1 2 3 4 5 6 7 8 Perihal Penerimaan Kokurikulum 5 6 RM Kertas Ujian Dalaman Sukan Tahunan Sekolah Skim Perlindungan Diri MSSM Majalah Sekolah Asrama : Makanan Pendaftaran Dobi Lain-lain Pelbagai Sen 7 JUMLAH 8 Ringgit Malaysia: …………………………………………………………… . …………………………………………………………... *Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang 9 (Potong yang tidak berkenaan) *No. : ……………………………..10 11 Tarikh: ……………….. Panduan mengisi : 1. Nama Sekolah No. Kelulusan: JD108638 - PNMB., K.L. 2. Tahun kewanganBPKS(8.15)248-11(21) 3. Nama pembayar 4. Kumpulan Wang yang dikenakan 5. Perihal penerimaan 6. Amaun yang diterima 7. Jumlah amaun yang diterima 8. Jumlah terimaan dalam perkataan 9. Kaedah pembayaran 10. No. Rujukan wang pos/bankdraf/kiriman wang 11. Tarikh terima wang 12. Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang diberi kuasa 12 ………………………. (Tandatangan dan Cop) Pengetua/Guru Besar
  39. 39. JENIS KUTIPAN dan satu salinan disimpan oleh pejabat). Isi dalam 2 salinan setiap kali serahan dibuat (satu salinan disimpan oleh guru JUMLAH KUTIPAN HARIAN JUMLAH KUTIPAN TERKUMPUL JUMLAH SEPATUTNYA JUMLAH BELUM TERIMA No. Siri Resit Bil.Murid Murid Tarikh ………………………………………… Pegawai yang menerima wang Nombor Resit Rasmi Pejabat Tandatangan (Nama : ………………………………) Tarikh: ………………………………… …………………………………………………… Guru/Pegawai yang menyerahkan wang; Jumlah Bayaran Melalui Jumlah Tunai/Cek Bank Besar Bilangan Murid : DARJAH / TINGKATAN : Tarikh Tahun : NAMA GURU : BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN GURU KE PEJABAT Lampiran 4-3 Tandatangan Guru (Nama : ……………………………………) Tarikh: …………………………………
  40. 40. Kertas Ujian 100 100 120 120 Majalah 10 13 12 120 360 11 240 100 300 200 120 360 240 Isi dalam 2 salinan setiap kali serahan dibuat (satu salinan disimpan oleh guru dan satu salinan disimpan oleh pejabat). JUMLAH BELUM TERIMA JUMLAH SEPATUTNYA Yuran Khas 120 120 15 15 Insurans JENIS KUTIPAN MSSD/ MSSM 40 40 14 15 45 30 3 ………………………………………… Tandatangan (Nama : ………………………………) Tarikh: ………………………………… 395 1185 790 ……………………………………………… 15 Tandatangan Guru (Nama : …………………………………) Tarikh: ………………………………… 395 3.1.2005 3.1.2005 Tarikh Pegawai yang menerima wang 395 A 001 A 002 Nombor 16 Resit Rasmi Pejabat Guru/Pegawai yang menyerahkan wang; 40 120 80 Panduan mengisi borang: 1. Nama Guru kelas 2. Nama darjah/tingkatan 3. Tahun kewangan 4. Jumlah murid dalam kelas 5. Tarikh terimaan tunai atau Slip Bayar Masuk Bank 6. Nombor siri resit murid (dari - hingga) 7. Bilangan murid membayar yuran (rujuk resit) 8. Amaun mengikut analisa peruntukan yang diterima 9. Jumlah bayaran melalui tunai dan melalui bank 10. Jumlah kutipan harian yang diterima 11. Jumlah kutipan yang telah diterima (jika ada) ditambah jumlah kutipan harian 12. Jumlah sepatutnya diterima mengikut jumlah murid dalam kelas 13. Jumlah belum terima 14. Tandatangan dan tarikh Guru Kelas yang menyerahkan wang ke pajabat 15. Tandatangan dan tarikh pegawai yang diberi kuasa menerima wang diperingkat pejabat 16. Nombor resit pejabat dan tarikh dikeluarkan resit. JUMLAH KUTIPAN TERKUMPUL JUMLAH KUTIPAN HARIAN 10 10 6 7 No. Siri Resit Bil.Murid Murid 3.1.2005 051-060 3.1.2005 061-070 5 Tarikh 2005 4 30 9 Jumlah Bayaran Jumlah Melalui Tunai Bank Besar 395 395 395 395 Bilangan Murid : 8 DARJAH / TINGKATAN : 2A 2 Tahun : BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN GURU KE PEJABAT NAMA GURU : Puan Norlaila bt. Ali 1 Lampiran 4-3A
  41. 41. BIL TARIKH TERIMA NAMA PENGIRIM NO. RUJUKAN MEL NO. CEK/WANG POS AMAUN (RM) PERIHAL NAMA DAN JAWATAN PENERIMA DAFTAR PENERIMAAN WANG MELALUI POS T.T. PENERIMA NO. RESIT PEJABAT CATATAN Lampiran 4-4
  42. 42. Lampiran 4-5 SURAT KEBENARAN MENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT (AP 69 dan AP 70(a)(iv)) Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SK ……………………………… dengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan Resit Rasmi Murid kepada: Nama : _________________________________________________________ Kad Pengenalan : _________________________________________________ Jawatan :________________________________ 2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :i) _______________________________________________ ii) _______________________________________________ iii) _______________________________________________ 3. Kebenaran ini diberi mulai ……………………… sehingga ……………………. atau kebenaran ini ditarik balik. ……………………………….. t.t PENGETUA / GURU BESAR ………… TARIKH COP NAMA DAN JAWATAN Saya…………………………………………….. yang telah diberi seperti di atas. dengan ini menerima kebenaran ……………………………………………………. TANDATANGAN ……….. TARIKH Nota : i. ii. iii. iv. Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolah Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karbon Asal disimpan oleh penerima kuasa Pendua disimpan dalam fail sekolah
  43. 43. Bil Tarikh Cek Tak Laku Diterima Dari Bank Nama Pengirim No. Cek Tarikh Amaun (RM) Perihal Cek Tak Laku DAFTAR CEK TAK LAKU Sebab Cek Tak Laku Catatan Lampiran 4-6
  44. 44. Tarikh Jumlah Naskah Dari Hingga TERIMAAN Nombor Siri Oleh (Nama & Jawatan) Tarikh Jumlah Naskah KELUARAN Nombor Siri Kepada (Nama & Jawatan) Dari Hingga DAFTAR STOK BUKU RESIT Tanda Baki tangan (Naskah) Penerima Catatan Lampiran 4-7
  45. 45. Jumlah Naskah 10 2 Tarikh 3.01.10 1 Hingga Oleh (Nama & Jawatan) 3 1 6 4.01.10 Tarikh Jumlah Naskah 5 Hingga 7 8 9 sad ahmad KWK Catatan Lampiran 4-7A Tanda Baki tangan (Naskah) Kepada (Nama & Jawatan) Penerima AB251001 AB251050 Siti Azrina Daud (PT) Dari KELUARAN Nombor Siri Panduan mengisi : 1. Tarikh terima stok buku resit 2. Jumlah buku resit yang diterima 3. Nombor siri pertama buku pertama hingga nombor siri terakhir buku terakhir 4. Nama Pegawai Pemungut dan jawatan 5. Tarikh buku resit dikeluarkan 6. Jumlah buku resit yang dikeluarkan 7. Nombor siri buku resit yang dikeluarkan 8. Nama Pegawai yang mengendalikan buku resit dan jawatan 9. Tandatangan penerima buku resit 10. Baki stok buku resit yang belum digunakan 4 AB251001 AB251500 Hj. Ahmad Karim (GB) Dari TERIMAAN Nombor Siri DAFTAR STOK BUKU RESIT 11 10 9 10
  46. 46. Lampiran 4-8 Contoh Slip Bayar Masuk Bank Nama & alamat Sekolah:. ………………………………………………… ………………………………………………... Logo Sekolah Nama & alamat bank: ……………………………………………... ……………………………………………... Logo Bank TUNAI NO. SIRI: …………………….. BORANG MASUK KIRA-KIRA SEMASA Tarikh: ……………. BUKAN TUNAI NAMA PENERIMA: No. Akaun: ALAMAT PENERIMA: Nama: Tingkatan: No. KP Bank Pembayar No. Cek: Tempat: Amaun Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun) Sah apabila ada cetakan komputer PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN NOTICE TO CUSTOMERS Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of ditandatangani oleh pegawai pegawai bank ini. an authorized officer. Peringatan: 1 2 3 4 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya. Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank. Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat. Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.
  47. 47. BIL. NAMA MURID SERAHAN SLIP KELAS/BLOK/DORM ASRAMA : ………………. BANK BAYAR MASUK NO. SIRI SLIP (RM) AMAUN NAMA GURU/WARDEN/PENYELIA ASRAMA : …………………………………….. RASMI MURID NO. RESIT RESIT TARIKH TERIMAAN SLIP DAFTAR SLIP BAYAR MASUK BANK (UNTUK KUTIPAN YURAN MELALUI BANK SAHAJA) CATATAN Lampiran 4-9
  48. 48. Dania Aisyah Binti Iskandar Nurul Ain Binti Mohd Amin Siti Fatimah Binti Ahmad 2. 3. 4. 2113 2112 2111 2110 BANK 5 BAYAR MASUK NO. SIRI SLIP 2 6 200.00 200.00 600.00 200.00 (RM) AMAUN AK 913412 AK 913411 AK 913410 AK 913413 7 RASMI MURID 16.01.2010 16.01.2010 16.01.2010 16.01.2010 8 RESIT TARIKH TERIMAAN SLIP NO. RESIT Panduan mengisi : 1. Nama Pegawai yang diberi kuasa membuat kutipan 2. Nama kelas/blok/dorm asrama 3. Bilangan murid/penghuni asrama 4. Nama murid/penghuni asrama 5. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank mengikut setiap murid/penghuni asrama 6. Jumlah kutipan yang perlu dijelaskan oleh murid/penghuni asrama 7. Nombor rujukan Resit Rasmi Murid yang dikeluarkan 8. Tarikh Resit Rasmi Murid dikeluarkan kepada murid/penghuni asrama Ainul Maisarah Binti Khairul Anuar 4 3 1. NAMA MURID BIL. SERAHAN SLIP Asrama Kenanga KELAS/BLOK/DORM ASRAMA : ………………. Hjh. Ramlah bt Ismail NAMA GURU/WARDEN/PENYELIA ASRAMA : …………………………………….. 1 DAFTAR SLIP BAYAR MASUK BANK (UNTUK KUTIPAN YURAN MELALUI BANK SAHAJA) 9 CATATAN Lampiran 4-9A
  49. 49. BAB 4 - TERIMAAN TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Mula Murid / Pembayar 1. Terima kutipan daripada murid / pembayar. Guru Kelas Terima Kutipan 2. Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Guru Kelas Sedia Resit Rasmi Murid (RM01) 3. Serahkan kepada murid / pembayar Guru Kelas Resit Rasmi Murid (RM01) 4. Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Guru Kelas 5. Rekod dalam Buku Kedatangan Murid Guru Kelas 6. Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Guru Kelas Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. Guru Kelas Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat. Guru Kelas Kutipan terus ke bank? Ya Tidak 7. 8. Rekod Dalam Buku Kedatangan Murid Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat 1. Wang Kutipan 2. Buku Resit Murid 3. Borang (Lampiran 5-5) Tamat Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank Dapatkan Resit Pejabat Serah Ke Pejabat
  50. 50. BAB 3 - TERIMAAN TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA) Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Mula Murid / Pembayar 1. Terima kutipan dari murid / pembayar. Warden/Pegawai yang diberi kuasa Terima Kutipan 2. Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01) Warden/Pegawai yang diberi kuasa Sedia Resit Rasmi Murid (RM01) 3. Serahkan kepada murid / pembayar Warden/Pegawai yang diberi kuasa Resit Rasmi Murid (RM01) 4. Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank) Warden/Pegawai yang diberi kuasa 5. Rekod dalam Buku Kedatangan Murid 6. Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat Warden/Pegawai yang diberi kuasa Serah kutipan bersamasama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat. 8. Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat. Ya Tidak Warden/Pegawai yang diberi kuasa 7. Kutipan terus ke bank? Warden/Pegawai yang diberi kuasa Warden/Pegawai yang diberi kuasa Rekod Dalam Buku Kedatangan Murid Rekod Dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank No Resit Pejabat Catat Dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat 4. Wang Kutipan 5. Buku Resit Murid 6. Borang (Lampiran 5-5) Tamat Dapatkan Resit Pejabat Serah Ke Pejabat
  51. 51. BAB 3 - TERIMAAN TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Mula 1. Terima wang tunai/ cek/ kiriman wang / terimaan atas talian (EFT). PT / Penyelia Asrama 2. Rekod terimaan melalui pos ke dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos (sekiranya menerima kiriman wang/cek melalui pos) PT / Penyelia Asrama 3. Tulis Resit Rasmi Pejabat (RP01) dan dapatkan tandatangan Pengurus Sekolah PT / Penyelia Asrama & Pengurus Sekolah 4. Serahkan Resit Pejabat kepada pembayar. Bagi pungutan melalui pos, Resit Pejabat hendaklah dikirimkan melalui pos. PT / Penyelia Asrama 5. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Terimaan setiap Resit Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan pada hari yang sama. PT / Penyelia Asrama Rekod Dalam Buku Tunai (Terimaan) 6. Sediakan Slip Bayar Masuk Bank untuk memasukkan kutipan (tunai/cek/kiriman wang) ke bank pada hari yang sama. PT / Penyelia Asrama Sediakan Slip Bayar Masuk Bank Terima Kutipan Melalui Pos Tunai/ Cek/ EFT Sedia Resit Pejabat (RP01) Resit Pejabat (RP01) Tamat Rekod Daftar Mel Serah Kutipan Pembayar Bank
  52. 52. Bab 5 5.1 PEMBAYARAN PENDAHULUAN Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah. Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan AP3 & AP9 Sek.3 Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta61) yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di sekolah. 5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH 5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa: (a) Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat. (b) Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna. (c) Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah serta disokong dengan Baucar Bayaran dan dokumen sokongan. (d) Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah. (e) Sekiranya perbelanjaan membenarkan tanpa atau kuasa mengarahkan sesuatu sepatutnya, akan dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan. 44 AP 92b
  53. 53. Bab 5 5.3 PEMBAYARAN DAFTAR BIL 5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi memastikan:(a) Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit) direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh AP 103(a) ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh terima. (b) Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum Bayar. 5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna. Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan dan cek bayaran dikeluarkan. 5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah ditandatangan beserta tarikh. 5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan, hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat pembayaran. 45 AP 103(b)
  54. 54. Bab 5 5.4 PEMBAYARAN BAUCAR BAYARAN 5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan sesuatu pembayaran dibuat. 5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:(a) (b) 5.4.3 Baucar Bayaran ( DKS 006 ) Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit) Baucar Bayaran (a) Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan yang lengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa. (b) (c) 5.4.4 Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2. Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A. Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit) Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar Wang Runcit). 5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN 5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang lengkap diterima. 5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek. 46
  55. 55. Bab 5 5.5.3 PEMBAYARAN Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa. (a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) penyemak dan pengesah. (b) 5.5.4 perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa. (a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) penyemak dan pengesah (b) (c) 5.5.5 perakuan II (Penolong Kanan) perakuan III (Pengurus Sekolah) Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci. 5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan maklumat yang AP 99(a) lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak, baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak tersebut. 5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian yang lain. 5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah seperti berikut : 47 AP 99(b)
  56. 56. Bab 5 PEMBAYARAN “Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal tersebut dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran”. 5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi dibuat dengan menyemak Daftar Bil. 5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di dalam Buku Tunai. 5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua dokumen sokongan hendaklah dicop “TELAH BAYAR” bagi mengelakkan berlaku pembayaran dua kali. 5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang. 5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN 5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil: (a) Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan (b) Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada butiran peruntukan berkenaan. 48
  57. 57. Bab 5 5.7 PEMBAYARAN MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKTIVITI/ PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN 5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang AP 96(a) diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima wang tersebut. 5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk AP 96(b) menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan Pengurus Sekolah. 5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama Baucar Bayaran. 5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama Baucar Bayaran. 5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK 5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima. 5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad pengenalan penerima. 49 AP 97(b)
  58. 58. Bab 5 5.9 PEMBAYARAN PENGELUARAN CEK 5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di para 5.7.2 sahaja. 5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan “Pengetua Sekolah” atau “Guru Besar Sekolah”. Nama dan nombor kad pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borang Kuasa Tetap (borang AK 52). Contoh: ”Saya dengan ini membenarkan ………….(nama)...................... No. Kad Pengenalan ................................. menunaikan cek yang bernilai RM....................... ini.” Tandatangan: …………………….. 5.9.3 Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah dibuat atas nama penerima. 5.9.4 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan dakwat kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan maklumat seperti yang terdapat di cek. 5.9.5 Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan dan dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang baru perlu dikeluarkan bagi menggantikan cek yang dibatalkan. 5.9.6 Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga bulan. 50 AP 117
  59. 59. Bab 5 5.9.7 PEMBAYARAN Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post Dated Cheque). 5.9.8 Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk menandatangan cek yang belum disediakan dengan lengkap dan sempurna. 5.9.9 Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek ‘TUNAI’ adalah dilarang. 5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut. 5.10 KUASA MENANDATANGAN CEK 5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui Kuasa Tetap (Borang AK 52). 5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana seorang daripada pegawai berikut:(a) Penolong Kanan (Pentadbiran) (b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid) (c) Penolong Kanan (Kokurikulum) 5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana dua orang daripada pegawai berikut:(a) Penolong Kanan (Pentadbiran) (b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid) (c) Penolong Kanan (Kokurikulum) 51 SPK Bil 3/1999
  60. 60. Bab 5 PEMBAYARAN 5.10.4 Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ. 5.11 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK 5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :(a) Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan wang atas nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi membatalkan cek berkenaan dengan keterangan pada resit “Untuk Pembatalan Cek Nombor …………………………………… bertarikh ……………………..serta No Baucar Asal………..”. (b) Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar Cek Batal seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar Cek Batal seperti di Lampiran 5-3A. (c) Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan di lajur peruntukan yang asal dalam Buku Tunai. (d) Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar Bayaran yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal pembatalan cek perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan. (e) Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal. (f) Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir tahun hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar. (g) Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, ia tidak diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan ‘Cek Gantian Tidak Diperlukan’ hendaklah ditulis di dalam Daftar Cek Batal. 52
  61. 61. Bab 5 PEMBAYARAN 5.11.2 Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek Batal. 5.12 PENGGANTIAN CEK HILANG 5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:- (a) Mendapatkan surat pengesahan tentang kehilangan cek daripada penerima. (b) Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk menahan pembayaran dan mendapatkan pengesahan daripada pihak bank secara bertulis. (c) Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak ditunaikan, maka tindakan menggantikan cek boleh diambil seperti yang diterangkan dalam para 5.11.1. (d) Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank bagi bulan berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak ditunaikan sehingga tarikh arahan menahan pembayaran. 5.13 STOK BUKU CEK 5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh Pengurus Sekolah untuk menentukan ia berada dalam keadaan baik dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah dipulangkan kepada pihak bank. 53
  62. 62. Bab 5 PEMBAYARAN 5.13.2 Pengurus Sekolah hendaklah membuat perakuan dengan AP 115 menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan catatan seperti berikut : “Diperakui cek bernombor………hingga………adalah betul.” Tandatangan : Nama : Tarikh : 5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek seperti di Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku Cek. 5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di premis sekolah. 5.14 CAJ BANK 5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. Ianya merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah. 5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing. 5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada peruntukan/butiran seperti berikut: 54 AP 116
  63. 63. Bab 5 PEMBAYARAN Bil. Jenis Kumpulan Wang Peruntukan/Butiran i. Kerajaan LPBT ii. Asrama LPBT iii. SUWA • Pelbagai (Kantin) atau • Sumbangan 5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata Bank yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah. 55
  64. 64. TARIKH BIL/INVOIS DITERIMA NAMA PEMBEKAL / KONTRAKTOR No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(24) BIL JENIS KUMPULAN WANG : TARIKH NOMBOR BIL/INVOIS AMAUN (RM) PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN PERUNTUKAN DAFTAR BIL NO. PESANAN SEKOLAH / KONTRAK TARIKH NOMBOR BAUCAR TARIKH NOMBOR CEK BAYARAN CATATAN (DKS 008) Lampiran 5-1
  65. 65. 3 TARIKH BIL/INVOIS DITERIMA 4 NAMA PEMBEKAL / KONTRAKTOR No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(24) 2 BIL JENIS KUMPULAN WANG : NOMBOR 5 7 AMAUN (RM) 8 PERUNTUKAN Panduan mengisi : 1. Jenis Kumpulan Wang 2. Bilangan bil 3. Tarikh bil/invois diterima 4. Nama Pembekal/kontraktor 5. Tarikh bil/invois dikeluarkan oleh pembekal 6. No. rujukan bil/invois 7. Amaun yang tercatat di bil/invois 8. Peruntukan yang akan dikenakan 9. No. rujukan Pesanan Sekolah/kontrak 10. Tarikh baucar bayaran disediakan 11. No. rujukan baucar bayaran 12. Tarikh cek disediakan 13. Nombor cek 14. Sebarang catatan berkaitan bil/baucar/cek 6 TARIKH BIL/INVOIS PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN 1 DAFTAR BIL 9 NO. PESANAN SEKOLAH / KONTRAK 10 TARIKH 11 NOMBOR BAUCAR 12 TARIKH 1 NOMBOR CEK BAYARAN 1 CATATAN (DKS 008) Lampiran 5-1A
  66. 66. Lampiran 5-2 ( DKS 006 ) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Tahun Kewangan ................... BAUCAR BAYARAN Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar Nama Sekolah : Nama Penerima : Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank : Alamat/Nama Bank : Perihal : Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal Amaun Tarikh Amaun No. Rujukan Tarikh RM No. Rujukan Sen RM Jumlah Sen Jumlah PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH Butiran Cek Amaun Peruntukan Tarikh Akaun Subsidiari Nombor RM Jumlah Bersih Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : Disediakan oleh : Perakuan I : Tandatangan dan Tarikh Cop Sekolah : Tandatangan, Nama dan Jawatan Perakuan II : Tandatangan, Nama dan Jawatan Perakuan III: Tandatangan, Nama dan Jawatan No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan Sen
  67. 67. Lampiran 5-2A ( DKS 006 ) KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Tahun Kewangan ...................1 BAUCAR BAYARAN Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar 2 3 4 Nama Sekolah : 5 Nama Penerima : Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank : 6 7 Alamat/Nama Bank : 8 Perihal : Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal 11 Amaun Tarikh No. Rujukan 9 10 Amaun Tarikh RM Sen 13 14 15 No. Rujukan RM Sen 16 12 Jumlah Jumlah PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH Butiran Cek Tarikh Peruntukan Nombor 17 Akaun Subsidiari 19 Amaun RM 20 18 Jumlah Bersih Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : Disediakan oleh : 24 22 23 Perakuan I : Tandatangan dan Tarikh Cop Sekolah : 25 Tandatangan, Nama dan Jawatan Perakuan II : 25 Tandatangan, Nama dan Jawatan Perakuan III: 25 Tandatangan, Nama dan Jawatan No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(23) * bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan 21 Sen
  68. 68. Panduan Pengisian: 1. Tahun kewangan semasa 2. Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang 3. Tarikh Baucar Bayaran disediakan 4. Nama Sekolah 5. Nama penerima bayaran/pembekal 6. Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu) 7. Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat 8. Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan 9. Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal 10. Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal 11. Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal. 12. Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal. 13. Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal. 14. Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal. 15. Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal. 16. Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal. 17. Tarikh cek disediakan. 18. Nombor siri cek. 19. Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat. 20. Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada). 21. Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan. 22. Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek. 23. Amaun bayaran dalam perkataan. 24. Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia 25. Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4
  69. 69. Bil. Nombor Tarikh Cek Yang Dibatalkan Nombor Tarikh Resit Rasmi Pejabat Penerima Cek Amaun (RM) Sebab-sebab Cek Dibatalkan DAFTAR CEK BATAL T.T. Pengurus Sekolah Nombor Tarikh No. Baucar Cek Gantian Catatan Lampiran 5-3
  70. 70. 1. Bil. Tarikh 251622 3.05.2011 Nombor Cek Yang Dibatalkan AC234781 Nombor 23.05.2011 Tarikh Resit Rasmi Pejabat Sykt. Seri Melur Penerima Cek Sebab-sebab Cek Dibatalkan 300.00 Kesilapan ejaan nama penerima Amaun (RM) DAFTAR CEK BATAL T.T. Pengurus Sekolah Tarikh AC234790 24.05.2011 Nombor Cek Gantian K53/11 No. Baucar Catatan Lampiran 5-3A
  71. 71. Jenis Jumlah Tarikh Kumpulan Naskah Wang Dari Hingga Nombor Siri Oleh (Nama & Jawatan) TERIMAAN Dari Hingga Nombor Siri (Nama & Jawatan) Kepada KELUARAN DAFTAR STOK BUKU CEK T.T Baki Penerima Naskah Catatan Lampiran 5-4
  72. 72. 5.2.2010 1 KWK Jenis Jumlah Tarikh Kumpulan Naskah Wang 265101 Dari 265200 Hingga Nombor Siri Oleh En. Yazid b Dollah (GB) (Nama & Jawatan) TERIMAAN 265101 Dari 265200 Hingga Nombor Siri En. Yazid b Dollah (GB) (Nama & Jawatan) Kepada KELUARAN DAFTAR STOK BUKU CEK Yazid Yazid T.T Penerima 1 0 Baki Naskah Catatan Lampiran 5-4A
  73. 73. BAB 5 - PEMBAYARAN TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran Mula 1. Terima bil / invois / tuntutan dan dokumen yang tidak lengkap hendaklah dikembalikan kepada Pembekal / Penerima. Pembantu Tadbir Pembekal / Penerima Terima Bil / Invois/ Tuntutan Tidak Lengkap? Ya Cop tarikh terima pada bil / invois / tuntutan yang lengkap dan rekod dalam Daftar Bil. Pembantu Tadbir 3. Sediakan Baucar bayaran dalam dua (2) salinan. Dapatkan 2 tandatangan peraku baucar bagi amaun <RM 10,000 dan 3 tandatangan peraku bagi amaun >RM10,000. Rekod no. Baucar serta tarikh dalam Daftar Bil. Pembantu Tadbir / Pengurus Sekolah dan Pegawai yang diberi kuasa untuk tandatangan baucar Sedia Baucar Bayaran dan dapatkan tandatangan 4. Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Bayaran mengikut Kumpulan Wang masingmasing. Pembantu Tadbir Rekod dalam Buku Tunai (Bayaran) 5. Sediakan Cek serta rekod dalam Buku Tunai dan Daftar Bil Pembantu Tadbir / Pengurus Sekolah dan Pegawai yang diberi kuasa untuk tandatangan cek Sedia Cek & Rekod dalam Buku Tunai 2. 6. Cop ’Sudah Bayar’ pada baucar serta semua dokumen sokongan setelah cek ditandatangan oleh Pengurus Sekolah. Cop tarikh terima Cop ’Sudah Bayar ’ Pembantu Tadbir Tamat Rekod Dalam Daftar Bil
  74. 74. Bab 6 6.1 BUKU TUNAI PENDAHULUAN Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. 6.2 JENIS BUKU TUNAI 6.2.1 Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:(a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) - DKS 009 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2. (b) Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) – DKS 010 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-3 dan Lampiran 6-4. (c) Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) – DKS 011 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-5 dan Lampiran 6-6. 6.2.2 Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1A dan Lampiran 62A. 65 SPK Bil 1/2003 dan SPK Bil 9/2004
  75. 75. Bab 6 6.3 BUKU TUNAI PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI 6.3.1 Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1) akaun bank yang menguruskan lebih daripada satu (1) Kumpulan Wang Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah. 6.3.2 Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun kewangan. 6.3.3 Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat AP 144 mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan. 6.3.4 Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga terimaan dan bayaran dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan tandatangan di Buku Tunai. 6.3.5 Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan tepat dan betul. Jika berlaku kesilapan, catatan yang salah itu tidak boleh dipadam, tetapi hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja dan catatan yang betul perlu ditulis semula di bahagian atas catatan asal serta ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah. 6.3.6 Sekiranya catatan terimaan atau bayaran dalam Buku Tunai memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua terimaan atau bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan kepada muka surat yang berikutnya. 66 AP 147
  76. 76. Bab 6 6.3.7 BUKU TUNAI Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa perlu menunggu Penyata Bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan menjadi baki awal bagi bulan berikutnya. 6.3.8 Barisan kosong sebelum garisan imbangan pada urusniaga terakhir dalam Buku Tunai hendaklah dibuat garisan lintang dari kiri ke kanan dan dari atas kanan ke bawah kiri sama ada di Bahagian Terimaan atau Bahagian Bayaran Buku Tunai. 6.3.9 Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah (Pengurus Sekolah). 4.3.10 Buku Tunai hendaklah disimpan di tempat yang selamat. 6.4 MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN BUKU TUNAI 6.4.1 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWK: Lajur Maksud/Fungsi Bantuan Perkapita - Mata Mengakaunkan semua bantuan PCG Pelajaran Mata Pelajaran. Bantuan Perkapita - Mengakaunkan semua bantuan PCG Bukan Mata Pelajaran Bukan Mata Pelajaran. Pra Sekolah Mengakaunkan Bil 1 2 3 semua bantuan berkaitan Pra Sekolah. 4 Pendidikan Khas Integrasi Mengakaunkan semua bantuan berkaitan Pendidikan Khas Integrasi. 5 Biasiswa Mengakaunkan semua Bantuan Biasiswa kepada pelajar/murid. 6 Bantuan Persekolahan Mengakaunkan semua bantuan yang Lain diterima oleh semua sekolah secara berterusan. 67
  77. 77. Bab 6 BUKU TUNAI Bil 7 Lajur Pelbagai Maksud/Fungsi Mengakaunkan semua bantuan yang diterima oleh sekolah tertentu dan terimaan lain. 6.4.2 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWS: Bil Lajur 1 Ko-Kurikulum 2 Kertas Ujian 3 Sukan Tahunan Sekolah 4 Skim Perlindungan Diri 5 MSSM 6 Caj/Sewaan Maksud/Fungsi Mengakaunkan kutipan bayaran tambahan yang diluluskan. Mengakaunkan kutipan sewaan dan caj kemudahan sekolah. 7 Sumbangan Mengakaunkan semua sumbangan untuk sekolah. 8 6.4.3 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain. Lajur Peruntukan Buku Tunai KWA: Bil Lajur Maksud/Fungsi 1 LPBT/LPK Mengakaunkan 2 Bantuan Makanan Asrama yang terlibat. 3 Makanan 4 Pendaftaran 5 Dobi 6 Pelbagai Mengakaunkan bantuan kutipan asrama yang berkaitan. Mengakaunkan terimaan lain. 68
  78. 78. Bab 6 6.5 BUKU TUNAI AKAUN SUBSIDIARI 6.5.1 Akaun Subsidiari perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut . 6.5.2 Akaun Subsidiari yang perlu diselenggara adalah seperti yang digariskan dalam surat arahan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun yang sedang berkuat kuasa. 6.5.3 Format Akaun Subsidiari adalah seperti di Lampiran 6-7. Penerangan berkaitan dengan ruangan yang terdapat dalam Akaun Subsidiari dan panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-7A. 6.6 AKAUN BANK 6.6.1 Akaun bank sekolah (akaun semasa) hendaklah dibuka di bank tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Bank yang dipilih hendaklah berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan yang terbaik. 6.6.2 Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang diselenggara seperti yang dinyatakan di Bab 2 perenggan 2.2.2. Pembukaan akaun bank bagi tujuan selain daripada yang dinyatakan adalah tidak dibenarkan. 6.6.3 Permohonan untuk membuka, menutup atau menukar akaun bank dan menukar kuasa menandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan di negeri/cawangan masing-masing untuk kelulusan. Lima (5) salinan asal Borang Kuasa Tetap (AK 52) seperti di Lampiran 6-8 dan lima (5) keping kad/borang contoh tandatangan asal daripada bank yang berkenaan perlu dilengkapkan. 6.6.4 Akaun bank mesti dibuka atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar. 69 SPK Bil 3/1999
  79. 79. Bab 6 6.7 BUKU TUNAI PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK 6.7.1 Penyata Bank (a) Penyata Bank merupakan penyata yang diterima oleh sekolah daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya penyata ini tidak diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak sekolah hendaklah berhubung dengan bank untuk mendapatkannya. (b) Penyata Bank hendaklah dicop tarikh terima dan difailkan mengikut kumpulan wang masing-masing. 6.7.2 Penyata Penyesuaian Bank (a) Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan oleh sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki Penyata Bank. (b) Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan bagi setiap akaun bank kumpulan wang yang diselenggara. Bagi sekolah yang mempunyai satu (1) akaun bank dan menguruskan lebih daripada satu (1) kumpulan wang, sekolah hanya perlu menyediakan satu (1) Penyata Penyesuaian Bank. (c) Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada tarikh Penyata Bank diterima. 6.7.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank (a) Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti perbezaan yang terdapat antara Buku Tunai dengan Penyata Bank supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil tindakan atau diselaraskan. Antara sebab-sebab berlaku perbezaan adalah seperti berikut: 70
  80. 80. Bab 6 BUKU TUNAI (i) Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak bank ke akaun sekolah yang berkaitan. (ii) Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke dalam Buku Tunai. (iii) Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan amaun di Penyata Bank. (iv) Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak lain ke dalam akaun bank sekolah. (v) Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan. (vi) Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku. (vii) Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam bank yang belum diambilkira dalam Buku Tunai. (viii) Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai. (ix) Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai. (b) Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:(i) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank. Senaraikan amaun yang tidak sama: • Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di Penyata Bank, contoh faedah bank. • Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank. (ii) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank. Senaraikan amaun yang tidak sama: • Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan. • Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan. 71
  81. 81. Bab 6 BUKU TUNAI (c) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka pihak bank hendaklah diberitahu segera secara bertulis supaya pembetulan dapat dibuat. (d) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian pihak sekolah, maka siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat. Sekiranya perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau penyelewengan, sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi kehilangan dan hapuskira sepertimana yang digariskan dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan (AP). (e) Sekiranya terdapat perbezaaan, amaun ini hendaklah ditunjukkan di dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan pembetulan hendaklah dibuat dengan segera antaranya: (i) Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku Tunai. (ii) Mengambil tindakan bagi cek tamat tempoh seperti di Bab 5 para 5.11. (f) Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan secara berasingan perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah. Penyata tersebut difailkan secara berasingan. Contoh format Penyata Penyesuaian Bank adalah seperti di Lampiran 6-9. 6.7.4 Faedah Bank Faedah bank hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku Tunai kumpulan wang yang berkaitan. 72
  82. 82. Bab 6 6.8 BUKU TUNAI TATACARA PENUTUPAN AKAUN BANK BAGI SEKOLAH YANG TAMAT OPERASI Akaun bank hendaklah ditutup apabila akaun bank tersebut tidak lagi diperlukan. Tindakan berikut hendaklah diambil bagi tujuan penutupan: (a) Sekolah perlu mengemukakan permohonan kepada Pejabat Perakaunan melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan. (b) Pastikan ABT dan ABB telah diselesaikan serta semua cek bayaran yang dikeluarkan telah ditunaikan. (c) Imbangkan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari. (d) Dapatkan Penyata Bank bagi akaun bank yang hendak ditutup dan sediakan Penyata Penyesuaian Bank berkenaan. (e) Sekolah menyediakan Penyata Kewangan Akhir dan kemukakan kepada Ketua PTJ untuk dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah, KPM serta disalinkan kepada Bahagian Akaun, KPM. Dokumen yang perlu disediakan adalah seperti berikut: (i) (ii) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan; (iii) Penyata Penerimaan dan Pembayaran; (iv) Nota Kepada Akaun; dan (v) (f) Kunci Kira-Kira; Penyata lain yang berkaitan (jika ada). Bahagian Audit Sekolah, KPM akan mengeluarkan sijil pengesahan audit kepada Ketua PTJ dan satu (1) salinan kepada Seksyen Akaun Sekolah, Bahagian Akaun, KPM. (g) Baki wang yang masih ada perlu diselaraskan sebagaimana Surat Pekeliling Kewangan Dan Akaun Bilangan 5/1979 – Peraturan Penutupan Akaun Bagi Sekolah-Sekolah Yang Ditutup. 73 SPKA Bil. 5/1979 dan SPK Bil. 3/1999
  83. 83. Bab 6 (h) BUKU TUNAI Setelah pelarasan baki dibuat, Ketua PTJ perlu berurusan dengan bank untuk menutup Akaun Bank dengan menyertakan surat penutupan rasmi dan cek-cek yang belum digunakan. (i) Bahagian Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia dan Pejabat Perakaunan perlu dimaklumkan setelah akaun bank berjaya ditutup. 74
  84. 84. Perihal No. Resit Pejabat No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(26) Tarikh TERIMAAN Wajib RM Teras RM RM Tambahan/ Bahasa Asing RM Elektif I Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran RM Elektif II BUKU TUNAI RM Elektif III RM LPBT RM Bimbingan Kaunseling PERUNTUKAN Bantuan Perkapita Bukan Mata Pelajaran RM Pusat Sumber Sekolah Bagi Bulan ………………………………Tahun…………….. Kumpulan Wang Kerajaan RM Pra Sekolah RM Pendidikan Khas Integrasi RM Biasiswa RM Bantuan Persekolahan Lain RM Pelbagai RM Jumlah Terimaan RM Jumlah Tarikh T.T Masuk Masuk Bank (DKS 009) Lampiran 6-1
  85. 85. Tarikh Perihal No. Baucar No. Cek Teras Elektif Bimbingan Elektif Elektif LPBT Kaunseling Pusat Sumber Sekolah PERUNTUKAN Bantuan Perkapita Bukan Mata Pelajaran Pra Sekolah Bagi Bulan ………………………………… Tahun ………….. Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran Tambahan/ Wajib T.Bahasa Asing BUKU TUNAI Kumpulan Wang Kerajaan Peperiksaan Kerajaan Pendidikan Khas Integrasi Biasiswa Pelbagai Jumlah Bayaran T.T Bayaran DKS 009 Lampiran 6-2
  86. 86. Perihal No. Resit Pejabat No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(27) Tarikh TERIMAAN Kertas Ujian RM Ko-kurikulum RM RM Sukan Tahunan Sekolah BUKU TUNAI RM Skim Perlindungan Diri RM MSSM PERUNTUKAN RM Kantin RM Lain-lain Caj/Sewaan Bagi Bulan ……………………………… Tahun …………….. Kumpulan Wang SUWA RM Sumbangan RM Pelbagai RM Jumlah Terimaan RM Jumlah Tarikh Masuk Bank T.T (DKS 010) Lampiran 6-3
  87. 87. Tarikh Perihal Nombor Baucar Nombor Cek BUKU TUNAI Kertas Ujian RM Ko-kurikulum RM RM RM Skim Sukan Tahunan Perlindungan Sekolah Diri RM MSSM PERUNTUKAN Bagi Bulan ……………………………… Tahun …………….. Kumpulan Wang SUWA RM Kantin RM Lain-lain Caj/Sewaan RM Sumbangan RM Pelbagai RM Jumlah Bayaran T.T (DKS 010) BAYARAN Lampiran 6-4
  88. 88. Perihal No. Resit Pejabat No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(28) Tarikh TERIMAAN Makanan RM RM RM RM Pendaftaran PERUNTUKAN RM Dobi Bagi Bulan ………………………………Tahun…………….. Bantuan Makanan LPBT/LPK BUKU TUNAI Kumpulan Wang Asrama RM Pelbagai RM Jumlah Terimaan RM Jumlah Tarikh Masuk Bank T.T (DKS 011) Lampiran 6-5
  89. 89. Tarikh Perihal No. Baucar No. Cek BUKU TUNAI Bantuan Makanan RM LPBT/LPK RM RM Makanan RM Pendaftaran PERUNTUKAN Bagi Bulan ………………………………Tahun…………….. Kumpulan Wang Asrama RM Dobi RM Pelbagai RM Jumlah Bayaran T.T BAYARAN (DKS 011) Lampiran 6-6
  90. 90. 4 3 5 No. Resit Pejabat No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(26) Perihal Tarikh TERIMAAN RM Teras RM Wajib RM RM Elektif I RM Elektif II RM Elektif III RM RM Bimbingan Kaunseling RM Pusat Sumber Sekolah 6 PERUNTUKAN Bantuan Perkapita Bukan Mata Pelajaran LPBT Panduan mengisi : 1. Bulan kewangan 2. Tahun kewangan 3. Tarikh urusniaga 4. Nama Pembayar 5. No. Resit Pejabat 6. Peruntukan yang dikenakan 7. Jumlah terimaan (rujuk resit) 8. Amaun yang dimasukkan ke bank (berdasarkan slip masuk bank) 9. Tarikh masuk bank 10. Tandatangan ringkas Pengurus Sekolah Tambahan/ Bahasa Asing Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran 2 1 Bagi Bulan ………………………………Tahun…………….. Kumpulan Wang Kerajaan BUKU TUNAI RM Pra Sekolah RM Pendidikan Khas Integrasi RM Biasiswa RM Bantuan Persekolahan Lain RM Pelbagai RM 7 Jumlah Terimaan RM 8 Jumlah 9 10 Tarikh T.T Masuk Masuk Bank (DKS 009) Lampiran 6-1A
  91. 91. No. Baucar 5 Perihal 4 Tarikh 3 6 No. Cek Teras Panduan mengisi : 1. Bulan kewangan 2. Tahun kewangan 3. Tarikh baucar 4. Nama Pembekal/penerima cek 5. No. Baucar 6. No. cek 7. Peruntukan yang dikenakan 8. Jumlah bayaran (rujuk baucar) 9. Tandatangan Pengurus Sekolah Elektif Bimbingan Elektif Elektif LPBT Kaunseling Pusat Sumber Sekolah PERUNTUKAN Bantuan Perkapita Bukan Mata Pelajaran Pra Sekolah 7 2 1 Bagi Bulan ………………………………… Tahun ………….. Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran Tambahan/ Wajib T.Bahasa Asing BUKU TUNAI Kumpulan Wang Kerajaan Peperiksaan Kerajaan Pendidikan Khas Integrasi Biasiswa Pelbagai 8 Jumlah Bayaran 9 T.T Bayaran DKS 009 Lampiran 6-2A
  92. 92. No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(25) Tarikh Perihal SUBSIDIARI: ………………………………………………………………. PERUNTUKAN : ……………………………………………………….. JENIS KUMPULAN WANG : …………………………………………. No. Br / No. Resit RM Terimaan BAGI TAHUN ………………………. AKAUN SUBSIDIARI Jumlah Terimaan Sehingga Tarikh RM RM Bayaran Jumlah Bayaran Sehingga Tarikh RM RM Baki T.T (DKS007) Lampiran 6-7
  93. 93. No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(25) 5 Perihal RM Terimaan 8 Panduan mengisi : 1. Tahun kewangan 2. Jenis Kumpulan Wang 3. Peruntukan yang dikenakan (rujuk Buku Tunai) 4. Akaun Subsidiari yang dikenakan 5. Tarikh urusniaga 6. Nama pembayar/penerima cek 7. No. Resit Rasmi Pejabat/ No. Baucar 8. Amaun yang diterima(berdasarkan Resit Rasmi Pejabat) 9. Jumlah terimaan terkumpul sehingga tarikh urusniaga terakhir 10. Amaun yang dibayar (berdasarkan Baucar Bayaran) 11. Jumlah bayaran terkumpul sehingga tarikh urusniaga terakhir 12. Baki Akaun Subsidiari 13. Tandatangan ringkas Pengurus Sekolah. 6 No. Br / No. Resit 7 2 JENIS KUMPULAN WANG : …………………………………………. 3 PERUNTUKAN : ……………………………………………………….. 4 SUBSIDIARI: ………………………………………………………………. Tarikh 1 Jumlah Terimaan Sehingga Tarikh RM BAGI TAHUN ………………………. AKAUN SUBSIDIARI 9 RM Bayaran 10 Jumlah Bayaran Sehingga Tarikh RM 1 RM Baki 12 T.T 13 (DKS007) Lampiran 6-7A

×