Manual de Protocolo para el INDES

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Manual de Protocolo para el INDES

  1. 1. Universidad Dr. José Matías Delgado Facultad de Economía, Empresa y Negocios Licenciatura en Turismo Asignatura: Etiqueta y Protocolo Tema:“Estudio del Protocolo del Instituto Nacional de los Deportes de El Salvador (INDES)” Sección y Grupo: 1-1 Presentado por: Susana Hortencia Méndez Madrid Karla María Reyes Vásquez Gladis Betsabé Santos Leiva Gabriela Aquino Catedrático: Lic. William Alexander Hernández Reyes Antiguo Cuscatlán, 1 de Diciembre de 2010. 1
  2. 2. ÍNDICEIntroducción IPlanteamiento del tema IIObjetivos IIICAPITULO 1. Antecedentes del Instituto Nacional de los Deportes de 1El Salvador (INDES).CAPITULO 2. Definición de Protocolo 4Subcapítulo 2.1. Definición de Protocolo 4Subcapítulo 2.2. Reglas de Oro del Protocolo 5Subcapítulo 2.1. Protocolo Oficial 5CAPÍTULO 3. Aspectos a considerar en la elaboración de un evento 6DeportivoSubcapítulo 3.1. La Precedencia 6 2.1.1. Precedencia de Pie 7 2.1.2. Precedencia Sentada 7Subcapítulo 3.2. Ordenación en alternancia 8Subcapítulo 3.3. Ordenación de Banderas 8Subcapítulo 3.4. La invitación 9Subcapítulo 2.5. La puntualidad 10 2
  3. 3. Subcapítulo 3.6. Ubicación del resto de invitados 10Subcapítulo 3.7. Discurso 11 3.7.1. Características del Discurso 11 3.7.2. Tipos de Discurso 11Subcapítulo 3.8. Programa del Evento 12CAPITULO 4: Protocolo del Instituto Nacional de los Deportes de El 13Salvador (INDES)Subcapítulo 4.1: Programa para entrega de Pabellón por el Presidente 13de la República.Subcapítulo 4.2: Programa para Develación de Placas 14Subcapítulo 4.3: Programa de inauguración e inicio de competiciones 15CAPÍTULO 5: Conclusiones y RecomendacionesSubcapítulo 5.1. Conclusiones 17Subcapítulo 5.2. Recomendaciones 18BIBLIOGRAFÍA 19ANEXOS 20 3
  4. 4. INTRODUCCIÓN El mundo deportivo está lleno de actos protocolarios, cada partido,inauguración de instalaciones, certámenes, jornada, etc., es un acontecimientoimportante, por tanto un acto de comunicación a través del cual se debe buscaruna presencia en los medios de comunicación. El desarrollo de eventos conlleva un control de la presencia de los invitadosVIPS (autoridades políticas, deportivas, invitado de honor, patrocinadores),establecer las precedencias (orden protocolario de autoridades), planificar ycoordinar cada uno de los actos que conlleva el conjunto del evento, organizaraccesos de entrada, estacionamiento, recorridos y demás. De esta forma segarantizara que el acto sea exitoso. El protocolo deportivo requiere de una reglamentación específica quedepende de la amplia gama de disciplinas deportivas, además pone de manifiestola necesidad de un ordenamiento general. Es necesario que cada institucióncuente con un Manual General de Protocolo que le permita guiarse en eldesarrollo de cualquier evento. 4
  5. 5. PLANTEAMIENTO DEL TEMA A través de una Ley General de los Deportes, que entró en vigencia endiciembre de 2007, se ha establecido la regulación de la política deportiva en elpaís y los organismos responsables para tal efecto. En tal legislación se declara de interés social y de utilidad pública laorganización, promoción y desarrollo del deporte en todo el territorio nacional (Art.3). El principal ente encargado de esta tarea es el Instituto Nacional de losDeportes (INDES), genera un compromiso permanente de organización ypreparación. Para tal efecto es de de suma importancia poseer un Manual de Protocolo,para la realización de eventos deportivos, en el presente documento se tratarancriterios para la elaboración de uno, debido a que por parte de la institución no seobtuvo respuestas satisfactorias de los lineamientos a seguir para la ejecución deactividades deportivas. Todos estos eventos de gran importancia requieren de personal calificado,que sea capaz de cuidar cada detalle, desde hacer del conocimiento de laspersonas el evento hasta encargarse de atender a los invitados y participantesdurante la realización del mismo. Puesto que el Instituto Nacional de los Deportes de El Salvador no poseeun Manual de Protocolo que les ayude a guiarse durante la organización yrealización de eventos de gran importancia como los antes mencionados, se ve lanecesidad de establecer los requisitos mínimos que se deben tener en cuenta, yse considera la importancia de plasmarlos en un documento que les guie y permitaestablecer un protocolo general que la institución pueda manejar, adaptándolo acada tipo de especialidad de deporte. 5
  6. 6. OBJETIVOSObjetivo General  Estudiar el protocolo del Instituto Nacional de los Deportes de El Salvador (INDES), para comprender las normas que rigen en sus actos oficiales.Objetivos Específicos  Mostrar la historia del Instituto Nacional de los Deportes de El Salvador, para conocer la evolución que ha tenido la institución.  Indagar los actos que se realizan en el Instituto Nacional de los Deportes de El Salvador, para descubrir la elaboración de cada uno de los mismos.  Analizar los criterios que se utilizaron para la elaboración del protocolo que se maneja en cada acto de la institución. 6
  7. 7. CAPÍTULO 1. Antecedentes del Instituto Nacional de los Deportesde El Salvador (INDES) El Instituto Nacional de los Deportes de El Salvador es el ente encargadode manejar y fomentar el deporte en los salvadoreños, es una instituciónperteneciente al gobierno de El Salvador, pero a la vez descentralizada yautónoma, maneja alrededor de 27 federaciones y disciplinas deportivas. El Instituto Nacional de los Deportes de El Salvador, INDES, fue creado el28 de junio de 1980, mediante el decreto 300 de la Junta Revolucionaria deGobierno, que anunció la Ley de los Deportes. El primer Comité Ejecutivo delINDES fue en el período 1980-1983 y su presidente el Dr. Joel Arturo RivasCastillo, asumió su puesto el 4 de julio de 1980. FEDERACIONESAjedrez GimnasiaAtletismo JudoArtes Marciales Levantamiento de pesasAutomovilismo Lucha OlímpicaBaloncesto MontañismoBalonmano MotociclismoBéisbol NataciónBoliche SoftbolBoxeo TenisCiclismo Tenis de MesaEcuestre TiroEsgrima Tiro con arcoFisicoculturismo VoleibolFútbol 7
  8. 8. En 1990 se participa de los XVI Juegos Deportivos Centroamericanos y delCaribe, celebrados en México, El Salvador obtuvo 1 medalla de plata y 3 debronce. En 1994 El Salvador organiza los V Juegos Deportivos Centroamericanos,obteniendo 80 medallas de oro, 81 de plata y 99 de bronce, sumando un total de260. Desde ese tiempo en que se comienzan los primeros pasos para que eldeporte salvadoreño debiera tomar otro rumbo, el del éxito a nivel elite. En este mismo año se participa de los XVII Juegos DeportivosCentroamericanos y del Caribe, en Ponce, Puerto Rico, aquí la delegacióncuscatleca logra 2 medallas de plata y 9 de bronce. En 1995 El Salvador participa en los Juegos Panamericanos, Mar de Plata,con 26 atletas, financiados por el INDES, se obtuvo una medalla de plata enRemo. En 1996 El INDES participa de los I Juegos Deportivos Estudiantilesregionales, un proyecto de los gobiernos centroamericanos, los cuales estánagrupados en el Consejo del Istmo Centroamericano de Deportes y Recreación(CODICADER). Aquí la representación nacional gana 57 medallas en total,quedando segundo de Panamá. En 1997 el INDES retoma del Ministerio de Educación la organización delos Juegos Deportivos Estudiantiles, que para ese entonces desarrollaba laXXXVIII edición. Se logró la participación de 125,000 que compitieron en 22disciplinas. Para este año se realizan los VI Juegos Deportivos Centroamericanos, enSan Pedro Sula, en donde El Salvador conquista nuevamente el certamenacumulando 96 medallas de oro, 72 de plata y 84 de bronce. 8
  9. 9. En 1998 El Salvador participa de los XVIII Juegos DeportivosCentroamericanos y del Caribe, en Maracaibo, Venezuela, se obtuvo 36 medallas,de ellas 5 de oro, 10 de plata y 22 de bronce. En este año también se crea la primera Liga Estudiantil de Fútbol deINDES, Sub-17, con la participación de 16 equipos. En 1999 en los IV Juegos del CODICADER, realizados en Panamá,primera vez en una sola sede, El Salvador obtuvo el dominio absoluto a nivelestudiantil conquistando un total de 103 medallas, siendo 43 de oro, 32 de plata y28 de bronce, dominándose los deportes individuales como Ajedrez, Natación,Tenis, Tenis de Mesa, Atletismo, entre otros; y lográndose honrosos lugares en losdeportes de conjunto como el Baloncesto, el Fútbol y el Voleibol. Para el año 2002, San Salvador fue la sede de los XIX Juegos DeportivosCentroamericanos y del Caribe y la delegación nacional obtuvo 18 medallas deoro, las 39 de plata y 66 de bronce. En el 2005 El Salvador organizó los X Juegos del CODICADER. En el 2006se participó en los Juegos Centroamericanos y del Caribe, Cartagena, Colombia. En el 2007 se participó en los Juegos Panamericanos, Río de Janeiro. En el 2007 se asistió a los I Juegos Escolares Centroamericanos y delCaribe, en Puerto Rico. En el 2008 se participó en los Juegos Olímpicos de Beijing. El 1 de junio de 2009, asume la presidencia del INDES, Jaime AlbertoRodríguez, que implementa una nueva política nacional deportiva enfocada endemocratizar el deporte para todos y todas las salvadoreñas a través de lamasificación y la implementación del Programa de Desarrollo a Largo Plazo delAtleta, DALPA. 9
  10. 10. CAPÍTULO 2. Definición de ProtocoloSubcapítulo 2.1. Definición de Protocolo El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposicioneslegales vigentes que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos,rige la celebración de los actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebraciónde actos de carácter privado que toman como referencia algunas disposiciones,usos, tradiciones y costumbres. Entre los conceptos de protocolo surgen los términos como etiqueta oceremonial. Etiqueta es "el ceremonial de los estilos, usos y costumbres que sedebe guardar en las casas reales y en actos públicos solemnes" o bien "laceremonia en la manera de tratarse las personas particulares o en actos de la vidaprivada, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad". Ceremonial es "el conjunto de formalidades para cualquier acto público osolemne" y se asienta sobre la sólida base del principio jurídico de la igualdadnatural de los estados. Este conjunto de términos, protocolo, etiqueta y ceremonial, proporcionanlas bases fundamentales para la preparación, organización y ejecución tanto deactos oficiales como de actos privados. No obstante, cuando se habla de protocolose puede dar por sentado que, en muchos casos, se esta refiriendo a estos trestérminos. El término protocolo ha absorbido en sí mismo las tres acepciones dadasanteriormente; aunque no se debe olvidar que cada término tiene su propiosignificado y función. 10
  11. 11. Subcapítulo 2.2. Reglas de Oro del ProtocoloREGLAS DE ORO DEL PROTOCOLO 1. La costumbre adquiere rango de norma. 2. La cortesía es el principio fundamental que presiden los actos, en protocolo la cortesía es un factor social que debe tenerse en consideración como prueba de respeto hacia un semejante. 3. La presidencia es el lugar que le corresponde al anfitrión de un evento, dado el caso, la pareja hace una sola presidencia. 4. La derecha es el principal puesto de honor en protocolo. Por tanto el lugar de honor en un acto es la derecha del anfitrión. Sobre este tiempo se fundamente el régimen de presidencias en los actos protocolarios. 5. La precedencia proviene del latín “pracedere” significa “ir adelante” o “por delante”, por lo tanto, la precedencia en protocolo se define como la ordenación de las personas en virtud de su nivel o rango oficial, establecido por norma general, tradición no uso.Subcapítulo 2.1. Protocolo Oficial El protocolo oficial es el que afecta a los actos que promueven lasinstituciones del Estado y sus autoridades, y ha de ser fiel al cumplimiento de lasnormas vigentes, a los usos y costumbres, pero también ha de incluir en supreparación y ejecución las técnicas de comunicación y las propias derivadas de laseguridad integral, todo ello con una organización basada en la gestióncontinuada, con el objetivo de proyección de la imagen adecuada y mediante lasacciones que faciliten el acercamiento y la proximidad, lo que se centraría en lasrelaciones públicas. 11
  12. 12. CAPÍTULO 3. Aspectos a considerar en la organización de unEvento Deportivo El deporte, en sus diferentes modalidades, ha recibido en el último mediosiglo un impulso importante, en gran parte debido a que la televisión permite, amillones de espectadores, contemplar cualquier evento deportivo por lejos que seencuentre el lugar donde se realice. De ahí que sus organizadores deban hacer unesfuerzo importante para que se desarrolle con orden y brillantez; sobre todo lasceremonias protocolarias relacionadas con las personas deportistas, directivos,autoridades, etc. que participan y con los símbolos que se utilizan. Para poder desarrollar un acto deportivo con éxito es necesario evaluar ydeterminar ciertos aspectos, que se mencionan a continuación: Un acto debe obedecer al motivo por el que se organiza A quienes se está dirigiendo el acto Grado de formalidad del acto Qué instituciones o personas realzan el acto. Número de invitados, asistentes, público en general Otros aspectos que se deben tener en cuenta son la precedencia, el orden dealternancia, ordenación de banderas, la invitación que se lanzara a los asistentesesperados, puntualidad, ordenación del resto de invitados, el discurso y elprograma del evento.Subcapítulo 3.1. La Precedencia Es el conjunto de personas que ocupa el lugar más relevante y destacado deun acto; por lo general, claramente destacada del resto de los invitados. Laprecedencia puede ser de dos tipos: Precedencia de Pie y Precedencia Sentada. 12
  13. 13. 3.1.1. Precedencia de Pie Siempre se utiliza para recibimientos oficiales, recepciones y audiencias. Propia para actos celebrados en locales cerrados, breves y de carácter informal. Para actos al aire libre y también de corta duración. Áreas de honor en los laterales o frente a la misma. La disposición de los invitados se deja a libertad de los mismos. La distancia entre la presidencia y los invitados dependerá de las características del local, o del espacio exterior. 3.1.2. Precedencia Sentada Utilizada en actos celebrados en locales cerrados, con duración por encima de los 40 minutos y de carácter formal. Presentaciones de Jornadas, congresos, actos académicos, entrega de premios, etc. La precedencia se colocara en una mesa que mire de frente a los invitados (Mesa de Honor). La mesa debe tener extensión suficiente para evitar que alguna persona se salga por los extremos. Los invitados también deben estar sentados. Reserva de las primeras filas. Dentro de la precedencia sentada es muy característico de los eventosdeportivos que se haga uso del palco, en estas ocasiones se debe considerar: Actos siempre de carácter formal. Estar situado en el centro y dividido en: Palco presidencial, de Honor y Vips. Acceso directo a vestuarios. Tener asientos numerables individualmente, cubiertos y con respaldo. Tener una zona de recepción o antepalco. 13
  14. 14. Otra valoración a tener en cuenta es que cuando el invitado de honor o a quien se le ha cedido la presidencia acude acompañado de pareja se deberá informar también al resto de invitados al palco que deben presentarse con acompañante. La persona que acompaña a la primera autoridad tomará asiento en primera fila, al lado izquierdo; el resto de acompañantes de la presidencia se colocaran en el orden de precedencia que les corresponda junto a sus acompañantes.Subcapítulo 3.2. Ordenación en alternancia Impar: La persona que presida ocupara el puesto central y a su derecha la de segundo nivel, posteriormente, continuaremos de izquierda a derecha hasta finalizar la línea de autoridades. Par: La persona que preside se colocará a la derecha del centro. Y a la izquierda del centro, la de segundo nivel, alternando nuevamente hasta finalizar la línea. Ordenación Lineal: La persona de mayor rango abre la línea de autoridades, el resto se irá colocando consecutivamente.Subcapítulo 3.3. Ordenación de Banderas Dentro del mundo deportivo el sistema de ordenación lineal es el másutilizado, debido a que en las olimpiadas y en los certámenes mundiales concurrenun número elevado de equipos y las banderas de sus respectivos equipos opaíses. Si bien, en algunos casos, se suelen ordenar en base al sistema dealternancia: par o impar. o Las banderas oficiales y las deportivas no ondean mezcladas. o El izado de banderas y los himnos deben estar compaginados. o El himno anfitrión sonará en último lugar. 14
  15. 15. En los certámenes deportivos tras la bandera anfitriona que presidirá el acto,para el resto de bandera no hay rango y se establece su ordenen por ordenalfabético, en la lengua oficial del país anfitrión. Hay que tener en cuenta los tipos de banderas que existen, en el caso de actosoficiales o eventosSubcapítulo 3.4. La invitación La invitación debe contener los siguientes aspectos: o Persona que invita (anfitrión): nombre completo y el cargo que desempeña. o La invitación debe enviarse con 7 días de antelación como mínimo. Otros lo hacen con un margen entre 10 y 15, y se hace una recordación unos días antes del evento. o En caso de urgencia, la invitación se hace a través de llamada telefónica. o Dentro de la invitación puede especificarse el nombre del invitado de honor o la autoridad que presidirá el acto. o Si el anfitrión no es la persona que está haciendo la invitación, entonces debe especificarse la persona que lo hace en su nombre. o Dentro de la invitación se debe especificar el tipo de acto al que se invita. o Puntualizar el lugar, día y hora en que se desarrollara el evento. o Dependiendo del acto, se puede especificar el tipo de “etiqueta”. o Debe colocarse el nombre de la persona quien se confirmara la asistencia. o En algunos casos se puede incluir recomendaciones sobre el horario más adecuado de llegada. 15
  16. 16. Subcapítulo 3.5. La puntualidad Puntualidad en los actos: Los actos deben empezar siempre a la hora fijada. Cualquier demora debe obedecer a una causa muy justificada y debe hacerse del conocimiento de las personas asistentes al acto. Personas: La impuntualidad de alguna persona puede ocasionar la pérdida del puesto que le corresponda. Lo normal es que las ausencias sean suplidas y que estas sean informadas con suficiente antelación.Subcapítulo 3.6. Ubicación del resto de invitados El resto de invitados también merecen consideración y respeto durante loseventos que se realizan por lo que se debe realizar un trabajo previo para facilitarsu ubicación y garantizar el éxito total del evento. Para esto es necesario losiguiente: Realizar constantes revisiones de las listas de confirmaciones, para estar seguros de quienes asistirán a los actos y poderlos atender como debe ser. Contar con una perfecta organización en las zonas reservadas para ellos, desde las puertas de acceso, el personal auxiliar que se encargara de su buen recibimiento y de guiarlos hasta el lugar que le corresponde a cada uno. 16
  17. 17. Subcapítulo 3.7. El discurso En algunos actos el discurso está presente dentro del evento que organizamos.Como regla común, comienza a hablar la personalidad de menos rango y finalizala de mayor. Por otra parte, hay que cerrar también los tiempos de intervención de cadarepresentante; y avisarles previamente, bien directamente o a través de su equipode colaboradores, el tiempo que se le ha adjudicado a cada uno de ellos. 3.7.1. Características del Discurso: Entender Informar Convencer Persuadir 3.7.2. Tipos de Discurso Leído: Se redacta por escrito y el orador pronuncia directamente su mensaje. Ventajas: se pueden remarcar palabras claves. No hay equivocación en lo que realmente se quiere decir. Desventaja: el lenguaje es artificial. También el orador puede tener fallas de dicción, que pierda atención. Improvisado: “realizar” algo que hacemos todos los días sin darnos cuenta, es decir, explicar o exponer un hecho, pensamiento o idea cualquiera que conozcamos y vestirlo con las palabras de nuestro léxico habitual. Memorizado: es aquella redacción que se queda en la mente del emisor. Extempore: se trata de un procedimiento combinado, pues este tipo de discurso esta situado entre el leído y el improvisado. 17
  18. 18. Subcapítulo 3.8. Programa del Evento Todo acto sea oficial o no oficial, debe seguir un programa que permita que sedesarrolle de la mejor manera posible, con un orden establecido; que sea útil paraque el maestro de ceremonia se guie a través de este. El programa para un actodeportivo debe contener como mínimo los siguientes aspectos: 1. Ingreso de la Antorcha Olímpica 2. Ingreso de autoridades 3. Ingreso de las delegaciones deportivas 4. Himno Nacional 5. Palabras de bienvenida 6. Palabras de inauguración del acto 7. Inicio de las competencias. 18
  19. 19. CAPÍTULO 4. Protocolo del Instituto Nacional de los Deportes deEl Salvador (INDES).Subcapítulo 4.1: Programa para entrega de Pabellón por el Presidente de laRepública. 19
  20. 20. Subcapítulo 4.2: Programa para Develación de Placas. 20
  21. 21. Subcapítulo 4.2: Programa de inauguración e inicio de competiciones 21
  22. 22. 22
  23. 23. CAPÍTULO 5. Conclusiones y RecomendacionesSubcapítulo 5.1. ConclusionesCon base en la investigación realizada se concluye lo siguiente: El Instituto Nacional de los Deportes de El Salvador (INDES) no posee un Manual de Protocolo que les ayude a guiarse durante la organización y realización de eventos deportivos. El Instituto Nacional de los Deportes de El Salvador es el ente encargado de manejar y fomentar el deporte en los salvadoreños, es una institución perteneciente al gobierno de El Salvador, pero a la vez descentralizada y autónoma, maneja alrededor de 27 federaciones y disciplinas deportivas. Entre los eventos que ha realizado el INDES, se pueden mencionar: los V Juegos Deportivos Centroamericanos, Juegos Deportivos Estudiantiles regionales, un proyecto de los gobiernos centroamericanos, y los X Juegos del CODICADER entre otros. Por no poseer un Manual de Protocolo, poseen dificultades al momento de realizar sus diversos eventos; se guían a través del Ceremonial Diplomático. 23
  24. 24. Subcapítulo 5.2. RecomendacionesCon base en las conclusiones, se recomienda lo siguiente: Es de carácter indispensable la elaboración de un Manual de Protocolo, para realizar sus diversos eventos deportivos. Por ser el ente encargado de manejar y fomentar el deporte en los salvadoreños, deberá de establecer lineamientos, para cada tipo de evento deportivo que deba realizar. Evaluar los eventos que se han realizado con anterioridad, para en base a ellos, establecer criterios por los que deben regirse. Y al mismo tiempo meditar sobre algunos errores cometidos y corregirlos. 24
  25. 25. BIBLIOGRAFÍAEntrevista con Gerardo López, Departamento deComunicaciones, Prensahttp://www.protocolo.org/http://online.indes.gob.sv/ 25
  26. 26. ANEXOS Ilustración 1: Mesa de HonorIlustración 2: Palabras por parte del invitado 26
  27. 27. Ilustración 3: Discurso por parte del Presidente del INDES Ilustración 4: Montaje del Evento 27
  28. 28. Ilustración 5: Entrega de reconocimientos a los atletas de la Federación de Ciclismo de El Salvador Ilustración 6: Participantes del evento 28

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