Personal Management

Personal Management - Presentation Transcript

Project Professionalisatie Blok 1, Onderwerp 2: Personal Management Walter Flaat, 7 november 2006

Inhoud deze maand • Personal Management • Het Nut • De Methoden • Covey’s 7 habits • Getting Things Done, David Allen • De Keuze

Aanpak Denk Research Probeer Dagelijks! Verwoord Maak Permanent Minimaal Wekelijks! Resultaat Niet meedoen een keer? Geef het aan!

Time-Management

Generaties van persoonlijke planning Systematisch Zelf-ontwikkeling Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning 1e generatie: Reminders Todo Systematisch Zelf-ontwikkeling Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning 1e generatie: Reminders Todo 2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda Systematisch Zelf-ontwikkeling Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning 1e generatie: Reminders Todo 2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda Plan 3e generatie: Time-management Systematisch Zelf-ontwikkeling Alle aspecten van je leven

Generaties van persoonlijke planning 1e generatie: Reminders Todo 2e generatie: Plannen/Voorbereiden Agenda Plan 3e generatie: Time-management Systematisch 4e generatie: Personal Management Systeem Zelf-ontwikkeling Alle aspecten van je leven

Inventarisatie • Ik doe altijd de juiste dingen op een bepaald moment • Ik ben nooit wat kwijt dat ik nodig heb • Ik heb een gestructureerde manier van omgaan met alles dat er op mij af komt • Ik weet dat ik naar met wat ik doe direct naar mijn lange-termijn doelen werk

Het Nut • Zorg ervoor dat je informatie op je af krijgt wanneer je er ook echt wat aan kan doen • Zorg ervoor dat je doet wat op dat moment het beste is om te doen • Zorg ervoor dat je niet na gaat denken over dingen wanneer je er toch niks aan kan doen (in bed of zo) • Zorg ervoor dat je zo productief mogelijk bent, met zo min mogelijk stress

De Methoden! (Hele) Lange termijn doelen Dagelijks werk

De Methoden! (Hele) Lange termijn doelen GTD Dagelijks werk

De Methoden! (Hele) Lange termijn doelen Covey GTD Dagelijks werk

Getting Things Done • Mikt op “Stress Free Productivity” door het maken van een betrouwbaar systeem, zodat jij je niet druk hoeft te maken • ‘Mind Like Water’ • Praktisch, Procedureel en Theoretisch waterdicht. Veel IT-ers zijn fan.

Covey’s 7 Habits • “7 habits of highly effective people” • Insteek: Time management etc, is leuk maar met ‘trucs’ los het echte probleem niet op • Kijk naar je eigen waarden en doelen en zorg ervoor dat wat je doet daarmee in overeenstemming is • Twee delen: De habits en de planningmethode • Veel managers zijn fan

GTD... De stappen • Collect; Alles in een inbox! • Process; Elk item in de inbox (procedure) • Organize; Lijsten, Agenda, Filen • Review; Kijk naar je lijsten, Wekelijks review • Do; Doe het

Collect Echt Stuff alles! Aantekeningen Post/Mail/Voicem. Losse papiertjes INBOX

Organize INBOX

Organize INBOX Per item Actionable?

Organize INBOX Per item < 2 min? Actionable?

Organize INBOX Per item < 2 min? Actionable? Ja Nee Doe! Actie in systeem

Organize INBOX Per item < 2 min? Actionable? Ja Nee Meer dan 1 actie nodig! Doe! Actie in systeem Project Bepaal volgende actie

Organize Systeem

Organize Systeem Lijsten - Next Action - Projecten - Wacht op.. - Someday/Maybe - Context lijsten!

Organize Systeem Lijsten Agenda - Next Action Alleen voor items - Projecten die echt op een - Wacht op.. bepaald moment - Someday/Maybe moeten - Context lijsten! - Zoals afspraken

Organize Systeem Lijsten Agenda Filing - Next Action Alleen voor items - Projecten die echt op een Tickler - Wacht op.. bepaald moment - Someday/Maybe moeten A-Z - Context lijsten! - Zoals afspraken

Review - Kijk naar je lijsten, bepaal aan de hand van tijd, energie, context etc wat je doet - Neem 1x per week je systeem goed door in een review

Dus: (Hele) Lange termijn doelen Someday/Maybe Projecten GTD (Next) Actions

Planning demo

Covey, De habits (theorie) 1. Be proactive 2. Begin with the end in mind 3. First things ﬁrst 4. Think win/win 5. Seek ﬁrst to understand... then to be understood 6. Synergize 7. Sharpen the Saw

Habits 1 & 2 • Be Proactive • Proactiviteit • Circle of Inﬂuence • Begin with the end in mind • “All things are created twice” • Principle center • Missie statement • Visualiseer • Identiﬁceer rollen & doelen

Habit 3 u Belangrijk Belangrijk b & Urgent 1 2 4 3 • First things ﬁrst Urgent niks • Kwadrantplanning! • Zeg nee tegen veel nieuwe Q3 en Q4, zoveel mogelijk Q2! • Wekelijkse review van rollen, doelen en taken • Delegeren • Habits 1 + 2 + 3 = Onafhankelijkheid 1 2 4 3 ideaal

Habits 4 en 5 • Think win/win • Probeer altijd iets zo te regelen dat alle partijen er baat bij hebben. Accepteer geen oplossingen waarbij eenzijdig gewin is • Seek ﬁrst to understand... then to be understood • Empatisch luisteren • Diagnose vóór recept • Autobiograﬁsch antwoord • Zoek daarna begrip • 1 on 1

Habit 6 • Synergize • Synergistic Communication • Fishing for the third alternative • Negatieve energie • Waardeer de verschillen • Force ﬁeld analysis • Habit 1 t/m 6: Onderlinge afhankelijkheid

Habit 7 • Sharpen the Saw • “Opladen” van je capaciteit • Fysiek, Mentaal, Spiritueel, Sociaal/Emotioneel • Balans in vernieuwing • Opwaardse spiraal

Onderlinge afhankelijkheid • Emotionele bankrekening • ... heb je bij iedereen • ... bepaald het beeld van jou, tolerantie van je foutjes • Storten: • Begrip voor de persoon • Let op de kleine dingetjes • Afspraken nakomen • Verwachtingen verhelderen • Toon integriteit • Oprechte excuses

De Methoden! Missie statement Covey Waarden Doelen Weekdoelen Dagelijks werk

Planning demo

Links - 43folders.com; Life hacks en GTD info. Must read. - lifehacker.com; Life hacks - davidco.com; GTD site, wat gratis materiaal - stephencovey/franklincovey.com; 7 habits - diyplanner.com; Templates voor papieren organizer - hipsterpda.com; 43f informatie capture ‘tool’ - pocketmod.com; Een beetje papier - .. en nog meer die later deze maand komen ..

Succes!!!